Приложение 1. Положение о системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "ДЕЛО"

Приложение 1
к постановлению
Правительства Орловской области
от 5 августа 2022 г. N 447

Положение
о системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "ДЕЛО"

I. Общие положения

I.1. Настоящее Положение определяет назначение, задачи использования системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "ДЕЛО" (далее - СЭД ДЕЛО), права и обязанности участников СЭД ДЕЛО, а также организацию работы в СЭД ДЕЛО участниками СЭД ДЕЛО.

I.2. Участниками СЭД ДЕЛО являются:

1) Правительство Орловской области;

2) органы исполнительной государственной власти специальной компетенции Орловской области (далее также - ОИГВ);

3) подведомственные ОИГВ государственные учреждения Орловской области (далее - учреждения);

4) органы местного самоуправления муниципальных образований Орловской области (далее также - ОМСУ);

5) подведомственные ОМСУ организации;

6) иные органы государственной власти Орловской области и государственные органы Орловской области, подключенные к СЭД ДЕЛО в установленном порядке.

I.3. СЭД ДЕЛО создана с использованием отечественного программного обеспечения.

I.4. СЭД ДЕЛО является информационной системой персональных данных.

I.5. Обработка персональных данных в СЭД ДЕЛО осуществляется в соответствии с требованиями Федерального закона от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных".

I.6. Организация работы в СЭД ДЕЛО ведется в соответствии с инструкциями по делопроизводству участников СЭД ДЕЛО, регламентами участников СЭД ДЕЛО, инструкцией о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения участников СЭД ДЕЛО и перечнем служебной информации ограниченного распространения участников СЭД ДЕЛО.

I.7. Электронный документ (далее также - документ), подписанный в СЭД ДЕЛО простой электронной подписью (далее также - ЭП), в порядке установленном настоящим Положением, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, согласно части 2 статьи 6 Федерального закона от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

I.8. Электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью (далее также - УКЭП) в СЭД ДЕЛО, признается равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в том числе заверенному печатью, согласно частям 1 и 3 статьи 6 Федерального закона от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи" при соблюдении следующих условий:

1) электронный документ соответствует требованиям, установленным инструкциями по делопроизводству участников СЭД ДЕЛО;

2) электронный документ направлен по электронным каналам связи (система электронного документооборота, защищенная федеральная система межведомственного электронного документооборота (далее также - система МЭДО), электронная почта);

3) электронный документ соответствует требованиям к электронному документу в целях признания его равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в том числе заверенному печатью, установленным настоящим Положением.

I.9. Ответственность за неправомерное подписание электронного документа ЭП или УКЭП несет участник СЭД ДЕЛО в лице владельца ключа ЭП или УКЭП.

I.10. Документооборот между участниками СЭД ДЕЛО осуществляется в электронном виде с использованием СЭД ДЕЛО, за исключением случаев, когда федеральными законами или законами Орловской области, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа на бумажном носителе.

Получение электронного документа, подписанного ЭП или УКЭП или созданного в виде электронной копии документа, в соответствии с требованиями, предусмотренными настоящим Положением, является достаточным условием, позволяющим установить авторство документа и принять электронный документ к рассмотрению и исполнению.

I.11. В СЭД ДЕЛО создаются и используются:

1) электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

2) электронные копии документов, полученные в результате сканирования документов на бумажном носителе;

3) документы и сообщения, отправляемые и поступающие по МЭДО от федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации и иных государственных органов и организаций.

I.12. Учет, контроль и анализ обращений граждан осуществляются в СЭД ДЕЛО с учетом требований законодательства Российской Федерации и Орловской области, а также методических рекомендаций Управления Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций, определяющих порядок работы с обращениями граждан и информационного обмена в указанной сфере.

II. Назначение и задачи СЭД ДЕЛО, принципы организации электронного документооборота в СЭД ДЕЛО

II.1. Назначение СЭД ДЕЛО - это обеспечение процесса создания, управления доступом и распространения документов участников СЭД ДЕЛО.

