Приложение. Методические рекомендации по заполнению отчета по проведению акции

Приложение
к методическим рекомендациям
по организации и проведению мероприятий, посвященных
празднованию Дня знаний

Методические рекомендации по заполнению отчета по проведению акции

Общие положения:

1. Направляемая таблица предназначена для заполнения исключительно региональными органами власти. Муниципальные образования, городские образования и отдельные организации (школы, дома культуры и т.д.) не должны вносить в нее информацию самостоятельно.

2. За одним форматом может быть закреплен только один человек из регионального органа исполнительной власти. При этом если исполнителями акции являются несколько региональных органов исполнительной власти, то за акцией может быть закреплено более одного человека (по одному из каждого ведомства).

3. Региональные органы власти собирают информацию со всех муниципальных образований, городских образований и отдельных организаций и вносят общие данные со всего региона в направленную таблицу.

4. Запрещено менять структуру таблицы (удалять и добавлять столбцы, строки, листы).

4.1. В случае случайного изменения структуры таблицы, необходимо вернуть изначальный вид.

4.2. В случае невозможности восстановления исходного вида таблицы, рекомендуется связаться с ответственным лицом от Федерального агентства по делам молодежи.

Механизм заполнения отчета:

1. Заполнение поля "ответственный за акцию". Необходимо указать ФИО и контактный номер телефона для возможности коммуникации в случае необходимости. Ответственный отвечает за заполнение всех полей в таблице (за разные акции могут отвечать разные сотрудники).

2. Заполнение полей "Прогноз по проведению акции" и "Отчет по акции". В полях с количественными значениями необходимо указывать исключительно цифровые показатели.

Корректное заполнение: "1000".

Некорректное заполнение: "В акции приняло участие 1000 человек".

3. Заполнение поля "ссылка на онлайн-диск, содержащий фотоконтент". Вставляется ссылка на папку облачного хранилища с фотоконтентом.

Ссылка должна вести на папку по конкретной акции с загруженным контентом.

Не допускается отправление: пустых ссылок; ссылок, ведущих на общую папку с перечислением муниципальных образований или проводимых акций.

Прилагаемая ссылка должна быть с общим доступом.

4. Заполнение таблицы "сбор обратной связи от участников": clck.ru/u47GF.

В день проведения мероприятия организаторы обеспечивают сбор обратной связи от участников мероприятий. Ответственный исполнитель вправе самостоятельно определить способ анкетирования участников и обработки результатов анкетирования. Одним из рекомендуемых способов анкетирования является проведение онлайн-опроса участников по следующим вопросам: "Какова вероятность того, что вы порекомендуете принять участие в данном мероприятии/обучении/акции (укажите, что конкретно у вас было) своим друзьям/знакомым/коллегам" с перечнем ответов от 1 до 10, где 1 - ни за что не порекомендую, а 10 - расскажу всем, какое отличное мероприятие; "Расскажите, что Вам понравилось в мероприятии"; "Расскажите, что Вам не понравилось в мероприятии".

Форму необходимо сделать заранее.

Пример google-формы опроса (редактировать документ запрещено): clck.ru/u462c.

Форму можно распространять среди участников в следующих форматах:

а. ссылки на онлайн-опрос в чате, если мероприятие подразумевает его создание;

б. использование QR-кода (ссылка на сервис генерации QR-кодов: qr-online.ru);

в. иные удобные способы распространения опроса.

После сбора обратной связи форма выгружается в формате онлайн-таблиц, ссылка на которую вставляется в таблицу отчета обратной связи.

Рекомендуемая процедура предоставления фотоконтента от региона:

а. создать общую папку на онлайн-диске;

б. создать папки под каждое отдельное мероприятие;

в. после проведения мероприятия ответственный самостоятельно собирает фотоконтент и отбирает не более 20 самых качественных фотографий;

г. ответственный загружает 20 наиболее качественных фотографий в папку по определенному мероприятию;

д. ответственный заполняет поле "ссылка на онлайн-диск, содержащий фотоконтент".

Рекомендации для итоговых видеороликов по мероприятиям

Видео необходимо предоставлять в течение 1-2 часов после съемки кадров.

Ориентация видео: горизонтальная.

Предпочтительные форматы: mov; mp4; h264.

Примечание по съемке:

каждый кадр должен быть максимально доведен и закончен, избегать резких переходов;

видеоряд должен быть чистым, без наложения каких-либо логотипов, символик, подводок, титров;

видеоряд должен совмещать общие и индивидуальные планы;

кадр должен быть максимально стабильным, по возможности с применением стабилизатора.

Тональность видео: кадры должны отображать суть происходящего, неподдельные эмоции, смех, радость, живой интерес.

Сюжетные линии:

молодежь увлеченно занимается в команде какой-то активностью (игра, командная интеллектуальная работа);

молодежь на камеру показывает призы/сертификаты; молодежь снимает совместные кадры на телефон;

молодежь смотрит на что-либо с интересом, задумчивым, заинтересованным взглядом.

Видеоконтент загружается на отдельный диск: clck.ru/u492z.

а. в папке с нужным мероприятием создается папка с полным наименованием региона;

б. в папку региона загружаются видео по конкретной акции;

в. представители Росмолодежи после просмотра видеофайлов и их отбора удаляют папку региона с диска для оптимизации занятого пространства.

По возникшим вопросам необходимо обратиться к контактному лицу: Донцов Александр Андреевич, тел.: (495) 668-80-08 (доб. 1610).

Пример корректного заполнения полей таблицы

Пример некорректной ссылки с контентом

Пример корректной ссылки с фотоконтентом

Пошаговая инструкция создания онлайн-формы (на примере сервиса Google-формы):

1. Зайти на сайт, авторизоваться, нажать на пункт "Пустой файл".

2. В пункте "Новая форма" ввести наименование мероприятия и субъект РФ.

3. В ячейке "вопрос без заголовка" ввести текст "Какова вероятность того, что вы порекомендуете принять участие в данном мероприятии своим друзьям/знакомым/коллегам, где 1 - ни за что не порекомендую, а 10 - расскажу всем" и расставить варианты ответа от 1 до 10. В типе вопроса выбрать "Один из списка".

4. Нажать "Отправить", в появившемся окне в строке "как отправить" выбрать ссылку и нажать на копировать.

5. Сравнить полученный результат с примером. Отправить в чат или создать QR-код для печати.

6. Выгрузка данных и обработка. Переходите во вкладку "ответы".

7. Наводитесь на диаграмму с ответами на 1-й вопрос и выписываете количество ответов на оценку в таблицу с отчетом по обратной связи.

8. Выгружаете таблицу и вводите ссылку на нее в графе "ссылка на таблицу".