Раздел 1. Общие положения

Раздел 1. Общие положения

1. Назначение, правовые основания разработки и порядок применения инструкции по делопроизводству в Тюменской городской Думе

1.1. Инструкция по делопроизводству в Тюменской городской Думе (далее - Инструкция) устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Тюменской городской Думы документов несекретного характера, совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности, а также единые правила организации работы со служебными документами, обращениями граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц (далее - обращения, обращения граждан, обращения граждан и организаций), и ведение делопроизводства по обращениям граждан, организаций, порядок рассмотрения индивидуальных и коллективных обращений (предложений, заявлений и жалоб) граждан в Тюменской городской Думе (далее - Дума, городская Дума) и запросов о деятельности Тюменской городской Думы (далее - запросы, запросы информации, запросы пользователей информации), а также порядок организации и проведения личного приема граждан в Тюменской городской Думе.

Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами. Требования Инструкции к работе с бухгалтерскими и кадровыми документами распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также организации текущего хранения документов и подготовки их к передаче на архивное хранение.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи", Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных", Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Федеральным законом от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления", требованиями Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", приказом Росархива от 24.12.2020 N 199 "Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления", приказом Росархива от 22.05.2019 N 71 "Об утверждении правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления", на основании Устава города Тюмени и в соответствии с решением Тюменской городской Думы от 31.10.2013 N 19 "О Регламенте Тюменской городской Думы", решением Тюменской городской Думы от 28.04.2005 N 196 "О гербе и флаге города Тюмени", постановлением Председателя Тюменской городской Думы от 07.04.2011 N 4 "О Порядке воспроизведения, изготовления, хранения и уничтожения бланков, печатей и иных носителей изображения герба муниципального образования городской округ город Тюмень в Тюменской городской Думе и Избирательной комиссии города Тюмени" и другими муниципальными правовыми актами города Тюмени.

1.3. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные настоящей Инструкцией, обязательны для всех депутатов городской Думы, работников городской Думы. Вновь принятые работники структурных подразделений городской Думы должны быть ознакомлены с настоящей Инструкцией руководителями структурных подразделений.

За несоблюдение требований Инструкции работники несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Работники структурных подразделений Тюменской городской Думы обязаны обеспечить сохранность находящихся у них на исполнении или ознакомлении документов и проектов документов, а также неразглашение содержащейся в указанных документах и проектах документов служебной информации.

Об утрате документов работник немедленно докладывает руководителю, в чьем подчинении он находится.

Копии документов, которые создаются в Тюменской городской Думе и в соответствии с законодательством Российской Федерации не подлежащие опубликованию, выдаются работниками городской Думы по мотивированным запросам депутатов Тюменской городской Думы, органов государственной власти Российской Федерации, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, иных государственных органов, образуемых в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательством субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления.

1.4. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку, в случае увольнения или перевода (перемещения) по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы другому работнику по указанию руководителя структурного подразделения (при увольнении работника или переводе по службе передача документов и дел осуществляется по акту).

Не переданные исполнителем документы считаются неисполненными.

1.5. Ответственность за организацию, состояние делопроизводства и соблюдение требований Правил делопроизводства в Тюменской городской Думе возлагается на Председателя Тюменской городской Думы либо на лицо, исполняющее его обязанности.

Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и принципов, применение современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль соблюдения установленного порядка работы с документами в Тюменской городской Думе возлагается на структурное подразделение, исполняющее функции по ведению делопроизводства - отдел организационной и кадровой работы (далее - Отдел).

1.6. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил работы с документами в структурных подразделениях городской Думы возлагается на руководителей структурных подразделений.

Организация и непосредственное ведение делопроизводства депутатов Тюменской городской Думы возлагается на помощников депутатов.

1.7. Настоящая Инструкция устанавливает общие правила использования в городской Думе автоматизированных систем и информационных технологий в делопроизводстве.

В работе с документами в городской Думе используется система электронного документооборота Тюменской городской Думы (далее - СЭД). СЭД объединяет в единую сеть автоматизированные рабочие места работников городской Думы, обеспечивает создание документов, организацию хранения, поиска и редактирования документов, возможности согласования, подписания и установления конфиденциальности.

Техническое сопровождение и развитие СЭД в соответствии с требованиями муниципальных правовых актов осуществляет муниципальное казенное учреждение "Комитет по информатизации города Тюмени" (далее - МКУ "Комитет по информатизации города Тюмени").

1.8. Оформление и составление документов осуществляются  в соответствии с разделом 1 Инструкции.

1.9. Подготовка и оформление документов, образующихся в деятельности Тюменской городской Думы на бумажном носителе и с использованием печатных устройств, а также копировально-множительные работы осуществляются в соответствии с разделом 2 Инструкции.

1.10. Организация работы с документами в Тюменской городской Думе осуществляется в соответствии с разделом 3 Инструкции.

1.11. Работа с обращениями граждан и организаций, запросами пользователей информацией в Тюменской городской Думе осуществляется в соответствии с разделом 4 Инструкции.

1.12. Формирование дел, хранение, подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение осуществляются в соответствии с разделом 5 Инструкции.

1.13. Вновь разрабатываемая инструкция по делопроизводству Тюменской городской Думы утверждается постановлением Председателя Тюменской городской Думы после ее согласования с исполнительным органом государственной власти Тюменской области в сфере архивного дела - с Экспертно-проверочной комиссией Управления по делам архивов Тюменской области.

Внесение изменений и дополнений в настоящую Инструкцию осуществляется постановлением Председателя Тюменской городской Думы на основании предложений депутатов городской Думы, руководителя аппарата и руководителей структурных подразделений городской Думы, после согласования изменений с комитетом по архивному делу административного департамента Администрации города Тюмени (далее - муниципальный архив), за исключением изменений технического характера.

2. Термины и определения

2.1. В целях обеспечения однозначного и точного понимания положений Инструкции всеми работниками Тюменской городской Думы в приложении 1 приведены основные делопроизводственные понятия и их определения, которые установлены законодательными, иными нормативными правовыми актами, терминологическими стандартами, терминологическими словарями и т.д.

3. Документирование управленческой деятельности

3.1. Управленческие документы городской Думы

3.1.1. Деятельность городской Думы обеспечивается системой управленческой документации.

Состав управленческой документации, образующихся в деятельности Тюменской городской Думы, определяется ее полномочиями, кругом выполняемых функций, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с иными государственными органами, органами местного самоуправления, организациями, гражданами.

3.1.2. Документ - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, по которым можно ее идентифицировать, в том числе электронный документ.

