Раздел 2. Подготовка и оформление документов, образующихся в деятельности Тюменской городской Думы на бумажном носителе и с использованием печатных устройств. Копировально-множительные работы

Раздел 2. Подготовка и оформление документов, образующихся в деятельности Тюменской городской Думы на бумажном носителе и с использованием печатных устройств. Копировально-множительные работы

6. Состав документов, образующихся в деятельности Тюменской городской Думы и Председателя Тюменской городской Думы

В целях обеспечения деятельности Тюменской городской Думы и аппарата Тюменской городской Думы принимаются (создаются):

- решения Тюменской городской Думы;

- решения постоянных комиссий Тюменской городской Думы, которые принимаются на заседаниях и оформляются протоколами;

- распоряжения Тюменской городской Думы;

- постановления и распоряжения Председателя Тюменской городской Думы;

- протоколы заседаний (координационных, совещательных, методических, экспертных и других органов);

- информационно-аналитические документы в форме актов, аналитических и информационных справок, докладных и служебных записок, деловой (служебной) переписки и др.

7. Основные требования к оформлению правовых актов Тюменской городской Думы и Председателя Тюменской городской Думы

7.1. Правовыми актами Тюменской городской Думы и Председателя Тюменской городской Думы являются (далее - правовые акты):

- решения Тюменской городской Думы и постоянных комиссий Тюменской городской Думы;

- распоряжения Тюменской городской Думы;

- постановления и распоряжения Председателя Тюменской городской Думы.

7.2. Правовой акт:

- оформляется на соответствующем бланке;

- содержит наименование (заголовок), дату и номер акта, текст, подпись лица.

7.3. В случае необходимости в правовой акт может включаться преамбула (введение), определяющая его цели и задачи.

Самостоятельные правовые предписания в преамбулу (введение) не включаются.

Преамбула (введение) не формирует предмета регулирования акта и не нумеруется.

7.4. Основная часть текста правового акта может подразделяться на части, разделы, подразделы, главы, параграфы, статьи, пункты.

Статья может подразделяться на части, имеющие порядковые номера или не имеющие таковых. В частях статьи могут содержаться пункты и подпункты, которые имеют буквенную или цифровую нумерацию и абзацы. В необходимых случаях статья может иметь наименование.

Текст правового акта может состоять только из пунктов. Пункты могут подразделяться на подпункты.

Статьи (пункты) близкого содержания значительных по объему нормативных правовых актов могут объединяться в главы. В необходимых случаях главы могут объединяться в разделы.

7.5. В правовом акте наименования государственных органов, органов местного самоуправления, организаций указываются в соответствии с их официальными наименованиями, предусмотренными законодательством, уставами, положениями, иными учредительными документами, решениями о создании, переименовании и другими правовыми актами.

Ссылки в структурных единицах нормативного правового акта на другие его структурные единицы, а также на иные правовые акты, их структурные единицы применяются в случаях, когда необходимо показать взаимную связь правовых предписаний либо избежать повторений.

8. Порядок подготовки и оформления решений городской Думы

8.1. Тексты проектов решений Тюменской городской Думы набираются шрифтом Arial размером 12 пунктов. Верхнее поле документа должно составлять 20 мм, левое - 30 мм, правое - 15 мм и нижнее - 20 мм.

8.2. Реквизиты проекта правового акта оформляются следующим образом (приложение 33):

8.2.1. Наименование принимающего акт органа - ТЮМЕНСКАЯ ГОРОДСКАЯ ДУМА - печатается прописными буквами, полужирным шрифтом, Arial размером 14 пунктов вразрядку и выравнивается по центру.

8.2.2. Наименование вида акта - РЕШЕНИЕ - печатается вразрядку через 1 интервал, прописными буквами полужирным шрифтом Arial размером 16 пунктов, выравнивается по центру.

8.2.3. Указание на "Проект" и на субъект, внесшего проект правового акта на рассмотрение городской Думы печатается с правой стороны через 1 интервал шрифтом Arial размером 10 пунктов (например: "Проект вносится Главой города Тюмени", "Проект вносится постоянной комиссией по...").

8.2.4. Дата принятия и номер акта отделяются от наименования вида акта, как правило, 2 межстрочными интервалами, печатаются в одну строчку полужирным шрифтом Arial размером 14 пунктов. Дата принятия печатается от левого поля, с пропуском для написания числа и месяца. Порядковый номер акта печатается с правой стороны.

8.2.5. Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами и печатается через 1 интервал от левого поля полужирным шрифтом Arial размером 12 пунктов. Заголовок печатается с прописной буквы и отвечает на вопрос "О чем" принят соответствующий правовой акт. Точка в конце заголовка не ставится.

8.2.6. Текст отделяется от заголовка, как правило, 2 межстрочными интервалами, печатается от левой границы текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текстовая часть подразделяется на констатирующую часть - преамбулу и резолютивную - решение.

Преамбула завершается словом "РЕШИЛА:", которое печатается от левого поля прописными буквами и отделяется от преамбулы и текста 1 межстрочным интервалом.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и не имеют заголовков.

При наличии приложений к акту на них обязательно делается ссылка в тексте. Приложения к проектам правовых актов оформляются на отдельных листах.

Страницы правового акта и приложения к нему не нумеруются.

8.2.7. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами.

Подпись проекта нормативного правового акта Тюменской городской Думы состоит из слов "Председатель Тюменской городской Думы", его инициалов и фамилии, "Глава города Тюмени" его инициалов и фамилии. Инициалы и фамилии выделяются полужирным шрифтом. Данный реквизит оформляется следующим образом:

Председатель Тюменской городской Думы _____________________И.О. Фамилия

Глава города Тюмени _____________________И.О. Фамилия

Подпись проекта правового акта Тюменской городской Думы состоит из слов "Председатель Тюменской городской Думы", его инициалов и фамилии. Инициалы и фамилия выделяются полужирным шрифтом. Данный реквизит оформляется следующим образом:

Председатель

Тюменской городской Думы                 ___________________ И.О. Фамилия

8.2.8. После принятия проекта правового акта на заседании Тюменской городской Думы первым реквизитом акта становится герб города Тюмени, который выравнивается по центру. Слова "Проект вносится..." исключаются.

