Приложение 9

Приложение 9
к проекту решения 77-й сессии
Симферопольского городского совета
от 29.09.2022 N 631

ГАРАНТ:

По-видимому, в нумерационном заголовке допущена опечатка. Имеется в виду "Приложение 1 к решению 77-й сессии Симферопольского городского совета от 29.09.2022 N 631"

Приложение 44
к решению 22-й сессии
Симферопольского городского совета
от 25.06.2015 N 286

Положение об Управлении делопроизводства и работы с обращениями граждан Администрации города Симферополя Республики Крым

1. Общие положения

1.1. Управление делопроизводства и работы с обращениями граждан Администрации города Симферополя Республики Крым (далее - Управление) функциональным органом Администрации города Симферополя Республики Крым (далее - администрация города).

1.2. Управление возглавляет начальник, который назначается на должность и освобождается от должности главой администрации города Симферополя по представлению курирующего заместителя главы администрации города.

1.3. В своей деятельности Управление руководствуется Конституцией Российской Федерации, законами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми и иными актами Республики Крым, Уставом муниципального образования городской округ Симферополь Республики Крым, нормативными правовыми актами Симферопольского городского совета и администрации города Симферополя, положением об Управлении.

1.4. Управление подотчетно и подконтрольно главе администрации города Симферополя и его деятельность координируется заместителем главы администрации города Симферополя в соответствии с распределением полномочий.

1.5. Работники Управления являются муниципальными служащими. На них распространяются все права и обязанности, ограничения и социальные гарантии, предусмотренные для муниципальных служащих действующим законодательством.

1.6. Положение об Управлении утверждается Симферопольским городским советом Республики Крым.

1.7. Управление не является юридическим лицом, имеет штамп с наименованием и реквизитами администрации города Симферополя, штампы для регистрации корреспонденции.

1.8. Местонахождение Управления: 295000, Республика Крым, г. Симферополь, ул. Толстого, 15.

2. Основные задачи Управления

Основными задачами Управления являются:

2.1. Осуществление мониторинга, анализа и иных контрольных мероприятий по вопросам организации делопроизводства, контроля, работы с обращениями граждан и организаций, фактического выполнения контрольных документов, регистрации и учета поручений главы администрации города Симферополя и его заместителей в отраслевых (функциональных) органах администрации города Симферополя, а также находящихся в их ведении муниципальных учреждений.

2.2. Обеспечение единого порядка ведения делопроизводства, своевременное доведение контрольных документов до исполнителей, совершенствование форм и методов работы с документами.

2.3. Обеспечение учёта, организации и осуществления контроля за рассмотрением обращений граждан, предприятий, учреждений и организаций, поступающих в адрес администрации города Симферополя, главы администрации города Симферополя и его заместителей с применением автоматизированных систем.

2.4. Качественная подготовка, оформление и своевременная регистрация правовых актов администрации города.

2.5. Систематизированный учет и хранение подлинников документов.

2.6. Осуществление взаимодействия с отраслевыми (функциональными) органами администрации города Симферополя и должностными лицами Симферопольского городского совета в пределах компетенции.

3. Функции Управления

В соответствии с возложенными задачами Управление осуществляет следующие функции:

3.1. Организует единую систему делопроизводства в администрации города.

3.2. Осуществляет обработку, прием, регистрацию, учет, хранение, доставку и рассылку корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по электронным каналам связи и посредством системы электронного делопроизводства "Диалог", ведет справочную работу по ней.

3.3. Осуществляет работу по подготовке и оформлению, регистрации, учету и хранению в течение установленного срока правовых актов администрации города Симферополя, обеспечивает выполнение требований Инструкции по делопроизводству в администрации города Симферополя Республики Крым (далее - Инструкция) при оформлении вышеперечисленных документов.

3.4. Осуществляет учет и хранение, обеспечивает своевременное формирование, оформление (переплет), отправку в сроки, определенные Инструкцией, правовых актов администрации города, материалов к ним на хранение в Архивное управление (муниципальный архив) администрации города Симферополь.

3.5. Обеспечивает подготовку нормативных правовых актов, принятых администрацией города Симферополь, для включения в Регистр муниципальных нормативных правовых актов Республики Крым.

3.6. Составляет и обновляет реестр муниципальных бюджетных учреждений (МБУ), муниципальных казенных учреждений (МКУ) и муниципальных унитарных предприятий (МУП) городского округа Симферополь.

3.7. Осуществляет регистрацию, учет и хранение соглашений о сотрудничестве и совместной деятельности одной из сторон которых является администрация города Симферополь.

3.8. Доводит до сведения заинтересованных отраслевых (функциональных) органов администрации города Симферополь, учреждений, предприятий, организаций, должностных лиц и граждан (согласно реестру рассылки) правовые акты администрации города Симферополь.

