Глава 16. Порядок обращения с конфиденциальной информацией

Глава 16. Порядок обращения с конфиденциальной информацией

1. Приём, регистрация и учёт конфиденциальных документов осуществляется отдельно от иной документации.

Размещение (обнародование) документов с пометкой "Для служебного пользования" (в том числе их проектов) на официальном сайте муниципального образования Сургутский муниципальный район Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, иных сайтах сети Интернет, а также в средствах массовой информации запрещается.

2. Конфиденциальные документы передаются для исполнения только работникам, которым они отписаны главой района, заместителем главы района, руководителем органа администрации района, под подпись в соответствующих учётных формах.

3. Особенности оформления конфиденциальных документов (приложение 21 к инструкции):

3.1. Конфиденциальные документы, независимо от их формы представления, должны включать следующие реквизиты:

- пометка конфиденциальности "Для служебного пользования";

- номер экземпляра;

- регистрационный номер, присвоенный по журналу учёта в системе конфиденциального делопроизводства;

- сведения об исполнителе.

Пометка конфиденциальности "Для служебного пользования" проставляется на первом листе конфиденциального документа в правом верхнем углу, на обложке и титульном листе издания, дела, а также на первой странице сопроводительного письма, без кавычек и сокращений:

Для служебного пользования

Если в тексте сопроводительного письма к конфиденциальным документам не содержится конфиденциальная информация, на нём под пометкой "Для служебного пользования" в скобках указывается: "Без приложения не конфиденциально", например:

Для служебного пользования

(без приложения 1 не конфиденциально)

Экз. N ____

Пометка конфиденциальности "Для служебного пользования" на машинных носителях конфиденциальной информации проставляется аббревиатурой "дсп".

В администрации района не допускается использование иных пометок конфиденциальности, кроме как "Для служебного пользования".

3.2. На входящем (поступившем) конфиденциальном документе регистрационные данные о поступлении в орган муниципальной власти содержат:

1) индекс "Вх.";

2) порядковый учётный номер, присвоенный по журналу учёта входящих (поступивших) конфиденциальных документов;

3) пометку конфиденциальности "Для служебного пользования";

4) дату поступления и количество листов.

При наличии сопроводительного письма указывается отдельно количество его листов, а также знаком "+" общее количество листов в приложении. Количество листов приложения, не содержащего конфиденциальной информации, указывается отдельно. Отметки о поступлении данных документов проставляются в правом нижнем углу первого листа, например:

Вх. N 123 дсп

00.00.0000

1 + 22 + 13н/к,

где 1 - количество листов сопроводительного документа, 22 - количество листов приложения, 13н/к - количество листов приложения, не содержащего конфиденциальной информации.

В приложениях в правом нижнем углу документа первого листа проставляется штампом или от руки отметка:

приложение к вх. N ____ от ___ ________ 20___,

с указанием номера, присвоенного конфиденциальному документу, и даты регистрации документа.

3.3. Регистрационный номер исходящего (отправляемого) конфиденциального документа проставляется на первом листе и последнем листе документа в реквизите "Отметка об исполнителе". На остальных листах регистрационный номер проставляется в середине нижнего поля (нижний колонтитул). На всех листах, кроме первого, рядом с номером проставляется пометка конфиденциальности аббревиатурой ("дсп"), например:

N 173 дсп,

где 173 - номер по журналу учёта подготовленных документов, "дсп" - аббревиатура пометки конфиденциальности документа.

3.4. Номер экземпляра конфиденциального документа.

Номер экземпляра конфиденциального документа оформляется без кавычек и указывается на первом листе документа ниже пометки конфиденциальности, например:

Для служебного пользования

Экз. N ____

На конфиденциальном документе, подготовленном в одном экземпляре, указывается:

Экз. единственный

При подготовке конфиденциального документа в нескольких экземплярах на каждом из них проставляется персональный (очередной) порядковый номер в соответствии с количеством экземпляров подготовленного конфиденциального документа.

3.5. Если к конфиденциальному документу прилагаются другие документы, то они перечисляются в конце текста сопроводительного письма в реквизите "Приложения" с указанием краткого наименования, номера, номера экземпляра, количества листов (по каждому приложению отдельно, в том числе и не содержащему конфиденциальной информации), например:

Приложения:

1. Сведения о запасах..., уч. N ____ от ___ __________ 20__, экз. N _____, на 4 л., для служебного пользования.

2. Справка..., экз. N _____, на 2 л.

