Глава 2. Основные понятия

Глава 2. Основные понятия

1. В настоящей инструкции используются следующие основные понятия:

- делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в администрации района, Думе района, Контрольно-счётной палате;

- конфиденциальное делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание конфиденциальных официальных документов и организацию работы с ними в органах администрации района;

- документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления;

- электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы;

- система электронного документооборота (СЭД) - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

- участники системы электронного делопроизводства - Дума района, органы администрации района, Контрольно-счётная палата, подключенные к СЭД и участвующие в электронном документообороте (далее - участники СЭД);

- подсистема "Сервер электронного взаимодействия (СЭВ) - опция СЭД, предназначенная для организации взаимодействия в СЭД с системами электронного документооборота органов местного самоуправления муниципальных образований Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, муниципальных казённых учреждений Сургутского района;

- участники СЭВ - органы государственной власти автономного округа, органы местного самоуправления муниципальных образований автономного округа, муниципальные казённые учреждения Сургутского района, использующие СЭВ;

- документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать;

- конфиденциальный документ - зафиксированная на материальном носителе конфиденциальная информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать;

- конфиденциальная информация - информация с ограниченным доступом, не содержащая сведений, составляющих государственную тайну, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации;

- подлинник (официального) документа - первый или единичный экземпляр официального документа;

- копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы;

- заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

- документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путём документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или её материальный носитель;

- электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

- электронная копия документа - электронный документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы;

- электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

- сканирование документа - получение электронного образа документа;

- электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;

- квалифицированная электронная подпись (далее - ЭП) - электронная подпись, полученная в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи. Позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ, обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания. Создаётся с использованием средств электронной подписи, а также соответствует следующим признакам: ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате; для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным федеральным законодательством;

- бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

- реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа;

- оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

- входящий (поступивший) документ - документ, поступивший в Думу района, орган администрации района, Контрольно-счётную палату;

- исходящий (отправляемый) документ - официальный документ, отправляемый из Думы района, органа администрации района, Контрольно-счётной палаты;

- служебный документ (письмо) - официальный документ, используемый в текущей деятельности Думы района, органа администрации района, Контрольно-счётной палаты в процессе осуществления своих функций;

- регистрация документа - запись учётных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения;

- электронная регистрационная карточка (ЭРК) - запись базы данных системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, отображаемая в её визуальных формах, содержащая все реквизиты документа, необходимые для однозначной идентификации документа и определяющие этапы его движения в процессе его подготовки и исполнения, включающая информацию в электронном виде, электронный документ, электронный образ документа или электронный документ, подписанный электронной подписью;

- пользователь системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота - работник участника системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, имеющий в системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота учётную запись и персональный пароль, обращающийся к системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота для получения необходимой ему информации и проведения различных операций с документами;

- резолюция документа - реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом, и содержащий принятое им решение или указание по организации исполнения документа или поручения;

- поручение - документ организационно-распорядительного характера, предписывающий выполнение заданий, оперативных вопросов;

- внутренний контроль - контроль, осуществляемый в органах администрации района, Думе района, Контрольно-счётной палате руководителем, структурными подразделениями, должностными лицами, на которых возложены функции контроля исполнения поручений;

- доклад - документ, содержащий информацию о выполнении принятого решения (поручения) либо изложение определённых вопросов с выводами и предложениями;

- служебная информация - сведения служебного характера, содержащиеся в различных видах документов, а также получаемые в связи с выполнением служебных функций;

- юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;

- дело - совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещённых в отдельную обложку;

- номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в администрации района, Контрольно-счётной палате с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;

- формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела;

- архивная опись дела - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, предназначенный для их учёта и раскрытия их содержания;

- экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев;

- печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу;

- штамп - устройство для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и др.

2. Иные понятия, используемые в настоящей инструкции, соответствуют понятиям, определённым законодательством Российской Федерации и Ханты-Мансийского автономного округа - Югры.