В городской Думе создаются документы на бумажном носителе, электронные документы (документы, созданные в цифровой форме и имеющие статус подлинника документа) и электронные копии документов, полученные в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе.

При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их использование и поиск.

3.2. Состав управленческих документов городской Думы

В состав управленческих документов городской Думы входят:

3.2.1. Организационные документы: положения, порядки, правила, инструкции, гражданско-правовые договоры и т.д.

3.2.2. Правоустанавливающие документы: решения Тюменской городской Думы, постановления Председателя Тюменской городской Думы.

3.2.3. Распорядительные документы: распоряжения Тюменской городской Думы, распоряжения Председателя Тюменской городской Думы.

3.2.4. Служебные документы - обобщенное наименование официальных документов, используемых в текущей деятельности работников Тюменской городской Думы, полученных ими на исполнение: материалы, рассматриваемые постоянными комиссиями городской Думы, городской Думой, письма, обращения граждан и организаций, заявления, запросы информации и т.д.

3.2.5. Информационно-справочные и справочно-аналитические документы: служебные письма, протоколы, информации, справки, докладные (служебные, объяснительные записки), заявления, телеграммы, факсограммы, электронные сообщения и т. д.

3.2.6. Документы по личному составу: распоряжения по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, личные дела, трудовые договоры и т. д.

3.2.7. Иные документы, созданные при исполнении своих полномочий работниками городской Думы: планы и графики работы, отчеты, обзоры, заключения (предложения, замечания) и другие.

3.3. Документирование управленческой деятельности городской Думы

3.3.1. Документирование управленческой деятельности в Тюменской городской Думе осуществляется с помощью электронного делопроизводства и документооборота.

3.3.2. Тюменская городская Дума исключает дублирование в бумажном виде процессов делопроизводства и документооборота, доступных в СЭД, кроме случаев, когда документ изготавливается на бумажном носителе.

3.3.3. Документ изготавливается на бумажном носителе в следующих случаях:

- федеральными законами или принятыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа на бумажном носителе;

- документы, согласно номенклатуре дел, относятся к документам постоянного срока хранения или срока хранения более 10 лет;

- документы, направляются в адрес организаций, не являющихся участниками СЭД;

- документы, в отношении которых отсутствует техническая возможность размещения их в СЭД;

- регламент процесса в отношении документооборота данного вида управленческой деятельности в СЭД не разработан либо технически не осуществим.

3.3.4. Работа с электронными документами в СЭД осуществляется в Тюменской городской Думе в соответствии с типовым маршрутом "Согласование документов" и регламентами процессов прохождения документов, обязательными для исполнения всеми участниками СЭД.

Регламенты процессов в СЭД утверждаются руководителем аппарата городской Думы по согласованию с директором МКУ "Комитет по информатизации города Тюмени" после обеспечения технической возможности осуществления документооборота и доводятся до сведения участников документооборота.

Ответственными за исполнение типовых маршрутов и регламентов процессов в СЭД являются должностные лица, являющиеся исполнителями по документу. Работник отдела организационной и кадровой работы, ответственный за делопроизводство, в соответствии с его должностной инструкцией (далее - ответственное лицо Отдела) осуществляет контроль за соблюдением типовых маршрутов и регламентов процессов в СЭД.

3.3.5. Типовой маршрут "Согласование документов" автоматизирует процесс согласования (визирования) инициативного документа, создаваемого в Тюменской городской Думе, от создания его инициатором, согласования и до утверждения документа руководителем (лицом, его замещающим), с созданием новой регистрационно-контрольной карточки регистратором (в случае если требуется регистрация инициативного документа).

Участниками процесса являются работники Тюменской городской Думы.

3.3.6. В Тюменской городской Думе используются следующие регламенты процессов в СЭД:

а) регламент процесса "Рассмотрение, регистрация входящих документов и вынесение резолюции, контроль исполнения по резолюции в Тюменской городской Думе", регламентирующий вопросы рассмотрения, регистрации входящих документов, включая обращения граждан, организаций, запрос пользователей информации, вопросы вынесения резолюции и контроля исполнения резолюции;

б) регламент процесса "Подготовка, согласование, регистрация исходящих документов, контроль получения ответа на инициативный исходящий документ в Тюменской городской Думе", регламентирующий вопросы подготовки, согласования и регистрации всех исходящих документов, в том числе ответного письма, включая исходящие письма на обращения граждан, организаций, запрос пользователей информации, а также вопросы контроля получения ответа на инициативный исходящий документ.

4. Бланки документов, требования к ним

4.1. Требования к созданию документа

4.1.1. Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.

4.1.2. При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют арабскими цифрами без каких-либо дополнительных знаков (тире, дефисов: - 3 -) или слов "с.", "стр." (страница).

Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правового поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

4.1.3. Абзацный отступ текста документа - 1,25 см. Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

Абзацный отступ используется только при изготовлении текста документа, но не применяется при оформлении реквизитов. Реквизиты документа: заголовок к тексту (оформляемый слева под реквизитами бланка), отметка о приложении, подпись, отметка об исполнителе), а также заключительная этикетная фраза "С уважением," печатаются непосредственно от границы левого поля.

4.1.4. Текст документа печатается через 1-1,5 межстрочный интервала шрифтом Arial, размером 12 - 13 пунктов либо 10 - 12 пунктов - для таблиц.

Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через 2 интервала. Интервал между буквами в словах - обычный, интервал между словами - один пробел.

Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).

4.1.5. Электронные документы Тюменской городской Думы создаются в форматах, обеспечивающих аутентичность, достоверность, целостность и неизменность электронных документов, пригодность их для использования.

Программное обеспечение текстовых и табличных редакторов, используемых для создания, редактирования и сохранения документов, должно обеспечивать создание электронных текстовых документов в формате Portable Document Format (PDF).

Файлы электронных документов и электронных копий документов, передаваемых посредством СЭД, с внедренными графическими элементами регистрационных данных (даты документа и регистрационного номера документа) и отметок об электронной подписи должны иметь формат PDF/A-1.

Электронные документы, создаваемые в Тюменской городской Думе, состоят из контента (содержания) и метаданных. Обязательной составной частью метаданных являются данные, фиксируемые в электронной регистрационной карточке документа (далее - ЭРК).

4.2. Требования к оформлению бланка документа

4.2.1. Документы городской Думы оформляются на бланках установленной формы и имеют обязательные реквизиты, расположенные в определенном порядке в соответствии с требованиями, установленными национальным стандартом ГОСТ Р 7.0.97-2016 (приложение 2).

Бланк документа - это стандартный лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.

