Раздел 3. Организация работы с документами в Тюменской городской Думе

Раздел 3. Организация работы с документами в Тюменской городской Думе

20. Организация документооборота в Тюменской городской Думе

20.1. В процессе документооборота обеспечивается:

- прием и первичная обработка входящих документов;

- предварительное рассмотрение входящих документов;

- регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;

- рассмотрение документов руководством;

- доведение документов до исполнителей;

- подготовка проектов документов;

- согласование проектов документов;

- подписание проектов документов;

- обработка и отправка исходящих документов;

- организация текущего хранения документов, подшивка документов в дела;

- использование документов в справочно-информационных целях;

- подготовка соответствующих документов к передаче на архивное хранение и их передача в муниципальный архив города Тюмени.

20.2. Документооборот Тюменской городской Думы осуществляется с использованием СЭД.

Доступ к работе в СЭД Тюменской городской Думы имеют только зарегистрированные пользователи с обязательной процедурой идентификации и аутентификации.

Порядок регистрации и работы в СЭД в Тюменской городской Думе определяют методические рекомендации "Управление документами в системе электронного документооборота в Тюменской городской Думе", утвержденные руководителем аппарата Тюменской городской Думы.

Организация движения документов и доступа к документам в условиях электронного документооборота осуществляется в соответствии с распределением документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов) и особенностями обработки документов с применением СЭД.

20.3. Работники Тюменской городской Думы в соответствии с предоставленными им правами обеспечивают включение в СЭД документов (проектов документов), сведений о документах (проектах документов), сведений о рассмотрении и результатах исполнения документов путем заполнения полей ЭРК.

20.4. В документообороте Тюменской городской Думы выделяются документопотоки:

- входящие (поступающие) документы;

- исходящие (отправляемые) документы;

- внутренние документы.

Документу (входящему, исходящему, внутреннему) при включении его в СЭД присваивается регистрационный номер.

Регистрация документов (входящих, исходящих, внутренних) ведется в пределах календарного года.

20.5. В составе входящих и исходящих документов выделяются:

- документы, поступившие из Администрации Президента Российской Федерации, Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, высших судов (Конституционного, Верховного), Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации и других федеральных органов государственной власти и иных федеральных государственных органов;

- документы органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления;

- документы территориальных органов государственного органа в субъектах Российской Федерации;

- парламентские запросы, запросы депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и сенаторов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов законодательных органов субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления;

- обращения граждан и организаций;

- запросы граждан, организаций о предоставлении информации о деятельности государственного органа, органов местного самоуправления и ответы на них;

- документы государственных и негосударственных организаций;

- документы общественных и религиозных организаций;

- документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран и другие группы документов.

21. Прием и первичная обработка входящих документов

21.1. Доставка и отправка документов в Тюменской городской Думе осуществляются видами связи: почтовой, курьерской, иными видами специальной связи, факсимильной, телеграфной, телефонной, посредством электронной почты, в том числе через официальный портал Тюменской городской Думы в сети Интернет, портал государственных услуг Тюменской области, СЭД.

21.2. Прием и первичная обработка входящих документов, поступающих в Тюменскую городскую Думу, осуществляется ответственным лицом Отдела, ответственным за делопроизводство в Тюменской городской Думе, в том числе помощниками депутатов.

21.3. Все поступившие в Тюменскую городскую Думу документы на бумажном носителе подлежат первичной обработке, включающей:

- проверку правильности адресования поступивших документов и правильности доставки документов;

- проверку целостности упаковки (конвертов, пакетов);

- вскрытие упаковки (за исключением конвертов с пометкой "Лично" и грифами ограничения доступа к документу "ДСП", не относящихся к обращениям граждан, организаций);

- проверку целостности входящих документов, включая приложения;

- уничтожение конвертов, пакетов или упаковки (за исключением обращений граждан, организаций и иных документов без указания даты, а также в случаях, если документ поступил позже указанного в тексте документа срока исполнения (даты мероприятия) или при большом расхождении между датами подписания и получения документов).

- сортировку документов на подлежащие и не подлежащие регистрации

- выделение документов, адресованных депутатам Тюменской городской Думы для передачи документов непосредственно помощникам депутатов городской Думы для регистрации и дальнейшей работы;

- передачу документов, не требующих регистрации в структурные подразделения и должностным лицам.

21.4. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается почтовому отделению или пересылается по назначению. Документы, поступившие в поврежденной упаковке, проверяются на целостность, в том числе на наличие механических повреждений.

Конверты от поступившей корреспонденции уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документа, а также в случаях, если документ поступил позже указанного в тексте документа срока исполнения (даты мероприятия) или при большом расхождении между датами подписания и получения документов.

Не уничтожаются конверты от корреспонденции, поступившей в городскую Думу наложенным платежом. Сохраняются также конверты заказных писем граждан и организаций.

