Приложение N 1. Инструкция об организации работы с документами ограниченного распространения в Департаменте культуры Владимирской области

Приложение N 1
к приказу
директора Департамента культуры
от 10 июня 2022 г. N 54

Инструкция
об организации работы с документами ограниченного распространения в Департаменте культуры Владимирской области

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция об организации работы с документами ограниченного распространения в Департаменте культуры Владимирской области (далее - Инструкция и Департамент соответственно) определяет порядок обращения с документами и другими материальными носителями информации (фото-, кино-, видео- и аудио пленки, машинные носители информации и др.), содержащими служебную информацию ограниченного распространения в Департаменте (далее - документы ДСП).

1.2. Требования Инструкции не распространяются на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющими государственную тайну.

1.3. К документам ДСП относится несекретная информация, касающаяся деятельности Департамента, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью, а также документы иных организаций, имеющие ограничительные пометки в соответствии с федеральными законами.

1.4. Перечень документов ДСП (приложение N 1) не ограничивает право отнесения не вошедших в него сведений к служебной информации ограниченного распространения в Департаменте культуры Владимирской области, если это не противоречит требованиям действующего законодательства и не нарушает права граждан на доступ к информации.

1.5. К документам ДСП не относятся:

- законодательные и другие нормативные правовые акты, устанавливающие правовой статус государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

- сведения о состоянии окружающей среды, о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасности граждан и населенных пунктов, а также производственных объектов;

- информация о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, а также об использовании бюджетных средств (за исключением сведений, составляющих государственную или служебную тайну);

- сведения о структуре Департамента, его функциях, направлениях и формах деятельности, а также его адрес;

- порядок рассмотрения и разрешения обращений граждан и юридических лиц;

- решения по обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;

- сведения об исполнении бюджета всех уровней и использовании других государственных и местных ресурсов, о состоянии экономики и потребностях населения, за исключением сведений, отнесенных к государственной тайне;

- информация, накапливаемая в открытых фондах библиотек, музеев и архивов, а также в государственных, муниципальных и иных информационных системах, созданных или предназначенных для обеспечения граждан (физических лиц) и организаций такой информацией;

- иная информация, недопустимость ограничения доступа к которой установлена действующим законодательством.

2. Обязанности должностных лиц по защите информации ограниченного распространения

2.1. При работе с документами ДСП государственные гражданские служащие Департамента (далее - сотрудники Департамента) обязаны:

соблюдать правила обращения с документами ДСП, порядок их учета и хранения, исключать доступ к ним посторонних лиц;

не разглашать известную им служебную информацию ограниченного распространения;

письменно информировать руководителя структурного подразделения о фактах нарушения порядка обращения со служебной информацией ограниченного распространения, о попытках несанкционированного доступа к ней;

знакомиться только с теми документами ДСП, к которым получен доступ в силу исполнения служебных обязанностей.

2.2. При работе с документами ДСП запрещается:

- разрабатывать проекты и распечатывать документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, на персональных компьютерах, не аттестованных для обработки служебной информации ограниченного распространения;

использовать служебную информацию ограниченного распространения при ведении переговоров по городской телефонной сети, а также с использованием мобильных средств связи;

- передавать документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, в общедоступной переписке, по незащищенным каналам связи (телетайп, факсимильная связь, электронная почта и т.п.);

- использовать служебную информацию ограниченного распространения при общении с государственными гражданскими служащими администрации Владимирской области и иных органов исполнительной власти, не имеющих отношения к этим сведениям;

- снимать копии с документов ДСП без письменного разрешения должностного лица, принявшего решение об отнесении информации к разряду ограниченного распространения;

- выполнять работы, связанные со служебной информацией ограниченного распространения, выносить документы и другие материальные носители

информации, содержащие такие сведения, из здания Департамента без письменного разрешения должностного лица, принявшего решение об отнесении информации к разряду ограниченного распространения.

2.3. Лица, командированные в Департамент, допускаются к работе с документами ДСП с разрешения директора Департамента и (или) заместителей директора Департамента в объеме выполнения командировочного задания и с соблюдением требований настоящей Инструкции.

2.4. Сотрудники Департамента, отвечающие за учет (регистрацию), исполнение и хранение документов и материальных носителей информации, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, или ознакомившиеся с такими документами и (или) получившие их во временное пользование несут персональную ответственность:

- за сохранность документов ДСП и материальных носителей информации, содержащих служебную информацию ограниченного распространения,

- за неразглашение информации ограниченного распространения,

- за соблюдение требований настоящей Инструкции,

- за качественное и своевременное исполнение документов ДСП,

- за правомочность использования средств автоматизации при подготовке документов ДСП.

2.5. При увольнении или переводе в другое структурное подразделение сотрудник Департамента, за которым в журнале регистрации и учета входящих (исходящих) документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (приложение N 3), числятся документы, возвращает их в отдел кадров и делопроизводства.

3. Порядок обращения с документами ДСП и другими материальными носителями информации, содержащими служебную информацию ограниченного распространения

3.1. Прием, учет (регистрация) и хранение документов ДСП возлагаются на сотрудников отдела кадров и делопроизводства Департамента, которые обязаны:

- контролировать в течение рабочего дня в автоматизированной системе "СЭДД АВО" поступление информации о документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, направленных в Департамент для исполнения (ознакомления);

- еженедельно докладывать начальнику отдела кадров и делопроизводства Департамента о наличии и сохранности в Департаменте документов ДСП;

- докладывать директору Департамента о случаях нарушения сотрудниками Департамента требований Инструкции.

3.2. При смене сотрудника Департамента, на которого возложены прием, учет (регистрация) и хранение документов ДСП, составляется акт приема- передачи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (приложение N 2 к Инструкции), который утверждается директором Департамента.

