Приложение

Приложение
Утверждено
Постановлением
администрации города
от 02.09.2022 N 1325/1

Административный регламент
предоставления муниципальной услуги "Предоставление информации по документам архивных фондов"

I. Общие положения

1. Предмет регулирования регламента

Административный регламент предоставления администрацией города Пензы муниципальной услуги "Предоставление информации по документам архивных фондов" (далее - Регламент) определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) администрации города Пензы при оказании данной муниципальной услуги.

2. Круг заявителей

Заявителями на получение муниципальной услуги являются юридические лица, физические лица, а также их уполномоченные представители, обратившиеся в Администрацию города Пензы (далее - Администрация) за предоставлением архивной справки (архивной копии)

3. Требования к порядку информирования о муниципальной услуге

3.1. Основными требованиями к порядку информирования о предоставлении муниципальной услуги являются:

- достоверность предоставляемой информации;

- четкость в изложении информации;

- полнота информирования.

3.2. Информирование об оказании муниципальной услуги предоставляется:

- лично;

- непосредственно в здании Администрации с использованием средств наглядной информации, в том числе информационных стендов и средств информирования с использованием информационно-коммуникационных технологий;

посредством использования телефонной, почтовой связи, а также электронной почты;

- посредством размещения информации:

- на официальном сайте Администрации в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" www.penza-gorod.ru (далее - официальный сайт Администрации);

- в федеральной государственной информационной системе "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" www.gosuslugi.ru (далее - Единый портал) и (или) в региональной государственной информационной системе "Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Пензенской области" (gosuslugi.pnzreg.ru) (далее - Региональный портал);

- в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг (далее - МФЦ) с использованием средств наглядной информации, в том числе информационных стендов и средств информирования с использованием информационно-коммуникационных технологий.

Информирование заявителей по любым вопросам осуществляется на безвозмездной основе.

3.3. Информация по процедуре выдачи справок в администрации города Пензы предоставляется по запросам, направленным:

- по телефону;

- по письменным обращениям;

- по обращениям в электронном виде;

- при личном обращении граждан.

3.4. Информирование производится в форме устного либо письменного разъяснения. Информирование осуществляется:

- в устной форме немедленно в случае обращения заинтересованного лица лично либо по телефону;

- в письменной форме в течение 30 дней с момента регистрации письменного обращения или обращения, направленного в электронном виде;

3.5. При информировании по телефону работники архива по личному составу ликвидированных организаций отдела делопроизводства и технического обеспечения администрации города (далее - архива) обязаны, в соответствии с поступившим запросом, предоставить информацию по следующим вопросам:

- информацию о месте нахождения и графике работы архива;

- сведения о нормативных актах по вопросам предоставления муниципальной услуги (наименование, номер, дата принятия нормативного правового акта);

- перечень необходимых документов для получения муниципальной услуги;

- информацию о входящих номерах заявлений на предоставление муниципальной услуги, под которыми они зарегистрированы в системе делопроизводства;

- информацию о принятии решения по конкретному заявлению по вопросам предоставления муниципальной услуги.

3.6. Ответ на письменное обращение дается письменно в доступной форме с обоснованием действий, которые необходимо совершить для получения муниципальной услуги, и их последовательность. Ответ должен содержать указание на фамилию, инициалы, номер телефона исполнителя. Ответ подписывается первым заместителем главы администрации города по организации деятельности администрации.

3.7. Информирование граждан о процедуре предоставления муниципальной услуги осуществляется также путем оформления информационных стендов.

Подробную информацию о предоставляемой муниципальной услуге, а также о ходе ее предоставления можно получить в региональной государственной информационной системе "Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Пензенской области": gosuslugi.pnzreg.ru и федеральной государственной информационной системе "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)": gosuslugi.ru.

II. Стандарт предоставления муниципальной услуги

1. Наименование муниципальной услуги

Предоставление информации по документам архивных фондов. Краткое наименование муниципальной услуги не предусмотрено.

2. Наименование органа местного самоуправления, предоставляющего муниципальную услугу

Администрация города Пензы (архив по личному составу ликвидированных организаций отдела делопроизводства и технического обеспечения).