О получении подозрительного почтового отправления (почтовые отправления, нестандартные по весу, форме, цвету, предположительно имеющие вложения, не характерные для почтовых отправлений) докладывается начальнику отдела организационной и кадровой работы, после данное почтовое отправление подлежат уничтожению.

21.5. При обнаружении повреждения входящего документа на бумажном носителе или его приложений, при отсутствии в конверте (пакете) документа, его части или приложений к нему, а также при отсутствии подписи на входящем документе составляется акт, который оформляется в соответствии с пунктом 17.1 настоящей Инструкции.

Акт составляется в двух экземплярах на бумажном носителе, один экземпляр акта высылается отправителю, второй экземпляр - приобщается к входящему документу для регистрации и предварительного рассмотрения.

21.6. Конверты, имеющие отметку "Лично", грифы ограничения доступа к документам "ДСП", содержащим сведения конфиденциального характера, не вскрываются и передаются непосредственно адресату.

Документы, поступившие с отметками "Срочно", "Оперативно" и др., подлежат незамедлительной регистрации и передаются адресату для рассмотрения.

21.7. Поступившие телеграммы принимаются ответственным лицом Отдела под расписку с проставлением даты, времени приема, c указанием должности и фамилии лица, принявшего телеграмму, а затем передаются на рассмотрение Председателю Тюменской городской Думы.

Поздравительные телеграммы в адрес Председателя Тюменской городской Думы, заместителя Председателя городской Думы, депутатов городской Думы, руководителя аппарата регистрации не подлежат и передаются по назначению.

21.8. Ответственное лицо Отдела ежедневно, кроме выходных и праздничных дней, проверяет наличие документов, поступивших в Тюменскую городскую Думу в форме электронного документа на адрес электронной почты, проверяет правильность доставки и читаемость текста документа, после чего поступивший документ распечатывается, регистрируется и направляется для последующей работы.

В случае если файл, содержащий текст электронного документа не открывается, то данный документ не регистрируется, о чем сообщается по электронному адресу отправителю.

21.9. Выявленные в ходе проверки несоответствия являются основанием для отказа в регистрации документа, формирования и направления отправителю уведомления об отказе в регистрации с указанием причины отказа.

21.10. Первичная обработка документов завершается их распределением на регистрируемые и нерегистрируемые. К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, которая может быть использована в справочных целях.

Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации, приведен в приложении 38.

22. Регистрация документов

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в работе. Документы, поступившие в городскую Думу, регистрируются:

- входящие - в день их поступления или на следующий рабочий день;

документы с отметками "Срочно", "Оперативно" - незамедлительно;

обращения граждан и организаций, запросы граждан о предоставлении информации о деятельности государственного органа, органа местного самоуправления - в соответствии с законодательством, устанавливающим порядок рассмотрения обращений граждан государственными органами, органами местного самоуправления и должностными лицами;

- исходящие (ответные) - в день подписания либо на следующий рабочий день;

- внутренние - в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день.

Регистрация документов, поступивших в городскую Думу в пятницу и предпраздничные дни, осуществляется до 15 часов. Документы, поступившие позже указанного времени, регистрируются датой следующего рабочего дня.

22.1. Регистрация входящих документов

22.1.1. Регистрация документов в СЭД осуществляется ответственным лицом Отдела путем создания электронной регистрационной карточки (далее - ЭРК), в которую вносят все реквизиты документа (номер, дата, автор, адресат, содержание и т.д.). Поступившему документу присваивается регистрационный номер.

Документы, поступившие на бумажном носителе, сканируются, электронная копия документа включается в СЭД и присоединяется к ЭРК документа.

В ЭРК также вносятся сведения о работе с документом (содержание резолюции, исполнитель, срок исполнения, замечания, возвраты на доработку и т.д.), подробно фиксируется весь путь прохождения документа от регистрации до списания в дело.

22.1.2. При работе с электронными документами в СЭД необходимо руководствоваться "ГОСТ Р 53898-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Технические требования к электронному сообщению" с учетом следующих требований:

а) документы, создаваемые и поступающие в Тюменскую городскую Думу на бумажном носителе, подлежат сканированию для введения в СЭД. Создание электронных документов (электронных копий документов), содержащих информацию, доступ к которой ограничен, не допускается;

б) электронные документы (электронные копии документов) оформляются в соответствии с требованиями настоящей Инструкции в формате OpenDocumentFormat в соответствии с ГОСТ Р ИСО/МЭК 26300-2010 либо PDF/A, размер которых не должен превышать 20 МБ;

в) электронный документ, заверенный электронной подписью, приравнивается к документу на бумажном носителе с собственноручной подписью и имеет одинаковую с ним юридическую силу, в случае если лицо, заверившее электронной подписью электронный документ, имеет право на подписание данного документа согласно распределению обязанностей, должностной инструкции, служебному контракту (трудовому договору) и идентично лицу, указанному в сертификате ключа проверки электронной подписи, и сертификат ключа проверки электронной подписи действителен на день проверки действительности указанного сертификата.