3.3. Прием и регистрация входящих и исходящих документов ДСП, хранение, группирование исполненных документов ДСП в дела (в соответствии с номенклатурой дел Департамента) осуществляются в отделе кадров и делопроизводства Департамента с использованием автоматизированной системы "СЭДД АВО". При этом к входящему (исходящему) номеру документа добавляется пометка "Для служебного пользования".

3.4. Регистрации подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы с пометкой "Для служебного пользования". При этом документы на бумажных носителях учитываются по количеству листов и экземпляров, а издания (книги, брошюры, журналы) и машинные носители информации - поэкземплярно.

3.5. Документы с пометкой "Для служебного пользования" учитываются отдельно от несекретной документации.

3.6. Подготовка проектов документов ДСП (распечатка проектов документов, внесение в них изменений, обработка документов) с использованием средств вычислительной техники осуществляется сотрудниками Департамента на объектах информатизации, аттестованных по требованиям безопасности информации (раздел 6 настоящей Инструкции).

3.7. Движение документов ДСП с момента их получения или подготовки до завершения исполнения и подшивки в дело, отправки адресатам или уничтожения должно своевременно отражаться в журнале учета (приложение N 3).

3.8. Передача сотрудниками Департамента документов (их копий или проектов), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, работникам сторонних организаций, а также распространение такой информации допускается только с разрешения директора Департамента или его заместителей с поэкземплярным учетом выдачи и под роспись в соответствующем журнале учета (приложение N 3).

3.9. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" определяется исполнителем документа, директором Департамента или должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду документов ДСП, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения с учетом требований, предусмотренных пунктом 1.5. настоящей Инструкции.

3.10. Право отменить решение об отнесении документа к категории ДСП имеют должностные лица, которые приняли данное решение, либо вышестоящее должностное лицо.

3.11. Пометка "Для служебного пользования" располагается в верхнем правом углу выше адресата документа, печатается с использованием шрифта "Times New Roman" размером N 12 через одинарный межстрочный интервал. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к такому документу.

3.12. При распечатке проектов документов ДСП на обороте последнего листа каждого экземпляра отпечатанного документа с пометкой "Для служебного пользования" в левом нижнем углу с использованием шрифта "Times New Roman" размером N 12 через одинарный межстрочный интервал указываются:

1) количество отпечатанных экземпляров документа;

2) указатель рассылки экземпляров;

3) фамилия и инициалы исполнителя;

4) телефон исполнителя;

5) дата составления документа.

Например:

Отп. - в ед. экз.

Экз. - в отдел кадров и делопроизводства Департамента культуры

Исп. Шишова О.А.

8(4922) 42-03-79 25.02.2022

Отп. - в 3-х экз.

1 экз. - в отдел кадров и делопроизводства Департамента культуры

2 экз. - в ГБПОУ ВО "Областной колледж культуры и искусства"

3 экз. - в Департамент безопасности Владимирской области Исп. Шишова О.А.

8(4922) 42-03-79 25.02.2022

3.13. Отпечатанные и утвержденные (подписанные) документы вместе с черновиками передаются в отдел кадров и делопроизводства Департамента.

3.14. Документы ДСП на всех этапах их прохождения передаются только под роспись в соответствующем журнале учета (приложение N 3).

3.15. Выписки из документов ДСП могут изготавливаться после согласования директором Департамента (или заместителем директора Департамента), который несет персональную ответственность за обоснованность принятого решения. На оборотной стороне последнего листа документа ДСП проставляется пометка "Выписка" и указывается перечень включенных в выписку страниц, разделов, пунктов и т.д. исходного документа, о количестве изготовленных выписок и где они учтены, заверяемые работником, осуществляющим регистрацию документа, с проставлением даты.

3.16. Документы ДСП, полученные от сторонних организаций, могут быть размножены только с согласия их руководителей. Не допускается снятие копий с документов, на которых стоит пометка, запрещающая их копирование.

3.17. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно. Дополнительно размноженные экземпляры документа учитываются за номером этого документа, о чем проставляется отметка на размножаемом документе. Нумерация дополнительно размноженных экземпляров производится от последнего номера ранее учтенных экземпляров.

3.18. Копирование документов ДСП осуществляется в условиях, исключающих несанкционированный доступ к копируемым документам. На обороте последнего листа оригинала проставляется отметка о количестве снятых копий, кому и за какими исходящими номерами они отправлены (переданы), должность, фамилия и подпись лица, производившего снятие копии, дата. На копиях под номером экземпляра ставится номер копии.

3.19. Отправка (рассылка) документов ДСП осуществляется отделом кадров и делопроизводства Департамента при соблюдении следующих правил:

- документы, подлежащие отправке, передаются в отдел кадров и делопроизводства Департамента полностью оформленными, с указанием почтового адреса или с указателем рассылки и подготовленным исполнителем необходимым количеством копий, на каждой из которых имеется наименование организации-адресата;

сотрудник отдела кадров и делопроизводства Департамента проверяет комплектность документов, соответствие указанных на документе адресата и номера экземпляра указателю рассылки;

- передача документов ДСП осуществляется под роспись в журнале учета (приложение N 3);

- документы ДСП пересылаются сторонним организациям заказными почтовыми отправлениями или фельдсвязью, при отправке документов пометка "Для служебного пользования" проставляется в правом верхнем углу конверта, расписки, реестра;

- для отправки документов ДСП запрещается использовать средства открытой телеграфной, факсимильной и электронной связи, средства электронной почты, а также средства информационных систем, программ, которые предназначены и (или) используются для обмена электронными сообщениями (сервис