Постановление Совета Министров Луганской Народной Республики от 21 марта 2017 г. N 109/17 "Об утверждении Правил организации делопроизводства, комплектования, хранения, учета и использования документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях, организациях" (с изменениями и дополнениями)

Постановление Совета Министров Луганской Народной Республики от 21 марта 2017 г. N 109/17
"Об утверждении Правил организации делопроизводства, комплектования, хранения, учета и использования документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях, организациях"

С изменениями и дополнениями от:

23 июля 2019 г., 14 декабря 2021 г.

В соответствии со статьями 28, 41, 45 Закона Луганской Народной Республики от 25.06.2014 N 14-I "О системе исполнительных органов государственной власти Луганской Народной Республики" (с изменениями), Совет Министров Луганской Народной Республики постановляет:

1. Утвердить прилагаемые Правила организации делопроизводства, комплектования, хранения, учета и использования документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях, организациях.

2. Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования.

Председатель Совета Министров Луганской Народной Республики

С.И. Козлов

УТВЕРЖДЕНЫ
постановлением Совета Министров
Луганской Народной Республики
от 21 марта 2017 года N 109/17

Правила
организации делопроизводства, комплектования, хранения, учета и использования документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях, организациях

С изменениями и дополнениями от:

23 июля 2019 г., 14 декабря 2021 г.

I. Общие положения

1.1. Правила организации делопроизводства, комплектования, хранения, учета и использования документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях, организациях (далее - Правила) разработаны в соответствии с законодательством Луганской Народной Республики.

Правила устанавливают единые требования по созданию управленческих документов и работы со служебными документами, а также порядок их комплектования, хранения, учета и использования в государственных органах, органах местного самоуправления, музеях, библиотеках, на предприятиях, в учреждениях и организациях, независимо от форм собственности (далее - организация).

Правила являются нормативным правовым актом, обязательным для исполнения всеми организациями.

1.2. В Правилах термины употребляются в следующих значениях:

архив - структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов;

архивная выписка - документ архива, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием поисковых данных (номера фонда, описи, дела, листов);

архивная справка - оформленный в соответствии с требованиями законодательства Луганской Народной Республики документ архива организации, содержащий информацию о предмете запроса на основании архивных документов с указанием их поисковых данных;

архивное учреждение - самостоятельное структурное подразделение (архивное управление, архивный отдел) исполнительного органа государственной власти, органа местного самоуправления с правом юридического лица, осуществляющее формирование, комплектование, учет и хранение документов Архивного фонда Луганской Народной Республики, архивных документов, накопленных в процессе документирования служебных, трудовых и иных правоотношений юридических и физических лиц, использование сведений, содержащихся в них, а также управленческую, научно-исследовательскую и информационную деятельность в сфере архивного дела и делопроизводства;

архивный каталог (архивная картотека) - архивный справочник, в котором информация систематизирована в соответствии с выбранной схемой классификации;

архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой;

Архивный фонд Луганской Народной Республики - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих историю материальной и духовной жизни общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов, проживающих на территории Луганской Народной Республики, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению;

бланк служебного документа - унифицированная форма служебного документа с напечатанной постоянной информацией и наличием места для фиксирования переменной информации;

ведомственный (отраслевой) перечень документов - перечень видов документов, образованных в процессе профильной деятельности всех организаций определенной отрасли или сферы деятельности, со сроками их хранения;

выписка - копия части текста письменного документа;

дело - совокупность документов или отдельный документ, которые относятся к одному участку деятельности организации или одному вопросу;

делопроизводство - совокупность процессов, обеспечивающих документирование управленческой информации и организацию работы со служебными документами;

документ - официальный документ, созданный организацией или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот;

документ Архивного фонда Луганской Народной Республики - архивный документ, который прошел экспертизу ценности документов, подлежащий государственному учету и постоянному хранению;

документальный фонд - совокупность служебных документов, накопившихся или собранных в процессе деятельности организации, состав и процесс формирования которой определяют ее нормативные документы;

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

документооборот в организации - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

единица учета архивных документов - единица измерения количества архивных документов;

единица хранения архивных документов - учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение;

зона комплектования - административно-территориальная единица, на территории которой находятся юридические и физические лица, и (или) сфера общественных отношений, на которые распространяются полномочия Государственной архивной службы Луганской Народной Республики, архивных учреждений;

инструкция по делопроизводству - обязательный нормативный акт, регламентирующий содержание и организацию выполнения процессов по делопроизводству организации;

источники комплектования - юридические и физические лица, являющиеся образователями или собственниками документов Архивного фонда Луганской Народной Республики, подлежащих передаче в Государственную архивную службу Луганской Народной Республики, архивные учреждения в обязательном порядке или на основании соглашения;

источники формирования Архивного фонда Луганской Народной Республики - организации, являющиеся создателями или владельцами документов Архивного фонда Луганской Народной Республики;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки;

номенклатура дел - обязательный для каждой организации систематизированный перечень наименований дел, которые формируются в его делопроизводстве, с указанием сроков хранения дел;

обособленное подразделение - филиал, представительство, отделение или другое обособленное подразделение, не имеющее статуса юридического лица и осуществляющее свою деятельность от имени юридического лица - резидента;

орган высшего уровня - организация, осуществляющая функции управления к непосредственно подчиненным ей организациям;

опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания;

организационно-распорядительная документация - унифицированная подсистема управленческой документации, обеспечивающая организацию процессов управления и управленческого труда;

оригинал документа - экземпляр документа, имеющий оригинальную подпись должностного (служебного) лица организации;

перечень типовых документов - перечень видов документов, образованных при выполнении общих для всех организаций функций управления, со сроками их хранения;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

распорядители документов государственных органов Украины, органов местного самоуправления, предприятий, организаций, учреждений, функционировавших на территории Луганской области - государственные органы, органы местного самоуправления, предприятия, учреждения, организации Луганской Народной Республики (независимо от форм собственности) с аналогичными функциями, имеющие право выдачи справок социально-правового характера, копий, выписок из документов вышеуказанных юридических лиц (далее - распорядитель);

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе в установленных регистрационных формах;

реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

служба делопроизводства - структурное подразделение или ответственное лицо организации, обеспечивающее регистрацию, учет, организацию документооборота служебных документов, хранения документального фонда или его части до передачи на хранение в архив организации;

служебный документ - официально зарегистрированный службой делопроизводства или соответствующим образом заверенный документ, полученный или созданный организацией в процессе ее деятельности и имеющий соответствующие реквизиты;

срок хранения документа - период обязательного хранения служебного документа, определенный в результате проведения экспертизы его ценности в соответствии с законодательством Луганской Народной Республики;

указатель - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень объектов или явлений, упоминаемых в архивных документах, с указанием их поисковых данных;

уникальный документ - особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и/или его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и/или автографичности;

управленческий документ - служебный документ, направленный на выполнение организацией функций, обеспечивающих ее деятельность (к управленческим документам относятся организационно-распорядительные, первично-учетные, банковские, финансовые, отчетно-статистические, плановые, ресурсные и другие);

учет архивных документов - установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах;

учетный документ - документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета;

фондообразователь - организация, в результате деятельности которой образовались документальный и соответственно архивный фонды;

формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Луганской Народной Республики или исключения из него, проведения денежной оценки документов, отнесения их к уникальным.

1.3. Особенности организации делопроизводства со служебными документами, содержащими информацию ограниченного доступа (документы для служебного пользования), а также организации электронного документооборота с применением электронной цифровой подписи, работы с электронными документами и их подготовки к передаче на архивное хранение определяются другими нормативными правовыми актами Луганской Народной Республики.

1.4. Требования к оформлению законопроектов предусматриваются другими нормативными документами Луганской Народной Республики.

1.5. Требования Правил по работе с первично-учетной, банковской, финансовой, отчетно-статистической, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также в подготовке документов для передачи на архивное хранение.

1.6. Требования Правил по обеспечению сохранности, учета и использования документов распространяются на архивы, хранящие документы с бумажными носителями информации.

Архивы, хранящие научно-технические, аудиовизуальные, электронные документы, руководствуются вышеуказанными Правилами в части общих для архивов норм по организации их работы, проведения экспертизы ценности документов и оформления ее результатов.

Условия работы архивов, хранящих научно-технические, аудиовизуальные, электронные документы, определяются другими нормативными правовыми актами.

1.7. Руководитель организации несет ответственность за сохранность служебных документов и информации, которую они содержат, функционирование системы защиты документального фонда от незаконного доступа, потерю и несанкционированное уничтожение документов, нарушение правил пользования документами, а также за организацию делопроизводства.

За содержание, качество подготовки и оформления на должном уровне документов, а также организацию делопроизводства и хранения документов в структурных подразделениях несут ответственность их руководители.

1.8. Ведение делопроизводства в организации возлагается на структурное подразделение, отвечающее за организацию делопроизводства, такое как общий отдел, канцелярия и другой, или лицо, ответственное за делопроизводство в организации, - секретаря, делопроизводителя (далее - служба делопроизводства).

1.8.1. Основной задачей службы делопроизводства является установление в организации единого порядка документирования управленческой информации и работы с документами с применением современных автоматизированных систем, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях организации.

1.8.2. Служба делопроизводства в соответствии с возложенными на нее задачами:

1) разрабатывает инструкцию по делопроизводству и номенклатуру дел организации;

2) осуществляет регистрацию и ведет учет документов;

3) организовывает документооборот, формирование дел, их хранение и подготовку к передаче в архив организации или лицу, ответственному за ведение архива организации (далее - архив организации);

4) обеспечивает внедрение и контролирует соблюдение структурными подразделениями организации требований инструкции по делопроизводству организации;

5) принимает меры для уменьшения объема служебной переписки в организации и на предприятиях, в учреждениях, входящих в сферу ее управления;

6) проводит регулярно проверку состояния делопроизводства в структурных подразделениях организации, а также на предприятиях, в учреждениях, входящих в сферу ее управления;

7) принимает участие во внедрении и использовании информационно-телекоммуникационной системы делопроизводства в организации;

8) осуществляет контроль за своевременным рассмотрением и прохождением документов в организации;

9) обеспечивает соблюдение единых требований к подготовке документов и организации работы с ними в условиях электронного документооборота;

10) проводит анализ информации о документообороте, необходимой для принятия управленческих решений;

11) организовывает сохранность документального фонда организации и его использование;

12) инициирует и принимает участие в организации повышения квалификации работников организации по вопросам делопроизводства;

13) заверяет гербовой (основной) печатью документы, подписанные руководством организации.

1.8.3. Организация делопроизводства в структурных подразделениях организации возлагается на специально назначенное лицо, в должностном регламенте которого определяются данные обязанности.

1.8.4. Ведение делопроизводства в организации осуществляется на бумажных носителях или с использованием прикладного программного обеспечения, обеспечивающего автоматизацию системы документооборота (далее - ППО АСД).

Организации ведут делопроизводство в соответствии с утвержденной инструкцией по делопроизводству организации. При разработке инструкции по делопроизводству организации руководствуются настоящими Правилами.

1.9. Архив является самостоятельным структурным подразделением или входит в состав службы делопроизводства организации.

В малочисленных организациях назначается лицо, ответственное за ведение архива организации.

Архив организации работает на основании положения о нем, которое согласовывается и утверждается в соответствии с законодательством Луганской Народной Республики.

1.10. Служба делопроизводства, если она является самостоятельным подразделением, работает на основании положения о ней, которое согласовывается и утверждается в соответствии с законодательством Луганской Народной Республики.

Если функции ведения делопроизводства в организации возложены на ответственное лицо, в его должностном регламенте определяются данные обязанности, права и ответственность.

1.11. Руководство организации обязано обеспечить архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.

1.12. Материальный носитель информации управленческого документа, способы и средства ее фиксации должны обеспечивать сохранность документа в течение определенного срока его хранения.

1.13. Собственником управленческого документа является организация, которая создала или получила этот документ и внесла его в состав документального фонда.

1.14. Спорные вопросы относительно права собственности на управленческие документы решаются в судебном порядке.

1.15. Изъятие (выемка) оригиналов служебных документов из документального и архивного фондов организации должно быть временным и только в случаях, предусмотренных законодательством Луганской Народной Республики. В случае изъятия (выемки) оригиналов документов в организации обязательно остаются копии этих документов, заверенные в соответствии с пунктами 2.10.7, 12.4.5 Правил, и протокол изъятия (выемки).

Документы Архивного фонда Луганской Народной Республики (далее - Архивный фонд ЛНР), изъятые в соответствии с законодательством Луганской Народной Республики по мотивированному решению следователя, судьи, суда, подлежат обязательному возврату организации не позднее, чем через один год после окончания производства по делу.

II. Документирование управленческой информации

2.1. Общие требования к созданию управленческих документов

2.1.1. Документирование управленческой информации заключается в создании документов, в которых фиксируется информация с соблюдением установленных правил об управленческих действиях.

Создаваемые управленческие документы должны соответствовать правовому статусу организации.

Право на создание, подписание, согласование, утверждение документов определяется актами законодательства, положениями (уставами) организаций, положениями о структурных подразделениях и должностными регламентами (инструкциями).

2.1.2. Управленческие документы организации по их названию, форме и составу реквизитов должны соответствовать унифицированным формам, которые устанавливаются стандартами, нормативными правовыми актами Луганской Народной Республики.

2.1.3. Организационно-распорядительная документация является одним из классов управленческой документации и делится на:

организационную, содержащую правила, нормы, определяющие статус, компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав организации, функциональное содержание деятельности организации и ее подразделений (положение или устав организации, положения о структурных подразделениях организации, должностные регламенты (инструкции), штатные расписания, договоры и т.п.);

распорядительную, фиксирующую решение нормативно-правового или организационно-распорядительного характера по основным вопросам деятельности организации, административно-хозяйственных или по личному составу вопросов (постановления, решения, приказы, распоряжения);

информационно-аналитическую, содержащую информацию, на основании которой принимаются определенные управленческие решения (акты, справки, докладные записки, заявления, объяснительные записки, протоколы, служебные письма и т.д.).

2.1.4. Право на издание определенного вида распорядительного документа (постановления, решения, приказа, распоряжения) закреплено в положении (уставе) организации и обусловлено правовым статусом организации и порядком принятия управленческих решений (на основании единоначалия или коллегиальности).

В организациях, действующих на основе коллегиальности, их руководители имеют право принимать единоначальные решения по узким вопросам и издавать в пределах своей компетенции другие виды распорядительных документов.

2.1.5. Совместные распорядительные документы организаций, издающих одинаковые по форме документы (постановления, решения, приказы, распоряжения), издаются в соответствующей форме.

Совместные распорядительные документы организаций, уполномоченных издавать разные по форме документы, издаются в форме решения, которое имеет правовую силу распорядительного документа каждой организации, принимающей этот документ.

2.1.6. Распорядительный документ может быть отменен (изменен, дополнен) только новым распорядительным документом.

2.1.7. Проекты распорядительных документов, затрагивающих интересы других организаций, должны предварительно согласовываться с ними. В случае разногласий к проекту прилагаются замечания или суть разногласий указывается в сопроводительном письме.

2.1.8. Ход обсуждения вопросов и решений, принимаемых на заседаниях коллегиальных органов (коллегиях, советах, собраниях, совещаниях), фиксируется в протоколе. Протокол составляется на основании записей, сделанных во время заседания (стенограмм, фонограмм), и документов, подготовленных к заседанию (текстов и тезисов докладов и выступлений, справок, проектов постановлений или решений, повестки дня, списка приглашенных и т.д.).