В тех случаях, когда приложение направляется без оставления копии в деле отправителя, после перечисления реквизитов приложения указывается: "только в адрес", например:

Приложение:

Сведения о запасах..., уч. N ______ от __ _________ 20__, экз. N ______, на 4 л., для служебного пользования, только в адрес.

3.6. Отметка об исполнителе проставляется на последней странице конфиденциального документа в левом нижнем углу либо на оборотной стороне.

Указанная отметка включает в себя:

- учётный номер;

- количество изготовленных экземпляров с указанием краткого перечня рассылки;

- отметку об уничтожении чернового документа;

- должность, Ф.И.О., контактный телефон работника, исполнившего документ;

- должность, Ф.И.О., контактный телефон работника, отпечатавшего документ;

- дату подготовки документа, например:

Уч. N 173 дсп

исполнено 2 экз.

Экз. N 1 - в адрес,

экз. N 2 - в дело

ч/м - уничтожен.

Исполнил:

должность, Ф.И.О., тел. -

Отпечатал:

должность, Ф.И.О., тел. -

00.00.0000

или

Уч. N 173 дсп

исполнено 23 экз.

Экз. N 1 - в дело,

экз. N 2 - 23 - в администрации городских

и сельских поселений

Сургутского района

согласно рассылке,

ч/м - уничтожен.

Исполнил:

должность, Ф.И.О., тел. -

Отпечатал:

должность, Ф.И.О., тел. -

00.00.0000

В случае, если конфиденциальный документ подготовлен и отпечатан одним работником, в отметке об исполнителе указывается:

Уч. N 173 дсп

исполнено 23 экз.

Экз. N 1 - в дело,

экз. N 2 - 23 - в администрации городских

и сельских поселений

Сургутского района

согласно рассылке

ч/м - уничтожен.

Исп. и отп.:

должность, Ф.И.О., тел. -

00.00.0000

3.7. Снятие пометки "Для служебного пользования" осуществляется главой района или лицом, исполняющим его полномочия.

Снятие пометки "Для служебного пользования" осуществляется путём зачёркивания данной пометки на подлиннике конфиденциального документа, с указанием даты, должности и фамилии лица, снявшего пометку конфиденциальности, например:

Пометка "Для служебного пользования" снята,

должность

______________ Ф.И.О.

00.00.0000

О снятии пометки "Для служебного пользования" на конфиденциальных документах, а также в учётных формах делается соответствующая запись, и информируются все адресаты, которым эти конфиденциальные документы направлялись.

3.8. Установление пометки "Для служебного пользования" для документов, подготовленных в администрации района, осуществляется исполнителем (на этапе подготовки документа) или главой района (заместителем главы района, руководителем соответствующего органа администрации района (на этапе подписания документа).

Установление пометки "Для служебного пользования" для поступающих в администрацию района документов, не имеющих пометку конфиденциальности, осуществляется главой района (на этапе рассмотрения документа).

4. Учёт конфиденциальных документов:

4.1. Входящие (поступившие) и исходящие (отправляемые) конфиденциальные документы подлежат учёту путём присвоения и проставления на них регистрационных номеров, а также внесения учётных данных в журналы учёта конфиденциальных документов (приложение 22 к инструкции) (далее журнал, журналы).

4.2. Журналы нумеруются, прошнуровываются и опечатываются печатью администрации района.

Регистрация конфиденциальных документов начинается в журналах с первого номера ежегодно, а по окончании календарного года делается итоговая запись.

В учётных формах отражаются данные о движении конфиденциальных документов с момента их получения (создания) до завершения исполнения и подшивки в дело, отправки адресатам, уничтожения или перерегистрации.

4.3. В формах учёта конфиденциальных документов запрещается осуществлять исправления с применением корректирующей жидкости. Ошибочная запись зачёркивается одной чертой. Вносимые исправления заверяются подписью лица, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства.

Журналы заполняются разборчивым почерком с расшифровкой подписей работников, которым был передан конфиденциальный документ. Исправления в журналах заверяются подписью лица, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства.

На оборотной стороне последнего листа журнала проставляется заверительная надпись с указанием количества листов, подписываемая лицом, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства, например:

В настоящем журнале пронумеровано,

прошнуровано и опечатано

______________ листов

(прописью)

__________________________________________

(подпись, инициалы, фамилия, должность лица,

оформившего заверительную подпись, дата)

4.4. Конфиденциальные документы учитываются по количеству листов, издания - поэкземплярно. Носители конфиденциальной информации (фото-, кино-, видео- и аудиоплёнки), машинные носители конфиденциальной информации (винчестеры, дискеты, DVD (CD) диски, USB-флэш накопители) - поштучно.