4.2.2. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги и могут быть использованы:

- формата А4 (210 х 297 мм) для оформления организационных, распорядительных документов, служебных писем, протоколов, информации, справок и т.д.;

- формата А3 (297 х 420 мм) для оформления информации в виде таблицы, схемы, карты и т.д.;

- формата А5 (148 х 210 мм) для оформления телеграмм, справок и т.д.;

- формата А6 (105 x 148 мм) для оформления резолюции (поручения) на бумажном носителе.

4.2.3. Бланки изготовляются на компьютерной технике, обеспечивающей надлежащее качество изображения.

При создании электронных документов, используются электронные шаблоны бланков и электронные шаблоны (унифицированные формы) документов, которые по составу реквизитов документов должны быть идентичны документам на бумажном носителе. Электронные шаблоны бланков и электронные шаблоны документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.

4.2.4. Бланки документов должны иметь поля не менее:

левое	- 20 мм;
правое	- 10 мм;
верхнее	- 20 мм;
нижнее	- 20 мм.

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

4.2.5. Бланки документов должны изготовляться на белой бумаге высокого качества. При создании бланков с помощью компьютера не используется режим экономии тонера.

Образцы бланков Тюменской городской Думы, депутатов городской Думы, постоянных комиссий Тюменской городской Думы и структурных подразделений утверждаются настоящей Инструкцией.

4.2.6. Реквизиты на бланках располагаются продольным способом (приложение 3).

4.2.7. В городской Думе, ее структурных подразделениях применяются следующие виды бланков:

- общий бланк Тюменской городской Думы (приложения 4, 5);

- общий бланк письма Тюменской городской Думы (приложения 6, 7);

- бланк решения Тюменской городской Думы (приложения 8, 9);

- бланк решения постоянной комиссии Тюменской городской Думы (приложение 10);

- бланк постановления Председателя Тюменской городской Думы (приложение 11);

- бланк распоряжения Председателя Тюменской городской Думы (приложение 12);

- бланк распоряжения Тюменской городской Думы (приложение 13);

- бланк письма Председателя Тюменской городской Думы (приложения 14, 15);

- бланк письма заместителя Председателя Тюменской городской Думы (приложения 16, 17);

- бланк письма депутата Тюменской городской Думы по одномандатному избирательному округу (приложения 18, 19);

- бланк письма депутата Тюменской городской Думы по единому избирательному округу (приложения 20, 21);

- бланк письма постоянной комиссии Тюменской городской Думы (приложения 22, 23);

- бланк письма комиссии по поощрениям Тюменской городской Думы (приложения 24, 25);

- бланк структурного подразделения Тюменской городской Думы (приложение 26);

- бланк протокола заседания Тюменской городской Думы (приложение 27);

- бланк выписки из протокола заседания Тюменской городской Думы (приложение 28).

Для рабочих групп и комиссий городской Думы, для которых не утвержден бланк используется общий бланк Тюменской городской Думы (приложения 4, 5).

4.2.8. Исходящие документы (переписка) городской Думы оформляются на гербовых бланках писем.

4.2.9. Руководители структурных подразделений Тюменской городской Думы, помощники депутатов городской Думы обеспечивают сохранность бланков и правильность их использования. Бланки используются строго по назначению.

4.2.10. Отдельные внутренние документы, авторами которых являются работники городской Думы (заявление, докладная, служебная, объяснительная записки), могут быть написаны на стандартном листе бумаги от руки или с использованием персонального компьютера.

4.2.11. Ответы на обращения граждан и организаций оформляются в соответствии с требованиями Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

5. Оформление реквизитов документов

Реквизит - обязательный элемент оформления, присущий определенному виду документа.

Для придания документу юридической силы необходимо соблюдать правила оформления реквизитов документа.

Документы, создаваемые в городской Думе, должны иметь установленный состав реквизитов, расположенных в определенном порядке в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016 (приложение 3).

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

5.1. Реквизит "Герб муниципального образования"

5.1.1. На всех бланках официальных документов городской Думы воспроизводится герб города Тюмени средний с короной (полная версия без щитодержателей, подножия и девизной ленты) в многоцветном варианте или в одноцветном варианте в соответствии с решением Тюменской городской Думы от 28.04.2005 N 196 "О гербе и флаге города Тюмени" и постановлением Председателя Тюменской городской Думы от 07.04.2011 N 4 "О Порядке воспроизведения, изготовления, хранения и уничтожения бланков, печатей и иных носителей изображения герба муниципального образования городской округ город Тюмень в Тюменской городской Думе и Избирательной комиссии города Тюмени".

Изображение герба помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации - автора документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.1.2. Герб города Тюмени средний с короной в многоцветном варианте воспроизводится:

- на общем бланке Тюменской городской Думы (приложение 4);

- на бланках писем Тюменской городской Думы, Председателя Тюменской городской Думы, заместителя Председателя Тюменской городской Думы, депутатов Тюменской городской Думы, постоянных комиссий Тюменской городской Думы, комиссии по поощрениям Тюменской городской Думы при адресовании их органам государственной власти Российской Федерации, органам государственной власти субъектов Российской Федерации, государственным органам, а также для выражения признательности адресату (приложения 6, 14, 16, 18, 20, 22, 24);

- на бланках решений Тюменской городской Думы (приложения 8, 9);

- на бланке протокола заседания Тюменской городской Думы (приложение 27);

- на бланке выписки из протокола заседания Тюменской городской Думы (приложение 28).

5.1.3. Герб средний с короной в одноцветном варианте воспроизводится:

- на общем бланке Тюменской городской Думы (приложение 5);

- на бланках писем Тюменской городской Думы, Председателя Тюменской городской Думы, заместителя Председателя Тюменской городской Думы, депутатов Тюменской городской Думы, постоянных комиссий Тюменской городской Думы, комиссии по поощрениям Тюменской городской Думы за исключением случаев указанных в абзаце 3 пункта 5.1.2. (приложения 7, 15, 17, 19, 21, 23, 25);

- на бланках решений постоянных комиссий Тюменской городской Думы (приложение 10);

- на бланках постановлений и распоряжений Председателя Тюменской городской Думы (приложения 11, 12);

- на бланке распоряжения Тюменской городской Думы (приложение 13);

- на бланке структурного подразделения городской Думы (приложение 26).

