Приказ МЧС России от 29 мая 2020 г. N 370 "Об утверждении Регламента подготовки и проведения совещаний в МЧС России"

В целях определения порядка подготовки и проведения, совещаний в МЧС России, в том числе с применением системы видео-конференц-связи, приказываю:

1. Утвердить Регламент подготовки и проведения совещаний в МЧС России в соответствии с приложением.

2. Признать утратившим силу приказ МЧС России от 03.07.2018 N 265 "Об утверждении Регламента подготовки и проведения совещаний в системе МЧС России и Инструкции по ведению, хранению и использованию аудио- и видеозаписи служебных совещаний с участием руководства МЧС России".

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на первого заместителя Министра Чуприяна А.П.

Министр

Е.Н. Зиничев

УТВЕРЖДЕН
приказом МЧС России
от 29.05.2020 N 370

Регламент
подготовки и проведения совещаний в МЧС России

I. Общие положения

1. Настоящий Регламент подготовки и проведения совещаний в МЧС России (далее - Регламент) устанавливает порядок планирования, подготовки и проведения совещаний в МЧС России, а также ответственность за их организацию и проведение.

2. В МЧС России проводятся следующие виды совещаний:

заседания межведомственных координационных и совещательных органов (комиссий, групп) на представительской основе, а также иных коллегиальных органов (научных, научно-технических, методологических и других) для обсуждения актуальных вопросов деятельности МЧС России;

оперативные селекторные совещания;

иные совещания, проводимые Министром Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий (далее - Министр), первым заместителем Министра, статс-секретарем - заместителем Министра, заместителем Министра - главным государственным инспектором Российской Федерации по пожарному надзору, заместителями Министра (далее - заместители Министра), а также руководителями структурных подразделений центрального аппарата МЧС России (далее - ЦА).

3. Решения, принятые на совещаниях, оформляются протоколами.

4. Совещания могут проводиться с применением системы видео-конференц-связи (далее - ВКС).

5. Организация подготовки и проведения совещаний в МЧС России может быть определена соответствующими положениями и регламентами.

6. Совещания с обсуждением информации ограниченного распространения в МЧС России должны проводиться в защищаемых (выделенных) помещениях.

Порядок проведения совещаний, на которых обсуждаются сведения, составляющие государственную тайну, определен Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 5 января 2004 года N 3-1.

II. Основные задачи и функции структурных подразделений ЦА, территориальных органов и учреждений МЧС России при подготовке и проведении совещаний

7. Задачи по планированию, подготовке, проведению и протоколированию совещания возлагаются на структурное подразделение ЦА (или подразделение территориального органа, учреждения МЧС России), ответственное за соответствующее направление деятельности (далее - ответственное подразделение).

Задача по информационно-техническому сопровождению совещания и готовности помещения, в котором проводится совещание, возлагается на подразделение (подразделение ЦА, территориального органа, учреждения МЧС России), за которым закреплено помещение установленным порядком.

Задача по организации участия в совещаниях представителей федеральных органов исполнительной власти (далее - ФОИВ) и других заинтересованных вневедомственных учреждений и организаций возлагается на ответственное подразделение.

Ответственное подразделение в случае необходимости по запросу Департамента информационной политики представляет рабочие материалы (проект повестки, список участников, доклады или тезисы выступающих) для формирования анонса и релиза.

8. При организации подготовки и проведения совещаний в МЧС России структурными подразделениями ЦА, территориальными органами МЧС России (далее - ТО) и учреждениями МЧС России осуществляются следующие функции:

а) Аппарат Министра:

координирует деятельность структурных подразделений ЦА и учреждений МЧС России по вопросам подготовки и проведения совещаний под руководством Министра;

осуществляет подготовку по поручению Министра проектов выступлений Министра, а также необходимых информационно-аналитических и справочных материалов, их оформление и представление Министру;

организует протоколирование совещаний, проводимых Министром;

б) Главное управление "Национальный центр управления в кризисных ситуациях" (далее - ГУ НЦУКС):

разрабатывает и уточняет во взаимодействии со структурными подразделениями ЦА повседневный, еженедельный, ежемесячный план проведения совещаний в МЧС России;

осуществляет информационно-техническое и методическое сопровождение подготовки и проведения совещаний в МЧС России;

осуществляет координацию деятельности ТО и учреждений МЧС России по вопросам подготовки совещаний и участия в них;

осуществляет сбор и хранение демонстрационных материалов совещаний под председательством Министра, заместителей Министра (далее - руководства Министерства), а также аудио-, видеозаписей к ним;

в) Административный департамент (далее - АД):

осуществляет организационное обеспечение подготовки, проведения и протоколирования заседаний Правительственной комиссии по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций и обеспечению пожарной безопасности (далее - Правительственная комиссия) и ее рабочих групп, коллегии МЧС России (далее - коллегия), военного совета спасательных воинских формирований МЧС России (далее - военный совет) и Общественного совета при МЧС России (далее - Общественный совет);

регистрирует, доводит до исполнителей и организует хранение протоколов совещаний руководства МЧС России;

осуществляет контроль за исполнением протокольных поручений;

г) Департамент информационных технологий и связи (далее - ДИТС) организует выполнение мероприятий по поддержанию в готовности и устойчивому функционированию систем связи;

д) Департамент информационной политики:

организует размещение информации о принятых решениях на совещаниях на официальных страницах МЧС России в информационной телекоммуникационной сети "Интернет" и социальных сетях, а также в средствах массовой информации (при необходимости);

организует встречу, сопровождение и организацию работы представителей средств массовой информации, а также их аккредитацию;

е) Департамент тылового и технического обеспечения: организует буфетное обслуживание совещаний, за счет денежных средств, выделенных на эти цели (при необходимости);

организует движение автотранспорта приглашенных участников совещаний на административной территории МЧС России (при необходимости);

ж) Управление инвестиций и строительства:

обеспечивает бутилированной питьевой водой рабочие места участников совещаний (при необходимости);

обеспечивает канцелярскими товарами и иными расходными материалами на основании заявок ответственного подразделения;

з) Федеральное государственное казенное учреждение "Рузский центр обеспечения пунктов управления МЧС России" (далее - РЦОПУ):

обеспечивает бесперебойное функционирование системы ВКС; обеспечивает работоспособность программно-технических средств, средств связи и средств отображения информации при проведении совещаний;

и) Федеральное казенное учреждение "Управление капитального строительства МЧС России":

организует контроль за содержанием залов совещаний, содержанием инженерных сетей и оборудования в залах совещаний на административной территории МЧС России;

организует проведение планово-предупредительного, текущего и капитального ремонтов оборудования, агрегатов, инженерных сетей залов совещаний;

осуществляет лифтовое и гардеробное обслуживание (при необходимости);

к) ТО и учреждения МЧС России:

организуют подготовку материалов для доклада согласно тематике рассматриваемых вопросов и представление в ГУ НЦУКС материалов, запланированных к демонстрации, в соответствии с Порядком организации подготовки ТО и учреждений МЧС России к участию в селекторных совещаниях (приложение N 1 к настоящему Регламенту);

осуществляют взаимодействие с территориальными органами ФОИВ, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления и организациями по вопросам участия в совещании;

осуществляют представление в ГУ НЦУКС сведений об участниках планового совещания не позднее чем за 2 часа до его начала;

обеспечивают готовность средств связи и информационных систем для участия в совещаниях.

