Приложение. Методические рекомендации для музеев, подведомственных Департаменту культуры города Москвы, по оформлению внутримузейных документов по комплектованию, учету, хранению и использованию музейных предметов и музейных коллекций

Приложение
к приказу Департамента культуры
города Москвы
от 1 сентября 2022 г. N 736/ОД

Методические рекомендации
для музеев, подведомственных Департаменту культуры города Москвы, по оформлению внутримузейных документов по комплектованию, учету, хранению и использованию музейных предметов и музейных коллекций

1. Общие положения

- Настоящие Методические рекомендации разработаны в целях обеспечения учреждений музейно-выставочного типа, подведомственных Департаменту культуры города Москвы (далее - музей), унифицированными документами на всех этапах учета, повышения эффективности работы подразделений музеев, обеспечивающих ведение и сохранность учетно-хранительской документации, приведения ее в соответствие с требованиями нормативных правовых актов, предупреждения нарушений законодательства Российской Федерации.

- В настоящих Методических рекомендациях представлены основные и дополнительные виды учетной документации и рекомендации по ее ведению, а также выводу на печать журналов и книг регистрации.

- Прилагаемые к настоящим Методическим рекомендациям документы (протоколы, список музейных предметов, заявление, форма описи актов) являются примерными образцами и могут быть изменены с учётом специфики и потребностей музея.

- В целях обеспечения сохранности книг учета рекомендуется ежегодно в конце текущего года проводить проверку наличия книг учета и определять необходимость проведения переплетных (при реставрации книг), реставрационных и иных работ по обеспечению сохранности учетных документов, а также страхового копирования. Необходимые работы по обеспечению сохранности и страховому копированию вносятся в план работы музея на следующий календарный год.

- Настоящие Методические рекомендации состоят из разделов, посвященных определенным направлениям работы музеев, среди которых одним из важнейших и основных является комплектование музейных фондов.

- Комплектование музейных фондов - целенаправленный, планомерный процесс выявления и сбора предметов музейного значения для формирования и пополнения музейного собрания, который осуществляется на основе научной концепции комплектования музейных фондов.

- Научная концепция комплектования музейных фондов (далее - концепция) содержит обобщенное системное представление о задачах, направлениях, формах и методах комплектования в соответствии с профилем музея. В ней определяются критерии отбора материалов в фонды с учетом целей и задач музея, а также в соответствии с планами комплектования фондов.

- Концепция утверждается руководителем музея по согласованию с Департаментом культуры города Москвы (далее - Департамент).

- Культурные ценности, выявленные и собранные музеями в процессе комплектования Музейного фонда Российской Федерации (далее - Музейный фонд), подлежат экспертизе в целях определения их историко-культурной, художественной, научной и иной ценности (далее - экспертиза).

- Итоги проведения экспертизы рассматриваются и утверждаются на заседании Экспертной фондово-закупочной комиссии музея (далее - ЭФЗК) при присутствии не менее 2/3 членов комиссии из числа сотрудников музея и приглашенных лиц.

- Утверждению подлежат итоги экспертизы, в рамках которой установлены:

наличие историко-культурной, художественной, научной и иной ценности культурных ценностей для их включения в состав Музейного фонда;

отсутствие историко-культурной, художественной, научной и иной ценности музейных предметов, включенных в состав Музейного фонда, для их исключения из состава Музейного фонда;

факты разрушения и невозможности реставрации музейных предметов для их исключения из состава Музейного фонда.

2. Особенности оформления документов

- Журналы (книги) регистрации всех видов учетной документации могут вестись в рукописном или электронном виде с последующей распечаткой. Рекомендуется предусмотреть во внутримузейных правилах комплектования, учета, хранения и использования музейных предметов музея (далее - Внутримузейные правила) в том числе порядок ведения указанных журналов (книг), размер граф журнала (книги), количество листов и/или записей в печатном томе и регулярность распечатки (в зависимости от объема данных).

- Все виды учетной документации рекомендуется оформлять на стандартных листах бумаги формата А4, для книг учета рекомендован формат - А3.

- Документы оформляются в текстовом редакторе, шрифтом Times New Roman, размером 12-14 пт, с одинарным межстрочным интервалом.

- Размеры полей: верхнее - 20 мм, нижнее - 20 мм, левое - 30 мм, правое - 15 мм от края листа.

