Приложение 1. Положение об архиве департамента по делам казачества, военным вопросам и работе с допризывной молодежью Краснодарского края

Приложение 1

УТВЕРЖДЕНО
приказом руководителя
департамента по делам казачества,
военным вопросам и работе
с допризывной молодежью
Краснодарского края
от 25.05.2022 N 115

Положение
об архиве департамента по делам казачества, военным вопросам и работе с допризывной молодежью Краснодарского края

I Общие положения

1. Положение об архиве департамента по делам казачества, военным вопросам и работе с допризывной молодежью Краснодарского края (далее - Положение об архиве) разработано в соответствии с Примерным положением об архиве организации, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 г. N 42.

2. Настоящее Положение об архиве распространяется на архив департамента по делам казачества, военным вопросам и работе с допризывной молодежью Краснодарского края (далее - Департамент), являющейся источником комплектования государственного казенного учреждения Краснодарского края "Государственный архив Краснодарского края" (далее - ГКУ "Крайгосархив").

3. Архив Департамента (далее - Архив) осуществляет хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности Департамента, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в ГКУ "Крайгосархив".

4. Департамент разрабатывает Положение об архиве, которое подлежит согласованию экспертно-проверочной комиссией при администрации Краснодарского края на предмет соответствия его Примерному положению об архиве организации, утвержденному приказом Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 г. N 42 с учетом состава документов, находящихся на хранении и подлежащих хранению в архиве Департамента.

После согласования Положение об архиве утверждается руководителем департамента по делам казачества, военным вопросам и работе с допризывной молодежью Краснодарского края.

5. Архив в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации и Краснодарского края в сфере архивного дела и делопроизводства, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, локальными нормативными актами Департамента и настоящим Положением об архиве.

II. Состав документов Архива

6. Архив хранит:

а) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности Департамента;

б) документы постоянного хранения и документы по личному составу;

в) справочно-поисковые средства к документам и учетные документы Архива.

III. Задачи Архива

7. К задачам Архива относятся:

7.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой II Положения об архиве.

7.2. Комплектование Архива документами, образовавшимися в деятельности Департамента.

7.3. Учет документов, находящихся на хранении в Архиве.

7.4. Использование документов, находящихся на хранении в Архиве.

7.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в ГКУ "Крайгосархив".

7.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях Департамента и своевременной передачей их в Архив.

IV. Функции Архива

8. Архив осуществляет следующие функции:

8.1. Организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности Департамента, в соответствии с утвержденным графиком.

8.2. Ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в Архиве.

8.3. Представляет в ГКУ "Крайгосархив" учетные сведения об объеме и составе хранящихся в Архиве документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

8.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в Архив, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности Департамента.

8.5. Осуществляет подготовку и представляет:

а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии Департамента описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

б) на утверждение экспертно-проверочной комиссии при администрации Краснодарского края (далее - ЭПК при администрации Краснодарского края) описи дел постоянного хранения;

в) на согласование ЭПК при администрации Краснодарского края описи дел по личному составу;

г) на согласование ЭПК при администрации Краснодарского края акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

д) на утверждение руководителю Департамента описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПК при администрации Краснодарского края.

8.6. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в ГКУ "Крайгосархив".

8.7. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в Архиве в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

8.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в Архиве.

8.9. Организует информирование руководства и работников Департамента о составе и содержании документов Архива.

8.10. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.

8.11. Организует выдачу документов и дел во временное пользование.

8.12. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.

8.13. Ведет учет использования документов Архива.

8.14. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам Архива.

8.15. Участвует в разработке документов Департамента по вопросам архивного дела и делопроизводства.

8.16. Оказывает методическую помощь:

а) службе делопроизводства Департамента в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;

б) структурным подразделениям и сотрудникам Департамента в подготовке документов к передаче в Архив.

V. Права Архива

9. Архив имеет право:

а) представлять руководству Департамента предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в Архиве;

б) запрашивать в структурных подразделениях Департамента сведения, необходимые для работы Архива;

в) давать рекомендации структурным подразделениям Департамента по вопросам, относящимся к компетенции Архива;

г) информировать структурные подразделения Департамента о необходимости передачи документов в Архив в соответствии с утвержденным графиком;

д) принимать участие в заседаниях ЭПК при администрации Краснодарского края и ЭМК ГКУ "Крайгосархив".