3. Результат предоставления муниципальной услуги

Результатом предоставления муниципальной услуги является:

- информация по документам архивных фондов в виде архивной справки (архивной копии);

- информационное письмо об отказе в предоставлении информации по документам архивных фондов.

4. Срок предоставления муниципальной услуги

Срок предоставления муниципальной услуги "Предоставление информации по документам архивных фондов" - в течение 30 календарных дней с момента регистрации заявления. При предоставлении муниципальной услуги через МФЦ срок предоставления муниципальной услуги исчисляется со дня передачи заявления и документов из МФЦ в администрацию.

5. Правовые основания для предоставления муниципальной услуги

Перечень нормативных правовых актов, регулирующих предоставление муниципальной услуги (с указанием их реквизитов и источников официального опубликования) размещается на информационных стендах Администрации, МФЦ, на официальном сайте Администрации, МФЦ, на Едином портале и Региональном портале.

Администрация обеспечивает размещение и актуализацию перечня нормативных правовых актов, регулирующих предоставление муниципальной услуги, на информационных стендах Администрации, на официальном сайте Администрации, на Едином портале и Региональном портале.

МФЦ обеспечивает размещение и актуализацию перечня нормативных правовых актов, регулирующих предоставление муниципальной услуги, на информационных стендах МФЦ и на официальном сайте МФЦ.

6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с нормативными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги

6.1. Предоставление информации по документам архивных фондов в виде архивной справки (архивной копии) осуществляется на основании заявления заинтересованного лица на имя первого заместителя главы администрации города по организации деятельности администрации, составленного по форме согласно Приложению к настоящему Регламенту (для физических лиц), на бланке организации за подписью уполномоченного лица (для юридических лиц):

- заявление должно быть подписано заявителем, либо лицом, уполномоченным на совершение данных действий;

- текст заявления должен поддаваться прочтению;

- в заявлении не должно содержаться нецензурных либо оскорбительных выражений, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;

- заявление не должно содержать исправлений, подчисток либо приписок, зачеркнутых слов, а также серьезных повреждений, не позволяющих однозначно истолковывать его содержание;

- использование корректирующих средств для исправления в заявлении не допускается.

6.2. При подаче заявления гражданин предъявляет паспорт (документ, удостоверяющий личность), а также - при наличии - трудовую книжку (копию). При повторном обращении за предоставлением муниципальной услуги, ранее заверенные копии документов не требуются

6.3. В случае, если для предоставления услуги необходима обработка персональных данных лица, не являющегося заявителем, и если в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" обработка таких персональных данных может осуществляться с согласия указанного лица, при обращении за получением услуги заявитель дополнительно представляет документы, подтверждающие получение согласия указанного лица или его законного представителя на обработку персональных данных указанного лица. Действие настоящего Регламента не распространяется на лиц, признанных безвестно отсутствующими, и на разыскиваемых лиц, место нахождения которых не установлено уполномоченным федеральным органом исполнительной власти.

7. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги

Основания для отказа в приеме заявления для предоставления муниципальной услуги:

- если с заявлением обратилось ненадлежащее лицо;

- при несоблюдении требований, установленных пунктом 6.1 раздела II настоящего Регламента;

- в случае подачи заявления в электронной форме выявление в результате проверки усиленной квалифицированной электронной подписи заявителя несоблюдения установленных статьей 11 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" условий признания ее действительности;

- несоблюдения требований, установленных пунктом 14.2 раздела II настоящего раздела Регламента.

8. Исчерпывающий перечень оснований для приостановления или отказа в предоставлении муниципальной услуги

Основания для приостановления или отказа в предоставлении муниципальной услуги отсутствуют.

9. Размер платы, взимаемой с заявителя при предоставлении государственной или муниципальной услуги, и способы ее взимания в случаях, предусмотренных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами

Муниципальная услуга предоставляется бесплатно.

10. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги

Максимальный срок ожидания в очереди при подаче заявления и при получении результата предоставлении муниципальной услуги "Предоставление информации по документам архивных фондов" - 15 минут.

11. Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги

Регистрация заявления о предоставлении муниципальной услуги "Предоставление информации по документам архивных фондов" осуществляется в день его приема от заявителя, от МФЦ, получения по почте, в электронном виде.

12. Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга, к местам ожидания, местам для заполнения запросов о предоставлении муниципальной услуги, информационным стендам с образцами их заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления каждой муниципальной услуги, в том числе к обеспечению доступности для инвалидов указанных объектов в соответствии с законодательством Российской Федерации о социальной защите инвалидов

Предоставление муниципальной услуги осуществляется в специально выделенном для этой цели помещении - архиве.

Помещения, в которых осуществляется предоставление муниципальной услуги, оборудуются информационными стендами, содержащими визуальную и текстовую информацию. На информационном стенде должны быть размещена следующая информация:

- наименование муниципальной услуги;

- контактные телефоны, график работы, фамилии, имена, отчества (указывается при его наличии) и должности специалистов, осуществляющих прием и консультирование;

- почтовый и электронный адрес администрации города;

- образец заполнения заявления о предоставлении муниципальной услуги.

Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в здании.

Места ожидания должны соответствовать комфортным условиям для заявителей и оптимальным условиям работы сотрудников.

Места для заполнения документов оборудуются стульями, столами (стойками) и обеспечиваются бланками заявлений и образцами их заполнения.

Кабинеты приема заявителей должны иметь информационные таблички (вывески) с указанием:

- номера кабинета;

- фамилии, имени, отчества (указывается при его наличии).

Каждое рабочее место должно быть оборудовано персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным ресурсам, а также печатающим, копирующим и сканирующим устройствами.

При организации рабочих мест следует предусмотреть возможность беспрепятственного входа (выхода) сотрудников из помещения.

Помещения должны соответствовать требованиям пожарной, санитарно-эпидемиологической безопасности и быть оборудованы средствами пожаротушения и оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации, системой кондиционирования воздуха, иными средствами, обеспечивающими безопасное пребывание заявителей, в том числе указанные объекты должны отвечать требованиям к обеспечению доступности для инвалидов в соответствии с законодательством Российской Федерации о социальной защите инвалидов.

Предоставление муниципальной услуги осуществляется в отдельных специально оборудованных помещениях, обеспечивающих беспрепятственный доступ инвалидов (включая инвалидов, использующих кресла-коляски и собак-проводников).

На парковках общего пользования около Администрации, МФЦ выделяется не менее 10 процентов мест (но не менее одного места) для бесплатной парковки транспортных средств, управляемых инвалидами I, II групп, и транспортных средств, перевозящих таких инвалидов и (или) детей-инвалидов. На граждан из числа инвалидов III группы распространяются нормы настоящей части в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации. На указанных транспортных средствах должен быть установлен опознавательный знак "Инвалид" и информация об этих транспортных средствах должна быть внесена в федеральный реестр инвалидов.

Вход и выход из помещения для предоставления муниципальной услуги оборудуются пандусами, расширенными проходами, позволяющими обеспечить беспрепятственный доступ инвалидов, включая инвалидов, использующих кресла-коляски.

Вход и выход из помещения для предоставления муниципальной услуги оборудуются соответствующими указателями с автономными источниками бесперебойного питания.

Прием получателей муниципальной услуги осуществляется в специально выделенных для этих целей помещениях и залах обслуживания (информационных залах) - местах предоставления муниципальной услуги.

В помещениях для предоставления муниципальной услуги на видном месте располагаются схемы размещения средств пожаротушения и путей эвакуации посетителей и сотрудников органа местного самоуправления.

Обеспечивается дублирование необходимой для инвалидов звуковой и зрительной информации, а также надписей и знаков и иной текстовой и графической информации знаками, выполненными рельефно-точечным шрифтом Брайля, допуск сурдопереводчика и тифлосурдопереводчика.

Сотрудники органа местного самоуправления, предоставляющего услуги оказывают помощь инвалидам в преодолении барьеров, мешающих получению ими услуг наравне с другими лицами.

В местах предоставления муниципальной услуги предусматривается оборудование доступных мест общего пользования (туалетов) и хранения верхней одежды посетителей.

Рабочее место сотрудника органа местного самоуправления оснащается настенной вывеской или настольной табличкой с указанием фамилии, имени, отчества и должности.

Рабочие места оборудуются средствами сигнализации (стационарными "тревожными кнопками" или переносными многофункциональными брелоками-коммуникаторами).