2.1.9. В пределах компетенции организации могут направлять письма при выполнении оперативных связей с органами высшего уровня, функциональными органами, подчиненными и другими организациями, а также гражданами.

Необходимо избегать переписки между структурными подразделениями и применять устные разъяснения, решение вопросов по телефону.

2.1.10. Распорядительные документы вышестоящих органов или других организаций доводятся до сведения подчиненных организаций и структурных подразделений в форме, установленной автором документа. Если способ не указан, организация решает этот вопрос самостоятельно.

Организационные и распорядительные документы организации доводятся до исполнителей в виде копий или выписок.

Протокольные решения коллегиальных органов доводятся до исполнителей в форме, установленной положением об этих органах.

Документы без адресной части (планы, отчеты, справки, акты и т.д.) и документы, подлежащие возврату, электронные носители информации направляются с сопроводительным письмом.

2.1.11. Оформление реквизитов организационно-распорядительной документации и порядок их расположения должны соответствовать унифицированным формам, которые устанавливаются стандартами, нормативными правовыми актами Луганской Народной Республики.

Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности организации, являются:

а) Государственный герб Луганской Народной Республики (для государственных органов);

б) наименование органа высшего уровня (при наличии);

в) наименование организации;

г) наименование должности;

д) справочные данные об организации;

е) наименование вида документа;

ж) дата документа;

з) регистрационный номер документа;

и) ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;

к) место составления (издания) документа;

л) гриф ограничения доступа к документу;

м) адресат;

н) гриф утверждения документа;

о) указания по исполнению документа (резолюция);

п) заголовок к тексту;

р) текст документа;

с) отметка о контроле;

т) отметка о приложении;

у) подпись;

ф) отметка об электронной подписи;

х) гриф согласования документа;

ц) виза;

ч) печать;

ш) отметка о заверении копии;

щ) отметка об исполнителе;

э) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

ю) отметка о поступлении документа;

я) ссылка на документ.

Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

2.1.12. Во время подготовки, оформления и/или обработки документов применяют реквизиты, соответствующие назначению документа или способу его обработки.

На документах, подлежащих возврату, отметки об их обработке в организации не проставляют.

2.1.13. Организации осуществляют делопроизводство на русском языке, кроме случаев, предусмотренных законодательством Луганской Народной Республики.

Документы, которые направляются иностранным адресатам, оформляют на русском языке или на языке государства-адресата, или на одном из языков международного общения.

2.1.14. Ограничение доступа к информации, которую содержат управленческие документы, и предоставления им соответствующих грифов ("Для служебного пользования", "Конфиденциально", "Секретно") осуществляются в соответствии с законодательством Луганской Народной Республики.

2.2. Бланки документов

2.2.1. Организационно-распорядительные документы, создаваемые в организации, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

Бланки служебных документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля: 30 мм - левое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее; 10 мм - правое.

Образцы бланков служебных документов утверждаются распорядительным документом организации.

2.2.2. Организации разрабатывают бланки документов структурных подразделений, обособленных подразделений и бланки документов должностного лица в том случае, если руководитель структурного подразделения, обособленного подразделения или должностное лицо имеют право подписывать документы в пределах их полномочий.

На бланках должностных лиц и бланках структурных подразделений, не являющихся юридическими лицами, отсутствует изображение гербов, эмблем или товарного знака (знака обслуживания).

2.2.3. Организации, осуществляющие переписку с постоянными иностранными корреспондентами, могут изготавливать бланки, реквизиты которых указываются на двух языках: слева - на русском, справа - на иностранном. Бланки, содержащие реквизиты на иностранном языке, использовать в пределах Луганской Народной Республики не рекомендуется.

2.2.4. Бланки изготавливаются типографским способом или с помощью компьютерной техники.

Для изготовления бланка разрабатывается его макет в масштабе 1:1, на котором должны быть нанесены постоянные реквизиты бланка, необходимые отметки для переменных реквизитов, а также указаны размеры зон расположения реквизитов.

2.2.5. Решение о способе изготовления бланков и необходимости их учета принимает руководитель в зависимости от характера деятельности организации.

Виды бланков, применяемых в организации, порядок их учета и хранения определяются инструкцией по делопроизводству организации.

Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) руководителя организации. Соответствующие предложения вместе с образцами предлагаемых бланков вносятся руководителю организации службой делопроизводства.

2.2.6. Обязательному учету подлежат пронумерованные бланки. Порядковые номера проставляют нумератором, печатным или иным способом в нижней левой части лицевой или оборотной стороны бланка.

Каждый вид пронумерованного бланка учитывается в журнале учета и выдачи бланков документов (приложение N 1) или другой регистрационной форме.

Бланки документов должны использоваться строго по назначению и храниться в сейфах, шкафах, которые закрываются и опечатываются. Передача бланков другим организациям и лицам не допускается.

Уничтожение испорченных бланков осуществляется в установленном порядке по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме.

2.2.7. Лица, отвечающие за учет, хранение и использование бланков, назначаются руководителем организации, о чем издается распорядительный документ.

2.2.8. Некоторые внутренние документы (заявления работников, докладные записки, справки и т.п.) и документы, создаваемые от имени нескольких организаций, оформляются не на бланках.

Совместные распорядительные документы и письма оформляются на чистых листах бумаги с указанием наименований организаций на одном уровне, а названия вида документа - посередине. Слева указывается дата, справа - регистрационный индекс (номер). При этом изображение гербов, эмблем, товарных знаков (знаков обслуживания) не отображаются.

2.3. Печати

2.3.1. Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе.

Право на применение гербовых печатей (для организаций, которые имеют право использовать государственную символику) или печатей организации с указанием наименования организации и идентификационного кода (далее - печать организации) закреплено в положении (уставе) организации и обусловлено ее правовым статусом.

На документах, удостоверяющих права граждан и юридических лиц, на которых фиксируется факт расходования средств и проведения операций с материальными ценностями, подпись должностного (ответственного) лица скрепляется печатью организации.

2.3.2. В организациях разрешается также применять печати структурных подразделений (службы делопроизводства, бухгалтерии, кадровой службы и т.п.), печати для отдельных категорий документов (для копий, пропусков, конвертов и т.п.), а также металлические печати - для опечатывания помещений, шкафов, сейфов.

2.3.3. Организации могут при необходимости применять штампы с полным наименованием организации и другими реквизитами бланка.

2.3.4. В инструкции по делопроизводству организации определяются виды и количество используемых печатей и штампов, перечень документов, подписи на которых в соответствии с законодательством Луганской Народной Республики необходимо скреплять печатью организации, и порядок применения печатей.

2.3.5. Распорядительным документом руководителя организации определяются порядок использования, место хранения печати организации и должностные лица, ответственные за ее хранение, а также перечень должностных лиц, подписи которых скрепляются печатью организации.

2.3.6. Право заверения документов и их копий может предоставляться должностным и другим лицам на основании доверенности.

2.3.7. В должностных регламентах (инструкциях) определяются полномочия по удостоверению документов и их копий.

2.3.8. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.

2.3.9. Учет всех печатей и штампов, применяемых в организации, ведется в журнале по форме, приведенной в приложении N 2 к Правилам.

Выдача печатей, штампов должностным лицам осуществляется под подпись в журнале.

2.3.10. Печати хранятся в шкафах (сейфах), которые надежно закрываются и опечатываются.

2.3.11. Проверка наличия печатей и штампов осуществляется ежегодно комиссией, назначенной распорядительным документом руководителя организации, и оформляется актом.

2.4. Датирование управленческих документов

2.4.1. Датой документа является дата его подписания (приказы, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол, акт).

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: число, месяц, год. Число и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами: 04.06.2016, 29.07.2016.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 05 апреля 2016 г., 16 августа 2016 года.

2.4.2. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.). Дата ставится ниже подписи слева.

В документах, составленных не на бланке (заявления работников, докладные записки, справки и т.д.), дата проставляется автором документа ниже подписи.

2.4.3. Датой документа, издаваемого совместно двумя или более организациями, является дата более поздней подписи.

2.5. Согласование управленческих документов

2.5.1. В случае возникновения необходимости в проведении оценки целесообразности создания документа, его обоснованности и соответствия законодательству Луганской Народной Республики осуществляется согласование проекта документа.

2.5.2. Согласование может осуществляться как в организации должностными лицами, которые в соответствии с их компетенцией решают вопросы, затронутые в проекте документа (внутреннее согласование), так и за ее пределами другими заинтересованными организациями (внешнее согласование).

2.5.3. Внутреннее согласование проекта документа оформляется путем проставления визы. Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ.

2.5.4. Визы проставляются на экземплярах документов, которые остаются в организации. Проекты распорядительных документов визируются на первом экземпляре.

В некоторых случаях допускается полистное визирование документов. Виды документов, требующих полистного визирования, указываются в инструкции по делопроизводству организации.

2.5.5. Замечания и предложения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем на проекте делается соответствующая отметка.

О наличии замечаний обязательно сообщают лицу, которое подписывает документ.

2.5.6. Перечень должностных лиц, визирующих документ в организации, определяет работник, который создает документ, исходя из его содержания.

2.5.7. Внутреннее согласование проекта документа в зависимости от его содержания производится в следующей последовательности:

работником, который подготовил документ;

руководителем структурного подразделения, в котором он создан;

должностными лицами, которые указаны в проекте документа как исполнители;

финансовым подразделением или главным бухгалтером (бухгалтером) (если проект документа касается финансовых вопросов);

руководителем юридической службы (юристом) (в случае согласования проектов нормативных правовых актов, организационных и распорядительных документов организации);

заместителем руководителя организации, отвечающим за вопрос, который содержится в проекте документа.

2.5.8. Порядок визирования определенных видов документов определяется инструкцией по делопроизводству в организации.

2.5.9. За содержание документа, который визируется несколькими лицами, данные лица несут ответственность в соответствии с компетенцией.

2.5.10. Если в процессе визирования в проект документа внесены существенные изменения, он подлежит доработке, перепечатыванию и повторному визированию.

2.5.11. Внешнее согласование проектов документов может быть оформлено листом согласования, грифом согласования, справкой о согласовании или предоставлением протокола обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа.

2.5.12. Согласование проекта документа с другими организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

2.5.13. Лист согласования составляется в случае, если содержание документа касается более трех организаций, о чем ставится отметка в документе на месте грифа согласования, например:

Лист согласования прилагается.

2.5.14. Лист согласования оформляется по следующей форме:

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ Название проекта документа
Наименование должности	Подпись	Инициалы, фамилия
Дата Подпись должностного лица скрепляется печатью организации.

2.5.15. Каждая из организаций, которой направлен проект документа на согласование, может предоставлять отдельный лист согласования, или лист согласования передается заинтересованным организациям в последовательности, определенной организацией - автором проекта документа.

Лист или листы согласования хранятся вместе с документом, который был согласован.

2.5.16. Внешнее согласование в случае необходимости, определенной законодательством Луганской Народной Республики, осуществляется в следующей последовательности:

с организациями одинакового уровня и другими организациями;

общественными организациями;

органами, осуществляющими государственный контроль в определенной сфере;

организациями высшего уровня.

2.6. Утверждение управленческих документов

2.6.1. Утверждение управленческих документов осуществляется лично должностным лицом (должностными лицами) в соответствии с его (их) полномочиями или распорядительным документом организации с указанием на документе грифа утверждения, оформленного соответствующим образом.

2.6.2. Положения (уставы) организации, положения о структурных подразделениях, инструкции, правила, порядки и другие документы нормативно-правового или нормативного характера утверждаются распорядительным документом организации.

2.6.3. Должностным лицом лично утверждаются документы, не требующие дополнительных указаний, заданий по их внедрению или выполнению (протоколы, акты, планы, отчеты, сметы, штатные расписания, должностные регламенты (инструкции), программы и т.п.).

2.6.4. Перечни видов документов, которые утверждаются должностным лицом (должностными лицами), определяются инструкцией по делопроизводству организации.

2.6.5. При утверждении документа должностным лицом, гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Гриф утверждения проставляется в верхнем правом углу документа.

2.6.6. При утверждении документа приказом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, согласованного в роде и числе утверждаемого документа (например: инструкция УТВЕРЖДЕНА, положение УТВЕРЖДЕНО), наименования вида документа в творительном падеже, его даты и номера.

2.7. Подписание управленческих документов

2.7.1. Должностные лица подписывают документы в пределах своих полномочий, определенных в положениях (уставах) организации, положениях о структурных подразделениях, должностных регламентах (инструкциях), распорядительном документе о распределении обязанностей между руководителем и заместителями и т.п. В указанных документах определяется также порядок подписания документов другими лицами в случае отсутствия руководителя организации и должностных лиц, уполномоченных их подписывать.

Право подписания документов может предоставляться должностным и другим лицам на основании доверенности.

2.7.2. Подпись состоит из наименования должности лица, которое подписывает документ (полного - если документ оформлен не на бланке, сокращенной - на документе, напечатанном на бланке), личной подписи, инициалов и фамилии. Разрешается в реквизите "Подпись" после наименования должности лица указывать ученое звание, научную степень.

В случае оформления документа на бланке должностного лица наименование должности в подписи не указывают.

2.7.3. При создании документов подписывается один экземпляр документа, являющийся оригиналом. Исключение составляют некоторые виды документов (например: акты, договоры, которые создаются в нескольких экземплярах, каждый из которых имеет силу оригинала).

2.7.4. В случае направления документа одновременно нескольким организациям одинакового или высшего уровня руководитель подписывает все его экземпляры.

Если документ направляется одновременно нескольким подчиненным организациям, подписывается экземпляр, который остается в деле организации - автора, а на места рассылаются заверенные службой делопроизводства его копии.

2.7.5. Две или более подписей ставят, если за содержание документа несут ответственность несколько лиц. При этом подписи должностных лиц размещаются одна под другой в соответствии с подчиненностью.

2.7.6. Совместные документы нескольких организаций подписываются руководителями этих организаций. Их подписи размещаются на одном уровне и скрепляются печатями организаций.

2.7.7. Документы коллегиальных органов (решения, постановления) подписывает председатель коллегиального органа.

Протокол подписывают председательствующий на заседании коллегиального органа и секретарь.

2.7.8. Документы, составленные комиссией, подписывают председатель комиссии и все члены комиссии.

2.7.9. Документы, подлежащие утверждению (инструкции, положения, правила и т.д.), подписывает должностное лицо, ответственное за их подготовку.

2.7.10. В случае отсутствия должностного лица, название должности, фамилия, инициалы которого указаны на проекте документа, его подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. В таком случае обязательно указываются фактическая должность, инициалы, фамилия лица, подписавшего документ. При этом исправления вносят рукописным способом, если документ невозможно перепечатать. Не допускается при подписании документа ставить предлог "За" или правостороннюю косую черту перед названием должности.

Добавление к названию должности руководителя слов "Исполняющий обязанности" или "И.о." осуществляется в случае замещения руководителя на основании распорядительного документа.

2.7.11. Удостоверение электронного документа осуществляется с помощью электронной цифровой подписи в соответствии с законодательством Луганской Народной Республики.

2.7.12. Факсимильное воспроизведение подписи должностного лица на организационно-распорядительных, финансовых, бухгалтерских документах с помощью механического или иного копирования не допускается.

2.8. Общие требования к тексту управленческих документов

2.8.1. Текст управленческого документа должен быть четким, конкретным, лаконичным, информативным и соответствовать орфографическим, лексическим, морфологическим, синтаксическим, стилистическим, пунктуационным нормам.

