Приложение N 1. Правила обработки персональных данных в министерстве экологии Сахалинской области

Приложение N 1
к распоряжению министерства экологии
Сахалинской области
от 25 февраля 2022 г. N 9-р

Правила
обработки персональных данных в министерстве экологии Сахалинской области

I. Общие положения

1. Правила обработки персональных данных в Министерстве экологии Сахалинской области (далее - Министерство) устанавливают процедуры, направленные на выявление и предотвращение нарушений законодательства Российской Федерации в сфере персональных данных, а также определяют для каждой цели обработки персональных данных содержание обрабатываемых персональных данных, категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются, сроки их обработки и хранения, порядок уничтожения при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований.

2. Настоящие Правила определяют политику Министерства как оператора, осуществляющего обработку персональных данных, в отношении обработки и обеспечения защиты персональных данных.

Обработка персональных данных в Министерстве осуществляется с соблюдением принципов и условий, предусмотренных законодательством Российской Федерации в области персональных данных, а также настоящими Правилами.

3. Персональные данные государственных гражданских служащих министерства, граждан, претендующих на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы министерства, граждан, участвующих в конкурсах на включение в кадровый резерв должностей государственной гражданской службы министерства (далее - субъекты персональных данных), обрабатываются в целях обеспечения кадровой работы, в том числе в целях содействия государственным гражданским служащим министерства в прохождении государственной гражданской службы, формирования кадрового резерва государственной гражданской службы, обучения и должностного роста, учета результатов исполнения государственными гражданскими служащими министерства должностных обязанностей, обеспечения личной безопасности государственных гражданских служащих министерства и членов их семей, обеспечения государственным гражданским служащим установленных законодательством условий труда, гарантий и компенсаций, сохранности принадлежащего им имущества, а также в целях противодействия коррупции.

4. В целях, указанных в пункте 3 настоящих Правил, обрабатываются персональные данные субъектов персональных данных, включенные в Перечень персональных данных, обрабатываемых в министерстве при реализации трудовых отношений, утвержденный нормативным правовым актом министерства (далее - Перечень персональных данных).

5. Обработка персональных данных субъектов персональных данных осуществляется при условии получения письменного согласия указанных лиц.

6. Передача (распространение, предоставление) персональных данных третьим лицам в случаях, не предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации о государственной гражданской службе, трансграничная передача персональных данных, передача данных при принятии решений, порождающих юридические последствия в отношении субъектов персональных данных или иным образом затрагивающих их права и законные интересы, осуществляются при условии получения письменного согласия субъекта персональных данных.

7. Обработка персональных данных, включающая в себя сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных, осуществляется следующими структурными подразделениями министерства:

- в целях, указанных в пункте 3 настоящих Правил, - отделом организационного, правового и кадрового обеспечения деятельности;

- в целях, указанных в пункте 26 настоящих Правил, - отделом регионального государственного экологического надзора.

8. Сбор, запись, систематизация, накопление, уточнение (обновление, изменение) персональных данных осуществляется путем:

- получения оригиналов необходимых документов (заявление, трудовая книжка, автобиография, иные документы, предоставляемые в отдел финансов, государственной службы и кадров министерства);

- копирования оригиналов документов;

- внесения сведений в учетные формы на бумажных носителях;

- формирования персональных данных в ходе кадровой работы;

- внесения сведений в учетные формы автоматизированной обработки персональных данных.

9. Сбор, запись, систематизация, накопление, уточнение (обновление, изменение) персональных данных осуществляется путем их получения непосредственно от субъектов персональных данных.

10. В случае необходимости получения персональных данных субъекта персональных данных у третьей стороны следует известить об этом субъекта персональных данных, заранее получить его письменное согласие и сообщить о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных.

11. Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу государственного гражданского служащего министерства персональные данные, не предусмотренные Перечнем персональных данных, в том числе касающиеся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, интимной жизни.

12. При сборе персональных данных сотрудник отдела финансов, государственной службы и кадров министерства, осуществляющий сбор (получение) персональных данных непосредственно от субъектов персональных данных, обязан разъяснить им юридические последствия отказа предоставить их персональные данные.

13. Передача (распространение, предоставление) и использование персональных данных субъектов персональных данных осуществляется лишь в случаях и порядке, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

14. Сроки обработки и хранения персональных данных субъектов персональных данных определяются в соответствии с законодательством Российской Федерации.

15. Персональные данные, содержащиеся в личных делах и личных карточках государственных гражданских служащих министерства, хранятся в отделе финансов, государственной службы и кадров министерства с последующим формированием и передачей указанных данных по истечении установленного времени в архив Сахалинской области.

16. Персональные данные граждан, претендующих на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы министерства, граждан, участвующих в конкурсах на включение в кадровый резерв должностей государственной гражданской службы министерства, хранятся в отделе финансов, государственной службы и кадров в течение 3 лет со дня завершения конкурса, после чего подлежат уничтожению.

17. Обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации в области персональных данных.

18. Обработка персональных данных прекращается в случае отзыва субъектом персональных данных согласия на обработку своих персональных данных. В этом случае персональные данные подлежат уничтожению в течение трех рабочих дней с даты поступления указанного отзыва.

19. Представитель нанимателя в лице министра экологии Сахалинской области (далее - министр) обеспечивает защиту персональных данных государственных гражданских служащих, содержащихся в их личных делах, от неправомерного их использования или утраты.

20. Министр определяет лиц, уполномоченных на получение, обработку, хранение, передачу и любое другое использование персональных данных и несущих ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за нарушение режима защиты этих персональных данных:

- в целях, указанных в пункте 3 настоящих Правил, - из числа сотрудников отдела финансов, государственной службы и кадров;

- в целях, указанных в пункте 26 настоящих Правил, - из числа сотрудников департамента государственного надзора.