- Табличные документы могут быть оформлены также с использованием соответствующего редактора, шрифтом Times New Roman, размером от 12 до 10 пт.

- Первая строка абзаца (красная строка) начинается на расстоянии 10 мм от левой границы текстового поля.

- Дата оформляется словесно-цифровым способом в местах, установленных для реквизитов даты, например: 1 февраля 2019 г.

- Текст печатается от левой границы текстового поля документа и выравнивается по ширине (между словами добавляется пространство, чтобы оба края каждой строки были выровнены относительно обоих полей).

- Печать документов должна производиться на бумаге высокого уровня белизны, плотностью не менее 80 г/ кв. м (ГОСТ Р ИСО 534-2012).

- При изготовлении документов на двух и более листах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются арабскими цифрами в верхнем колонтитуле листа в центре текстового поля документа шрифтом Times New Roman, размером 12 пт. На первом листе документа номер листа не ставится. Документ и все входящие в его состав приложения должны иметь свою нумерацию листов.

- Приказы по учетно-хранительской деятельности оформляются в соответствии с установленными соответствующими государственными стандартами требованиями: название приказов пишется без кавычек, полужирным шрифтом через 2 (два) межстрочных интервала от текста документа и выравнивается по центру.

2.10. Рекомендуется распечатывать тома книг учета целиком с последующим оформлением в твердый переплет. Количество листов тома зависит от качества бумаги, но не должно быть менее 100 и более 300 листов.

- Заверительная запись к главной инвентарной книге (книге поступлений) (далее - ГИК) и инвентарной книге должна содержать фразу о количестве листов прошнурованных, пронумерованных, опечатанных в томе ГИК и инвентарной книге. В конце заверительной записи ставится подпись руководителя и главного хранителя музея, печать (при наличии).

3. Особенности формирования документов

- При разработке Внутримузейных правил рекомендуется исходить из структуры и нумерации пунктов Единых правил организации комплектования, учёта, хранения и использования музейных предметов и музейных коллекций, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 23 июля 2020 г. N 827 (далее - Единые правила). При этом Внутримузейные правила должны отражать специфику деятельности музея, не дублируя все положения Единых правил.

- Все виды актов, протоколы заседаний ЭФЗК, Реставрационного совета и выписки из них в обязательном порядке утверждаются руководителем музея или уполномоченным лицом. Исключение составляет Акт на погашение старых книг учета научно-вспомогательного фонда, который должен быть утвержден кроме руководителя музея также и Департаментом (приложения 1 - 59).

- При формировании приложений к актам при передаче музейных предметов и списков необходимо подписывать каждый лист приложения принимающей и передающей сторонами. Если приложение к акту составляет объем 10 и более страниц, допускается подписание последнего листа сторонами при условии, что акт с приложением прошит и скреплен печатью музея.

- Инвентарные книги и коллекционные описи последовательно заверяются (подписываются) уполномоченным лицом, руководителем учреждения и утверждаются Департаментом.

- Вопрос утверждения руководителем музея или уполномоченным лицом от музея паспортов музейных предметов определяется Внутримузейными правилами.

- Журналы (книги) регистрации всех видов учетной документации заверяются руководителем музея или уполномоченным лицом.

- Печатные тома книг учета, за исключением ГИК, ведутся исключительно при наличии соответствующих данных о предметах, занесенных в установленном порядке в комплексную автоматизированную музейную информационную систему (далее - КАМИС), с использованием возможностей для формирования и распечатки документов, имеющихся в КАМИС. Формировать иным способом печатные тома книг учета не допускается (приложения 60 - 65).

- В связи с уже сложившимися шифрами учетно-фондовых документов, в том числе книг поступлений и специальных инвентарных книг, рекомендуется продолжить их применение в части, не противоречащей Единым правилам, и внести информацию о них во Внутримузейные правила.

- Рекомендуется сформированный в электронном формате том книги учета выверять на соответствие записей о предметах в актах приема-передачи и информацией, внесенной в КАМИС.

- Выверенный том книги учета распечатывается на бумаге согласно указаниям подраздела 2 настоящих Методических рекомендаций. Количество листов тома зависит от качества бумаги, но не должно быть менее 100 и более 300 листов.

- Рекомендуется распечатывать тома книг учета целиком, порядок распечатки и решение о ведении книг в электронном виде устанавливаются Внутримузейными правилами, которые подлежат согласованию в Департаменте в соответствии с приказом Департамента культуры города Москвы от 14 апреля 2022 г. N 260/ОД "Об утверждении Порядка взаимодействия Департамента культуры города Москвы с подведомственными ему учреждениями в части управления музейными предметами и музейными коллекциями".