Сотрудники органа местного самоуправления обеспечиваются личными нагрудными карточками (бейджами) с указанием фамилии, имени, отчества (указывается при его наличии) и должности.

Места предоставления муниципальной услуги оборудуются с учетом стандарта комфортности предоставления муниципальных услуг.

13. Показатели доступности и качества муниципальной услуги

13.1. Основными показателями доступности муниципальной услуги является то, что сведения о порядке предоставления услуги носят открытый общедоступный характер, предоставляются всем заинтересованным лицам при обращении в архив, кроме того, информация размещена на официальном сайте администрации города Пензы: http://www.penza-gorod.ru и в региональной государственной информационной системе "Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Пензенской области" и федеральной государственной информационной системе "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)".

13.2. Информация об исполнении муниципальной услуги предоставляется:

- по письменным обращениям физических и юридических лиц в администрацию города Пензы;

- при личном обращении физических и юридических лиц, а также их уполномоченных представителей в архив администрации города Пензы;

- по телефону;

- по обращениям в электронном виде.

13.3. Заявитель имеет право:

- получать муниципальную услугу своевременно и в соответствии со стандартом предоставления муниципальной услуги;

- получать полную и достоверную информацию о порядке предоставления муниципальной услуги, в том числе в электронной форме;

- получать муниципальную услугу в соответствии с законодательством Российской Федерации;

- обращаться с жалобой на принятое по заявлению решение или на действия (бездействие) должностных лиц в связи с рассмотрением заявления в порядке, установленном разделом V Административного регламента.

13.4. Основным качественным показателем предоставления муниципальной услуги является количество предоставленных в установленные сроки муниципальных услуг.

13.5. Требования к качеству предоставления муниципальной услуги:

- соблюдение стандарта предоставления муниципальной услуги;

- соблюдение сроков предоставления муниципальной услуги;

- отсутствие обоснованных жалоб заявителей.

14. Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления муниципальной услуги в многофункциональных центрах и особенности предоставления муниципальной услуги в электронной форме

14.1. В случае если муниципальная услуга оказывается на базе МФЦ, специалист МФЦ принимает от заявителя заявление, регистрирует его в соответствии с Регламентом работы МФЦ. При приеме у заявителя заявления специалист:

- проверяет правильность заполнения заявления в соответствии с требованиями, установленными в пункте 6.1 раздела II настоящего Регламента;

- выдает расписку о принятии заявления с описью представленных документов и указанием срока получения результата услуги.

В случае если при подаче заявления специалистом МФЦ обнаружено несоответствие заявления и/или прилагаемых к нему документов требованиям, установленным пунктом 6.1 раздела II, специалист МФЦ возвращает заявителю заявление и прилагаемые к нему документы для приведения в соответствие с указанными требованиями, с разъяснением причин возврата.

Передачу и доставку документов заявителя из МФЦ в администрацию города Пензы в архив осуществляет сотрудник МФЦ - курьер. Он передает документы сотруднику архива в течение 1 рабочего дня, следующего за днем принятия заявления от заявителя.

Передача документов заявителя из МФЦ в архив осуществляется курьером МФЦ лично под роспись с сопроводительным письмом и с описью документов. После проверки комплектности представленных документов второй экземпляр сопроводительного письма сотрудник архива возвращает курьеру МФЦ с отметкой о получении указанных документов по описи с указанием даты, подписи, расшифровки подписи.

Сотрудник архива регистрирует заявление в установленном порядке.

В случае если за предоставлением муниципальной услуги заявитель обращался в МФЦ, выдача результата предоставления муниципальной услуги осуществляется в МФЦ.

После получения из администрации города Пензы информации о принятии решения сотрудник МФЦ в течение 1 рабочего дня, следующего за днем получения информации, получает в архиве результат оказания услуги в виде информации по документам архивных фондов в виде архивной справки (архивной копии) либо информационного письма об отказе в предоставлении информации по документам архивных фондов в виде архивной справки (архивной копии).

О получении результата оказания услуги курьером МФЦ делается соответствующая отметка в реестре.

При выдаче заявителю результата оказания услуги специалист МФЦ проверяет документ, удостоверяющий личность, и (или) доверенность от уполномоченного лица. Заявителю выдается документ под роспись с указанием даты его получения.