4.5. При регистрации конфиденциальных документов, в системе электронного документооборота, в электронных регистрационных карточках документов в поле "Содержание" делается пометка конфиденциальности "ДСП", содержание текста не указывается.

4.6. Сканирование конфиденциальных документов и присоединение электронных образов конфиденциальных документов к электронным регистрационным карточкам запрещается.

4.7. Допускается присоединение сканированных конфиденциальных документов к электронным регистрационным карточкам, если система электронного документооборота установленным порядком аттестована на соответствие требованиям по безопасности информации.

5. Исходящие (отправляемые) конфиденциальные документы учитываются в журнале учёта исходящих (отправляемых) конфиденциальных документов по форме согласно приложению 23 к инструкции.

6. Поступившие в администрацию района документы, имеющие пометку конфиденциальности "Для служебного пользования", в том числе "Коммерческая тайна", "Служебная тайна", "Конфиденциально", "Строго конфиденциально" подлежат учёту в журнале учёта входящих (поступивших) конфиденциальных документов по форме согласно приложению 24 к инструкции.

7. После вскрытия конверта и проверки правильности вложений входящему (поступившему) конфиденциальному документу присваивается очередной входящий номер по журналу учёта входящих (поступивших) конфиденциальных документов.

При регистрации конфиденциального документа заполняются графы 1 - 7 журнала учёта входящих (поступивших) конфиденциальных документов. В графе 1 проставляется очередной порядковый номер, присвоенный конфиденциальному документу, с аббревиатурой конфиденциальности документа ("дсп"). В графе 5 указываются номер, присвоенный конфиденциальному документу в органе (организации), издавшем конфиденциальный документ, и дата его подписания (утверждения).

Если конфиденциальный документ прислан без сопроводительного письма, то в графе 6 проставляется количество его листов, а в графе 7 делается прочерк.

При наличии в конфиденциальном документе сопроводительного письма, в графе 6 проставляется количество его листов, а в графе 7 - количество листов приложений.

При этом, если все приложения имеют пометку конфиденциальности, указывается общее количество листов всех приложений, в случае, если часть приложений не имеет пометки конфиденциальности, то количество их листов проставляется знаком "+" отдельно, например:

Вх. N 123 дсп

00.00.0000

1 + 22 + 13н/к

где 1 - количество листов сопроводительного документа, 22 - количество листов приложения и 13н/к - количество листов приложения, не содержащего конфиденциальной информации.

При поступлении конфиденциального документа в двух и более экземплярах проставляется количество листов каждого экземпляра.

При учёте конфиденциальных документов, присланных для согласования, подписания, утверждения, ознакомления и подлежащих возврату адресату, отметка о поступлении проставляется на обороте последнего листа основного конфиденциального документа и каждого приложения.

Графа 8 журнала учёта входящих (поступивших) конфиденциальных документов заполняется после возврата конфиденциального документа с резолюцией главы района лицу, ответственному за ведение конфиденциального делопроизводства.

8. Учёт конфиденциальных документов выделенного хранения.

К конфиденциальным документам выделенного хранения относятся фото-, кино-, видео- и аудиоплёнки, а также текстовые и чертёжно-графические документы, которые по производственным условиям, режиму доступа к ним или их внешним особенностям (вид носителя, формат, сброшюрованность и т.д.) невозможно либо нецелесообразно подшивать в дела.

Учёт конфиденциальных документов, подлежащих выделенному хранению, осуществляется в журнале учёта конфиденциальных документов выделенного хранения по форме согласно приложению 25 к инструкции.

Перед учётным номером конфиденциального документа выделенного хранения дополнительно проставляется индекс "Инв. N".

В журнале учёта конфиденциальных документов выделенного хранения индекс не проставляется.

При регистрации конфиденциальных документов выделенного хранения заполняются графы 1 - 7 журнала учёта конфиденциальных документов выделенного хранения.

Поступивший конфиденциальный документ, подлежащий переводу на выделенное хранение, переводится на данный вид учёта без сопроводительного письма.

Сопроводительное письмо к конфиденциальному документу выделенного хранения подшивается в дело. В деле напротив каждого приложения, подлежащего переводу на учёт выделенного хранения, проставляется индекс "Инв. N ___", присвоенный приложению по журналу учёта конфиденциальных документов выделенного хранения.