21. Должностное лицо, ответственное за обработку персональных данных в министерстве, в своей работе руководствуется законодательством Российской Федерации в области персональных данных и настоящими Правилами.

22. Должностное лицо, ответственное за обработку персональных данных в министерстве, обязано:

- организовать принятие правовых, организационных и технических мер для обеспечения защиты обрабатываемых в министерстве персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных;

- осуществлять контроль за соблюдением государственными гражданскими служащими министерства требований законодательства Российской Федерации в области персональных данных, в том числе требований к защите персональных данных;

- доводить до сведения государственных гражданских служащих министерства положения законодательства Российской Федерации в области персональных данных, локальных актов по вопросам обработки персональных данных.

23. Безопасность обработки персональных данных в министерстве обеспечивается путем:

- определения угроз безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных;

- применения организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, необходимых для выполнения требований к защите персональных данных, исполнение которых обеспечивает установленные Правительством Российской Федерации уровни защищенности персональных данных;

- проведения в установленном порядке процедуры оценки соответствия средств защиты информации;

- оценки эффективности принимаемых мер по обеспечению безопасности персональных данных до ввода в эксплуатацию информационной системы персональных данных;

- восстановления персональных данных, модифицированных или уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним;

- обнаружения фактов несанкционированного доступа к персональным данным и принятием мер по их недопущению;

- установления правил доступа к персональным данным, обрабатываемым в информационной системе персональных данных, а также обеспечением регистрации и учета всех действий, совершаемых с персональными данными в информационной системе персональных данных;

- учета машинных носителей персональных данных.

24. Отделом организационного, правового и кадрового обеспечения деятельности осуществляется контроль и выделение документов, содержащих персональные данные, с истекшим сроком хранения, подлежащих уничтожению.

25. Вопрос об уничтожении выделенных документов, содержащих персональные данные, рассматривается экспертной комиссией по формированию архива министерства.

По итогам заседания составляется протокол и акт о выделении к уничтожению документов, опись уничтожаемых дел. Акт подписывается председателем комиссии и членами экспертной комиссии по формированию архива министерства и утверждается министром.

26. Персональные данные государственных гражданских служащих министерства, осуществляющих региональный государственный экологический надзор и уполномоченных возбуждать и рассматривать дела об административных правонарушениях, уполномоченных представителей юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, иных должностных лиц поднадзорных субъектов, граждан, должностных лиц юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, в отношении которых ведется производство по делам об административных правонарушениях, а также производство по гражданским делам о компенсации вреда окружающей среде, причиненного нарушением законодательства в области охраны окружающей среды, граждан, претендующих на получение аттестации (переаттестации) эксперта, привлекаемого министерством к проведению мероприятий по контролю, граждан, изъявивших желание оказывать министерству содействие в природоохранной деятельности на добровольной и безвозмездной основе в качестве общественного инспектора по охране окружающей среды, граждан, обратившихся в министерство в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (далее - субъекты персональных данных), обрабатываются в целях выполнения возложенной законодательством Российской Федерации на министерство функции по осуществлению регионального государственного экологического надзора и установленных полномочий по выполнению данной функции, в том числе по проведению мероприятий по контролю и оформлению результатов таких мероприятий, возбуждению и рассмотрению дел об административных правонарушениях, направлению в уполномоченные органы материалов, связанных с нарушениями законодательства в области охраны окружающей среды, для решения вопросов о возбуждении уголовных дел по признакам преступлений, рассмотрению обращений граждан, проведению аттестации привлекаемых к мероприятиям по контролю экспертов, организации деятельности общественных инспекторов по охране окружающей среды, полномочий администратора доходов областного и местных бюджетов и иных полномочий, связанных с организацией и осуществлением регионального государственного экологического надзора.

27. В целях, указанных в пункте 26 настоящих Правил, обрабатываются персональные данные субъектов персональных данных, включенные в Перечень персональных данных, обрабатываемых в министерстве при организации и осуществлении регионального государственного экологического надзора, утвержденный нормативным правовым актом министерства (далее - Перечень персональных данных, обрабатываемых при осуществлении государственного надзора).

28. В целях проведения аттестации привлекаемых к мероприятиям по контролю экспертов, организации деятельности общественных инспекторов по охране окружающей среды обработка персональных данных субъектов персональных данных осуществляется при условии письменного согласия указанных лиц.

29. Сбор, запись, систематизация, накопление, уточнение (обновление, изменение) персональных данных в целях, указанных в пункте 26 настоящих Правил, осуществляется путем:

- получения оригиналов необходимых документов (заявления, обращения, доверенности, материалы дел об административных правонарушениях, документы, свидетельствующие об уплате административных штрафов и иные документы, предоставляемые в департамент государственного надзора);

- копирования оригиналов документов;

- внесения сведений в учетные формы (на бумажных и электронных носителях);

- формирования персональных данных в ходе исполнения возложенных на департамент полномочий;

- внесения персональных данных в автоматизированные информационные системы.

30. В целях, указанных в пункте 26 настоящих Правил, запрещается получать и обрабатывать персональные данные, не предусмотренные Перечнем персональных данных, обрабатываемых при осуществлении государственного надзора, в том числе касающиеся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни.

31. При сборе персональных данных должностные лица отдела регионального государственного экологического надзора, осуществляющие сбор (получение) персональных данных непосредственно от субъектов персональных данных, обязаны разъяснить им юридические последствия отказа предоставить их персональные данные.

32. При обработке персональных данных в целях, указанных в пункте 26 настоящих Правил, министерством обеспечивается защита персональных данных субъектов персональных данных от неправомерного их использования или утраты.