Приложение N 1. Порядок хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением выборов депутатов Сахалинской областной Думы восьмого созыва

Приложение N 1
Утвержден
постановлением избирательной
комиссии Сахалинской области
от 07.09.2022 N 50/255

Порядок хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением выборов депутатов Сахалинской областной Думы восьмого созыва (далее - Порядок)

1. В избирательной комиссии Сахалинской области (далее - Комиссия) подлежат хранению в течение 10 лет со дня официального опубликования результатов выборов с последующей передачей в Государственной исторический архив Сахалинской области следующие документы постоянного срока хранения, связанные с подготовкой и проведением выборов депутатов Сахалинской областной Думы восьмого созыва:

протоколы заседаний Комиссии, постановления Комиссии и материалы к ним;

документы, представленные в Комиссию уполномоченными представителями избирательных объединений, выдвинувших списки кандидатов по единому избирательному округу для заверения списков кандидатов:

список кандидатов, выдвинутый по единому избирательному округу; заявление в письменной форме каждого выдвинутого лица о согласии баллотироваться и заверенные уполномоченным представителем избирательного объединения копии паспортов и иных документов, подтверждающих сведения, указанные в заявлении;

официально заверенный постоянно действующим руководящим органом политической партии, ее регионального отделения список граждан, включенных в список кандидатов и являющихся членами данной политической партии;

нотариально удостоверенную копию документа о государственной регистрации избирательного объединения;

решение о назначении и список уполномоченных представителей избирательного объединения, в том числе по финансовым вопросам;

решение съезда политической партии (конференции или общего собрания ее регионального отделения) о выдвижении списка кандидатов;

документ, подтверждающий согласование с соответствующим органом политической партии кандидатур, выдвигаемых в качестве кандидатов, если такое согласование предусмотрено уставом политической партии;

документы, представленные в Комиссию уполномоченными представителями избирательных объединений, выдвинувших списки кандидатов по одномандатным избирательным округам для заверения списков кандидатов:

список кандидатов по одномандатным избирательным округам;

заверенную уполномоченным представителем избирательного объединения копию паспорта каждого кандидата или документа, заменяющего паспорт гражданина;

решение съезда политической партии (конференции или общего собрания ее регионального отделения) о выдвижении кандидатов по одномандатным избирательным округам списком;

документ, подтверждающий согласование с соответствующим органом политической партии кандидатур, выдвигаемых в качестве кандидатов, если такое согласование предусмотрено уставом политической партии;

списки уполномоченных представителей избирательных объединений, в том числе уполномоченных представителей избирательных объединений по финансовым вопросам; заявление каждого уполномоченного представителя избирательного объединения, уполномоченного представителя избирательного объединения по финансовым вопросам, о согласии осуществлять указанную деятельность; копии нотариально удостоверенных доверенностей уполномоченных представителей избирательных объединений по финансовым вопросам; копии паспорта или документа, заменяющего паспорт гражданина Российской Федерации, каждого уполномоченного представителя избирательного объединения по финансовым вопросам;

документы, представляемые уполномоченными представителями избирательных объединений для регистрации списков кандидатов по единому избирательному округу и одномандатным избирательным округам:

сведения о кандидатах, выбывших из списков кандидатов после их заверения;

сведения об изменениях в списках кандидатов, произошедших после их заверения, уточнениях и дополнениях в сведениях о каждом кандидате из списков кандидатов;

документы, представляемые уполномоченными представителями избирательных объединений для регистрации доверенных лиц:

решения съезда политической партии, конференции (общего собрания) регионального отделения политической партии либо решения органа, уполномоченного на то уставом или съездом политической партии (конференцией или общим собранием ее регионального отделения) о назначении доверенных лиц избирательного объединения;

списки доверенных лиц;

заявления граждан о согласии быть доверенными лицами;

копии приказов (распоряжений) об освобождении от исполнения служебных обязанностей на период осуществления полномочий доверенного лица в отношении гражданина Российской Федерации, находящегося на государственной или муниципальной службе;

документы, представляемые уполномоченными представителями избирательных объединений при выбытии кандидатов, отзыве списков кандидатов:

заявление кандидата об отказе от дальнейшего участия в выборах депутатов Сахалинской областной Думы;

решения уполномоченных органов избирательных объединений об исключении кандидатов из списков кандидатов; решения съездов избирательных объединений об отзыве списков кандидатов (представляется при отзыве списков кандидатов);

документы, представляемые при отказе от получения депутатских мандатов (заявления зарегистрированных кандидатов об отказе от получения депутатских мандатов).