Конфиденциальный документ, изданный другим органом муниципальной власти и подлежащий выделенному хранению, регистрируется в журнале учёта документов выделенного хранения.

При регистрации конфиденциального документа в журнале учёта документов выделенного хранения, ранее учтённого в журнале учёта входящих (поступивших) конфиденциальных документов, в графе 4 указывается, откуда поступил конфиденциальный документ, в графе 5 - его учётный номер по журналу учёта входящих (поступивших) конфиденциальных документов, в графе 13 журнала учёта входящих (поступивших) конфиденциальных документов проставляются номер, присвоенный конфиденциальному документу по журналу учёта конфиденциальных документов выделенного хранения, и количество листов, переведённых на выделенное хранение.

При регистрации конфиденциального документа в журнале учёта документов выделенного хранения, ранее учтённого в журнале учёта исходящих (отправленных) конфиденциальных документов, в графе 4 указывается орган администрации района, разработавший конфиденциальный документ, в графе 5 - учётный номер конфиденциального документа по журналу учёта подготовленных исходящих (отправляемых) конфиденциальных документов, в графе 17 журнала учёта подготовленных (исходящих) конфиденциальных документов проставляется номер, присвоенный конфиденциальному документу по журналу учёта конфиденциальных документов выделенного хранения, и количество переведённых на выделенное хранение экземпляров.

При регистрации машинного носителя конфиденциальной информации в журнале учёта документов выделенного хранения, ранее учтённого в журнале учёта машинных носителей конфиденциальной информации, в графе 4 указывается орган муниципальной власти, в графе 5 - учётный номер машинного носителя конфиденциальной информации по журналу учёта машинных носителей конфиденциальной информации, в графе 9 журнала учёта машинных носителей конфиденциальной информации проставляется номер, присвоенный машинному носителю конфиденциальной информации по журналу учёта конфиденциальных документов выделенного хранения.

При постановке на учёт выделенного хранения машинного носителя конфиденциальной информации без регистрации его в журнале учёта машинных носителей конфиденциальной информации в графе 5 делается прочерк.

Учтённые текстовые конфиденциальные документы выделенного хранения помещаются в обложку и брошюруются. Лист с заверительной надписью располагается отдельно. В нём указывается прописью количество листов в конфиденциальном документе и заверяется подписью (с расшифровкой) работника, составившего заверительную надпись, с проставлением даты. Литерные номера или вклеенные на листы документа фотоотпечатки отражаются заверительной надписи.

Индексы и учётные номера, присвоенные конфиденциальным документам по журналу учёта конфиденциальных документов выделенного хранения, проставляются на текстовых документах в нижнем правом углу обложки и титульного листа (при его наличии).

На чертёжно-графических конфиденциальных документах индекс и номер проставляются на каждом листе в местах, отведённых соответствующими стандартами.

9. Учёт машинных носителей конфиденциальной информации.

Машинные носители конфиденциальной информации (винчестеры, дискеты, DVD (CD) диски, USB-флэш накопители) с пометкой "ДСП" учитываются в журнале учёта машинных носителей конфиденциальной информации по форме согласно приложению 26 к инструкции.

10. Отправка конфиденциальных документов.

Конфиденциальные документы должны быть зарегистрированы в журнале учёта исходящих (подготовленных) конфиденциальных документов.

Отправка конфиденциальных документов осуществляется в законвертованном виде фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями.

Допускается отправка (передача) конфиденциальных документов в законвертованном виде непосредственно адресату (представителю адресата) с регистрацией факта передачи-получения в разносной книге по форме согласно приложению 27 к инструкции.

Пересылка конфиденциальных документов с использованием средств факсимильной связи или посредством электронных почтовых служб открытого доступа запрещается.

Передача конфиденциальных документов исполнителям осуществляется под подпись в журнале учёта выдачи конфиденциальных документов по форме согласно приложению 28 к инструкции или в карточке учёта выдачи конфиденциальных материалов (дел, книг, журналов, чертежей, машинных носителей информации) по форме согласно приложению 29 к инструкции.

Машинные носители конфиденциальной информации (винчестеры, дискеты, DVD (CD) диски, USB-флэш накопители), а также фото-, кино-, видео- и аудиоплёнки направляются с сопроводительными письмами, зарегистрированными в журнале учёта подготовленных (исходящих) конфиденциальных документов.

11. Копирование и тиражирование конфиденциальных документов.

Конфиденциальные документы не подлежат распространению (передаче) без согласия главы района.

Копирование и тиражирование конфиденциальных документов должно осуществляться с соблюдением действующих требований по защите информации.

