Глава 12. Оформление дел

Глава 12. Оформление дел

1. По завершении делопроизводственного года по результатам экспертизы ценности документов дела, органов администрации района, Думы района, Контрольно-счётной палаты, подлежат оформлению в соответствии с правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях (далее - правила хранения 2015 г.).

2. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела (приложение 17 к инструкции); нумерацию листов в деле и составление листа-заверителя дела (приложение 18 к инструкции); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; подшивку и переплёт дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

3. Надписи на обложках дел (томов) следует выполнять чернилами, разборчиво, без сокращений. Можно использовать титульный лист, изготовленный средствами компьютерной техники.

4. На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного (муниципального) архива, в который дела администрации, Думы района, Контрольно-счётной палаты района будут приняты. На обложке дела указываются реквизиты: наименование органа местного самоуправления, индекс дела, номер тома (части), заголовок дела, крайние даты дела (тома, части), количество листов в деле (томе, части), срок хранения дела. При оформлении обложки дела наименование органа администрации, Думы района, Контрольно-счётной палаты указывается полностью, в именительном падеже. Полное наименование вышестоящей организации указывается над наименованием организации - источника комплектования (также в именительном падеже). Если орган администрации имеет сокращённое наименование, то оно указывается в скобках после полного наименования.

5. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело на бумажном носителе, все его листы (кроме листа-заверителя дела и внутренней описи) нумеруются в валовом порядке арабскими цифрами, которые проставляются в правом верхнем углу листа документа простым графитным карандашом. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

6. При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

7. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению.