Приложение N 1. Положение об управлении проектами в министерстве здравоохранения Нижегородской области

Приложение N 1
к приказу министерства здравоохранения
Нижегородской области
от 27.04.2018 N 191

Положение
об управлении проектами в министерстве здравоохранения Нижегородской области

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение об управлении проектами в министерстве здравоохранения Нижегородской области (далее - Положение) определяет условия и порядок применения принципов управления проектами в деятельности министерства здравоохранения Нижегородской области.

1.2. Настоящее Положение применяется для управления проектами и портфелями проектов, направленными на достижение целей, определенных стратегией социально-экономического развития Нижегородской области, государственными программами, разработчиками по которым является министерство здравоохранения Нижегородской области, нормативными правовыми актами Губернатора и Правительства области, поручениями Губернатора области.

1.3. Настоящее Положение распространяется на проекты, реализуемые министерством здравоохранения Нижегородской области с использованием средств областного бюджета и/или федерального бюджета, а также на проекты, реализуемые за счет внебюджетных источников финансирования.

2. Понятия и определения

2.1. Проект - комплекс взаимосвязанных работ, направленных на достижение запланированной цели и имеющих однократный, неповторяющийся характер.

2.1.1. Проект подразделения министерства - проект, реализуемый в рамках одного структурного подразделения министерства здравоохранения Нижегородской области либо в рамках одного структурного подразделения подведомственных ему организаций.

2.1.2. Ведомственный проект - проект, реализуемый при взаимодействии нескольких структурных подразделений министерства здравоохранения Нижегородской области и/или подведомственных ему организаций.

2.1.3. Межведомственный проект - проект, реализуемый при взаимодействии нескольких органов исполнительной власти Нижегородской области, государственных органов Нижегородской области, администраций муниципальных районов и городских округов Нижегородской области.

2.2. Управление проектом - планирование, организация и контроль временных, трудовых, финансовых и материально-технических ресурсов (на всех этапах жизненного цикла проекта), направленных на достижение цели проекта.

2.3. Цель проекта - запланированное желаемое состояние объекта управления, для достижения которого осуществляется проект. Цель проекта должна:

- отражать ожидаемый социально-экономический полезный эффект от реализации проекта;

- иметь измеримые количественные показатели и сроки достижения;

- быть достижимой в реальных условиях, в которых осуществляется проект;

- полностью находиться в сфере ответственности и влияния исполнителя проекта.

2.4. Результат проекта - измеримое выражение социальных, экономических, интеллектуальных и иных эффектов, полученных в результате реализации проекта.

2.5. Инициатор проекта - физическое лицо или юридическое лицо, которое выступает с обоснованием необходимости и возможности реализации проекта. Инициатор проекта может представлять интересы исполнителя или заказчика проекта.

2.6. Заказчик проекта - физическое или юридическое лицо, являющееся получателем результата проекта.

2.7. Экспертная комиссия по рассмотрению проектов - совещательно-консультационный орган по экспертному рассмотрению проектов, созданный при министерстве здравоохранения Нижегородской области.

2.8. Руководитель проекта - лицо, которому делегированы полномочия по управлению деятельностью, направленной на реализацию конкретного проекта, и который несет ответственность за достижение целей проекта, наделенное полномочиями по управлению проектом и ответственное за его разработку и реализацию в соответствии с требованиями к результату проекта.

2.9. Проектный офис формируется на постоянной основе для целей поддержания и развития методологии, управления и администрирования проектами и осуществляет организационное сопровождение и мониторинг разработки и реализации проектов.

2.10. Рабочая группа проекта - временная организационная структура проекта, выполняющая работы проекта. В рабочую группу проекта входят:

- руководитель проекта - лицо, отвечающее за достижение целей проекта, руководит процессом планирования, исполнения, контроля, завершения проекта, осуществляет подготовку запросов на изменения и оперативное управление проектом;

- исполнители проекта - лица, непосредственно выполняющие работы проекта, в том числе финансово-экономического и правового характера;

- оператор мониторинга проекта - лицо, отвечающее за размещение и обеспечение актуальности информации о текущем состоянии проекта в информационную систему по проектному управлению, является возможным участником проекта, в отсутствие которого его роль может выполнять другой участник проекта.

3. Порядок управления проектами

3.1. Управление проектами в министерстве здравоохранения Нижегородской области состоит из четырех этапов жизненного цикла проекта:

- инициация проекта;

- планирование проекта;

- реализация проекта;

- закрытие проекта.

3.2. Проектная документация, подготавливаемая на всех этапах жизненного цикла проекта, оформляется по формам, утвержденным экспертной комиссией по рассмотрению проектов.

3.3. Проектным офисом осуществляется проверка проектной документации на соответствие требованиям, установленным на основании пункта 3.2 настоящего Положения.

3.4. Этап инициации проекта.

3.4.1. Началом этапа инициации проекта является инициативная заявка по вопросу открытия проекта, которая направляется инициатором проекта в проектный офис министерства здравоохранения Нижегородской области в электронном виде (далее - проектный офис).

3.4.2. Проектный офис осуществляет регистрацию инициативной заявки по вопросу открытия проекта в информационной системе по проектному управлению.

Работы, предлагаемые инициатором проекта для выполнения в форме проекта и выполненные по сроку более чем на 50 процентов, не оформляются в виде проектов.

Проекты, инициированные резолюцией или поручением Губернатора области, заместителей Губернатора области, а также утвержденные правовыми актами области, регистрируются в информационной системе по проектному управлению без наличия инициативной заявки по вопросу открытия данных проектов.

3.4.3. Проектный офис совместно с инициатором проекта выносит инициативную заявку на заседание экспертной комиссии по рассмотрению проектов при министерстве здравоохранения Нижегородской области (далее - экспертная комиссия) с целью рассмотрения целесообразности открытия и реализации проекта в соответствии с изложенной в инициативной заявке идеей.

Экспертная комиссия рассматривает проекты, зарегистрированные в информационной системе по проектному управлению.

3.4.4. После принятия решения экспертной комиссией о целесообразности открытия и реализации проекта инициатор проекта назначает руководителя и создает рабочую группу проекта, закрепляет за руководителем проекта персональную ответственность за достижение цели проекта, эффективное использование выделенных ресурсов, материально-техническое обеспечение и организацию документооборота по проекту.

3.4.5. Руководитель проекта определяет цель проекта, ожидаемые результаты, требования к результату, ограничения проекта.

3.4.6. Решение экспертной комиссии о целесообразности реализации проекта является основанием утверждения паспорта проекта. После утверждения паспорта проекта проект считается открытым.

3.4.7. Подлежат открытию проекты, которые соответствуют всем следующим условиям:

- результаты проекта с заявленными требованиями нельзя достичь в ходе текущей деятельности;

- результаты проекта уникальные или инновационные;

- выполнение работ по проекту имеет сложность, требующую тщательного планирования и контроля реализации либо необходимость межведомственного взаимодействия;

- ограниченность ресурсов (временные, материальные и т.д.);

- реализация мероприятий в виде проекта принесет дополнительные эффекты (экономию ресурсов, повышение результативности работ и т.д.);

- получаемые результаты проекта не являются результатами уже существующих проектов;

- результаты проекта способствуют внедрению принципов "бережливого производства".

3.4.8. Цель проекта, утвержденная в паспорте проекта, не подлежит изменению на протяжении всех этапов жизненного цикла проекта.

3.4.9. При отсутствии утвержденного паспорта проекта более двух недель с момента поступления в проектный офис инициативной заявки по вопросу открытия проекта проект подлежит закрытию в информационной системе по проектному управлению.

Проекты, инициированные резолюцией или поручением Губернатора области, заместителей Губернатора области, а также утвержденные правовыми актами области, подлежат закрытию после их реализации или отказа от реализации в случае согласия вышеперечисленных лиц, давших соответствующее поручение или резолюцию по разработке и реализации проектов, или внесения изменений, предусматривающих исключение данных проектов, в соответствующие правовые акты области.