22.1.3. При включении в СЭД входящих документов, их регистрации, рассмотрении и исполнении в РКК вносятся следующие сведения о документе:

1) наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации (корреспондента);

2) наименование вида документа;

3) дата документа;

4) регистрационный номер документа;

5) фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

6) дата поступления документа;

7) входящий регистрационный номер;

8) способ доставки документа;

9) заголовок к тексту (краткое содержание документа);

10) количество листов основного документа;

11) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

12) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

13) резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, должностное лицо, давшее поручение, дата формирования поручения);

14) срок исполнения документа;

15) индекс дела по номенклатуре дел;

16) сведения о переадресации документа;

17) отметка о контроле;

18) сведения об электронной подписи.

22.1.4. На всех поступивших документах, за исключением документов, поступивших в форме электронных документов посредством СЭД, проставляется отметка о поступлении документа в Тюменскую городскую Думу.

При регистрации документа на бумажном носителе в правой части нижнего поля первого листа на любом свободном месте проставляется регистрационный штамп установленного образца, который содержит наименование Тюменской городской Думы, регистрационный N (входящий), дату. Регистрационный номер документа содержит цифровое и буквенное обозначение документа, которое указывает место его составления (исполнения) и хранения, и является идентификатором документа в системе управления документами.

Документы, поступившие на бумажных носителях, подлежат переводу в электронные образы, посредством устройства для поточного сканирования. Затем устанавливается ссылочная связь между РКК документа и его электронным образом.

Приложения к документам отдельно не регистрируются.

22.1.5. При регистрации документов, поступивших в адрес Председателя городской Думы (заместителя Председателя городской Думы, председателей постоянных комиссий городской Думы, руководителя аппарата, руководителей структурных подразделений городской Думы) регистрационный номер состоит из нескольких частей:

- из индекса Тюменской городской Думы в СЭД - (09);

- номера дела по номенклатуре в СЭД в зависимости от вида документа - (06, 10, 54-Вх);

- порядкового номера регистрации с начала года,

- года поступления документа в городскую Думу.

Например, регистрационный номер документа 09-06-153/22 обозначает:

09 - документ зарегистрирован в СЭД ответственным лицом;

06 - этот документ является входящим документом;

153 - порядковый регистрационный номер с начала года в справочнике "Входящие РКК";

22 - год поступления документа в городскую Думу (2022 год).

Регистрационный номер входящего документа в городской Думе может иметь иные индексы согласно номенклатуре дел в СЭД в зависимости от вида документа, например:

09-10 - номер по номенклатуре дел для входящих документов, касающихся вопросов, планируемых для рассмотрения на заседаниях городской Думы и постоянных комиссий;

09-54-Вх - номер по номенклатуре дел для внутренних входящих документов.

22.2. Регистрация и отправка исходящих документов

22.2.1. Документы, подготовленные в Тюменской городской Думе, завизированные всеми уполномоченными лицами и подписанные Председателем Тюменской городской Думы (заместителем Председателя городской Думы, председателями постоянных комиссий, руководителем аппарата или руководителями структурных подразделений городской Думы), регистрируются в СЭД ответственным лицом Отдела.

22.2.2. При включении исходящего документа в СЭД сведения о документе фиксируются в ЭРК, к которой присоединяется электронная копия отправляемого документа.

При включении в СЭД исходящих документов в ЭРК вносятся следующие сведения о документе:

1) наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации - адресата;

2) фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

3) наименование вида документа;

4) дата документа;

5) регистрационный номер документа;

6) заголовок к тексту (краткое содержание документа);

7) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

8) количество листов основного документа;

9) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

10) индекс дела по номенклатуре дел;

11) подразделение - ответственный исполнитель документа;

12) способ доставки документа адресату.

22.2.3. Перед включением исходящих документов в СЭД ответственное лицо Отдела проверяет правильность оформления документов (в том числе наличие подписей, виз, правильность написания адресов), сверяет ссылку на регистрационный номер и дату поступившего документа, а также наличие указанных в исходящих документах приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов по указателю рассылки, наличие отметки об исполнителе.

22.2.4. При регистрации документов, отправляемых из Тюменской городской Думы за подписью Председателя городской Думы (заместителя Председателя городской Думы, председателей постоянных комиссий городской Думы, руководителя аппарата, руководителей структурных подразделений городской Думы), регистрационный номер состоит из нескольких частей:

- из индекса Тюменской городской Думы в СЭД (09);

- номера дела по номенклатуре в СЭД в зависимости от вида документа (08, 11, 54-Исх);

- порядкового номера регистрации с начала года,

- года направления документа адресату.