2.8.2. Текст документа должен касаться того вопроса, который сформулирован в заголовке к тексту, четко отражать причину и цель создания документа, раскрывать суть конкретного дела, содержать аргументированные доказательства, выводы, предложения.

2.8.3. При составлении документов употребляется деловой стиль, для которого характерен нейтральный тон изложения, лишенный образности, эмоциональности и индивидуальных авторских черт.

2.8.4. Текст документа оформляют в виде сплошного связного текста или анкеты, или таблицы, или путем сочетания этих форм.

Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и используется при составлении организационно-распорядительных документов.

Сплошной связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой (вступительной) части указываются основание и цель составления документа. Во второй (заключительной) части - выводы, предложения, решения, просьбы. В отдельных случаях документ может после вступительной части содержать мотивированную часть, в которой обосновывается позиция организации.

2.8.5. В тексте документа, подготовленного в соответствии с документами других организаций или ранее выданными документами, указываются его реквизиты в такой последовательности: название вида документа, наименование организации - автора документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту.

2.8.6. Тексты сложных и больших по объему документов могут делиться на такие структурные единицы: разделы, главы, подразделы, пункты, подпункты, части и пр.

Разделы, главы должны иметь заголовки. Заголовки разделов, глав имеют сквозную порядковую нумерацию в пределах всего документа, обозначенную римскими цифрами с точкой. Заголовки разделов, глав печатаются шрифтом Times New Roman 14 размером (кеглем) полужирным шрифтом и располагаются по центру строки документа. Точка в конце заголовка не ставится.

Подразделы должны иметь заголовки. Заголовки подразделов нумеруются в пределах каждого раздела. Номер подраздела состоит из номеров раздела и подраздела, обозначенного арабскими цифрами, разделенных точкой. В конце номера подраздела также ставится точка. Заголовки подразделов печатаются шрифтом Times New Roman 14 размером (кеглем) полужирным шрифтом и располагаются по центру строки документа. Точка в конце заголовка не ставится.

Разделы, как и подразделы, могут состоять из одного или нескольких пунктов, которые также нумеруются.

Разделы, главы и подразделы отделяются друг от друга междустрочным интервалом с множителем 1.5. Все остальные структурные единицы отделяются междустрочным интервалом с множителем 1.

Если документ имеет подразделы, то нумерация пунктов должна быть в пределах подраздела и отражаться арабскими цифрами. Номер пункта должен состоять из номеров раздела, подраздела и пункта, разделенных точками. В конце номера пункта также ставится точка, например: 1.2.1, 2.2.2 и т.д. Если документ не имеет подразделов, номер пункта должен состоять из номеров раздела и пункта, разделенных точкой. В конце номера пункта также ставится точка, например: 2.1, 3.1 и т.д. Пункты записывают с абзаца.

Если документ содержит до 5 разделов включительно, то пункты имеют сквозную порядковую нумерацию в пределах всего документа, а подпункты нумеруются в пределах пункта.

Если документ содержит более 5 разделов, то нумерация пунктов производится внутри раздела.

Пункты, как правило, заголовков не имеют. Пункты при необходимости могут быть разбиты на подпункты. Нумерация подпунктов должна быть в пределах каждого пункта и отражаться арабскими цифрами. Номер подпункта должен состоять из номеров раздела, подраздела, пункта, подпункта, например: 4.2.1.1, 4.2.1.2 и т.д. Подпункты записывают с абзаца.

Если документ подразделяется только на пункты, они имеют сквозную порядковую нумерацию в пределах всего документа. Внутри пунктов или подпунктов могут быть абзацы. Абзацы пунктов и подпунктов начинаются без какой-нибудь отметки (дефис, точка и т.п.).

2.8.7. Форма анкеты используется в случае изложения в цифровом или словесном виде информации об одном объекте по определенному объему признаков. Постоянной информацией в анкете являются обобщенные признаки, по которым проводится описание объекта, а переменной - конкретные характеристики.

2.8.8. Табличная форма документа используется в случае изложения в цифровом или словесном виде информации о нескольких объектах по ряду признаков.

Заголовки граф таблицы пишутся с большой буквы, подзаголовки - со строчной буквы, если они составляют одно целое с заголовком, и с большой - если подзаголовок имеет самостоятельное значение. Точки в конце заголовков и подзаголовков граф не ставятся. Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы должны быть представлены существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения и сокращения.

Графы таблицы, которые размещаются на нескольких страницах, нумеруются. На второй и последующих страницах таблицы указываются номера граф, а также в верхнем правом углу - слова "Продолжение таблицы".

2.8.9. В организациях, действующих по принципу единоначалия, текст распорядительного документа излагается от первого лица (ПРИКАЗЫВАЮ - в приказах).

В распорядительных документах организаций, действующих по принципу коллегиальности, применяется форма изложения текста от третьего лица единственного числа (ПОСТАНОВЛЯЕТ, РЕШАЕТ).

В совместных распорядительных документах используется форма изложения текста от первого лица множественного числа (ПРИКАЗЫВАЕМ, ПОСТАНОВЛЯЕМ, РЕШАЕМ).

В протоколах применяется форма изложения текста от третьего лица множественного числа по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ (ОДОБРИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ).

В переписке применяется форма изложения текста от первого лица множественного числа (считаем, направляем, просим, предлагаем) или от третьего лица единственного числа ("институт не возражает", "Министерство считает необходимым").

В документах, составленных должностным лицом и адресованных руководителю организации или структурного подразделения (докладная записка, пояснительная записка, заявление), применяется форма изложения текста от первого лица единственного числа (предлагаю, считаю, прошу).

2.9. Особенности подготовки и оформления распорядительных документов

2.9.1. Подготовку распорядительного документа может инициировать руководитель организации или любое структурное подразделение.

Если инициатором подготовки распорядительного документа является структурное подразделение, то необходимость его издания должна быть обоснована в докладной записке. Решение руководителя выражается резолюцией.

2.9.2. Все распорядительные документы, за исключением совместных, оформляются на бланке с указанием его конкретного вида (постановление, решение, приказ, распоряжение).

2.9.3. Содержание распорядительного документа кратко излагается в заголовке, который начинается с предлога "О" ("Об") и составляется при помощи отглагольного существительного ("Об утверждении...", "О введении...", "О принятии на работу...") или существительного ("Об итогах...", "О кадровых вопросах...").

2.9.4. Структура текста распорядительного документа, как правило, состоит из двух частей - констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части указываются основание и цель издания распорядительного документа. Указанная часть может начинаться со слов "Во исполнение", "В целях" и другие. Если документ издается на основании другого распорядительного документа, в констатирующей части указываются название вида этого документа, его автор, дата, номер и заголовок. Точка в конце констатирующей части не ставится.

Констатирующая часть может быть опущена, если распорядительная часть не нуждается в обосновании, например в распорядительных документах по личному составу.

2.9.5. Констатирующая часть завершается глаголом (в зависимости от вида распорядительного документа), который печатается вразрядку, после чего ставится двоеточие.

2.9.6. Распорядительная часть делится на пункты, подпункты, абзацы.

Пункты записываются с абзаца, имеют сквозную нумерацию в пределах всего документа, которая отражается арабскими цифрами. В конце номера пункта ставится точка. Пункты при необходимости могут быть разбиты на подпункты.

Подпункты записываются с абзаца, нумеруются в пределах каждого пункта и отражаются арабскими цифрами. Номер подпункта должен состоять из номеров пункта и подпункта, разделенных точкой. В конце номера пункта также ставится точка.

Внутри подпунктов могут быть абзацы. Абзацы подпунктов начинаются без какой-нибудь отметки (дефис, точка и т.п.).

Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

В каждом пункте должны быть указаны исполнители (структурные подразделения или конкретные должностные лица), конкретные задачи (поручения) и сроки их выполнения. Исполнители могут быть названы также обобщенно, например: "начальникам структурных подразделений". При этом не употребляется написание неконкретных поручений, которые содержат слова "ускорить", "улучшить", "активизировать", "обратить внимание" и другие.

2.9.7. В распорядительных документах по личному составу распорядительная часть начинается с глагола в форме инфинитива: "ПРИНЯТЬ", "НАЗНАЧИТЬ", "ПЕРЕВЕСТИ", "УВОЛИТЬ", "КОМАНДИРОВАТЬ", "ПРЕДОСТАВИТЬ", "ОБЪЯВИТЬ" и другие. Далее указываются большими буквами фамилия работника, на которого распространяется действие распорядительного документа, и малыми - его имя и отчество.

Формулировка пунктов должна быть четкой, конкретной, отвечать нормам Трудового кодекса Луганской Народной Республики или иным нормативным правовым актам.

В случае назначения или увольнения работника указываются полная дата (число, месяц, год) фактического выхода работника на работу (прекращения трудовых отношений), размеры его должностного оклада согласно штатному расписанию, надбавок и доплат.

В каждом пункте распорядительного документа по личному составу указывается основание для его издания (заявление работника, контракт, докладная записка, решение аттестационной комиссии и т.д.).

Распорядительные документы по личному составу оформляют в виде индивидуальных (касаются одного работника) и сводных (касаются нескольких работников).

В сводных распорядительных документах в распорядительную часть включаются пункты, содержащие информацию, в такой последовательности: прием на работу (службу), перевод, увольнение. В рамках этих пунктов подпунктами указывают фамилии работников по алфавиту. При этом в один сводный распорядительный документ не могут включаться пункты с информацией, которые согласно законодательству имеют разные сроки хранения.

2.9.8. Если распорядительным документом отменяется предыдущий распорядительный документ, в распорядительной части указывается пункт, который должен начинаться со слов: "Признать утратившим силу ...".

2.9.9. Последний пункт распорядительной части в случае необходимости может содержать решение о возложении на структурное подразделение или должностное лицо функций по контролю за исполнением распорядительного документа.

2.9.10. Распорядительный документ вступает в силу с момента его подписания и регистрации, если в тексте не установлены иные сроки.

2.9.11. После обязательного ознакомления с распорядительным документом упомянутые в нем лица ставят свои подписи с указанием даты на первом экземпляре документа или на специальном бланке.

2.10. Удостоверение копий и выписок служебных документов

2.10.1. Порядок изготовления, удостоверения и выдачи копий документов определяется инструкцией по делопроизводству в организации.

2.10.2. Организация имеет право удостоверять копии документов, создаваемых в ней, за исключением копий документов, которые в соответствии с законодательством Луганской Народной Республики необходимо заверять в нотариальном порядке.

2.10.3. Копии документов других организаций могут изготавливаться и удостоверяться организацией в следующих случаях:

по требованию судебных и других правоохранительных органов;

для внутреннего использования в организации (при решении вопросов о принятии граждан на работу, учебу, заверение трудовых, жилищных и иных прав граждан во взаимоотношениях с организацией). Например, организация может изготовить и заверить копию диплома работника, которая потом будет подшита в его личное дело.

2.10.4. Копии документов изготавливаются и выдаются по требованию других организаций или граждан с разрешения руководителя организации или его заместителей.

2.10.5. Копия документа должна соответствовать оригиналу, то есть полностью воспроизводить информацию оригинала и все его внешние признаки или их часть.

2.10.6. Не допускается изготовлять копии документов с неразборчивым текстом, подчистками, приписками и другими необусловленными исправлениями.

2.10.7. Копия приобретает юридическую силу только в случае ее заверения в установленном порядке.

Надпись о заверении копии состоит из слов "Копия верна", названия должности, личной подписи лица, заверившего копию, его инициалов и фамилии, даты заверения копии.

Надпись о заверении копии скрепляется оттиском печати соответствующего структурного подразделения организации или печати "Для копий".

В случаях, определенных законодательством, копии документов заверяются оттиском печати организации.

На лицевой стороне в правом верхнем углу первого листа документа проставляется отметка "Копия".

2.10.8. Страницы копии документов (за исключением имеющих один лист) нумеруются, отметка о заверении копии может дополняться отметкой "Всего в копии ____ л.". По решению организации или по требованию организации, которой предоставляется копия документа, допускается заверение копий документов полистно.

2.10.9. Архивные копии и выписки заверяются в соответствии с пунктом 12.4.5 Правил.

2.10.10. В зависимости от способа изготовления копии делятся на факсимильные и свободные.

Факсимильные копии изготавливаются с помощью средств копировально-множительной техники, в том числе многофункциональных устройств, которые точно воспроизводят все внешние признаки, художественные особенности оформления реквизитов, их расположение (включая подпись и печать) или часть их.

На копиях исходящего документа, которые остаются в делопроизводстве организации, тексты бланков могут не воспроизводиться, а указываться должны лишь дата подписания документа и его регистрационный номер, должность лица, заверившего копию, его личная подпись, дата заверения и оттиск печати службы делопроизводства, например:

Дата, номер

Текст документа

Реквизит "Подпись" (без личной подписи)

Копия верна

Ведущий специалист службы делопроизводства

Подпись, инициалы, фамилия

Оттиск печати службы делопроизводства

Дата

На копиях исходящих документов, остающихся в делопроизводстве организации, должны быть визы должностных лиц, с которыми они согласованы, и визы исполнителей.

Факсимильные копии документов, выдаваемых другим организациям и гражданам, а также копии исходящих документов, остающихся в делопроизводстве организации, подлежат удостоверению в соответствии с пунктами 2.10.7, 2.10.8 Правил.

Факсимильные копии, которые содержат факсимильное воспроизведение подписи должностного лица и предназначены только для внутреннего пользования в организации (например, копии распорядительных документов, планов, положений и т.п.), не требуют дополнительного удостоверения.

Требования по заверению копий документов и факсимильного воспроизведения на них подписи должностного лица в случае рассылки в подведомственные организации, а также воспроизведение бланка документа на копиях исходящих документов, которые остаются в организации, определяются в инструкции по делопроизводству организации с учетом специфики деятельности организации, содержания документов, с которых они изготавливаются, и дальнейшего использования копий.

Свободные копии изготавливаются путем перепечатывания или переписывания оригинала документа, которые полностью воспроизводят его информацию, но не абсолютно точно воспроизводят внешние признаки (шрифт, реквизиты бланка, подпись, печать и т.д.).

Свободная копия требует заверения в соответствии с пунктами 2.10.7, 2.10.8 Правил.

2.10.11. Выписка из служебного документа производится, если нет необходимости изготавливать копию. Выписка оформляется на общем бланке организации с соблюдением следующих требований:

в названии вида документа отмечается: "выписка из приказа", "выписка из протокола";

воспроизводится полностью вступительная часть (если она есть) служебного документа;

из основной части текста документа выписывается тот пункт, информация которого необходима;

воспроизводится реквизит "Подпись" (без личной подписи);

проставляются отметка о заверении копии и оттиск печати службы делопроизводства.

Выписки из протоколов заверяет секретарь, который составляет протоколы и осуществляет их хранение, из приказов - руководитель службы делопроизводства (кадровой службы) или должностное лицо, ответственное за их хранение.

2.10.12. Особым видом копии документа является дубликат - повторно оформленный служебный документ для использования вместо утраченного или поврежденного оригинала (диплома, свидетельства, трудовой книжки и т.п.), имеющий такую же юридическую силу.

Дубликат изготавливается на таком же бланке, что и оригинал, и содержит информацию, аналогичную информации в оригинале. На нем проставляются оттиск печати организации и подписи должностных лиц, имеющих право подписи этих документов на момент оформления дубликата. На дубликате проставляется в правом верхнем углу отметка "Дубликат".

