Глава 15. Передача дел на архивное хранение

Глава 15. Передача дел на архивное хранение

1. Дела постоянного хранения, включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации, в течение 5 лет хранятся в администрации района, Контрольно-счётной палате, а затем сдаются на хранение в архивную службу управления по организации деятельности администрации Сургутского района. Передача документов производится по описям дел, утверждённым ЭПК Архивной службы Югры.

2. Дела по личному составу хранятся в администрации района, Контрольно-счётной палате в течение сроков, установленных Федеральным законом.

3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архивную службу управления по организации деятельности администрации Сургутского района не передаются. Они хранятся в структурных подразделениях органов администрации района, Контрольно-счётной палате и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

4. Приём дел производится сотрудником архивной службы управления по организации деятельности администрации Сургутского района в присутствии специалиста органа администрации района, специалиста Контрольно-счётной палаты ответственного за архив, с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приёма-передачи дел, а также подписи лица, ответственного за архив, и лица, передавшего дела).

5. Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архивную службу управления по организации деятельности администрации Сургутского района специалистом подразделения органа администрации района, специалистом Контрольно-счётной палаты ответственным за архив.

6. При реорганизации или ликвидации структурного подразделения органа администрации района передача и дальнейшее использование документов осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.

7. При передаче документов на государственное хранение описи должны иметь титульный лист. На титульном листе пишется официальное название организации фондообразователя со всеми его переименованиями, изменениями подчинённости с указанием дат и сокращёнными названиями (в круглых скобках), относящимся к периоду, за который документы включены в опись, в хронологической последовательности.