В случае неявки заявителя в МФЦ, в течение 30 дней с момента окончания срока получения результата оказания услуги, МФЦ передает документы в архив под роспись с сопроводительным письмом.

14.2. Заявление в форме электронного документа может быть представлено в администрацию по выбору заявителя:

- посредством отправки через личный кабинет региональной государственной информационной системы "Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Пензенской области" (http://gosuslugi.pnzreg.ru) и (или) федеральной государственной информационной системе "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" (далее - Портал, Порталы) (http://www.gosuslugi.ru);

- путем направления электронного документа в администрацию города Пензы на официальную электронную почту (далее - представление посредством электронной почты).

В заявлении указывается один из следующих способов предоставления результатов рассмотрения заявления администрацией города Пензы:

- в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью;

- в виде бумажного документа, который заявитель получает непосредственно при личном обращении;

- в виде бумажного документа, который направляется заявителю посредством почтового отправления.

Заявление в форме электронного документа подписывается по выбору заявителя (если заявителем является физическое лицо):

- простой электронной подписью заявителя (представителя заявителя);

- усиленной квалифицированной электронной подписью заявителя (представителя заявителя).

Копия документа, удостоверяющего личность заявителя (удостоверяющего личность представителя заявителя, если заявление представляется представителем заявителя), прилагается к заявлению в виде электронного образа такого документа. Представления данного документа не требуется в случае представления заявления посредством отправки через личный кабинет Порталов государственных и муниципальных услуг, а также, если заявление подписано усиленной квалифицированной электронной подписью.

В случае представления заявления представителем заявителя, действующим на основании доверенности, к заявлению также прилагается доверенность в виде электронного образа такого документа.

В случае, если для предоставления услуги необходима обработка персональных данных лица, не являющегося заявителем, и если в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" обработка таких персональных данных может осуществляться с согласия указанного лица, при обращении за получением услуги заявитель дополнительно представляет документы, подтверждающие получение согласия указанного лица или его законного представителя на обработку персональных данных указанного лица в виде электронного образа такого документа.

Заявление, переданное с нарушением установленных норм, администрацией города Пензы не рассматривается.

При предоставлении муниципальной услуги в электронной форме посредством электронной почты заявителю обеспечивается:

- получение информации о порядке и сроках предоставления муниципальной услуги;

- подача заявления для предоставления муниципальной услуги;

- получение результата предоставления муниципальной услуги.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур (действий), требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур (действий) в электронной форме, в том числе с использованием системы межведомственного электронного взаимодействия, а также особенности выполнения административных процедур в многофункциональных центрах

1. Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги

Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- прием, регистрация заявлений и передача их на рассмотрение первому заместителю главы администрации по организации деятельности администрации для определения исполнителя муниципальной услуги;

- подготовка и регистрация информации по документам архивных фондов в виде архивной справки (архивной копии) или информационных писем об отказе в предоставлении справки;

- направление заявителю результата предоставления муниципальной услуги.

2. Прием, регистрация заявлений и передача их на рассмотрение первому заместителю главы администрации по организации деятельности администрации для определения исполнителя муниципальной услуги

2.1. Основанием для начала административной процедуры является обращение заявителя с заявлением о предоставлении муниципальной услуги.

2.2. Заявление направляется заявителем в Администрацию или МФЦ на бумажном носителе посредством почтового отправления или представляется лично или в форме электронного документа.

Заявление подписывается заявителем.

При личном обращении заявителя исполнитель муниципальной услуги:

- выдает бланк заявления;

- инструктирует о порядке заполнения заявления;

- проверяет правильность заполнения заявления;

- проверяет действительность документа, удостоверяющего личность заявителя;

- осуществляет сверку сведений, указанных заявителем в заявлении, со сведениями, содержащимися в паспорте и трудовой книжке (при наличии).

В ходе заполнения заявления заявитель при необходимости может получать консультационную помощь работника.

Если в заявлении имеются ошибки, работник обращает внимание заявителя на наличие препятствия для предоставления муниципальной услуги и предлагает устранить причины, препятствующие осуществлению муниципальной услуги.