документы, представляемые уполномоченными представителями избирательных объединений при отзыве доверенных лиц избирательных объединений, прекращении полномочий уполномоченных представителей избирательных объединений, в том числе уполномоченных представителей избирательных объединений по финансовым вопросам:

решения уполномоченных органов избирательных объединений об отзыве доверенных лиц избирательных объединений;

решения уполномоченных органов избирательных объединений о прекращении полномочий уполномоченных представителей избирательных объединений, в том числе уполномоченных представителей избирательных объединений по финансовым вопросам;

экземпляры предвыборных печатных агитационных материалов (или их копии), экземпляры аудиовизуальных предвыборных агитационных материалов, фотографии иных агитационных материалов;

первые экземпляры протоколов N 1 и N 2 окружных избирательных комиссий о результатах выборов по одномандатному избирательному округу и об итогах голосования по единому избирательном округе на территории соответствующего округа, приложенные к ним сводные таблицы, включающие полные данные, содержащиеся во всех поступивших в окружные избирательные комиссии протоколах территориальных избирательных комиссий об итогах голосования;

особые мнения членов окружных избирательных комиссий с правом решающего голоса; жалобы (заявления) на нарушения Федерального закона "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации", Закона Сахалинской области "О выборах депутатов Сахалинской областной Думы", поступившие в указанные комиссии в период, который начинается в день голосования и заканчивается в день составления избирательной комиссией субъекта Российской Федерации протокола об итогах голосования, и принятые по указанным жалобам (заявлениям) решения Комиссии;

протокол Комиссии о результатах выборов депутатов Сахалинской областной Думы по единому избирательному округу и приобщенные к нему сводная таблица, включающая в себя полные данные всех поступивших протоколов окружных избирательных комиссий об итогах голосования, и особые мнения членов Комиссии с правом решающего голоса, несогласных с протоколом в целом или с отдельными его положениями;

поступившие в Комиссию жалобы (заявления) на нарушения Закона Сахалинской области "О выборах депутатов Сахалинской областной Думы" и принятые по указанным жалобам (заявлениям) решения;

копии приказов (иных документов) об освобождении избранных депутатов Сахалинской областной Думы от обязанностей, несовместимых со статусом депутата Сахалинской областной Думы, либо копии документов, удостоверяющих, что ими в трехдневный срок со дня получения извещения об избрании было подано заявление с просьбой об освобождении от таких обязанностей;

не позднее чем через два года после окончания делопроизводственного года документы постоянного срока хранения упорядочиваются, подшиваются, нумеруются и включаются в опись дел постоянного хранения за соответствующий год, которая представляется избирательной комиссией Сахалинской области на утверждение Экспертно-Проверочной Комиссии Министерства культуры и архивного дела Сахалинской области. В установленные сроки дела передаются в архив по утвержденной описи.

2. В Комиссии, не позднее чем через два года после окончания делопроизводственного года подлежат экспертизе ценности следующие документы:

документы о результатах проверок государственными органами сведений, представленных кандидатами, включенными в список кандидатов, в том числе сведений о размере и об источниках доходов кандидатов, имуществе, принадлежащем кандидатам на праве собственности, вкладах в банках, ценных бумагах;

первый экземпляр итогового финансового отчета избирательных объединений о поступлении и расходовании средств избирательных фондов избирательных объединений;

сведения о поступлении и расходовании средств избирательных фондов избирательных объединений (при представлении сведений Сбербанком России на бумажном носителе);

приложенные к итоговым финансовым отчетам избирательных объединений первичные финансовые документы, подтверждающие поступление и расходование средств избирательных фондов избирательных объединений; справки об оставшихся средствах и (или) о закрытии специального избирательного счета избирательных объединений, материалы, предусмотренные частью 4 статьи 45 Закона Сахалинской области "О выборах депутатов Сахалинской областной Думы", или их копии;

отчеты окружных избирательных комиссий о поступлении средств, выделенных из областного бюджета на подготовку и проведение выборов, и расходовании этих средств;

отчеты территориальных избирательных комиссий о поступлении средств, выделенных из областного бюджета на подготовку и проведение выборов, и расходовании этих средств;

копия отчета Комиссии Сахалинской областной Думе о расходовании средств, выделенных из областного бюджета на подготовку и проведение выборов депутатов Сахалинской областной Думы.