5.2. Реквизит "Наименование организации"

5.2.1. Наименование организации - автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию, закрепленному в Уставе города Тюмени. Данный реквизит является обязательным элементом документа, например:

ТЮМЕНСКАЯ ГОРОДСКАЯ ДУМА

5.2.2. Наименование структурного подразделения городской Думы - автора документа используется в бланках писем и указывается под наименованием организации, например

ТЮМЕНСКАЯ ГОРОДСКАЯ ДУМА

Отдел правовой и экономической экспертизы

5.2.3. Наименование должности лица - автора документа используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием организации. Наименование должности лица - автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность, например:

ТЮМЕНСКАЯ ГОРОДСКАЯ ДУМА

ПРЕДСЕДАТЕЛЬ

5.3. Реквизит "Справочные данные об организации"

Справочные данные об организации указываются на бланках писем и включают почтовый адрес (улицу, номер дома, город, индекс предприятия связи), номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.

5.4. Реквизит "Наименование вида документа"

Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа.

При издании документа на бланке конкретного вида документа (распоряжения, постановления, протокола и др.) наименование вида документа является реквизитом бланка.

5.5. Реквизит "Дата документа"

5.5.1. На документе должна быть указана дата. Датой документа является дата его подписания (постановления, распоряжения, письма) либо дата принятия - для документов, принимаемых коллегиально (решения), или дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, опись, номенклатура дел) - дата утверждения.

5.5.2. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим, утверждающим или визирующим документ, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная, объяснительная записки, заявление и др.).

После подписания исходящего документа Председателем Тюменской городской Думы, заместителем Председателя Тюменской городской Думы, председателями постоянных комиссий, руководителем аппарата, руководителями структурных подразделений число, месяц, порядковый номер и буквенный индекс проставляются при регистрации в СЭД ответственным лицом Отдела.

После подписания исходящего документа депутатом Тюменской городской Думы число, месяц, порядковый номер и буквенный индекс проставляются при регистрации помощником депутата.

5.5.3. Документы, изданные совместно двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

5.5.4. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Точка и буква "г." в конце не ставятся, например: 23.04.2022.

5.5.5. Если цифра одна, перед ней обязательно ставится 0, например: 03.04.2022.

5.5.6. Для финансово-хозяйственных, бухгалтерских документов, документов, фиксирующих взаимоотношения сторон (например, трудовых договоров), рекомендуется словесно-цифровой способ написания даты, например: 05 марта 2022 г. (года). Дата оформляется без кавычек.

5.6. Реквизиты "Регистрационный номер документа", "Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа"

5.6.1. Регистрационный номер документа - цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который может дополняться цифровыми и буквенными кодами (индексами).

5.6.2. Ссылка на регистрационный номер и дату входящего (поступившего) документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ. Данный реквизит используется в бланках писем.

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа располагается под реквизитами "дата документа" и "регистрационный номер документа".

В текст письма-ответа сведения о регистрационном номере и дате поступившего письма не включаются.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

5.7. Реквизит "Место составления (издания) документа"

5.7.1. Место составления (издания) документа указывается в бланках документов (протокол, акт и другие), за исключением бланков деловых (служебных) писем (в бланке письма эта информация содержится в реквизите "справочные данные об организации"), а также внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и заявлений и других).

5.7.2. Место составления (издания) документа не указывается, если оно входит в официальное наименование государственного органа, органа местного самоуправления.

5.8. Реквизит "Гриф ограничения доступа к документу"

Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись "Для служебного пользования", "Конфиденциально" (далее - "ДСП"), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

5.9. Реквизит "Адресат"

5.9.1. Реквизит "Адресат" используется при оформлении служебных писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных, объяснительных записок и др.).

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Реквизит "Адресат" при продольном расположении реквизитов бланка проставляется справа под реквизитами бланка. Строки реквизита "Адресат" выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки, например:

Руководителю Управы Центрального

административного округа Администрации

города Тюмени Фамилия И.О.

или

Директору ТФОМС Тюменской области Фамилия И.О.

В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

5.9.2. При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указывается в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица, например:

Генеральному директору ООО "Авангард" Фамилия И.О.

5.9.3. При адресовании документа в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже, например:

Федеральное архивное агентство Росархив

5.9.4. При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите "Адресат" указывается в именительном падеже наименование организации, ниже - наименование структурного подразделения, например:

Администрация города Тюмени Департамент культуры

5.9.5. При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже - в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию и инициалы, например:

Тюменская городская Дума

Начальнику отдела правовой и экономической экспертизы

Фамилия И.О.

5.9.6. Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение "г-ну" (господину), если адресат мужчина, или "г-же" (госпоже), если адресат женщина, например

г-ну Фамилия И.О.

г-же Фамилия И.О.

5.9.7. При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации, адресат указывается обобщенно, например:

Руководителям отраслевых (функциональных), территориальных органов Администрации города Тюмени

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом "Адресат" в скобках указывается: "(по списку)", например:

Руководителям структурных подразделений

Тюменской городской Думы

(по списку)

5.9.8. Документ не должен иметь более четырех адресатов (кроме процессуальных документов). Слово "Копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывается. При направлении документа более чем четырем адресатам составляется список рассылки, а на каждом документе указывается один адрес или адресат оформляется обобщенно.

К копии документа, остающейся в городской Думе, прилагается указатель рассылки.

5.9.9. В состав реквизита "Адресат" при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 N 234, например:

Тюменская областная Дума

ул. Республики, д. 52,

г. Тюмень, 625000

5.9.10. Если письмо адресуется организации, в реквизите "Адресат" указывают ее наименование, затем почтовый адрес или адрес электронной почты, например:

ООО "Профиль" ул. 50 лет Октября, д. 84, корпус 2, г. Тюмень, 625008

Тюменская областная Дума

inbox@duma72.ru

5.9.11. При адресовании документа физическому лицу указывается фамилия и инициалы получателя (в дательном падеже), затем почтовый адрес, например:

Сидорову П.В. ул. Уральская, д. 5, кв. 8, г. Тюмень, 625001

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается, в составе реквизита "Адресат" после фамилии и инициалов получателя (в дательном падеже) указывается адрес электронной почты (номер телефона/факса), например:

Сидорову П.В.

SidorovPV@mail.ru

5.9.12. Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (например: Главе города Тюмени, его заместителям, в отраслевые (функциональные) и территориальные органы Администрации города Тюмени, органы государственной власти Тюменской области, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти).

5.9.13. Написание почтового адреса на конверте производится в следующем порядке: адрес корреспондента пишется в нижней правой части почтового конверта, почтовой карточки или оболочки почтового отправления, а адрес отправителя - в левом верхнем углу.

5.10. Реквизит "Гриф утверждения документа"

5.10.1. Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю. Допускается в реквизите "Гриф утверждения" документа центрировать элементы относительно самой длинной строки.