2.3. При поступлении заявления и документов в форме электронного документа работник архива, ответственный за прием электронных сообщений, направляет заявителю электронное сообщение, подтверждающее прием заявления, информацию об адресе и графике работы отдела, а также номер телефона, по которому заявитель может узнать о ходе рассмотрения его заявления.

Поступившее заявление в виде электронного документа должно быть заверено простой электронной подписью или усиленной электронной подписью заявителя в соответствии с требованиями Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (с последующими изменениями) и постановлением Правительства Российской Федерации от 25.01.2013 N 33 "Об использовании простой электронной подписи при оказании государственных и муниципальных услуг" (с последующими изменениями), требованиями Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (с последующими изменениями).

Проверка квалифицированной электронной подписи осуществляется работником отдела самостоятельно с использованием имеющихся средств электронной подписи или средств информационной системы головного удостоверяющего центра, которая входит в состав инфраструктуры, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие действующих и создаваемых информационных систем, используемых для предоставления услуг.

Проверка квалифицированной подписи также может осуществляться с использованием средств информационной системы аккредитованного удостоверяющего центра.

В случае если в результате проверки квалифицированной подписи будет выявлено несоблюдение установленных условий признания ее действительности, работник архива докладывает об этом должностному лицу администрации города, который в течение 3 рабочих дней со дня завершения проведения такой проверки принимает решение об отказе в приеме к рассмотрению заявления, после чего работник отдела направляет заявителю уведомление об этом в электронной форме с указанием пунктов статьи 11 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи", которые послужили основанием для принятия указанного решения.

При подаче заявления в электронном виде посредством Порталов заявление может быть подписано простой электронной подписью, ход исполнения услуги доступен в личном кабинете на Портале.

2.4. Ответственным за выполнение административной процедуры является работник архива.

2.5. Критерием принятия решения о приеме заявления является поступление заявления, поданного с соблюдением требований, указанных в пункте 6.1 раздела II настоящего Регламента.

2.6. Заявления регистрируются в день поступления непосредственно в архиве в журнале регистрации работником, после чего передаются на рассмотрение первому заместителю главы администрации города по организации деятельности администрации.

2.7. Первый заместитель главы администрации города по организации деятельности администрации в течение 3-х дней рассматривает, определяет исполнителя и возвращает заявления на исполнение в архив.

2.8. Продолжительность административной процедуры (максимальный срок ее выполнения) составляет 3 рабочих дня.

2.9. Результатом административной процедуры является прием и регистрация поступившего заявления, определение ответственного исполнителя.

2.10. Способом фиксации результата выполнения административной процедуры является регистрация заявления в журнале регистрации заявлений на предоставление информации по документам архивных фондов.

3. Подготовка и регистрация информации по документам архивных фондов в виде архивной справки (архивной копии) (копий) или информационных писем об отказе в предоставлении справки

3.1. Основанием для начала административной процедуры является поступление зарегистрированного, завизированного первым заместителем главы администрации города по организации деятельности администрации заявления на исполнение ответственному исполнителю - работнику архива.

3.2. Исполнитель осуществляет анализ тематики поступившего заявления с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося научно-справочного аппарата и информационного материала. При этом определяет:

- степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

- наличие в архиве архивных документов, необходимых для исполнения запроса.

По итогам анализа тематики поступивших запросов исполнитель приступает к подготовке результата предоставления муниципальной услуги.

3.3. Муниципальная услуга по информации по документам архивных фондов граждан, работавших на предприятиях и организациях города Пензы, предоставляется в виде информации по документам архивных фондов (архивной справки, архивной копий, информационного письма).

Архивная справка - документ архива, составленный на бланке администрации города Пензы, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена.

Архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия с указанием архивного шифра и номера листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке (ксерокопия).

Информационное письмо - ответ на запрос, оформленный на бланке администрации города Пензы, об отказе в предоставлении информации по документам архивных фондов в виде архивной справки (архивной копии) в связи с отсутствием в архиве необходимых архивных документов.

3.4. Ответственным за выполнение административной процедуры является работник архива.

3.5. Критерием принятия решения по подготовке информации по документам архивных фондов в виде архивной справки, архивной копии или информационного письма заявителям является результат проведения анализа тематики поступивших заявлений.