8.3. В процессе редактирования не допускается внесение в правовой акт изменений и дополнений, не оговоренных на заседании Думы, за исключением орфографических и пунктуационных ошибок и изменения вида шрифта текста правового акта.

8.4. Решение Тюменской городской Думы о принятии или изменении Устава города Тюмени оформляется в двух подлинных экземплярах для направления в территориальный орган уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере регистрации уставов муниципальных образований.

9. Порядок согласования проектов решений и решений городской Думы

9.1. Проекты решений и отредактированные решения визируют и согласовывают в соответствии с Регламентом, утвержденным городской Думой.

9.2. Возражения, замечания по проекту излагаются в отдельной справке или в заключении, которые прикладываются к проекту документа.

10. Порядок оформления решений постоянных комиссий Тюменской городской Думы

10.1. Тексты решений постоянных комиссий Тюменской городской Думы оформляются на соответствующем бланке шрифтом Arial размером 12-13 пунктов.

10.2. Реквизиты решения постоянной комиссии оформляются следующим образом:

10.2.1. Дата принятия и номер решения печатаются в одну строчку полужирным шрифтом Arial размером 14 пунктов. Дата решения оформляется от границы левого поля, номер решения - правового поля.

10.2.2. Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами и печатается с прописной буквы через 1 интервал от левого поля полужирным шрифтом Arial размером 12 пунктов. Заголовок соответствует названию проекта решения Тюменской городской Думы, по которому постоянная комиссия заслушивает информацию, либо наименованию вопроса из плана работы постоянной комиссии на соответствующий год. Точка в конце заголовка не ставится.

10.2.3. Текст отделяется от заголовка, как правило, 2 межстрочными интервалами, печатается от левой границы текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текстовая часть подразделяется на констатирующую часть - преамбулу и резолютивную - решение.

Преамбула завершается словом "РЕШИЛА:", которое печатается от левого поля прописными буквами и отделяется от преамбулы и текста 1 межстрочным интервалом.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и не имеют заголовков.

При наличии приложений к акту на них обязательно делается ссылка в тексте. Приложения к проектам правовых актов оформляются на отдельных листах.

Страницы решения и приложения к нему не нумеруются.

10.2.4. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слова "Председатель", его инициалов и фамилии. Инициалы и фамилия полужирным шрифтом не выделяются.

11. Порядок регистрации и рассылки решений городской Думы,

постоянных комиссий

11.1. Подписанные решения Тюменской городской Думы и постоянных комиссий городской Думы поступают работникам аппарата, ответственным за организационно-техническое обеспечение заседаний городской Думы и постоянных комиссий, для регистрации.

11.2. Регистрация решений городской Думы производится посредством записи в журнале регистрации решений Тюменской городской Думы, формируемом в виде электронного документа.

Регистрация решений постоянных комиссий городской Думы производится посредством записи в журнале регистрации решений соответствующей постоянной комиссии Тюменской городской Думы, формируемом в виде электронного документа.

Решения Тюменской городской Думы (решения постоянной комиссии городской Думы) имеют сквозную нумерацию в пределах срока полномочий очередного созыва городской Думы.

11.3. Тиражирование решений осуществляет ответственное лицо Отдела. Копии решений, заверенные печатью отдела организационной и кадровой работы, направляются адресатам согласно списку рассылки, утвержденному постановлением Председателя Тюменской городской Думы.

11.4. Учет и рассылка протокольных решений городской Думы осуществляется работником аппарата, ответственным за организационно-техническое обеспечение заседаний Думы, в срок до трех дней со дня подписания протокола Председателем Тюменской городской Думы.

11.5. Подлинники подписанных решений и материалы к ним, списки рассылки хранятся у работника аппарата, ответственного за организационно-техническое обеспечение заседаний Думы, в течение созыва. По истечении одного года после окончания созыва, решения сдаются по описям в обработанном виде на хранение в муниципальный архив города Тюмени.

11.6. Решения постоянной комиссии направляются адресатам работниками аппарата, ответственными за организационно-техническое обеспечение заседаний постоянных комиссий, согласно списку рассылки, согласованному с председателем постоянной комиссии.

12. Подготовка и оформление распоряжений Тюменской городской Думы и правовых актов Председателя Тюменской городской Думы

12.1. К правовым актам Председателя городской Думы относятся постановления и распоряжения Председателя Тюменской городской Думы.

12.2. Проект правового акта Председателя Тюменской городской Думы разрабатывается структурным подразделением городской Думы в соответствии с его компетенцией, определенной постановлением Председателя Тюменской городской Думы, и вносится на согласование вместе с пояснительной запиской, содержащей обоснование необходимости его принятия (кроме распоряжений индивидуального характера), а также со списком рассылки данного правового акта.

12.3. Проекты правовых актов Председателя городской Думы печатаются на бланках установленной формы с использованием шрифта Arial размером 12-13 пунктов.

Проекты распоряжений Председателя Тюменской городской Думы индивидуального характера (по личному составу) могут оформляться на унифицированных бланках.

12.4. Правовые акты Председателя Тюменской городской Думы имеют заголовок, который должен быть максимально кратким и точным. В заголовке используется отглагольное существительное, отвечающее на вопрос "О чем?":

"Об организации ...", "О проведении ..."

Если проектом правового акта Председателя городской Думы предусматривается признание утратившим силу действующего правового акта или внесение изменений в правовой акт Председателя Тюменской городской Думы, в заголовке указываются только номер и дата принятия такого правового акта, заголовок правового акта не указывается, например:

"О внесении изменений в постановление Председателя Тюменской городской Думы от 01.12.2015 N 48"

"О признании утратившим силу распоряжения Председателя Тюменской городской Думы от 15.08.2008 N 35"

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается от левой границы текстового поля с прописной буквы шрифтом Arial размером 12 пунктов.

12.5. После заголовка идет текст преамбулы.

Преамбула должна содержать указание на статьи Устава города Тюмени, подтверждающие правомочность издания проекта правового акта Председателем Тюменской городской Думы. В преамбуле могут быть указаны цели (задачи) проекта правового акта и нормативные правовые акты, послужившие основанием для разработки данного проекта.

Преамбула отделяется от заголовка правового акта 2 межстрочными интервалами, печатается шрифтом Arial размером 12 или 13 пунктов через 1 межстрочный интервал и начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Преамбула проекта постановления Председателя Тюменской городской Думы завершается словом "ПОСТАНОВЛЯЮ", которое печатается от левой границы текстового поля прописными буквами и отделяется от преамбулы и текста 1 межстрочным интервалом.

12.6. Текст проекта правового акта печатается шрифтом Arial размером 12 или 13 пунктов (шрифт в преамбуле и иной части текста проекта должен быть одного размера) через 1 межстрочный интервал. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. При отсутствии преамбулы текст проекта правового акта отделяется от заголовка 2 межстрочными интервалами.

Постановляющая (распорядительная) часть проекта правового акта, как правило, подразделяется на пункты. Объемные проекты правовых актов (например, положения, правила, инструкции и т.п.) могут подразделяться на разделы, которые могут состоять из подразделов, пунктов и подпунктов. Разделы и подразделы должны иметь порядковые номера, обозначаемые арабскими цифрами и наименованиями.

Пункты в проекте правового акта нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые обозначаются (нумеруются) строчными буквами русского алфавита или арабскими цифрами. Буква или цифра, обозначающие нумерацию подпункта, закрываются круглой скобкой, точка после скобки не ставится, например: "1. ...: (пункт 1); а) _ (подпункт "а" пункта 1); 1) _ (подпункт 1 пункта 1)").

Пункты и подпункты могут подразделяться на абзацы.

Нумерация пунктов и подпунктов в проекте правового акта должна быть сквозной.

При дополнении правового акта (пункта в акте) новым пунктом (новым подпунктом), необходимо продолжать имеющуюся нумерацию правового акта следующим способом:

продолжение сквозной нумерации, если пункт (подпункт, иная структурная единица) вносится в конец правового акта (пункта, иной структурной единицы), например: последний в акте пункт 3, следовательно, новый пункт, вводимый в правовой акт проектом, будет пунктом 4;

продолжение нумерации посредством обозначения пункта (подпункта, иной структурной единицы) дополнительными цифрами, помещаемыми через точку с основными цифровыми или буквенными обозначениями (например: новый пункт 2.1, новый подпункт "д. 1)").

12.7. Постановляющая (распорядительная) часть проекта правового акта должна быть точной, последовательной, исключающей возможность различного толкования.

При подготовке проектов правовых актов исполнителю необходимо учитывать ранее принятые по этому вопросу нормативные правовые и правовые акты, с тем, чтобы не допускать повторений и противоречий им.

Проект правового акта должен быть обеспечен материальными ресурсами (при необходимости их выделения на реализацию положений правового акта) и не противоречить действующему законодательству.

Все изменения, дополнения в правовой акт, признание его утратившим силу, считаются внесением изменений в данный акт.

При исключении из текста правового акта структурной единицы целиком, такая структурная единица признается утратившей силу.

Все официальные наименования в тексте проекта правового акта печатаются полностью.

12.8. Проекты правовых актов могут содержать приложения, имеющие равную с правовым актом, к которому они прилагаются, юридическую силу.

Если к проекту правового акта имеется несколько приложений, то они нумеруются арабскими цифрами без указания знака N. При ссылках на приложения в тексте проекта правового акта знак N также не указывается, (например: согласно приложению 4 к настоящему постановлению).

Обозначение приложения печатается шрифтом Arial размером 12 пунктов, выравнивается по правому краю (либо по центру с размещением обозначения приложения у правового края) через 1 межстрочный интервал.

12.9. В конце правового акта указываются инициалы и фамилия Председателя Тюменской городской Думы, которые отделяются от постановляющей (распорядительной) части проекта правового акта 3 межстрочными интервалами, выравниваются по правому краю и выделяются полужирным шрифтом.

12.10. Распоряжение Тюменской городской Думы является правовым актом, подписываемым уполномоченным Председателем Тюменской городской Думы лицом на решение организационных вопросов в отношении аппарата Тюменской городской Думы.

Распоряжение Тюменской городской Думы оформляется на соответствующем бланке с соблюдением требований, предъявляемых к оформлению правовых актов Председателя Тюменской городской Думы.

13. Порядок согласования проектов правовых актов Председателя Тюменской городской Думы и распоряжений Тюменской городской Думы

13.1. Согласование проекта правового акта Председателя Тюменской городской Думы и распоряжения Тюменской городской Думы оформляется визой, которая включает наименование должности, подпись визирующего и ее расшифровку (инициалы и фамилия). Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта документа.

13.2. Проекты правовых актов Председателя Тюменской городской Думы и распоряжений Тюменской городской Думы визируются руководителями структурных подразделений городской Думы - разработчиками проектов, а также иными руководителями структурных подразделений городской Думы в соответствии с компетенцией их отдела.

14. Порядок регистрации и рассылки правовых актов Председателя Тюменской городской Думы и распоряжений Тюменской городской Думы

14.1. Списки рассылки правовых актов Председателя городской Думы и распоряжений Тюменской городской Думы составляются разработчиками таких правовых актов в соответствии с требованиями, установленными постановлением Председателя Тюменской городской Думы к спискам рассылки.

14.2. Подписанные правовые акты Председателя Тюменской городской Думы и распоряжения Тюменской городской Думы с пояснительной запиской и списком рассылки передаются разработчиком правового акта в отдел организационной и кадровой работы для регистрации.

14.3. Регистрация правового акта осуществляется в день его подписания путем занесения в журналы регистрации и присвоения акту порядкового номера и буквенного индекса в соответствии с примерным перечнем регистрации документов (приложение 34).

14.4. Датой принятия правового акта Председателя Тюменской городской Думы считается дата его подписания.

