Приложение N 1. Инструкция по делопроизводству в администрации города Тамбова Тамбовской области

Приложение N 1
Утверждена
постановлением
администрации города
Тамбова Тамбовской области
22.06.2022 N 4140

Инструкция
по делопроизводству в администрации города Тамбова Тамбовской области

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации города Тамбова Тамбовской области (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой основе правил создания документов, технологий работы с ними, организации текущего хранения документов, их подготовки к передаче в архив и устанавливает единую систему документирования и организации работы с документами в администрации города Тамбова Тамбовской области (далее - администрация города) и ее органах.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с законодательными актами Российской Федерации, приказами Федерального архивного агентства от 22.05.2019 N 71 "Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления", от 24.12.2020 N 199 "Об утверждении методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления", Регламентом администрации города Тамбова Тамбовской области (далее - Регламент администрации города), с учетом рекомендаций ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (далее - Стандарт), другими государственными стандартами на унифицированные системы документации.

1.3. Действие Инструкции распространяется на все органы администрации города, а также муниципальные учреждения и предприятия. Правила и порядок работы с документами, независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, установленные настоящей Инструкцией, обязательны для всех исполнителей.

1.4. Требования Инструкции применяются к бухгалтерской, кадровой и другой специальной документации в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.5. Действие Инструкции не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Работа с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа осуществляются в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

1.6. Порядок рассмотрения обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц (далее - обращение гражданина, организации), и ведение делопроизводства по обращениям граждан, организаций осуществляется в администрации города Тамбова в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Порядком рассмотрения обращений граждан в администрации города Тамбова, Положением об организации личного приема граждан в администрации города Тамбова, положением об общественных приемных.

1.7. Организация работы с запросами юридических и физических лиц о предоставлении информации о деятельности администрации города Тамбова и ее органов осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления".

Организация работы с запросами граждан и организаций о предоставлении государственных, муниципальных услуг, рассмотрение жалоб на решения и действия (бездействие) администрации города, ее должностных лиц, муниципальных служащих и работников муниципальных учреждений, участвующих в предоставлении муниципальных услуг, осуществляются в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", Регламентом администрации города Тамбова Тамбовской области.

1.8. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления в администрации города, организационно-методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в органах администрации города осуществляются управлением делами администрации города.

1.9. Внедрение и сопровождение информационных технологий в органах администрации города производится разработчиками автоматизированных систем во взаимодействии с управлением материально-технического обеспечения и информатизации администрации города.

1.10. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в органе администрации города, соблюдение установленных Инструкцией правил оформления и порядка работы с документами возлагается на руководителя органа администрации города либо на лицо, исполняющее его обязанности.

Ведение делопроизводства возлагается на структурное подразделение, исполняющее функции по ведению делопроизводства (далее - служба делопроизводства), либо на муниципального служащего, обязанности, права и ответственность которого определяются должностной инструкцией (далее - делопроизводитель).

1.11. Служба делопроизводства действует на основании положения о ней, утверждаемого постановлением администрации города и определяющего задачи и функции.

Должностные обязанности специалистов службы делопроизводства и делопроизводителей подразделений органов администрации города устанавливаются должностными инструкциями.

1.12. При работе с документами необходимо руководствоваться следующими требованиями:

- работа со служебными документами осуществляется только в служебном помещении, исполнители несут ответственность за сохранность находящихся у них документов и конфиденциальность содержащейся в них информации, за исключением случаев перевода муниципального служащего на дистанционную (удаленную) работу, предусмотренных статьей 312.1 Трудового кодекса Российской Федерации;

- при работе с подписанными документами не разрешается вносить в них исправления, делать пометки, за исключением случаев, предусмотренных настоящей Инструкцией;

- сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться только в служебных целях и в пределах полномочий, имеющихся у исполнителя документа;

- передача служебных документов или копий работникам сторонних организаций может производиться только с письменного разрешения руководителя органа администрации города, в котором зарегистрирован или создан документ, либо согласно резолюции главы администрации города, заместителя главы администрации города, курирующего орган администрации города или управление делами;

- выдача копий документов осуществляется по запросам в соответствии с действующим законодательством;

- передача копий служебных документов представителям средств массовой информации осуществляется начальником информационного управления администрации города по согласованию с заместителем главы администрации города по компетенции;

- документ, помещенный в дело, может быть с разрешения руководителя органа администрации города временно изъят с обязательным вложением в дело листа-заменителя, в котором указывается, по чьему разрешению, когда и кем документ изъят.

1.13. На период отпуска, командировки, в случае увольнения и перемещения (перевода) работники структурных подразделений органов администрации города обязаны передать все находящиеся у них на исполнении документы делопроизводителю или иному работнику по указанию руководителя с соответствующей отметкой в учетных формах, а дела, полученные во временное пользование из архива, возвратить в архив.

При смене делопроизводителя подразделения составляется акт приема-передачи документов и дел.

1.14. При утрате служебного документа службой делопроизводства (делопроизводителем) составляется акт. Акт утверждается руководителем органа администрации города и вместе со служебной запиской на имя заместителя главы администрации города по компетенции направляется в управление делами администрации города. При необходимости назначается служебное расследование.

1.15. Содержание служебных документов (проектов документов) не подлежит разглашению, за исключением общедоступной информации о деятельности администрации города, предоставляемой неограниченному кругу лиц в соответствии с законодательством Российской Федерации, в порядке установленном постановлением администрации города.

1.16. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами на бумажном носителе и электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий, а также с использованием автоматизированной системы документооборота и делопроизводства "Гран-Док"(далее - АСДиД "Гран-Док").

2. Документирование управленческой деятельности

2.1. Состав документов, образующихся в деятельности органов администрации города, определяется их полномочиями, вопросами, связанными с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления, предоставлением муниципальных услуг, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с иными государственными органами, органами местного самоуправления, организациями, гражданами.

2.2. В администрации города и ее органах создаются документы на бумажном носителе, электронные документы и электронные копии документов, полученные в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе.

2.3. Документы могут создаваться и храниться исключительно в форме электронных документов вне зависимости от сроков их хранения, если хранение их в форме электронных документов предусмотрено законодательными актами Российской Федерации или нормативными правовыми актами уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.

2.4. Документы в администрации города оформляются на бланках, которые имеют обязательные реквизиты, расположенные в установленном порядке.

Состав реквизитов создаваемых документов, правила их оформления, размеры служебных полей на документе и требования к созданию документов устанавливаются настоящей Инструкцией в соответствии с положениями ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Электронные шаблоны (унифицированные формы) документов, используемые при создании электронных документов, по составу реквизитов должны быть идентичны документам на бумажном носителе.

2.5. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматом А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм), А6 (105 х 148 мм) посредством компьютерной техники. Выбор формата бланка зависит от вида и объема документа.

2.6. Формы бланков органов администрации города должны соответствовать стандартам, установленным ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", и подлежат обязательному согласованию с управлением делами.

2.7. Бланки должны использоваться строго по назначению и в соответствии с правилами оформления документов в администрации города.

Бланки не применяются при подготовке проектов документов, тиражировании рассылаемых документов (воспроизводятся в ксерокопированном виде), оформлении копий служебных писем, остающихся в делах (за исключением ксерокопий), а также при подписании несколькими организациями совместных документов.

Внутренняя переписка ведется без использования бланков.

Запрещается переписка между органами администрации города в рамках исполнения их функций, за исключением случаев, определенных указаниями главы администрации города и заместителями главы администрации города.

2.8. Контроль за соблюдением правил использования и соответствием используемых бланков установленной форме осуществляют службы делопроизводства (делопроизводители) органов, управление делами администрации города.

2.9. Подготовленные, оформленные и согласованные проекты документов подписываются (утверждаются) руководителем администрации города (органа администрации города) или иным уполномоченным им должностным лицом.

Документы на бумажном носителе подписываются собственноручной подписью руководителя или иного уполномоченного им должностного лица.

В установленных случаях собственноручная подпись главы администрации города или иного уполномоченного им лица заверяется печатью администрации города с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, герба города Тамбова.

Изготовление, учет, использование, хранение печатей, штампов и факсимиле, необходимых для обеспечения деятельности администрации города и ее органов, производятся в соответствии с Порядком учета, использования, хранения, передачи и уничтожения печатей и штампов в администрации города.

2.10. Электронные документы, направляемые в государственные органы и органы местного самоуправления, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица администрации города Тамбова, порядок применения которой установлен Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Федеральный закон N 63-ФЗ) и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

В системе электронного документооборота органа местного самоуправления могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых используются иные виды электронных подписей в соответствии с Федеральным законом N 63-ФЗ.

2.11. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор с использованием шрифта Times New Roman размером N 14 (для оформления табличных материалов N 12, 13, 14).

2.12. При оформлении служебных документов (писем, информации и т.п.) устанавливаются следующие размеры полей: левое поле - не менее 30 мм, правое - не менее 10 мм, верхнее - не менее 20 мм, нижнее - не менее 20 мм.

При оформлении постановлений (распоряжений) администрации города должны быть строго соблюдены следующие размеры полей: левое - 35 мм, правое - 10 мм, верхнее - 20 мм, нижнее - 20 мм.

2.13. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.

2.14. Требования к составлению и расположению отдельных реквизитов:

2.14.1. Герб муниципального образования

Герб города Тамбова помещается на бланках, печатях и штампах строго на основании решения Тамбовской городской Думы Тамбовской области от 30.07.2008 N 711 "О гербе города Тамбова" и в соответствии с утвержденным Перечнем органов администрации города Тамбова Тамбовской области, муниципальных унитарных предприятий, муниципальных учреждений, которым предоставлено право использовать герб города Тамбова на бланках, печатях и штампах.

Изображение герба помещают на верхнем поле бланка над серединой строк реквизита "Наименование организации" на бланках с угловым расположением реквизитов, а на бланках с продольным расположением реквизитов - в центре.

2.14.2. Наименование организации

Наименование организации на бланке должно строго соответствовать наименованию, которое закреплено в ее учредительных документах.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, если оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование помещают ниже полного в скобках или за ним.

Над наименованием организации указывают сокращенное или полное (в случае отсутствия сокращенного) наименование вышестоящей организации, если она имеется.

2.14.3. Справочные данные об организации

Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом), номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.

Почтовый адрес организации в справочных данных бланка указывается в той же последовательности, что и в реквизите "Адресат".

2.14.4. Наименование вида документа

Реквизит присутствует в бланках конкретных видов документов, что должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД - класс 020000).

Для каждого вида распорядительного документа в администрации города используется свой бланк, на котором воспроизведено наименование вида документа, которое печатается прописными буквами: ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, ПРИКАЗ.

В бланках писем наименование и разновидность письма не указываются.

2.14.5. Дата документа

Дата документа - обязательный реквизит, содержащий указание на время его создания и/или подписания, утверждения, принятия решения, согласования. На документе проставляются и другие даты: поступления, резолюции и т.п. Правила их оформления во всех случаях аналогичны.

Стандартом установлены два способа написания даты: цифровой и словесно-цифровой: 05.06.2018 или 5 июня 2018 г.

При цифровом способе датирования дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами. (Например: дату 1 апреля 2004 г. следует оформлять 01.04.2004). В конце даты точка не ставится, сокращение слова "год" - г. - не допускается.

При регистрации и датировании документов в администрации города и ее органах следует использовать цифровой способ: 01.04.2008.

В документах, содержащих сведения финансового характера или касающихся кадровых вопросов, допускается при использовании словесно-цифрового способа писать слово "год" полностью: 5 декабря 2018 года.

Дата и регистрационный номер документа могут записываться от руки или проставляться с помощью механического нумератора.

На документах, оформляемых на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

На документах, оформляемых без использования бланков, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, и печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов от предыдущего реквизита.

Документы, изданные двумя и более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Датой такого документа является наиболее поздняя дата подписания.

Датироваться и подписываться должны все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением.

2.14.6. Регистрационный номер. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Регистрационный номер входит в состав реквизитов бланка, проставляется одновременно с датой документа. Данный реквизит обязателен для всех видов документов, подлежащих регистрации.

Регистрация документа производится после его подписания или утверждения и заключается в записи необходимых сведений о документе в регистрационные формы, присвоении документу соответствующего регистрационного номера и проставлении его непосредственно на документе.

Каждому виду документа соответствует свой порядок формирования номера.

Регистрационный номер состоит из порядкового номера документа, который можно дополнить индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и другой информацией, с учетом выполнения требований, необходимых при эксплуатации электронной системы регистрации документов. Особенности оформления данного реквизита на письмах администрации города изложены в пункте 5.3.2.

На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.

2.14.7. Адресат

Реквизит "Адресат" используется только при оформлении писем.

Требования к оформлению реквизита "Адресат" подробно излагаются в пунктах 5.3.3., 6.7., 6.8.

2.14.8. Гриф утверждения документа

Определенные документы получают юридическую силу после утверждения. Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу документа. Документ может утверждаться правовым актом администрации города или непосредственно главой администрации города (приложение N 1).

При утверждении документа руководителем гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ" (печатается прописными буквами, без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его собственноручной подписи и ее расшифровки (дата утверждения проставляется собственноручно). Например:

УТВЕРЖДАЮ

Заместитель главы

администрации города Тамбова

Тамбовской области

(подпись) И.О. Фамилия

Дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

При утверждении документа постановлением (распоряжением) гриф утверждения состоит из слова "Утвержден" (Утверждена, Утверждены или Утверждено) без кавычек, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

Например:

(Положение)

УТВЕРЖДЕНО

постановлением администрации

города Тамбова Тамбовской области

__________________N___________

При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указываются наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках). Например:

(Положение)

УТВЕРЖДЕНО

коллегией комитета образования

администрации города Тамбова

Тамбовской области

(протокол от 12.12.2017 N 12)

2.14.9. Гриф согласования документа

Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

- на первом листе документа (если документ имеет титульный лист - на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю;

- на последнем листе документа под текстом;

- на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования состоит из слова "СОГЛАСОВАНО", должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования. Например:

СОГЛАСОВАНО

Главный управляющий директор

АО "Тамбовские

коммунальные системы"

(подпись)

И.О. Фамилия

Дата

Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указывают вид документа, организацию - автора документа, дату и номер письма.

Примеры:

1) СОГЛАСОВАНО

Советом директоров

АО "Профиль"

(протокол от _______N_____)

2) СОГЛАСОВАНО

письмом Росархива

__________N_____

2.14.10. Виза.

Формой внутреннего согласования является визирование документа.

Виза согласования документа - реквизит документа, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации - автора документа с его содержанием.

Визирование документа осуществляется до подписания документа. Виза включает собственноручную подпись визирующего, ее расшифровку и дату визирования.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Допускается полистное визирование финансовых, регистрационных и иных особо важных документов.

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

"Замечания прилагаются.

Председатель комитета образования

администрации города Тамбова

Тамбовской области

(подпись) И.О. Фамилия

Дата

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

2.14.11. Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись ("Для служебного пользования", "Конфиденциально" и др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

2.14.12. Резолюция.

Резолюция - реквизит документа, в котором руководителем определяются организации, подразделения или работники, ответственные за исполнение документов, характер и сроки исполнения документов.

Резолюция, как правило, оформляется на специальном бланке формата А6, если поручение дается по обращению юридического или физического лица. На служебных письмах допускается оформлять резолюцию на свободном от текста месте.

Формулировка резолюции должна четко определять ответственного исполнителя, необходимость направления копий соисполнителям, суть задания, срок исполнения и форму представления результатов исполнения.

Например:

О.Н. Алпатовой

Прошу подготовить проект

распоряжения к 07.05.2021

(личная подпись)

27.04.2021

На документах, не требующих дополнительных указаний и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

В администрации города документы с перечисленными типами резолюций подлежат исполнению в следующие сроки:

- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

- с резолюцией "для предложений" - до 10 календарных дней;

- с резолюцией "переговорить" - до 5 рабочих дней;

- с резолюцией "срочно переговорить" - 1 рабочий день;

- с резолюцией "для опубликования" - 7 календарных дней;

- без указания конкретной даты исполнения: имеющие в тексте пометку "срочно" - исполняются в 3-дневный срок;

- остальные - в срок не более 20 календарных дней.

Если последний день установленного законом срока рассмотрения или переадресации обращения приходится на нерабочий (выходной, праздничный) день, днем окончания срока считается следующий за ним рабочий день.

2.14.13. Подпись.

В состав реквизита "Подпись" входят наименование должности лица, подписывающего документ, собственноручная подпись и ее расшифровка.

При оформлении писем на бланке администрации города (органа администрации города) подпись состоит из сокращенного наименования должности лица, подписывающего документ, собственноручной подписи и ее расшифровки. Например:

Глава администрации города

И.О. Фамилия

Заместитель главы администрации города

И.О. Фамилия

Начальник правового управления

И.О. Фамилия

На письмах, оформленных не на бланках, указывается полное наименование должности лица. Например:

Начальник управления делами администрации города Тамбова Тамбовской области

И.О. Фамилия

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, или заместителем руководителя необходимо указывать фактическую должность лица, подписавшего документ. Например:

Исполняющий обязанности председателя комитета образования администрации города Тамбова Тамбовской области

И.О. Фамилия

или

Заместитель председателя комитета образования администрации города Тамбова Тамбовской области

И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Например:

Председатель комиссии      (подпись) И.О. Фамилия

Члены комиссии             (подпись) Г.А. Сизова

                           (подпись) А.И. Томилин

                           (подпись) Г.А. Явник

Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" располагается на уровне последней строки наименования должности. Например:

Начальник управления делами администрации города Тамбова Тамбовской области

И.О. Фамилия

Наименование должности, состоящей из одной строки, печатается от границы левого поля. Если наименование состоит из двух и более строк, то они выравниваются по левому краю. Длина самой длинной строки не должна, как правило, превышать 90 мм.

Инициалы и фамилия лица, подписывающего документ, печатаются на расстоянии не менее 125 мм от границы левого поля. Если длина строки в расшифровке подписи превышает 40 мм, допускается ее смещение в сторону площади, отведенной для подписи.

Одно из основных требований при оформлении реквизита "Подпись" заключается в том, чтобы расшифровка соответствовала собственноручной подписи лица, заверившего документ.

Недопустимо помещать перед наименованием должности при подписании документов всех видов предлог "за" или косую черту.

2.14.14. Отметка об электронной подписи.

Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью.

Место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе. Элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере, не должны перекрываться или накладываться друг на друга, перекрывать элементы текста документа.

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

Пример:

Наименование должности	Эмблема органа власти	ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ	Н.Н. Николаев
	Сертификат 1а111ааа000000000011 Владелец Николаев Николай Николаевич Действителен с 01.12.2012 по 01.12.2017

2.14.15. Отметка об исполнителе.

Реквизит "Отметка об исполнителе" включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона.

Например:

Иванов Иван Иванович, 8(4752) 791216

Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Исполнителем документа является тот работник, который составлял текст документа. На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия, имя и отчество основного исполнителя, номер его телефона.

Отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа письма (шрифт N 8). При отсутствии места на лицевой стороне отметка об исполнителе проставляется на оборотной стороне листа в левом нижнем углу.

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера. Проставление отметки производится перед печатью с использованием команд "Вставка. Автотекст. Колонтитул. Инициалы и фамилия исполнителя, номер телефона".

2.14.16. Отметка о контроле.

Отметка о контроле за исполнением документа обозначается словом "Контроль" или проставляется специально изготовленным штампом в верхнем правом поле документа, подлежащего контролю.

Отметка "Особый контроль" проставляется главой администрации города Тамбова и означает, что данный документ находится на личном контроле главы администрации города Тамбова.

2.14.17. Отметка о поступлении документа.

Отметка о поступлении документа состоит из номера по номенклатуре дел, очередного порядкового номера и даты поступления документа (при необходимости указываются часы и минуты).

Данный реквизит располагают в правом нижнем углу первого листа документа. Допускается отметку о поступлении документа проставлять в виде штампа.

2.14.18. Отметка о направлении документа в дело.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя слово "В дело", подпись руководителя и дату подписания.

Отметка об исполнении и направлении в дело документов, зарегистрированных в администрации города, осуществляется главой администрации города Тамбова, заместителями главы администрации города в соответствии с распределением потоков документов и порядком их прохождения.

Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним.

2.14.19. Отметка о заверении копии.

Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа и проставляется ниже реквизита "Подпись".

Заверительная надпись включает: слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения копии (выписки из документа). Например:

     Верно

     Начальник управления делами

     администрации города Тамбова

     Тамбовской области                (подпись)

     И.О. Фамилия

                                                      Дата

Если копия документа выдается для предоставления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью "Подлинник документа находится в деле N _____ за _____ год".

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп. Подлинность заверительной надписи на документах администрации города дополнительно заверяется круглой печатью "Для документов".

2.14.20. Печать.

Печать ставится на документах, требующих удостоверения подлинности подписи, в соответствии с действующим законодательством и правовыми актами администрации города. Печать ставится также на копии при ее заверении для удостоверения соответствия копии подлиннику.

Печать должна проставляться на наименование должности лица, подписавшего документ, или на специально отведенном месте, обозначенном символом "М.п.", не захватывая подписи должностного лица.

3. Требования к подготовке и оформлению правовых актов администрации города Тамбова, направлению их для опубликования в средствах массовой информации

Правовые акты издаются в форме постановлений и распоряжений администрации города на бланках установленной формы.

Глава администрации города в пределах своих полномочий, установленных федеральными законами, законами Тамбовской области, Уставом города Тамбова, нормативными правовыми актами Тамбовской городской Думы Тамбовской области (далее - Тамбовская городская Дума, городская Дума), издает постановления администрации города по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами Тамбовской области, а также распоряжения администрации города по вопросам организации работы администрации города.

3.1. Подготовка, учет и рассылка правовых актов

3.1.1. Подготовка проектов правовых актов администрации города осуществляется в соответствии с федеральными законами, законами Тамбовской области, Уставом города Тамбова, нормативными правовыми актами Тамбовской городской Думы, постановлениями администрации города по письменному поручению главы администрации города, заместителей главы администрации города руководителям органов администрации города, а также на основании поручений, оформляемых протоколом проведенного у главы администрации города (заместителя главы администрации города) совещания, протоколов заседания коллегии администрации города, комиссий, советов администрации города, а также на основании заявлений о предоставлении муниципальных услуг.

Руководители органов администрации города вправе инициировать подготовку проектов правовых актов на основании решений суда, обращений физических и юридических лиц, в соответствии с функциями, определенными в положениях об органах администрации города, и при необходимости внесения изменений в ранее принятый правовой акт в связи с допущенными ошибками, неточностями, а также в составы комиссий, советов, рабочих групп в связи с кадровыми изменениями. Если внесение проекта инициировано органом администрации города, при необходимости к проекту правового акта прикладывается пояснительная или служебная записка с обоснованием.

3.1.2. Общий срок подготовки, согласования и регистрации проекта правового акта не должен превышать 30 календарных дней от даты обращения или даты поручения главы администрации города до подписания постановления (распоряжения) главой администрации города, если иное не предусмотрено действующим законодательством.

Главой администрации города, заместителем главы администрации города в резолюции может быть определен иной общий срок подготовки, согласования правового акта.

Если для подготовки проекта постановления гражданином или юридическим лицом по запросу органа администрации города предоставляются дополнительно документы, общий срок подготовки и согласования такого проекта постановления (30 дней) исчисляется от даты предоставления полного пакета документов, которая подтверждается собственноручной записью заявителя на его заявлении, за исключением случаев подготовки проектов, подготовленных по заявлениям о предоставлении муниципальных услуг.

Сроки подготовки и согласования проектов постановлений администрации города, принимаемых по заявлениям о предоставлении муниципальных услуг, определяются административными регламентами предоставления муниципальных услуг.

Сроки подготовки и согласования проекта правового акта могут быть по решению главы администрации города, заместителя главы администрации города по компетенции продлены. Основанием для продления сроков согласования проекта является служебная записка руководителя органа администрации города, муниципального учреждения, предприятия, подготовившего проект правового акта, с подробным обоснованием необходимости продления сроков согласования, которая предоставляется на рассмотрение главе администрации города или заместителю главы администрации города по компетенции через управление делами администрации города не позднее чем за 3 дня до истечения срока согласования проекта.