9. Порядок организации системы ВКС, подготовка к совещанию технических средств, в том числе средств отображения информации, видео- и аудио-конференц-связи, осуществляется в соответствии с Порядком организации системы ВКС МЧС России (приложение N 2 к настоящему Регламенту).

10. По решению руководителя режимно-секретного подразделения ЦА (далее - РСП), при проведении совещаний с участием руководства МЧС России, могут применяться повышенные меры безопасности информации.

III. Планирование совещания

11. Совещания проводятся в соответствии с повседневным, еженедельным и ежемесячным планом проведения совещаний в МЧС России.

12. Планирование времени и места проведения совещания под председательством заместителей Министра, руководителей структурных подразделений ЦА в залах совещаний на территории административного здания МЧС России по адресу г. Москва, ул. Ватутина, д. 1, стр. 1 осуществляется ответственным подразделением заблаговременно (не менее чем за 3 дня) по предварительному согласованию с ГУ НЦУКС. Не позднее чем за 2 дня ответственным подразделением направляется заявка (приложение N 9 к настоящему Регламенту) в ГУ НЦУКС на включение в план проведения совещаний в МЧС России.

Планирование применения системы ВКС осуществляется в соответствии с разделом VII настоящего Регламента.

Формирование плана совещаний в МЧС России осуществляется в соответствии с приложением N 3 к настоящему Регламенту.

13. При планировании совещания учитывается:

необходимость применения системы ВКС и ее возможности;

план работы руководства МЧС России;

категория должностного лица, председательствующего на совещании, состав участников совещания и их количество;

наличие свободного помещения для проведения совещания и его готовность;

категорированность помещения с учетом рассматриваемых вопросов;

технические возможности помещений, необходимость применения специальных средств отображения информации для сопровождения демонстрационными материалами.

IV. Подготовка к совещанию

14. При подготовке к совещанию ответственным подразделением выполняются следующие мероприятия:

подготовка и утверждение организационных, распорядительных, справочных и других материалов к совещанию;

организация взаимодействия по соответствующим направлениям деятельности с должностными лицами, ответственными за планирование, подготовку залов совещаний, а также другими подразделениями по вопросам подготовки и проведения совещания;

оповещение участников о месте и времени проведения совещания, а также подготовка и направление заинтересованным подразделениям МЧС России, органам государственной власти и их должностным лицам, организациям и гражданам Российской Федерации писем (телеграмм) о запланированном совещании и тематике рассматриваемых вопросов;

сбор докладов и демонстрационных материалов к ним;

сбор данных об участниках совещания по установленной форме, составление списков для согласования и утверждения заявок на проход и (или) проезд в целях организации пропускного режима;

подготовка комплектов материалов на рабочие места председателя и участников совещания;

подготовка и направление заявок на проход (проезд) участников совещания (при проведении мероприятий на административной территории МЧС России).

15. При подготовке материалов к совещанию разрабатываются следующие документы:

план (повестка, порядок) проведения совещания (приложение N 4 к настоящему Регламенту);

вступительное и заключительное слово председателя совещания; список участников, приглашенных в зал совещания (приложение N 5 к настоящему Регламенту);

список участников от ФОИВ и других вневедомственных организаций;

схема рассадки участников совещания;

список участников, находящихся в режиме ВКС (приложение N 6 к настоящему Регламенту);

проект протокола совещания;

доклады и демонстрационные материалы к ним;

раздаточные комплекты материалов для участников совещания согласно вопросам плана (повестки, порядка).

16. План (повестка, порядок) проведения совещания составляется ответственным подразделением. При формировании плана (повестки, порядка) необходимо учитывать сложность и количество обсуждаемых вопросов с тем, чтобы обсуждение укладывалось в один час.

17. Комплект материалов к плановому совещанию направляется ответственным подразделением на утверждение председателю совещания не позднее трех дней до начала совещания.

18. После утверждения документов ответственным подразделением направляется письмо (приложение N 9 к настоящему Регламенту) в подразделение МЧС России, на территории которого спланировано совещание, о выделении помещения на время проведения совещания с указанием времени начала и необходимости сопровождения демонстрационными материалами.

К письму прилагаются утвержденный план (повестка, порядок), списки участников совещания.

19. При подготовке внепланового совещания ответственным подразделением или, по согласованию с руководством ГУ НЦУКС, оперативной дежурной сменой ГУ НЦУКС проводится экстренное оповещение участников совещания о дате, времени, месте проведения совещания, его председателе и тематике рассматриваемых вопросов.

20. Подготовка рабочих мест участников совещания осуществляется подразделением МЧС России, за которым закреплено помещение, совместно с ответственным подразделением.

V. Проведение совещаний

21. Организация встречи, сопровождения, регистрации и размещения участников совещания на рабочих местах осуществляется ответственным подразделением совместно с подразделением МЧС России, на территории которого спланировано совещание.

При проведении совещания с участием сотрудников ЦА на территории другого ведомства (организации) вышеперечисленные мероприятия осуществляются по согласованию с администрацией ведомства (организации).

22. Сопровождение совещания с использованием средств отображения информации осуществляется по сценарию, разработанному в соответствии с утвержденным планом (повесткой, порядком) проведения совещания.

23. На проводимых в МЧС России совещаниях может осуществляться аудио- и видеозапись в соответствии с Инструкцией по ведению, хранению и использованию аудио- и видеозаписей (приложение N 7 к настоящему Регламенту).

24. Использование во время проведения совещания радиотелефонов, оконечных устройств сотовой связи, пейджинговой и транкинговой связи, не защищенных персональных магнитофонов, а также средств, позволяющих производить фотосъемку, осуществить аудио- и видеозапись (далее - индивидуальные средства связи), может быть ограничено или запрещено по решению руководителя ответственного подразделения или председателя совещания, которые вправе принять необходимые для этого организационные меры.

Ответственность за использование индивидуальных средств связи во время совещания лежит на его участниках, в чьем непосредственном пользовании находятся указанные средства.

25. Протокол совещания составляется ответственным подразделением, согласовывается и представляется на подпись председателю совещания в течение трех рабочих дней после его проведения. Протокол регистрируется и доводится до исполнителей сразу после подписания.

VI. Особенности организации подготовки, проведения и сопровождения еженедельных оперативных селекторных совещаний

26. Еженедельные оперативные селекторные совещания проводятся в целях контроля оперативной обстановки на территории Российской Федерации, рассмотрения результатов деятельности органов управления и сил РСЧС, структурных подразделений ЦА, ТО и учреждений МЧС России, а также в целях постановки задач на предстоящий период.

27. Еженедельные оперативные селекторные совещания проводятся как правило по понедельникам в 10.00 (мск) под председательством первого заместителя Министра или лица его замещающего, с участием заместителей Министра, руководителей структурных подразделений ЦА, ТО и учреждений МЧС России, представителей ФОИВ и других заинтересованных организаций.

28. При подготовке порядка проведения еженедельного оперативного селекторного совещания учитывается:

складывающаяся оперативная обстановка на территории Российской Федерации;

протокольные поручения;

предложения руководства МЧС России, структурных подразделений ЦА и учреждений МЧС России.