II.2. Задачи использования СЭД ДЕЛО:

1) объединение в единый процесс документационного обеспечения участников СЭД ДЕЛО;

2) соблюдение единых правил регистрации, управления, доступа к электронным документам и электронным копиям документов (далее - документ), а также проектам документов;

3) осуществление мониторинга, анализа и автоматизированного контроля хода исполнения документов;

4) получение оперативной аналитической и статистической отчетности документов;

5) оперативная доставка документов и проектов к документам.

II.3. Принципы организации электронного документооборота в СЭД ДЕЛО:

1) обеспечение технологической возможности использования СЭД ДЕЛО с переменным числом участников СЭД ДЕЛО;

2) применение участниками СЭД ДЕЛО единых баз данных, технологий, форматов, протоколов информационного взаимодействия и программно-технических средств;

3) правомерное использование участниками СЭД ДЕЛО программного обеспечения и программно-технических средств;

4) обеспечение целостности и доступности передаваемой информации;

5) минимизация издержек, в том числе финансовых и временных, при осуществлении информационного взаимодействия;

6) однократный ввод и многократное использование документов (однократная регистрация документов для всех участников СЭД ДЕЛО без перерегистрации при передаче между участниками СЭД ДЕЛО).

III. Функции, права и обязанности участников и пользователей СЭД ДЕЛО

III.1. Оператором СЭД ДЕЛО является Департамент информационных технологий Орловской области, осуществляющий деятельность по эксплуатации СЭД ДЕЛО, в том числе по обработке информации, содержащейся в ее базах данных.

III.2. Системные технологи СЭД ДЕЛО - сотрудники оператора СЭД ДЕЛО, осуществляющие настройку СЭД ДЕЛО, ведение системных справочников и управление правами пользователей СЭД ДЕЛО.

III.3. Локальные системные технологи участника СЭД ДЕЛО - назначенные правовыми (локальными) актами участника СЭД ДЕЛО работники участника СЭД ДЕЛО, наделенные оператором СЭД ДЕЛО в установленном порядке правами на внесение изменений в нормативно-справочную информацию СЭД ДЕЛО, корректировку прав пользователей СЭД ДЕЛО. Участники СЭД ДЕЛО, у которых количество пользователей СЭД ДЕЛО превышает 30, обязательно должны назначить локальных системных технологов участника СЭД ДЕЛО.

III.4. Пользователи СЭД ДЕЛО - работники участников СЭД ДЕЛО, наделенные в установленном порядке правами доступа для работы в СЭД ДЕЛО.

III.5. Оператор СЭД ДЕЛО и системные технологи СЭД ДЕЛО выполняют следующие функции:

1) обеспечивают работоспособность и корректность функционирования баз данных, программно-технических средств СЭД ДЕЛО, их развитие и модификацию;

2) осуществляют резервное копирование информации, размещенной в базах данных СЭД ДЕЛО;

3) регистрируют, предоставляют и прекращают действие права пользователей СЭД ДЕЛО на основании письменных заявок, приведенных в приложениях 1-4 к настоящему Положению, при выполнении участником СЭД ДЕЛО технических требований, установленных оператором СЭД ДЕЛО, для размещения, редактирования, просмотра и удаления информации в СЭД ДЕЛО;

4) предоставляют локальным технологам СЭД ДЕЛО техническую возможность актуализации справочников и прав пользователей СЭД ДЕЛО;

5) организуют совместно с Администрацией Губернатора и Правительства Орловской области защиту информации (в том числе персональных данных), размещаемой в базах данных СЭД ДЕЛО, от неправомерного доступа;

6) формируют и актуализируют глобальный адресный справочник участников СЭД ДЕЛО;

7) обеспечивают функционирование СЭД ДЕЛО в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации и законодательства Орловской области;

8) обеспечивают совместно с локальными технологами участника СЭД ДЕЛО соблюдение прав доступа к электронным документам участников СЭД ДЕЛО;

9) обеспечивают совместно с локальными технологами участника СЭД ДЕЛО предоставление информационной поддержки участнику СЭД ДЕЛО при возникновении технических ошибок в СЭД ДЕЛО;

10) осуществляют методическое сопровождение участников СЭД ДЕЛО по вопросам, связанным с использованием СЭД ДЕЛО, при организации и осуществлении электронного документооборота, разрабатывают инструкции по работе в СЭД ДЕЛО;