3.1.3. Подготовка проектов правовых актов администрации города Тамбова (далее - правовые акты) осуществляется органами администрации города, муниципальными учреждениями и предприятиями, выступающими в качестве исполнителей по подготовке проектов.

Исполнитель:

- готовит проект правового акта с учетом требований настоящей Инструкции;

- осуществляет согласование проекта с заинтересованными лицами и организациями;

- дорабатывает проект по замечаниям согласующих лиц и организаций;

- осуществляет справочную и консультативную работу по принятому (изданному) правовому акту.

При необходимости, которая определяется руководителем органа администрации города, муниципального учреждения, предприятия, подготовившего проект правового акта, или лицом, согласующим проект правового акта, исполнитель готовит и прикладывает к проекту правового акта финансово-экономическое обоснование, в случае если реализация правового акта потребует финансовых и иных затрат.

3.1.4. Основными требованиями к проекту правового акта являются соответствие действующему законодательству, достоверность и объективность, конкретность поручений и реальность сроков исполнения, краткость и точность, исключающая возможность двоякого толкования текста, официально-деловой стиль речи.

Ответственность за качество и сроки подготовки материалов несет руководитель органа администрации города или муниципального учреждения (предприятия), вносящего проект документа.

3.1.5. При подготовке проектов правовых актов руководитель органа администрации города, подготовившего проект, вносит предложение о целесообразности постановки на контроль документа в целом или отдельных его пунктов и согласует его с заместителем главы администрации города, курирующим вносимый проектом правового акта вопрос.

При постановке на контроль документа перспективного характера определяется периодичность предоставления исполнителем информации о ходе исполнения распорядительного документа.

3.1.6. При разработке проекта постановления (распоряжения), содержащего новые нормативные предписания, должны быть подготовлены предложения об изменении и дополнении или признании утратившими силу ранее действовавших правовых актов полностью или частично. При отсутствии в открытом доступе текстов правовых актов, требующих признания утратившими силу (внесения изменений и дополнений), копии указанных актов прилагаются в обязательном порядке.

При внесении в принятый распорядительный документ значительного количества изменений и (или) дополнений следует оформлять правовой акт в новой редакции с признанием утратившими силу предыдущих правовых актов.

Документы (копии или подлинники), на которые имеются ссылки в правовом акте, а также документ, на основании которого проект разрабатывался, в обязательном порядке прилагаются к данному проекту.

3.1.7. К проекту постановления (распоряжения) прилагается справка установленного образца (приложение N 2) с указанием перечня согласующих проект лиц и списка рассылки документа. Справка подписывается руководителем органа администрации города или муниципального учреждения (предприятия), вносящего проект на рассмотрение, специалистом-исполнителем проекта и лицом, осуществившим правовую экспертизу проекта постановления (распоряжения) в органе администрации города или муниципальном учреждении (предприятии).

Лица, согласующие проект постановления (распоряжения), печатаются в справке в последовательности согласования ими проекта.

3.1.8. Перечень организаций и лиц, согласующих проект правового акта, определяется руководителем органа администрации города (муниципального учреждения, предприятия), подготовившего проект правового акта. В обязательном порядке в список лиц, согласующих проект правового акта, включаются должностные лица органов администрации города (муниципальных учреждений, предприятий), которым в правовом акте даются поручения.

Список лиц, согласующих проект правового акта, может быть дополнен по замечаниям начальника правового управления администрации города, а также иных согласующих проект лиц.

3.1.9. Лица, согласующие проекты правовых актов, несут ответственность за соблюдение сроков согласования.

Срок согласования проектов постановлений (распоряжений) администрации города - не более 2 рабочих дней, срок правовой экспертизы - до 5 рабочих дней. Главой администрации города или курирующим заместителем главы администрации города в отдельных случаях срок правовой экспертизы может быть увеличен.

Срок согласования срочных проектов не должен превышать одного дня. Срочность определяется главой администрации города и заместителями главы администрации города визой "срочно".

Срок устранения замечаний:

- по оформлению - 1 рабочий день;

- по содержанию - 2 рабочих дня.

Лингвистическая экспертиза проводится управлением делами в срок, не превышающий трех дней, после чего проекты правовых актов подлежат регистрации и направлению на согласование в установленном порядке.

3.1.10. Проекты правовых актов в обязательном порядке согласовываются:

а) управлением муниципальной службы, кадров и противодействия коррупции по вопросам:

- организации муниципальной службы, работы с кадрами, по утверждению положений об органах администрации города и их отделах, должностных инструкций;

- утверждения штатного расписания муниципальных учреждений и муниципальных унитарных предприятий, внесения в них изменений;

- создания, реорганизации, ликвидации, изменения типа, переименования муниципальных учреждений и муниципальных унитарных предприятий, в том числе по вопросу оплаты труда и выплаты премий руководителям муниципальных учреждений и муниципальных унитарных предприятий;

б) специалистом администрации города, к должностным обязанностям которого отнесены вопросы организации секретного делопроизводства - защиты информации (назначение, перевод муниципальных служащих);

в) комитетом по управлению муниципальным имуществом по вопросам:

- создания, реорганизации, ликвидации, изменения типа, переименования муниципальных учреждений и муниципальных унитарных предприятий;

- внесения изменений в уставы муниципальных учреждений и муниципальных унитарных предприятий;

г) комитетом финансов при наличии решений, реализация которых потребует увеличения бюджетных ассигнований по действующим расходным обязательствам, либо выделения дополнительных бюджетных ассигнований по вновь принимаемым расходным обязательствам, за счет средств бюджета городского округа - город Тамбов;

д) управлением делами по вопросам:

- утверждения административных регламентов предоставления муниципальных услуг и внесения в них изменений;

- утверждения составов комиссий, советов, рабочих групп и положений о них, внесение в них изменений;

е) комитетом по экономическому развитию и торговле по вопросам:

- установления цен и тарифов, оплаты труда;

- выплаты премии руководителям муниципальных учреждений, муниципальных унитарных предприятий;

- утверждения штатного расписания муниципальных учреждений и внесения в них изменений;

- разработки (внесения изменений) и реализации концепций, стратегий, комплексных, муниципальных программ, направленных на социально-экономическое развитие города.

Проекты правовых актов о проведении массовых городских, спортивных и общественно значимых мероприятий, связанных с ограничением права граждан на свободу передвижения по центральным улицам города, в обязательном порядке согласовываются с УМВД России по городу Тамбову, УГИБДД МВД Российской Федерации по Тамбовской области, Главным управлением МЧС России по Тамбовской области, управлением здравоохранения Тамбовской области.

3.1.11. При подготовке правовых актов по вопросам утверждения составов комиссий, советов, рабочих групп, членами которых являются представители организаций, не подведомственных администрации города, подтверждение согласования осуществляется путем визирования справки к проекту правового акта руководителем организации или приложением ответа соответствующей организации на запрос о согласовании. В последнем случае в справке напротив фамилии руководителя организации пишется "Согласовано письмом от ________ исх. N ____.", а оригинал ответа прилагается к подлиннику правового акта.

3.1.12. Для более оперативной проработки сложных правовых актов, исполнитель вправе направить согласующим проект правового акта (на предварительное согласование) по электронной почте, в случаях если проект правового акта не содержит персональных данных, иной информации которая не может быть передана по открытым каналам связи.

3.1.13. Ответственность по контролю за соблюдением сроков согласования руководителями органов администрации города возлагается на органы администрации города, вносящие проекты.

Ответственность за ведение учета правовых актов администрации города возлагается на управление делами администрации города.

Контроль за общим сроком согласования проекта (30 дней) осуществляют исполнитель проекта и управление делами администрации города.

3.1.14. Должностные лица, согласующие проект правового акта, подтверждают свое согласование в справке установленного образца (приложение N 2), проставляя личную подпись и дату согласования проекта.

Замечания по проекту постановления или распоряжения излагаются отдельно и прилагаются к проекту (формат листа не менее А 5). Сведения о наличии замечаний к проекту правового акта, сроках их устранения заносятся в автоматизированную систему документооборота и делопроизводства "Гран-Док".

3.1.15. При наличии в материалах подготовки проекта правового акта заключений, содержащих противоречивые замечания и позиции, исполнителем должны быть приняты меры по устранению таких противоречий и снятию замечаний по проекту.

Отметка о наличии замечаний к проекту правового акта в процессе доработки проекта правового акта в справке к проекту правового акта не оформляется.

При устранении замечаний по проекту правового акта в целом лицом, которое сделало замечание, либо лицом, временно исполняющим его обязанности, в справке к проекту правового акта проставляется виза и дата окончательного согласования.

3.1.16. Если замечания не принимаются, исполнитель проекта правового акта готовит мотивированный отзыв на замечания с изложением своей позиции. При неснятии замечаний лицом, сделавшим замечания на проект правового акта, в справке к проекту постановления (распоряжения) делается соответствующая отметка.

Урегулирование спорных ситуаций при подготовке проектов правовых актов осуществляется заместителем главы администрации города, в компетенции которого находится рассматриваемый вопрос, с приглашением заинтересованных сторон и независимых экспертов.

Если замечания невозможно устранить, а вносимый проектом правового акта вопрос требует оперативного принятия решения, проект подлежит направлению главе администрации города.

3.1.17. Подготовленный проект правового акта предоставляется в управление делами администрации города для проведения лингвистической экспертизы.

При нарушении требований оформления правовых актов проект в течение 2-х дней подлежит возврату на доработку в орган администрации города (муниципальное учреждение, предприятие), подготовивший его.

3.1.18. По результатам лингвистической экспертизы при отсутствии замечаний специалист, проводивший экспертизу, ставит свою подпись, расшифровку подписи на справке (листе) согласования, а также проставляет штамп на оборотной стороне каждого листа проекта постановления (распоряжения), затем проставляется регистрационный номер проекта, после чего он направляется на согласование в установленном порядке.

3.1.19. Согласованный и доработанный с учетом замечаний согласующих лиц проект правового акта предоставляется в управление делами администрации города.

Управление делами администрации города:

- осуществляет проверку комплектности предоставленного проекта и соответствия требованиям оформления;

- анализирует соблюдение сроков подготовки и согласования проекта;

- регистрирует проект в АСДиД "Гран-Док" и осуществляет его переадресацию после возврата исполнителем (лицом, согласующим проект).

Последним согласующим проект постановления (распоряжения) лицом является заместитель главы администрации города, курирующий данное направление деятельности, согласно распределению обязанностей.

Право окончательной редакции текстов проектов постановлений и распоряжений предоставлено главе администрации города или уполномоченному им должностному лицу. В случае правки текста главой администрации города (уполномоченным им лицом) в базе АСДиД "Гран-Док" делается отметка, а листы с личными правками хранятся в деле вместе с оригиналом документа.

3.1.20. Если в процессе согласования проект правового акта дорабатывался и перепечатывался, при повторном предоставлении проекта в управление делами администрации города необходимо приложить первоначальный вариант проекта, отметив в нем пункты, претерпевшие изменения в ходе согласования.

Если в процессе доработки в проект правового акта были внесены изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию лицами, согласующими проект.

3.1.21. Нумерация постановлений и распоряжений администрации города ведется раздельно по видам документов и по годам. Регистрационный номер документа состоит из знака "N" и порядкового номера документа. К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква "р", например, N 153-р. Дата и номер документа проставляются после его подписания (принятия).

3.1.22. Постановления, распоряжения администрации города, подписанные главой администрации города, передаются в управление делами администрации города для регистрации, оформления копий в установленном порядке и их рассылки адресатам, которая должна быть осуществлена не позднее следующего рабочего дня после принятия правового акта.

Ответственность за своевременное предоставление в управление делами администрации города электронных версий принятых постановлений и распоряжений несут лица, ответственные за делопроизводство в органах администрации города, и исполнители проектов.

3.1.23. Выдачу копий заявителям, на основании обращений которых подготовлены распорядительные документы, осуществляет орган администрации города, подготовивший проект постановления, под роспись в журнале единой формы (приложение N 3) после принятия правового акта.

Выдача копий постановлений, подготовленных на основании заявлений о предоставлении муниципальной услуги, осуществляется в порядке, установленном административным регламентом по предоставлению соответствующей услуги.

Выдачу дополнительных заверенных копий правовых актов администрации города, находящихся на текущем хранении в управлении делами администрации города до передачи их на постоянное хранение в архивный отдел администрации города, а также выписок из данных документов на основании поступивших обращений осуществляет управление делами администрации города в соответствии с Административным регламентом предоставления на территории городского округа - город Тамбов муниципальной услуги "Предоставление копий правовых актов администрации города Тамбова Тамбовской области до передачи их на постоянное хранение".

Выдача дополнительных копий правовых актов по обращениям органов администрации города (муниципальных учреждений, предприятий) осуществляется по устному запросу, либо на основании служебного письма, подписанного руководителем органа администрации города (муниципального учреждения, предприятия), о чем в журнале выдачи копий делается отметка.

Выдача копий архивных документов осуществляется уполномоченным органом в соответствии с Административным регламентом предоставления муниципальной услуги "Исполнение запросов юридических и физических лиц о предоставлении архивной информации".

В прокуратуру Тамбовской области копии правовых актов администрации города направляются управлением делами администрации города не реже 1 раза в 10 дней после принятия правовых актов.

При необходимости выдачи копии нормативного правового акта в актуальной редакции заверение текста правового акта в актуальной редакции осуществляется начальником управления делами администрации города, в случаях, когда требуется особое заверение - главой администрации города.

При направлении проекта нормативного правового акта на согласование в правовое управление после проведения независимой антикоррупционной экспертизы исполнитель проекта представляет в управление делами постановление администрации города в актуальной редакции.

По запросу управления делами администрации города могут быть актуализированы правовые акты ненормативного характера.

Ответственность за качество подготовки актуальных редакций правовых актов несут руководители органов администрации города, муниципальных учреждений и муниципальных унитарных предприятий.

Учет запросов о выдаче заверенных текстов актуальных редакций правовых актов администрации города осуществляет управление делами администрации города.

3.1.24. Ответственным за составление списка рассылки является исполнитель проекта постановления (распоряжения) администрации города.

Перечень органов администрации города, в которые следует направить копию изданного официального документа (рассылка), определяется исполнителем проекта и указывается в справке к проекту постановления (распоряжения) администрации города, прежде всего исходя из данных в правовом акте поручений.

Исполнитель проекта также определяет и отмечает в списке рассылки пометкой "э/в" адресатов, которым постановление может быть направлено в электронном виде.

3.1.25. При принятии главой администрации города правового акта, подлежащего публикации или контролю, а также при наличии в списке рассылки варианта направления электронных копий исполнитель должен передать по электронной почте в управление делами администрации города электронную версию окончательно оформленного правового акта, полностью соответствующую его оригиналу на бумажном носителе, в течение 2 дней.

Текст правового акта администрации города в электронном виде должен представляться отдельным файлом в виде единого документа вместе с приложениями в соответствии с их нумерацией (не допускается представление нескольких правовых актов в виде единого файла, а также приложений к правовому акту в виде отдельных файлов). Название файла должно содержать регистрационные реквизиты правового акта и краткое наименование правового акта.

3.1.26. Управление делами администрации города после сверки электронной версии с подлинником принятого правового акта направляет подлежащий опубликованию правовой акт в информационное управление администрации города в электронном виде.

Для обеспечения публикации в основном выпуске газеты "Наш город Тамбов" (день выхода - вторник) документ направляется в информационное управление администрации города не позднее 12.00 понедельника, предшествующего дню выпуска, для публикации в спецвыпуске газеты (день выхода - пятница) - до 17.00 среды, предшествующей дню выпуска газеты.

3.1.27. В список рассылки правовых актов администрации города, реализация которых предусматривает финансовые затраты, в обязательном порядке включаются комитет финансов администрации города, контрольный комитет администрации города.

При подготовке проектов правовых актов о внесении изменений в ранее принятые правовые акты, ликвидации муниципальных учреждений и предприятий в список рассылки необходимо включать архивный отдел администрации города.

Обязательному направлению в управление муниципальной службы, кадров и противодействия коррупции администрации города подлежат копии правовых актов:

- об изменении полномочий, функций органов администрации города, муниципальных учреждений, муниципальных унитарных предприятий;

- о внесении изменений в положения об органах администрации города и их отделах, должностные инструкции работников органов администрации города;

- о создании, реорганизации, переименовании, изменении типа или ликвидации муниципальных учреждений и муниципальных унитарных предприятий;

- по вопросам трудовых взаимоотношений с руководителями муниципальных учреждений и муниципальных унитарных предприятий, в том числе по оплате труда;

- об утверждении уставов муниципальных учреждений и муниципальных унитарных предприятий и внесении в них изменений;

- об утверждении штатных расписаний муниципальных учреждений и муниципальных унитарных предприятий и внесении изменений в них.

Обязательному направлению в комитет по управлению муниципальным имуществом администрации города подлежат копии правовых актов:

- о создании и ликвидации муниципальных учреждений и муниципальных унитарных предприятий;

- об изменении полномочий, функций органов администрации города, муниципальных учреждений, муниципальных унитарных предприятий.

Обязательному направлению в комитет жилищно-коммунального хозяйства администрации города подлежат копии правовых актов об утверждении проекта планировки территории города Тамбова.

В управление делами администрации города обязательному направлению подлежат копии правовых актов об утверждении совещательных, консультативных и иных рабочих органов, положений о них и внесении в них изменений.

При подготовке проектов правовых актов об утверждении муниципальных программ города Тамбова (внесении в них изменений) в список рассылки необходимо включать контрольный комитет администрации города, комитет финансов администрации города, комитет по экономическому развитию и торговле администрации города.

При подготовке проектов правовых актов об утверждении отчетов о ходе реализации муниципальных программ за предшествующий год в список рассылки необходимо включать комитет по экономическому развитию и торговле администрации города (в количестве 2 экземпляров).

В список рассылки постановлений администрации города об утверждении административных регламентов предоставления муниципальных услуг и внесении в них изменений в обязательном порядке включаются контрольный комитет администрации города, управление делами администрации города.

В обязательном порядке в течение 10 рабочих дней со дня принятия правового акта подлежат предоставлению в Контрольно-счетную палату города Тамбова правовые акты администрации города о создании, преобразовании или ликвидации муниципальных учреждений и муниципальных унитарных предприятий города Тамбова.

Правовой акт администрации города, содержащий пункт о контроле его исполнения, подлежит направлению в электронном виде - помощнику главы администрации города, заместителя главы администрации города либо в службу делопроизводства органа администрации города, на должностное лицо которого возложен контроль.

3.1.28. К подлинникам принятых правовых актов прилагаются документы, ставшие основанием для принятия правового акта (копии протоколов, пояснительные записки к проекту, обосновывающие необходимость и правомерность принятия правового акта, другие документы), а также неснятые в ходе согласования замечания к проекту правового акта.

Снятые в ходе согласования замечания к проекту правового акта, обращения граждан и юридических лиц с прилагаемыми к ним документами после принятия постановления (распоряжения) хранятся в делах органов администрации города (муниципальных учреждений, предприятий), осуществлявших внесение данных правовых актов. Ответственность за сохранность указанных дел согласно установленным в номенклатуре дел срокам несут руководители органов администрации города (муниципальных учреждений, предприятий) и службы делопроизводства.

Документы, прилагаемые к проектам правовых актов по кадровым вопросам, касающимся работников администрации города, руководителей муниципальных учреждений и предприятий, подлежат передаче вместе с копией принятого правового акта в управление муниципальной службы, кадров и противодействия коррупции администрации города.

3.1.29. Перечень постановлений, подлежащих направлению для включения в регистр муниципальных нормативных правовых актов Тамбовской области, размещению в справочно-правовых информационных базах, определяет начальник правового управления администрации города Тамбова или лицо его замещающее.

Данное решение оформляется отметкой в справке к проекту постановления администрации города: "подлежит направлению в Регистр МНПА" (для включения в регистр муниципальных нормативных правовых актов Тамбовской области), "подлежит размещению в СПИБ" (при необходимости размещения в справочно-правовых информационных базах).

3.1.30. Направление правовых актов для включения в регистр муниципальных нормативных правовых актов Тамбовской области, техническую подготовку распорядительных документов для размещения в справочно-правовых информационных базах осуществляет управление делами администрации города.

Представление в правовой департамент аппарата главы администрации Тамбовской области копий правовых актов администрации города, иных сведений, подлежащих включению в областной регистр муниципальных нормативных правовых актов, осуществляется в соответствии с Законом Тамбовской области от 25.02.2017 N 86-З "Об отдельных вопросах организации местного самоуправления в Тамбовской области".

3.1.31. Информирование управления делами об опубликовании правовых актов администрации города в газете "Наш город Тамбов" осуществляет информационное управление администрации города в течение двух рабочих дней со дня опубликования документа.

3.1.32. Проекты распорядительных документов, подготовленные по устному и письменному поручению главы администрации города, снимаются с визирования только по резолюции главы администрации города.

Если внесение проекта инициировано органом администрации города, данный проект снимается с визирования на основании служебной записки руководителя органа администрации, инициировавшего внесение проекта, или по резолюции заместителя главы администрации города по компетенции.

Сведения о снятии проектов распорядительных актов с визирования вносятся в электронную базу распорядительных документов. Проекты хранятся в управлении делами администрации города и уничтожаются в установленном порядке.

3.2. Порядок размещения проектов нормативных правовых актов для проведения независимой антикоррупционной экспертизы

3.2.1 Проекты правовых актов администрации города, носящих нормативный характер (далее - проекты нормативных правовых актов), в целях предупреждения включения в них положений, способствующих созданию условий для проявления коррупции, подлежат проведению независимой антикоррупционной экспертизы юридическими и физическими лицами, аккредитованными в порядке, предусмотренном нормативными правовыми актами Российской Федерации, в качестве независимых экспертов.

Срок, отведенный для проведения независимой антикоррупционной экспертизы проекта нормативного правового акта, составляет не менее 7 дней со дня размещения проекта на официальном интернет-портале администрации города Тамбова.

Срок, отведенный для проведения независимой антикоррупционной экспертизы проекта административного регламента предоставления муниципальной услуги, проекта постановления о внесении изменений в административный регламент предоставления муниципальной услуги, составляет не менее 15 календарных дней со дня размещения проекта на официальном интернет-портале администрации города Тамбова.

3.2.2. Подготовленный проект нормативного правового акта перед проведением независимой антикоррупционной экспертизы подлежит проведению проверки в сроки, установленные в пункте 3.1.9. настоящей Инструкции:

в управлении делами администрации города - на соответствие правилам оформления распорядительных документов в администрации города Тамбова, что подтверждается проставлением штампов на оборотной стороне каждого листа проекта нормативного правового акта;

в органах администрации города согласно пункту 3.1.10 настоящей Инструкции в установленном порядке, а также в правовом управлении администрации города - на соответствие действующему законодательству. Лица, согласующие проект нормативного правового акта, подтверждают свое согласование в листе согласования проекта нормативного правового акта администрации города Тамбова Тамбовской области, подлежащего проведению независимой антикоррупционной экспертизы, оформленном согласно приложению N 7 к настоящей Инструкции.

При условии отсутствия замечаний юридического и лингвистического характера проект нормативного правового акта, на бумажном носителе и в электронном виде, в течение 2-х рабочих дней направляется разработчиком в управление делами администрации города, являющееся уполномоченным органом по размещению данных проектов на официальном интернет-портале администрации города Тамбова для проведения независимой антикоррупционной экспертизы.

Ответственность за своевременное направление в управление делами администрации города проекта нормативного правового акта для его размещения на официальном интернет-портале администрации города Тамбова несет исполнитель.

3.2.3. Размещение проекта нормативного правового акта для проведения независимой антикоррупционной экспертизы осуществляется в разделе "Документы" корневого сайта официального интернет-портала администрации города Тамбова с обязательным указанием дат начала и окончания приема заключений, в соответствии со сроком, определенным в листе согласования проекта нормативного правового акта, а также указанием почтового адреса и официального адреса электронной почты разработчика проекта для направления заключений.

Срок размещения управлением делами администрации города проекта нормативного правового акта в сети Интернет составляет не более 2-х рабочих дней со дня поступления полного пакета документов.

