Приложение 1

Приложение 1

Положение
об организации проектной деятельности в Министерстве образования и науки Челябинской области

I. Общие положения

1. Настоящее Положение определяет цели и устанавливает порядок организации проектной деятельности в Министерстве образования и науки Челябинской области (далее по тексту - Министерство).

2. Термины, используемые в настоящем Положении, означают следующее:

Проект - комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленных на достижение уникальных результатов в условиях временных и ресурсных ограничений;

Региональный проект - проект, обеспечивающий достижение целей, показателей и результатов федерального проекта, мероприятия которого относятся к законодательно установленным полномочиям Челябинской области, а также к вопросам местного значения муниципальных образований Челябинской области;

Проектная деятельность - деятельность, связанная с инициированием, подготовкой, реализацией и завершением проектов.

Проектное управление - это способ организации деятельности, при котором выполнение важных стратегических задач структурируется на отдельные программы и проекты, для управления которыми применяется комплекс соответствующих инструментов и методов.

3. Основной целью организации проектной деятельности является обеспечение достижения запланированных результатов при осуществлении деятельности, которая характеризуется как имеющая определенные и достижимые сроки реализации, направленная на достижения контрольных целей и предполагающая координированное выполнение взаимосвязанных действий.

II. Организационная структура управления проектной деятельностью

4. В целях осуществления проектной деятельности в Министерстве формируются:

- Ведомственный проектный комитет;

- Ведомственный проектный офис.

5. Функции органов управления проектной деятельностью определяются и реализуются в соответствии с действующим законодательством, локальными актами Министерства, а также настоящим Положением.

III. Процесс управления проектами

6. Управление проектами осуществляется в соответствии с действующим законодательством, а также настоящим Положением.

7. Управление проектами предполагает планирование, организацию и контроль трудовых, финансовых и материально-технических ресурсов проекта, направленных на эффективное достижение целей проекта.

8. Управление проектами состоит из четырех этапов:

- инициирование проекта,

- подготовка паспорта проекта,

- реализация проекта,

- завершение проекта.

8.1. Инициирование проекта.

8.1.1. Инициирование проекта может осуществляться Министерством по собственной инициативе, а также в соответствии с поручениями и решениями Губернатора Челябинской области, а также по предложению общественных организаций, научных и иных организаций.

8.1.2. Подготовка предложения по проекту осуществляется инициатором проекта.

Предложения по проекту регистрируются и направляются инициатором проекта в электронном виде на адрес электронной почты Ведомственного проектного офиса и бумажном носителе.

8.1.3. Ведомственный проектный офис регистрирует поступившее предложение и направляет в Ведомственный проектный комитет предложения для рассмотрения не позднее 5 рабочих дней с момента получения.

8.1.4. Ведомственный проектный комитет рассматривает предложение и принимает одно из следующих решений:

- о нецелесообразности реализации идеи, изложенной в предложении;

- о целесообразности реализации идеи, изложенной в предложении.

В случае принятия решения о нецелесообразности реализации предложения Ведомственный проектный комитет в течение 10 дней направляет инициатору обоснованный отказ в одобрении проекта.

В случае принятия Ведомственным проектным комитетом решения о целесообразности реализации инициативы начинается этап подготовки паспорта ведомственного проекта.

В случае инициирования ведомственного проекта вышестоящим руководством подготовка паспорта ведомственного проекта осуществляется предполагаемым руководителем проекта.

8.2. Подготовка паспорта проекта.

8.2.1. На этапе подготовки проекта предполагаемый руководитель ведомственного проекта организует разработку паспорта проекта.

8.2.2. Предполагаемый руководитель ведомственного проекта вносит согласованный паспорт проекта в Ведомственный проектный офис в течение 5 рабочих дней со дня окончания срока его разработки.

Мероприятия, включенные в паспорт одного ведомственного проекта, не подлежат включению в паспорт другого ведомственного проекта.

8.2.3. Ведомственный проектный офис рассматривает паспорт ведомственного проекта и принимает одно из следующих решений:

1) о согласовании паспорта ведомственного проекта;

2) о необходимости доработки паспорта ведомственного проекта. Доработка паспорта проекта осуществляется в срок, не превышающий 14 рабочих дней. Доработанный паспорт повторно направляется в Ведомственный проектный офис.

8.2.4. Паспорт ведомственного проекта вносится на рассмотрение Ведомственного проектного комитета.

8.2.5. Ведомственный проектный комитет рассматривает паспорт ведомственного проекта на заседании и принимает одно из следующих решений:

- об утверждении паспорта ведомственного проекта;

- об отклонении паспорта ведомственного проекта;

- о необходимости доработки паспорта ведомственного проекта. Паспорт ведомственного проекта дорабатывается в срок, не превышающий 7 рабочих дней, и направляется на повторное рассмотрение Ведомственного проектного комитета.