14.5. Порядковый номер правовым актам Председателя Тюменской городской Думы присваивается по единой нумерации, которая ведется с начала и до конца года раздельно для постановлений и распоряжений Председателя Тюменской городской Думы и для распоряжений Тюменской городской Думы. Распоряжения по основной деятельности, личному составу, административно-хозяйственной деятельности, на отпуска, командировки, поощрения и премирование регистрируются отдельно. К порядковому номеру распоряжений добавляются буквы "д" (по основной деятельности), "п" (о поощрениях), "дх" (по административно-хозяйственной деятельности, "дл" (по личному составу), "дк" (о командировках), "дп" (о премировании), "до" (об отпусках).

14.6. Подлинники подписанных правовых актов регистрируются и вместе со списками рассылки и материалами к ним хранятся в структурных подразделениях городской Думы, осуществляющих регистрацию таких актов.

14.7. Копия правового акта заверяется печатью отдела организационной и кадровой работы и передается ответственному лицу Отдела для тиражирования и рассылки.

Все копии правовых актов направляются адресатам согласно списку рассылки, составленному и завизированному разработчиком данного акта. Рассылка осуществляется не позднее следующего после регистрации рабочего дня. Список рассылки возвращают в ответственное за хранение таких правовых актов структурное подразделение городской Думы.

15. Основные требования к оформлению протоколов заседаний Тюменской городской Думы, постоянных комиссий, рабочих групп, согласительных комиссий

Протокол - это документ, фиксирующий факт проведения заседания коллегиального органа, ход обсуждения поставленных вопросов и принятия решений по ним.

15.1. Протокол оформляется на основании записей, которые ведутся во время заседания.

15.2. Техническое оформление текста протокола и прилагаемых к нему материалов осуществляется с применением шрифта Arial размером 12-13 пунктов.

Протокол должен содержать записи выступлений, показывать процесс выработки решения в ходе обсуждения вопроса.

15.3. Протоколы заседаний городской Думы оформляются на соответствующем бланке Тюменской городской Думы (приложение 27). Протоколы комиссии по поощрениям Тюменской городской Думы, постоянных комиссий, совместных заседаний постоянных комиссий Тюменской городской Думы, согласительных комиссий, рабочих групп, других заседаний и совещаний оформляются на листе бумаги формата А4 без герба.

Наименование документа - слово П Р О Т О К О Л печатается от границы верхнего поля или после последней строки общего бланка через 1 интервал прописными буквами, полужирным шрифтом Arial размером 16 пунктов и выравнивается по центру.

Название вида заседания, совещания указывается в следующей строке - отделяется от предыдущего реквизита 1,5 межстрочным интервалом, печатается через один интервал полужирным шрифтом Arial размером 14 пунктов и выравнивается по центру.

15.4. В протоколе указываются следующие данные:

- дата и место проведения заседания;

- порядковый номер протокола;

- фамилия, инициалы и должность председательствующего на заседании, секретаря;

- фамилии, инициалы и номера избирательных округов депутатов, присутствующих на заседании (за исключением протокола заседания городской Думы);

- список лиц, присутствующих на заседании, с указанием должности и места работы (прилагается к протоколу заседания городской Думы, а также к другим протоколам, если число присутствовавших больше 15 человек);

- повестка дня;

- фамилии, инициалы выступавших, краткий текст их выступлений;

- голосование;

- принятые решения;

- подписи.

15.5. Датой протокола является дата проведения заседания. Дата оформляется арабскими цифрами, разделенными точками.

15.6. Протоколы заседаний городской Думы и постоянных комиссий получают сквозную нумерацию в пределах срока полномочий очередного созыва городской Думы, протоколы комиссии по поощрениям Тюменской городской Думы - в пределах календарного года, протоколы заседаний согласительных комиссий, а также временных комиссий - в пределах сроков их работы.

15.7. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

15.7.1. Вводная часть протокола содержит постоянную и переменную информацию.

Постоянная информация связана с употреблением устойчивой терминологии - Председательствующий, Присутствовали. Эти слова пишутся с прописной буквы от границы левого поля.

К переменной информации относятся фамилия, инициалы и должность председательствующего, а также участвующих в заседании депутатов.

Фамилии и инициалы присутствующих пишутся в форме именительного падежа и располагаются в алфавитном порядке; указываются должности присутствующих.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Выражение "ПОВЕСТКА ДНЯ" пишется от границы левого поля, прописными буквами. Пункты повестки нумеруют арабскими цифрами, после каждой порядковой цифры прописывается наименование вопроса. Следующей строкой прописывается слово "Докладывает или Докладывают", указывается фамилия И.О. докладчика или докладчиков, ставится тире, должность или должности.

15.7.2. Основная часть протокола, где фиксируется ход заседания, строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ - для каждого вопроса по отдельности.

Слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ пишутся прописными буквами от границы левого поля.

Каждый вопрос должен иметь порядковый номер, проставляемый арабской цифрой с указанием наименования вопроса. Ниже пишется слово СЛУШАЛИ.

В разделе СЛУШАЛИ после двоеточия в одной строке указывается фамилия докладчика в именительном падеже. После фамилии и инициалов ставится тире и с прописной буквы излагается содержание выступления.

После слова ВЫСТУПИЛИ указываются фамилии и инициалы выступающих в именительном падеже. После тире с прописной буквы пишут содержание выступления.

Выступления могут излагаться от первого лица - "Я осуществляю_", от третьего лица - "Петров сказал, что_", безотносительно к лицу говорящего - "Учет и контроль в Администрации города поставлены хорошо", в безличной форме - "Было предложено_".

Вопросы и ответы фиксируют в разделе ВЫСТУПИЛИ. Слова "вопрос" и "ответ", не пишут. Записывают фамилию и инициалы выступающего, ставится тире, краткое содержание вопроса или ответа с прописной буквы.

В протоколе заседания городской Думы результаты голосования отражаются после раздела ВЫСТУПИЛИ в разделе ГОЛОСОВАЛИ. В разделе ГОЛОСОВАЛИ после двоеточия в одной строке прописывается "За" ставится тире и указывается количество проголосовавших, следующей строкой прописывается слово "Против" ставится тире и указывается количество проголосовавших, строкой ниже прописывается слово "Воздержались" ставится тире и указывается количество проголосовавших. Если в ходе заседания не голосовали, то после слова "Воздержались", следующей строкой прописывается "Не голосовали" и указывается количество непроголосовавших. В случае отсутствия голосов после тире прописывается слово "нет".