Документы, отобранные экспертизой для постоянного хранения, упорядочиваются, подшиваются, нумеруются и включаются в опись дел постоянного хранения за соответствующий год, которая представляется избирательной комиссией Сахалинской области на утверждение Экспертно-Проверочной Комиссии (далее - ЭПК) Министерства культуры и архивного дела Сахалинской области. В установленные сроки дела передаются в архив по утвержденной описи. Документы, не включенные по результатам экспертизы в опись, хранятся в комиссии не менее 10 лет, после чего уничтожаются в установленном порядке.

3. В Комиссии, не позднее чем через два года после окончания делопроизводственного года подлежат экспертизе ценности следующие документы:

отчеты участковых избирательных комиссий о поступлении средств, выделенных из областного бюджета на подготовку и проведение выборов, и расходовании этих средств;

первичные финансовые документы, приложенные к отчетам избирательных комиссий, о поступлении средств, выделенных на подготовку и проведение выборов, и расходовании этих средств;

результаты проверки регистрирующими органами сведений, указанных гражданами и юридическими лицами при осуществлении добровольных пожертвований в избирательные фонды избирательных объединений;

сведения об учете и стоимости оплаты эфирного времени, печатной площади, уведомления о готовности предоставить эфирное время, печатную площадь избирательным объединениям, зарегистрировавшим списки кандидатов, представленные организациями телерадиовещания и редакциями периодических печатных изданий;

акты о получении окружными избирательными комиссиями избирательных бюллетеней, а также о погашении неиспользованных избирательных бюллетеней, хранившихся в окружной избирательной комиссии.

подлинники и копии других актов и реестров, касающихся подготовки и проведения выборов депутатов Сахалинской областной Думы, хранящиеся в Комиссии.

Документы, отобранные экспертизой для постоянного хранения, упорядочиваются, подшиваются, нумеруются и включаются в опись дел постоянного хранения за соответствующий год, которая представляется избирательной комиссией Сахалинской области на утверждение ЭПК Министерства культуры и архивного дела Сахалинской области. В установленные сроки дела передаются в архив по утвержденной описи. Документы, не включенные по результатам экспертизы в опись, хранятся в комиссии не менее 5 лет, после чего уничтожаются в установленном порядке.

4. Подписные листы с подписями избирателей, собранными в поддержку выдвижения кандидатов, протоколы об итогах сбора подписей избирателей и об итогах проверки подписных листов с подписями избирателей, переданные в Комиссию на хранение от окружных избирательных комиссий, являются документами, содержащими конфиденциальную информацию, и хранятся в Комиссии в течение одного года со дня официального опубликования результатов выборов. По истечении срока хранения они уничтожаются по акту в соответствии с Порядком уничтожения документов, связанных с подготовкой и проведением выборов депутатов Сахалинской областной Думы восьмого созыва (далее - Порядок уничтожения) (приложение N 2).

5. В окружной избирательной комиссии подлежат хранению до истечения срока полномочий с последующей передачей в Комиссию (либо в муниципальный архив) следующие документы постоянного срока хранения, связанные с подготовкой и проведением выборов депутатов Сахалинской областной Думы восьмого созыва:

протоколы заседаний окружной избирательной комиссии, постановления (решения) избирательной комиссии и документы к ним, в том числе документы, касающиеся избрания заместителя председателя и секретаря комиссии;

вторые экземпляры протоколов окружной избирательной комиссии вместе со вторыми экземплярами сводных таблиц и актов, составившей протокол, наблюдателей, иных лиц, установленных Законом, присутствовавших при определении результатов выборов и составлении протоколов;

заверенные комиссией заявления кандидатов о согласии баллотироваться по соответствующему избирательному округу;

копию паспорта или документа, заменяющего паспорт гражданина, а также копии документов, подтверждающих указанные в заявлении сведения;

сведения о размере и об источниках доходов кандидата (каждого кандидата из списка кандидатов), а также об имуществе, принадлежащем кандидату (каждому кандидату из списка кандидатов) на праве собственности (в том числе совместной собственности), о вкладах в банках, ценных бумагах;

экземпляры предвыборных печатных агитационных материалов (или их копии), экземпляры аудиовизуальных предвыборных агитационных материалов, фотографии иных агитационных материалов;

6. В окружной избирательной комиссии подлежат хранению до истечения срока полномочий с последующей передачей в Комиссию (либо уничтожению по акту) следующие документы временного срока хранения:

итоговые финансовые отчеты кандидатов, зарегистрированных кандидатов, с приложением первичных финансовых документов, подтверждающих поступление и расходование средств избирательного фонда справки об оставшихся средствах и (или) о закрытии специального избирательного счета избирательных объединений, материалы, предусмотренные частью 4 статьи 45 Закона Сахалинской области "О выборах депутатов Сахалинской областной Думы", или их копии (10 лет);