5.10.2. Если документ утверждается должностным лицом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слова УТВЕРЖДАЮ, которое печатают прописными буквами, без кавычек; в именительном падеже наименование должности лица, утверждающего документ; собственноручной подписи; его инициалы, фамилия и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ Председатель Тюменской городской Думы подпись И.О. Фамилия 07.02.2021

5.10.3. Гриф утверждения является обязательным реквизитом для некоторых видов документов. Примерный перечень утверждаемых документов приведен в приложении 29.

5.11. Реквизит "Заголовок к тексту"

5.11.1. Заголовок к тексту документа (далее - заголовок) - реквизит документа, выражающий краткое содержание текста, его основной смысл. Наличие заголовка сокращает время прохождения документа при регистрации и исполнении.

Заголовок документа должен быть кратким и точно передавать смысл текста. Заголовок к тесту формулируется с предлогом "О", ("Об"), согласовывается в падеже с наименованием вида документа и отвечает на вопрос "О чем?", например:

Об утверждении плана противодействия коррупции Тюменской городской Думы на 2020-2022 годы

Заголовок содержит две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например:

О рассмотрении обращения

5.11.2. Заголовок печатается строчными буквами через один интервал шрифтом Arial размером 12 пунктов, от предыдущего реквизита отделяется 1-4 межстрочными интервалами. Заголовок располагают слева над текстом документа и печатают от границы левого поля.

Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4-5 строк.

5.11.3. Заголовок составляется лицом, готовящим документ, печатается без кавычек и не подчеркивается. Точка в конце заголовка не ставится.

5.11.4. Заголовок документа вносится при его регистрации в соответствующие регистрационные формы: журналы, карточки, базу данных.

5.12. Реквизит "Текст документа"

Текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации.

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

- наименование вида документа, наименование организации - автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту;

- наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

В постановлениях Председателя Тюменской городской Думы текст излагается от первого лица единственного числа ("постановляю_").

В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа ("Тюменская городская Дума ... решила").

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

В документах, устанавливающих права и обязанности структурных подразделений городской Думы (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции...", "в состав рабочей группы входят...", "комиссия провела проверку...").

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа ("решили_").

В деловых (служебных) письмах используются формы изложения:

- от первого лица множественного числа ("Направляем...", "Просим предоставить информацию...", "Сообщаем о результатах рассмотрения...");

- от третьего лица единственного числа ("Тюменская городская Дума сообщает...", "Постоянная комиссия рассмотрела...");

- от первого лица единственного числа ("Прошу Вас представить сведения о...", "Направляю Вам обращение ...", "Считаю возможным принять участие в..."), если письмо оформлено на должностном бланке.

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

В деловых (служебных) письмах может использоваться вступительное обращение, например:

Уважаемые господа!

Уважаемый Николай Петрович!

Уважаемая Ольга Николаевна!

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, например:

Уважаемый господин Губернатор!

Уважаемый господин Председатель!

В обращении по фамилии инициалы лица не указываются, например:

Уважаемый господин Прохоров!

Уважаемая госпожа Сидорова!

В деловых (служебных) письмах может быть использована заключительная этикетная фраза:

С уважением, ...

5.13. Реквизит "Отметка о приложении"

5.13.1. Отметка о приложении содержит сведения о документе, прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и другим документам).

5.13.2. Слово "Приложение" пишется с заглавной буквы от границы левого поля через 1-2 интервала после текста, всегда в единственном числе, после него ставится двоеточие и указывается количество листов и экземпляров.

В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о наличии приложения, названного в тексте, оформляют под текстом от границы левого поля следующим образом:

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

5.13.3. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, или если приложений несколько, то указывают наименование документов-приложений, количество листов и число экземпляров каждого приложения, например:

Приложение: 1. Материалы по вопросам, планируемым к рассмотрению на заседании Тюменской городской Думы на 25 л. в 1 экз.

2. Перечень принятых в 2021 муниципальных нормативных правовых актов Тюменской городской Думы на 6 л. в 1 экз.

5.13.4. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается, а пишется только количество экземпляров, например:

Приложение: Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления в 3 экз.

Брошюра "Муниципальные образования Тюменской области" в 2 экз.

5.13.5. Если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: Письмо Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Тюменской области от 08.12.2021 N 72/05-5721/21 и приложение к нему, всего на 3 л.

5.13.6. Если приложением являются документы, записанные на физически обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.), отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: Решение Тюменской   городской   Думы    от 24.12.2020   N 307

на в 8 л. в

1 экз. в бумажном и электронном (1CD) носителе.

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

При наличии приложений, подготовленных в форме электронных документов и пересылаемых по информационно-телекоммуникационной сети, отметку о приложении рекомендуется оформлять следующим образом (количество экземпляров при этом не указывается):

Приложение: Аналитическая справка на 20 л., Справка_195.pdf.

Если приложений несколько, они могут включаться в один архивный файл формата zip с указанием количества файлов, помещенных в архив, и их объема в байтах (с добавлением информации для восстановления не менее 5% от общего объема файла в формате zip). Например:

Приложение:  5    приложений  в    одном   файле (имя файла с расширением

zip) объемом (в байтах).

5.13.7. Если при направлении документа по нескольким адресам приложение направляют не по всем указанным в документе адресам, то в отметке о наличии приложений указывается, по какому адресу приложения посылаются, например:

Приложение: на 3 л. в 2 экз. только в первый адрес.

5.13.8. В правовом акте или распорядительных документах (постановлениях, распоряжениях), отметка о приложении оформляется следующим образом:

- в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: ...(приложение) или... (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: ...(приложение N 2);

- на первом листе в правом верхнем углу пишут слово "Приложение" с указанием наименования соответствующего документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение к решению
юменской городской Думы
от 17.02.2022 N 452

5.13.9. Если приложений несколько, то каждое приложение имеет свой порядковый номер, например:

	Приложение 1 к распоряжению Председателя Тюменской городской Думы от 01.10.2021 N 17д
	Приложение 2 к распоряжению Председателя Тюменской городской Думы от 01.10.2021 N 17д

5.14. Реквизит "Подпись"

5.14.1. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (за исключением случаев, предусмотренных настоящей Инструкцией), его подпись и расшифровка подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается через 1 межстрочный интервал, если состоит из нескольких строк. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности, последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Документы на бумажном носителе подписываются собственноручной подписью руководителя или иного уполномоченного им должностного лица.

5.14.2. Документы на бланках Тюменской городской Думы и бланках Председателя Тюменской городской Думы подписываются Председателем Тюменской городской Думы или лицом, исполняющим обязанности Председателя Тюменской городской Думы.

Документы на бланках Тюменской городской Думы подписываются руководителем аппарата при осуществлении полномочий, определенных правовыми актами Председателя Тюменской городской Думы, с обязательным указанием должности.