III. Организация документооборота и исполнения документов

3.1. Требования к организации документооборота и определение его объема

3.1.1. В документообороте организации выделяются следующие документопотоки:

а) поступающая документация (входящая);

б) отправляемая документация (исходящая);

в) внутренняя документация.

3.1.2. Служба делопроизводства осуществляет первичную обработку документов, поступивших в организацию, их предварительный просмотр, регистрацию, передачу руководству на рассмотрение, передачу исполнителям. После исполнения документы приобщаются к делам.

3.1.3. Документы независимо от способа фиксации и воспроизведения информации должны проходить и обрабатываться в организации на единых правовых и организационных принципах ведения документооборота.

3.1.4. Для обеспечения эффективной организации документооборота в организации предусматриваются:

прохождение документов в организации кратчайшим путем;

сокращение количества инстанций, в которые должны поступать документы (например, при согласовании);

одноразовость операций по обработке документов, во избежание дублирования при работе с ними;

централизация, сосредоточение осуществления однотипных операций с документами в одном месте;

рациональное расположение в организации структурных подразделений и рабочих мест.

3.1.5. Порядок документооборота в организации регламентируется инструкцией по делопроизводству, регламентами работы с документами, положениями о структурных подразделениях, должностными регламентами (инструкциями).

3.1.6. Особенности организации электронного документооборота определяются инструкцией по делопроизводству организации, разрабатываемой с учетом требований порядка работы с электронными документами, а также характеристик технических и программных средств, функционирующих в организации.

3.1.7. В случае внедрения в организации системы автоматизации делопроизводства или системы электронного документооборота служба делопроизводства вместе со структурным подразделением (работником), отвечающим за автоматизацию, разрабатывает регламенты работы с документами в электронной форме.

3.1.8. В случае применения средств автоматизации делопроизводства организация документооборота должна обеспечить совместимость традиционного и автоматизированного способов обработки документов с возможностями средств автоматизации делопроизводства.

3.1.9. Объем документооборота организации определяется службой делопроизводства с учетом всех документопотоков за соответствующий период времени (год, квартал).

Подсчет количества документов осуществляется по регистрационным формам входящих, внутренних, исходящих документов в местах их регистрации.

За единицу учета принимается документ. Размноженные экземпляры, отработанные службой делопроизводства, подсчитываются отдельно на основе принятой в организации системы учета документов.

3.1.10. Итоговые данные об объеме документооборота анализируются, обобщаются службой делопроизводства по форме, приведенной в приложении N 3 к Правилам, и подаются руководителю организации в установленном им порядке.

3.2. Прием, первичная обработка документов и их предварительное рассмотрение

3.2.1. Доставка документов в организацию осуществляется с использованием средств почтовой связи и электросвязи, а также курьерской и фельдъегерской службами.

3.2.2. Все документы, поступающие в организацию, принимаются централизованно в службе делопроизводства (экспедиции).

3.2.3. Документы, поступившие в нерабочее время, принимаются дежурным работником организации (при наличии), который, не раскрывая корреспонденцию, передает ее в службу делопроизводства на следующий рабочий день под расписку.

3.2.4. В случае поступления документов в электронной форме без электронной цифровой подписи (в сканированной форме) их распечатывают на бумаге с проставлением надписи на верхнем поле документа "Получено в электронной форме".

3.2.5. Факт поступления документа в организацию обязательно фиксируется путем проставления на входящих документах отметки о его поступлении. Отметка проставляется от руки или с помощью штампа, автоматического нумератора на лицевой стороне в правом углу нижнего поля первого листа оригинала документа. Элементами указанного реквизита является сокращенное наименование организации - получателя документа, регистрационный номер, дата (в случае необходимости - час и минуты) поступления документа. В случае применения автоматизированной системы регистрации указанная информация наносится с помощью штрих-кода.

3.2.6. Первичная обработка документов в службе делопроизводства предусматривает проверку правильности доставки корреспонденции и ее целостности.

Документы, присланные не по адресу, возвращаются отправителю без их рассмотрения.

Раскрываются все конверты, за исключением тех, которые имеют надпись "Лично".

3.2.7. В случае отсутствия приложений, указанных в документе, или отдельных листов, а также ошибок в оформлении документа, что исключает его выполнение (отсутствие подписи, оттиска печати, грифа утверждения и т.п.), документ не регистрируется и отправителю направляется письменный запрос или ему сообщается об этом по телефону. При этом на документе делается соответствующая отметка с указанием даты запроса (разговора по телефону), должности и фамилии лица, которому сделан запрос, подписи, расшифровки подписи лица, осуществившего запрос.

В случае отсутствия или нецелостности вложений, повреждения конверта, упаковки, которое привело к невозможности прочтения текста документа, составляется акт в двух экземплярах. Один экземпляр акта направляется отправителю, другой - хранится в службе делопроизводства.

3.2.8. Адресные ярлыки рекомендованных конвертов и пакетов хранятся и прилагаются к документам, а также конверты, в случае если по ним можно установить адрес отправителя, время отправки и получения документа, или когда в конверте отсутствуют отдельные документы, или установлено несоответствие номеров документов номерам, указанным на конверте.

3.2.9. Документы подлежат предварительному рассмотрению в службе делопроизводства в день их поступления или в первый следующий рабочий день в случае поступления их после окончания рабочего дня, в выходные и праздничные нерабочие дни.

Поручения организаций высшего уровня, телеграммы, телефонограммы рассматриваются немедленно.

3.2.10. Целью предварительного рассмотрения документов является:

выделение документов, требующих обязательного рассмотрения руководителем организации, его заместителями или структурными подразделениями;

отбор документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства, а также таких, которые передаются для регистрации структурным подразделениям.

Информация об изменениях:

Пункт 3.2.11 изменен с 14 декабря 2021 г. - Постановление Правительства Луганской Народной Республики от 14 декабря 2021 г. N 1050/21

См. предыдущую редакцию

3.2.11. Обязательному рассмотрению руководителем организации подлежат законы Луганской Народной Республики, постановления Народного Совета Луганской Народной Республики, акты и поручения Главы Луганской Народной Республики, акты Правительства Луганской Народной Республики, поручения Председателя Правительства Луганской Народной Республики, государственных органов Луганской Народной Республики, а также запросы и обращения народных депутатов Луганской Народной Республики и депутатов местных советов, корреспонденция Народного Совета Луганской Народной Республики, Администрации Главы Луганской Народной Республики, Правительства Луганской Народной Республики, корреспонденция, поступающая от организаций высшего уровня, решения органов местного самоуправления, а также наиболее важные документы, содержащие информацию по основным вопросам деятельности организации и требующие решения непосредственно руководителем.

Другие документы передаются заместителям руководителя или структурным подразделениям (исполнителям) в соответствии с их функциональными обязанностями.

3.2.12. Во время предварительного рассмотрения документов учитываются полномочия субъектов рассмотрения корреспонденции, предусмотренные в положении (уставе) об организации и в положениях о структурных подразделениях, распорядительных документах о распределении обязанностей между руководителем организации и его заместителями, должностных регламентах (инструкциях), а также номенклатура дел, схемы прохождения документов.

3.3. Регистрация документов

3.3.1. Служебный документ, полученный организацией или созданный ею, в том числе для внутреннего пользования, считается внесенным в документальный фонд организации с момента его регистрации.

Регистрация документов производится с целью обеспечения их учета, контроля за выполнением и оперативным использованием имеющейся в документах информации и заключается в ведении записи учетных данных о документе по установленной организацией регистрационной форме, которой фиксируется факт создания, отправления или получения документа путем проставления на нем регистрационного номера с последующей записью в указанных формах необходимых сведений о документе.

3.3.2. При регистрации документов в организации необходимо соблюдать следующие требования:

документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания;

документы регистрируются по документопотокам (входящие, исходящие, внутренние);

документы регистрируются только один раз (входящие - в день поступления или не позднее следующего рабочего дня (если документ поступил в нерабочее время), созданные - в день подписания или утверждения). Документы с отметкой "Срочно" и "Вручить немедленно" регистрируются в первую очередь;

в случае передачи зарегистрированного документа из одного структурного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе не проставляется;

документы регистрируются по группам в зависимости от названия вида, автора и содержания документов.

Отдельно регистрируются документы:

акты государственных органов Луганской Народной Республики, поручения высших должностных лиц, запросы, обращения, а также корреспонденция Народного Совета Луганской Народной Республики, поступившие в организацию;

распорядительные документы по основным вопросам деятельности организации;

распорядительные документы по административно-хозяйственным вопросам;

распорядительные документы по личному составу (согласно их видам и срокам хранения);

решения коллегиальных органов;

акты ревизий финансово-хозяйственной деятельности;

бухгалтерские документы;

заявки на материально-техническое снабжение;

служебные письма;

обращения граждан;

запросы на получение публичной информации;

факсограммы (бумажные копии документов, переданные с использованием средств факсимильной связи);

документы, которые передаются по электронной почте в сканированной форме без электронной цифровой подписи (с указанием в регистрационных формах электронного адреса отправителя и адресата).

Информация об изменениях:

Пункт 3.3.3 изменен с 14 декабря 2021 г. - Постановление Правительства Луганской Народной Республики от 14 декабря 2021 г. N 1050/21

См. предыдущую редакцию

3.3.3. Служба делопроизводства централизованно осуществляет регистрацию актов государственных органов Луганской Народной Республики, поручений высших должностных лиц, запросов, обращений, а также корреспонденции Народного Совета Луганской Народной Республики, Администрации Главы Луганской Народной Республики, Правительства Луганской Народной Республики, поступивших на рассмотрение руководителя организации и его заместителей, распорядительных документов, писем за подписью руководителя и его заместителей, протоколов и решений коллегиальных органов.

Другие документы, касающиеся направлений деятельности структурных подразделений организации, могут регистрироваться в этих структурных подразделениях.

Не подлежат регистрации службой делопроизводства документы, указанные в приложении N 4 к Правилам.

3.3.4. Место регистрации отдельных групп документов (приказы (распоряжения) по личному составу, договоры, отчеты, прейскуранты и т.п.) определяется инструкцией по делопроизводству организации.

3.3.5. При регистрации документу присваивается условное цифровое (буквенно-цифровое) обозначение - регистрационный номер. Элементами регистрационного номера является порядковый номер документа в пределах группы регистрируемых документов, который дополняется индексами, используемыми в организации, в частности индексами по номенклатуре дел, структурного подразделения, корреспондентов, должностных лиц, рассматривающих или подписывающих документ, исполнителей, к вопросам деятельности которых относится документ, и т.п.

Для входящих документов регистрационный номер состоит из порядкового номера и индекса по номенклатуре дел или другого индекса, применяемого в организации, например 123/01-12, где 123 - порядковый номер, 01-12 - индекс дела по номенклатуре.

У исходящего документа регистрационный номер может располагаться в обратной последовательности - индекс по номенклатуре дел (в случае необходимости может указываться и другой индекс, применяемый в организации) и порядковый номер, например: 02-10/457, где 02-10 - индекс дела по номенклатуре, 457 - порядковый номер.

С целью различения групп документов к регистрационному номеру добавляется отметка, состоящая из букв, например: 820/03-15ДСП, где ДСП применяется для обозначения документов с грифом "Для служебного пользования".

Если документ подготовлен двумя или более организациями, регистрационный номер включает индексы каждой из этих организаций. Номера проставляются через правостороннюю косую черту в последовательности, в которой документ подписан его авторами, например: 51/82 - для совместных распорядительных документов или 03-11/750/02-04/248 - для совместных писем.

Регистрационный номер распорядительных документов и некоторых внутренних документов (акты, протоколы, договоры и т.п.) состоит из порядкового номера в пределах года. С целью разделения групп приказов (распоряжений) по личному составу к порядковому номеру может добавляться литерный индекс. Система таких индексов разрабатывается организацией.

Местоположение регистрационного индекса на документе зависит от вида бланка и вида документа.

3.3.6. При использовании автоматизированной системы регистрации документов может использоваться штрих-код. Для исходящих документов штрих-код включает регистрационный индекс, дату документа и располагается на бланке с угловым расположением реквизитов - 73 мм от начала первого реквизита, на бланке с продольным расположением реквизитов - 77 мм.

3.3.7. В организациях может применяться одна из трех форм регистрации документов - журнальная, карточная и автоматизированная (с использованием специальных компьютерных программ).

Журнальную форму регистрации документов целесообразно использовать только в организациях с объемом документооборота до 600 документов в год, используя формы журналов, приведенные в приложениях NN 5-7 к Правилам.

Журналы должны быть прошнурованы, пронумерованы и скреплены подписью руководителя организации (руководителя структурного подразделения с правом юридического лица) и печатью организации (структурного подразделения).

3.3.8. Карточная форма регистрации документов предусматривает заполнение регистрационно-контрольных карточек, из которых формируются справочные и контрольные картотеки.

Количество экземпляров карточек определяется организацией и зависит от уровня централизации делопроизводства, количества исполнителей документа и количества картотек в организации.

Как правило, распечатываются три экземпляра карточек: два - размещаются в справочной и контрольной картотеках, один - передается исполнителю вместе с документом.

Карточки изготавливаются на плотной бумаге формата А5 (210х148 мм) или А6 (105х148 мм).

3.3.9. При внедрении автоматизированной формы регистрации документов формируется банк регистрационных данных в электронной форме, а при наличии локальной сети - центральный банк регистрационных данных для использования работниками информации обо всех документах и месте их нахождения.

3.3.10. При использовании карточной или автоматизированной формы регистрации всех категорий документов (входящих, исходящих, внутренних) оформляется регистрационно-контрольная карточка, форма которой приведена в приложении N 8 к Правилам, с указанием обязательных реквизитов, приведенных в приложении N 9 Правил.

Перечень обязательных реквизитов регистрационно-контрольной карточки может быть дополнен другими реквизитами. Порядок размещения реквизитов в регистрационно-контрольной карточке может устанавливаться организациями.

3.4. Организация передачи документов и их исполнение

3.4.1. Зарегистрированные документы передаются на рассмотрение руководства организации в день их поступления или на следующий рабочий день в случае поступления документов в нерабочее время. Телеграммы, телефонограммы и другие срочные документы передаются немедленно.

Информация об изменениях:

Пункт 3.4.2 изменен с 14 декабря 2021 г. - Постановление Правительства Луганской Народной Республики от 14 декабря 2021 г. N 1050/21

См. предыдущую редакцию

3.4.2. Акты государственных органов Луганской Народной Республики, поручения высших должностных лиц, запросы, обращения, а также корреспонденция Народного Совета Луганской Народной Республики, Правительства Луганской Народной Республики, корреспонденция, поступившая от организаций высшего уровня, передаются руководителю организации сразу после регистрации.

3.4.3. Документы, рассмотренные руководством организации, возвращаются с резолюцией по их выполнению в службу делопроизводства, которая осуществляет передачу документов на исполнение.

Документ, исполнение которого поручено нескольким структурным подразделениям, может быть передан исполнителям в порядке определения их в резолюции или одновременно в виде копий с передачей оригинала главному исполнителю, определенному в резолюции первым. В случае внедрения электронного документооборота соисполнители получают документ в электронной форме.

3.4.4. Факт передачи оригинала документа и его копии исполнителям фиксируется путем проставления соответствующей отметки в регистрационной форме с указанием информации об исполнителях.

3.4.5. Передача документа из одного структурного подразделения в другое осуществляется через службу делопроизводства, которая проставляет соответствующие отметки в регистрационных формах. Документы, исполнение которых находится на контроле, передаются в другие структурные подразделения или другим исполнителям только с уведомления об этом службу контроля.