Например, регистрационный номер документа 09-08-132/22 обозначает:

09 - документ зарегистрирован в СЭД ответственным лицом;

08 - этот документ является исходящим документом;

132 - порядковый регистрационный номер с начала года в справочнике "Исходящие РКК";

22 - год направления документа адресату (2022 год).

Регистрационный номер исходящего документа в городской Думе может иметь иные индексы согласно номенклатуре дел в СЭД в зависимости от вида документа, например:

09-11 - номер по номенклатуре дел для исходящих документов, касающихся вопросов, планируемых для рассмотрения на заседаниях городской Думы и постоянных комиссий;

09-54-Исх - номер по номенклатуре дел для внутренних исходящих документов.

22.2.5. Включение исходящих документов, созданных на бумажном носителе, и их регистрация в СЭД осуществляются в день их подписания или на следующий рабочий день.

Документы и материалы на бумажном носителе принимаются на отправку ответственным лицом Отдела только с сопроводительными письмами, за исключением решений городской Думы и других документов, направляемых постоянным адресатам в соответствии с утвержденным постановлением Председателя Тюменской городской Думы списком рассылки.

Документы на бумажном носителе передаются ответственному лицу на отправку в открытом виде, подписанными и полностью оформленными, с указанием полных и точных адресов, в необходимом количестве экземпляров и со всеми приложениями, с указанием фамилии, имени, отчества (либо фамилии и инициалов) исполнителя, его телефона.

В исходящем письме-ответе указывается исходящий номер и дата письма корреспондента, на которое дается ответ, например:

на N 23-14/115 от 20.04.2020

Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.

22.2.6. Документу, направляемому в несколько адресов, присваивается один регистрационный номер.

22.2.7. Несколько документов на бумажном носителе, отправляемых одновременно одному и тому же адресату, должны быть вложены в один конверт.

22.2.8. Документы, поступающие для отправки, должны обрабатываться и отправляться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня, телеграммы - немедленно.

Организациям, участвующим в СЭД, документы направляются посредством СЭД.

Исходящие документы в адрес организаций, не участвующих в СЭД, отправляются в день их поступления в Отдел, если приняты для передачи почтовой связью - до 16 часов, курьерской связью - до 14 часов. Отправка корреспонденции, поступившей позднее указанного времени, осуществляется на следующий рабочий день. Отправка срочных документов производится в течение всего рабочего дня.

22.2.9. Исходящие документы в форме электронного документа в адрес граждан после регистрации направляются адресатам ответственным лицом Отдела, в том числе посредством СЭД.

Электронные документы после их подписания электронной подписью и отправки адресату хранятся в СЭД в электронных делах, формируемых в соответствии с номенклатурой дел Тюменской городской Думы.

Досылка или замена ранее отправленного электронного документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.

22.2.10. Исходящие документы в форме документа на бумажном носителе в адрес граждан, организаций после регистрации в СЭД направляются ответственным лицом Отдела через отделение почтовой связи либо посредством электронной почты.

По желанию лица, обратившегося в городскую Думу, письмо, содержащее ответ на обращение, может быть передано непосредственно обратившемуся лицу либо его представителю, полномочия которого оформляются в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, о чем делается отметка на копии письма с указанием фамилии, имени, отчества получателя, его подписи, а также даты получения с указанием документа, на основании которого действует представитель обратившегося лица.

Копия документа на бумажном носителе с визами должностных лиц помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел Тюменской городской Думы.

22.2.11. Исходящая корреспонденция депутата, связанная с его служебной деятельностью в городской Думе, оформляется помощником депутата городской Думы в соответствии с настоящей Инструкцией.

Письма, телеграммы личного характера и другие документы депутата городской Думы к отправке через Отдел городской Думы не принимаются.

23. Рассмотрение документов руководителями и доведение документов до исполнителей, организация исполнения

23.1. Зарегистрированные входящие документы направляются на рассмотрение Председателю Тюменской городской Думы, (заместителю Председателя Тюменской городской Думы, руководителю аппарата) посредством СЭД.

23.2. Председатель Тюменской городской Думы (заместитель Председателя Тюменской городской Думы, руководитель аппарата) рассматривают документы, как правило, в день поступления их в Тюменскую городскую Думу и отражают решение по документам в резолюции.

Резолюции Председателя Тюменской городской Думы (заместителя Председателя Тюменской городской Думы, руководителя аппарата) оформляются в соответствии с пунктом 5.22 настоящей Инструкции.

23.3. Сведения о резолюции (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения) вносятся в ЭРК СЭД, после чего исполнители получают доступ к электронному документу (электронной копии документа).

23.4. Структурные подразделения (работники) Тюменской городской Думы, назначенные в качестве исполнителей по документу (поручению), получают доступ к документу и его ЭРК в СЭД и организуют работу с документом.