- Рекомендуется каждый сформированный печатный том книги учета оформить в твердый переплет.

- Каждый лист сформированного печатного тома книги учета подписывается ответственными сотрудниками структурных подразделений, осуществляющими функции учета и хранения музейных предметов, с указанием должности сотрудника и датой вывода на печать, заверяется печатью музея.

- Каждый сформированный печатный том ГИК и инвентарной книги должен быть прошнурован, заверен подписями главного хранителя и руководителя музея, после брошюровки утвержден и скреплен печатью Департамента.

Образцы книг учета
для музеев, подведомственных Департаменту культуры г. Москвы

Приложение 60
к Методическим рекомендациям
для музеев, подведомственных
Департаменту культуры
города Москвы,
по оформлению внутримузейных
документов по комплектованию,
учету, хранению
и использованию музейных
предметов и музейных коллекций

ОБРАЗЕЦ

Департамент культуры города Москвы Государственное бюджетное учреждение культуры города Москвы "Музей"

Книга
поступлений предметов, принятых на временное хранение

ШИФР "ГМИГ ВХ"
ТОМ N__

NN ГМИГ ВХ-708 - ГМИГ ВХ-725

Начата:
Окончена:

КНИГА ПОСТУПЛЕНИЙ ПРЕДМЕТОВ, ПРИНЯТЫХ НА ВРЕМЕННОЕ ХРАНЕНИЕ
NN	Дата регистрации	Краткое наименование и описание предмета	Сохранность	Количество составных частей	Откуда и для каких целей поступил	Номер и дата акта ВХ ЭФЗК	Ответственный хранитель	Номер и дата акта возврата, сроки использования	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Главный хранитель музейных предметов	/Петрова Н.П./
Зав. сектором учета отдела учета и хранения фондов	/Иванова О.А./

Приложение 61
к Методическим рекомендациям
для музеев, подведомственных
Департаменту культуры
города Москвы,
по оформлению внутримузейных
документов по комплектованию,
учету, хранению
и использованию музейных
предметов и музейных коллекций

ОБРАЗЕЦ

Департамент культуры города Москвы Государственное бюджетное учреждение культуры города Москвы "Музей"

Книга
поступлений основного фонда музея / главная инвентарная книга

ШИФР "ГМИГ ВХ"
ТОМ N__

NN ГМИГ КП-1 - ГМИГ КП-2

Начата:
Окончена:

КНИГА ПОСТУПЛЕНИЙ ОСНОВНОГО ФОНДА МУЗЕЯ
NN	Дата регистрации	Наименование, краткое описание визуальных характеристик музейного предмета. Сведения в том числе об авторе, школе, времени и месте создания, производства, находки	Количество музейных предметов	Материал, техника изготовления	Размер	Состояние сохранности	Источник и форма поступления в том числе закупка, дарение, пожертвование, завещание	N и дата акта ПХ	Название и шифр фондовой коллекции, в которую включается музейный предмет. NN по инвентарной книге, специальной инвентарной книге	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11

Главный хранитель музейных предметов	/Петрова Н.П./
Зав. сектором учета отдела учета и хранения фондов	/Иванова О.А./

Приложение 62
к Методическим рекомендациям
для музеев, подведомственных
Департаменту культуры
города Москвы,
по оформлению внутримузейных
документов по комплектованию,
учету, хранению
и использованию музейных
предметов и музейных коллекций

ОБРАЗЕЦ

Департамент культуры города Москвы Государственное бюджетное учреждение культуры города Москвы "Музей"

Инвентарная книга
Живопись

ШИФР "Ж"
ТОМ N__

NN Ж-5 - Ж-6

Начата:
Окончена:

ИНВЕНТАРНАЯ КНИГА. Коллекция "Живопись"
Инвентарный номер	Дата регистрации. ФИО лица, производившего регистрацию	Автор, школа, предметное слово (название предмета), время и место создания, бытования, история (легенда) предмета	Описание предмета	Кол-во	Материал и техника изготовления	Размеры. Масса	Сохранность	Источник и способ поступления (цена)	Учетные обозначения по главным инвентарным книгам и специальным инвентарным книгам	Номера негативов или изображений на электронных носителях	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

Главный хранитель музейных предметов		/Петрова Н.П./
Зав. сектором учета отдела учета и хранения фондов		/Иванова О.А./

Приложение 63
к Методическим рекомендациям
для музеев, подведомственных
Департаменту культуры
города Москвы,
по оформлению внутримузейных
документов по комплектованию,
учету, хранению
и использованию музейных
предметов и музейных коллекций

ОБРАЗЕЦ

Департамент культуры города Москвы Государственное бюджетное учреждение культуры города Москвы "Государственный музей истории ...."