11) осуществляют совместно с локальными технологами участника СЭД ДЕЛО ведение классификатора групп документов участников СЭД ДЕЛО;

12) осуществляют контроль соблюдения участниками СЭД ДЕЛО требований настоящего Положения, принимают в рамках компетенции необходимые меры по предотвращению и устранению выявленных нарушений, проводят постоянный мониторинг и анализ использования СЭД ДЕЛО;

13) при проведении плановых технических мероприятий по обслуживанию СЭД ДЕЛО, требующих прекращения доступа к СЭД ДЕЛО, оповещают об этом участников СЭД ДЕЛО не менее чем за 3 рабочих дня до даты прекращения доступа.

III.6. Локальные системные технологи участника СЭД ДЕЛО выполняют функции по заполнению и актуализации данных справочников и прав пользователей СЭД ДЕЛО.

III.7. Участник СЭД ДЕЛО:

1) обеспечивает достоверность информации, передаваемой по СЭД ДЕЛО;

2) обеспечивает работоспособность и безопасность всех программно-аппаратных средств пользователей СЭД ДЕЛО, необходимых для функционирования СЭД ДЕЛО, а также иных программно-аппаратных средств, обеспечивающих возможность подписания документов ЭП или УКЭП в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации и настоящего Положения;

3) принимает к исполнению электронные документы, зарегистрированные в СЭД ДЕЛО и подписанные ЭП или УКЭП либо созданные в виде электронной копии документа в соответствии с настоящим Положением;

4) обеспечивает строгое соблюдение установленного законодательством Российской Федерации порядка ограниченного доступа к отдельным видам информации и не допускает ее размещение в СЭД ДЕЛО;

5) использует, принимает и признает квалифицированные сертификаты ключа проверки электронной подписи участников СЭД ДЕЛО при передаче электронных документов;

6) предоставляет при необходимости доступ к рабочим станциям оператору СЭД ДЕЛО;

7) в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, законодательства Орловской области и настоящего Положения получает от оператора СЭД ДЕЛО информацию об участниках СЭД ДЕЛО.

III.8. Оператор СЭД ДЕЛО не несет ответственность за аварии, сбои или перебои в обслуживании СЭД ДЕЛО, связанные с нарушениями в работе программно-технических средств, систем подачи электроэнергии и (или) линий связи или сетей, которые обеспечиваются, подаются, эксплуатируются и (или) обслуживаются сторонними лицами.

III.9. Пользователи СЭД ДЕЛО обязаны:

1) ознакомиться с настоящим Положением, инструкциями по работе в СЭД ДЕЛО, разработанными оператором СЭД ДЕЛО;

2) соблюдать порядок работы в СЭД ДЕЛО, установленный настоящим Положением;

3) содержать в исправном состоянии программно-технические средства, которые подключены к СЭД ДЕЛО, принимать меры для предотвращения несанкционированного доступа к компьютерам и установленному на них программному обеспечению и средствам криптографической защиты информации;

4) предотвращать появление в информационном пространстве, в котором функционирует СЭД ДЕЛО, компьютерных вирусов и программ, направленных на реализацию угроз информационной безопасности;

5) незамедлительно сообщать оператору СЭД ДЕЛО обо всех случаях, свидетельствующих о попытках несанкционированного доступа к компьютерам с установленными средствами криптографической защиты информации;

6) обеспечивать конфиденциальность пароля для авторизации в СЭД ДЕЛО, в случае нарушения его конфиденциальности - незамедлительно уведомлять оператора СЭД ДЕЛО;

7) обеспечивать конфиденциальность ключей ЭП или УКЭП, в частности не допускать использование принадлежащих им ключей ЭП или УКЭП без их согласия в соответствии с действующим законодательством;

8) не использовать ключ ЭП или УКЭП при наличии оснований, подтверждающих, что конфиденциальность данного ключа нарушена;

9) сообщать оператору СЭД ДЕЛО о прекращении полномочий должностного лица, владеющего ключом ЭП или УКЭП, посредством направления соответствующей информации на адрес электронной почты (delo@orel-region.ru) не позднее рабочего дня прекращения его полномочий.