3.2.4. Поступившие в адрес разработчика проекта нормативного правового акта заключения, предложения, замечания по результатам независимой антикоррупционной экспертизы (далее - заключения) подлежат обязательному рассмотрению разработчиком проекта с принятием им решения по результатам каждой экспертизы не позднее 30 календарных дней со дня поступления и до внесения соответствующего проекта правового акта на согласование с уполномоченными органами (должностными лицами) и рассмотрение главы администрации города.

По результатам рассмотрения заключений разработчиком проекта в адрес физического или юридического лица, проводившего независимую антикоррупционную экспертизу, в срок не позднее 30 календарных дней направляется мотивированный ответ, за исключением случаев, когда в заключении отсутствует предложение о способе устранения выявленных коррупционных факторов. Заключения, отправленные позже установленного срока проведения независимой антикоррупционной экспертизы, а также подготовленные физическими и юридическими лицами, не уполномоченными на проведение независимой экспертизы проектов нормативных правовых актов на коррупциогенность, рассматриваются в порядке, установленном настоящей Инструкцией.

Проект нормативного правового акта, прошедший независимую антикоррупционную экспертизу, вместе со справкой к проекту постановления администрации города Тамбова, уведомлением о размещении проекта на официальном интернет-портале администрации города Тамбова для проведения независимой антикоррупционной экспертизы, пояснительной запиской, в которой разработчиком излагаются результаты рассмотрения заключений независимых экспертов, в том числе неучтенные замечания с обоснованием их отклонения, приложением текстов полученных экспертных заключений по итогам независимой антикоррупционной экспертизы или служебной запиской на имя главы администрации города о факте отсутствия заключений по результатам проведения независимой антикоррупционной экспертизы вносится на согласование уполномоченными органами (должностными лицами) и рассмотрение главы администрации города.

Дальнейшая работа над проектом нормативного правового акта осуществляется в порядке и сроки, установленные настоящей Инструкцией.

3.2.5. Проекты муниципальных программ города Тамбова (далее - проект муниципальной программы) в целях учета общественного мнения при принятии решения об утверждении муниципальной программы города Тамбова подлежат размещению на официальном интернет-портале администрации города Тамбова для проведения публичного обсуждения с обязательным указанием дат начала и окончания приема предложений и комментариев, замечаний по проекту муниципальной программы.

Публичное обсуждение организуется с обеспечением принципа обратной связи между посетителями сайта и разработчиком проекта муниципальной программы.

3.2.6. Размещение проекта муниципальной программы для публичного обсуждения обеспечивается разработчиком муниципальной программы до направления проекта муниципальной программы на согласование.

Разработчик проекта муниципальной программы:

направляет заявку на размещение проекта муниципальной программы в комитет по экономическому развитию и торговле администрации города Тамбова, в которой:

указывает контактное лицо, ответственное за осуществление публичного обсуждения, которое обеспечивает учет поступающих предложений и комментариев, замечаний по проекту муниципальной программы, дает необходимые пояснения, анализирует предложения и комментарии, замечания, поступившие в рамках публичного обсуждения, принимает решение о целесообразности, обоснованности и возможности их учета, в случае необходимости дорабатывает проект муниципальной программы и составляет информацию о результатах публичного обсуждения;

устанавливает срок проведения публичного обсуждения проекта муниципальной программы;

указывает адрес электронной почты для осуществления обратной связи между посетителями и разработчиком муниципальной программы;

готовит информацию о результатах публичных обсуждений, которая прилагается к проекту муниципальной программы при ее предоставлении на согласование.

3.2.7. Комитет по экономическому развитию и торговле администрации города в срок не более 2-х рабочих дней со дня поступления запроса размещает проект муниципальной программы в разделе "Публичные обсуждения".

3.2.8. Отсутствие предложений и комментариев, замечаний по проекту муниципальной программы в установленный срок, отведенный для публичного обсуждения проекта муниципальной программы, не является препятствием для ее утверждения.

Удаление или недопущение к публикации предложений и комментариев, замечаний по проекту муниципальной программы допускается только при наличии в них нецензурных либо оскорбительных выражений, угроз жизни, здоровью и имуществу должностных лиц и членов их семей.

3.2.9. Проекты нормативных правовых актов администрации города, затрагивающих вопросы осуществления предпринимательской, инвестиционной и иной экономической деятельности, в целях выявления положений, необоснованно затрудняющих осуществление предпринимательской, инвестиционной и иной экономической деятельности, подлежат оценке регулирующего воздействия, экспертизе в порядке, установленном решением Тамбовской городской Думы Тамбовской области от 29.11.2017 N 719 "О Положении "О порядке проведения оценки регулирующего воздействия проектов муниципальных нормативных правовых актов, экспертизы муниципальных нормативных правовых актов городского округа - город Тамбов, затрагивающих вопросы осуществления предпринимательской, инвестиционной и иной экономической деятельности".

3.2.10. Проведение оценки регулирующего воздействия проектов правовых актов, экспертизы муниципальных нормативных правовых актов городского округа - город Тамбов, затрагивающих вопросы осуществления предпринимательской, инвестиционной и иной экономической деятельности, осуществляется в Порядке, установленном решением Тамбовской городской Думы.

3.2.11. Взаимодействия органов администрации города при проведении оценки регулирующего воздействия проектов нормативных правовых актов и экспертизы действующих нормативных правовых актов городского округа - город Тамбов, затрагивающих вопросы осуществления предпринимательской, инвестиционной и иной экономической деятельности, осуществляется в Порядке, установленном постановлением администрации города Тамбова Тамбовской области от 26.01.2018 N 401.

3.3. Оформление правовых актов

3.3.1. Правовые акты администрации города Тамбова (постановления, распоряжения) печатаются на бланках администрации города установленной формы (приложения N 4 - 5).

3.3.2. Заголовок к тексту

Заголовок к тексту правового акта печатается на расстоянии около 9 см от верхнего края листа шрифтом Times New Roman Cyr N 14, от границы левого поля с прописной буквы и выделяется полужирным шрифтом (приложение N 6).

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал. Каждая строка заголовка должна быть в пределах 28 печатных знаков. Если заголовок состоит более чем из 140 печатных знаков, то строка продлевается до границы правого поля. В заголовке не допускается перенос слов.

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание документа и отвечать на вопрос: "О чем?". Для заголовка рекомендуется использовать словесную конструкцию с предлогом "О" ("Об") и отглагольным существительным. Например: "О проведении...", "Об утверждении...".

3.3.3. Текст документа

Текст печатается на расстоянии 2-3-х межстрочных интервалов от заголовка в установленных границах полей. Первая строка каждого абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля (5 печатных знаков). При необходимости размещения текста на одной странице допускается уменьшение интервалов между реквизитами "Дата", "Заголовок" и "Текст".

Текст документа должен быть ясным, кратким, обеспечивать точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации. Текст должен быть изложен грамотно, официально-деловым стилем. Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

Содержание издаваемых правовых актов администрации города не должно противоречить ранее принятым актам или дублировать их, если при этом не изменяется (отменяется) ранее изданный акт.

3.3.4. Преамбула правового акта

Текстовая часть правового акта, как правило, подразделяется на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть). В постановлениях преамбула заканчивается словом "постановляю", которое печатается в продолжение строки прописными буквами, и двоеточием.

Преамбула при оформлении распоряжения может отсутствовать, если предписываемые действия в разъяснении не нуждаются.

Если правовые акты принимаются на основе и во исполнение правовых актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, законов области, других правовых актов, то преамбула должна содержать ссылку на соответствующий правовой акт. При ссылке указывается вид документа, дата, номер и его наименование.

Если в преамбуле необходимо сделать ссылку на решение соответствующей комиссии или другого рабочего органа, то она оформляется следующим образом:

"В соответствии с решением комиссии по восстановлению прав реабилитированных жертв политических репрессий (протокол N 3 от 19.12.2007) постановляю:"

Правовой акт, разрабатываемый на основании обращения юридического или физического лица, должен содержать соответствующее упоминание об этом в преамбуле по схеме: "Рассмотрев обращение...".

Между преамбулой и постановляющей (распорядительной) частью правового акта рекомендуется делать дополнительный межстрочный интервал.

3.3.5. Составление и оформление пунктов и подпунктов

Первый абзац постановляющей (распорядительной) части правового акта по правилам оформления официальных документов всегда пишется с прописной буквы.

Если исполнение постановления (распоряжения) предполагает выполнение различных по характеру действий, то постановляющая (распорядительная) часть документа делится на пункты. При наличии в тексте правового акта пунктов и подпунктов (более одного) они оформляются арабскими цифрами с точкой (1., 1.1.). Если правовой акт содержит только один пункт, то он не нумеруется.

Текст пункта может состоять из абзацев, которые не нумеруются. При этом абзац может печататься как с прописной (в конце абзаца ставится точка), так и со строчной буквы (абзац начинается с дефиса, в конце абзаца ставится точка с запятой).

Каждый пункт постановляющей (распорядительной) части акта, как правило, начинается с предписываемого действия, выраженного глаголом неопределенной формы (утвердить, считать, выделить и т.д.). Предписания, адресуемые органам администрации города, муниципальным учреждениям, муниципальным унитарным предприятиям, должны формулироваться в категоричной форме. В отношении организаций, не находящихся в подчинении главы администрации города, применяются глаголы следующего типа: "просить", "предложить", "рекомендовать". В отдельных случаях возможна и категоричная форма обращения, если правовой акт издается по тем вопросам компетенции администрации города, по которым он вправе давать общеобязательные указания.

В качестве исполнителей могут быть указаны органы администрации города или муниципальные учреждения, муниципальные унитарные предприятия. Например:

"Информационному управлению администрации города Тамбова Тамбовской области (Кириллова) направить настоящее постановление для опубликования..." .

В том случае, если задание предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя в дательном падеже. Например:

"3. Директору муниципального казенного учреждения "Инвестиционно-строительный центр г. Тамбова "Инвестор" А.В. Дадонову подготовить в срок..." .

При наличии в правовом акте пункта о контроле указывают конкретное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением правового акта. Пункт строится по схеме:

"Контроль за исполнением настоящего постановления возложить..." .

Не допускается перенос на следующую страницу менее чем 2-х последних пунктов постановления (распоряжения), если каждый из них состоит не более чем из 2-3-х строк. В случае, если предпоследний пункт состоит из подпунктов, то данный пункт можно разбивать, т.е. переносить подпункты.

Дополнительные межстрочные интервалы между пунктами и подпунктами не ставятся.

3.3.6. Подпись

Подпись отделяется от текста 3-мя межстрочными интервалами и печатается в две строки жирным шрифтом. Наименование должности "Глава администрации города" печатается у левой границы текстового поля, а инициалы имени, отчества и фамилия главы администрации города печатаются у правой границы текстового поля.

Пример:

Глава администрации города

М.Ю. Косенков

3.3.7. Отметка об исполнителе

Реквизит "Отметка об исполнителе" при оформлении постановлений и распоряжений печатается на оборотной стороне последнего листа подлинника и копий правового акта (без учета приложений), в левом нижнем углу шрифтом N 8-10.

На справке к постановлению (распоряжению) реквизит "Исполнитель" оформляется в соответствии с унифицированной формой справки.

3.4. Оформление изменений, вносимых в правовой акт

3.4.1. При подготовке проекта постановления (распоряжения) администрации города о внесении изменений следует убедиться в том, что правовой акт, в который вносятся изменения, не признан ранее утратившим силу.

Изменения в правовой акт администрации города всегда вносятся только в основной правовой акт. Вносить изменения в основной правовой акт путем внесения изменений в изменяющий его правовой акт не допускается.

Если в правовой акт ранее уже вносились изменения, необходимо это отразить в заголовке и тексте постановления (распоряжения):

"О внесении изменений в постановление главы администрации города Тамбова от 07.11.2006 N 1282 "Об утверждении..." (с изменениями, внесенными постановлением от ________ N _____)".

3.4.2. Все изменения, вносимые в ранее принятое постановление (распоряжение), должны соответствовать структуре основного правового акта.

При внесении изменения сначала указывается структурная единица, которая изменяется, потом - характер изменений.

При дополнении структурной единицы правового акта абзацами такое дополнение следует производить только в конце соответствующей структурной единицы.

При необходимости между уже имеющимися абзацами включить новый абзац дается новая редакция той структурной единицы правового акта, к которой относится абзац. Не допускается включение нового абзаца путем замены действующего абзаца двумя или более абзацами.

При внесении изменений в действующий правовой акт присвоение новой нумерации структурных элементов правового акта или его пунктов не допускается.

При признании абзаца утратившим силу (исключении абзаца) пересчет последующих абзацев не производится, утративший силу (исключенный) абзац участвует при последующем внесении изменений в данную структурную единицу.

3.4.3. При внесении изменений, заключающихся в дополнении постановления (распоряжения), необходимо учитывать следующее:

- если дополнение заключается в добавлении фразы или предложения по тексту правового акта, следует использовать образцы оформления:

"Внести изменение в постановление администрации города Тамбова Тамбовской области от ____ N ____ "О премировании ..." , дополнив пункт 3 постановления абзацем следующего содержания:

"Премировать..." .

"Внести изменение в постановление администрации города Тамбова Тамбовской области от ______ N _____ "Об упорядочении ..." , дополнив пункт 4 постановления после слов"... " словами"... " ;

- если дополнение значительно по объему, пункт следует оформлять следующим образом:

"Внести изменение в постановление администрации города Тамбова Тамбовской области от ____ N ______ "Об упорядочении ..." , изложив пункт 4 постановления в следующей редакции:

"4. ...(текст новой редакции пункта)" .

При внесении в постановления (распоряжения) частичных изменений используются такие формы, как: "вместо слов "..." читать слова "..."; "вместо "..." читать "..."; "слова "..." заменить словами "...".

Если изменение касается цифровых обозначений, следует использовать форму: "цифры "31" заменить цифрами "13". При необходимости дополнить текст правового акта словами и цифрами следует употреблять термин "слова", например: "пункт 1 дополнить словами "на 5 календарных дней", при замене слов и цифр возможно также использовать форму: "вместо "на 5 календарных дней" читать "на 4 календарных дня". Если изменения вносятся в части расшифровки инициалов, следует применять форму: "вместо "Иванов А.С." читать "Иванов Алексей Сергеевич".

3.4.4. Если изменение постановления (распоряжения) заключается только в признании одного или нескольких его пунктов утратившими силу, рекомендуется следующая формулировка заголовка:

"О признании утратившим(и) силу пункта 2 (пунктов 2, 5, 6) постановления администрации города Тамбова Тамбовской области от ____ N ______ "О ..." .

3.4.5. Заголовок правового акта, в который вносится изменение, следует оформлять следующим образом:

"О внесении изменений в постановление администрации города Тамбова от 28.06.2012 N 4906 "Об утверждении Административного регламента предоставления муниципальной услуги "Заключение договора о безвозмездной передаче жилых помещений в муниципальную собственность" на территории городского округа - город Тамбов".

При внесении изменений в объемные документы, прилагаемые к постановлению, такие как, Устав, Положение, бюджетная роспись, штатное расписание, объемные публикуемые документы, допускается следующее оформление заголовка:

"О внесении изменений в Порядок рассмотрения обращений граждан в администрации города Тамбова Тамбовской области, утвержденный постановлением администрации города Тамбова от 06.06.2014 N 4582".

В постановляющей (распорядительной) части правового акта, в случае внесения изменения в прилагаемый документ, необходимо конкретизировать, в какую его часть вносится изменение.

Например:

"Внести изменения в постановление администрации города Тамбова Тамбовской области от ______ N ______ "О..." и в пункте 2.1. расчета расходов денежных средств...... (приложение N 2 к постановлению) вместо слов "приобретение подарков" читать слова "приобретение цветов" .

3.4.6. Если изменения, вносимые в приложение к правовому акту, существенно изменяют его, то возможно признать утратившим силу пункт постановления, которым оно утверждено, и утвердить данный документ в новой редакции. Однако при этом следует учитывать, что в отдельных случаях этот вариант неприемлем (чаще всего это относится к распорядительным документам, по которым уже осуществлялось финансирование). В этом случае изменение в приложение может быть оформлено следующим образом:

"Внести изменение в постановление администрации города Тамбова Тамбовской области от _______ N _____ "О приобретении ............" , изложив смету расходов на ............ (приложение N 1) в новой редакции согласно приложению к данному постановлению" .

3.4.7. В распорядительных документах строка приложения, выполненного в табличном варианте, называется "позицией". Наиболее часто это понятие используется при внесении изменений в табличное приложение финансового характера, штатное расписание, планы-титулы и т.п. В этом случае в текст правового акта могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблиц, например:

"Внести изменения в постановление администрации города Тамбова от 20.12.2011 N 9600 "О создании муниципального автономного общеобразовательного учреждения "Центр образования N 13 имени Героя Советского Союза Н.А. Кузнецова" путем изменения типа существующего муниципального общеобразовательного учреждения средней общеобразовательной школы N 13 с углубленным изучением отдельных предметов" и в перечне имущества, включая объекты недвижимого и особо ценного движимого имущества, закрепляемого за муниципальным автономным общеобразовательным учреждением "Центр образования N 13 имени Героя Советского Союза Н.А. Кузнецова" (приложение N 2 к постановлению) позицию 4.396 изложить в новой редакции:

"4.396

Библиотечный фонд

7 872 926,27";

В правовых актах администрации города при оформлении изменений в табличные приложения допустимо также использовать понятие "пункт". Как правило, это относится к планам мероприятий, месячников и т.п.

3.4.8. Если правовой акт содержит только один пункт - о внесении изменений, - то этот пункт не нумеруется, а все изменения (при условии, что их несколько) после резолютивной части оформляются с тире.

Например:

"Внести в постановление администрации города Тамбова Тамбовской области от _____ N _____ "О проведении ..." следующие изменения:

- в пункте 2 вместо слов "... " читать слова "... " ;

- пункт 4 дополнить абзацем следующего содержания:

"Провести...." ;

- в пункте 5 последнее предложение исключить.

Если же постановление содержит более одного пункта, т.е. кроме внесения изменений имеется пункт о признании утратившим силу ранее принятого постановления или пункт постановления о контроле и т.п., то пункты нумеруются.

Если при внесении изменений необходимо признать утратившим силу пункт постановления, следует использовать вариант оформления:

"Внести в постановление администрации города Тамбова Тамбовской области от_____ N____ "О" следующие изменения:

- пункт 1 дополнить словами "...";

- в пункте 3 исключить второй абзац;

- пункт 4 признать утратившим силу.".

3.4.9. Если постановление дополняется новым пунктом, который требует его нумерации в логической последовательности правового акта, то последующая нумерация пунктов данного постановления должна быть изменена.

Например:

"1. Внести изменение в постановление администрации города Тамбова Тамбовской области от ______ N _____ "Об...." , дополнив пунктом 3 следующего содержания:

"3. ...." .

2. Считать пункты 3, 4, 5 постановления администрации города Тамбова Тамбовской области от __________ N _________ "Об ..." соответственно пунктами 4, 5, 6." .

При признании в правовом акте какого-либо пункта утратившим силу изменение нумерации оставшихся пунктов нецелесообразно.

3.4.10. Пункт о признании утратившими силу или об отмене действующих правовых актов следует начинать со слов: "Признать утратившим(и) силу...". Перечень правовых актов приводится с указанием даты, номера и заголовка каждого правового акта в хронологической последовательности. Перечень, содержащий более 4-х правовых актов, прилагается к основному правовому акту. В этом случае пункт о признании утратившими силу формулируется следующим образом:

"Признать утратившими силу постановления (распоряжения) администрации города Тамбова Тамбовской области по перечню согласно приложению.".

Данное приложение оформляется без подписи руководителя.

При существенных и многочисленных изменениях (дополнениях) действующий правовой акт, как правило, подлежит признанию утратившим силу, и издается новый правовой акт, в который включаются все необходимые положения из ранее действовавшего.

3.4.11. Если изменения вносятся в два постановления, заголовки которых незначительны по объему, то в заголовке постановления о внесении изменений можно указать наименования этих правовых актов. В случае, если заголовки слишком объемны или постановлений, в которые вносятся изменения, более двух, заголовок следует оформить следующим образом:

"О внесении изменений в отдельные правовые акты администрации города Тамбова Тамбовской области".

При оформлении постановляющей части такого постановления внесение изменений в каждый правовой акт оформляется отдельным пунктом:

"1. Внести изменения в постановление главы администрации города Тамбова от 18.01.2006 N_______ "О........................" ...

2. Внести изменения в постановление администрации города Тамбова от 12.01.2009 N__________ "О........................"...

(и так далее).

3.4.12. При внесении изменений в ранее опубликованное постановление пункт об опубликовании обязателен независимо от объема и содержания вносимых изменений.

3.5. Оформление приложений к правовым актам

3.5.1. Общие положения

В приложениях помещают положения, списки, перечни, сметы и др.

Приложения оформляются на отдельных листах, страницы в каждом приложении нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны нормативам, применяемым при печатании текстов постановлений и распоряжений. Использование жирного шрифта не допускается. В текстах приложений используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например: "Отношения между учредителем и учреждением определяются договором." или "Учреждение несет ответственность в установленном законодательством порядке".

Большие по объему приложения в виде таблиц допускается печатать шрифтом Times New Roman Cyr N 12 через 1-1,5 интервала.

Если в тексте документа дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "Приложение" (с прописной буквы), ниже, через 1,5 интервала, дается ссылка на постановление (распоряжение), дату его принятия и номер. Все составные части реквизита выравниваются по левому краю в границах, отведенных для реквизита, печатаются через 1 интервал. Длина самой длинной строки не должна, как правило, превышать 75 мм и ограничивается правым полем документа. При наличии нескольких приложений их нумеруют (одно приложение не нумеруется).

Например:

Приложение N 1
к постановлению администрации
города Тамбова Тамбовской области
________________ N _____________

Если к правовому акту прилагается несколько приложений, на втором и последующих листах каждого в правом верхнем углу проставляется "Продолжение приложения N 1"или "Продолжение приложения N 2" и т.д.

При наличии в тексте приложения ссылки на приложение к нему последнее оформляется следующим образом:

Приложение N 1
к Инструкции по делопроизводству
в администрации города Тамбова
Тамбовской области

При наличии нескольких листов в таком приложении на втором и последующих листах в правом верхнем углу проставляется "Продолжение приложения N 1 к Инструкции по делопроизводству в администрации города Тамбова Тамбовской области".

3.5.2. Оформление грифа утверждения на приложениях

При наличии в тексте правового акта формулировки "Утвердить (Положение, состав комиссии и т.д.)... согласно приложению" на самом приложении в правом верхнем углу располагается гриф "Утвержден" со ссылкой на наименование утверждающего документа в творительном падеже, его дату и номер. Слово "Утвержден" пишется прописными буквами, без кавычек и согласуется в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УтвержденО, список - Утвержден, правила - Утверждены, программа - Утверждена.

Пример:

                                                               Приложение

                (Перечень)                                      Утвержден

                                             постановлением администрации

                                        города Тамбова Тамбовской области

                                        ____________________ N __________

При наличии нескольких приложений с грифом утверждения (или приложений с грифом и без него) над этим грифом проставляется слово "Приложение" и его номер. Например:

                                                           Приложение N 3

                                                               УТВЕРЖДЕНО

              (Положение)                    постановлением администрации

                                        города Тамбова Тамбовской области

                                       ___________________ N ____________

При утверждении правовым актом администрации города учредительного документа организации - Устава, пункт по его утверждению в тексте правового акта строится по схеме:

"Утвердить Устав муниципального общеобразовательного учреждения.... (прилагается)" .

На титульном листе Устава в правом верхнем углу располагается гриф "Утвержден" со ссылкой на наименование утверждающего документа в творительном падеже, его дату и номер. Слово "Приложение" на Уставе, как учредительном документе, не пишется. Виза руководителя органа администрации города располагается на оборотной стороне последнего листа подлинника Устава.

При внесении в Устав изменений в тексте правового акта данный пункт строится по схеме:

"Утвердить прилагаемые изменения в Устав муниципального общеобразовательного учреждения..." .