Уведомление лица, направившего обращение, о переадресации обращения по компетенции на общем бланке Тюменской городской Думы с использованием герба в одноцветном варианте вправе подписывать руководитель аппарата, начальник отдела по организационной и кадровой работе.

Документы на бланках заместителя Председателя Тюменской городской Думы подписываются заместителем Председателя Тюменской городской Думы.

Документы на бланках депутата городской Думы подписываются депутатом городской Думы.

Документы на бланках постоянной комиссии городской Думы подписываются председателем постоянной комиссии или по его поручению заместителем председателя.

Документы на бланках структурного подразделения городской Думы подписываются руководителем структурного подразделения или лицом его замещающим.

5.14.3. Решения городской Думы подписываются в соответствии с Регламентом Тюменской городской Думы.

5.14.4. Документы, составленные назначенными комиссиями (например, постоянно действующая экспертная комиссия Тюменской городской Думы и т. д., далее - комиссия), подписываются всеми членами комиссии.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии	подпись	И.О. Фамилия
Секретарь комиссии	подпись	И.О. Фамилия
Члены комиссии	подпись	И.О. Фамилия
	подпись	И.О. Фамилия
	подпись	И.О. Фамилия

5.14.5. В документах, изготовленных на бланках городской Думы, в наименование должности не входит название учреждения, например:

Руководитель аппарата

подпись

И.О. Фамилия

5.14.6. При оформлении документа не на бланке в наименование должности включается полное наименование организации, например:

Начальник информационно-аналитического отдела Тюменской городской Думы

подпись

И.О. Фамилия

Допускается центровать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

5.14.7. При оформлении документа на бланке должностного лица (депутата городской Думы) должность этого лица в подписи не указывается. Проставляются его собственноручная подпись, инициалы и фамилия (приложения 11, 12, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21), например:

подпись

И.О. Фамилия

5.14.8. При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Председатель	подпись	И.О. Фамилия
Начальник отдела бухгалтерского учета и отчетности - главный бухгалтер	подпись	И.О. Фамилия

5.14.9. При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне, например:

Председатель Тюменской городской Думы подпись И.О. Фамилия

Председатель Пермской городской Думы подпись И.О. Фамилия

Все экземпляры таких документов, оставшиеся в делах организации, в том числе и приложения, должны содержать подлинные подписи.

5.14.10. На документах, принимаемых коллегиально, ставится подпись председателя (председательствующего) на заседании этого органа. Так же подписывается протокол, например:

Председатель (Председательствующий)

подпись

И.О. Фамилия

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов "Председатель", инициалов и фамилии. Наименование должности выравнивается по левому полю, инициалы и фамилия - по правому.

Ниже подписи председателя (председательствующего) через 3-4 интервала указываются должность, инициалы и фамилия ведущего протокол (секретаря), его телефон, например:

Протокол вела главный специалист отдела организационной и кадровой работы Тюменской городской Думы И.О. Фамилия тел.: (3452) 00-00-00

5.14.11. При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с распоряжением, например:

И. о. начальника отдела, главный специалист

подпись

И.И. Иванов И.О. Фамилия

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов.

Не допускается проставлять косую черту или надпись "за" перед наименованием должности в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

5.15. Реквизит "Отметка об электронной подписи"

5.15.1. Электронные документы, направляемые в государственные органы и органы местного самоуправления, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица органа местного самоуправления, порядок применения которой установлен Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Электронный документ, электронное сообщение, подписанные электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признаются равнозначными документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если иное не установлено законодательством.

5.15.2. Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должны соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством, например:

Наименование должности

И.И. Иванов

5.16. Реквизит "Гриф согласования документа"

5.16.1. Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

- на первом листе документа (в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);

- на последнем листе документа под текстом:

- на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

5.16.2. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, расшифровки подписи (инициалов и фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Председатель

Тюменской городской Думы

подпись И.О. Фамилия

24.01.2022

5.16.3. Слово СОГЛАСОВАНО печатается прописными буквами без кавычек.

5.16.4. Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании, например:

СОГЛАСОВАНО

Экспертная комиссия Тюменской городской Думы

(протокол от 25.12.2021 N 2)

Если согласование осуществляется письмом, указывают вид документа, организацию - автора документа, дату и номер письма, например:

О согласовании проекта постановления Администрации города Тюмени "О внесении изменений в постановление Администрации города Тюмени от 30.12.2013 N 183-пк"

СОГЛАСОВАНО

письмом Тюменской городской Думы

от 30.05.2022 N 09-54-Исх-000247/22

5.16.5. Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. В этом случае на самом документе перед подписью делается отметка "Лист согласования прилагается".

5.17. Реквизит "Виза"

5.17.1. Виза является отметкой о внутреннем согласовании проекта документа, свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа.

В документах, подлинники которых хранятся в Тюменской городской Думе, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на оборотной стороне последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.

В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.

5.17.2. Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, его соответствия правовым актам и ранее принятым решениям.

Документ визируется руководителем структурного подразделения, в котором готовится проект документа, а также лицами, чьи должностные обязанности затрагивает визируемый документ. Проект документа, касающийся финансовых вопросов, в обязательном порядке визируется начальником отдела бухгалтерского учета и отчетности - главным бухгалтером.

Проекты муниципальных правовых актов городской Думы визируются в соответствии с Регламентом, утвержденным городской Думой.

Проекты правовых актов Председателя Тюменской городской Думы визируются в соответствии с пунктами 13.1 и 13.2 настоящей Инструкции.

Виза включает в себя: наименование должности лица, визирующего документ, указанное в именительном падеже, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию), например:

Начальник информационно-аналитического отдела

подпись

И.О. Фамилия

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

С проектом не согласен, замечания прилагаются Начальник отдела правовой и экономической экспертизы подпись И.О. Фамилия 14.02.2022

или:

С п. 3 не согласен, замечания прилагаются Консультант отдела правовой и экономической экспертизы подпись И.О. Фамилия 14.02.2022

Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.

Виза проставляется на оборотной стороне последнего листа подлинника или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу; на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне документа (письма).

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию.

Повторное визирование не проводится в случаях, если в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

Лица, завизировавшие документы, и руководители структурных подразделений, которые их вносят, несут ответственность за качество подготовки документов, их содержание, достоверность, согласование с заинтересованными сторонами.

5.17.3. Согласование проектов документов в Тюменской городской Думе, может проводиться в электронной форме в СЭД. По завершении процедуры электронного согласования в случае, если документ имеет длительный срок хранения (свыше 10 лет) и подлежит подписанию (утверждению) и последующему хранению на бумажном носителе, лист согласования, распечатанный из СЭД, прилагается к документу и составляет его неотъемлемую часть. Лист согласования заверяется подписью работника структурного подразделения-исполнителя, с указанием даты его формирования и наименования системы, в которой проводилось электронное согласование.