3.6. Информация по документам архивных фондов в виде архивной справки, архивной копии либо информационное письмо подписывается:

- работником архива отдела делопроизводства и технического обеспечения;

- начальником отдела делопроизводства и технического обеспечения и заверяется гербовой печатью администрации города Пензы.

3.7. Продолжительность административной процедуры (максимальный срок ее выполнения) составляет 24 календарных дня.

3.8. Результатом административной процедуры является оформленная и зарегистрированная в установленном порядке информация по документам архивных фондов в виде архивной справки, архивной копии либо информационного письма об отказе в предоставлении информации по документам архивных фондов.

3.9. Способом фиксации результата выполнения административной процедуры является регистрация подписанной информации по документам архивных фондов в виде архивной справки, архивной копии или информационное письмо в журнале регистрации заявлений на предоставление информации по документам архивных фондов.

4. Направление заявителю результата предоставления муниципальной услуги

4.1. Основанием для начала административной процедуры и критерием принятия решения является наличие оформленной и зарегистрированной в установленном порядке информации по документам архивных фондов в виде архивной справки, архивной копии либо информационного письма об отказе в предоставлении информации по документам архивных фондов.

4.2. Информация по документам архивных фондов в виде архивной справки, архивной копии либо информационное письмо не позднее 3-х дней направляются канцелярией отдела делопроизводства и технического обеспечения заявителю по почте или выдаются работником архива под расписку на руки заявителю при предъявлении документа, удостоверяющего личность, доверенным лицам при предъявлении документов, подтверждающих их полномочия, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

4.3. При подаче заявлении о предоставлении муниципальной услуги через многофункциональный центр исполнитель обеспечивает передачу информации по документам архивных фондов в виде архивной справки, архивной копии либо информационного письма в многофункциональный центр для выдачи заявителю в день регистрации информации по документам архивных фондов в виде архивной справки, архивной копии или информационного письма.

4.4. В случае выбора заявителем способа получения результата оказания услуги в форме электронных документов исполнитель формирует документы для ответа в виде электронных копий документов, подписывает их усиленной квалифицированной подписью и отправляет заявителю на указанный им электронный адрес.

4.5. В случае поступления заявления посредством Порталов ответ направляется заявителю с помощью средств, предоставляемых системой исполнения услуг Правительства Пензенской область.

4.6. Продолжительность административной процедуры (максимальный срок ее выполнения) составляет 3 рабочих дня.

4.7. Ответственным за выполнение административной процедуры является работник архива.

4.8. Критерием принятия решения о направлении (выдачи на руки) заявителю информации по документам архивных фондов в виде архивной справки (архивной копии) или информационных писем является наличие оформленной надлежащим образом и зарегистрированной информации по документам архивных фондов в виде архивной справки (архивной копии) или информационного письма.

4.9. Результатом административной процедуры является выдача заявителю результата предоставления муниципальной услуги.

4.10. Способом фиксации результата выполнения административной процедуры является расписка заявителя в получении запрашиваемой информации по документам архивных фондов в виде архивной справки (архивной копии) или информационного письма, либо отметка в журнале учета почтовых отправлений канцелярии администрации города Пензы о направлении запрашиваемой информации по документам архивных фондов в виде архивной справки (архивной копии) или информационного письма.

IV. Формы контроля за исполнением административного регламента

1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, сроков исполнения административных процедур по предоставлению муниципальной услуги, за принятием решений, связанных с предоставлением муниципальной услуги осуществляется постоянно первым заместителем главы администрации города Пензы по организации деятельности администрации, а также муниципальными служащими, ответственными за выполнение административных действий, входящих в состав административных процедур, в рамках своей компетенции.

Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок исполнения положений административного регламента, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, регулирующих вопросы, связанные с предоставлением муниципальной услуги.

2. В Администрации проводятся плановые и внеплановые проверки полноты и качества исполнения муниципальной услуги.

При проведении плановой проверки рассматриваются все вопросы, связанные с исполнением муниципальной услуги (комплексные проверки) или вопросы, связанные с исполнением той или иной административной процедуры (тематические проверки).

Периодичность осуществления проверок определяется первым заместителем главы администрации города Пензы по организации деятельности администрации.