Вносимые в Устав изменения оформляются на отдельном листе, даже если они незначительны по объему. В правом верхнем углу располагается гриф утверждения, который согласуется в роде и числе с первым словом наименования: изменение - УтвержденО, изменения - Утверждены. Слово "Приложение", как и при оформлении титульного листа Устава, не пишется. Виза руководителя органа администрации города, муниципального учреждения располагается на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра утверждаемых изменений.

3.5.3. Заголовок

Заголовок к тексту приложения отделяется от даты и номера правового акта 3-4-мя интервалами, от текста приложения 2-3-мя интервалами.

Заголовок к тексту приложения печатается по центру, наименование вида документа-приложения выделяется прописными буквами (ПОЛОЖЕНИЕ, СПИСОК, СОСТАВ и т.п.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала.

Если сводный текст содержит несколько смысловых частей, он подразделяется на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки). Заголовки печатаются центрированным способом (относительно границ текста), допускается их написание прописными буквами. Подзаголовки печатаются с прописной буквы. Точка в конце заголовка и подзаголовка не проставляется.

Разделы, подразделы, пункты и подпункты следует нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруются в пределах раздела (например: 1.1., 1.2.), номер пункта будет состоять из номеров раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (1.1.1., 1.1.2. и т.д.). Если подпункт содержит много абзацев, то они могут нумероваться (обозначаться) строчными буквами с закрывающей круглой скобкой, например:

2.3. Основные функции конкурсной комиссии

2.3.1. Для достижения основных задач конкурсная комиссия осуществляет следующие функции:

а) принимает меры по обеспечению своевременности проведения конкурса;

б) обеспечивает сохранность документов, представленных на конкурс, а также соблюдение условия о защите персональных данных кандидатов;

в) оценивает кандидатов на основании предоставленных ими документов об образовании;

г) оформляет протоколы по принятым решениям, представляет протоколы на утверждение главе администрации города Тамбова Тамбовской области;

и т.д.

В приложениях не допускается использование жирного шрифта, курсива.

3.5.4. Подпись

На приложениях, которые не утверждаются правовым актом, подпись руководителя органа администрации города, подготовившего проект, ставится в конце приложения после текста в соответствии с правилами оформления реквизита "Подпись" (п. 2.5.12).

ГАРАНТ:

По-видимому, в предыдущем абзаце допущена опечатка. В настоящем приложении не содержится пункт 2.5.12

Приложения, утверждаемые правовым актом администрации города, визируются руководителем органа администрации города, подготовившего проект. Виза проставляется на оборотной стороне последнего листа приложения в нижней его части от края левого поля и включает должность визирующего документ, подпись и расшифровку подписи (инициалы имени, отчества и фамилию), а также дату подписания. Длина самой длинной строки не должна превышать 75 мм. Пример оформления:

Начальник правового управления

администрации города Тамбова

Тамбовской области

                  И.О. Фамилия

                    26.04.2021

Подписи и визы правового акта оформляются только на первом экземпляре подлинника.

3.5.5. Приложение в форме списка

Текст приложения может быть представлен в форме связного текста, списка, таблицы или сочетания этих и других форм.

Приложения в форме списка печатаются в алфавитном порядке, имя и отчество ставятся после фамилии. При оформлении состава комиссии, совета, рабочей группы и т.п. в алфавитном порядке печатаются только члены комиссии (совета, рабочей группы).

При оформлении заголовка списочного состава комиссии (совета, рабочей группы и т.п.), подлежащего утверждению постановлением (распоряжением), заголовок оформляется по образцу:

СОСТАВ
городской комиссии по организации и проведению месячника по санитарной уборке и благоустройству города

3.5.6. Приложение в виде таблицы

При оформлении приложения в виде таблицы необходимо учитывать следующее:

- заголовок графы печатается без сокращений отдельных слов, за исключением общепринятых условных обозначений;

- заголовок графы, как правило, формулируется в именительном падеже единственного числа; во множественном числе - только в случаях, когда среди показателей графы некоторые стоят во множественном числе или когда заголовок графы - существительное, которое в данном значении в единственном числе не употребляется;

- заголовок графы пишется с прописной буквы, а подзаголовок - со строчной, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его;

- если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы;

- точка в конце заголовков и подзаголовков граф не ставится;

- если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, нумерация граф повторяется на каждой странице приложения.

Оформление данных в таблице должно осуществляться в соответствии со следующими требованиями:

- многоразрядные числа (более четырех) рекомендуется делить пробелами на группы по три цифры, слева направо;

- текст в ячейке прографки должен начинаться с прописной буквы;

- точка в конце текста ячейки прографки не ставится, знаки препинания ставятся только внутри предложения.

Пример:

ПЛАН
мероприятий по проведению весеннего месячника "Тамбов - любимый город" по благоустройству, наведению санитарного порядка и подготовке городских территорий к летнему периоду

N п/п	Срок проведения	Мероприятия	Место проведения	Ответственные	Примечание
1	2	3	4	5	6
1.	В течение месяца	Уборка проезжей части, прибордюрной части, основных магистральных и поперечных улиц города, тротуаров. Санитарная уборка остановок общественного транспорта	Территория города Тамбова	Комитет городского хозяйства администрации города Тамбова, муниципальное бюджетное учреждение "Спецдорсервис", муниципальное бюджетное учреждение "Спецтехуниверсал"
2.	В течение месяца	Контроль за уборкой мусора с контейнерных площадок, контейнеров, прилегающих территорий, вывозом крупногабаритных отходов	Территория города Тамбова	Комитет городского хозяйства администрации города Тамбова

Если таблица имеет много граф, то целесообразнее расположить ее горизонтально. В этом случае соблюдаются следующие размеры полей: верхнее - 3,5; нижнее - 1,5; правое - 1,5; левое - 1,5.

3.6. Использование сокращений в правовых актах

3.6.1. Сокращения, допустимые в правовых актах

В постановлениях и распоряжениях администрации города употребляются только полные официальные наименования органов и организаций, установленные их учредительными документами.

В правовых актах допускаются лексические сокращения смешанного типа, только если речь идет об официальном названии организации (ТамбовНИХИ, НИИРТМАШ).

Не допускается перегружать текст правового акта графическими сокращениями.

При оформлении проекта постановления о награждении Почетной грамотой администрации города с большими по объему списочными составами лиц, представленных к награждению, допускается использование сокращенных наименований организаций, если в преамбуле текста было дано полное наименование этих организаций.

При использовании сокращений, а также в написании имен, географических названий, терминов, должностей, учреждений, единиц измерений и так далее должно соблюдаться единообразие принципов и форм сокращений.

3.6.2. Использование сокращений в приложениях в форме текста и списка

В больших по объему приложениях в целях сжатия текста допускается использование сокращений, если длинные названия органов, организаций и учреждений, а также вновь создаваемых рабочих групп, комиссий, советов упоминаются неоднократно. При включении в текст приложения лексического сокращения следует обращаться к следующим образцам оформления:

Образец N 1 (для словосочетаний, имеющих официальные аббревиатуры):

"Тамбовский государственный университет им. Г.Р.Державина (далее - ТГУ им. Г.Р. Державина) насчитывает более..." Далее по тексту используют форму, заключенную в скобках.

"Муниципальное унитарное предприятие "Теплоснаб" (далее - МУП "Теплоснаб")..." Далее по тексту используют форму, заключенную в скобках.

Образец N 2 (для словосочетаний, не имеющих общепринятых аббревиатур:

"Настоящая Инструкция по делопроизводству в администрации города Тамбова Тамбовской области (далее - Инструкция) предназначена для использования службами делопроизводства...". Далее по тексту используют форму, заключенную в скобках.

Допускается использовать сокращенные наименования организаций, установленные учредительными документами, в больших по составу комиссиях (свыше 10 человек), оформленных отдельным приложением.

3.6.3. Сокращения в таблицах

При оформлении табличных материалов с большим перечнем организаций и учреждений следует использовать сокращенные наименования организаций, установленные учредительными документами этих организаций.

При наличии в тексте ячейки прографки сокращения, затрудняющего понимание текста, необходимо давать пояснение в сноске. Ссылка на сноску оформляется цифрой или звездочкой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка. Текст ссылки печатается через один межстрочный интервал шрифтом N 10 после приложения в целом перед подписями или в конце каждой страницы (в последнем случае на одной странице не должно располагаться более трех сносок). Например:

Приложение N 2
к постановлению администрации
города Тамбова Тамбовской области
_______________ N ______________

СПИСОК
детей, родители которых освобождаются от оплаты на 50% и 100% за содержание в школе-интернате N 2 на 2021/2022 учебный год

N п/п	Фамилия, имя учащегося	Домашний адрес	Процент освобождения от оплаты	Основание для освобождения от родительской платы
1 "а" класс
1.	Беликов Игорь	ул. Н.Вирты, д. 7, кв.3	100%	Совокупный доход на 1 члена семьи не превышает МРОТ 1

Далее по тексту....

-----------------------------

¹_{МРОТ - минимальный размер оплаты труда.}

----------------------------

3.7. Правила написания дат и чисел при оформлении правовых актов

3.7.1. Общие требования

При написании дат, чисел и единиц измерений в текстах правовых актов следует соблюдать единообразие в написании повторяющихся цифровых обозначений и руководствоваться общепринятыми правилами написания дат и чисел, изложенными в настоящем разделе, и пунктом 2.14.5. настоящей Инструкции.

3.7.2. Обозначение года при написании даты

Если в состав даты входят число, месяц и год, то указанные элементы могут иметь следующее написание: 02.09.2019 или 02 сентября 2019 г.

Если обозначение даты в тексте состоит только из года, слово "год" пишется полностью: смета на 2019 год, план на 2020 год.

Если дата в тексте состоит из месяца и года, квартала и года, то она имеет следующее написание: в октябре 2019 г., в I квартале 2020 г. (квартал обозначается римской цифрой, а полугодие рекомендуется в тексте писать полностью - во втором полугодии 2020 г.).

Календарные сроки в тексте пишутся следующим образом: в октябре 2019 г., но за 8 месяцев 2019 года, в 2020 году, с 2019 по 2020 год, в 2019 - 2021 годах. Период, ограниченный пределами двух лет, указывается таким образом: в 2019 - 2020 гг.

Все виды некалендарных лет, т.е. начинающихся в одном году, а заканчивающихся в другом, пишутся через косую черту: в 2019/2020 учебном году. В остальных случаях между годами ставится тире, причем второй год пишут полностью. Например: освободить от взимания налогов в 2019 - 2020 гг.

Рекомендуется опускать слово "год" при датах в круглых скобках. Обычно это даты рождения и смерти, дата создания произведения, дата исторического события.

3.7.3. Названия праздников

В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишут первое слово и имена собственные: Восьмое марта, Новый год, День учителя, но: День Победы, Рождество Христово.

Если начальное порядковое числительное в таком названии обозначено цифрой, то следующее за ним слово пишется с прописной буквы. Порядковое числительное при этом не имеет наращения: 1 Мая, 8 Марта.

3.7.4. Порядковые числительные

Порядковые числительные в документах пишутся преимущественно арабскими цифрами.

Римскими цифрами принято обозначать века, столетия, кварталы, порядковые номера конференций, ассамблей, конгрессов, номера продолжающихся спортивных состязаний (XXII Олимпийские игры), имена императоров, королей, царей (Петр I), части, разделы книг, сборников нормативных актов.

Порядковые числительные, обозначенные арабскими цифрами, пишутся с наращением падежных окончаний: 90-е годы. Порядковые числительные, обозначенные римскими цифрами, пишутся без наращения: специалист I категории, в I квартале.

3.7.5. Названия денежных единиц, единиц измерений и знаки "N", "%" при числительных.

Денежные выражения, обозначающие суммы более одной тысячи, в тексте рекомендуется писать и цифрами, и словами: 5 (пять) тысяч рублей, 2 (два) млн. рублей.

Денежные выражения в рублях и копейках следует писать 108 рублей 50 копеек.

Если к правовому акту не прилагается смета, то денежные выражения, обозначающие суммы, в тексте рекомендуется писать цифрами и словами: 2 535 (две тысячи пятьсот тридцать пять) рублей.

Названия единиц измерений в тексте постановлений и распоряжений рекомендуется писать: 5 тыс. метров, 16 тонн, 120 кв. метров, 20 млн. тонн; в приложениях - сокращенно 5 тыс. м, 120 кв. м, 16 т. Числительные "полтора", "два с половиной" и им подобные рекомендуется обозначать цифрами (1,5 или 2,5). Существительное после дробного числа согласуется с дробной его частью и ставится в родительном падеже единственного числа: 28,5 метра, но 28,5 тыс.метров.

Знаки "N", "%" при нескольких числах (т.е. когда они должны обозначать множественное число) не удваиваются, а ставятся только один раз.

При оформлении дат, сроков, денежных выражений, а также в названиях праздников и знаменательных дат разделение словесных и цифровых выражений или перенос их на другую строку или страницу не допускается. Неправильно писать на одной строке "3", а на следующей - "января 2004 г." или, соответственно, "5 тыс." - "рублей", "XXI" - "век". Не допускается также отделение инициалов от фамилии и их перенос на другую строку или страницу, графического сокращения и согласующегося с ним существительного "ул.Советская".

4. Требования к Порядку подготовки, прохождения и оформления проектов решений Тамбовской городской Думы, отчетов, информации, вносимых в Тамбовскую городскую Думу

4.1. В соответствии с Уставом города Тамбова глава администрации города имеет право вносить на рассмотрение Тамбовской городской Думы проекты правовых актов, принятие которых находится в компетенции представительного органа местного самоуправления.

4.2. Органы администрации города осуществляют подготовку проектов решений Тамбовской городской Думы на основании утвержденного главой администрации города Плана-графика предоставления проектов решений, отчетов, информации в Тамбовскую городскую Думу, подготовленного в соответствии с Примерным планом нормотворческой и контрольной деятельности Тамбовской городской Думы, а также по поручению главы администрации города.

4.3. Предложения в проект Примерного плана нормотворческой и контрольной деятельности Тамбовской городской Думы формируются органами администрации города в соответствии с направлениями своей деятельности, на основании мониторинга действующего федерального и областного законодательства, а также правоприменительной практики в соответствующей сфере.

4.4. Предложения органов администрации города в проект Примерного плана нормотворческой и контрольной деятельности Тамбовской городской Думы подписываются непосредственно руководителями либо лицами, исполняющими их обязанности, согласовываются с курирующим заместителем главы администрации города и направляются в правовое управление администрации города для обобщения. Обобщенные предложения администрации города вносятся главой администрации города в Тамбовскую городскую Думу.

4.5. При получении Примерного плана нормотворческой и контрольной деятельности Тамбовской городской Думы правовым управлением администрации города Тамбова во взаимодействии с органами администрации города готовится План-график предоставления проектов решений, отчетов, информации в Тамбовскую городскую Думу. План-график утверждается главой администрации города и направляется на исполнение руководителям соответствующих органов администрации города.

4.6. Подготовка проектов решений Тамбовской городской Думы и сопроводительных документов к ним осуществляется в порядке, предусмотренном Положением "О правовых актах Тамбовской городской Думы Тамбовской области", Регламентом Тамбовской городской Думы, Инструкцией по делопроизводству в администрации города.

4.7. Руководитель органа администрации города, которому поручена подготовка проекта решения Тамбовской городской Думы, несет ответственность за качество его подготовки и своевременное внесение.

4.8. Органы администрации города осуществляют подготовку и предоставление материалов, необходимых для составления проекта бюджета городского округа - город Тамбов на очередной финансовый год и плановый период, в соответствии с Бюджетным кодексом Российской Федерации, Законом Тамбовской области "О бюджетном устройстве и бюджетном процессе в Тамбовской области", Положением "О бюджетном процессе в городском округе - город Тамбов" и иными решениями Тамбовской городской Думы.

4.9. Руководитель органа администрации города, ответственный за подготовку проекта решения, предоставляет за 40 дней (по вопросам, требующим оперативного решения согласно резолюции главы администрации города, не позднее чем за 5 дней) до даты заседания Тамбовской городской Думы в управление делами администрации города пакет документов (материалов), включающий:

а) служебную записку на имя главы администрации города за подписью руководителя органа администрации города о подготовке проекта решения для внесения в Тамбовскую городскую Думу и об основаниях его подготовки;

б) проект распоряжения администрации города о внесении в городскую Думу проекта решения и назначении официального представителя главы администрации города Тамбова при рассмотрении данного проекта в Тамбовской городской Думе со справкой, предусматривающей его согласование с начальником правового управления администрации города, заместителем главы администрации города - полномочным представителем главы администрации города в Тамбовской городской Думе;

в) сопроводительное письмо к пакету документов с обращением на имя главы муниципального образования - председателя Тамбовской городской Думы о рассмотрении проекта решения в городской Думе за подписью главы администрации города, завизированное руководителем органа администрации города, заместителем главы администрации города, курирующим данное направление работы;

г) текст проекта решения (на бумажном носителе и в электронном виде), согласованный с юридическим отделом (юристом) органа администрации города, подготовившего проект, заместителем главы администрации города, курирующим данное направление работы, заинтересованными органами (соответствующие отметки делаются в листе согласования к проекту);

д) пояснительную записку к проекту решения за подписью главы администрации города, завизированную руководителем органа администрации города, подготовившего проект, заместителем главы администрации города, курирующим данное направление работы, содержащую:

обоснование необходимости принятия решения, цели и предмет правового регулирования проекта решения, круг лиц, на которых распространяется действие решения, прогноз социально-экономических, политических, финансовых и иных последствий реализации проекта решения;

оценку соответствия проекта решения положениям Конституции Российской Федерации, федеральным законам, законам Тамбовской области, Уставу города Тамбова, решениям Тамбовской городской Думы (за исключением, когда при внесении проекта решения в Тамбовскую городскую Думу представляется копия заключения в соответствии с подпунктом "и" настоящего пункта);

финансово-экономическое обоснование проекта решения, включающее в себя финансово-экономический, статистический анализ, расчетные данные об изменении размеров доходов и расходов бюджета городского округа - город Тамбов, а также источники финансирования предполагаемых расходов, связанных с реализацией проекта решения на текущий и (или) последующие годы (в случае внесения проекта решения, реализация которого не потребует финансовых затрат, финансово-экономическое обоснование должно содержать указание на это);

информацию о решениях Тамбовской городской Думы, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению или принятию в связи с принятием проекта решения;

е) перечень решений Тамбовской городской Думы, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению или принятию в связи с принятием решений Тамбовской городской Думы (в случае, если принятие внесенного проекта решения потребует признания утратившими силу, приостановления, изменения или принятия иных решений Тамбовской городской Думы);

ж) сравнительную таблицу поправок (на бумажном носителе и в электронном виде) при внесении проекта решения о внесении изменений в действующие решения Тамбовской городской Думы;

з) прочие документы (материалы), обосновывающие необходимость принятия проекта решения и предусмотренные нормативными правовыми актами Тамбовской городской Думы;

и) копию заключения правового управления администрации города по результатам проведения правовой экспертизы проекта решения Тамбовской городской Думы на предмет его соответствия действующему законодательству и правилам юридико-технического оформления (при внесении проекта решения по вопросу, требующему оперативного решения);

к) заключение об оценке регулирующего воздействия (при внесении проекта решения, подлежащего оценке регулирующего воздействия).

Кроме того, предоставляется пакет документов для регистрации, включающий по одному экземпляру документов, указанных в подпунктах "в", "д". Также прикладываются документы, послужившие основанием для подготовки проекта решения. Прочие документы, указанные в подпункте "з", при большом объеме, могут не прикладываться к пакету для регистрации при условии составления описи таких документов, включаемой в пакет для регистрации.

4.10. При подготовке отчета, информации (плановой или по запросу) для рассмотрения на заседании Тамбовской городской Думы орган администрации города, ответственный за его (ее) подготовку, предоставляет пакет документов, включающий:

а) служебную записку на имя главы администрации города за подписью руководителя органа администрации города о подготовке отчета, информации для внесения в Тамбовскую городскую Думу и об основаниях его (ее) подготовки;

б) проект распоряжения администрации города о внесении в Тамбовскую городскую Думу отчета, информации и назначении официального представителя главы администрации города при рассмотрении данного отчета, информации в Тамбовской городской Думе со справкой, предусматривающей его (ее) согласование с начальником правового управления администрации города, заместителем главы администрации города - полномочным представителем главы администрации города в городской Думе;

в) сопроводительное письмо к вносимым в Тамбовскую городскую Думу документам с обращением на имя главы муниципального образования - председателя Тамбовской городской Думы Тамбовской области о рассмотрении отчета, информации в Тамбовской городской Думе за подписью главы администрации города, завизированное руководителем органа администрации города, заместителем главы администрации города, курирующим данное направление работы;

г) текст отчета, информации за подписью главы администрации города на бумажном носителе и в электронном виде.

Информация для рассмотрения на заседании комитета Тамбовской городской Думы готовится за подписью руководителя органа администрации города, ответственного за ее подготовку, и направляется на имя главы муниципального образования - председателя Тамбовской городской Думы Тамбовской области с сопроводительным письмом за подписью главы администрации города. Если указанная информация незначительна по объему, она может быть изложена в письме за подписью главы администрации города на имя главы муниципального образования - председателя Тамбовской городской Думы Тамбовской области, которое визируется руководителем органа администрации города, заместителем главы администрации города, курирующим данное направление работы, согласовывается с начальником правового управления администрации города, заместителем главы администрации города - полномочным представителем главы администрации города в Тамбовской городской Думе.

4.11. Ответственность за комплектацию пакета документов к проекту решения, а также за соответствие данного проекта и документов к нему требованиям по подготовке и оформлению, за соответствие электронного вида документов, указанных в подпунктах "г", "ж" пункта 4.9, подпункте "г" пункта 4.10, документам на бумажном носителе и отправку электронного вида данных документов в Тамбовскую городскую Думу на адрес электронной почты post@tambovduma.ru в течение 1 рабочего дня после подписания документов несет исполнитель проекта.

4.12. Управление делами администрации города регистрирует представленные документы и направляет их в информационно-нормотворческий отдел правового управления администрации города, который осуществляет контроль за сроками предоставления проектов решений согласно Плану-графику предоставления органами администрации города проектов решений, отчетов, информации в Тамбовскую городскую Думу и обеспечивает их направление на лингвистическую экспертизу.

4.13. Лингвистическая экспертиза проводится управлением делами в срок, не превышающий двух дней, после чего документы повторно направляются в информационно-нормотворческий отдел правового управления администрации города для правовой экспертизы.

4.14. Правовое управление администрации города осуществляет правовую экспертизу подготовленных органами администрации города проектов решений в срок, установленный настоящей Инструкцией, и готовит заключение на предмет соответствия представленного проекта Конституции Российской Федерации, федеральным и областным законам, Уставу города Тамбова.

4.15. Если по проекту решения, вносимому в Тамбовскую городскую Думу, имеются замечания правового характера и (или) по оформлению, то представленные документы возвращаются на доработку исполнителю проекта.

При отсутствии замечаний проекты направляются главе администрации города.

4.16. После подписания документов главой администрации города управление делами администрации города в установленном порядке направляет пакет документов на бумажном носителе в Тамбовскую городскую Думу и информирует ответственного исполнителя о необходимости направления в установленный срок электронного вида документов, указанных в подпунктах "г", "ж" пункта 4.9, подпункте "г" пункта 4.10 настоящей Инструкции, в Тамбовскую городскую Думу, о чем делается отметка в листе согласования к проекту.

4.17. В случае обнаружения при отправке пакета документов в городскую Думу несоответствия прилагаемых документов указанным в сопроводительном письме документы подлежат направлению в информационно-нормотворческий отдел правового управления администрации города, который принимает решение о возврате пакета исполнителю или доукомплектовании пакета в рабочем порядке, запросив недостающие документы у исполнителя.

4.18. Проект решения Тамбовской городской Думы оформляется в соответствии с Положением "О правовых актах Тамбовской городской Думы Тамбовской области".

Оформление служебных, пояснительных записок, сопроводительных писем, проекта распоряжения о внесении в Тамбовскую городскую Думу проекта решения и назначении официального представителя главы администрации города при рассмотрении проекта в Тамбовской городской Думе осуществляется в соответствии с положениями настоящей Инструкции.

