Глава 1. Общие положения

Глава 1. Общие положения

1. Настоящая инструкция по делопроизводству в администрации Сургутского района, отраслевых (функциональных) органах, Думе Сургутского района, Контрольно-счётной палате Сургутского района (далее - инструкция) устанавливает единый порядок делопроизводства в органах местного самоуправления, разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации и Ханты-Мансийского автономного округа - Югры (далее - автономный округ) в сфере делопроизводства и архивного дела, федеральными законами от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи", от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", приказом Федерального архивного агентства от 22.05.2019 N 71 "Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления", Национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.0-97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (далее - ГОСТ Р 7.0-97-2016), приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 N 44 "Об утверждении примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях", приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях", постановлением губернатора Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 30.12.2012 N 176 "Об Инструкции по делопроизводству в государственных органах Ханты-Мансийского автономного округа - Югры и исполнительных органах государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа - Югры", Уставом Сургутского района.

2. Инструкция устанавливает в администрации Сургутского района, отраслевых (функциональных) органах (далее - органы администрации района), Думе Сургутского района (далее - Дума района), Контрольно-счётной палате Сургутского района (далее - Контрольно-счётная палата) единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности администрации района, Думы района, Контрольно-счётной палаты документов, организации и ведению делопроизводства, а также осуществлению контроля за исполнением документов в органах местного самоуправления Сургутского района, обязательные для исполнения всеми лицами, замещающими должности муниципальной службы.

3. Положения инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий.

4. Для создания единого информационного пространства в части документационного обеспечения и обеспечения автоматизированной обработки и контроля исполнения документов в органах администрации района, Думе района, Контрольно-счётной палате используется система электронного документооборота и делопроизводства администрации Сургутского района.

5. Инструкция не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

6. Требования инструкции к работе с бухгалтерской, кадровой, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

7. Типы документов, порядок оформления которых не оговаривается настоящей инструкцией, оформляются в соответствии с правилами (инструкциями, порядком и т.д.), утверждёнными нормативными правовыми актами Российской Федерации или Ханты-Мансийского автономного округа - Югры для данного типа документов, с учётом требований ГОСТ Р 7.0-97-2016.

8. При работе с документами лица, замещающие должности муниципальной службы несут ответственность за сохранность документов. Сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться только в служебных целях и в пределах полномочий, имеющихся у муниципального служащего.

9. При уходе в отпуск, в случае увольнения или перемещения по службе работники обязаны передать находящиеся у них документы работнику по указанию руководителя органа администрации района, Контрольно-счётной палаты. При смене специалиста, ответственного за делопроизводство в органе администрации района, Контрольно-счётной палате составляется акт приёма-передачи документов и дел (Приложение 1 к инструкции).

10. При временном отсутствии работника (отпуск, болезнь, командировка), увольнении или перемещении по службе руководитель органа администрации района, ответственный за делопроизводство в Думе района, Контрольно-счётной палате, в случае необходимости, должен уведомить начальника управления по информатизации и сетевым ресурсам администрации района об изменении направления документопотоков или организации доступа к документам другим работникам органа администрации района, Контрольно-счётной палаты о необходимости добавления/исключения пользователей в систему автоматизации делопроизводства и электронного документооборота в течение 3 рабочих дней со дня приёма, увольнения соответствующих пользователей.

11. Делопроизводство в администрации района осуществляется в органах администрации района, в Думе района, Контрольно-счётной палате - приёмными,
а при их отсутствии - должностным лицом, определяемым руководителем органа администрации района.

12. Органы администрации района, Дума района, Контрольно-счётная палата могут использовать в работе не противоречащие настоящей инструкции методические документы, конкретизирующие отдельные вопросы организации делопроизводства в соответствующем органе.