Глава 6. Порядок оформления отдельных видов документов

Глава 6. Порядок оформления отдельных видов документов

1. Приказ - правовой акт, издаваемый единолично руководителем органа администрации района, председателем Контрольно-счётной палаты в пределах своих полномочий, установленных федеральными законами, законами Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, Уставом Сургутского района и муниципальными правовыми актами района по вопросам, отнесённым к их полномочиям.

Приказы оформляются на продольных бланках установленной формы, представленной в приложении 2 к инструкции.

2. Служебное письмо - обобщённое название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. Письмо готовится, как ответ о выполнении поручений, как сопроводительное письмо, как ответ на запросы различных организаций и частных лиц, как инициативные письма.

2.1. Служебные письма оформляются на бланках установленной формы в соответствии с порядком, установленным настоящей инструкцией.

2.2. Объём текста служебного документа (письма) не должен составлять более двух страниц. При необходимости доведения до адресата информации большего объёма информация оформляется приложением к письму.

2.3. Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя, поступившим запросам, указаниям по исполнению документов.

2.4. Сроки подготовки инициативных писем определяются председателем Думы района или руководителем органа администрации района, председателем Контрольно-счётной палаты.

2.5. Служебные письма проходят процедуру согласования заинтересованными должностными лицами в порядке, установленном настоящей инструкцией.

3. Справка - документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов, событий. Справки финансового характера подписываются главой района, председателем Думы района, председателем Контрольно-счётной палаты и (или) уполномоченным должностным лицом, в органах администрации, являющихся юридическими лицами его руководителем и главным бухгалтером.

4. Протокол - документ на основании записей, произведённых во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов, выступлений, собраний. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

- председатель или председательствующий;

- секретарь;

- присутствовали - список присутствующих (или отсылка к прилагаемому списку присутствующих);

- повестка дня;

- докладчики по каждому пункту повестки дня.

Основная часть протокола состоит из раздела, соответствующих пунктов повестки дня.

Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ.

Примерная форма протокола представлена в приложении 4 к инструкции.

5. Акт - документ, подтверждающий факты, события. (Примерная форма акта представлена в приложении 5 к инструкции). Реквизиты акта: наименование органа администрации района, вид документа, дата, номер, заголовок, текст, отметка о наличии приложений, подписи. Акт состоит из двух частей:

- основание, фамилии членов комиссии в алфавитном порядке, председатель;

- цели, задачи, суть проведённой работы.

6. Служебная записка - документ, адресованный руководителю, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

7. Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Объяснительные записки по содержанию делятся на две группы:

- документы, сопровождающие основной документ и поясняющие содержание отдельных положений основного документа;

- записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников.

8. Телефонограмма оформляется в соответствии с приложением 9 к инструкции.

9. Положение - документ, устанавливающий статус, полномочия, функции и ответственность органа администрации района.

10. Протоколы заседаний, совещаний коллегиальных, методических, представительных и иных постоянных или временных органов регистрируются работниками, в должностные обязанности которых входит ведение делопроизводства соответствующего органа администрации района, по каждому виду протоколов отдельно.

11. Подлинники протоколов по месту их регистрации формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел администрации района.

Копии протоколов (выписки из протоколов) в электронной форме доводятся до сведения всех членов соответствующего органа.