сведения о поступлении и расходовании средств избирательных фондов кандидатов (при представлении сведений Сбербанком России на бумажном носителе) (10 лет);

результаты проверки регистрирующими органами сведений, указанных гражданами и юридическими лицами при осуществлении добровольных пожертвований в избирательные фонды кандидатов (5 лет);

7. В территориальной избирательной комиссии хранятся не менее пяти лет со дня официального опубликования результатов выборов с последующей передачей на постоянное хранение в архивы муниципальных образований следующие документы постоянного срока хранения:

протоколы заседаний территориальной избирательной комиссии, постановления (решения) избирательной комиссии и документы к ним, в том числе документы, касающиеся избрания заместителя председателя и секретаря комиссии, наблюдателей, формированием участковых избирательных комиссий, назначением председателей участковых избирательных комиссий;

протоколы заседаний участковых избирательных комиссий, решения избирательных комиссий и документы к ним, в том числе документы, касающиеся назначения членов участковой избирательной комиссии, документы, наблюдателей, наблюдателей; представителей СМИ, присутствующих при установлении итогов голосования и составлении протоколов.

8. В территориальной избирательной комиссии, не позднее чем через два года после окончания делопроизводственного года подлежат экспертизе ценности следующие документы:

вторые экземпляры протоколов территориальной избирательной комиссии об итогах голосования вместе со вторыми экземплярами сводных таблиц и актов, иных лиц, установленных Законом, присутствовавших при установлении итогов голосования и составлении протокола;

вторые экземпляры протоколов участковых избирательных комиссий об итогах голосования с приобщенными к ним заверенными копиями особых мнений членов участковых избирательных комиссий с правом решающего голоса, поступивших в избирательную комиссию в день голосования и до окончания подсчета голосов избирателей жалоб (заявлений) на нарушения Федерального закона "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации", Закона Сахалинской области "О выборах депутатов Сахалинской областной Думы",

а также принятых по указанным жалобам (заявлениям) решений участковой избирательной комиссии;

копии составленных участковыми избирательными комиссиями актов и реестров, приложенные ко вторым экземплярам протоколов об итогах голосования;

копии отчетов территориальной избирательной комиссии и участковых избирательных комиссий о поступлении средств, выделенных из областного бюджета на подготовку и проведение выборов, и расходовании этих средств.

Документы, отобранные экспертизой для постоянного хранения, упорядочиваются, подшиваются, нумеруются и включаются в опись дел постоянного хранения за соответствующий год, которая представляется территориальной избирательной комиссией в муниципальный архив на утверждение ЭПК Министерства культуры и архивного дела Сахалинской области. В установленные сроки дела передаются в архив по утвержденной описи. Документы, не включенные по результатам экспертизы в опись, хранятся в комиссии не менее 5 лет, после чего уничтожаются в установленном порядке.

9. В территориальной избирательной комиссии хранятся в течение одного года со дня официального опубликования результатов выборов, а затем уничтожаются по акту в соответствии с Порядком:

опечатанные избирательные бюллетени;

списки избирателей вместе со всеми официальными документами уполномоченных органов, а также личными письменными заявлениями граждан, поступившими в участковые избирательные комиссии в период уточнения списков избирателей; заявления (обращения) избирателей о предоставлении возможности проголосовать вне помещения для голосования; заявления о включении избирателя в список избирателей, участников референдума по месту нахождения.

10. Ответственность за сохранность избирательной документации возлагается на председателя (заместителя председателя) и секретаря соответствующей избирательной комиссии до передачи документации в вышестоящую избирательную комиссию либо в архив или ее уничтожения по истечении сроков хранения.

11. Государственные органы, органы местного самоуправления, государственные и муниципальные учреждения, а также их должностные лица обязаны представлять на безвозмездной основе необходимые помещения для хранения избирательной документации до передачи ее в архив либо уничтожения по истечении сроков хранения, установленных законом, обеспечивать охрану предоставляемых помещений и указанной документации в соответствии статьей 72 Закона Сахалинской области "О выборах депутатов Сахалинской областной Думы".

12. По истечении сроков хранения, установленных настоящим Порядком, документы постоянного хранения передаются в соответствующие архивы либо избирательную комиссию Сахалинской области.

13. Архивы обеспечивают доступ к избирательной документации в соответствии с действующим законодательством.

14. По истечении сроков хранения, установленных настоящим Порядком, документы временного хранения уничтожаются в соответствии с утвержденным Порядком (приложение N 2).