Завершением в основной части протокола является решение. Как правило, решение городской Думы или постоянной комиссии оформляется на отдельном бланке, поэтому в протоколе после слова РЕШИЛИ пишут: Решение принято (прилагается), слово принято прописывается прописными или строчными буквами.

15.8. При наличии текстов или тезисов докладов они прикладываются к протоколу, а в соответствующих местах протокола делаются ссылки.

15.9. В протоколе указываются результаты голосования по каждому вопросу.

15.10. При необходимости в ходе заседания городской Думы по инициативе депутатов в протокол могут быть включены предложения в повестку дня, в решение либо в протокольное решение.

15.11. Протокол заседания городской Думы оформляется работником аппарата, ответственным за организационно-техническое обеспечение заседаний Думы (секретарем), в течение пяти рабочих дней после заседания Думы. В протоколе ниже подписи председательствующего ставится подпись секретаря заседания Думы.

Подлинники протоколов заседаний городской Думы, а также принятые Думой решения, вместе с необходимыми материалами формируются в дела работником аппарата, ответственным за организационно-техническое обеспечение заседаний Думы и хранятся у него согласно Номенклатуре дел Тюменской городской Думы.

15.12. Протокол заседания комиссии по поощрениям Тюменской городской Думы оформляется в соответствии с решением Тюменской городской Думы от 01.07.2022 N 490 "О Положении о комиссии по поощрениям Тюменской городской Думы".

Подлинники протоколов заседаний комиссии по поощрениям Тюменской городской Думы вместе с необходимыми документами к ним формируются секретарем комиссии в дела и хранятся у него согласно Номенклатуре дел Тюменской городской Думы.

15.13. Протокол заседания постоянной комиссии подписывается председателем постоянной комиссии или заместителем по его поручению и секретарем заседания постоянной комиссии. Протокол заседания постоянной комиссии оформляется секретарем заседания постоянной комиссии, в течение трех рабочих дней после заседания постоянной комиссии. В протоколе ниже подписи председательствующего ставится подпись секретаря заседания.

Подлинники протоколов заседаний постоянных комиссий городской Думы, а также принятые постоянными комиссиями решения, вместе с необходимыми материалами формируются в дела работниками аппарата, ответственными за организационно-техническое обеспечение заседаний постоянных комиссий и хранятся у них согласно Номенклатуре дел Тюменской городской Думы.

15.14. Протокол заседания рабочей группы подписывается председателем и секретарем рабочей группы.

15.15. Протокол заседания согласительной комиссии подписывается полномочными представителями сторон.

15.16. Протоколы оформляются не позднее чем в течение трех рабочих дней со дня заседания постоянной комиссии, рабочей группы, согласительной комиссии.

15.17. Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты бланка (документа), вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение.

Заверительная надпись на выписке из протокола состоит из слова "Верно", указания должности лица, заверяющего копию (выписку), собственноручной подписи, инициалов, фамилии и даты. Если выписка дается для представления в другую организацию, то она заверяется печатью отдела организационной и кадровой работы Тюменской городской Думы.

Выписка из протокола заседания городской Думы, на котором принято решение о принятии или изменении Устава города Тюмени, для направления в территориальный орган уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере регистрации уставов муниципальных образований подписывается Председателем Тюменской городской Думы.

16. Основные требования к оформлению делового (служебного) письма телефонограмм, документов, передаваемых по каналам электронной почты и факсимильной связи в Тюменской городской Думы

16.1. Служебная переписка

16.1.1. Служебная переписка - различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности органов власти, организаций и граждан.

16.1.2. Виды деловой переписки и их названия - деловое (служебное) письмо, факсограмма (факс), телефонограмма, электронное письмо (электронное сообщение) - сложились в зависимости от способов передачи деловой информации: по каналам почтовой связи или посредством электросвязи.

Деловое (служебное) письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый органом власти, организацией, должностным лицом адресату (органу власти, организации или лицу) по почтовой связи.

Факсимильное сообщение (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам связи.

Телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи.

16.2. Деловое (служебное) письмо

16.2.1. Деловое (служебное) письмо готовится в Тюменской городской Думе как:

- ответ на запрос федерального государственного органа, территориального органа федерального органа исполнительной власти в субъекте Российской Федерации;

- ответ на запрос члена Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

- ответ на запрос депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутата представительного органа субъекта Российской Федерации;

- ответ на обращение гражданина или организации;

- ответ на запрос гражданина или организации о предоставлении информации о деятельности Тюменской городской Думы;

- ответ на запрос иного государственного органа, организации;

- инициативное письмо, направляемое в целях исполнения функций Тюменской городской Думы, полномочий должностных лиц городской Думы;

- в других случаях, требующих направления запроса о предоставлении информации (документов, сведений) или ответа на поступивший запрос (просьбу).

16.2.2. При оформлении деловых (служебных) писем используют следующий состав реквизитов:

- адресат;

- дата документа;

- регистрационный номер документа;

- ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

- заголовок к тексту;

- текст документа;

- отметка о наличии приложений;

- виза;

- подпись;

- отметка об электронной подписи (в случае подготовки и отправки делового (служебного) письма в форме электронного документа);

- отметка об исполнителе.

16.2.3 При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

16.2.4. Текст делового (служебного) письма должен быть простым, последовательным, убедительным и корректным. К основным стилевым чертам деловой речи относятся:

- нейтральный тон изложения;

- точность и ясность изложения;

- лаконичность и краткость текста.

16.2.5. По содержанию и назначению деловые (служебные) письма подразделяются на: сопроводительные письма, письма-просьбы, письма-запросы, письма-ответы, письма-извещения, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, письма-приглашения и др.