Книга
специального учета оружия

ШИФР "О"
ТОМ N__

NN О-1 - О-100

Начата:
Окончена:

КНИГА СПЕЦИАЛЬНОГО УЧЕТА ОРУЖИЯ

NN п/п	Дата регистрации	NN по Главной инвентарной книге, инвентарной книге	Автор (фирма/название производителя), школа, время и место создания	Наименование и краткое описание, клейма, марки, тексты	Кол-во	Материал, техника	Размеры	Сохранность	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Главный хранитель музейных предметов		/Петрова Н.П./
Зав. сектором учета отдела учета и хранения фондов		/Иванова О.А./

Приложение 64
к Методическим рекомендациям
для музеев, подведомственных
Департаменту культуры
города Москвы,
по оформлению внутримузейных
документов по комплектованию,
учету, хранению
и использованию музейных
предметов и музейных коллекций

ОБРАЗЕЦ

Департамент культуры города Москвы Государственное бюджетное учреждение культуры города Москвы "Музей"

Книга
поступлений научно-вспомогательного фонда

ШИФР "ГМ НВ"
ТОМ N__

NN ГМ НВ-1 - ГМ НВ-1

Начата:
Окончена:

КНИГА ПОСТУПЛЕНИЙ НАУЧНО-ВСПОМОГАТЕЛЬНОГО ФОНДА
NN	Дата регистрации	Автор, школа, время и место создания	Описание предмета (надписи, подписи, клейма, марки)	Количество предметов	Материал /техника	Размеры	Источник и способ поступления (цена)	Номер по инвентарной книге	Старые номера	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11

Главный хранитель музейных предметов		/Петрова Н.П./
Зав. сектором учета отдела учета и хранения фондов		/Иванова О.А./

Приложение 65
к Методическим рекомендациям
для музеев, подведомственных
Департаменту культуры
города Москвы,
по оформлению внутримузейных
документов по комплектованию,
учету, хранению
и использованию музейных
предметов и музейных коллекций

ОБРАЗЕЦ

Департамент культуры города Москвы Государственное бюджетное учреждение культуры города Москвы "Музей"

Книга
поступлений сырьевых материалов

ШИФР "СФ"
ТОМ N__

NN СФ-1 - СФ-100

Начата:
Окончена:

КНИГА ПОСТУПЛЕНИЙ СЫРЬЕВЫХ МАТЕРИАЛОВ
NN п/п	Дата регистрации	Краткое наименование материала	Количество предметов	Источник поступления (Акт ПХ, протокол ЭФЗК)	Переведено в основной фонд (номер)	Переведено в научно-вспомогательный фонд (номер)	Старые номера	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Главный хранитель музейных предметов		/Петрова Н.П./
Зав. сектором учета отдела учета и хранения фондов		/Иванова О.А./

Приложение 66
к Методическим рекомендациям
для музеев, подведомственных
Департаменту культуры
города Москвы,
по оформлению внутримузейных
документов по комплектованию,
учету, хранению
и использованию музейных
предметов и музейных коллекций

ОБРАЗЕЦ

Департамент культуры города Москвы Государственное бюджетное учреждение культуры города Москвы "Музей"

Книга
поступления предметов во временное пользование

ШИФР "ГМИГ ВП"
ТОМ N__

NN ГМИГ ВП-1 - ГМИГ ВП-2

Начата:
Окончена:

КНИГА ПОСТУПЛЕНИЯ ПРЕДМЕТОВ ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ
NN	Дата регистрации	Краткое наименование и описание предмета	Сохранность	Количество составных частей	Откуда и для каких целей поступил	Акт ПВП	Ответственный хранитель	Номер и дата акта возврата, сроки использования	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Главный хранитель музейных предметов	/Иванова Н.П./
Зав. сектором учета отдела учета и хранения фондов	/Иванова О.А./