3.4.10. Этап инициации завершается утверждением паспорта проекта председателем экспертной комиссии.

3.5. Этап планирования проекта.

3.5.1. Началом этапа планирования проекта является наличие утвержденного паспорта проекта.

3.5.2. Руководитель проекта определяет состав рабочей группы, требования к специалистам, участие которых необходимо для качественного и своевременного выполнения работ проекта.

3.5.3. Руководитель проекта осуществляет подбор специалистов в рабочую группу самостоятельно.

Назначение руководителя рабочей группы проекта и ее участников производится приказами министерства здравоохранения Нижегородской области.

Руководитель проекта для выполнения работ проекта в соответствии с основными документами проекта может вносить предложения о привлечении отдельных юридических и физических лиц для выполнения работ и услуг в установленном законодательством Российской Федерации порядке.

3.5.4. Руководитель проекта совместно с рабочей группой в срок, не превышающий две недели с момента регистрации инициативной заявки по вопросу открытия проекта в информационной системе по проектному управлению, готовит план управления проектом.

План управления проектом включает в себя календарный план-график работ, бюджет, перечень контрольных событий, риски, состав рабочей группы (в состав которой включаются лица, непосредственно участвующие в реализации проекта), способы коммуникации и взаимодействия в проекте, а также другую информацию в зависимости от масштабности и сложности проекта.

Реализация проектов с участием муниципальных районов и городских округов осуществляется при финансовом участии бюджетов муниципальных образований области.

Во всех случаях критерием привлечения бюджетных средств является утверждение соответствующих объемов расходов законом области об областном бюджете, решением органов местного самоуправления о бюджете соответствующего муниципального образования на соответствующий финансовый год. Не представляются к банковскому финансированию, в обеспечение которого выдаются государственные гарантии, проекты, имеющие социальную значимость и направленность, по которым не просчитывается окупаемость и возвратность средств; бюджетное финансирование таких проектов осуществляется через включение их в государственные программы области.

3.5.5. Этап планирования проекта завершается утверждением плана управления проектом.

3.6. Началом этапа реализации проекта является наличие утвержденного плана управления проектом. Этап реализации состоит из следующих стадий:

- выполнение работ;

- контроль;

- внесение изменений.

3.6.1. На стадии выполнения работ, определенных в плане управления проектом, руководитель проекта организует работу рабочей группы, направленную на достижение цели проекта.

Финансирование проекта из бюджетных средств осуществляется при наличии утвержденного паспорта и плана управления проектом.

Рабочая группа проекта под управлением руководителя проекта осуществляет выполнение работ согласно календарному плану-графику, предусмотренному в плане управления проектом, с документальной фиксацией результатов выполненных работ.

Проектный офис по согласованию с руководителем проекта после завершения блока работ календарного плана-графика проекта, предусмотренного в плане управления проектом, подготавливает отчет об окончании блока работ.

Стадия выполнения работ завершается после выполнения всех работ и получения всех результатов, предусмотренных планом управления проектом.

3.6.2. Стадия контроля проекта начинается с момента утверждения паспорта проекта и плана управления проектом, осуществляется на протяжении всего периода реализации проекта и завершается в момент принятия решения о закрытии проекта.

Стадия контроля представляет собой проверку соответствия выполненных работ и полученных результатов по проекту. Осуществляется на двух уровнях: руководителем проекта и проектным офисом:

- на первом уровне руководителем осуществляется анализ полноты календарного плана-графика проекта, контроль исполнения проектной документации и оценка соответствия фактического исполнения бюджета и сроков работ плановому бюджету на их выполнение и срокам реализации;

- на втором уровне проверка его реализации осуществляется проектным офисом.

Полученные на стадии контроля проектов результаты документируются и служат основанием для внесения изменений в проектную документацию и привлечения лиц, допустивших отклонения, к ответственности в установленном порядке.