5. Требования к исполнению и оформлению служебных документов

5.1. Порядок исполнения служебных документов

5.1.1. Поступившие в администрацию города запросы и обращения направляются главой администрации города, заместителем главы администрации города на исполнение в соответствующие органы администрации города, муниципальные учреждения и предприятия.

5.1.2. Руководители органов администрации города, муниципальных учреждений, муниципальных унитарных предприятий организуют работу с поступившими документами, обеспечивают подготовку ответных документов, контролируют качество и своевременность исполнения поручений.

Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании определенных настоящей Инструкцией сроков исполнения поручений, запросов или по решению руководителя.

Сроки подготовки инициативных писем определяются главой администрации города, заместителем главы администрации города, руководителями органов администрации города.

5.1.3. При наличии в резолюции нескольких исполнителей ответственным за исполнение документа и обобщение ответа заявителю является лицо, указанное первым или с обозначением "ответственный".

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

5.1.4. Основной исполнитель несет ответственность за то, чтобы заявитель в установленные законодательством или резолюцией сроки был уведомлен о результатах или ходе рассмотрения его обращения. Ответственному исполнителю направляется подлинник документа, соисполнителям - копии. При обеспечении возможности доступа исполнителей к электронной копии документа в системе электронного документооборота подлинник документа может оставаться в управлении делами. При наличии в резолюции сторонних организаций им всегда направляются копии документа.

5.1.5. На документ, рассматриваемый несколькими исполнителями, направляется один ответ. Проект обобщенного ответа готовит ответственный исполнитель.

Основной исполнитель несет ответственность за содержание, ясность и четкость ответа, достоверность ссылок на нормативно-правовые акты, правильность исполнения резолюции и соблюдение общего срока исполнения документа.

В случае, если в ходе подготовки проекта обобщенного ответа возникает необходимость направления служебной записки по рассматриваемому вопросу, записка должна содержать сведения об участии соисполнителей в выполнении поручения, о согласованности или расхождении мнений соисполнителей документа, четко излагать имеющиеся противоречия.

5.1.6. Соисполнители документа обязаны предоставить ответственному исполнителю необходимую информацию в установленные ответственным исполнителем сроки, но не позднее чем за 5 дней до истечения срока исполнения документа.

Информация предоставляется ответственному исполнителю по электронной почте.

Если информация была предоставлена соисполнителем устно, то текст обобщенного ответа в этом случае должен быть завизирован соисполнителем. При срочной подготовке ответа допускается ссылка на совместную проработку решения вопроса или подтверждение соисполнителем согласования текста документа по электронной почте.

5.1.7. В случаях, когда для реализации полномочий одного органа администрации города необходимо получение информации, заключений, экспертиз (далее - информация) от других органов администрации города, заинтересованный орган администрации города обращается с запросом в соответствующий орган администрации города. Срок получения необходимой информации указывается в запросе.

Если запрашиваемая информация не может быть предоставлена в срок, указанный в запросе, орган администрации города, получивший запрос, в 3-дневный срок от даты получения запроса согласовывает с органом администрации города, направившим запрос, срок предоставления информации.

При необходимости привлечения к исполнению документа органов администрации города, не указанных в резолюции, заместитель главы администрации города, ответственный за его рассмотрение, вправе, в рамках исполнения конкретного документа, дать дополнительно к резолюции поручение руководителю любого органа администрации города. При этом подготовленная по данному поручению информация в обязательном порядке должна быть завизирована заместителем главы администрации города по компетенции.

5.1.8. Ответственность за смысловое содержание, соответствие названия организации и фамилии, имени, отчества руководителя фактически существующим, правилам русского языка, наличие всех установленных виз, своевременность подготовки и отправки служебного письма несут непосредственный исполнитель и руководитель органа администрации города, в котором было подготовлено письмо.

5.1.9. Решение о приостановлении или отмене исполнения документа (поручения) принимает руководитель, подписавший документ или давший поручение.

5.2. Оформление служебных писем

5.2.1. Служебные письма администрации города, органов администрации города готовятся как:

ответы о выполнении поручений главы администрации города, заместителей главы администрации города;

исполнение поручений главы администрации города, заместителей главы администрации города по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции администрации города;

сопроводительные письма к правовым актам администрации города, другим документам;

ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;

инициативные письма.

5.2.2. Служебные письма печатаются на бланках установленной формы формата А4 шрифтом Times New Roman размером N 13-14 (приложения N 8 - 9).

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами.

5.3. Реквизиты письма

5.3.1. Обязательными реквизитами служебного письма, оформленного на бланке, являются: наименование организации-автора документа, справочные данные об организации, дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка об исполнителе; в сопроводительных письмах - отметка о приложении; в гарантийных письмах, письмах финансового содержания и некоторых других, требующих особого удостоверения, - печать.

Все реквизиты письма при печатании отделяются один от другого 2-3 интервалами. Требования к оформлению и расположению отдельных реквизитов подробно изложены в разделе 2 настоящей Инструкции.

5.3.2. Ссылка на регистрационный номер и дату документа используется только в ответных письмах. Данный реквизит в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 располагается в верхнем левом углу под реквизитом "Регистрационный номер", сведения в него переносятся с поступившего документа. Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания регистрационного номера и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от вспомогательной, справочной информации.

В письмах, оформленных на бланках администрации города, исходящий регистрационный номер проставляется специалистом управления делами администрации города.

Исходящий номер в письмах, которые являются ответами на входящую служебную корреспонденцию, обращения граждан, должен соответствовать регистрационному номеру входящего письма.

Регистрационный номер документа, подготовленного совместно двумя и более органами администрации города, совпадает с регистрационным номером ответственного за подготовку документа органа администрации города.

Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных органами администрации - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований органов в документе.

5.3.3. Адресат

Данный реквизит располагается в верхнем правом углу при угловом расположении реквизитов бланка и справа, под реквизитами бланка, при их продольном расположении.

Максимальная длина строки не должна превышать 90 мм и ограничивается правым полем. Строки, входящие в состав наименования должности, а также инициалы и фамилия адресата должны быть выровнены по левому краю в границах, отведенных для реквизита "Адресат".

Инициалы и фамилия лица, которому адресуется документ, выделяются жирным шрифтом.

В состав реквизита "Адресат" входит также почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи:

- название улицы, номер дома, квартиры;

- название населенного пункта;

- название района;

- название области, края;

- почтовый индекс.

В качестве адресата могут выступать государственные и судебные органы власти, органы администрации города, юридические лица и т.п.

При адресовании письма в органы администрации города почтовый адрес может не указываться.

При направлении документа по электронной почте в реквизите "Адресат" необходимо указывать электронный адрес.

Если в качестве адресата выступает руководитель, то наименование организации (органа) входит в наименование должности адресата. При этом наименование должности и фамилии лица, которому адресовано письмо, указываются в дательном падеже. Например:

Главному управляющему директору

АО "Тамбовские коммунальные системы"

И.О. Фамилия

ул. Московская, 19-в,

г. Тамбов, 392025

Письмо может быть адресовано конкретному работнику. В этом случае наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, а наименование должности и фамилию адресата - в дательном падеже. Например:

Финансовое управление

Тамбовской области

Начальнику

бюджетного отдела

И.О. Фамилия

ул. Рахманинова, 2-а,

г. Тамбов,

392000

Письмо не должно содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывается.

При числе адресатов больше четырех составляется список рассылки, в котором указываются наименования организаций и их адреса.

Если письмо направляется в несколько однородных организаций или несколько органов администрации города, то их следует указывать обобщенно:

Руководителям

органов администрации

города Тамбова

Тамбовской области

Если письмо адресуется организации, в реквизите указывают ее наименование в именительном падеже, затем почтовый адрес:

Комитет финансов

администрации города

Тамбова Тамбовской области

ул. Советская, 38 Г,

г. Тамбов,

392002

В случае когда документ является ответным, первым (основным) адресатом указывается автор инициативного документа, на который дается ответ, вне значимости остальных адресатов.

5.3.4. Ко всем служебным письмам составляются заголовки. Заголовок должен четко и точно раскрывать содержание письма. Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4-5 строк.

5.3.5. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации - адресата.

Начинать письмо рекомендуется с обращения к адресату, которое печатается центрированным способом. В служебных письмах могут использоваться вступительные обращения, которые печатаются центрированным способом. Например:

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемая госпожа Захарова!

Уважаемый Николай Петрович!

При направлении писем по обобщенному адресу личное обращение к адресату не употребляется. Если письмо направляется в 2-4 адреса, оно также может не содержать обращения к адресату и начинаться непосредственно с текста. При необходимости личного обращения для каждого адресата печатается письмо с обращением к конкретному адресату и указанием всех адресатов рассылки в реквизите "Адресат", а экземпляр для регистрации - копия, не содержащая личного обращения.

Текст письма печатается на 2-3 интервала ниже обращения от границы левого поля. Первая строка каждого абзаца текста начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.

В первой части письма излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием для подготовки письма. В текст письма-ответа не включается ссылка на поступившее письмо ("На Ваше письмо от____ N _____"). Для ссылки на поступившее письмо в составе реквизитов бланка есть реквизит "Ссылка на дату и номер поступившего документа", куда вносятся сведения об инициативном письме. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Рекомендуется писать письма на одной странице. В целях сжатия текста в служебной переписке допускается использование общепринятых сокращений и официально установленных сокращений, известных адресату. Если в письме указываются наименования органов и организаций, допустимо использовать краткие наименования, утвержденные учредительным документом. При использовании сокращений необходимо соблюдать единообразие в пределах одного документа.

Текст служебного письма должен быть написан деловым стилем, излагаться четко, последовательно, кратко и убедительно. Слова диалектные, разговорные, устаревшие исключаются. Употребление профессионализмов (слов, свойственных людям какой-либо профессии) должно быть ограничено.

Точность и ясность изложения текста должна исключать его различное толкование. Текст ответа на обращение юридического лица не должен содержать служебной переписки с руководителями администрации города.

В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, направляем) или третьего лица единственного числа (администрация города направляет), т.к. должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации.

Форма изложения текста письма от первого лица единственного числа (прошу, направляю и т.д.) возможна в двух случаях:

- письмо оформляется за подписью главы администрации города;

- письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.

Вежливая форма обращения к адресату в деловой переписке предполагает использование местоимения "Вы", "Вам" с прописной буквы. В письмах, адресованных по вопросам, требующим особого внимания, в конце письма, под текстом может использоваться заключительная этикетная фраза "С уважением", после чего на отдельной строке оформляется подпись должностного лица. Заключительная этикетная фраза отделяется от названия должности запятой, при этом должность пишется с прописной буквы.

Например:

С уважением,

Заместитель главы администрации города

И.О. Фамилия"

                                 (подпись)

5.3.6. Отметка о приложении

Если письмо имеет приложение, упомянутое в тексте, отметка о приложении оформляется по следующей форме:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

В случаях, когда письмо имеет приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов и количества экземпляров каждого приложения. Например:

Приложение: 1. Типовая инструкция по делопроизводству на 15 л. в 1 экз.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о приложениях оформляют следующим образом:

Приложение: Положение о проведении городского конкурса вожатых и

приложение к нему, всего на 5 л. в 1 экз.

В тех случаях, когда приложение направляется не во все указанные в письме адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: Информация об итогах проверки работы по делопроизводству

на 3 л. в 1 экз., в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, количество листов можно не указывать.

При использовании в приложении речевой формулы "Прочие документы на ______л. в 1 экз."в случае большого объема указанных документов в экземпляре для регистрации допустимо заменить их копии подробной описью данных документов.

Если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель), то отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение: CD в 1 экз.

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, в обязательном порядке указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

5.3.7. Подпись

Служебные письма подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными им полномочиями. Не допускается вносить какие-либо изменения или дополнения в подписанные руководителем документы.

На основании резолюции исполнитель обязан определить правильность оформления реквизита "Подпись" (т.е. кем должно быть подписано письмо) и выбрать вид бланка.

Если резолюция не содержит конкретной информации по данному вопросу, следует руководствоваться следующими правилами:

- корреспонденция на имя главы администрации Тамбовской области, главы муниципального образования - председателя Тамбовской городской Думы Тамбовской области, руководителей федеральных правоохранительных, судебных органов и органов прокуратуры, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, председателя Тамбовской областной Думы подписывается главой администрации города или в его отсутствие - лицом, исполняющим обязанности главы администрации города;

- корреспонденция на имя заместителей главы администрации Тамбовской области, заместителей руководителей правоохранительных, судебных органов, заместителей (помощников) прокурора, заместителей председателей Тамбовской городской Думы Тамбовской области и Тамбовской областной Думы, руководителей правоохранительных и судебных органов районов подписывается заместителем главы администрации города, к компетенции которого относится рассматриваемый вопрос, если иное не оговорено в резолюции;

- корреспонденция на имя руководителей структурных подразделений администрации Тамбовской области, руководителей предприятий и организаций различных форм собственности подписывается руководителем органа администрации города, к компетенции которого относится рассматриваемый вопрос, если текст резолюции не содержит иного поручения.

5.3.8. В состав реквизита "Подпись" входят наименование должности лица, подписавшего документ, собственноручная подпись и ее расшифровка. Правила технического оформления реквизита "Подпись" определены в пункте 2.14.13. настоящей Инструкции.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует (командировка, отпуск, временная нетрудоспособность), то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности, или заместителем.

Не допускается изменение данных путем внесения исправлений "и.о.", "зам." машинописным способом или от руки.

5.3.9. Исполнитель

Письмо должно содержать отметку об исполнителе. Реквизит включает фамилию исполнителя, инициалы, а также телефон исполнителя. Исполнителем документа является тот работник, который составлял текст письма.

Инициалы имени, отчества, фамилия исполнителя и номер телефона печатаются на лицевой стороне последнего листа письма в нижнем углу от края левого поля листа. При оформлении документов за подписью главы администрации города - на оборотной стороне.

5.3.10. Виза.

Согласование служебного письма оформляется визой на документе. Требования к оформлению реквизита "Виза" подробно излагаются в пункте 2.14.10 настоящей Инструкции.

Документы, представляемые на подпись главе администрации города, визируются исполнителем документа, руководителем органа администрации города и заместителем главы администрации города по компетенции (иными заместителями главы администрации города, правовым управлением при наличии им поручений в резолюции).

Документы, представляемые на подпись заместителю главы администрации города, визируются исполнителем документа и руководителем органа администрации, ответственного за исполнение документа (правовым управлением при наличии поручения в резолюции).

При наличии соисполнителей и отсутствии информации от них в пакете документа соисполнители визируют ответ на документ, подготовленный ответственным исполнителем.

5.4. Сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо - служебное письмо, используемое для отправки документов, не имеющих адресной части.

Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о наличии приложения. Требования по оформлению реквизита "Приложение" в письмах определены в п. 5.3.6. настоящей Инструкции.

Без сопроводительного письма, согласно перечню рассылки, направляются правовые акты администрации города и протоколы совещаний. Однако, если указанные документы направляются по запросу судебных органов, прокуратуры и т.п., сопроводительное письмо обязательно.

6. Рассмотрение обращений граждан, подготовка и оформление писем-ответов

6.1. В администрации города рассматриваются индивидуальные и коллективные обращения граждан по вопросам сфер деятельности в пределах установленных полномочий, оказания государственных и муниципальных услуг, поступающие в письменной форме, в форме электронных сообщений, в форме устного личного обращения к должностному лицу во время приема граждан в администрации города, выездных приемов.

6.2. Последовательность действий при приеме, регистрации, обработке и исполнении обращений граждан разных видов определяется Порядком рассмотрения обращений граждан в администрации города Тамбова Тамбовской области, Положением об организации личного приема граждан в администрации города Тамбова Тамбовской области, положением об общественных приемных.

6.3. Делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства и возлагается в администрации города на управление делами администрации города, в органах администрации города - на муниципальных служащих, в обязанности которых входит данное направление работы.

6.4. Организацию работы по рассмотрению обращений граждан, поступивших в администрацию города, контроль за сроками их исполнения и правилами оформления, учет и анализ вопросов, содержащихся в обращениях, осуществляет управление делами администрации города.

6.5. Обязательными реквизитами письма-ответа на обращение гражданина, оформленного на бланке, являются: наименование организации-автора, справочные данные об организации, дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер, адресат, текст, подпись, отметка об исполнителе.

Заголовок к тексту ответа на обращение гражданина не составляется.

Все реквизиты оформляются по тем же правилам, что и реквизиты служебных писем (подраздел 5.3 настоящей Инструкции) с учетом определенных особенностей в части реквизитов "Адресат" и "Текст".

6.6. По результатам рассмотрения обращения, направленного в администрацию города Тамбова организацией в соответствии с п. 5. ст. 8 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", осуществляется подготовка ответа в два адреса: адресату, направившему обращение гражданина на рассмотрение в администрацию города Тамбова, и непосредственному заявителю.

При подготовке и оформлении ответа в первый адрес исполнитель руководствуется требованиями к оформлению служебных документов (раздел 5 Инструкции), при подготовке и оформлении ответа заявителю - положениями данного раздела.

6.7. При оформлении писем-ответов на обращения граждан, которые рассматривались по поручению главы администрации города, заместителя главы администрации города и оформлены на бланке органа администрации города или общем бланке администрации города, в реквизите "Адресат" указывается адрес получателя ответа - заявителя.

Например:

С.В. Неделько

ул. Бастионная, 24 Е, кв.57,

г. Тамбов, 392029

Письменный ответ на коллективное обращение направляется каждому заявителю, указавшему в обращении свою фамилию и почтовый адрес, если в

письме не оговорено, кому конкретно направить ответ.

Если от лица заявителя действует доверенное лицо (лицо, предъявившее нотариально удостоверенную доверенность или доверенность, приравненную к ней, в соответствии со статьей 185 Гражданского кодекса Российской Федерации), то ответ направляется по адресу, указанному в заявлении доверенного лица.

6.8. При оформлении писем-ответов на обращения граждан, поступившие по информационным системам общего пользования, в реквизите "Адресат" указывается адрес электронной почты заявителя.

Например:

В.И. Соловейко

Адрес электронной почты:

solov@tambov.nh.ru

Письменный ответ на коллективное обращение направляется каждому заявителю, указавшему в обращении адрес электронной почты, если в письме не оговорено, кому конкретно направить ответ.

6.9. При оформлении реквизита "Текст" ответ гражданину следует начинать с обращения к заявителю, которое печатается центрированным способом.

Если в письме не указано имя и отчество заявителя и узнать его не представляется возможным, допускается использовать в качестве обращения форму:

Уважаемый С.П. Коновалов!

или

Уважаемый заявитель!

6.10. При написании гражданам ответа рекомендуется использовать простые распространенные предложения, учитывать образование и социальное положение заявителя. В ответах гражданам следует использовать только общепринятые сокращения, которые использовались в обращении заявителей.

Текст ответа заявителю должен быть логичным и объективным, тон корректным. Факты, доказательства и заключения должны излагаться лаконично и ясно.

6.11. Направляемое гражданину письмо должно содержать исчерпывающие ответы на все поставленные в обращении вопросы.

Если исполнить обращение гражданина, по объективным причинам, в течение 30 дней невозможно, заявителю направляется промежуточный ответ с разъяснением о проведенной работе и указанием сроков окончательного решения поставленного вопроса.

6.12. Ответ гражданину (особенно содержащий отказ) обязательно должен быть мотивированным, то есть содержать ссылку на действующее законодательство или причины, по которым просьба заявителя не может быть удовлетворена.

Необходимо полнее разъяснять в ответе заявителю основанные на законодательстве пути и способы решения вопросов, порядок обжалования по подчиненности и в суде решений и действий должностных лиц. В случаях требований заявителей, не имеющих оснований по действующему законодательству, следует давать им подробные разъяснения ошибочности и неправомерности их просьб.

6.13. Письмо-ответ на обращение гражданина не должно содержать служебной переписки. В случае необходимости предоставления служебной информации главе администрации города, заместителю главы администрации города следует одновременно с проектом ответа гражданину подготовить служебную записку на имя руководителя.

7. Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения

7.1. К служебным документам ограниченного распространения относятся поступающие в администрацию города и её органы, а также изданные ими несекретные документы, ограничения на распространение которых и особые требования к обращению с которыми обусловлены служебной необходимостью.

Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение требований, предусмотренных действующим законодательством.

7.2. Ответственность за организацию правильного обращения с документами ограниченного распространения, обеспечение их учета, сохранности, санкционированного использования возлагается на руководителей органов администрации города и работников, в должностных инструкциях которых закреплено право работать с информацией ограниченного распространения.

7.3. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в том числе их прием, учет (регистрация), осуществляется уполномоченными должностными лицами в порядке, установленном для несекретных документов, с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе, иных правовых актах, устанавливающих порядок работы с конфиденциальной информацией.

7.4. При наличии в документе служебной информации ограниченного распространения в соответствии с законодательством Российской Федерации или в связи со служебной необходимостью на документах (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется гриф ограничения доступа к документу "Для служебного пользования" или "ДСП".

7.5. Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу лицевой стороны первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля, на обложке и титульном листе.

Ограничительная надпись "Для служебного пользования" или "ДСП" может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Например:

Для служебного пользования

Экз. N 1

7.6. Документы c ограничительной надписью "Для служебного пользования":

регистрируются (учитываются) вместе с другими несекретными документами. При этом к регистрационному номеру документа добавляется пометка "ДСП", а в регистрационной карточке документа производится запись "ДСП";

учитываются поэкземплярно в журналах учета или путем создания учетной формы для каждого носителя информации ограниченного доступа;

печатаются в служебном помещении, в котором выполнен комплекс мер по технической защите информации. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа указывается количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя документа, фамилия лица, напечатавшего документ, дата печатания документа, служебный телефон исполнителя документа.

Например:

Отп. - 2 экз. Экз. N 1 - в адрес Экз. N 2 - в дело Исп. Смирнов Отп. Иванов 01.02.2021 (4752)79-13-14

Отп. - 8 экз. Экз. N 1 - в дело Экз. N 2 - 8 - согласно списку рассылки Исп. и отп. Смирнов 01.02.2021 (4752)79-13-14

7.7. Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками передаются на регистрацию работнику, ответственному за их учет. Черновики уничтожаются ответственными работниками с отражением факта уничтожения в учетной форме.

7.8. При необходимости направления документов с ограничительной надписью "ДСП" в несколько адресов составляется список рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов.

Список рассылки подписывается руководителем органа администрации города, муниципального учреждения, предприятия, подготовившего проект документа.

7.9. Сканирование, копирование (тиражирование) документов с ограничительной надписью "ДСП" производится в условиях, исключающих несанкционированный доступ к сканируемым (копируемым) документам, и только с письменного разрешения руководителя соответствующего органа. При этом учитывается каждый экземпляр размноженных (копируемых) носителей информации ограниченного доступа.

Отметка о количестве и адресатах размноженных экземпляров и копий документов с пометкой "ДСП" вносится в журнал учета или учетную форму.

7.10. Направляемые для исполнения документы ограниченного распространения или их копии:

передаются работникам органов администрации города, муниципальных учреждений, предприятий под расписку;

пересылаются сторонним организациям фельдъегерской (специальной) связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями или доставляются нарочно работниками органов администрации города, имеющими допуск к информации ограниченного доступа;

не могут передаваться в электронном виде по незащищенным открытым каналам связи, в том числе посредством открытой электронной почты администрации города, информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", а также с использованием факсимильной связи.

7.11. Отправляемые документы, дела и издания с пометкой "ДСП" должны быть помещены в конверты или упакованы. Запрещается использовать конверты с прозрачными "окошками" для пересылки этих документов.

На конвертах (пакетах), в которых отправляются носители информации ограниченного доступа:

в правом верхнем углу проставляется пометка "ДСП", подпись лица, производившего конвертование, заверенная печатью администрации города, органа администрации города;

в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи, указываются элементы почтового адреса, наименование получателя и отправителя, номера вложенных документов с добавлением пометки "ДСП". Запрещается указывать фамилии и должности руководителей и работников, а также наименования структурных подразделений организации.