29. При подготовке и проведении еженедельных оперативных селекторных совещаний структурными подразделениями ЦА выполняются следующие функции:

а) АД:

подготовка, согласование, утверждение и доведение до структурных подразделений ЦА, ТО и учреждений МЧС России порядка проведения еженедельного оперативного селекторного совещания;

протоколирование;

осуществление контроля за исполнением протокольных поручений;

б) ГУ НЦУКС:

корректировка совместно с АД утвержденного порядка проведения в соответствии со складывающейся оперативной обстановкой;

подготовка комплектов документов участникам совещания;

уточнение списков участников от ЦА, ТО, учреждений МЧС России и ФОИВ;

сбор демонстрационных материалов;

информационно-техническое сопровождение совещания;

в) структурными подразделениями ЦА:

подготовка и представление в АД к 11.00 по четвергам согласованных с соответствующим заместителем Министра, предложений в проект порядка проведения еженедельного оперативного селекторного совещания, тезисов информационных сообщений (объявлений) руководителей структурных подразделений ЦА и предложений в проект протокола, при их наличии;

представление в ГУ НЦУКС к 12.00 по пятницам сведений об участниках еженедельного оперативного селекторного совещания;

подготовка и направление в АД в течение двух часов после совещания, но не позднее 14.00 дня проведения совещания подписанных руководителем структурного подразделения ЦА предложений в проект протокола с учетом указаний, данных в ходе проведения еженедельного оперативного селекторного совещания.

30. Демонстрационные материалы представляются в ГУ НЦУКС структурными подразделениями ЦА, ТО и учреждениями МЧС России не позднее чем за 3 календарных дня до дня проведения еженедельного оперативного селекторного совещания.

VII. Организация применения системы видео-конференц-связи при проведении совещаний в МЧС России

31. Применение системы ВКС обеспечивает участие в совещаниях должностных лиц, находящихся на удалении от места проведения совещания, с использованием программно-технических средств видео- и аудио-конференц-связи.

В МЧС России совещания с применением системы ВКС осуществляются на следующих уровнях:

на федеральном уровне - под председательством руководства МЧС России, структурных подразделений ЦА с подключением ТО и учреждений МЧС России, ФОИВ, органов управления РСЧС по решению председателя совещания;

на межрегиональном уровне - по планам ТО, осуществляющих координацию деятельности в пределах федерального округа, с подключением абонентов МЧС России в пределах федерального округа;

на региональном уровне - по планам ТО, с подключением абонентов МЧС России в пределах соответствующего субъекта Российской Федерации.

При организации проведения совещаний с применением системы ВКС на межрегиональном и региональном уровнях необходимо учитывать спланированные совещания на федеральном уровне.

С целью соблюдения графика проведения совещаний и исключения случаев одновременного привлечения одной и той же категории абонентов системы ВКС на два (и более) совещания в одно и то же время, планирование осуществляется заблаговременно.

32. При необходимости организации совещаний с применением системы ВКС на федеральном уровне руководитель ответственного подразделения докладывает Министру или лицу, его замещающему, по форме согласно приложению N 8 к Регламенту.

Указанное выше требование не относится к организации следующих совещаний с участием руководства МЧС России с применением системы ВКС:

заседания Правительственной комиссии и ее рабочих групп;

заседания коллегии; заседания Общественного совета;

заседания военного совета;

совещания под председательством первого заместителя Министра;

еженедельные оперативные селекторные совещания;

заседания Центральной аттестационной комиссии МЧС России;

селекторные совещания по подведению итогов реагирования ТО на чрезвычайные ситуации (происшествия) за месяц;

ежедневные селекторные совещания по уточнению параметров оперативной обстановки за сутки (ежедневно в 7.00 (мск));

ежедневное селекторное совещание по уточнению параметров работоспособности системы связи за сутки (ежедневно в 8.00 (мск));

селекторные совещания по уточнению параметров оперативной обстановки, а также при угрозе возникновения или возникновении ЧС (по мере необходимости).

33. Решение о проведении совещания в режиме ВКС, принятое Министром или лицом, его замещающим, не позднее чем за 2 суток до проведения совещания направляется ответственным подразделением в ГУ НЦУКС, ДИТС, РЦОПУ, ТО и учреждения МЧС России с приложением перечня абонентов в режиме ВКС.

34. При обсуждении вопросов, содержащих сведения ограниченного доступа, система ВКС не используется.

35. Ответственность за организацию применения системы ВКС при проведении совещаний в МЧС России возлагается на ДИТС.

Ответственность за организацию системы ВКС в пределах федеральных округов возлагается на начальников управлений информационных технологий и связи ТО, осуществляющих координацию деятельности в пределах соответствующего федерального округа.

Ответственность за качество ВКС и поддержание в постоянной готовности к применению по предназначению аппаратуры ВКС, каналов связи, обеспечение взаимодействия между операторами ВКС при проведении совещаний в МЧС России возлагается на начальника РЦОПУ, начальников ТО и учреждений МЧС России.

Ответственность за работоспособность оборудования и подготовку персонала к проведению совещания с применением системы ВКС возлагается на начальников управлений (отделов) информационных технологий и связи (далее - начальник связи) ТО и учреждений МЧС России.

36. Применение терминалов спутниковой связи осуществляется по согласованию с директором ДИТС или его заместителями.

37. Мобильные комплексы ВКС используются в целях организации сеансов ВКС из зоны ЧС, показа характера и масштаба ЧС, а также в целях оказания помощи в принятии решения по предупреждению, локализации и ликвидации ЧС.

38. При проведении совещаний с применением системы ВКС на федеральном уровне выполняются следующие мероприятия:

ТО, осуществляющие координацию деятельности в пределах федерального округа, организуют сбор, обобщение и представление в ГУ НЦУКС списков участников селекторного совещания за федеральный округ не позднее чем за 2 часа до начала совещания;

за 2 часа до начала совещания проводится уточнение списков участников с должностными лицами, ответственными за готовность ТО к участию в совещании, и доведение вводных согласно порядку проведения;

за 1,5 часа до начала совещания проводится комплексная проверка готовности системы ВКС со всеми участниками.

39. Трансляция слайдового и видеосопровождения докладов в канал ВКС при проведении совещаний на федеральном уровне осуществляется непосредственно из студии подразделения МЧС России, на территории которого проводится совещание.

При проведении совещаний на базе ГУ НЦУКС демонстрационные материалы и списки участников заранее представляются установленным порядком на ftp://10.21.62.69/ /Селектор/4.ТЕРРИТОРИАЛЬНЫЕ ОРГАНЫ МЧС РОССИИ/*/**/*** (где * - соответствующий федеральный округ РФ, ** - соответствующий ТО, *** и далее - дата проведения совещания).

Приложение N 1
к пп. "к" п. 8 Регламента

Порядок организации подготовки территориальных органов и учреждений МЧС России к участию в селекторных совещаниях МЧС России

1. Настоящий Порядок организации подготовки ТО и учреждений МЧС России к участию в селекторных совещаниях МЧС России определяет механизм организации подготовки ТО и учреждений МЧС России к участию в селекторных совещаниях, а также предназначен для использования руководителями и специалистами подразделений, ответственных за подготовку материалов доклада согласно тематике рассматриваемых вопросов.

2. ТО, осуществляющие координацию деятельности в пределах федерального округа, помимо материалов за главное управление, подготавливают материалы, содержащие обобщенные сведения от ТО, расположенных на территории соответствующего федерального округа.

