Глава 1. Подготовка архивной справки

Глава 1. Подготовка архивной справки

53. В случае отсутствия оснований, предусмотренных пунктом 25, специалист Архива изготавливает архивную справку по установленной форме приложение N 4.

54. Изготовление справки начинается с внимательного изучения заявления или письма заявителя и выяснения, к каким архивным фондам нужно обратиться. Для наведения архивных справок используется различный научно-справочный материал: карточки и списки фондов, учреждений, дела фондов, исторические справки, описи дел по личному составу и постоянного хранения.

Работу необходимо начать с просмотра списка фондов, хранящихся в архиве: выявить номер фонда, содержащий документы по запросу. Затем просматриваются описи дел этого фонда. По описям выявляется состав документов и номера дел за годы, указанные в заявлении. Выявленные дела просматриваются полистно. В случае неполноты фонда или отсутствия в нем сведений необходимо просмотреть дела фондов вышестоящего учреждения и учреждения-преемника.

55. При составлении архивных справок исполнитель обязан выявить и использовать все имеющиеся в архиве данные и изложить текст справки четко и грамотно. Сведения, не относящиеся к вопросу заявления, в справку не включаются. При необходимости допускается приводить в справке выдержки из документов по содержанию документов, заключая их в кавычки.

Исполнитель не должен излагать собственных выводов по содержанию документов, на основании которых составляется справка. Однако в необходимых случаях в архивных справках, направляемых в адрес учреждений, даются пояснения документам, внушающим сомнения в их достоверности.

Случайное или формальное несовпадение части данных, обнаруженных в документах архива, со сведениями в заявлении, не должно служить препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает никаких сомнений в тождественности лица или факта, о которых говорится в документах и сообщается в заявлении (например, несовпадение в написании имени и отчества "Егор Иванович" вместо "Георгий Иванович", года рождения "1924" вместо "1925", должность "бухгалтер" вместо "счетный работник" и т. д.).

Несовпадение отдельных данных включается в архивную справку так, как они значатся в документах, и оговаривается в тексте справки словами "так в документе", "указано не полностью", "в тексте неразборчиво" и др. Оговаривается также отсутствие имени и отчества, невозможность расшифровки инициалов или наличие только одного из них - "имя, отчество не указаны", "инициалы не расшифрованы".

Архивные справки составляются на бланке архива с обозначением в левой части листа названия документа: "Архивная справка", исходящие даты, регистрационного номера, ссылки на регистрационный номер и дату документа. В правой стороне верхней части листа указывается фамилия, имя, отчество лица, которому адресуется справка, затем почтовый адрес. В справке, адресованной учреждению, указывается наименование учреждения в именительном падеже, затем почтовый адрес.

В тексте справки полностью указывается наименование учреждения - фондообразователя, документы которого послужили основанием для составления справки. Наименование учреждения при первом упоминании должно приводиться полностью, при повторных упоминаниях допускается его сокращенное наименование.

Если название учреждения менялось, в справке указывается наименование только за тот период, о котором запрашивает заявитель. После наименования учреждения в тексте справки указываются названия и даты документов, из которых берутся сведения, а затем излагаются сами сведения по запрашиваемому вопросу в хронологической последовательности событий, а не документов.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью архива.

В качестве документов, подтверждающих трудовой стаж, для составления справки при отсутствии приказов по кадровым вопросам используются лицевые счета (ведомости) по начислению заработной платы.

При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.

56. В конце текста архивных справок, приводятся ссылки на источники, послужившие основанием для ее составления, точно указываются номер фонда, описи, дел, листов. Первый экземпляр положительной архивной справки печатается на листе с угловым штампом в левом верхнем углу с реквизитами архива, подписывается Руководителем аппарата Администрации и исполнителем, скрепляется печатью. Второй экземпляр печатается на стандартном листе бумаги формата А4 и А5 и подписывается исполнителем.

Изготовленные архивные справки заверяются специалистом Архива и передаются для выдачи заявителю или его представителю не позднее чем за день до истечения, установленного для подготовки документа, срока.

57. Архивные справки готовятся в течение 27 дней со дня регистрации заявления.

58. В случае обнаружения ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, заявитель вправе обратиться в Администрацию с заявлением об их устранении. Заявление после регистрации в течение суток передается непосредственно исполнителю. Специалист Архива в установленном порядке устраняет допущенные ошибки в срок не позднее 5 рабочих дней. Исправленный документ выдается в порядке, установленном регламентом.