3.9. В установленном порядке выдает копии, выписки по правовым актам администрации города Симферополь.

3.10. Проводит справочно-информационную работу по правовым актам администрации города Симферополь, ведет реестр правовых актов администрации города Симферополь.

3.11. Ведет реестр совещательных органов при администрации города Симферополя.

3.12. Внедряет новые технологические процессы работы с документами и документационной информацией, способствующие сокращению сроков прохождения и исполнения документов.

3.13. Оказывает методическую помощь отраслевым (функциональным) органам администрации города Симферополь в пределах компетенции Управления.

3.14. Принимает меры по упорядочению состава документов, оптимизации документопотоков и документооборота в целом.

3.15. Принимает участие в постановке задач, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем, а также новейших информационных технологий (в том числе электронных), применяемых в администрации города Симферополь.

3.16. Обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.

3.17. Осуществляет методическое руководство и контроль за организацией документационного обеспечения в отраслевых (функциональных) органах администрации города Симферополь.

3.18. Обеспечивает в пределах своей компетенции защиту сведений, составляющих служебную тайну, и иных сведений ограниченного распространения.

3.19. Осуществляет в соответствии с законодательством Российской Федерации работу по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в ходе деятельности администрации города Симферополь.

3.20. Организует работу экспертной комиссии администрации города Симферополь.

3.21. Составляет сводную номенклатуру дел администрации города Симферополь.

3.22. Участвует в разработке и проектировании образцов бланков документов, печатей и штампов, применяемых в работе администрации города Симферополь, организации их учета и хранении.

3.23. Осуществляет подготовку информационно-аналитических, справочных и других материалов по вопросам исполнения документов и состоянии исполнительской дисциплины.

3.24. Организует приемы граждан по личным вопросам главой администрации города Симферополя.

3.25. Составляет график приема граждан по личным вопросам главой администрации города Симферополя, заместителями главы администрации города Симферополя.

3.26. Организует своевременное и эффективное рассмотрение устных и письменных обращений граждан, поступающих в администрацию города Симферополь, в том числе, поступивших на "горячие линии" и электронные приемные руководителей органов государственной власти и органов местного самоуправления.

3.27. Принимает, регистрирует, ведет учет и передачу поступивших обращений граждан на рассмотрение главе администрации города Симферополя, заместителям главы администрации города Симферополя в соответствии с распределением обязанностей.

3.28. Направляет обращения граждан на исполнение в отраслевые (функциональные) органы администрации города Симферополь в соответствии с резолюцией руководства.

3.29. Осуществляет оперативный контроль за исполнением обращений граждан по контрольным срокам на основе электронной программы учета и поиска документов.

3.30. Осуществляет оформление исполненных обращений граждан в дела временного хранения.

3.31. Обобщает сведения о ходе и результатах исполнения документов, систематически информирует главу администрации города Симферополя, заместителей главы администрации города Симферополя о состоянии исполнительской дисциплины в курируемых отраслевых (функциональных) органах администрации города Симферополь.

3.32. Обобщает сведения о количестве и характере обращений граждан, систематически знакомит главу администрации города Симферополя с аналитическими и электронными материалами.

4. Права Управления

Управление имеет право:

4.1. Запрашивать и получать в установленном порядке необходимую информацию от отраслевых (функциональных) органов администрации города, органов исполнительной власти, государственных органов, органов местного самоуправления городского округа Симферополь, предприятий, учреждений и организаций независимо от форм собственности.

4.2. Привлекать в установленном порядке специалистов отраслевых (функциональных) органов администрации города Симферополь, муниципальных учреждений городского округа Симферополь к подготовке документов по выполнению поручений главы администрации города Симферополя, заместителей главы администрации города Симферополя.

4.3. Формировать в случае служебной необходимости рабочие группы с привлечением в них специалистов отраслевых (функциональных) органов администрации города Симферополя и организаций городского округа Симферополь, для решения вопросов, находящихся в компетенции Управления.

4.4. Представлять интересы администрации города Симферополя в учреждениях, предприятиях, организациях в пределах компетенции и полномочий Управления, в том числе, в судебных органах.

4.5. Давать разъяснения, рекомендации и указания по вопросам, входящим в компетенцию Управления.

4.6. Пользоваться в установленном порядке информационными ресурсами администрации города Симферополя для выполнения возложенных задач и функций.

4.7. Вносить предложения о совершенствовании деятельности Управления, администрации города Симферополя.

4.8. Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим Положением на Управление задач и функций несет начальник Управления.

4.9. Ответственность работников Управления устанавливается действующим законодательством и должностными инструкциями.