16.2.5.1. Каждый вид письма имеет определенную формулировку основной мысли:

- сопроводительное письмо - направляем, представляем, высылаем;

- письмо-просьба (запрос) - просим, прошу (на должностном бланке);

- письмо-сообщение - сообщаем (сообщаю);

- письмо-предложение - предлагаем;

- письмо-приглашение - приглашаем;

- письмо-напоминание - напоминаем;

- претензия - выражаем, предъявляем, заявляем претензию;

- письмо-требование - требуем, просим.

16.2.6. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются нормативными правовыми актами или в резолюциях руководителя, сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений городской Думы.

16.2.7. Текст делового (служебного) письма, как правило, должен касаться одного или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

16.2.8. Если деловое (служебное) письмо содержит приложения, то они должны быть оформлены в соответствии с пунктом 5.13 настоящей Инструкции.

16.2.9. Деловые (служебные) письма в установленном настоящей Инструкцией порядке проходят процедуру согласования (визирования) заинтересованными должностными лицами Тюменской городской Думы.

16.2.10. Право подписи деловых (служебных) писем принадлежит Председателю Тюменской городской Думы, заместителю Председателя городской Думы, руководителю аппарата, руководителям структурных подразделений Тюменской городской Думы, а также иным работникам городской Думы, если такое право за ними закреплено должностными инструкциями или доверенностями.

16.2.11. Деловые (служебные) письма в Тюменской городской Думе подлежат регистрации в СЭД. Регистрацию деловых (служебных) писем осуществляют работники аппарата городской Думы, ответственные за делопроизводство в порядке исполнения обязанностей муниципальной службы, определенных должностными инструкциями, срочными трудовыми договорами.

Деловые (служебные) письма в форме электронного документа подписываются электронной подписью уполномоченного должностного лица.

16.3. Телефонограмма

16.3.1. Телефонограмма - документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи.

Телефонограмма записывается в журнал регистрации входящих телефонограмм (приложение 35).

16.3.2. Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:

- дата приема;

- название организации-отправителя;

- дата, номер телефонограммы;

- адресат;

- содержание телефонограммы;

- наименование должности лица, подписавшего документ, фамилия и инициалы;

- должность, фамилия передавшего телефонограмму, номер телефона, время передачи;

- должность, фамилия принявшего телефонограмму, номер телефона, время приема.

Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и т.д.).

Датой телефонограммы является дата ее передачи.

16.3.3. Текст не должен превышать 50 слов, содержать сложных логических оборотов, трудно выговариваемых и редко произносимых слов. Информация должна быть краткой и точной.

16.3.4. При передаче телефонограммы необходимо проверить правильность записи повторным чтением. Слова, плохо воспринимаемые на слух, требуется передавать, разбивая по буквам.

16.3.5. Если телефонограмма направляется в несколько адресов, то к ней составляется список рассылки с указанием номеров телефонов.

16.3.6. Телефонограммы принимаются в приемной Председателя Тюменской городской Думы.

16.3.7. Текст поступившей телефонограммы записывается работником приемной Председателя Тюменской городской Думы в журнале регистрации входящих телефонограмм и оперативно передается лицу, которому она адресована.

16.4. Электронные сообщения

16.4.1. Электронным сообщением называется информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети.

16.4.2. Электронные сообщения в Тюменскую городскую Думу поступают по СЭД или на официальный электронный адрес Тюменской городской Думы в сети "Интернет".

16.4.3. Электронное сообщение состоит из сопроводительной и содержательной частей. Сопроводительная часть предназначена для адресации сообщения. Содержательная часть представляет собой текст сообщения либо текст сообщения с присоединенными файлами, содержащими электронную копию (электронный образ) документа или электронный документ и их реквизиты.

Электронные сообщения регистрируются ответственным лицом в СЭД.

16.4.4. Категорически запрещается передача с использованием средств электронной почты документов с пометкой "Для служебного пользования", а также содержащих сведения, составляющие государственную тайну.

16.5. Факсограммы

16.5.1. Документы, полученные на официальные телефонные номера (факсы) Тюменской городской Думы по каналам факсимильной связи, регистрируются в установленном порядке в СЭД.

16.5.2. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов.

Категорически запрещается передача с использованием средств факсимильной связи писем и других материалов с пометкой "Для служебного пользования".

16.5.3. Как правило, объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа не должен превышать 5 листов.

Документ, предназначенный для передачи по каналам факсимильной связи, должен соответствовать требованиям к оформлению документа.

Неправильно оформленные документы к передаче не принимаются.

Документ, текст которого невозможно прочитать, регистрации не подлежит.

На документах, передаваемых по факсу, ставится отметка о времени передачи.

16.5.4. Ответственность за содержание информации, передаваемой по средствам факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего документ, и руководителя, подписавшего данный документ.

17. Основные требования к оформлению отдельных видов документов Тюменской городской Думы

17.1. Акт

17.1.1. Акт составляется для подтверждения установленных фактов и событий по результатам ревизий деятельности городской Думы или её структурных подразделений и отдельных должностных лиц, при приеме-передаче дел, подготовке документов к уничтожению и т.п. группой лиц (преимущественно комиссией) (приложение 36).

17.1.2. Акт составляется на общем бланке городской Думы или на стандартном листе бумаги формата А4 и имеет следующие обязательные реквизиты:

- наименование организации (структурного подразделения) - автора документа;

- название вида документа - АКТ;

- дата (дата актируемого события, которую проставляют сразу, независимо от того, когда подписан акт);

- номер (на одной строке с датой);

- место издания (город);

- заголовок документа ("О чем?", например: "О приеме-передаче документов", "О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению");

- текст (пишут через 1,5 интервала);

- приложение (если есть);

- грифы утверждения и согласования (если необходимо);

- подписи лиц, принимавших участие в составлении акта (с указанием обязанностей: председатель, члены комиссии).

Дата и место составления акта должны соответствовать дате актируемого события и месту его составления.

17.1.3. Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Во вводной части указываются наименование документа, в соответствии с которым была образована комиссия, его номер и дата или наименование, дата и номер документа, на основании которого проводится ревизия, проверка, событие, факт, послужившие основанием для составления акта.

Далее во вводной части перечисляется состав комиссии: председатель (фамилия и инициалы, должность), члены комиссии (фамилия и инициалы, должность), а также лица, не являющиеся членами данной комиссии, но присутствующие при проведении проверки либо при событии, послужившем основанием для составления акта.