Копирование и тиражирование конфиденциальных документов в связи со служебной необходимостью, а также изготовление выписок из них осуществляется с письменного разрешения главы района, в адрес которого поступили данные документы, или уполномоченного им руководителя структурного подразделения, в адрес которого они поступили для исполнения.

В этом случае на свободном месте (или на оборотной стороне) сопроводительного письма или на свободном месте (или на оборотной стороне) титульного (или последнего) листа конфиденциального документа ставится виза главы района с поручением уполномоченному лицу:

- снять копии или сделать выписки (с указанием конкретных пунктов документа);

- выполнить копирование (тиражирование) в необходимом количестве;

- указать адреса получателей и дату, например:

Ивановой О.А.

1. Снять две копии и направить

в ________________, _____________________

2. Сделать выписку пунктов 1 - 4, 7 и направить

в __________________, ___________________

подпись (расшифровка подписи) руководителя и дата

После копирования (тиражирования) конфиденциальных документов лицо, ответственное за ведение конфиденциального делопроизводства, учитывает копии (выписки) и на оборотной стороне оригинального документа (сопроводительного письма) осуществляет запись о количестве снятых копий или сделанных выписок (с указанием конкретных пунктов документа), за какими номерами они учтены, и указывает дату, например:

Дополнительно размножено 2 экз.

Уч. N 173 дсп (экз. N 3/1) - в _________________,

Уч. N 173 дсп (экз. N 3/2) - в _________________

Сделана одна выписка с пунктов 1 - 4, 7.

Уч. N 251 дсп (экз. N 1) - в ________________,

подпись (расшифровка подписи) исполнителя и дата

В учётных журналах конфиденциальных документов вносится отметка о количестве выполненных копий, например:

Дополнительно размножено ___ экз.

Дополнительно размноженные конфиденциальные документы, ранее подготовленные в администрации района, учитываются за этим же номером. Дополнительно размноженные конфиденциальные документы, поступившие в администрацию района, учитываются за новым учётным номером. При этом порядковый номер полученной копии проставляется через косую черту, например:

Уч. N 173 (экз. N 3/1),

где 3 - номер экземпляра размножаемого конфиденциального документа, 1 - порядковый номер размноженной копии.

Выписки из конфиденциальных документов учитываются за новыми учётными номерами.

На копиях конфиденциальных документов в правом верхнем углу первой страницы проставляется отметка "Копия".

На выписках из конфиденциальных документов после наименования документа проставляется отметка "Выписка".

12. Формирование конфиденциальных документов в дела.

Конфиденциальные документы формируются в дела отдельно от других документов.

В номенклатуру дел администрации района включаются дела "Для служебного пользования" и журналы учёта конфиденциальных документов.

В номенклатуре дел в графе "Индекс дела" добавляется пометка конфиденциальности "Для служебного пользования".

Делу с конфиденциальными документами присваивается пометка "Для служебного пользования", которая проставляется в правом верхнем углу обложки.

Дата начала дела должна соответствовать дате первого подшитого в дело конфиденциального документа, дата окончания дела - дате последнего подшитого конфиденциального документа.

На подшитые в дело конфиденциальные документы составляется внутренняя опись по форме согласно приложению 19 к инструкции. Листы внутренней описи дела нумеруются отдельно.

Листы ознакомления с конфиденциальными документами подшиваются в дела вместе с данными документами, вносятся во внутреннюю опись и нумеруются.

Подшитые в дело конфиденциальные документы нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу каждого листа.

По окончании дела в конце внутренней описи указывается (цифрами и прописью) количество внесённых в неё конфиденциальных документов, должность и фамилия лица, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства.

На оборотной стороне последнего листа дела проставляется заверительная надпись с указанием количества листов, подписываемая лицом, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства, например:

В настоящем деле пронумеровано,

прошнуровано и опечатано печатью

_____________________________ листов

(прописью)

Листы 16 - 30 изъяты,

подшита одна справка - заместитель

______________________________

подпись (расшифровка подписи), должность лица,

оформившего заверительную подпись, дата)

Изъятие из дела конфиденциального документа осуществляется с письменного согласия главы района.

При изъятии конфиденциального документа на его место подшивается справка-заместитель по форме согласно приложению 20 к инструкции, которая подписывается лицом, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства. Исправление общего количества листов в этом случае не осуществляется, на последнем листе дела указывается количество листов, изъятых из дела, об изъятии конфиденциальных документов делается отметка во внутренней описи дела. Временное изъятие конфиденциальных документов из текущих дел осуществляется лицом, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства. По возвращении конфиденциального документа в дело справка-заместитель уничтожается.

13. Хранение конфиденциальных документов.

Приём дел с пометкой конфиденциальности "Для служебного пользования" на постоянное хранение в архив оформляется актом приёма-передачи конфиденциальных дел (документов) по форме согласно приложению 30 к инструкции.

Дела передаются в архив с полистной проверкой включённых в них конфиденциальных документов.

Выдача дел осуществляется под подпись в "Карточке учёта выдачи конфиденциальных документов (дел, книг, журналов, чертежей, машинных носителей информации)".

Конфиденциальные документы хранятся в служебных запираемых помещениях или архиве.

Помещения, в которых ведётся конфиденциальное делопроизводство и находятся на хранении конфиденциальные документы, должны быть оборудованы системами пожарной и охранной сигнализации.

За сохранность конфиденциальных документов, находящихся в конфиденциальном делопроизводстве, отвечает лицо, ответственное за ведение конфиденциального делопроизводства.

За сохранность конфиденциальных документов, переданных для работы, отвечает работник, получивший их под подпись.

Передача конфиденциальных документов от одного работника другому в органе администрации района осуществляется через лицо, ответственное за ведение конфиденциального делопроизводства в данном органе администрации района, с обязательной отметкой в журнале учёта выдачи конфиденциальных документов.

При смене или увольнении лица, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства, составляется акт приёма-передачи конфиденциальных документов, утверждаемый главой района.

Вынос конфиденциальных документов за пределы служебных помещений административных зданий осуществляется с согласия главы района.

14. Уничтожение конфиденциальных документов, в том числе их магнитных носителей.

Конфиденциальные документы, утратившие практическое значение и не имеющие исторической или научной ценности, а также с истекшими сроками хранения, уничтожаются путём их механической переработки на шредерах либо сжигаются.

Магнитные, оптические носители конфиденциальной информации уничтожаются механическим путём (разбиваются или разрезаются на части размером не более 1 x 1 см), а жёсткие магнитные диски (винчестеры) и USB-флэш накопители - путём механического воздействия до полного разрушения или в специализированных устройствах для уничтожения информации, путём воздействия электромагнитного поля.

Уничтожать конфиденциальные документы (их магнитные носители) каким-либо иным способом, а также использовать их для других целей запрещается.

15. Контроль состояния конфиденциального делопроизводства.

Контроль сохранности конфиденциальных документов осуществляется комиссией, созданной распоряжением администрации района (далее - комиссия).

В состав комиссии включаются заместитель главы района, ответственный за организацию работ по безопасности информации в администрации района, а также наиболее квалифицированные работники службы делопроизводства и лицо, ответственное за ведение конфиденциального делопроизводства.

Проверка наличия конфиденциальных документов осуществляется ежегодно в первом квартале года, следующего за отчётным.

В архиве, где хранятся издания, дела и другие документы с пометкой "Для служебного пользования", проверка наличия осуществляется не реже одного раза в 5 лет.

Проверка наличия конфиденциальных документов осуществляется путём сверки записей в учётных журналах с фактическим наличием конфиденциальных документов, а также отметок об уничтожении или отправке конфиденциальных документов в этих журналах с соответствующими актами на уничтожение.

В журналах все отметки об отправке, уничтожении и переучёте конфиденциальных документов заверяются проставлением записи "Проверено" с датой и подписью председателя комиссии.

По результатам работы комиссии составляется акт проверки наличия и состояния конфиденциальных документов по форме согласно приложению 31 к инструкции, который утверждается заместителем главы района. В указанном акте содержатся результаты проверки конфиденциального делопроизводства, отмеченные недостатки и предложения по улучшению состояния дел по вопросам защиты конфиденциальной информации.

Копия акта проверки наличия и состояния конфиденциальных документов направляется главе района.

В случае установления факта утраты конфиденциальных документов либо разглашения содержащихся в них сведений немедленно ставятся в известность непосредственный руководитель органа администрации района, в котором допущен этот факт, глава района и начальник специальной службы администрации района.

По факту утраты конфиденциальных документов или разглашения содержащихся в них сведений специальной службой администрации района в течение 30 дней с момента обнаружения осуществляется служебная проверка, по результатам которой составляется заключение.

Заключение по результатам служебной проверки направляется главе района.

В учётных журналах делается отметка о списании утраченных конфиденциальных документов со ссылкой на соответствующее заключение по результатам служебной проверки.