5. Взаимодействие с Симферопольским городским советом Республики Крым

5.1. Управление и его руководитель взаимодействуют с Симферопольским городским советом и его постоянными комитетами на основе принципов:

5.1.1. разграничения функций и полномочий;

5.1.2. сотрудничества;

5.1.3. взаимодействия Управления и Симферопольского городского совета в соответствии с нормами Устава муниципального образования городской округ Симферополь Республики Крым.

5.2. Взаимодействие Управления и его руководителя с Симферопольским городским советом осуществляется в следующих формах:

5.2.1. внесение предложений о разработке проектов решений сессий в порядке, установленном Регламентом Симферопольского городского совета;

5.2.2. участие руководителя Управления либо лица, его замещающего, в заседаниях Симферопольского городского совета, его постоянных комитетов;

5.2.3. подготовка Управлением необходимой информации для заслушивания на заседаниях сессий Симферопольского городского совета, постоянных комитетов по вопросам, входящим в компетенцию Управления;

5.2.4. предоставление надлежащих и достоверных материалов и документов, необходимых Симферопольскому городскому совету, его постоянным комитетам для осуществления своей деятельности в установленном законом порядке;

5.2.5. осуществление иных действий, необходимых для выполнения своих полномочий, в рамках действующего законодательства.

6. Структура Управления

6.1. В Управлении могут создаваться отделы и секторы.

6.2. Штатное расписание Управления утверждает глава администрации города Симферополя по представлению начальника Управления и согласованию курирующего заместителя главы администрации.

6.3. Деятельность структурных подразделений Управления осуществляется в соответствии с положениями о них, утверждаемыми главой администрации города Симферополя.

7. Начальник Управления

7.1. Управление возглавляет начальник Управления, который является муниципальным служащим.

7.2. Квалификационные требования к начальнику Управления:

7.2.1. по уровню образования:

- высшее профессиональное образование, соответствующее направлению деятельности структурного подразделения, позволяющее исполнять должностные обязанности по конкретной должности;

7.2.2. стаж муниципальной службы:

- стаж муниципальной службы (государственной службы) на ведущих или старших должностях муниципальной службы не менее одного года или стаж работы по специальности, направлению подготовки не менее двух лет.

7.2.3. профессиональные знания и навыки:

- знания: Конституции Российской Федерации, законодательства Российской Федерации и Республики Крым, иных нормативных правовых актов в рамках компетенции администрации города, основ организации прохождения муниципальной службы, служебных документов, регулирующих соответствующую сферу деятельности применительно к исполнению конкретных должностных обязанностей; основ управления и организации труда; порядка работы со служебной информацией; возможности использования современных информационных технологий в работе Управления; норм делового общения, правил и норм охраны труда и противопожарной безопасности;

- навыки: обеспечения выполнения задач, планирования работы, контроля, анализа и прогнозирования последствий принимаемых решений; оперативного принятия и реализации управленческих решений; осуществление экспертизы проектов нормативных правовых актов; организации работы по взаимодействию с муниципальными учреждениями и предприятиями города; стимулирования достижения результатов; подбора и расстановки кадров; ведения деловых переговоров, публичного выступления; пользования оргтехникой и программными продуктами.

7.3. Начальник Управления в своей деятельности непосредственно подчиняется главе администрации города Симферополя, курирующему заместителю главы администрации города.

7.4. В период временного отсутствия начальника Управления его обязанности возлагаются на заместителя начальника Управления в установленном порядке.

7.5. На начальника Управления возлагаются следующие обязанности:

7.5.1. организация единой системы делопроизводства и документооборота в администрации города Симферополя;

7.5.2. организация качественной подготовки, оформления и своевременной регистрации правовых актов администрации города, систематизированного учета и хранения подлинников документов;

7.5.3. разработка и внедрение новых технологических процессов работы с документами и документационной информацией, способствующих сокращению сроков прохождения и исполнения документов;

7.5.4. организация работы по упорядочению состава документов, оптимизации документопотоков и документооборота в целом;

7.5.5. организация работ по совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем, а также новейших информационных технологий (в том числе электронных), применяемых в администрации города Симферополя;

7.5.6. обеспечение соответствующего режима доступа к документам и использованию информации, содержащейся в них;

7.5.7. осуществление методического руководства и контроль за организацией документационного обеспечения в отраслевых (функциональных) органах администрации города Симферополя;

7.5.8.обеспечение в пределах своей компетенции защиты сведений, составляющих служебную тайну, и иных сведений ограниченного распространения;

7.5.9. организация работы в соответствии с законодательством Российской Федерации по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в ходе деятельности администрации города Симферополя;

7.5.10. организация работы по подготовке информационно-аналитических, справочных и других материалов по вопросам исполнения документов и состоянии исполнительской дисциплины;

