Глава 3. Оформление документов

Глава 3. Оформление документов

1. Документы, создаваемые в органах администрации района, Думе района, Контрольно-счётной палате оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов.

2. Бланки разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу. При продольном варианте посередине листа вдоль верхнего поля.

3. Для создания документов необходимо использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты размером N 14 (для оформления табличных материалов могут применяться шрифты N 8 - 11, с возможным использованием переносов), а также сохранение электронных версий документов в форматах Open Document и PDF/A-1.

4. Каждый лист документа должен иметь поля:

- левое - 2 см;

- правое - 1 см;

- верхнее - 2 см;

- нижнее - 2 см.

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 3 см.

Формы бланков:

- бланки главы района, администрации района, бланки постановлений главы района, администрации района, бланки распоряжений главы района, администрации района утверждены распоряжением администрации Сургутского района;

- бланк Думы района, бланк решения Думы района, бланк постановления председателя Думы района утверждены постановлением председателя Думы района.

5. Первая строка абзаца оформляется с отступом в 1,25 мм. Текст выравнивается по ширине страницы. Переносы слов не допускаются. Тексты документов печатаются через полуторный интервал, в случае объёмного текста допускается одинарный интервал.

При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля страницы. Первая страница документа не нумеруется.

Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

6. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Для таблиц возможно использование шрифта иных размеров и частичное отступление от указанного форматирования, в случаях необходимости размещения значительного количества строк и столбцов или большого объёма текста в ячейках, когда строгое соблюдение формата текста приводит к искажению или затруднению восприятия содержания при переносе на бумажный носитель.

7. Герб Сургутского района размещается на бланках документов в соответствии решением Думы Сургутского района от 25.03.2022 N 190-нпа "Об утверждении Положения о гербе муниципального образования Сургутский муниципальный район Ханты-Мансийского автономного округа - Югры".

8. Наименование органа администрации района должно соответствовать наименованию, утверждённому положением об органе администрации района, (образец бланка органа администрации согласно приложению 3 к инструкции) наименование Контрольно-счётной палаты должно соответствовать наименованию, утверждённому положением о Контрольно-счётной палате.

9. Наименование вида издаваемого документа (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ) включается в бланк соответствующего вида документа или указывается составителем при подготовке документа.

10. Датой документа является дата подписания (приказ, распоряжение, письмо, докладная, служебная записка, акт), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата может оформляться:

- словесно-цифровым способом, например: 5 апреля 2010 года;

- цифровым способом (арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделёнными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами), например, дату 5 апреля 2010 года следует оформлять: 05.04.2010.

Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами администрации района, является дата проставления последней подписи.

11. Регистрационный номер документа - цифровое обозначение, присваиваемое документу при регистрации. В состав регистрационного номера входит порядковый номер, который дополняется индексом дела по номенклатуре дел.

12. При подготовке письма-ответа ссылка на регистрационный номер и дату документа указывается под реквизитами бланка "Дата документа" и "Номер документа" с использованием шрифта размером N 12, а не в тексте письма (реквизиты письма указывает исполнитель письма-ответа при создании проекта письма в СЭД).

13. Адресат.

Реквизит "Адресат" проставляется в верхней правой части документа. Строки реквизита "Адресат" выравниваются по левому краю, либо центрируют каждую строку по отношению к самой длинной строке.

При адресовании документа в организацию указывается её полное или сокращённое наименование в именительном падеже, (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными), например:

Министерство

регионального развития

Российской Федерации

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указывается в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица, например:

Руководителю Федерального

архивного агентства

Фамилия И.О.

При адресовании документа организации, подразделению организации без указания должностного лица её наименование пишется в именительном падеже, например:

Департамент по управлению

государственным имуществом

Ханты-Мансийского автономного

округа - Югры

или

Федеральное архивное агентство

Отдел государственной

службы, кадров и наград

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном, например:

Министерство образования

и науки Российской Федерации

Директору Департамента

управления делами

Фамилия И.О.

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем - почтовый адрес, например:

Иванову О.П.

ул. Мира, д. 5, кв. 12,

г. Сургут

Ханты-Мансийского

автономного округа - Югры,

628400

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации, адресат указывается обобщённо, например:

Руководителям

некоммерческих организаций

Сургутского района

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом "Адресат" в скобках указывается: "(по списку)", например:

Руководителям отраслевых

(функциональных) органов

администрации Сургутского района

(по списку)

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в следующей последовательности, например:

Всероссийский научно-исследовательский

институт документоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82,

Москва, 117393

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса), например:

Всероссийский научно-исследовательский

институт документоведения и архивного дела

mail@vniidad.ru

Документ не должен содержать более четырёх адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. В случае направления документа большему числу адресатов исполнитель готовит указатель рассылки.

14. Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом.

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируется относительно самой длинной строки.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Глава Сургутского района

__________/_________

(подпись) (И.О. Фамилия)

__________________20__;

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова Утвержден (Утверждена, Утверждены или Утверждено), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера, например:

Утверждены

постановлением главы

Сургутского района

от ___________20__ года;

15. Заголовок к служебным письмам составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объёма (до 4-5 строк), выражает краткое содержание документа, оформляется под реквизитами бланка "Дата документа" и "Регистрационный номер документа" с использованием шрифта размером N 12, начинается с прописной и печатается строчными буквами без кавычек. Точка в конце заголовка не ставится.

В письмах используется форма изложения текста:

- от первого лица множественного числа ("просим представить...", "направляем для сведения...");

- от третьего лица единственного числа ("администрация Сургутского района не возражает...", "Дума района считает возможным...").

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

16. Отметка о наличии приложений оформляется под текстом письма от границы левого поля с абзацным отступом и отделяется от основного текста одним межстрочным интервалом.

Если приложение указано в тексте, отметку о наличии приложений оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не указанное в тексте, отметку о наличии приложений оформляют следующим образом:

Приложения: 1. Справка о ____________ на 6 л. в 1 экз.

                        2. Проект письма _______________ на 1 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, указывают только количество экземпляров.

Если к документу прилагается документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: письмо ____________________________ от 16.01.2006

                        N 7-5/20 и приложение к нему, всего на 3 л.

В случае приложения к письму документов в электронном виде на съёмном носителе отметка о наличии приложения оформляется с указанием наименования файла, например:

Приложение: файл "Проект распоряжения.doc" на съёмном носителе информации (указать вид носителя).

Если приложение содержит одновременно документ и его электронную копию, об этом также делается отметка:

Приложение: на 5 л. в 1 экз. и электронная копия на съёмном носителе информации (указать вид носителя).

В случае отправления электронной копии документа на адрес электронной почты получателя об этом делается отметка:

Приложение: на 35 л. в 1 экз. и электронная копия по адресу ud@admsr.ru

При наличии в документе приложения на первом листе прилагаемого текста указывается:

Приложение к письму

от _________ N _______

В приложении к правовому акту на первом листе в правом верхнем углу указывают "Приложение к постановлению администрации Сургутского района", с указанием его даты и регистрационного номера, например:

Приложение 2 к распоряжению

главы Сургутского района

от 15 января 2022 года N _____

При наличии нескольких приложений их нумеруют арабскими цифрами (без знака N). Одно приложение не нумеруется.

17. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Подпись отделяется от текста двумя или тремя межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а обязанности в составе комиссии, например:

Председатель комиссии              подпись             И.О.Ф.

Секретарь комиссии                    подпись             И.О.Ф.

Члены комиссии:                           подписи              И.О.Ф.

Подписи членов коллегиального органа располагаются в алфавитном порядке их фамилий.

Документы на бланке администрации района подписываются заместителями главы района и (или) лицами их замещающими.

Подготовленные, оформленные и согласованные проекты документов Думы района подписываются (утверждаются) председателем Думы района либо лицом, исполняющим полномочия председателя Думы района. Подготовленные, оформленные и согласованные проекты документов Контрольно-счётной палаты подписываются (утверждаются) председателем Контрольно-счётной палаты, либо лицом, исполняющим обязанности председателя Контрольно-счётной палаты.

Входящие служебные документы рассматриваются в срок до одного месяца со дня регистрации, если в резолюции должностного лица не указан другой срок.

Руководители органов администрации района (лица, их замещающие) подписывают документы по вопросам, относящимся к компетенции соответствующего подразделения.

Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

Место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе.

Элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере.

Элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга.

Элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи включает фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба Сургутского района.

Оттиск печати проставляется на документе в установленном месте таким образом, чтобы оттиск и личная подпись были читаемы. Оттиск должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ. В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП". Не заверяются оттиском печати подписи должностных лиц на служебных письмах.

18. Согласование проекта документа оформляется визой согласования документа (далее - виза) - реквизитом, указывающим на согласие должностного лица с содержанием документа.

Согласование исходящих писем, подписываемых главой района в электронном виде осуществляется, руководителем органа администрации района, заместителем главы района, курирующим орган администрации района (письма в адрес федеральных контролирующих или надзорных органов и прокуратуру согласовываются с юридическим комитетом).

Согласование электронного документа осуществляется в СЭД должностным лицом - участником СЭД.

Срок рассмотрения проекта документа не должен превышать 3 рабочих дней со дня поступления документа должностному лицу.

19. Порядок работы с отдельными видами документов, поступившими в администрацию района, распространяется на следующие виды документов: извещения, повестки, письма, запросы, требования, информация и иная документация, предписывающая предоставить информацию, сведения и (или) исполнить иные действия (далее - документы), поступившие в администрацию района отдельные виды документов из федеральных органов Российской Федерации, Ханты-Мансийского автономного округа - Югры в день поступления регистрируется управлением по организации деятельности администрации Сургутского района в приёмной главы района и в день регистрации передаются на рассмотрение главе района. В день регистрации документов управлением по организации деятельности администрации Сургутского района в обязательном порядке копии документов направляются в юридический комитет администрации района.

Отдельные виды документов, поступившие в администрацию района с указанием сроков исполнения в тексте письма или приложении к нему, находятся на контроле в приёмной главы района. Ответственность за исполнение контрольных писем несёт исполнитель, указанный первым, если в резолюции должностного лица, давшего поручения, не определено иное.

Порядок работы с отдельными видами документов установлен распоряжением администрации района.

20. Рекомендуется на входящие письма без указания в них сроков исполнения направлять ответ в течение 5-ти рабочих дней, следующих за датой регистрации, в случае подготовки сводной информации, требующей дополнительного времени для подготовки, данные письма могут ставиться на контроль в приёмных заместителей главы района (устанавливать сроки исполнения заместителем), сообщив в приёмную главы района о постановке на контроль данных писем.

21. Ответственность за исполнение поручений, содержащихся в протоколах заседаний координационных и совещательных органов при Губернаторе автономного округа, Правительстве автономного округа несут заместители главы района и руководители органов администрации района, в чей адрес направлена резолюция об исполнении.

22. Отметка о заверении копии документа проставляется при заверении соответствия копии документа его подлиннику. Ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно" ("Копия верна"), наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения и оттиск печати уполномоченного структурного подразделения, например:

"Верно"

___________      ______________         _______________________

   должность                 подпись                      расшифровка подписи

00.00.0000

МП

Многостраничные копии заверяются в следующем порядке: отметка о заверении копии проставляется на первом листе копии документа, страницы документа нумеруются, листы прошиваются на два - четыре прокола, на концы прошивочной нити, разнесённые в разные стороны, на оборотной стороне последнего листа наклеивается лист, размером не более чем 74 x 105 мм, на котором указывают/проставляют:

- текст/оттиск штампа "Прошито, пронумеровано (__) листов" с указанием уполномоченного структурного подразделения, осуществившего заверение, должности, Ф.И.О. заверяющего должностного лица и даты заверения;

- оттиск печати уполномоченного органа администрации района так, чтобы он захватил текст/оттиск штампа.

Допускается заверять отметкой "Верно" ("Копия верна") каждый лист многостраничной копии документа.

23. Отметка об исполнителе располагается на лицевой либо оборотной стороне последнего листа документа от границы левого поля (при отсутствии места, на оборотной стороне внизу слева) и включает в себя фамилию, имя, отчество, номер служебного телефона исполнителя, например:

_{Забелин Иван Андреевич,}

_{1015 (или 52-60-15)}

Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения администрации района, электронным адресом исполнителя, например:

_{Забелин Иван Андреевич,}

_{Контрольное управление,}

_{ведущий специалист}

_{+7(3462) 52-65-00,}

_{Zabelin@admsr.ru}

Данные об исполнителе оформляются печатным способом, шрифтом 10 размера.

На документе, подготовленном группой исполнителей, указывается основной исполнитель.

24. Указания по исполнению документа (резолюция) вводятся в ЭРК документа или оформляются на учётной карточке документа. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

Указания по исполнению документа включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.

25. Информация для формирования рейтинга и (или) Национального рейтинга состояния инвестиционного климата в субъектах Российской Федерации предоставляется в исполнительные органы государственной власти автономного округа за подписью главы района (исполняющего полномочия главы района).