Ответственный исполнитель обязан немедленно организовать исполнение документа в установленный срок. Если в документе указаны несколько исполнителей, ответственным является лицо, указанное в резолюции первым, или тот, за кем закреплен свод. Соисполнители обязаны в сроки, намеченные ответственным исполнителем, представить ему все необходимые материалы и сведения для обобщения и подготовки ответа. Соисполнители в равной степени несут ответственность за содержание и качество представленных ответственному исполнителю материалов, своевременное исполнение документа.

Соисполнители не вправе направлять самостоятельный ответ, минуя ответственного исполнителя.

Ответственный исполнитель контролирует исполнение всего документа в целом, независимо от того, что исполнение тех или иных пунктов документа может не входить в его компетенцию. Ответственному исполнителю принадлежит право созыва соисполнителей и получения от них необходимой информации для составления и обобщения ответа.

23.5. Ответственный исполнитель организует работу с поступившими документами, подготовку необходимых запросов, ответов.

В процессе исполнения документа (подготовки ответа) исполнитель осуществляет:

- сбор и обработку необходимой информации;

- подготовку проекта документа (ответа) и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных в Тюменской городской Думе;

- согласование проекта документа (ответа) с непосредственным руководителем;

- доработку проекта документа (ответа) по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае серьезной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);

- в необходимых случаях - подготовку списка рассылки документа;

- представление проекта документа на подпись Председателю Тюменской городской Думы (заместителю Председателя Тюменской городской Думы, председателю постоянной комиссии, руководителю аппарата, руководителю структурного подразделения) посредством СЭД либо на бумажном носителе (в зависимости от адресата);

- определение места хранения документа (копии документа) проставлением отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ.

23.6. Исполнитель несет установленную законодательством Российской Федерации, иными нормативными правовыми актами ответственность за своевременное и качественное исполнение документа, за составление и оформление документа в соответствии с правилами, установленными в Тюменской городской Думе, а также согласование проекта документа с заинтересованными лицами.

Исполнители не должны разглашать содержание поступивших к ним документов, обращений граждан, организаций, запросов пользователей информации, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношения к их исполнению.

23.7. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений, запросов, документированного подтверждения исполнения, сообщения результатов гражданам или организациям.

23.8. Отсутствие непосредственного исполнителя (командировка, отпуск, болезнь и т.д.) не снимает с работника, на которого возложено временное исполнение его обязанностей, ответственности за своевременное и качественное исполнение документов и поручений.

При невозможности исполнить документ в установленный срок исполнитель должен обратиться к лицу, определившему срок исполнения, с мотивированной просьбой о продлении срока. Данные о сроке исполнения и его продлении обязательно доводятся до лица, осуществляющего контроль за исполнением документа.

23.9. Порядок представления замечаний и предложений на проекты решений осуществляется в соответствии с Регламентом Тюменской городской Думы.

24. Организация работы с документами в структурных подразделениях Тюменской городской Думы

24.1. Структурные подразделения (работники) городской Думы, назначенные в качестве исполнителей по документу (поручению), получают доступ к документу и организуют работу с документом.

24.2. Проекты документов Тюменской городской Думы готовятся в форме электронных документов или документов на бумажном носителе.

При подготовке электронных документов используются электронные шаблоны, документов на бумажном носителе - бланки установленной формы или бумага стандартного формата.

24.3. Проекты документов Тюменской городской Думы, подготовленные в форме электронных документов, включаются в СЭД.

При включении документов и проектов документов в СЭД, а также при включении сведений в ЭРК в процессе жизненного цикла документа исполнители должны создавать связи данного документа (проекта документа) с другими документами и/или пунктами поручений.

24.4. До представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документов, правильность адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, при необходимости - списка рассылки.

Согласование проектов отправляемых документов может проводиться в СЭД или в форме визирования проекта исполнителем (руководителем подразделения или его заместителем), при необходимости работниками других структурных подразделений; визы на отправляемых документах проставляются на копии (визовом экземпляре) документа, на оборотной стороне последнего листа подлинника документа или на листе согласования.

Для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.

24.5. При работе с документами необходимо руководствоваться следующими требованиями:

- лица, работающие с документами, несут персональную ответственность за сохранность находящихся у них документов и конфиденциальность содержащейся в них информации. При утрате служебных документов лицо, ответственное за ведение делопроизводства, принимает меры к восстановлению утраченного документа. Лицо, за которым числится утраченный документ, и ответственное лицо Отдела, составляют акт. Акт утверждает руководитель аппарата. При необходимости руководителем аппарата Тюменской городской Думы может быть назначено служебное расследование, о результатах которого информируется Председатель Тюменской городской Думы, в отдельных случаях лицо привлекается к ответственности, установленной законодательством Российской Федерации;

- сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться только в служебных целях и в пределах полномочий, имеющихся у работника;