Передача документов в пределах структурного подразделения осуществляется через лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении (секретаря).

3.4.6. За исполнение документа отвечают лица, указанные в распорядительном документе, резолюции руководителя организации, и работники, которым непосредственно поручено выполнение.

Главный исполнитель организует работу соисполнителей, в том числе определяет сроки подачи ими предложений, порядок подготовки, согласования проекта документа.

Соисполнители отвечают за подготовку на должном уровне и своевременное представление главному исполнителю предложений. В случае несвоевременной подачи предложений соисполнителями главный исполнитель информирует об этом руководителя, который дал поручение.

3.4.7. Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта ответа на документ или нового документа, его оформление, согласование, подачу для подписания (утверждения) руководителю организации, в некоторых случаях - руководителю структурного подразделения, а также в случае необходимости - подготовку для пересылки адресату.

3.4.8. Работник, ответственный за исполнение документа, в случае отпуска, командировки, увольнения обязан передать другому работнику по согласованию со своим непосредственным руководителем все неисполненные документы и проинформировать службу контроля о передаче документов, исполнение которых находится на контроле.

3.4.9. Запросы граждан о подтверждении стажа работы исполняются работниками отдела кадров (ответственным за работу с кадрами) организации, оформляются справками (приложение N 10), которые подписывают руководитель организации и исполнитель.

Справки о заработной плате исполняются работниками бухгалтерии организации по формам, установленным соответствующими государственными органами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером организации (при наличии).

3.5. Организация контроля за исполнением документов

Информация об изменениях:

Пункт 3.5.1 изменен с 14 декабря 2021 г. - Постановление Правительства Луганской Народной Республики от 14 декабря 2021 г. N 1050/21

См. предыдущую редакцию

3.5.1. Контроль за исполнением документов осуществляется с целью обеспечения своевременного и надлежащего их исполнения.

Обязательно контролируются исполнения заданий, предусмотренных в актах государственных органов Луганской Народной Республики, поручениях высших должностных лиц, предоставление ответов на запросы, обращения, корреспонденцию Народного Совета Луганской Народной Республики, Администрации Главы Луганской Народной Республики, Правительства Луганской Народной Республики. Также подлежит контролю исполнение распорядительных документов и поручений руководства организации, решений коллегиального органа организации, запросов на публичную информацию.

3.5.2. Организацию контроля за исполнением заданий, определенных в актах государственных органов Луганской Народной Республики, поручениях высших должностных лиц, осуществляет первый заместитель или заместитель руководителя организации в соответствии с распределением функциональных обязанностей.

Непосредственный контроль за исполнением документов возлагается на службу делопроизводства или службу контроля - специальное подразделение или должностное лицо, ответственное за осуществление контроля.

В структурных подразделениях непосредственный контроль за исполнением документов осуществляет лицо, ответственное за делопроизводство.

3.5.3. Типовые сроки исполнения документов устанавливаются нормативными правовыми актами, а индивидуальные - распорядительным документом организации или резолюцией руководителя (структурного подразделения).

3.5.4. Сроки исполнения внутренних документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (регистрации), а входящих - с даты поступления (регистрации).

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, последним днем срока исполнения документа считается первый рабочий день после нерабочего дня.

3.5.5. Документ, в котором не указан срок исполнения, должен быть исполнен не позднее чем за 30 календарных дней с момента его регистрации в организации, в которую поступил документ.

Задание, определенное в служебном документе, исполняется в установленный срок.

Если задание требует срочного исполнения, обязательно указывается конкретный конечный срок исполнения.

3.5.6. Соисполнители обязаны подавать предложения главному исполнителю в течение первой половины срока, отведенного для исполнения поручения, задания.

3.5.7. Индивидуальный срок исполнения документа может быть изменен только по указанию должностного лица, которое его установило, а в случае его отсутствия - должностного лица, его замещающего.

В случае необходимости срок исполнения документа может быть продлен по обоснованной просьбе исполнителя, которая подается не позднее чем за три рабочих дня до истечения установленного срока, а по документу, в котором не указан срок, - до окончания тридцатидневного срока со дня его регистрации.

В случае изменения сроков исполнения проставляется новый срок, дата и подпись. Соответствующие изменения вносятся в регистрационно-контрольную карточку или банк регистрационных данных.

3.5.8. Взятие документа на контроль осуществляется на основании резолюции руководителя организации или его заместителей.

Контроль за исполнением документов включает взятие документов на контроль, определение форм и методов контроля, проверку хода своевременного доведения документов до исполнителей, контроль за состоянием исполнения, снятие документов с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ результатов исполнения документов, информирование руководства о ходе и результатах их исполнения.

3.5.9. Контроль за исполнением документов осуществляется с помощью регистрационно-контрольной карточки или автоматизированной информационной системы (базы данных).

Регистрационно-контрольные карточки документов, которые находятся на контроле, группируются в картотеку по срокам исполнения документов исполнителями или корреспондентами, группам документов (приказы руководителя, поручения высших государственных органов, решения коллегии и т.д.).

Из вторых экземпляров регистрационно-контрольной карточки формируются контрольные картотеки в структурных подразделениях.

На один контролируемый документ может быть заведено несколько регистрационно-контрольных карточек, количество которых определяется в зависимости от количества исполнителей или сроков исполнения отдельных задач, указанных в документе.

В случае если определено несколько исполнителей, но ответственность возлагается на одного из них, регистрационно-контрольная карточка составляется только на ответственного исполнителя.

3.5.10. Данные о ходе исполнения документа, полученные путем запроса по телефону или при проверке работы структурного подразделения - исполнителя, вносятся в регистрационно-контрольную карточку в графу "Контрольные отметки". При этом предыдущие записи не зачеркиваются.

3.5.11. Автоматизированный контроль за исполнением документов осуществляется с помощью специальных компьютерных программ или является составной частью системы автоматизации делопроизводства или системы электронного документооборота.

3.5.12. Контроль за ходом исполнения документов осуществляется на всех этапах прохождения документа до окончания срока его исполнения (предупредительный контроль с помощью напоминаний) в порядке, определенном инструкцией по делопроизводству организации.

3.5.13. Документы считаются исполненными и снимаются с контроля после исполнения заданий, запросов, уведомления о результатах заинтересованных организаций и лиц или после иного подтверждения исполнения.

Снять документ с контроля может только руководитель организации, его заместители, которые установили контрольный срок в резолюции, или по их поручению служба делопроизводства (служба контроля). Документы с типовыми сроками исполнения снимаются с контроля по решению службы делопроизводства (службы контроля).

Данные об исполнении документа и снятии его с контроля вносятся в регистрационно-контрольную карточку.

Днем исполнения заданий, определенных в актах государственных органов Луганской Народной Республики, поручениях высших должностных лиц и исполнения запросов, обращений, а также корреспонденции Народного Совета Луганской Народной Республики считается день регистрации в организации исходящих документов об исполнении заданий.

Исполненные документы подаются на подпись руководства не менее, чем за один день до истечения срока их исполнения с целью запаса времени на их доработку по решению руководства.

Сроки подачи документов, находящихся на контроле, на подпись руководству устанавливаются в инструкции по делопроизводству организации.

3.5.14. Информация о результатах исполнения взятых на контроль документов обобщается по состоянию на первое число каждого месяца и подается руководству организации в виде свода об исполнении документов по установленной в организации форме.

Автоматизированный контроль за исполнением документов предусматривает автоматическое формирование сведений об их выполнении.

3.6. Информационно-справочная работа с документами

3.6.1. Информационно-справочная работа с документами заключается в поиске необходимых документов с использованием регистрационно-контрольных карточек или автоматизированных банков регистрационных данных.

3.6.2. В случае использования карточной формы регистрации документов печатается необходимое количество регистрационно-контрольных карточек, из которых составляются самостоятельные картотеки.

Количество картотек в организации определяется с учетом уровня централизации регистрационных и поисковых операций, а также конкретных условий деятельности организации.

Для повышения эффективности работы поисковой системы службой делопроизводства разрабатываются классификационные справочники (видов документов, корреспондентов, исполнителей и т.п.).

3.6.3. В случае внедрения системы автоматизации делопроизводства или системы электронного документооборота поиск конкретного документа осуществляется по реквизитам (заголовок, название вида документа, дата принятия, номер документа, автор документа и т.п.) или по контексту (ключевое слово или фраза). Поисковый запрос может иметь любую комбинацию реквизитов.

3.7. Порядок обработки и отправки исходящих документов

3.7.1. Исходящие документы направляются адресатам с использованием средств почтовой связи, электросвязи, а также доставляются курьерской, фельдъегерской службами.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется службой делопроизводства организации в соответствии с нормативными правовыми актами Луганской Народной Республики.

С использованием средств электросвязи служба делопроизводства осуществляет передачу телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов с применением электронной цифровой подписи и документов в сканированной форме без электронной цифровой подписи. При отправке факсограмм и документов в сканированной форме без электронной цифровой подписи необходимо отправить также оригинал документа на бумажной основе.

Виды документов, информация с которых передается каналами электросвязи, а также необходимость и порядок направления адресату их оригинала на бумажной основе определяются инструкцией по делопроизводству организации с учетом имеющихся в организации технических и программных средств.

3.7.2. Информационные, телекоммуникационные и информационно-телекоммуникационные системы должны обеспечивать защиту от несанкционированных действий, которые могут привести к случайным или умышленным изменениям либо к уничтожению информации.

3.7.3. Исходящие документы обрабатываются и направляются централизованно в день их поступления от структурных подразделений - исполнителей или не позднее следующего рабочего дня.

Не допускается отправка или передача документов без их регистрации в службе делопроизводства.

3.7.4. Во время приема от исполнителей исходящих документов работники службы делопроизводства обязаны проверить:

правильность оформления документа (состав и размещение в нем всех реквизитов);

наличие и правильность указания адреса;

наличие на документе отметки о приложениях;

наличие всех необходимых подписей на документе и приложениях к нему;

наличие виз на копии исходящего документа, которые остаются в делах организации;

наличие и полноту приложений;

соответствие количества экземпляров количеству адресатов.

3.7.5. Документы, отправляемые одновременно одному и тому же адресату, вкладываются в один конверт (упаковка). На конверте указывается адрес, при необходимости проставляются регистрационные индексы всех документов, содержащихся в конверте.

Документы, доставляемые фельдъегерской службой, передаются адресатам под подпись в соответствующей книге.

3.7.6. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию должностного лица, подписавшего документ, или руководителя службы делопроизводства.

3.7.7. Структурные подразделения и отдельные исполнители обязаны передавать исходящие документы и другие почтовые отправления в службу делопроизводства в часы, установленные для этого инструкцией по делопроизводству в организации.

IV. Систематизация и хранение документов в делопроизводстве

4.1. Составление номенклатуры дел

4.1.1. Номенклатура дел является обязательным информационным справочником для каждой организации.

Номенклатура дел составляется с целью создания единой системы формирования дел, обеспечения их учета, быстрого поиска документов по содержанию и по видам и их отбора для включения в состав Архивного фонда ЛНР.

Ответственность за составление номенклатуры дел возлагается на службу делопроизводства при участии архива организации.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел используется при разработке схемы картотеки на исполненные документы.

4.1.2. Существуют такие виды номенклатур дел: типовая, примерная, номенклатура дел организации, номенклатура дел структурного подразделения организации.

Типовые или примерные номенклатуры дел разрабатывают органы высшего уровня для подведомственных организаций с целью унификации состава дел и сроков их хранения.

Типовая номенклатура устанавливает типовой состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, с одинаковой структурой, с единой системой индексации каждого дела и является нормативным актом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер.

Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в номенклатуру дел организации без изменений.

4.1.3. Типовые номенклатуры дел, разработанные государственными органами, организациями республиканского значения для однородных по характеру деятельности подведомственных организаций, одобряются их центральными экспертными комиссиями (далее - ЦЭК), одобряются в соответствии с законодательством Луганской Народной Республики Экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) Государственной архивной службы Луганской Народной Республики (далее - Госархив ЛНР) и утверждаются их руководителями.

Примерные номенклатуры дел, разработанные государственными органами, организациями республиканского значения для однородных по характеру деятельности подведомственных организаций, одобряются их центральными экспертными комиссиями, согласовываются в соответствии с законодательством Луганской Народной Республики ЭПК Госархива ЛНР и утверждаются руководителем организации-разработчика.

4.1.4. Независимо от наличия типовой или примерной номенклатуры дел каждая организация должна иметь индивидуальную номенклатуру дел.

4.1.5. Номенклатура дел организации (сводная номенклатура) составляется службой делопроизводства. Методическая помощь в составлении номенклатуры дел предоставляется архивом организации (лицом, ответственным за архив).

4.1.6. При составлении номенклатуры дел организации используется структурный или функциональный принцип ее построения.

Структурный принцип используется в случае четко установленной структуры организации. Разделами в такой номенклатуре дел являются названия структурных подразделений (канцелярия, организационный отдел, плановый отдел, отдел маркетинга и сбыта продукции и т.п.). При этом первым разделом номенклатуры является служба делопроизводства, следующими разделами - структурные подразделения (в том числе обособленные структурные подразделения организации, не имеющие статуса юридического лица) в последовательности согласно штатному расписанию или классификатору структурных подразделений, а в конце указываются дела постоянно и временно действующих коллегиальных органов организации (коллегий, советов, комиссий, творческих групп и т.п.).

В случае распределения основных функций (направлений деятельности) между работниками в бесструктурной организации используется функциональный принцип построения номенклатуры дел. Разделы и подразделы номенклатуры дел организации, построенной по такому принципу, отражают ее функции и направления деятельности и размещаются в номенклатуре по степени их важности (организация работы, планирование, финансирование, прогнозирование и т.д.).

В случае производственной необходимости возможно сочетание структурного и функционального принципов построения номенклатуры дел.

4.1.7. При составлении сводной номенклатуры дел организации, кроме сведения номенклатур дел структурных подразделений, с целью более полного охвата документооборота изучается и анализируется деятельность организации в целом. При этом используются положения (уставы) организации и ее структурных подразделений; штатные расписания; типовые или примерные номенклатуры дел; номенклатуры и описи дел за прошлые годы; классификаторы документов и корреспондентов; регистрационно-учетные и контрольные картотеки; типовой и отраслевые перечни видов документов с указанием сроков их хранения, а также учитываются задачи организации на следующий год.

4.1.8. Номенклатура дел структурного подразделения разрабатывается не позднее 15 ноября текущего года должностным лицом, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении, на основании изучения документов по всем вопросам его деятельности с привлечением специалистов, работающих в подразделении. Номенклатура дел структурного подразделения подписывается его руководителем, согласовывается со службой делопроизводства и визируется руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив).

4.1.9. В номенклатуре дел предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающих все документированные участки и вопросы деятельности организации, а также:

не законченные в делопроизводстве дела, поступившие от организаций-предшественников для их продолжения, в том числе регистрационно-справочные и контрольные картотеки, номенклатуры дел;

дела по вопросам, решение которых продолжается более одного года или ведущиеся на протяжении нескольких лет (переходные дела), которые вносятся в номенклатуру дел ежегодно в течение всего срока их решения или ведения;

дела постоянно действующих коллегиальных органов (коллегий, советов, комиссий, творческих групп и т.п.);

дела временно действующих органов, документы которых являются правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии).