3. Старшим за организацию подготовки к селекторному совещанию в ТО назначается заместитель руководителя ТО (как правило курирующий вопросы антикризисного управления), в учреждениях МЧС России - ответственный за направление деятельности согласно тематике рассматриваемых вопросов.

Старший за организацию подготовки к селекторным совещаниям организует:

подготовку, сбор, обобщение и оформление информации в материалы доклада;

проверку материалов доклада на достоверность представляемых сведений и их соответствие установленным требованиям;

представление утвержденных материалов доклада, а также достоверных сведений об участниках совещания в подразделение ответственное за сопровождение селекторного совещания;

проведение практических мероприятий с демонстрацией в режиме реального времени.

4. Информация в материалы доклада подготавливается непосредственно должностными лицами, ответственными за направление деятельности.

Должностное лицо, ответственное за подготовку итоговой версии материалов доклада, осуществляет обобщение и оформление информации в соответствии с предъявляемыми требованиями.

5. Материалы доклада на селекторном совещании подготавливаются в электронном виде и состоят из:

текста доклада - готовится в текстовом редакторе Word в формате *.doc, *.docx, в тексте обязательно указывается порядок отображения демонстрационных материалов;

слайдового сопровождения - готовится в редакторе PowerPoint в формате *.ppt, *.pptx;

видеоматериалов (видеороликов) - отражают осуществление практических мероприятий, а также складывающуюся обстановку в зоне ЧС, в том числе с применением беспилотных авиационных систем.

6. Проверенные старшим за организацию подготовки к селекторному совещанию и утвержденные руководителем ТО или учреждения МЧС России материалы доклада направляются в подразделение МЧС России ответственное за сопровождение селекторного совещания.

Подготовка отчетных материалов на еженедельные оперативные селекторные совещания

7. Еженедельно ТО и учреждения МЧС России представляют отчетные материалы в ГУ НЦУКС вне зависимости от того состоится селекторное совещание или нет.

Отчетный материал используется в качестве доклада на еженедельном оперативном селекторном совещании, а также является итоговой, развернутой отчетностью о деятельности ТО или учреждения МЧС России за отчетный период.

Отчетные материалы хранятся в установленном порядке в ГУ НЦУКС и могут использоваться как документ, содержащий достоверную информацию.

8. К отчетным материалам ТО и учреждений МЧС России относятся:

текст доклада;

слайдовое сопровождение;

видеоматериалы (видеоролики);

список участников селекторного совещания;

другие информационно-справочные материалы.

Слайдовое сопровождение направлено на визуализацию доклада, информации и иных данных. С целью быстро и четко преподнести сложную информацию слайдовое сопровождение оформляется в соответствии с утвержденными образцами.

9. Отчетным периодом в докладах на еженедельное оперативное селекторное совещание является неделя (с пятницы по четверг недели, предшествующей дню проведения совещания).

10. При подготовке текста и слайдового сопровождения доклада на еженедельные оперативные селекторные совещания необходимо строго соблюдать структуру доклада в соответствии с текущими требованиями (обновляются в соответствии с актуальными вопросами МЧС России по четвергам), размещенными по адресу: ftp://10.21.62.69/Селектор/ТЕРРИТОРИАЛЬНЫЕ ОРГАНЫ МЧС РОССИИ/Анализ готовности на * (где * - дата проведения селекторного совещания), а также требования и стандарты оформления, размещенными по адресу ftp://10.21.62.69/ /Селектор/2.ТИПОВЫЕ ОБРАЗЦЫ.

Отчетные материалы, утвержденные руководителем ТО или учреждения МЧС России, размещаются каждую пятницу, не позднее 12.00 (мск.): на йр://10.21.62.69/Селектор/ТЕРРИТОРИАЛЬНЫЕ ОРГАНЫ МЧС РОССИИ/ /*/**/***# (где * - соответствующий федеральный округ РФ, ** - соответствующий ТО, *** и далее - дата проведения селекторного совещания).

В случае изменения оперативной обстановки уточненные отчетные материалы размещаются в установленную директорию с обязательным уведомлением.

Приложение N 2
к п. 9 Регламента

Порядок организации
системы ВКС МЧС России

Настоящий Порядок предназначен для использования в ТО и учреждениях МЧС России, руководителями и специалистами подразделений, ответственными за организацию и обеспечение ВКС в МЧС России.

I. Подготовка и проведение совещаний с использованием аппаратуры стационарной ВКС

1. При проверке качества связи должностное лицо, ответственное за проведение проверок с оконечных устройств ВКС:

прибывает на рабочее место участника совещания;

сообщает в студию ВКС о готовности к проверке;

по команде режиссера студии ВКС проверяет качество изображения и звука;

при неудовлетворительном качестве сообщает об этом режиссеру студии ВКС и действует по его команде.

Персонал, ответственный за проведение проверок ВКС в студиях:

организует в установленное время проверку качества основных и резервных каналов, линий связи и оконечного оборудования;

при неудовлетворительном качестве связи (неисправности оборудования, каналов связи) докладывает в студию ВКС старшего узла связи и принимает меры по устранению неисправности.

В случае отсутствия ВКС или ее неудовлетворительного качества участие должностного лица обеспечивается по системе аудио-конференц-связи или сети междугородной телефонной связи (далее - МГТС), заранее подготовленным к использованию по предназначению.

2. Во время проведения совещания должностное лицо, ответственное за проведение проверок с оконечных устройств ВКС:

участвует в совещании, находясь рядом с рабочим местом участника совещания, контролирует качество ВКС, регулирует вид представляемого с рабочего места видеосигнала (изображение или контент);

контролирует состояние включения/выключения микрофона, качество видеосигнала;

во время выступления участника совещания обеспечивает резервную связь со студией ВКС РЦОПУ;

при пропадании связи обеспечивает доклад участника совещания по резервному каналу связи (с использованием технологии "VipNet", аудио-конференц-связи, МГТС) и докладывает в студию ВКС РЦОПУ.

Во время проведения совещаний запрещается:

включать в помещении участника совещания устройства, влияющие на качественную работу аппаратуры связи (включая электробытовые приборы), а также вести посторонние переговоры, в том числе по телефону;

допускать несанкционированные действия по включению, отключению, перемещению и ремонту аппаратуры связи, используемой для обеспечения связи.

3. После окончания совещания при наличии недостатков (неисправностей) в работе оконечных устройств ВКС, выявленных в ходе проведения совещания, должностное лицо, ответственное за проведение проверок с оконечных устройств ВКС, сообщает о них в студию ВКС и согласовывает время их устранения.

При наличии недостатков (неисправностей) в работе устройств ВКС в студиях ВКС, выявленных в ходе проведения совещания, персонал, обеспечивающий ВКС, сообщает о них в студию ВКС РЦОПУ и согласовывает время их устранения.

II. Организация подготовки и участия в совещаниях оперативных групп территориальных органов МЧС России с использованием аппаратуры мобильной системы ВКС

4. Решение об участии оперативных групп (далее - ОГ) ТО в совещании с использованием системы ВКС на федеральном уровне принимает заместитель Министра (курирующий вопросы оперативного управления).

5. Включение ОГ в ВКС с использованием станций спутниковой связи в нерабочее время осуществляется через оперативную дежурную смену ГУ НЦУКС, в рабочее время - через отдел (ВКС и отображения информации) РЦОПУ по согласованию с ДИТС.

6. Ответственность за подготовку рабочих мест старшего ОГ при заслушивании на селекторном совещании возлагается на соответствующего руководителя ТО.