17.1.4. В констатирующей части излагаются цели и задачи, сущность и характер проведенной комиссией работы, указываются документы, на основании которых проводилась работа, фиксируются установленные факты.

17.1.5. Акт составляется в том количестве экземпляров, которое определяется потребностью заинтересованных лиц. Сведения о количестве экземпляров и их местонахождении помещают в конце текста перед отметкой о наличии приложения к акту.

17.1.6. Ряд разновидностей акта обретает юридическую силу после утверждения должностным лицом, например: акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и дел с истекшими сроками хранения утверждается руководителем аппарата.

17.2. Справки

17.2.1. Справка - документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов или событий.

17.2.2. Справки могут быть служебные и личные:

- служебная справка - официальный документ, содержащий результат обобщений каких-либо обследований, проведенных должностным лицом (аналитические справки, отчетные справки, информационные справки), сведения об основной деятельности организации, (о штатной численности, о выполнении планов, заданий и др.);

- личная справка - официальный документ, подтверждающий сведения биографического и (или) служебного характера и выдаваемый физическому лицу (о месте работы и занимаемой должности, о периоде работы, о размере заработной платы, для подтверждения факта его работы в организации, трудового стажа и др.).

17.2.3. Справки должны оформляться на бланке письма с продольным расположением реквизитов.

Справка имеет следующие реквизиты:

- наименование организации;

- название вида документа - СПРАВКА;

- дата;

- номер;

- адресат;

- заголовок к тексту (в служебных справках);

- текст;

- отметка о наличии приложений;

- подпись.

Если в справке содержатся сведения финансового характера, то она подписывается Председателем Тюменской городской Думы и (или) начальником отдела бухгалтерского учета и отчетности - главным бухгалтером и заверяется гербовой печатью с дополнительными реквизитами юридического лица.

17.2.4. На справке ставится соответствующая печать Тюменской городской Думы.

17.3. Записка (докладная, служебная, объяснительная)

17.3.1. Записка оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 (допускается рукописным способом), подписывается автором-составителем и имеет следующие реквизиты:

- наименование структурного подразделения - автора документа;

- название вида документа - СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА (докладная, объяснительная);

- адресат;

- заголовок;

- текст;

- приложение (если есть);

- подпись составителя (с указанием должности);

- дата.

В городской Думе создаются и используются для информационного обмена различные виды записок - докладная, служебная, объяснительная (приложение 37).

Записки могут оформляться на бумажном носителе и/или в электронном виде.

17.3.2. Докладная записка - документ, адресованный Председателю Тюменской городской Думы, заместителю Председателя городской Думы, руководителю аппарата или руководителю структурного подразделения, излагающий вопрос с выводами, мнениями и предложениями. Составляется с целью информирования руководства о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте.

Докладная записка готовится как по инициативе автора, так и по указанию должностных лиц Тюменской городской Думы.

Докладные записки оформляют на общем бланке структурного подразделения или на стандартном листе бумаги формата А4 от руки или с использованием персонального компьютера.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей. В первой части - констатирующей - излагаются причины, факты и события, которые послужили поводом для ее написания. Вторая часть - анализирующая - содержит анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения. Третья часть - резюмирующая - включает в себя выводы и предложения конкретных действий, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять. Второй части в докладной записке может и не быть, тогда документ состоит лишь из описания ситуации, выводов, мнений, предложений либо просьбы автора записки.

Датой докладной записки считается дата ее подписания.

17.3.3. Служебная записка - эта форма внутренней переписки между структурными подразделениями городской Думы по всем вопросам, входящим в компетенцию автора служебной записки, решение которых не требует обращения к вышестоящему руководству.

Текст служебной записки делится на две части. Первая - изложение фактов, послуживших причиной ее составления, вторая - выводы, мнения, предложения составителя.

Датой служебной записки считается дата ее подписания.

17.3.4. Объяснительная записка - документ, составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета и др.). По своему оформлению объяснительная записка отличается от докладной записки тем, что не содержит выводов и предложений.

Разновидностью объяснительных записок являются документы, составляемые работниками городской Думы по указанию прямых или вышестоящих руководителей по отношениям, возникающим в процессе трудовой деятельности. Обычно их составляют при возникновении нештатных ситуаций, нарушениях трудовой дисциплины и др. (например, объяснительная записка о причине опоздания на работу).

Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 от руки или с использованием персонального компьютера и адресуется руководителю, который ее потребовал. Текст объяснительной записки должен содержать описание фактов, послуживших поводом к ее написанию, и аргументы, объясняющие какие-то факты.

17.4. Доверенность

17.4.1. Представительство перед третьими лицами от имени Тюменской городской Думы осуществляется на основании доверенности, которая подписывается Председателем Тюменской городской Думы.

17.4.2. Подготовку доверенности от имени Тюменской городской Думы (далее - доверенность городской Думы) осуществляет работник городской Думы, который является лицом, уполномоченным на совершение действий.

17.4.3. Доверенность Тюменской городской Думы должна содержать следующие сведения:

- обоснование выдачи доверенности, в том числе правовые основания для выдачи доверенности;

- информацию о соответствии передаваемых по доверенности полномочий должностной инструкции лица, уполномочиваемого на совершение действий (далее - уполномоченное лицо);

- информацию об осуществляемых муниципальных функциях согласно Уставу;

- информацию о наличии/отсутствии высшего юридического образования либо ученой степени по юридической специальности у уполномоченного лица, в случае представления интересов в судах;

- необходимое количество экземпляров доверенности с обоснованием;

- информацию о наличии/отсутствии юридического образования либо ученой степени по юридической специальности у уполномоченного лица, в случае представления интересов в судах;

- должностное лицо, уполномоченное на получение доверенности.

Ответственность за достоверность предоставленных для подготовки и выдачи доверенности сведений несет лицо, подготовившее ее.

17.4.4. Доверенность Тюменской городской Думы подготавливается в одном экземпляре, если не требуется иное количество экземпляров.