4.1.10. В номенклатуру дел включаются, как правило, оригиналы документов. По решению ЦЭК, экспертной комиссии (далее - ЭК) организации в номенклатуру дел могут включаться копии тиражируемых документов, которые накапливаются в структурных подразделениях (распорядительные документы, положения о структурных подразделениях, должностные регламенты (инструкции) и т.д.).

4.1.11. В номенклатуру дел не включаются печатные издания, справочники (в том числе телефонные), бюллетени, реферативные журналы, экспресс-информации.

V. Экспертиза ценности документов

5.1. Нормативно-методические основы экспертизы ценности документов

5.1.1. Экспертиза ценности документов проводится на основании действующего законодательства Луганской Народной Республики в сфере архивного дела и делопроизводства, типовых и отраслевых перечней видов документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел, других нормативных правовых актов по вопросам экспертизы ценности, методических рекомендаций Госархива ЛНР.

Изъятие документов для уничтожения без проведения предварительной экспертизы их ценности запрещается.

5.1.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в организациях создаются постоянно действующие комиссии, к которым относятся:

1) ЦЭК:

государственных органов, органов местного самоуправления;

территориальных органов государственных органов, других учреждений, организаций, предприятий, которые формируют Архивный фонд и имеют в сфере своего управления юридические лица;

Информация об изменениях:

Подпункт 2 изменен с 14 декабря 2021 г. - Постановление Правительства Луганской Народной Республики от 14 декабря 2021 г. N 1050/21

См. предыдущую редакцию

2) ЭК:

территориальных органов государственных органов, учреждений, организаций, предприятий (независимо от формы собственности), не имеющих юридических лиц в сфере своего управления, объединений граждан, религиозных организаций.

Комиссии по проведению экспертизы ценности документов действуют в соответствии с положениями о них.

Государственные органы, органы местного самоуправления, а также территориальные органы государственных органов, другие учреждения, организации, предприятия, которые формируют Архивный фонд ЛНР и имеют в сфере своего управления юридические лица, разрабатывают положения о ЦЭК на основании Типового положения о центральной экспертной комиссии государственного органа, органа местного самоуправления, а также территориального органа государственного органа, другого учреждения, организации, предприятия, которые формируют Архивный фонд ЛНР и имеют в сфере своего управления юридические лица, утвержденного постановлением Правительства Луганской Народной Республики.

Территориальные органы государственных органов, государственные и муниципальные учреждения, организации, предприятия, не имеющие юридических лиц в сфере своего управления, разрабатывают положения об ЭК на основании Типового положения об экспертной комиссии территориального органа государственного органа, государственного и муниципального учреждения, организации, предприятия, не имеющих юридических лиц в сфере своего управления, утвержденного постановлением Правительства Луганской Народной Республики.

Предприятия, учреждения, организации частной формы собственности, объединения граждан, религиозные организации разрабатывают положения об ЭК на основании Примерного положения об экспертной комиссии объединения граждан, религиозной организации, а также предприятия, учреждения и организации, основанной на частной форме собственности, утвержденного приказом Госархива ЛНР.

Информация об изменениях:

Пункт 5.1.3 изменен с 14 декабря 2021 г. - Постановление Правительства Луганской Народной Республики от 14 декабря 2021 г. N 1050/21

См. предыдущую редакцию

5.1.3. В своей деятельности ЦЭК, ЭК организаций руководствуются принципами и критериями экспертизы ценности документов, установленными Порядком создания и деятельности комиссий по проведению экспертизы ценности документов, утвержденным постановлением Правительства Луганской Народной Республики.

5.1.4. ЦЭК государственного органа, органа местного самоуправления, а также территориального органа государственного органа, другого учреждения, организации, предприятия, которые формируют Архивный фонд ЛНР и имеют в сфере своего управления юридические лица, принимает решения:

1) об одобрении и предоставлении ЭПК Госархива ЛНР следующих документов государственного органа, органа местного самоуправления, а также территориального органа государственного органа, другого учреждения, организации, предприятия, которые формируют Архивный фонд ЛНР, имеют в сфере своего управления юридические лица и находятся в зоне комплектования Госархива ЛНР:

предложений об установлении, уточнении или изменении сроков хранения отдельных категорий документов;

отраслевых перечней документов со сроками хранения;

примерных и типовых номенклатур дел;

типовых инструкций по делопроизводству;

номенклатур дел;

инструкций по делопроизводству;

положений о ЦЭК, архивах, службах делопроизводства;

описей дел постоянного хранения;

перечней проектов, проблем (тем), научно-техническая документация которых подлежит внесению в Архивный фонд ЛНР;

описей дел по личному составу;

актов о выделении к уничтожению документов, не внесенных в Архивный фонд ЛНР;

актов об утрате или неисправимых повреждениях документов Архивного фонда ЛНР, документов длительного (свыше 10 лет) хранения, документов по личному составу;

аннотированных перечней уникальных документов Архивного фонда ЛНР;

графиков подготовки и передачи документов на государственное хранение;

2) одобрении и предоставлении ЭПК Госархива ЛНР следующих документов ликвидированных или прекративших свою деятельность на территории Луганской Народной Республики юридических лиц, формировавших Национальный архивный фонд Украины:

описей дел постоянного хранения; описей дел по личному составу;

актов о выделении к уничтожению документов, не внесенных в Архивный фонд ЛНР;

3) одобрении и предоставлении ЭК архивного учреждения следующих документов учреждений, организаций, предприятий, формирующих Архивный фонд ЛНР, имеющих в сфере своего управления юридические лица и находящихся в зоне комплектования архивного учреждения:

номенклатур дел;

инструкций по делопроизводству;

положений о ЦЭК, архивах, службах делопроизводства;

описей дел постоянного хранения;

перечней проектов, проблем (тем), научно-техническая документация которых подлежит внесению в Архивный фонд ЛНР;

описей дел по личному составу;

актов о выделении к уничтожению документов, не внесенных в Архивный фонд ЛНР;

актов об утрате или неисправимых повреждениях документов Архивного фонда ЛНР, документов длительного (свыше 10 лет) хранения, документов по личному составу;

аннотированных перечней уникальных документов Архивного фонда ЛНР;

графиков подготовки и передачи документов на государственное хранение;

4) одобрении и предоставлении ЭК архивного учреждения следующих документов ликвидированных или прекративших свою деятельность на территории Луганской Народной Республики юридических лиц, формировавших Национальный архивный фонд Украины в зоне комплектования архивного учреждения:

описей дел постоянного хранения;

описей дел по личному составу;

актов о выделении к уничтожению документов, не внесенных в Архивный фонд ЛНР;

5) одобрении описей дел длительного (свыше 10 лет) хранения, перечней сведений, относящихся к служебной информации.

5.1.5. ЭК территориального органа государственного органа, учреждения, организации, предприятия (независимо от формы собственности), не имеющих юридических лиц в сфере своего управления, объединения граждан, религиозной организации принимает решения:

1) об одобрении и предоставлении ЭПК Госархива ЛНР (ЭК архивного учреждения) следующих документов:

описей дел постоянного хранения;

перечней проектов проблем (тем), научно-техническая документация которых подлежит внесению в Архивный фонд ЛНР;

описей дел по личному составу;

номенклатур дел;

инструкций по делопроизводству;

положений о службах делопроизводства, архивах и ЭК;

аннотированных перечней уникальных документов Архивного фонда ЛНР;

актов о выделении к уничтожению документов, не внесенных в Архивный фонд ЛНР;

актов об изъятии документов из Архивного фонда ЛНР;

актов об утрате или неисправимых повреждениях документов Архивного фонда ЛНР, документов длительного (свыше 10 лет) хранения, документов по личному составу;

2) одобрении и предоставлении ЭПК Госархива ЛНР (ЭК архивного учреждения) следующих документов юридических лиц, ликвидированных или прекративших свою деятельность на территории Луганской Народной Республики:

описей дел постоянного хранения;

описей дел на документы по личному составу;

3) одобрении описей дел длительного (свыше 10 лет) хранения, перечней сведений, относящихся к служебной информации.

5.1.6. ЦЭК, ЭК рассматривает одновременно описи дел и акты о выделении к уничтожению документов, не внесенных в Архивный фонд ЛНР, а также акты об изъятии документов из Архивного фонда ЛНР вместе с актами об утрате или неисправимых повреждениях документов Архивного фонда ЛНР (при их наличии).

5.1.7. Внесение документов организаций в Архивный фонд ЛНР осуществляется на основании решения ЭПК Госархива ЛНР об одобрении описей дел постоянного хранения и их утверждения руководителем организации.

5.2. Порядок проведения экспертизы ценности документов

5.2.1. Экспертиза ценности документов в организации проводится:

в текущем делопроизводстве - при составлении номенклатур дел, формировании документов в дела и проверке правильности отнесения документов к соответствующим делам, подготовке дел к передаче на архивное хранение;

в архиве организации - в процессе приема дел в архив и подготовки дел на постоянное хранение.

5.2.2. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве проводится ежегодно в структурных подразделениях организации непосредственно лицами, ответственными за организацию делопроизводства в этих подразделениях, вместе с ЦЭК, ЭК под методическим руководством службы делопроизводства и архива организации.

Организационную и методическую помощь в проведении экспертизы ценности предоставляет ЭПК Госархива ЛНР (ЭК архивного учреждения).

5.2.3. При проведении экспертизы ценности документов в делопроизводстве выделяют четыре группы дел:

1) постоянного хранения;

2) длительного (свыше 10 лет) хранения (в т. ч. документы по личному составу);

3) временного (до 10 лет включительно) хранения;

4) подлежащие уничтожению в связи с истечением сроков их хранения.

Отбор указанных групп документов осуществляется на основании номенклатуры дел организации, а также типовых и отраслевых перечней документов со сроками хранения путем просмотра каждого листа дела. Одновременно проверяются качество и полнота действующей номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел, предусмотренных номенклатурой, соблюдения установленных правил оформления документов и формирования дел.

5.2.4. Срок хранения документов исчисляется с 01 января года, следующего за годом окончания дела. Например, исчисление срока хранения дел, завершенных в 2015 году, начинается с 01 января 2016 года.

5.2.5. Запрещается отбор документов для дальнейшего хранения или уничтожения на основании заголовков дел в описи или номенклатуре дел.

5.2.6. Дела с отметкой "ЭПК", в которых экспертизой ценности установлено наличие документов постоянного хранения, подлежат переформированию. Документы постоянного хранения изымаются из указанных дел и объединяются в самостоятельные дела или присоединяются к другим однородным делам. Переплет вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

5.2.7. При проведении экспертизы ценности документов в делопроизводстве выявляются дублетные документы, документы, не относящиеся к делу, черновики, неоформленные копии, металлические скрепления, подлежащие изъятию из дел постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения.

5.2.8. По результатам экспертизы ценности документов структурные подразделения готовят дела постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения к передаче в архив организации, в частности:

осуществляется оформление дел в соответствии с требованиями, определенными в главе 6.2 Правил;

осуществляется составление описей дел структурного подразделения в соответствии с требованиями, определенными в главе 6.3 Правил;

на основании номенклатур дел формируются перечни (списки) дел, подлежащих уничтожению в связи с истечением сроков их хранения, для включения в акт о выделении к уничтожению документов, не внесенных в Архивный фонд ЛНР.

5.2.9. В случае установления в процессе экспертизы ценности фактов недостачи документов и дел, внесенных в номенклатуру, соответствующими структурными подразделениями организации осуществляется их розыск. В случае отрицательного результата розыска руководитель организации по представлению службы делопроизводства или руководителя архива (лица, ответственного за архив) создает комиссию по служебному расследованию, назначает служебное расследование и издает приказ о привлечении к ответственности лиц, виновных в утере документов или дел. Справка о причинах отсутствия документов или дел, подписанная членами комиссии и руководителем соответствующего структурного подразделения, передается в архив организации.

На основании справки архив составляет акт о недостаче дел (документов) в структурных подразделениях (приложение N 14), который подписывает руководитель архива (лицо, ответственное за ведение архива), визирует руководитель службы делопроизводства и утверждает руководитель организации.

5.2.10. В архиве организации экспертизу ценности документов проводят:

при составлении сводных описей дел;

в случае поступления документов в неупорядоченном состоянии;

в случае истечения сроков временного хранения архивных документов;

с целью выявления уникальных документов Архивного фонда ЛНР.

5.2.11. Экспертиза ценности документов в архиве организации осуществляется под методическим руководством соответствующего архивного учреждения, в зоне комплектования которого находится организация.

5.2.12. Экспертиза ценности документов в архиве организации при составлении сводных описей дел предусматривает анализ состава документации организации, в том числе организационных и распорядительных документов, а также плановой и отчетной документации:

1) уточняется, в каких структурных подразделениях откладываются дублетные документы, подлежащие уничтожению. При необходимости в архиве организации могут оставаться на хранении дублетные экземпляры документов, подлежащих постоянному хранению в архивном учреждении. Анализируется также характер повторения информации в других документах: вид, форма и полнота повторяемости.

Изъятие дублетных документов и документов с повторяющейся информацией осуществляется только после сверки с документами, которые остаются на постоянное хранение;

2) осуществляется проверка правильности формирования дел и их оформления в соответствии с архивными требованиями. В случае выявления нарушений архив имеет право требовать переформирования дел структурными подразделениями;

3) на основании описей дел структурных подразделений работники архива организации составляют сводные описи дел организации постоянного хранения, длительного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу в соответствии с требованиями, определенными в разделе VII настоящих Правил.

5.2.13. В случае поступления в архив организации документов в неупорядоченном состоянии, что может быть вызвано чрезвычайными обстоятельствами, экспертиза ценности документов осуществляется работниками архива организации с соблюдением установленных требований.

5.2.14. Экспертиза ценности документов в архиве организации проводится ежегодно с целью выявления документов, сроки временного хранения которых истекли. При этом пересматриваются описи дел по личному составу, длительного (свыше 10 лет) хранения, в том числе соответствующие описи дел организаций-предшественников и ликвидированных организаций.

5.2.15. Экспертиза ценности документов Архивного фонда ЛНР перед передачей дел на постоянное хранение предусматривает целевое изучение документов с целью выявления дублетных документов (тождественных по содержанию тиражируемых экземпляров одного документа), документов временного хранения, внесенных в Архивный фонд ЛНР ошибочно, а также документов, документная информация которых утрачена и не подлежит восстановлению в первоначальном или приближенном к нему виде.

Необходимость проведения экспертизы инициируется, как правило, архивным учреждением в случае выявления в утвержденных ранее описях дублетных документов, документов временного срока хранения, внесенных в Архивный фонд ЛНР ошибочно, нарушений в формировании дел, а также неудовлетворительного физического состояния документов, повлекшего потерю документной информации.

По результатам целевого изучения документов архив составляет проекты актов об изъятии документов из Архивного фонда ЛНР (приложение N 15). Акт одобряется ЦЭК (ЭК) организации и предоставляется на рассмотрение ЭПК Госархива ЛНР, ЭК архивного учреждения, в зоне комплектования которого находится организация.

Окончательное решение об изъятии документов из Архивного фонда ЛНР принимает ЭПК Госархива ЛНР.

Согласованный ЭПК Госархива ЛНР акт об изъятии дел (документов) из Архивного фонда ЛНР утверждается руководителем организации.

На основании утвержденного акта архив организации вносит изменения в учетные документы, в том числе в итоговую запись и заверительный лист описи.