Ответственность за организацию ВКС из зоны ЧС возлагается на старшего ОГ ТО и оперативного дежурного отдела оперативного управления системами телекоммуникации (далее - ОДООУСТ) ГУ НЦУКС.

Общее руководство установлением и поддержанием связи (в том числе ВКС) из зоны ЧС осуществляет начальник связи соответствующего ТО (учреждения).

7. При подготовке к сеансу ВКС из зоны ЧС оператор ВКС ОГ ТО:

уточняет у старшего ОГ ТО время и место участия в совещании;

проводит видеосъемку (фотосъемку) зоны ЧС;

докладывает дежурному режиссеру ВКС ГУ НЦУКС или режиссеру отдела ВКС РЦОПУ о готовности к работе, уточняет время проведения сеанса ВКС и проверок;

согласовывает режимы работы ВКС (основной и резервный) и порядок обеспечения служебной связи;

готовит оборудование ВКС к работе, обеспечивает проведение проверки в установленное время.

Информация (с указанием контактных номеров телефонов, номеров телефонов для резервирования, номеров телефонов для подключения в служебную и техническую конференции) доводится до специалистов РЦОПУ по линии дежурных смен через ОДООУСТ ГУ НЦУКС. Начальник связи соответствующего ТО или учреждения МЧС России обеспечивает подключение ОГ для участия в проверке готовности.

8. Проверка готовности ОГ ТО, ОГ местных пожарно-спасательных гарнизонов, принимающих участие в селекторных совещаниях, проводится ОДООУСТ ГУ НЦУКС в рамках комплексной проверки готовности системы ВКС за один час до начала совещания.

При проведении проверки оцениваются такие критерии как:

качество изображения (яркость, контрастность, четкость);

качество звука (громкость, наличие шумов, расположение микрофона);

наличие и качество резервных каналов ВКС;

освещенность рабочего места участников совещания;

правильность расположения видеокамеры и рабочего места докладчика относительно друг друга (ракурс);

правильность оформления и расположения баннера ОГ;

работа выносной камеры.

9. При проведении сеанса ВКС из зоны ЧС оператор ВКС ОГ ТО:

обеспечивает ВКС в установленное время;

заранее направляет доклад старшего ОГ ТО и видеозапись из зоны ЧС в ГУ НЦУКС;

обеспечивает готовность трансляции видеоизображения из зоны ЧС.

При прерывании сеанса ВКС из зоны ЧС ответственное должностное лицо докладывает дежурному режиссеру ВКС ГУ НЦУКС (режиссеру отдела (ВКС и отображения информации) РЦОПУ), по его команде обеспечивает связь по резервному каналу через станцию междугородной связи и студию РЦОПУ по телефонам 8 (495) 983-6541, 8 (495) 983-6999 или обеспечивает подключение к серверу ВКС по IP адресам 10.21.20.101, 10.21.20.102 или 10.21.20.105.

10. Во время проведения селекторного совещания оператор ВКС ОГ ТО должен находиться в служебной телефонной аудиоконференции (далее - аудиоконференция).

III. Проведение проверок системы ВКС при подготовке к проведению совещаний

11. Для обеспечения готовности системы ВКС к применению по предназначению в МЧС России организуются и проводятся:

ежедневные проверки оборудования ВКС ТО;

еженедельные комплексные проверки;

проверки готовности технических средств ВКС непосредственно перед началом совещаний в МЧС России;

тренировки с использованием мобильных комплексов ВКС.

12. Ежедневные проверки оборудования ВКС ТО проводятся дежурным группы систем ВКС отдела ВКС РЦОПУ согласно графику проверки на полугодие, утвержденным ДИТС.

В ходе проверки проверяются:

настройки серверов ВКС и оборудования ВКС залов совещаний ТО (удаленно);

проверка сервера ВКС в работе (регистрация и прохождение вызовов через оборудование системы ВКС);

проверка ошибок на видеосервере, их устранение с последующей перезагрузкой сервера;

проверка оборудования ВКС залов совещаний (прохождение вызова, качество изображения и звука).

13. Еженедельные комплексные проверки готовности стационарной системы ВКС проводятся под руководством заместителя ОДООУСТ ГУ НЦУКС по субботам.

В ходе комплексной проверки проверяются:

ракурс и качество изображения, звука, наличие и расположение баннера;

навыки и умения должностных лиц, ответственных за подготовку и проведение сеансов ВКС;

резервирование каналов и линий связи, а также технических средств ВКС.

14. Проверка качества ВКС с рабочих мест участников совещания осуществляется в день его проведения и обеспечивается должностными лицами, ответственными за проведение проверок с оконечных устройств ВКС.

Списки должностных лиц, ответственных за проведение проверок с оконечных устройств ВКС, представляются в РЦОПУ руководителями структурных подразделений ЦА, ТО и учреждений МЧС России 2 раза в год к 15 января и 15 июля и уточняются по мере необходимости.

15. В период времени от 3,5 часов до 3 часов до начала планового селекторного совещания под руководством начальников связи ТО и учреждений МЧС России, должностными лицами, ответственными за проведение проверок ВКС в ТО, проводится проверка качества каналов связи, их регулировка, настройка региональных систем ВКС, в том числе настройка автоматического перевода видеокамеры на выступающего при включении им микрофона (настройка "пресетов"), проверка качества видеосигнала и вида заднего фона (баннера). Также отрабатывается переход на резервные каналы связи (цифровой сети связи с интеграцией услуг МЧС России, информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" с использованием "VipNet", на каналы тональной частоты и МГТС) с абонентами ТО. Максимальное время перевода абонента системы ВКС на резервный канал связи должно составлять не более 10 сек.

16. В период времени от 2,5 часов до 2 часов до начала планового селекторного совещания, проводится проверка абонентов ВКС в пределах федерального округа соответствующими должностными лицами, ответственными за проведение проверок ВКС в ТО, осуществляющих координацию деятельности в пределах федерального округа.

17. В период времени от 2 часов до 1,5 часов до начала планового селекторного совещания, ответственными за проведение проверок ВКС, проводится проверка качества каналов связи, их регулировка и настройка ведомственных систем видео- и аудио-конференц-связи с абонентами ЦА, задействованными в совещании, из студии ВКС по адресу: г. Москва, ул. Ватутина, д. 1, стр. 1.

18. За 2 часа до начала планового селекторного совещания под руководством заместителя начальника ГУ НЦУКС, курирующего вопросы подготовки и сопровождения федеральных мероприятий (или лица, его замещающего), с должностными лицами, ответственными за готовность ТО к участию в селекторном совещании, проводится уточнение списков участников совещания и доведение вводных согласно порядку проведения.

19. В целях оперативного управления дежурными службами МЧС России при проведении совещаний в режиме ВКС, РЦОПУ организуется служебная телефонная аудиоконференция с участием заместителя Министра (курирующего вопросы оперативного управления).

К участию в аудиоконференции от ТО привлекаются заместители начальников ТО, ответственных за координацию деятельности в пределах федерального округа.

ГУ НЦУКС осуществляет подготовку, уточнение списков участников аудиоконференции.

Проверка связи с участниками аудиоконференции, качества звука на рабочих местах должностных лиц проводится под руководством ГУ НЦУКС.