- не разрешается вносить в поступившие и зарегистрированные документы какие-либо правки, делать пометки;

- документ, помещенный в дело, может быть с разрешения руководителя аппарата временно изъят с обязательным вложением в дело листа-заместителя, в котором указывается, по чьему разрешению, когда и кем документ был изъят, а также копии изъятого документа (приложение 39);

- передача служебных документов представителям средств массовой информации осуществляется только через информационно-аналитический отдел Тюменской городской Думы;

- при уходе в отпуск или выезде в командировку (кроме краткосрочных) лицо, получившее служебные документы, должно отчитаться по всем находящимся у него документам, а при переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности обязано сдать все числящиеся за ним документы руководителю структурного подразделения (руководителю аппарата) по акту.

24.6. В случае реорганизации структурного подразделения городской Думы дела и документы передаются структурному подразделению, продолжающему работу по данному вопросу, по акту.

24.7. Организация и ведение делопроизводства в постоянных комиссиях городской Думы обеспечивается работниками, осуществляющими организационно-техническое обеспечение заседаний постоянных комиссий городской Думы.

24.8. Формирование и ведение дел в структурных подразделениях городской Думы осуществляется в соответствии с номенклатурой дел и с учетом положений настоящей Инструкции.

25. Прием, регистрация и организация работы с документами, поступившими в адрес депутатов Тюменской городской Думы

25.1. Ответственность за ведение делопроизводства в общественных приемных депутатов городской Думы и подготовку документов к сдаче в муниципальный архив города Тюмени в соответствии с разделом 5 Инструкции возлагается на помощников депутатов городской Думы.

25.2. Входящая корреспонденция, поступившая в закрытом конверте в Тюменскую городскую Думу на имя депутата, передается ответственным лицом Отдела депутату или помощнику депутата без вскрытия.

25.3. Входящая корреспонденция, поступившая в открытом виде на имя депутата городской Думы, учитывается ответственным лицом Отдела в журнале регистрации документов, поступивших в адрес депутатов городской Думы. Дальнейшая работа с поступившими документами ведется помощниками депутатов согласно положениям к настоящей Инструкции.

25.4. Регистрация корреспонденции, поступившей в адрес депутата Тюменской городской Думы, осуществляется помощником депутата посредством СЭД.

Состав сведений, включаемых в СЭД в процессе жизненного цикла документа для поступивших (входящих) и для отправляемых (исходящих) документов определены пунктами 22.1 и 22.2 настоящей Инструкции.

25.5. При регистрации документов, поступивших в адрес депутатов городской Думы, регистрационный номер для входящих документов состоит из следующих частей:

- порядкового номера регистрации с начала года;

- года поступления документа в адрес депутата Тюменской городской Думы;

- буквенного обозначения "ЮЛ";

- номера избирательного округа (присвоенного индекса).

Например: регистрационный номер документа 48/22-ЮЛ-36 обозначает:

48 - порядковый регистрационный номер с начала года в справочнике "Входящие РКК";

22 - год поступления документа (2022);

ЮЛ - документ поступил от органов государственной власти, органов местного самоуправления, депутатов законодательных (представительных) органов субъектов Российской Федерации и депутатов представительных органов местного самоуправления, от организаций;

36 - номер избирательного округа (присвоенного индекса).

25.6. При регистрации документов, направляемых за подписью депутатов городской Думы, регистрационный номер для исходящих документов состоит из следующих частей:

- порядкового номера регистрации с начала года,

- года направления документа адресату;

- номера избирательного округа (присвоенного индекса).

Например: регистрационный номер документа 107/22-23 обозначает:

107 - порядковый регистрационный номер с начала года в справочнике "Исходящие РКК",

22 - год направления документа адресату (2022),

23 - номер избирательного округа (присвоенного индекса).

25.7. При работе с документами, обращениями граждан, организаций, запросами пользователей информации, поступившими в адрес депутатов городской Думы, помощники депутатов руководствуются требованиями пункта 24 настоящей Инструкции.

26. Обеспечение документами к заседаниям городской Думы, постоянных комиссий. Запись заседаний

26.1. Обеспечение документами к заседанию городской Думы, постоянной комиссии

26.1.1. Обеспечение депутатов городской Думы и лиц, приглашаемых на заседания городской Думы, постоянных комиссий текстами проектов муниципальных правовых актов и иными документами по вопросам повестки заседаний, другой необходимой информацией осуществляют работники аппарата, ответственные в соответствии с их должностной инструкцией за организационно-техническое обеспечение заседаний городской Думы и постоянных комиссий.

26.1.2. Размещение на сайте Тюменской городской Думы в разделе "Кабинет депутата" документов, планируемых к рассмотрению на заседании постоянных комиссий, осуществляется за 10 календарных дней до заседаний постоянных комиссий.