Информация об изменениях:

Пункт 5.2.16 изменен с 14 декабря 2021 г. - Постановление Правительства Луганской Народной Республики от 14 декабря 2021 г. N 1050/21

См. предыдущую редакцию

5.2.16. Экспертиза ценности документов Архивного фонда ЛНР, направленная на выявление уникальных документов Архивного фонда ЛНР, проводится архивами организаций, имеющими, в соответствии с законодательством, право постоянно хранить документы Архивного фонда ЛНР.

Отнесение документов Архивного фонда ЛНР к уникальным осуществляется на основании критериев происхождения, содержания, внешних признаков или по совокупности критериев и характеристик.

По результатам выявления документов Архивного фонда ЛНР, которые могут быть отнесены к уникальным, в архиве организации составляются проекты аннотированных перечней уникальных документов Архивного фонда ЛНР.

Выявление уникальных документов Архивного фонда ЛНР в архиве организации и их описание в аннотированном перечне осуществляются на основании Методики отнесения документов Архивного фонда ЛНР к уникальным, утвержденной постановлением Правительства Луганской Народной Республики.

5.3. Составление актов о выделении к уничтожению документов, не внесенных в Архивный фонд ЛНР, и уничтожение документов

5.3.1. На основании предоставленных структурными подразделениями списков дел с истекшими сроками хранения с указанием в этих списках сроков хранения и статей по перечню типовых документов либо отраслевому перечню документов, в соответствии с которыми дела выделены к уничтожению, и проведенной экспертизы ценности документов в архиве организации составляется акт о выделении к уничтожению документов, не внесенных в Архивный фонд ЛНР (приложение N 16).

5.3.2. Акт о выделении к уничтожению документов, не внесенных в Архивный фонд ЛНР, составляется в двух экземплярах, как правило, на дела всей организации. Названия однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, включенных в каждую группу. Акты о выделении к уничтожению документов имеют валовую нумерацию, начиная с N 1.

Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не внесенных в Архивный фонд ЛНР, если предусмотренный для них срок хранения истек к 01 января года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные в 2015 году, могут включаться в акт, который будет составлен не ранее 01 января 2019 года, с пятилетним сроком хранения - не ранее 01 января 2021 года, с учетом примечаний, указанных в соответствующих перечнях документов со сроками хранения.

5.3.3. Организации, в деятельности которых образуются документы Архивного фонда ЛНР, подают одобренные ЦЭК (ЭК) организации акты о выделении к уничтожению документов, не внесенных в Архивный фонд ЛНР вместе с описями дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение ЭПК Госархива ЛНР, ЭК архивного учреждения, в зоне комплектования которого находится организация.

5.3.4. Организации, в деятельности которых не образуются документы Архивного фонда, подают одобренные ЭК организации акты о выделении к уничтожению документов, не внесенных в Архивный фонд ЛНР, вместе с описями дел по личному составу на рассмотрение ЭПК Госархива ЛНР, ЭК архивного учреждения, в зоне комплектования которого находится организация.

5.3.5. В случае внесения первичной финансовой и бухгалтерской документации в акт о выделении к уничтожению документов, не внесенных в Архивный фонд ЛНР, к нему прилагается справка о проведении проверки налоговыми органами Луганской Народной Республики по вопросам соблюдения налогового законодательства, а для государственных органов, государственных фондов, бюджетных организаций, субъектов хозяйствования государственного сектора экономики, предприятий и организаций, которые получали средства из бюджетов всех уровней и государственных фондов или использовали государственное или муниципальное имущество, - ревизии, проведенной органами финансово-бюджетного надзора Луганской Народной Республики по совокупным показателям финансово-хозяйственной деятельности. Справка подписывается руководителем организации и бухгалтером, заверяется гербовой печатью.

5.3.6. Согласованные (одобренные) акты о выделении к уничтожению документов, не внесенных в Архивный фонд ЛНР, утверждаются руководителем организации, после чего организация имеет право уничтожить документы.

5.3.7. Дела, отобранные для уничтожения, передаются организациям по заготовке вторичного сырья по накладным, в которых указывается вес макулатуры, переданной для переработки. Дата сдачи документов, их вес и номер накладной указываются в актах о выделении к уничтожению документов.

Если вес выделенных к уничтожению документов не превышает двадцати килограмм, уничтожение документов допускается путем сожжения.

5.3.8. Если в акт о выделении к уничтожению документов, не внесенных в Архивный фонд ЛНР, включены документы с грифом "Для служебного пользования" и другими грифами ограниченного доступа, применяемые в организации, эти документы уничтожаются путем измельчения до состояния, исключающего возможность их прочтения и восстановления. При этом в конце акта дополнительно делается запись об уничтожении соответствующих документов с указанием фамилий, инициалов членов ЦЭК (ЭК) организации, например:

Дела N 25 ДСП, N 30 ДСП, N 80 ДСП уничтожены путем измельчения.

Члены ЦЭК (ЭК):

(Подпись, инициалы, фамилия)

(Подпись, инициалы, фамилия)

(Подпись, инициалы, фамилия)

5.3.9. Документы государственных органов Украины, органов местного самоуправления, предприятий, учреждений, организаций, действовавших на территории Луганской Народной Республики, с истекшими сроками хранения, подлежат выделению к уничтожению Распорядителями в соответствии с требованиями, установленными данным разделом Правил, кроме подпункта 5.3.5.

VI. Комплектование архива

6.1. Источники комплектования и состав документов архива

6.1.1. Основными источниками комплектования архива организации являются:

структурные подразделения организации, подчиненные организации, физические лица.

6.1.2. Архив хранит:

законченные в текущем делопроизводстве документы постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, созданные структурными подразделениями;

документы по личному составу работников организации;

документы организаций-предшественников;

документы ликвидированных подчиненных организаций;

документы личного происхождения работников организации, которые сыграли определенную роль в истории развития той или иной сферы жизнедеятельности Луганской Народной Республики или ее отдельного региона, поступившие на основании заявления их владельца;

печатные издания, дополняющие архивные документы, необходимые для научно-методической и информационно-справочной работы архива организации;

справочный и учетный аппарат к архивным документам.

6.2. Требования к оформлению дел, подлежащих архивному хранению

6.2.1. Дела организации подлежат оформлению при их заведении в делопроизводстве и при подготовке их на архивное хранение.

6.2.2. Оформление дел осуществляется работниками структурных подразделений под методическим руководством службы делопроизводства и архива организации (лица, ответственного за ведение архива).

6.2.3. В зависимости от сроков хранения документов осуществляется полное или частичное (упрощенное) оформление дел.

Документы временного хранения, сформированные в дела, хранятся в папках с завязками, скоросшивателях, не подшиваются и не нумеруются (за исключением первичной бухгалтерской документации и документов с грифом "Для служебного пользования" и другими грифами ограниченного доступа), уточнение элементов оформления обложки не осуществляется.

Оформление дел постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дел по личному составу, предусматривает систематизацию документов в деле, нумерацию листов в деле, составление (в случае необходимости) внутренней описи документов дела, наличие заверительной надписи дела о количестве листов, особенностях физического состояния и формирования дела, подшивку или переплет дела, оформление обложки (титульного листа) дела.

6.2.4. Систематизация документов в деле предполагает размещение документов по хронологии поступления или создания (с января по декабрь).

6.2.5. Нумерация листов дел осуществляется с целью обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело. Все листы дела нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу простым мягким карандашом или механическим нумератором. Листы заверительной надписи и внутренней описи нумеруются отдельно. Применение чернил, пасты или цветных карандашей для нумерации листов дела, листов заверительной надписи и внутренней описи запрещается.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются в каждом томе (части) отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, являющиеся отдельными листами в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Лист формата, большего, чем формат А4, подшивается с одной стороны и нумеруется как один лист в правом верхнем углу, затем фальцуется в формат А4.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним боком другие документы (вырезки, вставки в текст, переводы и т.д.), то каждый документ нумеруется отдельно.

Подшитые в дела конверты с вложениями нумеруются валовой нумерацией листов дела, при этом сначала нумеруется конверт, а затем каждое вложение в конверте.

Подшитые в дела документы с собственной нумерацией листов сохраняют такую нумерацию, если она соответствует последовательности расположения листов в деле.

При наличии многих ошибок в нумерации листов дела в делопроизводстве осуществляется их перенумерация, во время которой старые номера зачеркиваются одной косой чертой и рядом ставится новый номер листа.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов дела допускается применение литерных номеров листов (135а, 135б и т.д.).

6.2.6. Внутренняя опись документов составляется к некоторым категориям дел, содержащим уникальные документальные памятники, документы с грифом "Для служебного пользования", к личным, судебно-следственным делам, к делам, названия которых не полностью раскрывают их содержание. Необходимость составления внутренней описи документов некоторых дел определяется инструкцией по делопроизводству организации.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по форме (приложение N 17), содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.

К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело переплетено или подшито предварительно без внутренней описи, то она подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Изменения состава документов дела (включение дополнительных документов, их исключение, замена оригиналов копиями и т.д.) отражаются в графе "Примечания" со ссылкой на соответствующие документы (приказы, акты и т.д.). К внутренней описи составляется новая итоговая запись.

6.2.7. Заверительная надпись дела составляется с целью учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации.

Заверительная надпись (приложение N 18) составляется на отдельном листе, помещается в конце дела, в печатных экземплярах дел (учетные журналы, отчеты и т.п.) - на обратной стороне последнего чистого листа.

В заверительной надписи указываются цифрами и буквами количество листов в деле и отдельно через знак "+" (плюс) количество листов внутренней описи, если она есть.

В заверительной надписи оговариваются следующие особенности нумерации документов дела:

наличие литерных и пропущенных номеров листов;

номера листов с наклеенными фотографиями, чертежами, вырезками и тому подобное;

номера крупноформатных листов;

номера конвертов с вложениями и количество листов вложений.

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения листов, замена документов копиями, присоединение новых документов и т.п.) указываются в заверительной надписи со ссылками на соответствующий оправдательный документ (приказ, акт).

В случае значительного объема перенумерации листов в деле в конце его составляется новая заверительная надпись. Старая заверительная надпись зачеркивается и хранится в деле постоянно.

6.2.8. Переплет дел осуществляется с целью сохранности их физического состояния. Документы, содержащиеся в деле, подшивают на четыре прокола специальными суровыми нитками или дратвой. Дела постоянного, длительного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу переплетаются в твердую обложку из картона. При этом металлические скрепления (скрепки, булавки) изымаются из документов.

Дела переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. Если текст документов напечатан слишком близко к их левому краю, то нужно нарастить корешки документов бумагой того же качества, что и носители текста документов.

При наличии в деле невостребованных личных документов (трудовых книжек, удостоверений, дипломов, аттестатов, свидетельств и т.п.) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается к делу. Если таких документов значительное количество, они изымаются из дела и на них составляется отдельная опись.

6.2.9. Оформление обложек (титульных листов) дел постоянного, длительного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу выполняют по форме, приведенной в приложении N 19 к Правилам. Титульные листы рекомендуется изготавливать типографским способом и заполнять переменную информацию от руки.

Перед передачей дел в архив организации в текст на их обложках (титульных листах) вносятся необходимые уточнения, проверяется соответствие заголовков дел на обложках (титульных листах) содержанию подшитых документов (содержание документов дела отображается в заголовке четко, кратко, обобщенно, без потери конкретных характеристик объекта описания). В случае необходимости в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности, указания на наличие копий документов в деле). Заголовок дела на обложке должен соответствовать заголовку в описи дел структурного подразделения.

На обложках дел (титульных листах) проставляются даты документов, помещенных в каждое дело. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то на каждом из них проставляются крайние даты документов (начала и окончания дел).

В случае указания точных календарных дат указываются число, месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом. Даты могут не указываться на обложке (титульном листе) дел, содержащих годовые планы и отчеты, если они отражены в заголовках дел.

На обложках дел (титульных листах) указывают количество листов в деле в соответствии с заверительной надписью (без учета листов внутренней описи и заверительной надписи).

Архивный шифр проставляется на обложке дела в правом верхнем углу и нижнем левом углу в архиве после утверждения сводной описи дел. Для проставления архивного шифра может применяться штамп.

В случае изменения наименования организации (его структурного подразделения) в течение периода, который охватывают документы дела, или при передаче дела в другую организацию (структурное подразделение) на обложке дела (титульном листе) указывается новое наименование организации (структурного подразделения), а предыдущее берется в скобки.

Надписи на обложках дел постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения делаются четко черными светостойкими чернилами или пастой.

В случае вмещения в дело должным образом оформленного титульного листа, изготовленного типографским способом, на обложке дела указываются только номера архивного фонда, описи и дела. Запрещается наклеивание титульного листа на обложку дела.

VII. Составление архивных описей дел

7.1. Порядок составления годовых разделов сводных описей дел организации

7.1.1. Подготовка годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения, длительного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу возлагается на архив организации.

7.1.2. Если в организации создается за год до 20 дел, сводную опись разрешается составлять за несколько лет, но не более чем за пять лет.

На специфические для конкретной организации дела (судебные, следственные, научные отчеты и т.п.) составляют отдельные описи.

7.1.3. Сводные описи дел составляют на основе годовых разделов описей дел структурных подразделений, в том числе обособленных структурных подразделений без статуса юридического лица, а в бесструктурных организациях - на основе сводной номенклатуры дел за тот же год.

В организациях, не имеющих структурного деления, архивные описи составляются по направлениям деятельности организации.

7.1.4. Порядок внесения заголовков дел в годовой раздел сводной описи аналогичен порядку, указанному в пунктах 6.3.5 и 6.3.6 Правил.

Заголовки дел, содержащих документы за несколько лет, включаются в годовой раздел сводной описи в соответствии с требованиями, изложенными в пункте 6.3.9 Правил.

7.1.5. Прежде чем включать заголовки дел в годовой раздел сводной описи, необходимо сверить заголовки дел с описями дел структурных подразделений (для бесструктурных организаций - со сводной номенклатурой дел за тот же год), проверить правильность формирования и оформления дел.

7.1.6. Заголовки дел, сформированных после утверждения годового раздела сводной описи дел организации, включают в годовой раздел под литерными номерами (например, 10а, 284б и т.д.) или составляют дополнительную опись. Выбор того или иного варианта зависит от количества таких дел.

7.1.7. Годовые разделы сводных описей дел нумеруются в валовом порядке в соответствии с требованиями, установленными в главе 7.7 данного раздела Правил, к ним составляются итоговая запись и заверительная надпись в соответствии с требованиями, определенными в главе 7.5 настоящего раздела, а также предисловие, которое составляется# соответствии с пунктом 7.6.2 Правил.

Годовые разделы сводных описей дел не подшивают и не переплетают, они должны храниться в папках с клапанами или завязками.

7.1.8. Годовая сводная опись дел составляется не позднее чем через три года после завершения дел делопроизводством.

7.2. Составление и оформление годового раздела сводной описи дел постоянного хранения

7.2.1. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется по установленной форме, приведенной в приложении N 21 к Правилам. В него включают все заголовки дел, которые формировались в структурных подразделениях организации в течение года, а также заголовки дел с документами, изъятыми из дел временного хранения, которые имели пометку "ЭПК". Систематизация заголовков дел в описи должна соответствовать порядку, определенному в сводной номенклатуре дел организации за этот же год.

7.2.2. Годовая сводная опись дел постоянного хранения составляется в четырех экземплярах, которые после одобрения ЭПК Госархива ЛНР утверждаются руководителем организации. Один экземпляр направляется Госархиву ЛНР или архивному учреждению, в зоне комплектования которого находится организация. Второй - хранится как неприкосновенный в архиве организации. Третий и четвертый экземпляры раздела описи используются архивом и службой делопроизводства для текущего поиска дел и в случае их передачи на постоянное хранение поступают в Госархив ЛНР или соответствующее архивное учреждение.