3.6.3. Стадия внесения изменений в проект включает внесение изменений в документы проекта или осуществление корректирующих действий в ходе реализации проекта для детализации плана управления в результате дополнительного планирования работ по проекту, устранению отклонений или продлению сроков реализации по итогам стадии контроля.

Стадия внесения изменений не осуществляется в случае полного соответствия фактических результатов исполнения проекта плановым, за исключением случаев, когда должны быть предприняты опережающие предупреждающие действия для устранения возможных (ожидаемых) отклонений.

При возникновении отклонений, влияние которых на проект устранить невозможно, руководитель проекта инициирует меры по внесению соответствующих изменений в документы проекта. Вносимые изменения отражаются в ведомости изменений.

Стадия внесения изменений в проект осуществляется рабочей группой проекта при участии проектного офиса:

- руководителем проекта по согласованию с проектным офисом и экспертной комиссией могут быть приняты решения об изменении требований к проекту (изменении сроков и (или) изменении требований к результатам проекта); о выделении дополнительных ресурсов; об изменении условий участия в проекте заинтересованных сторон;

- изменения, вносимые в работы проекта календарного плана-графика работ в рамках утвержденных сроков выполнения блоков работ, а также утвержденного бюджета проекта, принимаются решением председателя экспертной комиссии.

В случае включения новых работ в календарный план-график утвержденного плана управления проектом или детализации существующих работ руководитель проекта, при необходимости, инициирует изменение состава рабочей группы в ходе реализации проекта. Основанием исключения специалиста из рабочей группы являются неоднократные отклонения при выполнении работ проекта.

Итоговым документом стадии внесения изменений в проект является ведомость изменений, утверждающая решение о внесении изменений в паспорт или план управления проектом.

3.6.4. Этап завершается итоговым отчетом о реализации проекта, в котором руководитель проекта извещает проектный офис о достижении цели проекта, использовании выделенных ресурсов, факторах, повлиявших на реализацию проекта; оформляются права заказчика проекта на созданные в ходе реализации проекта материальные и нематериальные объекты.

3.7. Закрытие проекта.

3.7.1. Этап закрытия включает одно из следующих действий:

- завершение проекта;

- приостановление проекта.

3.7.2. Началом завершения проекта является наличие утвержденного итогового отчета о реализации проекта, в котором руководитель проекта совместно с проектным офисом информируют экспертную комиссию по рассмотрению проектов об итогах его реализации, полученных результатах.

3.7.3. Экспертная комиссия принимает решение о достижении цели и результата проекта, рекомендует проект к закрытию с соответствующим статусом его реализации.

3.7.4. Руководитель проекта направляет информацию об итогах работы членов рабочей группы проекта по их основному месту работы.

3.7.5. Проектный офис готовит проект приказа министерства здравоохранения Нижегородской области о закрытии проекта.

3.7.6. Выполняется завершение (исполнение или оформление отказа от исполнения) обязательств, возникших в ходе управления проектом; расформировывается команда проекта.

Руководители проектов подготавливают распорядительные документы об итогах работы сотрудников в проекте и их премировании по результатам его реализации в соответствии с положением о премировании государственных гражданских служащих министерства здравоохранения Нижегородской области, а также работников подведомственных учреждений.

После расформирования команды проекта все участники проекта исполняют свои обязательства и несут ответственность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

3.7.7. В случае возникновения неустранимых условий в ходе разработки и реализации проекта, при которых его реализация не может быть начата или продолжена, руководитель проекта инициирует приостановление проекта.

Приостановление проекта означает досрочное прекращение работ по его разработке и реализации с возможностью последующего возобновления.

Приостановление проекта, в котором выполнены все работы, утвержденные проектной документацией, невозможно.

3.7.8. Решение о приостановлении проекта в ходе его реализации принимает руководитель проекта по согласованию с председателем экспертной комиссии.