Доверенность Тюменской городской Думы визируется руководителем уполномоченного лица.

17.4.5. Проекты доверенностей оформляются на общем бланке Тюменской городской Думы и должны содержать следующую информацию:

- место совершения доверенности;

- регистрационный номер и дата совершения доверенности;

- должность, фамилия, имя, отчество, паспортные данные (серия, номер, кем и когда выдан) уполномоченного лица;

- перечень полномочий, передаваемых по доверенности уполномоченному лицу;

- срок действия доверенности (не более трех лет).

При заполнении доверенности не допускаются исправления, подчистки и помарки.

Перечень полномочий в доверенности, а также пределы реализации этих полномочий должны соответствовать компетенции Тюменской городской Думы, должностной инструкции уполномоченного лица, действующему законодательству и муниципальным правовым актам города Тюмени.

17.4.6. Подписанная доверенность не позднее 1 рабочего дня с момента подписания регистрируется в СЭД.

17.4.7. После регистрации оригинал доверенности выдается на руки уполномоченному лицу.

17.4.8. В случае увольнения, перевода по службе либо отстранения от службы оригинал действующей доверенности подлежат незамедлительному возврату уполномоченным лицом руководителю структурного подразделения городской Думы, сотрудником которого он является.

17.4.9. В целях отмены доверенности лицом, выдавшим ее, а также в случае неисполнения уполномоченным лицом обязанности по возврату доверенности при увольнении, переводе по службе либо отстранении от службы, уведомление об отмене доверенности подготавливается руководителем уполномоченного лица, либо по поручению лица, подписавшего доверенность.

Уведомление об отмене доверенности подписывается лицом, подписавшим доверенность.

Уведомление об отмене доверенности вручается уполномоченному лицу под его подпись или направляется почтовым отправлением с уведомлением о вручении на последнее известное место его жительства.

18. Порядок оформления документов с помощью печатных устройств

18.1. Печатание документов городской Думы производится непосредственно в структурных подразделениях городской Думы с соблюдением требований, предъявляемых к оформлению документов.

Печатание документов производится на бланках установленной формы или на бумаге стандартных размеров. Документы должны быть напечатаны на персональном компьютере с использованием текстового редактора "LibreOffice Writer".

18.2. Печатание документов должно выполняться с соблюдением установленных правил расположения реквизитов, правил орфографии и пунктуации.

Рекомендуется при печатании документов соблюдать отступ от левой границы текстового поля:

0 - от границы левого поля (нулевого положения табулятора) - для печатания реквизитов "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о приложении", "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело"; наименования должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования документа", заверительной надписи "Верно", а также слов ПРИКАЗЫВАЮ, СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПРЕДЛАГАЮ;

5 - после пяти печатных знаков (= 1,25 см) для начала абзаца в тексте;

16, 24 - после 16, 24 печатных знаков соответственно для составления таблиц и трафаретных текстов;

32 - после 32 печатных знаков для реквизита "Адресат" на продольном бланке;

40 - после 40 печатных знаков для реквизита "Гриф утверждения документа";

48 - после 48 печатных знаков для расшифровки подписи в реквизите "Подпись";

56 - после 56 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов.

18.3. Текст документов печатают на бланках формата А4 через 1-2 межстрочных интервала.

18.4. Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через 1 межстрочный интервал. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования", отделяют друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами.

18.5. Другие реквизиты документа отделяются друг от друга 2-3 межстрочными интервалами.

18.6. Наименование вида документа печатается прописными буквами через 2-3 интервала после предыдущего реквизита, дата и номер документа - через 2 интервала, заголовок через 3 интервала, текст через 2-3 интервала.

18.7. Инициалы и фамилия в реквизите "Подпись" печатаются на уровне последней строки наименования должности.

18.8. Если заголовок к тексту превышает 150 печатных знаков (5 строк), то его допускается продлевать до границы правого поля или переносить на следующую строку. Заголовок печатают без кавычек, точка в конце заголовка не ставится. Переносы слов в заголовке не делают. Нельзя заканчивать строку заголовка предлогом, союзом или наречием - их переносят на следующую строку. Заголовок от подзаголовка отделяется двумя интервалами.

Заголовок (подзаголовок) в документе может располагаться одним из способов: центрованным (посередине текста); флаговым (от границы левого поля).

18.9. Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова "Примечание" и "Основание" печатаются от левой границы текстового поля (от нулевого положения табулятора), а относящийся к ним текст - через один межстрочный интервал.

18.10. При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне в два вертикальных ряда. Первый ряд - начиная от левой границы текстового поля, второй должен печататься так, чтобы не заходил за границы правого поля.

18.11. При изготовлении документов на двух и более листах второй и последующие листы нумеруются. Номера листов проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

19. Копировально-множительные работы

19.1. Копировально-множительные работы (тиражирование) служебных документов и материалов городской Думы осуществляется отделом организационной и кадровой работы либо на копировальных аппаратах, имеющихся в структурных подразделениях городской Думы, с соблюдением правил, установленных настоящей Инструкцией.

19.2. Тиражированию подлежат документы и материалы только служебного характера, связанные с деятельностью городской Думы. Материалы личного характера на тиражирование не принимаются.

Каждый документ или материал, сдаваемый на тиражирование, подписывается исполнителем, передавшим материал для тиражирования.

19.3. В первую очередь тиражируются материалы, связанные с подготовкой заседания городской Думы, заседаний постоянных комиссий.

19.4. Документы и материалы передаются на тиражирование в несброшюрованном виде, качественно напечатанные, как правило, первые экземпляры. Материалы загрязненные, с помарками и вклейками (кроме обращений граждан и присланных документов) на тиражирование не принимаются.

Тираж размноженных материалов должен соответствовать заказу. Изготовленные копии выдаются заказчику вместе с оригиналом документа. Тиражирование решений и иных актов городской Думы производится по заявкам структурных подразделений.

19.5. Копирование небольших объемов документов (до 10 листов) производится непосредственно в структурных подразделениях городской Думы, имеющих множительную технику. Ответственность за правильное использование копировальной техники несет руководитель соответствующего структурного подразделения.