7.12. Служебная информация ограниченного распространения без санкции уполномоченного должностного лица не подлежит разглашению (распространению).

При получении письменного запроса от государственных органов, органов местного самоуправления, иных органов и организаций, а также граждан с просьбой об ознакомлении с информацией ограниченного распространения, решение об ознакомлении с ней заявителя принимает глава администрации города, заместитель главы администрации города по компетенции, руководитель органа, в котором находится данная информация.

Запросы с обоснованием и документы с разрешением на ознакомление с информацией ограниченного доступа приобщаются к соответствующему учетному делу.

7.13. Исполненные документы с грифом ограничения доступа к документу "ДСП" формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. Документы могут быть помещены в дела как отдельно, так и вместе с другими документами, не имеющими указанной пометки. При этом в правом верхнем углу обложки дела, в которое помещены такие документы, проставляется пометка "ДСП".

7.14. Документы, дела и издания с ограничительной надписью "ДСП", съемные машинные носители информации, содержащие информацию ограниченного распространения, должны храниться в служебных помещениях в надежно запираемых шкафах (сейфах).

7.15. Выданные с разрешения руководителя администрации города, органа администрации города для работы документы и дела с ограничительной надписью "Для служебного пользования" могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения задания, при условии полного обеспечения их сохранности и соблюдения правил хранения.

Работать с вышеуказанными документами вне служебных помещений строго запрещено.

7.16. Отобранные к уничтожению документы и дела с ограничительной надписью "ДСП", не имеющие исторической и научной ценности и утратившие практическое значение, уничтожаются по отдельному акту или могут быть включены в один акт о выделении к уничтожению вместе с другими служебными документами и делами. В учетных формах либо журнале учета делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.

7.17. Решение о снятии с документа грифа ограничения доступа к документу "ДСП" принимает должностное лицо, принявшее решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения.

Снятие грифа ограничения доступа к документу "ДСП" с направленного в администрацию города, орган администрации, муниципальное учреждение документа может быть произведено только по согласованию с организацией, создавшей документ.

При снятии грифа ограничения доступа к документу "ДСП" на документах, делах или изданиях, а также в регистрационной карточке делаются соответствующие пометки и уведомляются все адресаты, которым документ направлялся.

7.18. Порядок действий при утрате документов, содержащих информацию ограниченного доступа, изложен в п. 1.14 настоящей Инструкции.

На утраченные документы, дела и издания с пометкой "ДСП" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дело фонда.

7.19. Проверка наличия носителей информации ограниченного доступа проводится не реже одного раза в год работниками, ответственными за их учет и хранение, в архивном отделе - не реже одного раза в пять лет.

Результаты проверки оформляются актом, который утверждается руководителем соответствующего органа администрации города или заместителем главы администрации города по компетенции.

7.20. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также за нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, работники могут быть привлечены к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством Российской Федерации ответственности.

8. Требования к порядку прохождения и оформлению отдельных видов документов

8.1. Справка

8.1.1. Справки делятся на две группы: с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт.

8.1.2. Справки информационного характера отражают индивидуальные ситуации. Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки. Справки, направляемые по запросам, оформляются на общем бланке или с сопроводительным письмом, а представляемые внутри организации оформляются на чистом листе бумаги, но имеют те же реквизиты.

Дата, адресат, заголовок, текст, подпись - обязательные реквизиты этих двух разновидностей справок.

Заголовок справки может содержать период времени или дату, на которую приходятся приводимые в справке данные, например, справка "О подведении итогов конкурса в 2022 году". Справка должна объективно отражать состояние дел, поэтому ее составление требует тщательного сбора и проверки сведений и анализа полученных данных. В ней могут быть приведены таблицы, даваться приложения. Подписывает справку лицо, ее составлявшее и несущее ответственность за представленные данные.

8.1.3. Справки о подтверждении занимаемой должности, заработной плате и т.п., как правило, типовые и при их написании могут применяться унифицированные трафаретные бланки.

В тексте справки не допускаются архаичные обороты, содержащие ненужные слова типа "настоящая справка", "действительно учится" и т.д. На справке ставится дата ее выдачи. Текст справки заверяется подписью и печатью.

8.2. Докладные и объяснительные записки

8.2.1. Докладная записка готовится как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять определенное решение, поэтому ее текст четко делится на две части: первая - констатирующая (описательная), где излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, и вторая - где излагаются предложения, просьбы.

8.2.2. Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок.

8.2.3. Докладные записки, подаваемые руководителю органа администрации города, оформляются на простом листе бумаги по типу общего бланка. Подписывает внутреннюю докладную записку составитель.

Докладная записка, направляемая главе администрации города, оформляется на бланке органа администрации города или чистом листе бумаги в отсутствие у органа администрации города такового, в обязательном порядке визируется курирующим заместителем главы администрации города.

8.2.4. Объяснительные записки по содержанию можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ (план, отчет) и поясняющие содержание отдельных положений основного документа.

Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги и подписываются составителем.

8.3. Протокол

8.3.1. Протокол составляется на основании аудиозаписей, видеозаписей, стенограмм, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

В администрации города протоколы могут издаваться в полной или краткой форме.

8.3.2. В полной форме протокол, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной (приложение N 10).

Во вводной части указываются:

Председатель

Секретарь

Присутствовали (список лиц, присутствовавших на заседании (совещании) или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек).

Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечень рассматриваемых вопросов в порядке их значимости, докладчики по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабскими цифрами и его наименование начинается с предлога: "О" ("Об").

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Нумерация разделов должна соответствовать нумерации пунктов повестки дня.

Текст каждого раздела строится по схеме:

1. СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ.

2. СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ и т.д.

В разделе "СЛУШАЛИ" излагается содержание докладов по вопросам повестки дня или делается в тексте сноска "Текст доклада прилагается".

В разделе "ВЫСТУПИЛИ" дается запись всех выступлений по каждому вопросу повестки дня, в том числе вопросов к докладчику и ответов на них.

В разделе "РЕШИЛИ" излагаются принятые решения с указанием конкретных исполнителей, сроков исполнения, должностных лиц, ответственных за контроль исполнения.

При необходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.

8.3.3. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем.

8.3.4. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы совещаний, заседаний комиссий и др.

Датой протокола является дата заседания.

8.3.5. Копии протоколов или выписки из них (принятые решения) рассылаются или доводятся в электронной форме до заинтересованных организаций и должностных лиц в соответствии с указателем рассылки. Указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель, готовивший рассмотрение вопроса.

Копии протоколов при необходимости заверяются печатью администрации города "Для документов" и размещаются на электронном информационном ресурсе органа администрации.

8.3.6. Подлинники протоколов по месту их регистрации формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел органа администрации города и хранятся в органе администрации.

На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется гриф "Для служебного пользования".

8.3.7. Протоколы печатаются на общем бланке формата А4 и имеют следующие реквизиты:

Наименование документа - слово "Протокол" печатается от границ верхнего поля прописными буквами полужирным шрифтом N 14 и выравнивается по центру.

Вид заседания, совещания - печатается через 1 межстрочный интервал от предыдущего реквизита и выравнивается по центру.

Место проведения заседания, совещания - указывается, где (у какого руководителя) проводится совещание, и печатается через от края левого поля.

Дата протокола - оформляется цифровым способом и печатается от края левого поля на уровне предыдущего реквизита.

Номер протокола - проставляется у края правого поля на уровне места проведения заседания, совещания.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

8.3.8. Протоколы, подлежащие утверждению главой администрации города, имеют гриф утверждения, который располагается в правом верхнем углу и состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ" (без кавычек), расшифровки должности, фамилии, инициалов.

Протоколы заседаний совещательных органов, подлежащие утверждению главой администрации города, направляются для рассмотрения главе администрации города после проверки в управлении делами на соответствие требованиям оформления, что подтверждается проставлением штампа на обороте каждого листа протокола.

Если протокол служит основанием для издания распорядительного документа, в разделе "РЕШИЛИ" оформляется соответствующий пункт по схеме: "Поручить (кому) подготовить проект о/об...". Названный пункт может отсутствовать в протоколах комиссий, которым дано право подготовки проектов без письменного разрешения главы администрации города.

8.3.9. Протоколы совещаний (тематических, планерных), как правило, оформляются в краткой форме (приложение N 11).

В обязательном порядке протокол краткой формы содержит указание на рассматриваемый вопрос, дату, номер, протокольные поручения, сроки исполнения и ответственные лица.

При необходимости указываются участники совещания (заседания).

8.3.10. Форма оформления протокола определяется председательствующим на заседании (совещании), если иное не определено Положением о комиссии (совете).

8.4. Акт

8.4.1. Акты составляются, как правило, комиссиями - как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительными документами.

8.4.2. Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения.

Акты составляются в следующих типовых случаях:

- обследования, проверок работ и ревизий деятельности организаций и их вспомогательных служб;

- инвентаризации;

- расследования несчастных случаев, аварий;

- вручения призов и дипломов;

- проверок наличия и состояния дел и документов;

- проверок соблюдения штатно-сметной и финансовой дисциплины;

- техники безопасности и охраны труда;

- уничтожения печатей, штампов, утраты документов и во многих других случаях;

- приема, передачи (документов и др.).

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей), чаще всего акты составляются комиссиями, состав которых утверждается распорядительными документами. В необходимых случаях акты утверждаются руководителем организации (приложение N 12).

8.4.3. Акт оформляется на общем бланке или чистом листе бумаги. Дата и место составления, проставляемые на бланке акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события.

8.4.4. Обязательными реквизитами акта являются:

- наименование организации (от имени которой составляется акт) - автора документа;

- название вида документа /АКТ/;

- дата и регистрационный номер;

- место составления акта;

- гриф утверждения;

- заголовок к тексту;

- текст;

- подписи.

8.4.5. Наименование организации должно соответствовать учредительным документам и государственной регистрации. При оформлении в актах внутреннего использования и при чрезвычайных обстоятельствах допускается использовать сокращенное наименование организации.

8.4.6. Вид документа /АКТ/ пишется прописными буквами, может располагаться в центре или от границы левого поля.

8.4.7. Датой акта является дата его составления, а время события или факта, отраженного в документе, оговаривается в тексте. В актах финансовой ревизии и некоторых актах, служащих обоснованием чрезвычайных обстоятельств, месяц указывается словом (06 мая 2003 г.), в других случаях только цифрами - 06.05.2003. Индекс акта обычно состоит из порядкового номера.

8.4.8. Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу акта.

Гриф утверждения имеет два варианта:

- утверждение должностным лицом с указанием слова "УТВЕРЖДАЮ", должности, собственноручной подписи и ее расшифровки;

- утверждение распорядительным документом (постановлением, распоряжением, приказом). В этом случае указывается вид утверждающего документа в творительном падеже, ссылка на дату и номер документа:

Утвержден
постановлением администрации
города Тамбова Тамбовской области
_______________ N __________

При утверждении акта правовым документом данный пункт в постановлении (распоряжении) строится по схеме: "Утвердить акт обследования...(прилагается)". Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу со ссылкой на утверждающий документ. Текст акта составляется в соответствии с унифицированными формами, подписывается членами комиссии и не подлежит визированию руководителем органа администрации города.

8.4.9. Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом "АКТ", например: Акт списания материальных ценностей; Акт приема-передачи оргтехники, Акт об утрате документа и т.п. Содержание заголовка печатается через один межстрочный интервал.

8.4.10. Важнейший реквизит акта - его текст. Отдельные виды актов имеют унифицированные тексты, утвержденные или разработанные соответствующими ведомствами.

В тех случаях, когда нет утвержденной унифицированной формы акта, при оформлении реквизита "Текст" следует руководствоваться следующими требованиями:

- текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей);

- во вводной части акта указываются основания его составления, председатель и члены комиссии. (Если члены назначенной комиссии работают в других организациях, указывается полное наименование их должности и фамилии в алфавитном порядке);

- констатирующая часть обычно содержит сведения о проведенной работе, ее характере, сроках проведения и других установленных фактах, результатах проведенной работы;

- при необходимости допускается включать в акт заключительную часть, которая должна содержать решения, выводы или заключения комиссии, составившей его;

- информация в акте может быть представлена самостоятельными разделами и пунктами. Выводы и предложения по фактам также пишутся по пунктам.

8.4.11. Завершающая часть акта обязательно содержит информацию о количестве созданных экземпляров акта, которое определяется наличием заинтересованных в этом документе сторон или нормативными документами, регламентирующими его составление. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).

8.4.12. Текст акта завершают подписи председателя комиссии и всех составителей. При подписании должность перед фамилией не указывается.

8.4.13. При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, несогласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.

8.5. Договор (соглашение)

8.5.1. Подготовку проектов договоров (соглашений), одной из сторон которых является администрация города (далее - договоры), их согласование, своевременную передачу заключенных договоров в управление делами администрации города обеспечивают руководители органов администрации города, к компетенции которых относится предмет договора.

8.5.2. Проект договора за подписью руководителя органа администрации города подлежит обязательному согласованию с юридической службой данного органа администрации города.

8.5.3. Проект договора, предполагаемый к подписанию уполномоченным лицом администрации города и подготовленный органом администрации города или внесенный по принадлежности, должен быть завизирован руководителем данного органа администрации города и исполнителем документа, согласован с начальником правового управления администрации города, руководителем финансового органа администрации города (по вопросам, относящимся к функциям органа), а также с заместителем главы администрации города, курирующим то направление работы, в части которого составлен проект договора.

Проект направляется главе администрации города с сопроводительным письмом за подписью руководителя органа администрации города, инициировавшего данный документ, с указанием целесообразности его принятия.

8.5.4. Проект договора, поступивший в администрацию города от сторонних организаций, направляется главе администрации города и по его резолюции согласуется в установленном порядке.

При отсутствии в резолюции конкретного срока срок исполнения документа не должен превышать 10 дней.

8.5.5. Согласование проекта договора осуществляется в форме подписи должностного лица на последнем листе экземпляра договора, подлежащего хранению в управлении делами администрации города. Подпись включает указание фамилии и инициалов визирующего, даты визирования.

После согласования договор, подготовленный органом администрации города, подлежащий регистрации в администрацией города, предполагаемый к подписанию главой администрации города, прошивается, скрепляется печатью администрации города "Для документов" и представляется на подпись главе администрации города.

8.5.6. Проекты договоров, сформированных в подсистеме бюджетного планирования государственной интегрированной информационной системы управления общественными финансами "Электронный бюджет", предполагаемых к подписанию электронной подписью, подлежат визированию на бумажном носителе в порядке, установленном для согласования проектов (договоров).

После подписания договора главой администрации города проект на бумажном носителе передается для регистрации и хранения в управление делами администрации города.

8.5.7. Журнал учета и регистрации договоров выделяется в номенклатуре дел в отдельное делопроизводство, должен быть пронумерован, прошит и скреплен печатью.

Регистрация и учет договоров, подписанных главой администрации города, осуществляются управлением делами администрации города.

В каждом органе администрации города в журнале регистрации ведется учет договоров, подписанных руководителем данного органа в пределах своих полномочий, а также копий договоров, подготовленных органом администрации города за подписью главы администрации города и зарегистрированных в управлении делами администрации города.

8.5.8. Ответственность за ведение учета и хранение договоров (соглашений), подписанных главой администрации города, возлагается на управление делами администрации города.

Ответственность за ведение учета и хранение договоров (соглашений) по направлениям деятельности органов администрации города, подписанных руководителем органа администрации города, а также главой администрации города, уполномоченным им лицом, возлагается на орган администрации города, по направлению деятельности которого подписан договор.

8.5.9. Контроль за исполнением договоров (соглашений) осуществляет орган администрации города, подготовивший или внесший его.

8.5.10. Соглашения, заключаемые между органами местного самоуправления, подлежат размещению на официальном интернет-портале городского округа - город Тамбов в течение 7 рабочих дней со дня подписания документа.

Органы администрации города в срок не более 3 рабочих дней со дня подписания межмуниципального соглашения передают его в управление делами администрации города.

8.6. Телефонограмма, телеграмма

8.6.1. Телефонограмма используется для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения и т.п.).

Полученные телефонограммы, телеграммы передаются руководителю на рассмотрение незамедлительно.

8.6.2. Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем.

Особенностью этого вида документа является указание должности, инициалов и фамилии сотрудников, передающего и принимающего сообщение, номеров их телефона и указание времени приема телефонограммы. Поступившая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и отправляемая, за исключением собственноручной подписи.

Для передачи телефонограммы нескольким организациям к ней прилагается список адресатов и номеров телефонов.

Для записи телефонограмм целесообразно использовать специальные бланки.

Поступающие и отправляемые телефонограммы регистрируются в журнале по следующей форме:

Должность, фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму, и номер его телефона

Должность, фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму, и номер его телефона

Дата и время передачи телефонограммы

Текст телефонограммы, должность и фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма

Содержание резолюции

Способ доведения информации до исполнителя

8.6.3. Телеграммы визируют, подписывают, датируют в соответствии с общими требованиями, которые предъявляют к документам. Однако их составление имеет свои особенности.

Текст телеграммы составляется предельно кратким и печатается через два интервала прописными буквами без предлогов, союзов, местоимений, знаков препинания, если они не имеют смыслового значения и их отсутствие не искажает содержания. Знаки препинания (при необходимости их проставления) обозначаются сокращенными сочетаниями: ТЧК - точка, ЗПТ запятая, ВСКЛ - восклицательный знак, ДВТЧ - двоеточие, КВЧ - кавычки; текст телеграммы подписывается главой администрации города.

8.7. Положение, инструкция

8.7.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции администрации города.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

Положения и инструкции утверждаются главой администрации города в форме самостоятельных документов с грифом утверждения или путем издания постановления (распоряжения) об их утверждении.

8.7.2. Текст проекта положения (инструкции) печатается на стандартном листе формата А4 и излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Заголовок к тексту положения (инструкции) отвечает на вопрос "О чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кого?" (Должностная инструкция главного специалиста).

Констатирующей частью положения (инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (инструкции) может делиться на разделы, которые должны иметь названия, пункты и подпункты.

Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

8.8. Приказ

8.8.1. Приказ - правовой акт, издаваемый единолично руководителем органа власти, учреждения, предприятия в целях разрешения организационных, кадровых и иных вопросов их деятельности.

8.8.2. Руководители органов администрации города с правами юридического лица издают приказы по организации работы коллектива, связанной с исполнением функций органов администрации, определенных положениями о данных органах.

Приказы, издаваемые в органах администрации города, не должны дублировать предписаний, содержащихся в постановлениях и распоряжениях администрации города (приложение N 13).

8.8.3. Ответственность за качество подготовки издаваемого приказа несет руководитель органа администрации города, в котором приказ издан.

8.8.4. Юридическая служба органа администрации города, при согласовании проекта приказа должна определять целесообразность оформления данного вопроса приказом, соответствие проекта приказа действующему законодательству, отсутствие противоречий ранее изданным приказам.

8.8.5. Визы согласующих приказ проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта приказа или на отдельном листе согласования: после слова СОГЛАСОВАНО указываются должности и фамилии визирующих проект документа. Подпись при визировании проекта приказа сопровождается датой.

8.8.6. Под визами оформляется отметка о рассылке с указанием фамилий руководителей, которым рассылается экземпляр приказа.

Под отметкой о рассылке в левом нижнем углу оборотной стороны последнего листа приказа проставляется отметка об исполнителе (Ф.И.О. и номер телефона). Сведения о рассылке приказа могут оформляться на отдельном листе рассылки.

8.8.7. Приказ печатается на бланке органа администрации города и имеет следующие реквизиты:

- наименование органа;

- наименование вида документа - ПРИКАЗ;

- дата и номер приказа.

Дата оформляется цифровым способом, номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа:

- заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал;

- текст приказа состоит, как правило, из констатирующей (преамбулы) и распорядительной частей.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Распорядительная часть начинается словом "приказываю", которое печатается в продолжение текста констатирующей части прописными буквами.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются подразделения или конкретные должностные лица.

Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте приказа.

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

В последнем пункте распорядительной части приказа указывается должностное лицо, на которое при необходимости возлагается контроль за исполнением приказа в целом;

- подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, собственноручной подписи и расшифровки подписи (инициалы имени, фамилия). Приказы подписывает руководитель органа администрации города, а в его отсутствие - лицо, его замещающее.

8.8.8. Приказы выделяются в отдельное делопроизводство и нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.

Приказы доводятся до заинтересованных сотрудников органа администрации города, под роспись.

9. Организация документооборота и порядок прохождения документов

9.1. Организация документооборота

9.1.1. Движение документов в администрации города с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

9.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в администрации города, определяются Регламентом администрации города, Порядком рассмотрения обращений граждан в администрации города Тамбова, Положением об организации личного приема граждан в администрации города Тамбова, Положением о расширенных общественных приемных администрации города Тамбова и настоящей Инструкцией.

9.2. Учет количества документов

9.2.1. Учет количества документов, поступивших, созданных, отправленных за определенный период времени (год, квартал) проводится по месту регистрации документов. При учете объема документооборота подсчитывается количество документов выделенной группы. Учет количества документов производится по данным АСДиД "Гран-Док".

9.2.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.

9.2.3. Количество экспедиционно обработанных документов подсчитывается отдельно в управлении делами администрации города.

9.2.4. Результаты учета количества документов обобщаются управлением делами администрации города и представляются заместителю главы администрации города по компетенции.

9.3. Прием, регистрация и распределение поступающих документов

9.3.1. Доставка и отправка документов в администрации города осуществляются следующими видами связи: почтовой, фельдъегерской, курьерской, иными видами специальной связи, факсимильной, телеграфной, телефонной, посредством электронной почты, системы межведомственного электронного документооборота, через сайт администрации города Тамбова Тамбовской области, посредством федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)", региональный портал государственных и муниципальных услуг.

9.3.2. Прием, первоначальная обработка, регистрация и распределение документов, поступающих в администрацию города, производятся в централизованном порядке управлением делами администрации города. Специалистами управления делами администрации города проверяются правильность доставки, целостность упаковки входящих документов, включая приложения.

Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю.

Все конверты (бандероли), за исключением конвертов (бандеролей) с пометкой "Вручить лично", вскрываются. Конверт с пометкой "Вручить лично" вскрывается самим адресатом или уполномоченным им лицом.

Конверты (пакеты) с отметкой об ограничении доступа передаются работнику, в должностной инструкции которого предусмотрена обработка документов, содержащих сведения ограниченного доступа.

Не подлежат уничтожению конверты, пакеты и упаковки, в которых поступили обращения граждан, организаций и иные документы без указания даты, а также в случаях, если документ поступил позже указанного в тексте документа срока исполнения, даты мероприятия или при большом расхождении между датами подписания и получения документа.

При повреждении конверта, отсутствии документов или приложений к ним составляется акт в 2-х экземплярах: один экземпляр высылается отправителю, второй приобщается к входящему документу и передается на регистрацию и предварительное рассмотрение.

На оборотной стороне поврежденного документа делается отметка "Документ получен в поврежденном виде", фамилия специалиста, число, месяц, год.

О получении подозрительного почтового отправления докладывается руководителю.

9.3.3. Все поступившие в администрацию города, органы администрации города документы распределяются на документы, регистрируемые службами делопроизводства, и документы, не подлежащие регистрации.

Не подлежат регистрации коммерческие предложения, поступившие в администрацию города и в органы администрации города. Состав, не подлежащих регистрации документов, определяется специальным перечнем (приложение N 14).

9.3.4. Регистрации подлежат служебные документы, имеющие установленные реквизиты оформления, в том числе наименование или бланк организации (должностного лица), дату и регистрационный номер, указание адресата, подпись или печать и другие реквизиты. Регистрация входящих и исходящих документов осуществляется один раз независимо от способа доставки документа.

Служебные документы, подготовленные и оформленные с нарушением установленных требований, подлежат возврату в органы администрации города, организации, учреждения и предприятия, направившие их.

9.3.5. Все документы, поступившие в администрацию города после 16.30, регистрируются в управлении делами администрации города следующим днем. Срочные документы регистрируются и передаются по назначению незамедлительно.

Запросы депутатов Государственной Думы Российской Федерации, Тамбовской областной Думы, Тамбовской городской Думы Тамбовской области регистрируются в день поступления.