5.17.4. Отметка об ознакомлении с документом - подтверждение факта доведения документа до сведения работников. Ее оформляют следующим образом:

С распоряжением ознакомлен(а)

подпись       И.О. Фамилия

11.03.2022

Отметка ставится на лицевой стороне последнего листа подлинного документа после реквизита "подпись".

5.18. Реквизит "Печать". Оттиск печати. Использование печатей, штампов, факсимиле

5.18.1. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Образцы оттисков печатей городской Думы представлены в приложении 30.

5.18.2. В Тюменской городской Думе применяются:

- гербовая печать Тюменской городской Думы - для скрепления подписи Председателя Тюменской городской Думы на гербовых бланках Тюменской городской Думы, контракте с Председателем Счетной палаты города Тюмени, почетных грамотах Тюменской городской Думы, благодарностях Тюменской городской Думы, на документах, представляемых для государственной регистрации Устава города Тюмени или решения Тюменской городской Думы о внесении в него изменений;

- гербовая печать Тюменской городской Думы с дополнительными реквизитами юридического лица: ОГРН, ОКПО, ИНН - для заверения подписи на документах по финансовым вопросам и договорах; (например, документы, фиксирующие факт расходования денежных средств и материальных ценностей; банковские поручения; справки о заработной плате работников городской Думы и др.);

- гербовая печать Тюменской городской Думы (малая) - для скрепления подписи Председателя Тюменской городской Думы на служебных удостоверениях депутатов городской Думы, Председателя Счетной палаты города Тюмени, лиц, замещающих должности муниципальной службы в городской Думе, помощников депутатов Тюменской городской Думы, советника Председателя Тюменской городской Думы, помощников депутатов, работающих на общественных началах, на Журнале учета печатей и штампов Тюменской городской Думы;

- круглая негербовая печать с надписью "Тюменская городская Дума. Отдел организационной и кадровой работы" проставляется для заверения копий решений городской Думы, на выписках из протоколов заседаний городской Думы, в трудовых книжках, при заверении их копий, на справках о трудовой деятельности работника, на копиях правовых актов Председателя городской Думы.

5.18.3. Оттиск печати проставляется на свободном от текста месте таким образом, чтобы он не захватывал личной подписи должностного лица. Оттиск печати может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

5.18.4. На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте. Как правило, это место нанесения печати обозначается символом "М.П." без захвата наименования должности и подписи.

5.18.5. Оттиски гербовых печатей не ставятся на копиях документов.

5.18.6. Штампы используются для проставления отметок о получении, регистрации документов, о сохранении документа до заседания городской Думы, а также других отметок справочного характера.

5.18.7. Факсимиле Председателя Тюменской городской Думы может использоваться для подписания поздравительных открыток, приглашений.

Штампы с факсимиле Председателя Тюменской городской Думы разрешается использовать по прямому указанию Председателя Тюменской городской Думы.

5.18.8. Изготовление печатей, факсимиле и штампов, используемых в деятельности городской Думы, производится на основании заявок структурных подразделений городской Думы, имеющих право их проставления. Заявка на изготовление печатей, штампов направляется в уполномоченный орган Администрации города Тюмени, который размещает заказ на их изготовление. Все печати и штампы Тюменской городской Думы изготавливаются только на полиграфических и штемпельно-граверных предприятиях, имеющих сертификат о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном уровне.

Изготовленные печати подлежат регистрации в день их получения путем внесения в Журнал учета печатей и штампов Тюменской городской Думы (далее - журнал учета), ведение которого осуществляет ответственное лицо Отдела в соответствии с установленной формой (приложение 31).

Каждый лист журнала учета нумеруется, прошнуровывается, скрепляется гербовой печатью Тюменской городской Думы (малой) и подписью Председателя Тюменской городской Думы. Журнал учета хранится в отделе организационной и кадровой работы городской Думы.

В случае износа, повреждения, утраты клише печати (штампа) производится их замена. Замена и приобретение печатей (штампов) производятся на основании распоряжения Председателя Тюменской городской Думы по представлению руководителей структурных подразделений.

Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности восстановления и дальнейшего использования. Изделия из каучука, резины, разрезаются на мелкие части или сжигаются, из металла - опиливаются двумя перекрестными линиями. Об уничтожении печатей и штампов составляется акт, который утверждается руководителем аппарата и оформляется в соответствии с пунктом 17.1 настоящей Инструкции.

В акте должны быть указаны:

- время и место уничтожения;

- основание уничтожения печатей и штампов;

- наименование и оттиски уничтоженных печатей и штампов;

- способ уничтожения.

Акт подшивается в отдельную папку, которая хранится вместе с журналом учета. Данный акт является основанием для внесения отметки об уничтожении печати (штампа) в журнал учета.

5.18.9. В случае утери и порчи печатей, штампов, факсимиле проводится служебное расследование, о результатах которого информируется Председатель Тюменской городской Думы.

Передача печатей и штампов посторонним лицам и вынос их из помещений, занимаемых городской Думой, не допускается.

5.18.10. Гербовые печати хранятся в сейфах или несгораемых шкафах у лиц, определенных ответственными за учет, хранение, использование гербовых печатей.

Ответственность за правильное хранение и применение гербовой печати с дополнительными реквизитами юридического лица несет начальник отдела бухгалтерского учета и отчетности - главный бухгалтер.

Ответственность за правильное хранение и применение гербовой печати Тюменской городской Думы, гербовой печати Тюменской городской Думы (малой) несет работник отдела организационной и кадровой работы, в чьи должностные обязанности входит реализация законодательства о муниципальной службе в городской Думе и организация кадровой работы.

Ответственность за правильное хранение и применение круглой негербовой печати с надписью "Тюменская городская Дума. Отдел организационной и кадровой работы" несут лица, определенные журналом учета.

Ответственность за правильное хранение и применение факсимиле Председателя Тюменской городской Думы несет начальник отдела организационной и кадровой работы городской Думы.

Ответственность за правильное хранение и применение штампов несут лица, использующие их на основании прав по должности.

5.19. Реквизит "Отметка об исполнителе"

5.19.1 Отметка об исполнителе включает фамилию, имя, отчество (либо фамилию и инициалы) исполнителя, номер его телефона, например:

Фамилия Имя Отчество

+7(3452) 00-00-00

или:

Фамилия И.О.

