Глава 4. Организация документооборота

Глава 4. Организация документооборота

1. Приём, регистрация и учёт служебной корреспонденции, в том числе конфиденциальных документов, адресованных главе района, заместителям главы района, председателю Думы района, председателю Контрольно-счётной палаты, а также руководителям органов администрации района, осуществляется приёмными руководителей либо ответственными лицами в органе администрации района, ответственными лицами за делопроизводство Думы района, Контрольно-счётной палаты в администрации района.

2. Приём, регистрация (после учёта в приёмных главы и Думы района) и контроль обращений граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, адресованных главе района, председателю Думы района, в администрацию района, обращений, поступивших на рассмотрение в порядке переадресации с сопроводительным письмом, в котором содержится просьба проинформировать о результатах рассмотрения, а также писем, содержащих указания (поручения) о рассмотрении обращения, поступившего в адрес Президента Российской Федерации, и поручений, данных по итогам личных приёмов граждан, проведённых по поручению Президента Российской Федерации, осуществляется управлением общественных связей и информационной политики администрации района (отдел по работе с обращениями граждан).

3. Приём, регистрация и учёт документов, регулирующих сферу трудовых отношений и муниципальной службы, осуществляется управлением муниципальной службы, кадров и наград администрации района.

4. Доставка и отправка документов в администрации района, Думе района, Контрольно-счётной палате осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, телефонной связи, факсимильной связи, электронной почтой, посредством СЭД, СЭВ.

5. Документу (входящему, исходящему, внутреннему) при включении его в СЭД присваивается регистрационный номер. Структура регистрационного номера документа определяется номенклатурой дел администрации района.

6. Регистрация документов (входящих, исходящих, внутренних) ведётся в пределах календарного года.

7. Участники СЭД при осуществлении электронного документооборота используют:

- электронные документы, подписанные ЭП;

- электронные образы документов.

7.1. При осуществлении документооборота с участниками СЭВ используются электронные документы, подписанные ЭП.

7.2. В случае регистрации ЭРК входящих (исходящих) документов, отправители (получатели) которых не являются участниками СЭД (либо участниками СЭВ), допустимо использование в СЭД электронных образов документов.

8. Электронный документ, подписанный ЭП, оформляется по общим правилам делопроизводства и должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

9. Электронный документ, подписанный ЭП, приравнивается к документу, подписанному собственноручно, и имеет одинаковую с ним юридическую силу при электронном документообороте между участниками СЭД, в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

10. При работе в СЭД используются следующие форматы файлов:

для электронных документов - EDS_<имя>.docx;

для электронных образов документов - pdf.

11. Документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, в СЭД не регистрируются. Документы, содержащие информацию ограниченного доступа, в том числе с пометкой "Для служебного пользования", регистрируются в СЭД без вложения текста документа или его электронного образа.

12. Не направляются по СЭД документы, прошитые и заверенные печатью.

13. Документы, поступающие в Думу района, органы администрации района, Контрольно-счётную палату проходят в приёмных первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передачу исполнителям.

14. Первичная обработка поступивших документов включает в себя: проверку правильности доставки документов, проверку целостности упаковки (конвертов, пакетов), вскрытие упаковки (за исключением конвертов, пакетов с пометкой "Лично" и грифами ограничения доступа к документу, не относящихся к обращениям граждан, организаций), проверку целостности входящих документов, включая приложения к ним, возможность их прочтения, расшифровку и проверку подлинности электронной подписи (при наличии), уничтожение конвертов, пакетов или упаковки (за исключением обращения граждан, организаций и иных документов без указания даты, а также в случаях, если документ поступил позже указанного в тексте документа срока исполнения (даты мероприятия) или при большом расхождении между датами подписания и получения документов, в случаях, когда только по конверту можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документа; сохраняются конверты, содержащие документы, поступившие из иностранных государств, из судов; следственных и правоохранительных органов; содержащие договоры или иные документы договорного характера; содержащие претензии, жалобы, обращения, исковые заявления граждан и организаций), а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации (приложение 6 к инструкции).

15. Перед вскрытием почтовых отправлений проверяется правильность доставки и сохранность упаковки. При обнаружении повреждения входящего документа на бумажном носителе или его приложений, при отсутствии в конверте (пакете) документа, его части или приложений к нему (в случае их наличия), а также при отсутствии подписи на входящем документе составляется акт (приложение 7 к инструкции) в 2 экземплярах, один из которых высылается отправителю, 2-й - приобщается к входящему документу, и передаётся на регистрацию и предварительное рассмотрение.