Уведомление о проведении публичного мероприятия (митинга, пикета, шествия, демонстрации, собрания), регистрируется в день поступления, при условии его подачи не позднее 17.00, и передается для доклада главе администрации города.

9.3.6. Служебные документы, адресованные главе администрации города, заместителям главы администрации города, а также без указания конкретного лица или органа администрации города предварительно рассматриваются в управлении делами администрации города.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения главой администрации города, заместителями главы администрации города и на направляемые непосредственно в органы администрации города или ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного распределения обязанностей.

При поступлении повторных обращений по вопросам, первично рассмотренным заместителями главы администрации города, в случае неудовлетворенности заявителя результатами первичного рассмотрения обращения, повторные обращения подлежат представлению на рассмотрение главе администрации города.

9.3.7. Корреспонденция надзорных и правоохранительных органов, телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема и после регистрации незамедлительно передаются на рассмотрение главе администрации города или заместителям главы администрации города.

9.3.8. Документы на иностранных языках, поступившие в администрацию города, после регистрации в управлении делами администрации города передаются в орган администрации по компетенции для перевода и последующей передачи на рассмотрение руководителю.

9.3.9. Телефонограммы, факсограммы, поступившие на имя главы администрации города, принимаются и регистрируются специалистами управления делами администрации города и передаются главе администрации города. После рассмотрения главой администрации города они передаются исполнителям с обязательной отметкой в журнале регистрации данных документов.

Телефонограммы, факсограммы за подписью заместителей главы администрации города и присланные им учитываются помощниками заместителей главы администрации города.

Телефонограммы, факсограммы за подписью руководителей органов администрации города, отправляемые или присланные в органы администрации города, в обязательном порядке регистрируются ответственными за делопроизводство в органах администрации города.

Телеграммы, поступившие на имя главы администрации города, принимаются и регистрируются работниками управления делами и незамедлительно передаются главе администрации города, заместителям главы администрации города.

9.3.10. В целях более квалифицированной и своевременной защиты интересов администрации города исковые заявления после их регистрации незамедлительно направляются в правовое управление администрации города.

В правовое управление администрации города после регистрации передаются также решения Тамбовской городской Думы и документы по вопросам нормотворческой деятельности для подготовки проектов поручений.

9.3.11. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно органам администрации города или муниципальным служащим администрации города.

9.3.12. Документы внутренней переписки регистрируются в органах администрации города, подготовивших данные документы.

Внутренняя переписка органов администрации города, а также направление информации в качестве соисполнителей осуществляется в электронном виде.

Передача внутренних документов из одного органа в другой и сторонние организации осуществляется непосредственно лицами, ответственными за делопроизводство в органах администрации города.

Последующая работа в органах администрации города с полученными внутренними документами проводится в соответствии с установленным порядком работы с документами.

Зарегистрированные в органах администрации города внутренние документы, адресованные руководителям других органов администрации города, могут также передаваться через управление делами администрации города. При этом в журналах выдачи документов управлением делами администрации города учитываются только документы с регистрационными номерами управления делами администрации города.

9.4. Организация передачи документов на исполнение и порядок их прохождения

9.4.1. Все документы, зарегистрированные в управлении делами администрации города и рассмотренные главой администрации города и заместителями главы администрации города, направляются исполнителям только через управление делами администрации города.

Документы подлежат передаче на исполнение в течение 1-2-х дней.

Запросы органов прокуратуры, документы с ограниченными сроками исполнения выделяются при экспедиционной обработке отдельным потоком с отметкой "срочно".

Срочные документы передаются на исполнение незамедлительно, при необходимости с использованием электронных видов связи.

Документы с резолюциями "Для сведения", "Для работы", "Для учета в работе", "Для использования в работе" подлежат рассылке в электронном виде без пометки "Подлежит возврату". Подлинник документа с поручением и отметкой о дате и времени его рассылки подшивается "в дело".

9.4.2. Ошибочно поступившая в орган администрации города корреспонденция незамедлительно возвращается в управление делами администрации города.

9.4.3. Руководители органов администрации города организуют работу с поступившими документами, обеспечивают оперативное рассмотрение документов и подготовку ответных документов, контролируют качество и своевременность исполнения поручений.

9.4.4. Исполненные в соответствии с резолюцией документы передаются на подпись и визирование через управление делами администрации города и направляются в почту главы администрации города, заместителей главы администрации города только при комплектности пакета исполненного документа.

Ответы на запросы прокуратуры, правоохранительных и надзорных органов, подготовленные за подписью руководителя администрации города, в случае если они представлены менее чем за 3 рабочих дня до направления адресату, принимаются управлением делами администрации города при наличии виз всех согласующих лиц. Виза оформляется в соответствии с подпунктом 5.3.10. настоящей Инструкции.

9.4.5. Управление делами администрации города осуществляет проверку поступивших документов на правильность оформления реквизитов и комплектность пакета документов и переадресует их главе администрации города или уполномоченному главой администрации города заместителю главы администрации города. В случае некомплектности представленных документов или неправильного оформления документов они возвращаются ответственному исполнителю на доработку.

9.4.6. Проверку в исполненных документах реквизита "текст" на правильность оформления и отсутствие грамматических ошибок осуществляют:

- в документах, подготовленных за подписью руководителя органа администрации города, - исполнитель документа и специалисты общего отдела соответствующего органа администрации города или другое уполномоченное руководителем органа администрации города лицо;

- в документах, подготовленных за подписью заместителя главы администрации города, - исполнитель документа и помощник заместителя главы администрации города;

- в документах, подготовленных за подписью главы администрации города, - исполнитель документа, помощник заместителя главы администрации города, помощник главы администрации города.

9.4.7. После рассмотрения главой администрации города, заместителями главы администрации города исполненных согласно поручению документов незаконченные производством документы передаются в подразделение, продолжающее работу по данному вопросу.

При продлении сроков исполнения обращения исполнитель несет ответственность за своевременное информирование заявителя о ходе рассмотрения обращения.

9.4.8. Служебные документы с резолюцией "В дело" направляются для экспедиционной обработки в управление делами администрации города. Документы, требующие направления ответа, подлежат обработке в течение одного рабочего дня. Срок формирования документов, законченных делопроизводством, - два рабочих дня.

9.4.9. Помощники главы администрации города, заместителей главы администрации города в пределах своей компетенции на всех этапах прохождения документов проверяют правильность предоставленной информации о выполнении поручений, полноту решений поставленных вопросов, анализируют возможность снятия документа (поручения), обращения с контроля или необходимость постановки его на дополнительный контроль.

9.5. Организация обработки и передачи отправляемых документов

9.5.1. Документы, отправляемые управлением делами администрации города, передаются почтовой, курьерской, факсимильной, телеграфной, телефонной связью, посредством электронной почты.

Обработка служебных документов за подписью главы администрации города, заместителей главы администрации города, а также писем за подписью руководителей органов администрации города, оформленных на общем бланке письма администрации города, для отправки почтовой связью осуществляется управлением делами администрации города.

Служебные документы за подписью руководителей органов администрации города обрабатываются и отправляются лицами, ответственными за делопроизводство в органах администрации города.

9.5.2. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться, как правило, в день их подписания, но не позднее следующего рабочего дня.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или начальника управления делами администрации города.

Законвертованная корреспонденция вносится в журнал учета организационно-распорядительных документов, рассылаемых почтовыми отправлениями (реестр) и в зависимости от степени срочности доставки отправляется фельдъегерской или почтовой связью.

Документы, адресованные гражданам, отправляются только через почтовые отделения связи.

9.5.3. С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.

Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации.

9.5.4. При передаче текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего органа администрации города;

- факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

- запрещается передавать текст документа с пометкой "Для служебного пользования".

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в органах администрации города, осуществляется руководителями органов администрации города.

9.5.5. Отправка инициативных документов администрации города осуществляется управлением делами администрации города после проверки правильности их оформления и регистрации в установленном порядке. Неправильно оформленные документы к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям для исправления.

Инициативные письма, подписанные главой администрации города, заместителями главы администрации города, подлежат отправке после регистрации в АСДиД "Гран-Док". При наличии в письме запроса информации документ ставится на контроль в управлении делами администрации города.

9.5.6. При отправке письма одного и того же содержания по списку рассылки исполнителем в управление делами администрации города передается необходимое количество подписанных экземпляров.

Исходящему документу одного и того же содержания, направляемому в несколько адресов, присваивается один регистрационный номер.

9.5.7. Документы, не содержащие реквизитов, необходимых для отправки (за исключением постановлений и распоряжений администрации города, решений коллегий администрации города и протоколов совещаний), принимаются к отправке только с сопроводительным письмом, содержащим правильно оформленную ссылку на приложение.

10. Организация контроля исполнения документов в администрации города

10.1. Контроль исполнения служебных документов и обращений граждан, сроки исполнения

10.1.1. Контролю в администрации города подлежат зарегистрированные служебные документы и обращения граждан, протокольные поручения и постановления (распоряжения).

10.1.2. Контроль за качеством исполнения документов обеспечивают глава администрации города, его заместители, помощники руководителей администрации города, руководители органов администрации города.

Контроль за сроками исполнения документов осуществляет управление делами администрации города, службы делопроизводства органов администрации города.

10.1.3. Контроль за сроками рассмотрения письменных и устных обращений граждан осуществляется в порядке и сроки, установленные Порядком рассмотрения обращений граждан в администрации города, Положением об организации личного приема граждан в администрации города Тамбова.

10.1.4. Контроль исполнения документов включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

10.1.5. Предупреждающий контроль сроков исполнения документов осуществляется службами делопроизводства органов администрации города, управлением делами администрации города, помощниками главы администрации города, заместителей главы администрации города посредством электронной почты на основании сведений АСДиД "Гран-Док".

10.1.6. При постановке документа на контроль на верхнем поле в правом верхнем углу документа делается отметка о контроле, которую обозначают словом или штампом "Контроль".

На документах, находящихся на контроле у главы администрации города Тамбова, делается отметка о контроле "Особый контроль".

10.1.7. Исполнители и сроки исполнения служебных документов определяются в резолюции. Исполнитель, указанный в поручении главы администрации города, заместителя главы администрации города первым, является ответственным исполнителем, организует работу по исполнению поручения и несет ответственность за его исполнение.

10.1.8. При направлении исполненного документа на рассмотрение главе администрации города, заместителям главы администрации служба делопроизводства органа администрации города обеспечивает проставление штампа, в котором должны быть указаны календарные дни, в течение которых исполнен документ, а также проставлена подпись руководителя органа администрации, ответственного за исполнение документа.

10.1.9. Помощники заместителей главы администрации города, после проверки качества подготовленного органом администрации города ответа, проставляют штамп с отметкой о согласовании и передают документ на подпись руководителю.

10.1.10. При несвоевременном исполнении или неисполнении документа работником органа администрации руководитель органа администрации города по итогам месяца предоставляет в управление муниципальной службы, кадров и противодействия коррупции администрации города предложение о мерах взыскания к работнику, допустившему нарушение.

При несвоевременном предоставлении информации, ставшим причиной нарушения общего срока исполнения, или некачественной подготовке документа соисполнителем руководитель органа администрации города, ответственного за подготовку обобщенного ответа, вправе внести заместителю главы администрации города по компетенции предложения о снижении премии лицам, допустившим нарушения.

10.1.11. Дата исполнения документа указывается в резолюции руководителя и фиксируется в регистрационно-контрольной карточке (далее - РКК) АСДиД "Гран-Док".

10.1.12. При необходимости изменения срока исполнения служебного документа ответственный исполнитель представляет на имя главы администрации города или его заместителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3 дней до истечения этого срока.

О всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует соответствующую контролирующую службу для внесения изменений в РКК.

10.1.13. Сроки исполнения документов исчисляются в днях: поступивших из федеральных органов государственной власти, администрации Тамбовской области, Тамбовской областной Думы, Тамбовской городской Думы, органов исполнительной власти области, организаций и от граждан - с даты их регистрации, внутренних - с даты подписания (утверждения) документа.

Примеры типовых резолюций с указанием сроков исполнения изложены в п. 2.14.12. настоящей Инструкции.

10.1.14. Сроки исполнения поручений, данных на совещании, определяются протоколом.

10.1.15. Документы, требующие направления ответа заявителю, предоставляются ответственным исполнителем в управление делами администрации города не позднее чем за 7 дней до истечения общего срока исполнения (30 дней со дня регистрации).

В случае, если последний день установленного законом срока рассмотрения или переадресации обращения приходится на нерабочий (выходной, праздничный) день, днем окончания срока считается следующий за ним рабочий день.

В исключительных случаях, при необходимости запроса дополнительной информации, требующейся для рассмотрения обращения, глава администрации города либо уполномоченное им на то лицо вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив об этом заявителя, направившего обращение.

10.1.16. Сроки направления ответов:

- по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы (депутатскому запросу) - не позднее чем через 30 дней со дня получения;

- на парламентский запрос - не позднее чем через 15 дней со дня получения парламентского запроса;

- по запросу Тамбовской областной Думы - не позднее чем через 15 дней со дня его получения;

- на запрос депутата, группы депутатов Тамбовской областной Думы, запрос депутата Тамбовской городской Думы - не позднее чем через 30 дней со дня его получения.

Ответ на запрос депутат может быть направлен в иной срок, определенный в резолюции главы администрации города или по согласованию с инициатором запроса.

10.1.17. Срок исполнения документов, поступивших из государственных, судебных органов или прокуратуры, может быть продлен только по согласованию с названными органами.

10.1.18. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

10.1.19. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.

Исполненные документы, имеющие штамп "Подлежит возврату", предоставляются исполнителем в управление делами администрации города.

10.1.20. Датой исполнения документа является дата отправки ответа заявителю или дата списания "в дело" ответа, полученного от исполнителя.

10.1.21. Снятие документа с контроля осуществляет глава администрации города или заместитель главы администрации города, первично рассматривавший документ. Документы с резолюцией главы администрации города заместителю главы администрации города "Для поручений и контроля за исполнением" рассматривает и закрывает "в дело" уполномоченный поручением главы администрации города заместитель главы администрации города.

10.1.22. Документы с резолюцией "Для сведения", "Для работы" управление делами администрации города снимает с контроля после направления исполнителю документа по электронной почте.

10.1.23. Документы с резолюцией "В дело комитета (управления) для работы" закрываются "в дело" соответствующего органа администрации города.

10.1.24. Обращения о выдаче копий правовых актов администрации города, справок, других документов при подтверждении заявителем получения документа собственноручной записью на обращении закрываются "в дело" после исполнения резолюции без предоставления дополнительной информации руководителю, давшему поручение.

Обращение, результатом рассмотрения которого становится принятие постановления, закрывается "в дело" принятым распорядительным актом.

Материалы проверок УМВД и других правоохранительных органов, по которым составлены протоколы об административных правонарушениях, закрывают в дело комитета (управления) на основании решения о возбуждении дела об административном правонарушении.

10.1.25. Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении; отметка "в дело"; номер дела, в котором будет храниться документ; дата; подпись исполнителя или руководителя органа администрации города, в котором исполнен документ.

10.1.26. Управление делами администрации города ежемесячно анализируют ход исполнения документов и поручений и информирует о нарушении сроков и порядка их рассмотрения заместителей главы администрации города по компетенции, управление муниципальной службы, кадров и противодействия коррупции администрации города.

Отчет об исполнении документов и поручений ежеквартально направляется главе администрации города.

10.1.27. При увольнении заместителя главы администрации города его помощник передает документы, находящиеся на исполнении у заместителя главы, в управление делами администрации города.

При смене руководителя органа администрации составляется акт приема-передачи документов и дел (приложение N 16).

В целях организации контроля за исполнением документов и поручений помощник вновь назначенного заместителя главы администрации города обеспечивает его ознакомление с документами.

Вновь назначенного руководителя органа администрации служба делопроизводства органа администрации знакомит с документами и поручениями, которые находятся на исполнении в органе администрации.

10.2. Контроль исполнения правовых актов администрации города

10.2.1 Контроль за сроками исполнения органами администрации города, муниципальными учреждениями и предприятиями постановлений (распоряжений) администрации города обеспечивает управление делами администрации города, контроль за качеством исполнения - заместитель главы администрации города или руководитель органа администрации города, на которых возложен контроль за исполнением постановления (распоряжения) (далее - контролер).

10.2.2. Порядок осуществления контроля:

- на каждый правовой акт, поставленный на контроль, посредством АСДиД "Гран-Док" формируется карточка внутреннего контроля, которая направляется ответственному исполнителю с указаниями срока предоставления информации. Если поставленное на контроль постановление (распоряжение) не содержит конкретных сроков исполнения, срок предоставления информации определяется контролером;

- ответственный исполнитель в соответствии с запросом, указанным в карточке внутреннего контроля, не позднее срока, указанного в карточке, предоставляет в управление делами администрации города информацию об исполнении (о ходе исполнения) постановления, которая оформляется на оборотной стороне карточки внутреннего контроля за подписью руководителя органа администрации города, муниципального учреждения, муниципального унитарного предприятия;

- управление делами администрации города проводит сопоставительный анализ поручений и представленной по их исполнению информации и в случае предоставления полной, исчерпывающей информации по указанным в карточке внутреннего контроля пунктам направляет представленные документы контролеру;

- контролер принимает решение о переносе сроков исполнения постановления или снятии документа с контроля.

В случае, если контроль за исполнением постановления (распоряжения) возлагается на руководителя органа администрации города, вносившего проект, заключение о продлении срока исполнения, снятии с контроля осуществляется курирующим заместителем главы администрации города.

10.2.3. Срок исполнения, установленный в постановлении (распоряжении), продлевается только на основании соответствующего постановления (распоряжения).

Подготовка проекта правового акта администрации города, предусматривающего изменение срока поручения, осуществляется после согласования главой администрации города соответствующей служебной записки.

10.2.4. Все изменения о сроках исполнения поставленных на контроль постановлений (распоряжений) учитываются управлением делами администрации города.

Анализ исполнения постановлений администрации города осуществляется управлением делами администрации города ежеквартально и предоставляется главе администрации города.

11. Особенности организации работы администрации города по рассмотрению протестов и представлений прокуратуры, запросов, решений и предписаний правоохранительных, надзорных и контролирующих органов,

11.1. Протесты, представления, запросы прокуратуры, решения и предписания Управления Федеральной антимонопольной службы по Тамбовской области подлежат регистрации в управлении делами администрации города в установленном порядке.

Поступившие непосредственно в органы администрации города протесты, представления, запросы прокуратуры, решения и предписания Управления Федеральной антимонопольной службы по Тамбовской области подлежат передаче в управление делами администрации города без сопроводительного письма и исполняются после рассмотрения главой администрации города по его резолюции.

11.2. Протесты прокуратуры на правовые акты, принятые администрацией города Тамбова (далее - протест), рассматриваются в следующем порядке:

11.2.1. Поступивший в администрацию города протест после его регистрации в управлении делами администрации города незамедлительно направляется главе администрации города.

11.2.2. Протест с поручением главы администрации города о рассмотрении не позднее рабочего дня, следующего за днем его получения, направляется в правовое управление администрации города, орган администрации города, подготовивший проект правового акта администрации города, на который принесен протест.

11.2.3. Орган администрации города в 3-дневный срок со дня получения протеста (если обстоятельства не требуют сокращения срока его рассмотрения) обязан рассмотреть протест и направить в правовое управление администрации мотивированное заключение по существу затронутых в протесте вопросов. В случае необходимости начальник правового управления администрации города вправе установить сокращенный срок для рассмотрения протеста и подготовки мотивированного заключения.

11.2.4. В случае, если орган администрации города, на рассмотрение которому был направлен протест, считает, что указанный протест не подлежит удовлетворению, данный орган администрации города направляет в правовое управление администрации мотивированное заключение, которое должно содержать следующие сведения:

- предмет регулирования правового акта администрации города, на который принесен протест, и его соответствие полномочиям администрации города или предметам совместного ведения администрации города и области, установленным действующим законодательством (с указанием конкретных статей, частей, пунктов, подпунктов или других структурных единиц нормативных правовых актов);

- состояние нормативного регулирования в сфере общественных отношений, для урегулирования которых был принят правовой акт, на который принесен протест, и обоснование необходимости указанного правового акта главы администрации города;

- правовую оценку доводов, изложенных в протесте;

- иные обстоятельства, имеющие значение для надлежащего рассмотрения протеста.

К мотивированному заключению прилагаются копии документов, подтверждающих законность правового акта администрации города, на который принесен протест.

11.2.5. В случае, если орган администрации города, на рассмотрение которому направлен протест, считает, что указанный протест подлежит полному (частичному) удовлетворению, одновременно с направлением в правовое управление администрации города мотивированного заключения, указанного в подпункте 11.2.4 настоящей Инструкции, руководитель данного органа администрации города вносит главе администрации города согласованный в установленном порядке проект правового акта администрации города о внесении соответствующих изменений в правовой акт администрации города, на который принесен протест, либо о его отмене.

11.2.6. Правовое управление администрации города осуществляет правовую оценку протеста, а также доводов, содержащихся в мотивированном заключении, предоставленном органом администрации города, и согласовывает соответствующий проект ответа на протест.

11.2.7. Подготовленный проект ответа на протест должен быть завизирован заместителем главы администрации города, согласно распределению обязанностей между главой администрации города и заместителями главы администрации города, и направлен главе администрации города для подписания.

11.2.8. Ответ на протест подписывается главой администрации города. Подписание ответа на протест другими должностными лицами не допускается, за исключением случаев официальной передачи главой администрации города его полномочий другому лицу или наделения ими другого лица в порядке, установленном действующим законодательством. В этих случаях к ответу на протест прилагается заверенная надлежащим образом копия соответствующего правового акта и (или) доверенности.

11.2.9. Срок рассмотрения протеста не может превышать 10 дней с момента его поступления в администрацию города.

11.2.10. О результатах рассмотрения протеста правовое управление администрации города информирует орган администрации города, готовивший мотивированное заключение на протест.

11.3. Представления прокуратуры об устранении нарушений закона, направленные в администрацию города (далее - представление), рассматриваются в порядке, установленном для рассмотрения протестов, за исключением сроков рассмотрения и с учетом требований, содержащихся в представлении.

Представление подлежит рассмотрению в срок, не превышающий месяца со дня его поступления в администрацию города. Конкретные сроки подготовки соответствующих документов в ходе рассмотрения представления устанавливаются начальником правового управления администрации города.

11.4. Предупреждения, требования и запросы прокуратуры, поступившие в администрацию города, подлежат обязательному рассмотрению в установленные действующим законодательством сроки, если сроки не указаны в самом запросе.

11.5. Решения и предписания Управления Федеральной антимонопольной службы по Тамбовской области, поступившие в администрацию города (далее - решения и предписания), рассматриваются в порядке, установленном для рассмотрения протестов, за исключением сроков рассмотрения и с учетом требований, содержащихся в решениях и предписаниях.

Решения и предписания подлежат рассмотрению в установленные ими сроки. Конкретные сроки подготовки соответствующих документов в ходе рассмотрения решений и предписаний устанавливаются правовым управлением.

11.6. Запросы, поступающие в соответствии с законодательством Российской Федерации из правоохранительных органов, исполняются в указанный в запросе срок, а если срок не установлен - в течение 30 дней. В случае, если запрашиваемая информация не может быть предоставлена в указанный в запросе срок, инициатору запроса в 3-дневный срок должен быть направлен ответ о невозможности его исполнения в срок с указанием причин, а также возможного срока исполнения запроса.

11.7. Предоставление документов администрации города и ее органов на основании постановлений о производстве выемки или обыска производится в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в случаях, предусмотренных федеральными законами, и производится с письменного разрешения главы администрации города.

12. Обеспечение сохранности документов, печатей, штампов и их использование

12.1. Формирование и хранение дел до передачи их в архив осуществляется соответствующим структурным подразделением и(или) службой делопроизводства органа администрации города.

12.2. Документы источников комплектования архива, отнесенные к муниципальной собственности, до передачи на постоянное хранение в архив, временно, в пределах сроков, установленных Федеральным архивным агентством, хранятся в органах администрации города.

12.3. Функции по ведению архивного делопроизводства определяются должностной инструкцией муниципального служащего, утвержденной постановлением администрации города в установленном порядке.

Ответственный за ведение архивного делопроизводства совместно с руководителем органа администрации города несет ответственность за:

- несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;

- утрату и несанкционированное уничтожение документов;

- нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.

12.4. Документы и дела, находящиеся на оперативном хранении, предоставляются работникам администрации города как для работы в архивном помещении, так и во временное пользование вне архивного помещения, на рабочее место, с письменного или устного согласия заместителя главы администрации города, руководителя органа администрации города, рассматривавшего документ.

Выдача документов, списанных "в дело" и хранящихся в управлении делами администрации города, для дальнейшей работы осуществляется с разрешения начальника управления делами администрации города.

На выданное дело заводится лист-заменитель установленной формы (приложение N 15).

Дела могут выдаваться во временное пользование на срок не более одного месяца.

12.5. Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения заместителя главы администрации города по компетенции с составлением акта о выдаче дел во временное пользование.

12.6. Выдача документов на руки автору или адресату допускается в исключительных случаях, в связи со срочностью решения вопросов, поставленных в документах.

Выдача документов производится под роспись получателя при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.

12.7. Изъятие (выемка) документов администрации города производится на основании постановления о выемке документов и письменного поручения главы администрации города или лица, уполномоченного главой администрации города, с извещением руководителя органа администрации города, документы которого изымаются.

Факт изъятия (выемки) документов фиксируется в протоколе (акте) изъятия (выемки) документов, который составляется не менее чем в двух экземплярах и подписывается уполномоченными представителями организации и администрации города. К протоколу (акту) прилагается опись (реестр) изъятых документов (дел).

При изъятии подлинников документов в дело помещается заверенная в установленном порядке копия документа, на обороте которой указывается основание изъятия подлинника, срок возврата, дата и подпись работника, ответственного за формирование и/или хранение дела.

Акты и другие документы, на основании которых произведено изъятие (возвращение) документов, включаются в дело фонда.

12.8. Дела с момента их заведения в делопроизводстве и до сдачи в архив или уничтожения должны храниться в рабочих комнатах или в специально приспособленных закрывающихся помещениях, шкафах, сейфах, в службе делопроизводства - в шкафах, на стеллажах.

Дела должны располагаться вертикально, корешками наружу, предохраняться от пыли и воздействия солнечного света. Последовательность расположения дел на полке должна соответствовать последовательности заголовков по номенклатуре дел для обеспечения визуального контроля их наличия и быстрого поиска. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре дел.

12.9. Учет, использование, хранение печатей и штампов, факсимиле, необходимых для документационного обеспечения деятельности администрации города, производятся в соответствии с Порядком учета, использования, хранения, передачи и уничтожения печатей и штампов в администрации города.

12.10. В целях установления фактического наличия документов и дел делопроизводителями структурных подразделений и (или) службами делопроизводства органов администрации города должны проводиться проверки условий хранения документов, наличия и состояния документов и дел:

перед передачей документов в архив;

при перемещении дел;

при смене руководителя структурного подразделения, руководителя службы делопроизводства (делопроизводителя) органа администрации города;

при реорганизации и ликвидации органа администрации города.

По итогам проверки составляется акт проверки, в котором фиксируются все обнаруженные недостатки в состоянии дел. Акты проверки представляются заместителю главы администрации города по компетенции.

12.11. При обнаружении отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел, руководителем органа администрации города (структурного подразделения органа администрации города), в котором проводилась проверка, принимаются меры по их розыску. В случае если розыск дел не дает результата, составляется справка о причинах их отсутствия, которая подписывается руководителем органа администрации города (структурного подразделения органа администрации города), и представляется в службу делопроизводства.

12.12. Факт утраты дела (дел) фиксируется в акте, составляемом и подписываемом руководителем службы делопроизводства, руководителем органа администрации города (структурного подразделения органа администрации города) или уполномоченным им лицом в двух экземплярах (при утрате дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения или в трех экземплярах (при утрате дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения или постоянного хранения). По одному экземпляру акта хранится в службе делопроизводства и структурном подразделении органа администрации города; при утрате дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения или постоянного хранения экземпляр акта представляется в архив при передаче дел на архивное хранение.

Одновременно с этим принимаются меры по замещению утраченного документа его копией.

12.13. При реорганизации или ликвидации органа администрации города передача и дальнейшее использование документов реорганизуемого или ликвидируемого органа администрации города осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.

При реорганизации органа администрации города документы постоянного и временного сроков хранения, документы по личному составу передаются в орган, являющийся его правопреемником.

При ликвидации органа администрации города и отсутствии нового органа с его отдельными функциями документы постоянного и временного срока хранения и по личному составу передаются в архивный отдел администрации города по завершении архивной обработки. Ответственным за передачу дел назначается должностное лицо из состава реорганизуемого или ликвидируемого органа администрации города согласно постановлению администрации города.

13. Техническое обеспечение подготовки документов

13.1. В администрации города изготавливаются материалы только служебного характера.

13.2. Проекты постановлений, распоряжений администрации города, служебные письма, справки, информации, другие материалы, подготовленные во исполнение поручений или в целях реализации возложенных на органы администрации города полномочий, за подписью главы администрации города, заместителей главы администрации города, руководителя органа администрации города, печатаются непосредственно специалистами органа администрации города с использованием компьютерной техники и соблюдением установленных правил оформления документов.

13.3. Печатание производится на бланках установленной формы или бумаге формата А4, А5 с обязательным соблюдением правил оформления документов, орфографии и пунктуации.

13.4. Выполнение копировально-множительных работ в администрации города производится централизованно в управлении делами администрации города, а также на копировальных аппаратах, установленных в органах администрации города.

13.5. Тиражированию в управлении управления делами администрации города подлежат только служебные документы и материалы. Заявки выполняются в течение дня в порядке очередности поступления материалов. Срочные документы тиражируются незамедлительно.

13.6. Тиражирование принятых распорядительных документов администрации города производится в соответствии со списком рассылки, обращений граждан и юридических лиц - в соответствии с поручениями главы администрации города, заместителей главы администрации города.

Тиражирование других служебных документов при объеме тиража свыше 200 листов производится по поручению начальника управления делами администрации города.

13.7. Документы, подлежащие тиражированию, должны быть тщательно подготовлены, разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво на листах бумаги формата не более А3.

13.8. Учет копируемых документов ведется по показаниям счетчиков копировальных машин.

14. Организация документов в делопроизводстве

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу на хранение в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативными методическими документами по архивному делу и делопроизводству.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел, формирование и оформление дел.

14.1. Составление номенклатуры дел

14.1.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве органа администрации города, с указанием сроков их хранения по установленной форме.

14.1.2. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

14.1.3. Номенклатура дел составляется и согласовывается заново до истечения пятилетнего срока в случае коренного изменения функций и структуры администрации города Тамбова и ее органов.

14.1.4. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Уставом города Тамбова, положениями о комитетах (управлениях) администрации города Тамбова, штатным расписанием администрации города Тамбова, планами и отчетами о работе комитетов (управлений) администрации города, номенклатурой дел за прошедший год, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения.

14.1.5. В номенклатуру дел включаются все документы, отражающие деятельность структурных подразделений органа администрации города и постоянно или временно действующих органов (комиссий, советов, комитетов), в том числе документы ограниченного доступа, регистрационные и учетные журналы и картотеки, в необходимых случаях - копии документов. Документы, созданные в электронной форме, включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и документы на бумажном носителе.

14.1.6. Номенклатура дел органа администрации города, наделенного правами юридического лица, (рис.1) составляется лицом, ответственным за ведение архивного делопроизводства (не позднее 01 декабря), согласовывается экспертной комиссией по определению ценности документов органа администрации города (далее - ЭК), утверждается руководителем органа администрации города; один раз в пять лет согласовывается Центральной экспертной комиссией по определению ценности документов администрации города (далее - ЦЭК), экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК Тамбовской области) управления культуры и архивного дела Тамбовской области.

В случае изменения функций и структуры комитетов (управлений) администрации города номенклатура дел составляется, согласовывается и утверждается заново.

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ТАМБОВА ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ Наименование органа администрации города Тамбова Тамбовской области НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ __________ N __________ На_____________________год					УТВЕРЖДАЮ Руководитель органа администрации города Тамбова Тамбовской области Ф.И.О. __________________________________ дата
Индекс дела	Заголовок дела	Количество дел		Срок хранения и N статьи по Перечню		Примечание
1	2	3		4		5
Название раздела

Наименование должностного лица,                          Расшифровка

ответственного за ведение

архивного делопроизводства                      Подпись

Дата

СОГЛАСОВАНО: Протокол ЭК органа администрации города Тамбова Тамбовской области от________________ N ______________

СОГЛАСОВАНО: Протокол ЭПК управления культуры и архивного дела Тамбовской области от________________ N ______________

Итоговая запись
о категориях и количестве дел, заведенных в 2021 году в администрации города Тамбова Тамбовской области

По срокам хранения	Всего	В том числе: переходящих	С отметкой "ЭК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО:

Рис. 1. Форма номенклатуры дел органа администрации города, наделенного правами юридического лица

14.1.7. Сводная номенклатура дел администрации города составляется архивным отделом администрации города по предложениям органов администрации города, не наделенных правами юридического лица (рис.2). Перечень дел, образующихся в органах администрации города на следующий календарный год, составляется лицом, ответственным за ведение архивного делопроизводства, подписывается руководителем органа администрации города и передается в архивный отдел на бумажном носителе в срок до 01 ноября текущего года.

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ТАМБОВА ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ Наименование органа администрации города Тамбова Тамбовской области НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ __________ N __________ На _____________________ год

Индекс дела	Заголовок дела	Количество дел	Срок хранения и N статьи по Перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Наименование раздела

Наименование должностного лица,                               Расшифровка

ответственного за ведение

архивного делопроизводства                 Подпись

Руководитель комитета (управления)

администрации города Тамбова

Тамбовской области                         Подпись             Расшифровка

Дата

СОГЛАСОВАНО: Протокол ЦЭК по определению ценности документов администрации города Тамбова Тамбовской области от ________________ N ______________

СОГЛАСОВАНО: Протокол ЭПК управления культуры и архивного дела Тамбовской области от ________________ N ______________

Итоговая запись
о категориях и количестве дел, заведенных в 2021 году в администрации города Тамбова Тамбовской области

По срокам хранения	Всего	В том числе: переходящих	С отметкой "ЭК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО:

Рис. 2. Форма номенклатуры дел органа администрации города, не наделенного правами юридического лица

14.1.8. Сводная номенклатура дел администрации города согласовывается с ЦЭК ежегодно, ЭПК Тамбовской области один раз в 5 лет, утверждается заместителем главы администрации города, курирующим архивное делопроизводство, и вводится в действие с 01 января предстоящего календарного года.

14.1.9. Реорганизованный комитет (управление) не более чем в 3-х месячный срок разрабатывает номенклатуру дел и представляет ее в архивный отдел администрации города.

14.1.10. Первый экземпляр утвержденной номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в номенклатуру дел, второй - используется в качестве рабочего экземпляра, третий - передается лицу, ответственному за ведение архивного делопроизводства комитета (управления) в качестве учетного документа, копия номенклатуры дел комитета (управления) передается в архивный отдел администрации города.

14.1.11. Номенклатура дел комитета (управления) строится по структурной (названиями разделов (подразделов) номенклатуры дел являются названия структурных подразделений, расположенные в соответствии с утвержденной структурой организации), или функциональной схемам (названиями разделов номенклатуры дел являются направления деятельности организации).

14.1.12. Все заголовки дел, включенные в номенклатуру дел комитета (управления) индексируются. Индекс дела указывается в графе 1 номенклатуры дел и состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела в разделе номенклатуры дел. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 01-05, где:

01 - код структурного подразделения;

05 - порядковый номер дела в разделе номенклатуры дел.

Дела по вопросам, неразрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.

Если в течение года в деятельности комитета (управления) образуются документы, не предусмотренные номенклатурой дел, заголовки новых дел дополнительно включаются в номенклатуру дел. В каждом разделе номенклатуры дел для вновь заводимых дел предусматриваются резервные номера.

14.1.13. Заголовок дела (графа 2 номенклатуры дел) должен в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка"). Заголовки дел могут уточняться в течение года в процессе формирования и оформления дел.

Заголовок дела должен состоять из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

а) название вида дела (переписка, журнал, дело) или вида документов, включенных в дело (протоколы, приказы);

б) наименование организации, структурного подразделения, постоянно действующего или временного органа, должностного лица, создавших документ(ы);

в) наименование корреспондента (организации, лица, которому адресованы или от которого получены документы);

г) краткое содержание документов дела;

д) дата (период), к которым относятся документы дела;

е) указание на копийность документов дела.

14.1.14. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, включенных в дела.

В начале раздела располагаются заголовки дел, содержащих учредительные, организационно-правовые и распорядительные документы, затем заголовки дел, содержащих плановые, отчетные, информационно-аналитические документы, документы, отражающие деятельность комитета (управления), переписку, в конце раздела - регистрационные и учетные журналы, картотеки, базы данных.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью решения вопроса, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются названия видов документов, наиболее представленных в деле.

14.2. Порядок подготовки дел для передачи в архивный отдел администрации города

14.2.1. Подготовка документов к передаче на хранение в архивный отдел администрации города включает работу лиц, ответственных в органах администрации города за ведение архивного делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов.

14.2.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в администрации города создаются постоянно действующая Центральная экспертная комиссия (далее - ЦЭК) по определению ценности документов и экспертные комиссии органов администрации города, наделенные правами юридического лица (далее - ЭК органа).

Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно непосредственно лицами, ответственными за ведение архивного делопроизводства, совместно с ЦЭК и ЭК органа с привлечением специалистов архивного отдела администрации города.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

14.2.3. Описи дел составляются по установленной форме с соблюдением следующих требований:

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером);

- порядок нумерации дел в описи - валовой;

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния и т.п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, имеющихся по описи, первый и последний номера дел по описи.

14.2.4. Опись дел постоянного срока хранения (на бумажном и электронном носителях) и опись дел по личному составу (рис.3,4,5) органа администрации города, наделенного правами юридического лица, подписываются составителем с указанием его должности, согласовываются ЭК органа, экспертно-проверочной комиссией управления культуры и архивного отдела Тамбовской области (далее - ЭПК Тамбовской области) и утверждаются руководителем органа администрации города.

Сводная опись дел постоянного хранения (опись дел по личному составу) администрации города составляется архивным отделом администрации города по предложениям органов администрации города на бумажном носителе, не наделенных правами юридического лица (рис. 6, 7), согласовывается с ЦЭК и ЭПК Тамбовской области, утверждается заместителем главы администрации города, курирующим архивное делопроизводство.

14.2.5. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архивный отдел администрации города, как правило, не подлежат. Дела хранятся в органах администрации города и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

Отбор документов за соответствующий период к уничтожению производится согласно акту о выделении документов к уничтожению органа администрации города.

В органе администрации города, наделенного правами юридического лица (рис.8), акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, подписывается составителем, согласовывается с ЭК органа администрации города, ЭПК Тамбовской области и утверждается руководителем органа администрации города.

Сводный акт о выделении к уничтожению документов составляется архивным отделом администрации города по предложениям органов администрации города, не наделенных правами юридического лица (рис.9), согласовывается с ЦЭК, ЭПК Тамбовской области, утверждается заместителем главы администрации города, курирующим архивное делопроизводство.

При наличии в органе администрации 2-х или более описей дел, документов ведется реестр описей (рис.10)

14.2.6. В случае ликвидации органа администрации города лицо, ответственное за ведение архивного делопроизводства, формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет их в соответствии с вышеуказанными правилами и передает в орган администрации города, которому переданы полномочия ликвидированного комитета (управления).

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ТАМБОВА ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ Наименование органа администрации города Тамбова Тамбовской области

УТВЕРЖДАЮ Руководитель органа администрации города Тамбова Тамбовской области И.О. Фамилия _______________________________ дата

ОПИСЬ N ___________

дел постоянного хранения

за __________________ год

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6

В данную опись внесено _____________________________________________ дел,

                                    (цифрами и прописью)

с N _______________по N _______________, в том числе:

литерные номера:_________________________________________________________

пропущенные номера: _____________________________________________________

Наименование должности

составителя описи             Подпись                 Расшифровка подписи

                                                          Дата

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК органа администрации города Тамбова Тамбовской области от ________ N _______

УТВЕРЖДЕНО Протокол ЭПК управления культуры и архивного дела Тамбовской области от ______________ N __________

Формат А4 (210х297 мм)

Рис. 3. Форма описи дел постоянного хранения органа администрации города, наделенного правами юридического лица

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ТАМБОВА ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ Наименование органа администрации города Тамбова Тамбовской области

УТВЕРЖДАЮ Руководитель органа администрации города Тамбова Тамбовской области И.О. Фамилия ________________________________ дата

ОПИСЬ N ________

электронных дел, документов

постоянного хранения

за _____ год

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Объем, Мб	Примечание
1	2	3	4	5	6

В данный раздел описи внесено ______________________________________ дел,

с N ______________________________ по N ________________________________.

        (цифрами и прописью)                 (цифрами и прописью)

объемом ______________________________ Мб.

составителя описи             Подпись              Расшифровка подписи

Наименование должности

ответственного за архивное

делопроизводство                    Подпись           Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК органа администрации города Тамбова Тамбовской области от ________ N _______

УТВЕРЖДЕНО Протокол ЭПК управления культуры и архивного дела Тамбовской области от __________ N __________

Формат А4 (210 х 297 мм)

Рис. 4. Форма описи дел постоянного хранения на электронном носителе органа администрации города, наделенного правами юридического лица

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ТАМБОВА ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ Наименование органа администрации города Тамбова Тамбовской области

УТВЕРЖДАЮ Руководитель органа администрации города Тамбова Тамбовской области И.О. Фамилия ________________________________ дата

ОПИСЬ N ___________

дел по личному составу

за_________________ год

Название раздела
N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Срок хранения	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

В данный раздел описи внесено____________________________________ ед.хр.,

                                     (цифрами и прописью)

с N_______________по N _______________, в том числе:

литерные номера:________________________________________________

пропущенные номера:_____________________________________________

Наименование должности

составителя описи               Подпись               Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК органа администрации города Тамбова Тамбовской области от ________________ N __________

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК управления культуры и архивного дела Тамбовской области от ________________ N __________

Формат А4 (210х297 мм)

Рис 5. Форма описи дел по личному составу органа администрации города, наделенного правами юридического лица

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ТАМБОВА ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ Наименование органа администрации города Тамбова Тамбовской области

ОПИСЬ N ___________

дел постоянного хранения

за ________________ год

Название раздела (структурного подразделения органа администрации города)
N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6

В данный раздел описи внесено ___________________________________ ед.хр.,

                                     (цифрами и прописью)

с N _______________ по N_______________, в том числе:

литерные номера:_________________________________________________

пропущенные номера: _____________________________________________

Руководитель органа

администрации города             Подпись              Расшифровка подписи

Наименование должности

составителя описи                Подпись              Расшифровка подписи

                                                           Дата

СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК администрации города Тамбова Тамбовской области от ________ N _______

УТВЕРЖДЕНО Протокол ЭПК управления культуры и архивного дела Тамбовской области от______________ N __________

Формат А4 (210х297 мм)

Рис. 6. Форма описи дел постоянного хранения органа администрации города, не наделенного правами юридического лица

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ТАМБОВА ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ Наименование органа администрации города Тамбова Тамбовской области

ОПИСЬ N ___________

дел по личному составу

за _______________ год

Название раздела (структурного подразделения органа администрации города)
N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6

В данный раздел описи внесено____________________________________ ед.хр.,

                                    (цифрами и прописью)

с N _______________ по N _______________, в том числе:

литерные номера:________________________________________________

пропущенные номера:_____________________________________________

Руководитель органа

администрации города Тамбова

Тамбовской области                Подпись             Расшифровка подписи

Наименование должности

составителя описи                 Подпись             Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК администрации города Тамбова Тамбовской области от ________________ N __________

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК управления культуры и архивного дела Тамбовской области от ________________ N __________

Формат А4 (210х297 мм)

Рис 7. Форма описи дел по личному составу органа администрации города, не наделенного правами юридического лица

           Акт                             УТВЕРЖДАЮ

 ____________ N _______                    Руководитель органа

    (дата)                                 администрации города

                                           Тамбова

 о выделении к уничтожению                 Тамбовской области

 документов, не подлежащих                 ___________ И.О.Фамилия

 хранению                                   (подпись)

                                           __________________________

                                                   (дата)

К уничтожению отобраны документы ________________________________________

                                                (органа)

     На  основании: Перечня типовых  управленческих  архивных документов,

образующихся  в  процессе  деятельности  государственных органов, органов

местного  самоуправления  и  организаций, с указанием сроков их хранения,

г. Москва, 2019 г.

       название и выходные данные перечня документов с указанием

                          сроков их хранения

N п/п	Заголовок дела (групповой заголовок документов)	Годы	Индекс дела по номенклатуре	Кол-во ед.хр.	Сроки хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

Итого ______________________________________ ед.хр. за _____________ годы

              цифрами и прописью

Описи дел постоянного хранения за ________ годы утверждены ЭПК управления

культуры и архивного дела Тамбовской области (протокол о т_______________

N ______)

Наименование должности работника,

ответственного за ведение

архивного делопроизводства            подпись         Расшифровка подписи

________________________________

           (дата)

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК органа администрации города Тамбова Тамбовской области от _________ N _________________

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК управления культуры и архивного дела Тамбовской области от __________ N _________________

Документы в количестве __________________________________________ ед.хр.:

- на бумажном носителе весом ___________________ кг сданы на уничтожение;

- на электронном носителе сданы на уничтожение __________________________

_________________________________________________________________________

                            способ уничтожения

Наименование должности работника,         подпись         расшифровка

ответственного за уничтожение документов

Дата

Изменения в учетные документы внесены

Наименование должности работника, внесшего

изменения в учетные документы             подпись         расшифровка

Формат А4 (210 х 297 мм)

Рис. 8. Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, наделенного правами юридического лица

              Акт

 ____________ N _____________

   (дата)

   О выделении к уничтожению

   документов, не подлежащих

           хранению

К уничтожению отобраны документы ________________________________________

                                                (органа)

     На  основании: Перечня типовых  управленческих  архивных документов,

образующихся  в  процессе  деятельности  государственных органов, органов

местного  самоуправления  и  организаций, с указанием сроков их хранения,

г. Москва, 2019 г.

         название и выходные данные перечня документов с

                 указанием сроков их хранения

N п/п	Заголовок дела (групповой заголовок документов)	Годы	Индекс дела по номенклатуре	Кол-во ед.хр.	Сроки хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

Итого ______________________ ед.хр. за _____________________________ годы

       цифрами и прописью

Документы в количестве ________________________________________ ед.хр.:

- на бумажном носителе весом _________________ кг сданы на уничтожение;

- на электронном носителе сданы на уничтожение __________________________

_________________________________________________________________________

                         способ уничтожения

Наименование должности работника,        подпись          расшифровка

ответственного за уничтожение документов

Дата

Изменения в учетные документы внесены

Наименование должности работника, внесшего

изменения в учетные документы             подпись          расшифровка

Дата

СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК администрации города Тамбова Тамбовской области от __________ N ________________

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК управления культуры и архивного дела Тамбовской области от __________ N _________________

Формат А4 (210 х 297 мм)

Рис. 9. Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, органа администрации города, не наделенного правами юридического лица

Наименование органа

администрации города Тамбова

Тамбовской области

РЕЕСТР ОПИСЕЙ

Начат _____________

Окончен ___________

п/п	N фонда	N описи	Название описи	Количество дел в описи			Крайние даты	Количество листов описи	Примечание
				постоянного хранения	временного (свыше 10 лет) хранения	по личному составу
1	2	3	4	5	6	7	8	9	9

Всего хранится в архиве ______________________ описей, из них постоянного

                          цифрами и прописью

хранения ___________________________________ (свыше 10 лет)_____________,

                  цифрами и прописью

с N _____по N ______

Рис. 14 Форма реестра описей