20. Не позднее чем за 1 час до начала планового селекторного совещания проводится комплексная проверка готовности системы ВКС со всеми участниками под руководством начальника отдела оперативного управления системами телекоммуникации ГУ НЦУКС (или лица, его замещающего), в ходе которой проверяется качество изображения, звука, презентационных материалов, отрабатывается переход на резервные каналы связи.

При подготовке к проведению совещаний под председательством Министра или лица, его замещающего, а также первого заместителя Министра, проверки технической готовности системы ВКС проводятся под руководством заместителя директора ДИТС (начальника отдела организации и развития связи) с начальниками связи ТО и учреждений МЧС России. Проверка системы ВКС с запланированными абонентами проводится непосредственно с рабочего места председателя (участников) совещания.

21. Проверка работоспособности оконечных устройств ВКС осуществляется:

на рабочих местах руководства МЧС России специалистами РЦОПУ, ответственными за проведение проверок, в период времени от 2 часов до 1,45 часа до начала планового селекторного совещания;

на рабочих местах руководителей структурных подразделений ЦА (других приглашенных участников совещания) сотрудниками структурных подразделений ЦА, ответственными за проведение проверок с оконечных устройств, в период времени от 1,45 часа до 1,15 часа до начала планового селекторного совещания;

на рабочих местах должностных лиц и в местах коллективного использования системы ВКС ТО и учреждений МЧС России ответственными должностными лицами за проведение проверок с оконечных устройств не позднее, чем за 2 часа до проведения совещания.

22. Тренировки по обеспечению ВКС с использованием мобильных комплексов ВКС проводятся в соответствии с планом проведения тренировок с ТО на очередной месяц, разрабатываемым РЦОПУ и утверждаемым директором ДИТС. В ходе тренировок проверяются качество изображения, звука, видеоматериалов (видеороликов), работа радиоудлинителя, отрабатывается переход на резервные каналы связи.

Внеплановые тренировки проводятся только по согласованию с директором ДИТС или его заместителем по связи.

Заказ ресурса спутниковых каналов связи для организации и проведения тренировок, а также подключения ОГ МЧС России, осуществляется через ОДООУСТ ГУ НЦУКС по телефонам или через пункт управления (системой телекоммуникации) РЦОПУ.

IV. Порядок подключения в систему ВКС и проведения проверки качества ВКС с рабочими местами абонентов ФОИВ

23. При подготовке селекторного совещания с привлечением ФОИВ специалистами ГУ НЦУКС совместно с специалистами РЦОПУ выполняются следующие мероприятия:

уточняются списки представителей от ФОИВ;

проверяется доклад участника от ФОИВ, определяется продолжительность доклада (в случае заслушивания);

за один час до начала совещания проводится проверка качества ВКС с ФОИВ.

24. При проверке качества ВКС с ФОИВ оцениваются такие критерии как:

качество изображения (яркость, контрастность, четкость);

качество звука (громкость, наличие шумов, расположение микрофона);

правильность расположения видеокамеры и рабочего места докладчика относительно друг друга (ракурс);

резервирование каналов и линий связи, а также технических средств видео-конференц-связи.

25. Ответственность за организацию взаимодействия с ФОИВ по вопросам подготовки рабочих мест при заслушивании на селекторном совещании возлагается на ГУ НЦУКС.

По итогам проверки абоненты ФОИВ с неудовлетворительным качеством связи к участию в селекторном совещании не допускаются.

26. Во время проведения селекторного совещания должностное лицо ГУ НЦУКС, ответственное за взаимодействие с ФОИВ, должно находиться в аудиоконференции.

V. Порядок подключения в систему ВКС и проведения проверки качества ВКС с рабочими местами абонентов, находящихся за пределами Российской Федерации

27. ВКС с абонентами, находящимися за пределами Российской Федерации, должна организовываться с учетом выполнения требований законодательства Российской Федерации в области информационной безопасности с использованием сертифицированных средств защиты информации по согласованной в установленном порядке схеме организации связи с применением средств защиты информации, обеспечивающих безопасность локальной вычислительной сети "Интранет" МЧС России.

VI. Порядок организации служебных телефонных аудиоконференций при сопровождении совещаний в режиме ВКС

28. В целях оперативного управления дежурными службами МЧС России при проведении плановых совещаний в режиме ВКС сотрудниками РЦОПУ осуществляется подключение служебных телефонных аудиоконференций:

аудиоконференция "5888" организуется с целью взаимодействия по вопросам сопровождения совещания и оперативного управления с участием заместителя Министра (курирующего вопросы оперативного управления), начальника ГУ НЦУКС, старшего оперативного дежурного МЧС России, специалистов управления информационной поддержки федеральных мероприятий ГУ НЦУКС и должностных лиц ТО и учреждений МЧС России, отвечающих за вопросы оперативного реагирования;

аудиоконференция "5656" организуется с целью взаимодействия по вопросам технического сопровождения системы ВКС с участием директора ДИТС (заместителя по связи), начальника РЦОПУ, должностных лиц ТО и учреждений МЧС России, отвечающих за вопросы организации ВКС (режиссеры, начальники связи).

Специалисты РЦОПУ обеспечивают работу служебных телефонных аудиоконференций и своевременно подключают соответствующих абонентов конференции.

VII. Требования к оборудованию рабочих мест участников совещаний, проводимых в режиме ВКС

29. Телекоммуникационное оборудование на рабочих местах, должно обеспечивать участие должностных лиц в селекторных совещаниях, проводимых в режиме ВКС.

Система ВКС должна содержать основные элементы:

видеокодек;

видеокамера;

оборудование звукоусиления;

средства отображения информации;

оборудование для организации резервных каналов связи.

30. Видеокодек может быть реализован как на аппаратной, так и на программной платформе, он должен обеспечивать:

работу по основным протоколам;

возможность выбора скорости соединения;

подключение дополнительных источников видеосигнала;

подключение системы звукоусиления.

31. Видеокамера должна обеспечивать возможность трансляции общего вида зала совещания (при запросе), а также наведение (Preset) на каждое рабочее место участника совещания. Видеокамера также должна иметь функции трансфокации (приближение/удаление).

32. Оборудование звукоусиления должно обеспечивать:

разборчивость речи всех участников совещания;

подавление "обратной связи";

включение/выключение микрофонов участниками совещания.

33. Видеостена системы отображения информации, установленная в зале совещания, в# должна обеспечивать обзор с рабочего места любого из участников совещания. Целесообразно обеспечить техническую возможность разделения видеостены на сегменты для одновременного вывода информации с различных источников, для чего необходимо предусмотреть контроллеры и матричные коммутаторы.

34. Начальники ТО и учреждений МЧС России обязаны обеспечить:

оборудование рабочих мест участников совещаний, проводимых в режиме ВКС, баннерами;

надежное крепление баннеров в местах размещения; устойчивую передачу видеосигнала;

установку таймера отсчета обратного времени для соблюдения регламента докладов;

формирование имени участника ВКС на серверах ВКС (техническая подпись) 10-20% от максимально возможного; передачу видеоизображения в формате 4:3;

подключение абонентов ВКС на скорости передаваемого видео не менее 384 кбит/с;

установку на рабочих местах механических регулируемых пультов (электронных суфлеров), позволяющих участникам совещания читать информационный материал не опуская головы (установить угол наклона пульта не менее 80 градусов, лицо и взгляд участника должны быть обращены в сторону камеры, наклоны торса и головы участника в сторону поверхности рабочего стола не допускаются).