26.1.3. Документы к заседанию городской Думы размещаются на сайте Тюменской городской Думы в разделе "Кабинет депутата" за 5 календарных дней до заседания Думы.

26.2. Запись заседаний

На каждом заседании городской Думы и постоянных комиссий ведется протокол, а также может вестись аудиозапись в соответствии с Регламентом Тюменской городской Думы.

26.3. Обеспечение нормативными материалами

26.3.1. Копии принятых на заседании городской Думы решений рассылаются ответственным лицом Отдела в Администрацию города Тюмени, другим адресатам в соответствии со списком рассылки, утвержденным постановлением Председателя Тюменской городской Думы, а также размещаются на сайте Тюменской городской Думы работниками, ответственными за организационно-техническое обеспечение заседаний городской Думы и постоянных комиссий.

26.3.2. Заверенные копии нормативных правовых актов, протоколы, выписки из протоколов, аудиозапись (если она велась) выдаются по согласованию с Председателем Тюменской городской Думы:

- работникам аппарата городской Думы;

- по мотивированным запросам депутатов Тюменской городской Думы, органов государственной власти Российской Федерации, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, иных государственных органов, образуемых в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательством субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления.

27. Контроль исполнения документов

27.1. Организация контроля исполнения

27.1.1. Контроль исполнения документов (поручений) ведется в целях их своевременного и качественного исполнения.

Контроль сроков исполнения документов (поручений) включает в себя:

постановку документов (поручений) на контроль;

проверку своевременности доведения документов (поручений) до исполнителей;

предварительную проверку и регулирование хода исполнения документов (поручений);

анализ полноты исполнения документа;

снятие с контроля документов (поручений);

учет, обобщение и анализ результатов хода исполнения документов (поручений);

информирование руководителей о ходе исполнения документов (поручений) и состоянии исполнительской дисциплины.

27.1.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы:

- требующие ответа в соответствии с действующим законодательством;

- требующие ответа по тексту документа;

- определенные резолюциями Председателя городской Думы (заместителя Председателя городской Думы, руководителя аппарата).

27.1.3. Контроль исполнения документов (поручений) ведется:

- исполнения документов (поручений) по существу - руководителем структурного подразделения, в котором осуществляется исполнение документов (поручений);

- сроков исполнения документов (поручений) - работниками аппарата Тюменской городской Думы, в должностные обязанности, которых входит осуществление контроля за исполнением документов (поручений).

Контроль осуществляется:

- за соблюдение сроков исполнения документов (поручений), поступающих из вышестоящих государственных органов исполнительной власти и иных государственных органов (Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и др.) - руководителем структурного подразделения;

- за соблюдением сроков исполнения резолюций на входящей корреспонденции, за соблюдением сроков рассмотрения письменных обращений граждан и организаций, пользователей информацией, документов прокуратуры в интересах граждан, поступивших в адрес Тюменской городской Думы - ответственным лицом Отдела;

- за соблюдением сроков рассмотрения письменных и устных обращений граждан и организаций, пользователей информацией, поступивших в адрес депутатов Тюменской городской Думы - помощниками депутатов городской Думы;

- за исполнением планов работы Тюменской городской Думы и постоянных комиссий городской Думы, решений и протокольных решений городской Думы и постоянных комиссий, за соблюдением сроков исполнения резолюций Председателя Тюменской городской Думы в части организационного и документационного обеспечения заседаний городской Думы, постоянных комиссий - работниками аппарата, ответственными за организационно-техническое обеспечение заседаний городской Думы и постоянных комиссий;

- за соблюдением сроков рассмотрения и исполнения поступивших в структурное подразделение документов, за полнотой и качеством предоставляемой информации по контрольным документам, подготовленных проектов ответов за подписью Председателя Тюменской городской Думы (заместителя Председателя городской Думы, руководителя аппарата) - руководителем соответствующего структурного подразделения городской Думы.

27.1.4. Сроки исполнения служебных документов (поручений) исчисляются в календарных днях с даты, следующей за датой регистрации документа.

Сроки исполнения протокольных поручений, как правило, устанавливаются в протоколе и исчисляются с даты, следующей за датой проведения заседания (совещания).

Истечение срока исполнения наступает в 18.00 дня, предшествующему дню, указанному в резолюции руководителя.

Если последний день срока исполнения документа (поручения) приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в ближайший следующий за ним рабочий день.

Срок, определенный периодом времени, начинает течь на следующий день после календарной даты или наступления события, которым определено его начало.

27.1.5. Срок исполнения документа может быть типовым (установлен законодательными или иными нормативными правовыми актами) или индивидуальным.

Типовые сроки исполнения документов (поручений) приведены в приложении 40.

Индивидуальные сроки исполнения документов (поручений) устанавливаются Председателем Тюменской городской Думы (заместителем Председателя городской Думы, руководителем аппарата) в резолюциях (поручениях) по документу, в распорядительных документах, протоколах заседаний.