7.5.11. организация приемов граждан по личным вопросам главой администрации города Симферополя;

7.5.12. составление графика приема граждан по личным вопросам главой администрации города Симферополя, его заместителями;

7.5.13. организация рассмотрения письменных обращений граждан и сообщений, направленных гражданами на "горячие линии";

7.5.14. разработка ежемесячных текущих планов и перспективных годовых планов работы Управления;

7.5.15. обеспечение выполнения возложенных на Управление задач и функций;

7.5.16. распределение обязанностей между работниками Управления в пределах их должностных обязанностей;

7.5.17. представление интересов Управления в отношениях с другими отраслевыми (функциональными) органами администрации города Симферополя, органами местного самоуправления муниципального образования городской округ Симферополь Республики Крым по вопросам компетенции Управления;

7.5.18. разработка положения об Управлении, должностных инструкций работников и других документов по вопросам, входящим в компетенцию;

7.5.19. осуществление контроля за качеством и своевременностью выполнения должностных обязанностей работниками Управления;

7.5.20. обеспечение соблюдения работниками трудовой дисциплины и правил внутреннего распорядка;

7.5.21. обеспечение соблюдения муниципальными служащими Управления общих требований, ограничений и запретов, установленных действующим законодательством;

7.5.22. осуществляет иные функции по поручению заместителя главы администрации города.

7.6. Начальник Управления имеет право:

7.6.1. разрабатывать и вносить на рассмотрение курирующего заместителя главы администрации города проекты правовых актов администрации города по вопросам, входящим в компетенцию Управления;

7.6.2. запрашивать и получать в установленном порядке информацию от Симферопольского городского совета Республики Крым, руководителей отраслевых (функциональных) органов администрации города, руководителей предприятий, учреждений, организаций по вопросам, входящим в компетенцию Управления;

7.6.3. вносить курирующему заместителю главы администрации города предложения для принятия решений по реализации задач и функций, возложенных настоящим Положением на Управление;

7.6.4. вносить предложения курирующему заместителю главы администрации города о принятии участия в работе совещательных органов при главе администрации города Симферополя в соответствии со своей компетенцией;

7.6.5. вносить предложения о приеме (согласовании) на должности работников Управления;

7.6.6. вносить предложения о поощрении, применении дисциплинарных взысканий к работникам Управления в установленном порядке;

7.6.7. подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

7.7. Начальник Управления несет ответственность за:

- ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей;

- осуществление Управлением функций с учетом предоставленных ему прав;

- соблюдение правил внутреннего трудового распорядка;

- организацию работы, соблюдения работниками Управления правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, техники безопасности, правил противопожарной безопасности и охраны труда;

- составление документации в Управлении, ее соответствие нормативным требованиям;

- разглашение сведений, составляющих государственную и иную охраняемую федеральными законами тайну, а так же сведений, ставших ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей;

- соблюдение ограничений и запретов, выполнение обязанностей, установленных действующим законодательством о муниципальной службе;

- соблюдение Кодекса этики и служебного поведения муниципальных служащих администрации города Симферополя.

8. Ответственность

8.1. Начальник Управления несет персональную ответственность в соответствии с действующим законодательством за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на Управление задач и функций, действия или бездействие, ведущие к нарушению прав и законных интересов граждан, разглашение конфиденциальных сведений, ставших ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей, нарушение запретов и несоблюдение ограничений, связанных с прохождением муниципальной службы.

8.2. Работники Управления несут ответственность в соответствии с действующим законодательством о труде и муниципальной службе в пределах установленных должностных обязанностей, в том числе за нарушение запретов, несоблюдение ограничений, связанных с прохождением муниципальной службы.

8.3. Специалисты Управления в соответствии с распределением обязанностей несут ответственность за сохранность документов (управленческих, финансово-хозяйственных и др.).

9. Прекращение деятельности Управления

9.1. Прекращение деятельности Управления, его реорганизация осуществляются на основании решения сессии Симферопольского городского совета по представлению главы администрации города Симферополя.

9.2. Прекращение деятельности Управления производится с соблюдением процедур, предусмотренных действующим законодательством.

9.3. При реорганизации Управления все документы (управленческие, финансово-хозяйственные и др.) передаются в соответствии с установленными правилами его правопреемнику.

9.4. При ликвидации Управления документы постоянного хранения передаются на хранение в архивные учреждения. Передача и упорядочение документов осуществляется в соответствии с требованиями архивных органов.

Заместитель председателя Симферопольского городского совета

Н.В. Аксёнова

Заместитель руководителя аппарата - начальник управления кадровой работы, муниципальной службы и противодействия коррупции аппарата Администрации города Симферополя Республики Крым

Н.В. Ринг