8.2.6. В случае принятия решения об утверждении паспорта ведомственного проекта Ведомственного проектный комитет назначает куратора и руководителя ведомственного проекта.

8.3. Реализация проектов.

8.3.1. Реализация ведомственного проекта осуществляется в соответствии с утвержденным паспортом ведомственного проекта. Началом реализации ведомственного проекта является дата утверждения паспорта проекта.

Участники проекта под управлением руководителя проекта осуществляют реализацию мероприятий в соответствии с планом мероприятий, предусмотренным паспортом проекта.

8.3.2. В ходе реализации ведомственного проекта в паспорт могут вноситься изменения.

Технические изменения (изменения, не затрагивающие ключевые параметры проекта: цель, задачи, показатели, результаты, сроки, бюджет проекта) оформляются и утверждаются руководителем проекта.

Изменения, затрагивающие ключевые параметры проекта, направляются в Ведомственный проектный офис для согласования и направления в Ведомственный проектный комитет для утверждения.

8.3.3. Мероприятия региональных проектов подлежат включению в соответствующие государственные программы.

8.3.4. Реализация региональных проектов может осуществляться посредством:

- включения в паспорта региональных проектов результатов, достижение которых относится к вопросам местного значения муниципального образования;

- отражения в паспортах региональных проектов финансового обеспечения достижения результатов региональных проектов, в том числе с указанием средств консолидированного бюджета Челябинской области;

- включения в паспорта региональных проектов представителей органов местного самоуправления;

- участия органов местного самоуправления в органах управления проектной деятельностью органов исполнительной власти Челябинской области.

8.3.5. Процесс управления рисками регионального проекта осуществляется в соответствии с методическими рекомендациями по управлению рисками региональных проектов Челябинской области.

8.3.6. Мониторинг реализации региональных проектов осуществляется в соответствии с методическими рекомендациями по мониторингу региональных проектов Челябинской области.

8.4. Завершение проекта осуществляется:

- планово - по итогам достижения целей и показателей, выполнения задач проекта;

- досрочно - при принятии соответствующего решения Ведомственным проектным комитетом.

8.4.1. При завершении ведомственного проекта руководителем проекта подготавливается итоговый отчет о реализации проекта.

Основанием для подготовки итогового отчета при плановом завершении проекта является наступление даты окончания реализации проекта, указанной в паспорте проекта, а также достижение его цели.

Основанием для подготовки итогового отчета по проекту (далее - итоговый отчет) при досрочном завершении проекта является наличие досрочного достижения показателей и результатов проекта, а также наличие иных обстоятельств, по причине которых принято решение о досрочном завершении проекта.

Подготовка итогового отчета осуществляется с учетом следующих особенностей:

- отражения информации о ходе реализации соответствующего проекта за весь период его реализации нарастающим итогом;

- отражения в качестве плановых значений параметров соответствующего проекта значений параметров на последний год реализации соответствующего проекта;

- указания наименований проектов (при наличии - действующих или инициируемых), в которые включаются (переносятся) показатели и результаты (без изменения их значений, характеристик и финансового обеспечения результатов) проекта, в отношении которого принято решение о досрочном завершении.

Руководитель ведомственного проекта осуществляет сбор и анализ материалов и документов, подтверждающих завершение проекта и получение результатов, обосновывающих достижение его цели, и формирует итоговый отчет.

Руководитель проекта в течение 2 рабочих дней после принятия решения о завершении проекта направляет итоговый отчет в ведомственный проектный офис.

Ведомственный проектный офис принимает решение о согласовании (не согласовании) итогового отчета и подготавливает заключение в течение 2 рабочих дней о соответствии полученных результатов проекта ожидаемым результатам, содержащимся в паспорте проекта, и целесообразности завершения проекта, а при досрочном завершении проекта - обоснованность принятого решения.

Руководитель ведомственного проекта направляет согласованный ведомственным проектным офисом итоговый отчет в ведомственный проектный комитет для рассмотрения на заседании с целью принятия одного из следующих решений:

- об утверждении итогового отчета и завершении проекта;

- об отказе в утверждении с обоснованием причин. Срок принятия решения - 3 рабочих дня.

Утвержденный ведомственным проектным комитетом итоговый отчет, копия протокола заседания, а также иные материалы, подтверждающие необходимость завершения проекта как планово, так и досрочно, хранятся в архиве руководителя проекта, а также в ведомственном проектном офисе.

8.4.2. Завершение регионального проекта осуществляется в соответствии с методическими рекомендациями по завершению региональных проектов Челябинской области.