По проектам, инициированным в рамках поручений Губернатора области, заместителей Губернатора области или утвержденным правовыми актами области, а также рассмотренным и одобренным на оперативных совещаниях с участием членов Правительства области по рассмотрению текущих вопросов, приостановление проектов осуществляется по согласованию с Губернатором области или заместителями Губернатора области, которые дали соответствующие поручения.

3.7.9. Проектный офис в информационной системе по проектному управлению на основании документации по проекту присваивает проекту статус:

- "проект реализован успешно без отклонений" - в случае, если цель проекта достигнута полностью, результат получен, выполнены требования к результату проекта, отсутствуют отклонения по срокам и бюджету проекта;

- "проект реализован успешно с незначительными отклонениями" - в случае, если цель проекта достигнута полностью, результат получен, имеются отклонения по одному из следующих ограничений: выполнение требований к результату, соблюдение сроков и бюджета проекта;

- "проект реализован успешно со значительными отклонениями" - в случае, если цель проекта достигнута полностью, результат получен, имеются отклонения по двум из следующих ограничений: выполнение требований к результату, соблюдение сроков или бюджета проекта;

- "проект не реализован, ресурсы сохранены" - в случае, если цель проекта не была достигнута, все ресурсы сохранены;

- "проект не реализован, ресурсы потеряны" - в случае, если цель проекта не была достигнута, часть ресурсов или все ресурсы потеряны;

- "проект приостановлен" - в случае, если цель проекта не была достигнута, принято решение о приостановлении разработки или реализации проекта.

4. Организационное сопровождение, администрирование и мониторинг реализации проектов

4.1. Организационное сопровождение представляет собой координацию взаимодействия участников проекта, осуществляемую проектным офисом на протяжении всех этапов управления проектом.

Организационное сопровождение начинается с момента назначения руководителя проекта, продолжается на протяжении всех этапов управления проектом и завершается одновременно с завершением этапа закрытия проекта.

4.2. Администрирование проектов в министерстве здравоохранения Нижегородской области представляет собой контроль реализации проектов на всех этапах жизненного цикла проекта.

4.2.1. Администрирование проектов осуществляется проектным офисом.

4.2.2. Информация, полученная в процессе администрирования проектов, является основанием для принятия решения представителем нанимателя (работодателя) в отношении работников, являющихся членами рабочей группы проекта, и использования ресурсов министерством здравоохранения Нижегородской области.

4.3. Мониторинг реализации проекта представляет собой специально организованное систематическое наблюдение за ходом разработки и реализации проекта (на протяжении всего жизненного цикла проекта) и регистрацию данных, которые осуществляют проектный офис и руководитель проекта.

4.3.1. Проектный офис осуществляет мониторинг реализации всех проектов министерства здравоохранения Нижегородской области. Мониторинг включает отражение текущего статуса проекта в течение жизненного цикла проекта посредством технического управления контрольными событиями в информационной системе по проектному управлению.

4.3.2. Проектным офисом в информационной системе по проектному управлению вводится информация из следующих документов:

- паспорт и план управления проектом, ведомость изменений, решения экспертной комиссии, распорядительные документы о формировании рабочей группы проекта и назначении ее членов;

- подтверждающая информация о прохождении контрольных событий согласно плану управления проектом;

- отчет об окончании блока работ;

- итоговый отчет по проекту.

Проектный офис министерства здравоохранения Нижегородской области на основании данных, полученных в результате мониторинга, информирует экспертную комиссию о текущем состоянии проекта.

4.3.3. Основное требование к информации, получаемой в результате осуществления мониторинга, заключается в достоверности и объективности отражения фактического состояния работ по проекту.

4.3.4. Проектный офис на основании информации, полученной в результате мониторинга реализации проектов, представляет председателю экспертной комиссии заключения и рекомендации по итогам реализации проектов.

4.3.5. Для проектов, имеющих общественную значимость, паспортом проекта может быть определено требование публикации результатов мониторинга в сети Интернет на информационных ресурсах министерства здравоохранения Нижегородской области.