27.1.6. Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

- установленные законодательными или иными нормативными правовыми актами - типовой срок исполнения;

- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

- без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "весьма срочно" - в течение 1-2 дней; "срочно" - исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок, если срок исполнения документа не установлен, документ должен быть исполнен в срок не более 30 дней, если иное не установлено федеральными законами;

- по представлениям прокуратуры - до 30 дней;

- по протестам прокурора - до 10 дней (если протест вынесен на решение городской Думы, то рассматривается на ближайшем заседании городской Думы);

- по телеграммам, требующим срочного решения, - до 2 дней, по остальным - до 10 дней;

- по обращениям граждан, организаций, запросам пользователей информацией - в течение 30 дней со дня регистрации, заявление о прекращении рассмотрения обращения - не позднее 3 рабочих дней со дня регистрации заявления о прекращении рассмотрения обращения;

- по запросам государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, рассматривающих обращения граждан (юридических лиц), - до 15 дней.

Дата исполнения документа (поручения), исполнитель указывается в резолюции Председателя Тюменской городской Думы (заместителя Председателя городской Думы, руководителя аппарата) и фиксируется в ЭРК СЭД.

Срок исполнения документов, может быть продлен при наличии особых обстоятельств (в том числе для дополнительной проработки вопроса, в силу несвоевременного предоставления информации по вопросу, содержащемуся в обращении, от Администрации города Тюмени, иных органов, организаций) или необходимости проведения дополнительных проверок.

Продление сроков исполнения таких документов осуществляется руководителем, подписавшим резолюцию об исполнении документа, а в его отсутствие - лицом, исполняющим его обязанности.

Обоснование продления срока исполнения документа (поручения) должно быть направлено соответствующему руководителю не позднее, чем по истечении двух третьих срока исполнения документа (поручения), а если срок исполнения поручения превышает два месяца, предложения о его продлении представляются в течение 1-го месяца срока, отведенного на исполнение поручения.

Об изменении срока исполнения документа (поручения) ответственный исполнитель информирует ответственное лицо Отдела, осуществляющего контроль, для внесения изменений в ЭРК.

Изменения в составе исполнителей документа (поручения) должны производиться с обязательным информированием ответственного лица Отдела, осуществляющего контроль.

При продлении срока исполнения (срока рассмотрения) обращения гражданина или организации, срока представления информации, в обязательном порядке, исполнитель уведомляет об этом заявителя (авторов обращений), пользователей информации.

27.1.7. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются и не корректируются.

27.1.8. Ответственное лицо Отдела, осуществляющее контроль за сроками исполнения документов (поручений) текущего месяца, уведомляет исполнителей документов (поручений) посредством использования автоматического режима СЭД, служебного телефона или электронной почты.

Напоминания исполнителям, а также информация об исполнении документа (поручения), полученная от исполнителей, фиксируется в ЭРК СЭД или на резолюции руководителя на бумажном носителе.

27.1.9. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения документов (предварительный контроль) в следующем порядке: задания последующих лет - не реже одного раза в год; задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца - каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.

27.1.10. Приостановить исполнение контрольного документа (поручения), а также отменить его может руководитель, подписавший документ или давший поручение (резолюцию).

27.1.11. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документального подтверждения исполнения и сообщения результатов рассмотрения заинтересованным органам, организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.

Промежуточная информация по исполнению документа не является основанием для снятия его с контроля.

27.1.12. Документы, находящиеся на контроле, снимаются с контроля на основании подготовленного ответа.

Решение об исполнении документа, не требующего направления ответа, принимает руководитель, поставивший документ на контроль, с обязательным информированием ответственного лица Отдела, осуществляющего контроль.

Сведения об исполнении документа вносятся в ЭРК СЭД.

В случае если документ (поручение) не исполнен в установленный срок, он признается неисполненным и остается на контроле. Обязанность по его исполнению сохраняется за исполнителем.

27.1.13. Ответственное лицо Отдела, осуществляющее контроль, еженедельно анализирует состояние и результаты исполнения документов (поручений), состояние исполнительской дисциплины и направляет руководителю аппарата информацию о количестве документов, исполненных в срок, исполненных с продлением срока исполнения, не исполненных, находящихся на исполнении в структурных подразделениях Тюменской городской Думы.

27.2. Контроль за исполнением решений и протокольных решений Тюменской городской Думы, постоянных комиссий Тюменской городской Думы

27.2.1. Контроль за исполнением решений и протокольных решений Тюменской городской Думы осуществляется в соответствии с положениями, определенными Регламентом Тюменской городской Думы.

27.2.2. Контроль за исполнением решений и протокольных решений постоянных комиссий осуществляется в соответствии с Положением о постоянных, временных комиссиях и рабочих группах Тюменской городской Думы.