35. При организации освещения рабочего места участника совещания источники света необходимо располагать непосредственно над рабочим местом.

Для равномерности освещения рабочего места рекомендуется установить не менее 3-х источников света непосредственно над рабочим местом участника:

расстояние между источниками света не более 600 мм;

цветовая температура источников света должна находиться в диапазоне от 5500 до 6000 К;

прибор для измерения освещенности размещается на рабочем столе перед руководителем под прямым углом к источнику света, на расстоянии 500 мм, освещенность в данной точке измерений должна находиться в диапазоне от 750 до 800 .

Использование естественного света для освещения рабочих мест не допускается. Имеющиеся в зале проведения селекторных совещаний окна и витражи должны быть надежно закрыты светонепроницаемыми шторами (жалюзи).

36. Рабочие места участников совещаний должны быть оборудованы баннерами в соответствии с Типовым форматом, представленным на рисунке.

В фоне баннера используются следующие коды цветов: HEX: #0092cb, RGB: 0 146 203, CMYK: 100 29 14 0.

Размеры баннера определяются исходя из размещения и технических возможностей применяемых средств видео-конференц-связи, при этом края баннера не должны быть видны в кадре.

На фоне баннера указывается ^наименование сайта ТО или учреждения МЧС России белым цветом.

Надпись с наименованием ТО или учреждения МЧС России размещается по верхнему краю и выравнивается по центру (оформляется желтым цветом).

Другие элементы символики размещаются на баннере в соответствии с дополнительными распоряжениями.

VIII. Порядок подключения абонентских терминалов ВКС для участия в совещании

37. Подключение абонентов ВКС, предлагаемых к заслушиванию на совещании в режиме ВКС, осуществляется на серверы РЦОПУ.

Подключение абонентского терминала ВКС или программного обеспечения ВКС (Cisco Jabber Video) к еженедельным селекторным совещаниям осуществляется специалистами ВКС РЦОПУ (тел. 3780-5860).

Подключение абонентского терминала ВКС или программного обеспечения ВКС (Cisco Jabber Video) к селекторным совещаниям по уточнению параметров оперативной обстановки осуществляется дежурным оператором ВКС оперативной дежурной смены ГУ НЦУКС (тел. 3780-6690).

Приложение N 3
к п. 12 Регламента

Приложение N 4
к п. 15 Регламента

ПОРЯДОК (план, повестка)
проведения тематического селекторного совещания
"_________________________________________________________"
(тема совещания, шрифт Time New Roman, 15)

                                                Место проведения:

                                                _________________________

                                                (адрес, номер помещения,

                                                шрифт Time New Roman 15)

                                                Дата и время проведения:

                                                _________________________

                                                (шрифт Time New Roman 15)

Вступительное слово _____________________________________________________

                    (ФИО руководителя совещания, шрифт Time New Roman 15)

1. Доклад "_____________________________________________________________"

               (наименование темы доклада, шрифт Time New Roman 15)

______________________________ - ________________________________________

(ФИО, шрифт Time New Roman 15)     (должность, шрифт Time New Roman 15)

2. Доклад "_____________________________________________________________"

               (наименование темы доклада, шрифт Time New Roman 15)

______________________________ - ________________________________________

(ФИО, шрифт Time New Roman 15)     (должность, шрифт Time New Roman 15)

Заключительное слово ____________________________________________________

                      (ФИО руководителя совещания, шрифт Time New Roman

                                            жирный 15)

Приложение N 5
к п. 15 Регламента

СПИСОК
участников совещания

                                                Место проведения:

                                                _________________________

                                                (адрес, номер помещения,

                                                шрифт Time New Roman 15)

                                                Дата и время проведения:

                                                _________________________

                                                (шрифт Time New Roman 15)

1.
	ФАМИЛИЯ (шрифт Time New Roman 15) Имя Отчество (шрифт Time New Roman 15)		(должность, шрифт Time New Roman 15)
2.
	ФАМИЛИЯ (шрифт Time New Roman 15) Имя Отчество (шрифт Time New Roman 15)		(должность, шрифт Time New Roman 15)
3.
	ФАМИЛИЯ (шрифт Time New Roman 15) Имя Отчество (шрифт Time New Roman 15)		(должность, шрифт Time New Roman 15)
4.
	ФАМИЛИЯ (шрифт Time New Roman 15) Имя Отчество (шрифт Time New Roman 15)		(должность, шрифт Time New Roman 15)
5.
	ФАМИЛИЯ (шрифт Time New Roman 15) Имя Отчество (шрифт Time New Roman 15)		(должность, шрифт Time New Roman 15)
6.
	ФАМИЛИЯ (шрифт Time New Roman 15) Имя Отчество (шрифт Time New Roman 15)		(должность, шрифт Time New Roman 15)

Приложение N 6
к п. 15 Регламента

СПИСОК
участников совещания
(в режиме ВКС)

                                                Место проведения:

                                                _________________________

                                                (адрес, номер помещения,

                                                шрифт Time New Roman 15)

                                                Дата и время проведения:

                                                _________________________

                                                (шрифт Time New Roman 15)

_________________________________________________________________________

Наименование территориального органа (шрифт Time New Roman жирный 15)

	-
ФАМИЛИЯ (шрифт Time New Roman 15) Имя Отчество (шрифт Time New Roman 15)		должность (шрифт Time New Roman 15) (специальное звание) (шрифт Time New Roman курсив, 15)

_________________________________________________________________________

Наименование территориального органа (шрифт Time New Roman жирный 15)

	-
ФАМИЛИЯ (шрифт Time New Roman 15) Имя Отчество (шрифт Time New Roman 15)		должность (шрифт Time New Roman 15) (специальное звание) (шрифт Time New Roman курсив, 15)

_________________________________________________________________________

Наименование территориального органа (шрифт Time New Roman жирный 15)

	-
ФАМИЛИЯ (шрифт Time New Roman 15) Имя Отчество (шрифт Time New Roman 15)		должность (шрифт Time New Roman 15) (специальное звание) (шрифт Time New Roman курсив, 15)

_________________________________________________________________________

Наименование территориального органа (шрифт Time New Roman жирный 15)

	-
ФАМИЛИЯ (шрифт Time New Roman 15) Имя Отчество (шрифт Time New Roman 15)		должность (шрифт Time New Roman 15) (специальное звание) (шрифт Time New Roman курсив, 15)

Приложение N 7
к п. 23 Регламента

Инструкция
по ведению, хранению и использованию аудио- и видеозаписей совещаний

1. Настоящая Инструкция определяет порядок ведения, хранения и использования аудио- и видеозаписей совещаний в МЧС России.

2. Аудиозапись совещаний в МЧС России производится техническими средствами, которыми оборудованы помещения, с последующим сохранением на машинные носители информации, требования к учету, хранению и уничтожению которых указаны в приказе МЧС России от 07.11.2019 N 651* (далее - МНИ), Управления информационной поддержки федеральных мероприятий (далее - УИПМ) ГУ НЦУКС.

Аудиозапись совещаний на индивидуальные средства связи без согласования с председателем совещания или ответственным подразделением запрещена.

3. На совещаниях под председательством Министра и его заместителей фото-, видеосъемка и аудиозапись может осуществляться специалистами информационных подразделений МЧС России, а также аккредитованными в установленном порядке представителями средств массовой информации по согласованию с ДИП и Главным управлением собственной безопасности МЧС России (далее - ГУСБ).

4. Видеозапись совещаний с использованием системы ВКС или при наличии специализированных технических средств видеозаписи, которыми оборудованы помещения, производится на видеосервер РЦОПУ.

Ответственность за ведение записи совещаний на видеосервер и его администрирование возлагается на начальника РЦОПУ.

Записи совещаний на видеосервере РЦОПУ хранится три календарных месяца со дня проведения совещания. По истечении указанного срока в период с 5 по 10 число следующего за ним месяца все записи подлежат удалению в установленном порядке с составлением акта комиссией в составе: председатель комиссии - представитель ФКУ "Специальный центр МЧС России", члены комиссии - представители РЦОПУ 2 человека (приложение N 1 к настоящей Инструкции).

По окончании совещания, в течение суток, произведенные записи должны быть скопированы ответственными должностными лицами УИПМ ГУ НЦУКС с видеосервера РЦОПУ на учтенный в установленном порядке МНИ, с обязательной отметкой в журнале учета видеозаписей (приложение N 2 к настоящей Инструкции), за исключением записей совещаний, проходящих в зале оперативной дежурной смены ГУ НЦУКС.

Ответственность за копирование записей по окончании мероприятий с видеосервера РЦОПУ на учтенный МНИ возлагается на УИПМ ГУ НЦУКС.

Ответственное должностное лицо за хранение записей служебных совещаний назначается решением начальника ГУ НЦУКС.

5. Все записи на технических средствах, которыми оборудованы помещения для проведения совещаний, подлежат удалению сразу после копирования на МНИ оператора ГУ НЦУКС.

Хранение записей совещаний на учтенном МНИ осуществляется бессрочно. Удаление (стирание) записей может быть произведено в установленном порядке с составлением акта комиссией в составе: председатель комиссии - представитель ФКУ "Специальный центр МЧС России", члены комиссии - представители УИПМ ГУ НЦУКС 1 человек и РЦОПУ 1 человек (приложение N 1 к настоящей Инструкции) по согласованию с ГУСБ.

6. Запись совещаний с участием руководства МЧС России на абонентских пунктах ВКС средствами аудио-, фото- и видеофиксации (копирование, тиражирование) запрещена.

Запись совещаний в режиме ВКС с участием Министра и его заместителей в ТО и учреждениях МЧС России производится только по письменному согласованию с ГУСБ.

Контроль за соблюдением указанных требований возлагается на соответствующих руководителей ТО и учреждений МЧС России.

7. При проведении совещаний, на которых рассматриваются вопросы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, в соответствии с требованиями раздела VI Инструкции по обеспечению режима секретности в Российской Федерации** необходимо использовать в качестве средств видео- и звукозаписи (воспроизведения) оборудование, защита которого обеспечивается в соответствии с требованиями безопасности информации. Производство видео- и звукозаписи, фотографирование осуществляется специально назначенными работниками по согласованию с РСП МЧС России и с разрешения председателя совещания.

Видео- и аудиозапись указанных совещаний производится на носителях информации (магнитных лентах, видеопленках, кассетах и других запоминающих устройствах), учтенных в РСП МЧС России.

8. Выдача записей совещаний МЧС России производится УИПМ ГУ НЦУКС на учтенные в соответствии с требованиями приказа МЧС России от 07.11.2019 N 651 МНИ должностным лицам МЧС России, ответственным за подготовку совещания, либо секретарям (назначенным соответствующими положениями о совещательном органе) для составления протокола или стенограммы совещания с обязательной записью в Журнале учета выдачи записей (приложение N 3 к настоящей Инструкции) и проведением Инструктажа о запрете распространения информации, обсуждаемой на совещаниях МЧС России, а также сотрудникам ГУСБ по запросу.

______________________________

* Приказ МЧС России от 07.11.2019 N 651 "Об утверждении Инструкции по порядку учета, хранения и обращения с машинописными носителями информации, содержащими информацию ограниченного доступа, не содержащую сведения, составляющие государственную тайну, в структурных подразделениях центрального аппарата Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий".

** Постановление Правительства Российской Федерации от 5 января 2004 года N 3-1.

Приложение N 1
к Инструкции по ведению, хранению
и использованию аудио- и
видеозаписей

АКТ
уничтожения информационных материалов

"__" ______________ 20__ г.

      Комиссия в составе: председатель комиссии: ________________________

                                                   (должность, фамилия,

                                                         инициалы)

_________________________________________________________________________

члены комиссии: _________________________________________________________

                             (должность, фамилия, инициалы)

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

произвела уничтожение информационных материалов  (мультимедийных файлов),

хранящихся на __________________________________________________________.

                             (наименование устройства записи)

N пп	Перечень информационных материалов	Дата произведения записи	Объем информации (Мб, Гб)	Носитель (формат)	Примечание
1	2	3	4	5	6
1.	Запись селекторного совещания под руководством Министра
2.	Запись селекторного совещания под руководством заместителя Министра
3.	Запись селекторного совещания под руководством начальника Административно-правового управления

Информационные материалы с носителя удалены в установленном порядке и восстановлению не подлежат.

Председатель комиссии:
Члены комиссии:

Приложение N 2
к Инструкции по ведению,
хранению и использованию аудио-
и видеозаписей

ЖУРНАЛ
учета аудио- и видеозаписей

N п/п	Дата проведения совещания	Время проведения совещания	Наименование совещания	Руководитель совещания	Место проведения совещания

Приложение N 3
к Инструкции по ведению,
хранению и использованию аудио-
и видеозаписей

ЖУРНАЛ
выдачи аудио- и видеозаписей

N п/п	Наименование совещания/время, дата проведения совещания	Время, дата выдачи	ФИО, должность получателя	Роспись в получении	Роспись о прохождении инструктажа	ФИО, должность выдавшего	Роспись в# выдавшего

Приложение N 8
к п. 32 Регламента

Министру
(замещающему должностному лицу,
при его отсутствии)
Российской Федерации по делам
гражданской обороны, чрезвычайным
ситуациям и ликвидации последствий
стихийных бедствий

Прошу Вашего разрешения на проведение селекторного совещания с использованием видео-конференц-связи по теме: _______________________________________________ "____" _____________ 20____ г. с ___.___ до ___.___ часов (мск).

Председатель совещания: ______________________________________________

Участники совещания: _________________________________________________

Директор (начальник) структурного подразделения центрального аппарата МЧС России
	инициалы, фамилия
"____" _____________ 20____ г.
Директор Департамента информационных технологий и связи
	инициалы, фамилия
"____" _____________ 20____ г.

Приложение N 9
к п. 12, 18 Регламента

Директору ДИТС
МЧС России

Начальнику ГУ НЦУКС

Начальнику ФГКУ Рузский ЦОПУ
МЧС России

Начальникам главных управлений
МЧС России по субъектам
Российской Федерации

      Настоящим сообщаю, что "__" ___________ 20___ г. в период с ___.___

до ___ (мск.) по решению __________________________ под председательством

_____________________________________________ будет проведено совещание с

использованием системы видео-конференц-связи МЧС России по теме:

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Приложение: 1. План (повестка, порядок);

2. Список участников;

3. Копия документа, разрешающего подключение конференцсвязи.

Руководитель структурного

подразделения центрального аппарата

МЧС России                                              инициалы, фамилия