+7(3452) 00-00-00

Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и адресом электронной почты исполнителя, например:

Сидорова Анна Ивановна,

отдел организационной и кадровой работы,

главный специалист

+7(3452) 00-00-00, SidorovaAI@tyumen-city.ru

5.19.2. Отметка об исполнителе документа проставляется от границы левого поля в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа шрифтом Arial, размером 10 пунктов.

5.19.3. На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия и инициалы основного исполнителя.

5.19.4. На документах, требующих особого учета, ниже фамилии исполнителя и номера его телефона указывается количество изготовленных экземпляров.

На документах, имеющих гриф ограничения доступа ("ДСП"), указывается не только количество экземпляров, но и адрес каждого адресата, например:

Сидорова Анна Ивановна,

+7(3452) 00-00-00

экз. N 1 - в отдел бухгалтерского учета и отчетности;

экз. N 2 - в отдел правовой и экономической экспертизы;

экз. N 3 - в отдел организационной и кадровой работы;

экз. N 4 - в дело.

5.20. Реквизит "Отметка о заверении копии"

5.20.1. Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Копии документов заверяются для придания им юридической силы.

5.20.2. Копия заверяется уполномоченным должностным лицом, удостоверяющим полное соответствие подлиннику.

5.20.3. Отметка о заверении копии проставляется на свободном от текста месте ниже реквизита "Подпись" (при ее наличии) или, при отсутствии свободного места на лицевой стороне документа, на обороте документа и включает: слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия) и дату заверения копии (выписки из документа), например:

Верно

Главный специалист отдела

организационной и кадровой работы

Тюменской городской Думы   подпись   И.О. Фамилия

23.09.2022

5.20.4. Если копию выдают на руки или пересылают в другой государственный орган, орган местного самоуправления или организацию, то на решениях Тюменской городской Думы, на кадровых и распорядительных документах заверительную надпись удостоверяют круглой негербовой печатью с надписью "Тюменская городская Дума. Отдел организационной и кадровой работы".

В случае выдачи копии для представления в другой государственный орган, орган местного самоуправления или другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия ("Подлинник документа находится в Тюменской городской Думе в деле N ... за ... год") и заверяется круглой негербовой печатью с надписью "Тюменская городская Дума. Отдел организационной и кадровой работы".

На копиях многостраничных документов отметка о заверении копии может проставляться на каждом листе документа (например: копия трудовой книжки) или на последнем листе прошитого или скрепленного иным образом документа (например: копия решения Тюменской городской Думы).

Для заверения копии документа, изготовленной на бумажном носителе, может использоваться штамп.

5.20.5. Копии электронных документов, направляемых по информационно-телекоммуникационным каналам (сети "Интернет", СЭД), заверяются электронной подписью руководителя организации или иного уполномоченного им лица и высылаются получателю с сопроводительным письмом в форме электронного документа.

Копии электронных документов на физически обособленных носителях (CD, DVD, Blu-ray) высылаются получателю с сопроводительным письмом на бумажном носителе.

В сопроводительном письме к копиям электронных документов указывается:

- наименование информационной системы, в которой хранятся документы;

- наименования документов, копии которых направляются получателю;

- названия файлов документов с указанием форматов файлов и объема каждого файла в байтах;

- дата изготовления и заверения копии.

При этом на физически обособленном носителе несмываемым маркером указывается: "Приложение к письму от (дата) N ...".

Копия электронного документа, представленная в виде документа на бумажном носителе, заверяется в порядке, установленном для заверения копий документов на бумажном носителе, с указанием, в какой информационной системе хранится электронный документ.

5.21. Реквизит "Отметка о поступлении документа"

5.21.1. Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в Тюменскую городскую Думу и включает дату поступления и подпись лица, получившего документ.

5.21.2. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа (например, "поступило по электронной почте").

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

5.22. Реквизит "Резолюция"

5.22.1. Резолюция - это реквизит, содержащий указание должностного лица по исполнению документа.

Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции формата А6 (приложение 32) или вносится непосредственно в ЭРК, подписывается и направляется исполнителям с помощью СЭД. В состав резолюции входят следующие элементы: фамилии и инициалы исполнителей (исполнителя), поручение по документу (конкретное задание по исполнению документа или формулировку цели рассмотрения документа), срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дата. В резолюции указывается также регистрационный номер и дата документа, к которому резолюция относится, например:

к N 09-07-000015/20-ОГ от 04.02.2022

Фамилия И.О.

Для подготовки проекта ответа заявителю

до 11.02.2022

подпись  И.О. Фамилия

04.02.2022

5.22.2. Проект резолюции готовится и оформляется ответственным лицом Отдела, осуществляющим регистрацию документа в СЭД, а затем направляется Председателю городской Думы (заместителю Председателя городской Думы, руководителю аппарата) на подпись.

5.22.3. Резолюции Председателя городской Думы, заместителя Председателя городской Думы, руководителя аппарата, руководителей структурных подразделений могут оформляться от руки непосредственно на самих рассматриваемых документах в заголовочной части документа на свободном от текста месте или на бланке резолюции.

В случае если резолюция написана руководителем от руки на бумажном носителе, текст резолюции переносится в СЭД.

Резолюция, написанная руководителем на бумажном носителе, подлежит обязательному сканированию и прикреплению к ЭРК документа.

5.22.4. На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, или в которых срок указан в тексте самого документа, в резолюции указывается только исполнитель, порядок подготовки вопроса, подпись автора резолюции, дата, например:

Фамилия И.О.,

Фамилия И.О.

Организуйте проведение совещания

к указанному сроку

подпись                                                 И.О. Фамилия

18.06.2022

5.22.5. В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюции лицам, непосредственно подчиненным им.

5.23. Реквизит "Отметка о контроле"

Сведения о постановке на контроль электронного документа фиксируются в ЭРК.

5.24. Реквизит "Отметка об исполнении документа и направления в дело"

5.24.1. Отметка об исполнении документа и направления его в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает следующие данные: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, при наличии такого документа - ссылку на его дату и номер; дату исполнения, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Этот реквизит помещается на нижнем поле документа, в левой его части, например:

Сообщено по телефону (3452) 00-00-00

Ивановой М.И. 21.01.2022

Помощник депутата  подпись  И.О. Фамилия помощника

21.01.2022

Направлен ответ Павловой О.Б.

исх. N  09-08-000231/20 от 12.03.2022

Консультант отдела правовой и экономической экспертизы

12.03.2022   подпись   И.О. Фамилия исполнителя

5.24.2. Отметка об исполнении проставляется сразу же после решения вопроса, затронутого в документе, или направления ответа.

5.24.3. Сведения о деле, в которое включен электронный документ, фиксируется в ЭРК.