Внеплановые проверки проводятся в случае необходимости проверки устранения ранее выявленных нарушений, а также при поступлении в Администрацию, обращений (жалоб) граждан и юридических лиц, связанных с нарушениями при предоставлении муниципальной услуги.

Плановые и внеплановые проверки проводятся на основании распоряжений Администрации.

3. По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав заявителей виновные лица привлекаются к ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

4. Персональная ответственность муниципальных служащих Администрации закрепляется в их должностных инструкциях в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

5. Ответственные исполнители несут персональную ответственность за:

- соответствие результатов рассмотрения документов требованиям законодательства Российской Федерации;

- соблюдение сроков выполнения административных процедур при предоставлении муниципальной услуги.

6. Граждане, их объединения и организации могут контролировать предоставление муниципальной услуги путем получения информации по телефону, по письменным обращениям, по электронной почте и через Портал.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, многофункционального центра, а также их должностных лиц, муниципальных служащих, работников

1. Заинтересованные лица вправе подать жалобу на решение и (или) действие (бездействие), принятые и осуществляемые в ходе предоставления муниципальной услуги.

2. Жалоба на решения и действия (бездействие) администрации города Пензы, ее должностных лиц, муниципальных служащих подается в администрацию города Пензы и рассматривается уполномоченными на это должностными лицами администрации города Пензы в соответствии с распределением обязанностей.

Жалоба на решения и действия (бездействие) первого заместителя главы администрации города Пензы подается главе администрации города Пензы.

3. Жалоба, поступившая в администрацию города Пензы, подлежит регистрации не позднее следующего за днем ее поступления рабочего дня.

4. Жалоба рассматривается в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации.

5. Жалоба на решения и действия (бездействие) многофункциональных центров предоставления государственных и муниципальных услуг Пензенской области (далее - многофункциональный центр) подается учредителям многофункциональных центров или уполномоченному должностному лицу на рассмотрение жалоб на решения и действия (бездействие) многофункциональных центров.

Жалоба на решения и действия (бездействие) работников многофункциональных центров подается руководителям многофункциональных центров.

Жалоба на решения и действия (бездействие) руководителя многофункционального центра подается в Правительство Пензенской области.

6. Информирование заявителей о порядке подачи и рассмотрения жалобы обеспечивается посредством размещения информации на информационном стенде в местах предоставления муниципальной услуги, на официальном сайте администрации города Пензы: http://www.penza-gorod.ru, на Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций): https://gosuslugi.ru и Региональном портале государственных и муниципальных услуг Пензенской области: https://gosuslugi.pnzreg.ru.

Указанная информация также может быть сообщена заявителю в устной и (или) в письменной форме, в том числе посредством электронной почты.

7. Порядок досудебного (внесудебного) обжалования решений и действий (бездействия) органов местного самоуправления, многофункциональных центров, а также их должностных лиц, муниципальных служащих, работников регулируется следующими нормативными правовыми актами:

- Федеральный закон от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

- постановление Правительства Российской Федерации от 20.11.2012 N 1198 "О федеральной государственной информационной системе, обеспечивающей процесс досудебного (внесудебного) обжалования решений и действий (бездействия), совершенных при предоставлении государственных и муниципальных услуг";

- постановление администрации города Пензы от 04.09.2019 N 1692 "Об утверждении Порядка подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) органов местного самоуправления города Пензы и их должностных лиц, муниципальных служащих при предоставлении муниципальных услуг".

Приложение
к административному регламенту

                                  Первому заместителю главы администрации

                                 города Пензы по организации деятельности

                                                            администрации

                                 от гр-на _______________________________

                                 ________________________________________

                                 паспорт _______________________________,

                                 выдан _________________________________,

                                 проживающего ___________________________

                                 _______________________________________,

                                 дата рождения _________________________,

                                 изменение фамилии ______________________

                                 _______________________________________,

                                 телефон ________________________________

                                Заявление

     Прошу предоставить информацию  по документам архивных фондов  в виде

архивной справки (архивной копии) о _____________________________________

_________________________________________________________________________

Место работы ____________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

должность _______________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

в период с ____________________________ по ______________________________

Для представления в _____________________________________________________

Дата

Подпись