16. Выявленные в ходе проверки несоответствия являются основанием для отказа в регистрации документа, формирования и направления отправителю уведомления об отказе в регистрации с указанием причины отказа.

17. Ошибочно адресованные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются почтовому оператору.

О получении подозрительного почтового отправления докладывается начальнику отдела делопроизводства управления по организации деятельности администрации Сургутского района.

18. Конверты с корреспонденцией, имеющей пометку "Лично", не вскрываются, входящий номер, и дата проставляются на конверте. В СЭД вместо краткого содержания указывается: конверт "Лично".

19. Регистрация входящих (поступивших) документов осуществляется в СЭД путём создания ЭРК.

20. Работа в СЭД основывается на принципе однократного ввода информации в систему и многократного её использования.

21. На всех поступивших документах на бумажном носителе проставляется отметка о поступлении документа в администрацию района, Думу района, Контрольно-счётную палату путём проставления штампа в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа с указанием даты поступления документа и его порядкового входящего номера.

Документы, поступившие на бумажном носителе, сканируются, электронный образ документа включается в СЭД и присоединяется к ЭРК документа.

22. Поручения, направленные от одного участника СЭД другому участнику, поступают в папку "Поступившие".

Документы, направленные посредством СЭВ органами местного самоуправления муниципальных образований автономного округа, государственными учреждениями, подведомственными органам государственной власти автономного округа, поступают в модуль "Регистрация документов", меню "Др. источники".

Поступившие документы проходят первичную обработку и регистрируются в СЭД соответствующей службой делопроизводства в день поступления.

23. Проверка наличия новых документов в папке "Поступившие" осуществляется в начале рабочего дня, в течение рабочего дня (с интервалом не более 30 минут) и в конце рабочего дня.

24. Зарегистрированные документы (поступившие от внешних источников) направляются на рассмотрение должностному лицу, на имя которого поступил документ.

25. Срок рассмотрения поступивших на рассмотрение должностного лица документов не должен превышать 3 рабочих дней.

26. Поручения (сведения о резолюции: исполнитель, содержание поручения, срок исполнения) по исполнению документов вводятся в ЭРК документа:

- должностным лицом, давшим поручение;

- специалистом приёмной.

27. Документы с указаниями по исполнению направляются должностному лицу, определённому в качестве исполнителя документа.

28. Документы, поступившие в адрес администрации района, председателя Думы района, а также без указания конкретного должностного лица или органа после регистрации в приёмных главы района и председателя Думы района направляются заместителям главы района, исходя из анализа их содержания в соответствии с установленным распределением обязанностей.

29. Документы, поступившие из судов, от судебных приставов, подлежат регистрации в приёмных главы района или председателя Думы района и направляются в юридический комитет и орган администрации района согласно резолюции главы района или председателя Думы района.

30. Документы, поступившие в Контрольно-счётную палату из судов, от судебных приставов, подлежат регистрации в приёмной Контрольно-счётной палаты и передаются в установленном порядке в юридический комитет.

31. Документы, поступившие в ответ на ранее направленные запросы, в случае указания реквизитов исходного документа-запроса, после регистрации направляются исполнителю.

32. Документы, поступившие в дополнение к ранее направленным, после регистрации могут быть переданы исполнителям на основании резолюции уполномоченного должностного лица к первичному документу.

33. Копии документов с указанием сроков исполнения до 3 рабочих дней после регистрации могут быть переданы исполнителям до получения резолюции.

34. Доведение поручений (резолюций) до исполнителей осуществляется посредством СЭД в режиме реального времени.

35. Доведение поручений (резолюций) до исполнителей, являющихся сотрудниками подведомственных органам администрации района учреждениям, подключенных к СЭД, осуществляется посредством СЭД.

36. В случае направления документов на бумажном носителе доставка осуществляется в двухдневный срок, а срочных и оперативных - незамедлительно.

37. Должностное лицо, ответственное за исполнение документа, получает в СЭД информацию о документе, направленном для исполнения.

