Глава 9. Формирование дел и их текущее хранение

Глава 9. Формирование дел и их текущее хранение

1. Документы формируются в дела в строгом соответствии с утверждённой номенклатурой.

2. При формировании дел необходимо выполнять следующие правила:

- в деле размещаются только подлинные документы;

- приложения включаются в дело вместе с основным документом (приложения объёмом свыше 150 листов могут выделяться в отдельный том дела);

- в деле не должно быть черновиков, вариантов, дублирующих экземпляров и документов, подлежащих возврату;

- документы должны быть правильно оформлены (наличие подписей, даты, регистрационного номера и т.д.), неисполненные, недооформленные и неправильно оформленные документы в дела не включаются;

- документы постоянного и временного сроков хранения формируются в разные дела;

- дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4-х см;

- дела документов с постоянным сроком хранения формируются только из первых экземпляров документа;

- документы внутри дела располагаются в хронологической (сверху вниз), вопросно-логической последовательности или их сочетании;

- документы администрации района, Думы района, Контрольно-счётной палаты группируются в дела за один календарный год. Исключение составляют переходящие дела (личные дела и карточки работников, книги учёта движения трудовых книжек), формирование которых за период нескольких лет вызывается необходимостью.

3. Расположение документов внутри дел производится в логической последовательности решения того, или иного вопроса, по хронологии того или иного вопроса, по хронологии (даты поступления или подписания).

Протоколы заседаний Думы района в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.

Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по хронологии и порядку номеров протоколов.

Документы к заседаниям (совещаниям) группируются в отдельное дело, если количество листов в деле с протоколами и приложениями к ним не превышает 250 листов.

Нормативные акты, утверждённые распорядительными документами, являются приложениями к ним и включаются в дело вместе с указанными документами.

4. В администрации района, Контрольно-счётной палате создаются и отдельно формируются следующие виды постановлений, распоряжений, приказов:

4.1. Постановления, распоряжения по основной деятельности постоянного хранения.

4.2. Распоряжения (приказы) по личному составу в администрации района формируются в дела в соответствии со сроками хранения.

Распоряжения (приказы) по личному составу в администрации района (о приёме, увольнении и перемещении, аттестации, доплатам, изменении фамилии) срок хранения 50 лет.

Распоряжения (приказы) по личному составу в администрации района (о приёме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребёнком, отпусках без сохранения заработной платы, об отпусках, командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда) срок хранения 50 лет.

4.3. Распоряжения (приказы) по личному составу в администрации района (о предоставлении отпусков, командировании, поощрениях, взысканиях) - срок хранения 5 лет.

Распоряжения (приказы) по личному составу в администрации района (о ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью, о служебных проверках, о направлении в командировку работников) срок хранения 5 лет.

4.4. Постановления, распоряжения, приказы по основной деятельности Контрольно-счётной палаты.

5. Лицевые счета работников группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются в них по алфавиту фамилий.

6. Предложения, заявления, жалобы граждан формируются в отдельные дела. Заявления и жалобы граждан по личным вопросам и документы по их рассмотрению - срок хранения 5 лет.

7. Переписка группируется в дела за период календарного года в хронологической последовательности. Документ - ответ помещается за документом - запросом.

8. Справки, информации, отчёты или другие документы аналитического характера, отражающие деятельность администрации района, Контрольно-счётной палаты формируются в самостоятельное дело.

9. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел.

9.1. В номенклатуре дел указывается, что дело ведётся в электронной форме.

9.2. Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в СЭД в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

9.3. Электронные документы независимо от их объёма включаются в одно электронное дело без разделения на тома.

9.4. В случае если документы дела представлены на бумажном носителе и в форме электронных документов ("гибридное дело"), документы на бумажном носителе подлежат оцифровке и включению в электронное дело. В дело, которое ведётся на бумажном носителе, включаются только документы, созданные (поступившие) на бумажном носителе. В номенклатуре дел электронное дело и дело на бумажном носителе отражаются как два тома, имеющие один заголовок, индекс и срок хранения.

10. Формирование и хранение дел до передачи их в архивную службу управления по организации деятельности администрации Сургутского района осуществляется специалистами органа администрации района, Контрольно-счётной палаты, ответственными за делопроизводство.

10.1. Дела со дня их заведения или до момента их уничтожения хранятся по месту их формирования.

10.2. Дела считаются заведёнными с момента включения в них первого исполненного документа.

11. В случае утраты либо неисправимом повреждении документов, включённых в номенклатуру дел, составляется акт об утрате (приложение 12 к настоящей инструкции), либо акт о неисправимых повреждениях документов (приложение 13 к настоящей инструкции), которые утверждаются руководителем органа администрации района, председателем Контрольно-счётной палаты в отношении документов Контрольно-счётной палаты.

12. При смене работника, ответственного за хранение документов (за архив), включенных в номенклатуру дел, данные документы должны передаваться по акту, который утверждается руководителем органа администрации района, председателем Контрольно-счётной палаты.

13. Изъятие или выдача каких-либо документов из дел постоянного хранения не разрешается.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя органа администрации района, председателя Контрольно-счётной палаты с оставлением в деле заверенной копии документа, на обороте которой указывается основание изъятия подлинника, срок возврата, дата и подпись работника, ответственного за формирование и хранение дел и акта о причинах выдачи подлинника. Снятие копий и производство выписок из документов осуществляется с разрешения заместителя главы района, осуществляющего общее руководство деятельностью управления по организации деятельности администрации Сургутского района, председателя Контрольно-счётной палаты в отношении документов постоянного срока хранения Контрольно-счётной палаты. Подлинник документа, изъятый из дела (дело) после рассмотрения и решения вопроса, возвращается в дело, при этом копия, помещённая в дело вместо подлинника, изымается.

14. При обнаружении отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел, руководителями органов администрации района, председателем Контрольно-счётной палаты принимаются меры по их розыску. В случае если розыск дел не даёт результата, составляется акт об утрате документов.

Акт составляется в двух экземплярах (при утрате дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения) или в трёх экземплярах (при утрате дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения или постоянного хранения). При утрате дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения или постоянного хранения один экземпляр акта представляется в архивную службу управления по организации деятельности администрации Сургутского района. Остальные два экземпляра хранятся в органах администрации района, Контрольно-счётной палате. Одновременно с этим принимаются меры по замещению утраченного документа его копией.