IV. Порядок подключения к СЭД ДЕЛО

IV.1. Для подключения к СЭД ДЕЛО органов и организаций, указанных в пункте 1.2 настоящего Положения (далее также совместно - органы и организации), необходимо организовать подключение рабочих мест пользователей СЭД ДЕЛО к защищенной сети передачи данных ОИГВ N 2830, используя один или несколько вариантов подключения типовых объектов, определенных оператором СЭД ДЕЛО в Технических условиях подключения автоматизированных рабочих мест к СЭД ДЕЛО (приложение 2 к настоящему постановлению) (далее - Технические условия).

IV.2. Типовые объекты участника СЭД ДЕЛО должны соответствовать требованиям об обеспечении безопасности персональных данных, определенных в Технических условиях.

IV.3. Для подключения к СЭД ДЕЛО органы и организации направляют оператору СЭД ДЕЛО письменные заявки с сопроводительным письмом:

1) на регистрацию участника СЭД ДЕЛО по форме согласно приложению 1 к настоящему Положению (далее - заявка на регистрацию);

2) на создание учетных записей пользователей участника СЭД ДЕЛО по форме согласно приложению 2 к настоящему Положению (далее - заявка на создание учетных записей).

IV.4. К заявкам на регистрацию и на создание учетных записей (далее - заявки) органы и организации прилагают:

1) перечень своих работников, имеющих право использования УКЭП (далее - перечень);

2) формуляр на каждое подключаемое автоматизированное рабочее место (далее - АРМ), составленный по форме согласно приложению 1 к Техническим условиям;

3) акт установки средств защиты информации на каждое подключаемое АРМ, составленный по форме согласно приложению 2 к Техническим условиям.

IV.5. Оператор СЭД ДЕЛО в течение 10 рабочих дней со дня поступления к нему заявок и предусмотренных пунктом 4.4 настоящего Положения документов проверяет наличие подключения к защищенной сети передачи данных ОИГВ N 2830 и соответствие типового объекта участника СЭД ДЕЛО требованиям Технических условий (далее - проверка).

IV.6. В случае если подключение к защищенной сети передачи данных ОИГВ N 2830 организовано и типовой объект участника СЭД ДЕЛО соответствует требованиям Технических условий, оператор СЭД ДЕЛО осуществляет регистрацию участника СЭД ДЕЛО и создание учетных записей пользователей СЭД ДЕЛО в течение 10 рабочих дней со дня проведения проверки.

IV.7. В случае если подключение к защищенной сети передачи данных ОИГВ N 2830 отсутствует или типовой объект участника СЭД ДЕЛО не соответствует требованиям Технических условий, оператор СЭД ДЕЛО отказывает органам и организациям в регистрации участника СЭД ДЕЛО и создании учетных записей пользователей СЭД ДЕЛО, уведомляя об этом органы или организации в течение 3 рабочих дней со дня проведения проверки.

IV.8. При образовании нового или реорганизации существующих ОИГВ, ОМСУ, учреждения, организации, иного органа государственной власти Орловской области, государственного органа Орловской области руководитель соответствующего участника СЭД ДЕЛО обязан направить оператору СЭД ДЕЛО заявки и перечень в течение 10 рабочих дней со дня образования или реорганизации существующих органа и организации по формам согласно приложениям 1 и 2 к настоящему Положению.

IV.9. Подключение к СЭД ДЕЛО производится оператором СЭД ДЕЛО посредством сетевой инфраструктуры Правительства Орловской области или сетей общего доступа, включая информационно-телекоммуникационную сеть Интернет, с использованием средств защиты канала связи.

IV.10. Создание учетных записей пользователей СЭД ДЕЛО осуществляется на основании письменной заявки, направляемой оператору СЭД ДЕЛО вместе с сопроводительным письмом участника СЭД ДЕЛО, составленной по форме согласно приложению 2 к настоящему Положению. Выдача ключа простой ЭП осуществляется оператором СЭД ДЕЛО под подпись лично каждому пользователю СЭД ДЕЛО с одновременным ознакомлением под подпись с настоящим Положением, а также инструкциями по работе в СЭД ДЕЛО, разработанными оператором СЭД ДЕЛО.

IV.11. Изменение данных в учетной записи пользователя СЭД ДЕЛО и ее удаление (в случае отсутствия у участника СЭД ДЕЛО локальных системных технологов участника СЭД ДЕЛО) осуществляются на основании письменных заявок, направляемых оператору СЭД ДЕЛО вместе с сопроводительным письмом участника СЭД ДЕЛО, составленных по формам согласно приложениям 2-4 к настоящему Положению.

IV.12. Для изменения данных учетной записи пользователя СЭД ДЕЛО (в случае отсутствия у участника СЭД ДЕЛО локальных системных технологов участника СЭД ДЕЛО) в соответствующей заявке отмечается поле "Повторное подключение". В сопроводительном письме должна быть указана причина изменений (например, смена фамилии работника).

IV.13. Для изменения полномочий доступа пользователя в СЭД ДЕЛО (в случае отсутствия у участника СЭД ДЕЛО локальных системных технологов участника СЭД ДЕЛО) в соответствующей заявке отмечается поле "Повторное подключение". В сопроводительном письме должна быть указана причина изменений (например, смена должности работника).

IV.14. Удаление учетной записи пользователя СЭД ДЕЛО (в случае отсутствия у участника СЭД ДЕЛО локальных системных технологов участника СЭД ДЕЛО) осуществляется на основании письменной заявки, направленной оператору СЭД ДЕЛО, с указанием в сопроводительном письме причины удаления (например, увольнение работника).

IV.15. При утрате пароля к учетной записи пользователя СЭД ДЕЛО или блокировке учетной записи пользователя СЭД ДЕЛО восстановление учетной записи пользователя СЭД ДЕЛО осуществляется в течение 1 рабочего дня со дня получения письменной заявки, направляемой оператору СЭД ДЕЛО вместе с сопроводительным письмом участника СЭД ДЕЛО, составленной по форме согласно приложению 3 к настоящему Положению. В сопроводительном письме должна быть указана причина утраты пароля или блокировки.

IV.16. В случае наличия у участника СЭД ДЕЛО локальных системных технологов участника СЭД ДЕЛО изменение данных в учетных записях пользователей СЭД ДЕЛО и их удаление осуществляются локальными системными технологами участника СЭД ДЕЛО. Порядок направления и рассмотрения заявок на внесение изменений в список пользователей СЭД ДЕЛО, на удаление в СЭД ДЕЛО учетной(-ых) записи(-ей) пользователя(-ей) СЭД ДЕЛО локальными системными технологами участника СЭД ДЕЛО определяется правовым (локальным) актом соответствующего участника СЭД ДЕЛО.

V. Использование простой электронной подписи в СЭД ДЕЛО

V.1. Ключом простой ЭП пользователя СЭД ДЕЛО является выданная ему пара "логин/пароль" для входа в СЭД ДЕЛО.

Порядок выдачи ключа простой ЭП определен в разделе IV настоящего Положения.

V.2. Запрещается разглашение или передача третьим лицам ключа простой ЭП, а также открытое хранение ключа простой ЭП, при котором становится возможен доступ третьих лиц к ключу простой ЭП.

V.3. Ответственность за неправомерное использование простой ЭП, причиной которого стало разглашение или передача третьим лицам ключа простой ЭП, а также за открытое хранение ключа простой ЭП несет владелец ключа простой ЭП.

V.4. Лицо, подписавшее электронный документ при помощи простой ЭП, определяется посредством защищенного журнала системных событий. Для удобства работы пользователей сведения о лице, подписавшем электронный документ при помощи простой ЭП, могут быть отображены в качестве одного из реквизитов электронного документа или другим доступным способом.

V.5. Простой ЭП могут быть подписаны служебные записки структурных подразделений участников СЭД ДЕЛО.

При согласовании (визировании) в СЭД ДЕЛО проектов нормативных правовых актов органов исполнительной государственной власти специальной компетенции Орловской области руководители структурных подразделений ОИГВ вправе визировать такие проекты простой ЭП.

V.6. Документ участника СЭД ДЕЛО, созданный в электронном виде и предназначенный для отправки на бумажном носителе физическим или юридическим лицам, не являющимся участниками СЭД ДЕЛО, с собственноручной