38. Если поручение (резолюция) дано нескольким исполнителям, информацию об исполнении представляет исполнитель, указанный первым, если в резолюции должностного лица, давшего поручение, не определено иное.

39. Сроки исполнения поручений (резолюций) определяются в порядке, установленном в указанном письме (если нет дополнительных определённых сроков в резолюции руководителя, сделавшего поручение). Обращения граждан не относятся к группе документов "входящие письма" и порядок работы с обращениями граждан регламентируется постановлением администрации района.

40. Отчёт о выполнении поручения (резолюции) заполняется исполнителем в ЭРК документа и содержит информацию о ходе, результатах и дате исполнения поручения, проект электронного документа или электронный образ документа, подписанного/принятого в результате выполнения поручения, или иную информацию, подтверждающую выполнение поручения.

Если сроки исполнения поручений (резолюций) носят периодический характер, то состояние исполнения поручения определяется промежуточным.

41. Проект инициативного документа направляется руководителю органа администрации района на рассмотрение и согласование согласно регламенту, утверждённому распоряжением администрации района.

Подготовка ответов на входящие письма, поступающие в адрес Думы района и председателя Думы района и направленные на исполнение в органы администрации района, в программе СЭД осуществляется за подписью председателя Думы района на бланке Думы района.

42. Регистрация исходящих (подписанных) документов осуществляется в СЭД в день подписания либо на следующий рабочий день путём создания РК исходящего (подписанного ЭП).

43. Регистрация исходящего документа, подготовленного в результате выполнения поручения (резолюции), осуществляется путём создания исходящей РК из РК с поручением (запросом). Тем самым новая РК должна быть связана в СЭД с РК поручением (запросом).

44. Письма на подпись главе района согласовываются руководителем органа администрации района и заместителем главы района, осуществляющим общее или непосредственное руководство деятельностью данного органа администрации района, работником которого является исполнитель письма в электронном виде.

45. Перед включением исходящих документов в СЭД специалисты органов администрации района, ответственные за регистрацию документооборота осуществляют проверку правильности оформления документов (в том числе наличие подписей, виз, правильность написания адресов), сверяют ссылку на регистрационный номер и дату поступившего документа, а также наличие указанных в исходящих документах приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов по указателю рассылки, наличие отметки об исполнителе. Неправильно оформленные документы на регистрацию не принимаются.

46. Документы подлежат отправке адресату в день регистрации или на следующий рабочий день.

47. Служебная корреспонденция на бумажном носителе, направляемая в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Государственную Думу и (или) Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, федеральные министерства и ведомства, органы законодательной (представительной) и исполнительной власти субъектов Российской Федерации, отправляется фельдъегерской почтой.

Фельдъегерская почта отправляется в соответствии с графиком территориального отдела государственной фельдъегерской службы России и принимается на отправку не позднее дня, предшествующего дню отправки.

48. Документы на бумажном носителе передаются в отдел делопроизводства управления по организации деятельности администрации Сургутского района на отправку, с указанием почтового адреса получателя. Документы, предназначенные для отправки за пределы Российской Федерации, передаются на отправку с указанием адреса на соответствующем языке.

Документы, не имеющие адресной части, принимаются на отправку с сопроводительным письмом.

49. При направлении документа на бумажном носителе нескольким адресатам, в управление по организации деятельности администрации Сургутского района передаётся необходимое количество копий. Изготовление необходимого тиража документов обеспечивает исполнитель документа.

50. Исходящая документация, направляемая почтовыми отправлениями в суды, правоохранительные органы, претензионно-исковая и любая аналогичная переписка, договорная переписка, а также ответы на обращения граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, отправляются заказной почтой, с сохранением подтверждающих квитанций об отправке.

51. Отправка электронных образов документов и электронных документов посредством СЭД осуществляется согласно данным справочников, содержащихся в СЭД.

52. Отправка копий документов по факсимильной связи, электронной почте осуществляется исполнителем. Решение о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе принимает исполнитель.

53. Ответственность за правильность оформления документа (наличие точного и полного адреса, регистрационного номера, подписи, приложений, отметки об исполнителе, других обязательных реквизитов) несёт исполнитель документа.

54. В целях учёта и поиска документов в СЭД используются обязательные сведения о документах, которые вводятся в ЭКР документа (приложение 8 к инструкции).

55. Оформленные с нарушением требований настоящей инструкции документы, конверты, а также корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются.