Глава 8. Составление номенклатуры дел

Глава 8. Составление номенклатуры дел

1. Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в деле, систематизации и учёта дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, а также для учёта дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться законодательством Российской Федерации, законодательством Правительства Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, Уставом Сургутского района, муниципальными правовыми актами администрации Сургутского района, положениями об органах администрации, положением о Контрольно-счётной палате, штатным расписанием, типовыми и примерными номенклатурами дел (при их наличии), номенклатурами дел за прошедшие годы, перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения.

3. Номенклатура дел органа администрации района, составляется специалистом, ответственным за делопроизводство в данном подразделении, по форме согласно приложению 11 к инструкции и утверждается руководителем органа администрации района. Сводная номенклатура дел администрации района составляется отделом делопроизводства управления по организации деятельности администрации Сургутского района на основании номенклатур дел органов администрации по форме согласно приложению 10 к инструкции.

4. Наименованиями разделов номенклатуры дел администрации района являются наименования органов администрации района.

5. Номенклатура дел подписывается начальником отдела делопроизводства управления по организации деятельности администрации Сургутского района, визируется руководителем архива, утверждается главой района после согласования проекта номенклатуры дел с экспертной комиссией администрации района и один раз в 5 лет с экспертно-проверочной комиссией Службы по делам архивов Ханты-Мансийского округа - Югры (далее - ЭПК Архивной службы Югры).

В случае изменения функций и структуры администрации района номенклатура дел подлежит пересоставлению, согласованию с ЭПК Архивной службы Югры.

6. Номенклатура дел составляется в двух экземплярах:

1-й экземпляр утверждённой номенклатуры дел является документом постоянного хранения, помещается в отдельное дело и включается в номенклатуру дел в раздел управления по организации деятельности администрации Сургутского района;

2-й экземпляр передаётся в архивную службу управления по организации деятельности администрации Сургутского района, источником комплектования которого является администрация района.

В качестве рабочего экземпляра в отделе делопроизводства управления по организации деятельности администрации Сургутского района используется копия утверждённой номенклатуры дел администрации района.

После утверждения сводной номенклатуры дел администрации района органы администрации района, включенные в неё, получают выписки соответствующих её разделов для использования в работе.

7. В конце каждого года номенклатура дел уточняется и утверждается главой района.

8. Утверждённая сводная номенклатура дел действует в течение пяти лет и подлежит досрочному пересоставлению и пересогласованию в случае существенных изменений в структуре и полномочиях администрации района. Если таких изменений не произошло, сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается и вводится в действие с 01 января следующего года.

9. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие деятельность органов администрации района, постоянно и временно действующих совещательных и координационных органов (коллегий, советов, комиссий и др.), в том числе документы, содержащие сведения ограниченного доступа, регистрационные и учётные журналы, картотеки, базы данных, в необходимых случаях - копии документов.

Заголовки электронных дел включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и заголовки дел на бумажном носителе. Не включаются печатные издания, брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени и другие подобные документы.

10. Вновь созданное или реорганизованное структурное подразделение должно в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить её в отдел делопроизводства управления по организации деятельности администрации Сургутского района. Номенклатура дел вновь созданного структурного подразделения согласовывается и утверждается в соответствии с пунктами 3 - 4 главы 8 инструкции, и после утверждения присоединяется к действующей номенклатуре дел администрации района.

11. Уточнения в заголовки дел и новые заголовки дел, не предусмотренные утверждённой номенклатурой дел, вносятся в соответствующие разделы номенклатуры дел структурных подразделений. Новые заголовки дел включаются в предусмотренные для этого резервные номера.

По завершении года данные об изменениях и дополнениях, внесённых в разделы номенклатуры дел структурных подразделений, вместе с итоговыми записями о категориях и количестве дел, заведённых в структурном подразделении в течение года, передаются в отдел делопроизводства управления по организации деятельности администрации Сургутского района.

12. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь свой индекс. Индекс состоит из обозначения органа администрации района и порядкового номера дела в пределах органа администрации района. Индекс дела указывается в графе 1 номенклатуры.

13. Заголовок дела (графа 2 номенклатуры дел) должен в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Заголовок дела должен отражать признак (признаки), по которому(ым) оно сформировано:

а) номинальный - название вида дела (переписка, журнал, дело) или вида документов, включенных в дело (протоколы, приказы);

б) авторский - наименование постоянно действующего или временного органа, должностного или иного лица, создавших документ(ы);

в) корреспондентский - наименование организации, лица, которому адресованы или от которого получены документы;

г) предметно-вопросный - краткое содержание документов дела;

д) хронологический - дата (период), к которой(ому) относятся документы дела;

е) географический - название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

ж) указание на копийность документов дела.

При формулировании заголовка можно использовать термин "документы", если в дело включены документы различных видов, с обязательным уточнением наименований видов документов, включённых в дело, и вопроса, к которому они относятся по своему содержанию.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Составление заголовков типа "Разная переписка", "Дело с отчётностью", "Руководящие материалы", "Документы по общим вопросам" и тому подобное не допускается.

Заголовки электронных дел включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и заголовки дел на бумажном носителе.

14. Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, их взаимосвязью.

В разделы рекомендуется включать заголовки дел в следующей последовательности:

- нормативные правовые акты федерального органа государственной власти;

- распорядительные документы территориального органа или подведомственной организации;

- протоколы и решения коллегиальных и совещательных органов;

- плановые, отчётные документы в последовательности от наибольшего временного периода - к наименьшему (отчёт о выполнении плана за год, отчёт о выполнении плана за ... полугодие ... года и т.д.);

- документы, отражающие основную деятельность.

В конце разделов указываются переписка и заголовки регистрационно-учётных форм.

Заголовки дел, заведённых по географическому признаку, вносятся по алфавиту географических названий.

15. Графа 3 номенклатуры дел "Количество дел (томов)" заполняется по окончании календарного года, в графе указывается количество фактически сформированных дел (томов).

16. Сроки хранения документов (графа 4 номенклатуры дел) устанавливаются в соответствии с федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, типовыми перечнями архивных документов, перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения.

17. По завершении календарного года в каждом структурном подразделении оформляется итоговая запись к номенклатуре дел, в которую вносятся сведения о количестве заведённых дел с учётом количества томов (графа 3 номенклатуры дел), отдельно постоянного и временных сроков хранения, временных сроков хранения с отметкой "ЭПК" и переходящих. Итоговая запись дополняется данными о количестве электронных дел соответствующих сроков хранения.

В итоговую запись сводной номенклатуры дел сведения вносятся на основании данных, переданных из органов администрации района.

Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел, передаются в архивную службу управления по организации деятельности администрации Сургутского района, о чём в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности и подписи лица, передавшего сведения.