Глава 13. Составление описей дел

Глава 13. Составление описей дел

1. По окончании делопроизводственного года в органах администрации района, Думе района, Контрольно-счётной палате на обложках дел постоянного и временного хранения вносятся необходимые уточнения заголовка, даты, подлинности документов в деле, а также производится отбор дел постоянного хранения, подлежащих включению в опись.

2. Описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно. По данным описям документы сдаются в архивную службу управления по организации деятельности администрации Сургутского района. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения (приложение 15 к инструкции), в том числе по личному составу (приложение 16 к инструкции). На дела временного (до 10 лет включительно) хранения описи не составляются. Основой для составления описей дел является номенклатура дел.

3. Годовой раздел описи дел постоянного хранения, предназначенный для передачи в архив, утверждается ЭПК Архивной службы Югры через два года после завершения дел в делопроизводстве, не считая года текущего делопроизводства.

4. При составлении описей дел соблюдаются следующие требования:

а) заголовки дел вносятся в опись дел в соответствии с систематизацией дел в номенклатуре дел;

б) каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером);

б) порядок нумерации дел в описи - валовый;

г) графы описи заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

д) при внесении в опись подряд дел (томов) с одинаковыми заголовками заголовки всех дел (томов) пишутся полностью;

е) графа описи дел "Примечания" используется для отметок о приёме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделением со ссылкой на акт, о наличии электронных копий дел.

В итоговой записи описи указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи.

5. Годовой раздел описи дел постоянного хранения администрации составляется в четырёх экземплярах, подписывается составителем и ответственным за делопроизводство и архив, согласовываются ЭК администрации района, после утверждения ЭПК Архивной службы Югры утверждается главой района.

6. Годовой раздел описи дел постоянного хранения Контрольно-счётной палаты составляется в четырёх экземплярах, подписывается составителем и ответственным за делопроизводство Контрольно-счётной палаты и архив, согласовываются ЭК Контрольно-счётной палаты после утверждения ЭПК Архивной службы Югры утверждается председателем Контрольно-счётной палаты.

7. В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся в администрации района, Контрольно-счётной палате по номенклатуре дел, составляется справка о причинах их отсутствия за подписью заместителя главы района, осуществляющего общее руководство деятельностью управления по организации деятельности администрации Сургутского района, председателя Контрольно-счётной палаты.

8. Описи по личному составу составляются по тому же принципу и подлежат согласованию с экспертной комиссией администрации района.

9. В администрации района ответственность за обеспечением сохранности документов возлагается на руководителей органов администрации района. В Контрольно-счётной палате ответственность за обеспечение сохранности документов возлагается на лицо, ответственное за делопроизводство Контрольно-счётной палаты, назначенное в установленном порядке.