7.2.3. Организации, которые хранят документы Архивного фонда ЛНР постоянно у себя, составляют годовые разделы сводной описи дел постоянного хранения в трех экземплярах. Согласованные ЭПК Госархива ЛНР описи утверждает руководитель организации. Первый экземпляр описи хранится в архиве организации, второй - в службе делопроизводства, третий - передается в Госархив ЛНР, соответствующее архивное учреждение.

7.2.4. Заголовки дел, включенных в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке до числа 9999. В организациях с годовым документооборотом до 600 документов целесообразно заканчивать сводную опись с количеством дел 999.

7.3. Составление и оформление сводной описи дел длительного (свыше 10 лет) хранения

7.3.1. Годовой раздел сводной описи дел длительного (свыше 10 лет) хранения составляется по форме, приведенной в приложении 22 к Правилам. В опись включают заголовки дел, образовавшихся в деятельности структурных подразделений организации и имеющих в соответствии со сводной номенклатурой дел сроки хранения свыше 10 лет, а также со сроком хранения "До ликвидации организации" (кроме документов по личному составу). Систематизация заголовков дел в этой описи должна соответствовать порядку, определенному в сводной номенклатуре дел организации за этот же год.

7.3.2. Описи дел длительного (свыше 10 лет) хранения составляются в двух экземплярах и одобряются ЦЭК (ЭК) организации.

7.3.3. В случае ликвидации организации, в деятельности которой не создаются документы Архивного фонда ЛНР, опись длительного (свыше 10 лет) хранения документов перерабатывается с целью выделения документов, связанных с обеспечением социальной защиты граждан, и одобряется ЦЭК (ЭК) организации.

7.3.4. Одобренные ЭК организации описи дел утверждает руководитель организации. Первый экземпляр годового раздела описи хранится в архиве организации как неприкосновенный, а второй является рабочим и используется в практической работе.

7.3.5. Заголовки дел, включенных в годовой раздел сводной описи дел длительного (свыше 10 лет) хранения, нумеруют в валовом порядке до числа 999.

7.4. Составление и оформление годового раздела сводной описи дел по личному составу

7.4.1. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу составляется по форме, приведенной в приложении N 23 к Правилам. Опись содержит документы, создаваемые в деятельности кадровой, бухгалтерской служб, службы охраны труда организации, и по номенклатуре дел организации имеющие срок хранения свыше 10 лет.

7.4.2. Заголовки дел описи дел по личному составу систематизируются по хронологически-номинальному признаку в такой последовательности:

приказы по личному составу, подлежащие длительному хранению (75 лет);

контракты, трудовые договоры, заменяющие приказы по личному составу;

книги (журналы) регистрации приказов по личному составу;

учетные документы (списки работников организации);

личные дела (в том числе лиц, представленных к присвоению почетных званий), персональные дела;

личные карточки работников (ф. Т-2);

бухгалтерские документы (лицевые счета по заработной плате, расчетные ведомости по зарплате);

отчеты о суммах начисленной заработной платы застрахованных лиц и суммах начисленных страховых взносов на общеобязательное государственное пенсионное страхование, единого взноса на общеобязательное социальное страхование (персонифицированный учет);

наградная документация;

документы о несчастных случаях на производстве (акты, протоколы, заключения, журналы);

невостребованные личные документы работников (трудовые книжки, военные билеты, дипломы, аттестаты и т.д.).

7.4.3. Личные дела (личные карточки) вносятся в описи по году увольнения должностных лиц в алфавитном порядке их фамилий.

7.4.4. В зависимости от объема личные дела вносятся в опись как отдельные единицы хранения или группируются по алфавиту в отдельные дела-наряды, каждое из которых включают в опись под самостоятельным номером, например:

21. Личные дела работников, уволенных в 2015 году (А-К).

22. Личные дела работников, уволенных в 2015 году (Л-Я).

7.4.5. В дела-наряды помещают внутреннюю опись всех личных дел с указанием номеров страниц каждого личного дела. Сформированные в дела-наряды личные дела отделяют друг от друга чистыми листами бумаги, где указываются фамилия, имя, отчество лица, на которое заведено дело.

7.4.6. Личные карточки также формируют в дела-наряды в алфавитном порядке, например:

Личные карточки (ф. Т-2) работников, уволенных в 2015 году (А-Н).

7.4.7. Лицевые счета работников формируют в хронологическом порядке по алфавиту фамилий работников или по структурному принципу, например:

Лицевые счета работников (А-М).

Лицевые счета работников отдела снабжения и сбыта.

7.4.8. В зависимости от количества личных дел и личных карточек на личные дела и карточки уволенных работников может составляться отдельная опись.

7.4.9. Описи дел по личному составу организаций, в деятельности которых создаются документы Архивного фонда ЛНР, составляют в трех экземплярах. Согласованные ЭПК Госархива ЛНР описи утверждает руководитель организации. Первый экземпляр годового раздела описи хранится в архиве организации как неприкосновенный, а второй является рабочим и используется в практической работе. Третий направляется для контроля Госархиву ЛНР, архивному учреждению, в зоне комплектования которого находится организация.

7.4.10. Описи дел по личному составу организаций, в деятельности которых не создаются документы Архивного фонда ЛНР, составляют в двух экземплярах. После согласования описей ЭПК Госархива ЛНР или одобрения ЭК архивного учреждения их утверждает руководитель организации. Первый экземпляр годового раздела описи хранится в архиве организации как неприкосновенный, а второй является рабочим и используется в практической работе.

7.4.11. Заголовки дел, включенных в годовой раздел сводной описи дел по личному составу, нумеруют в валовом порядке до числа 999.

7.5. Итоговая запись и заверительная надпись в архивных описях дел

7.5.1. Суммарный учет дел закрепляется в итоговой записи, которую составляют для всех архивных описей дел. После последней статьи каждой описи отмечают (цифрами и прописью) фактическое количество дел, внесенных в годовой раздел описи, а также указывают особенности нумерации дел (наличие литерных и пропущенных номеров). Например:

В данную опись включено 251 (двести пятьдесят одно) дело с N 1 по N 250, в том числе:

литерные номера: 50а, 145а, 145б;

пропущенные номера: 170, 205.

7.5.2. Каждое изменение общего количества дел в описи, связанное с поступлением, выбытием, объединением, расформированием дел и т.п., фиксируют в итоговой записи со ссылкой на соответствующие документы, являющиеся основанием для внесения записи. Примеры:

В опись внесено дело N 78а. Основание: акт проверки наличия и состояния дел от 17.01.2015 N 3;

Дела NN 50, 58, 70 изъяты. Основание: акт об изъятии дел (документов) из Архивного фонда Луганской Народной Республики от 12.01.2014 N 1;

Дело N 200 расформировано. Документы дела N 200 частично включены в дело N 180. Дела 134 и 136 объединены. Основание: акт от 20.01.2015 N 1.

7.5.3. После внесения в опись дополнительных записей составляют новую итоговою запись к описи. В случае выбытия дел из описи в графе "Примечание" напротив каждого выбывшего дела, делают отметку "Выбыло".

7.5.4. Для учета количества листов сводной описи дел, фиксации особенностей нумерации описи на отдельном листе составляется заверительная надпись в соответствии с реквизитами, приведенными в пункте 6.2.7. Правил. Заверительную надпись размещают в конце сводной описи.

7.6. Предисловие к годовым разделам сводных архивных описей дел

7.6.1. Для каждого годового раздела сводной описи дел постоянного хранения, длительного (свыше 10 лет) хранения и описей дел по личному составу составляют предисловие, являющееся элементом справочного аппарата к годовому разделу сводной описи дел.

7.6.2. Предисловие к описи состоит из двух частей:

первая - история организации-фондообразователя;

вторая - история фонда.

В первой части предисловия отражают в хронологической последовательности сведения об изменениях за соответствующий период, произошедших в направлениях деятельности организации, ее названии, подчиненности, структуре, во второй - кратко характеризуют содержание и полноту документов в делах, освещают особенности формирования и описания дел, их систематизации в описи. Предисловие подписывают составитель описи и руководитель архива организации (лицо, ответственное за архив).

7.6.3. Другие элементы справочного аппарата к годовому разделу сводной описи дел (титульный лист, содержание, список сокращений, указатель) составляют при необходимости.

7.7. Нумерация годовых разделов сводных архивных описей дел

7.7.1. В пределах архивного фонда первому годовому разделу сводной описи дел каждого вида присваивается номер "1". К описи дел по личному составу добавляют литерный индекс "Л", описям дел длительного (свыше 10 лет) хранения - буквенный индекс "Д", например:

опись N 1 дел постоянного хранения,

опись N 1-Л дел по личному составу,

опись N 1-Д дел длительного (свыше 10 лет) хранения.

7.7.2. Все последующие годовые разделы сводной описи дел будут иметь тот же номер до составления законченной описи, при этом после номера каждого следующего годового раздела описи дел в скобках указывается слово "продолжение", например: "Опись N 1 (продолжение) дел постоянного хранения".

7.7.3. Не разрешается присваивать описям одинаковые учетные номера, например, две описи N 1 постоянного хранения, а также присваивать им литерные индексы "а", "б".

7.7.4. Номер выбывшей описи другим описям не присваивается.

7.7.5. Учет описей дел в архиве организации осуществляется в соответствии с пунктом 10.4.4 и 10.4.5 Правил.

7.8. Законченная архивная опись дел

7.8.1. Несколько годовых разделов сводной описи дел или один годовой раздел, количество заголовков дел в которых достигло числа 9999 (или 999), считаются законченной описью. Дела, созданные в последующие годы, включаются в другую опись, которая имеет следующий порядковый номер.

Законченную опись составляют и в случае ликвидации организации-фондообразователя независимо от количества заголовков дел в годовых разделах.

7.8.2. Систематизация заголовков дел в законченной описи может уточняться в соответствии с хронологически-структурной схемой построения архивного фонда, разделами которой являются годы, а подразделами - названия структурных подразделений организации. В случае функционального построения годовых разделов описи уточнение схемы систематизации законченной описи не производится.

7.8.3. Законченная опись, состоящая из годовых разделов описей дел, должна иметь общую итоговую запись, составленную в соответствии с пунктами 7.5.1-7.5.3 Правил. Если опись состоит из нескольких томов, то итоговая запись составляется к каждому тому, а к последнему тому составляется общая итоговая запись к описи в целом.

7.8.4. К законченной описи дел постоянного хранения составляется заверительная надпись в соответствии с реквизитами, приведенными в пункте 6.2.7 Правил. В общей заверительной надписи отображаются все изменения в объеме дел, внесенных в опись, связанные с выбытием, поступлением, объединением и расформированием дел (на основании соответствующих документов). Поэтому заверительные надписи, составленные к годовым разделам сводной описи, изымают.

7.8.5. Обязательными элементами оформления законченной описи дел постоянного хранения являются титульный лист, который составляется по форме, приведенной в приложении N 24 к Правилам, содержание, предисловие и список сокращений, которые помещаются в опись перед описательными статьями в приведенной последовательности и составляют справочный аппарат описи.

7.8.6. В состав титульного листа входят данные для поиска описи в архиве: последнее официальное наименование организации-фондообразователя (с указанием на отдельном листе сведений о переименовании и изменении в подчиненности, произошедших в течение периода, за который документы включены в опись), номер фонда, номер описи, название описи, крайние даты дел.

7.8.7. В содержании к законченной описи дел перечисляют (с указанием номеров соответствующих листов) следующие элементы: предисловие (общее); дополнение к предисловию, которое помещались в каждом годовом разделе описи; названия разделов и подразделов описи; названия других групп документов, включенных в опись (их подают в соответствии со схемой систематизации описи); список сокращений (при наличии в годовых разделах). Содержание размещают в начале законченной описи дел.

7.8.8. Предисловие составляют в соответствии с пунктом 7.6.2 Правил. Для его написания пользуются нормативными правовыми актами, справочной литературой (энциклопедиями, справочниками и т.д.), делом фонда, документами фонда, учетными документами, справочным аппаратом архива организации, а также исторической справкой к конкретному фонду. Кроме этого, в единый документ сводят сведения, содержащиеся в предисловиях к годовым разделам.

7.8.9. Список сокращений составляют, если в законченной описи дел приняты сокращенные названия, аббревиатуры, характерные для сферы деятельности организации. Основанием служат списки сокращений годовых разделов сводных описей. Располагают сокращения в алфавитном порядке. Расшифровку приводят через тире после сокращений. В список не включают общепринятые сокращения слов (г. - год, л. - лист и т.д.).

Списки сокращений годовых разделов сводных описей дел изымают.

7.8.10. Законченная опись вместе со справочным аппаратом к ней переплетается в твердую обложку, все листы описи нумеруются валовой нумерацией.

VIII. Организация документов в архиве

8.1. Документальный и архивный фонды организации

8.1.1. Документы, образующиеся в деятельности организации, составляют документальный фонд.

8.1.2. Создание документального фонда организации осуществляется путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел на основе нормативных правовых актов Луганской Народной Республики, Перечня типовых документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов.

8.1.3. Часть документального фонда, включающая документы Архивного фонда ЛНР, документы по личному составу, документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения, вносится в учетные документы архива и составляет архивный фонд организации, который подлежит хранению в архиве организации.

Документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков их хранения подлежат уничтожению в порядке, установленном в главе 5.3 Правил.

8.1.4. Видами архивных фондов организации являются:

архивный фонд организации, состоящий из документов Архивного фонда ЛНР и других архивных документов;

объединенный архивный фонд, состоящий из образовавшихся в процессе деятельности двух или более организаций документов Архивного фонда ЛНР и других архивных документов, имеющих между собой исторически и/или логически обусловленные связи;

архивная коллекция, состоящая из отдельных архивных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, авторскому, видовому, объектному);

архивный фонд личного происхождения, фондообразователем которого является одно или несколько физических лиц, принятый в архив организации.

Архивный фонд ЛНР, состоящий из документов по личному составу, документов длительного (свыше 10 лет) хранения органов государственной власти Украины, органов местного самоуправления, учреждений, организаций, предприятий, ранее функционировавших на территории Луганской области и выполнявших аналогичные функции.

8.1.5. Признаком организации-фондообразователя является ее юридическая и организационная самостоятельность, которая подтверждается наличием:

акта (закона, постановления, приказа, распоряжения, свидетельства, устава, положения) об образовании, регистрации, компетенции, порядке деятельности, функциях и т.д.);

самостоятельного баланса (сметы);

расчетного счета в банках;

штатного расписания;

печатей;

атрибутов собственного делопроизводства.

8.2. Определение фондовой принадлежности архивных документов и создание архивного фонда

8.2.1. Определение фондовой принадлежности документов организации заключается в отнесении их к архивному фонду соответствующей организации-фондообразователя с учетом хронологических границ его деятельности.

8.2.2. На определение фондовой принадлежности документов организации влияют следующие факторы:

изменение конституционного строя государства,

изменение административно-территориального деления;

изменение формы собственности фондообразователя;

прекращение фондообразователя.

8.2.3. Определение фондовой принадлежности документов организации в случае изменения конституционного строя государства, изменения административно-территориального деления, изменения формы собственности фондообразователя определяются на основании рекомендаций Госархива ЛНР.

8.2.4. Архивные документы организации составляют один (единый) архивный фонд:

до и после реорганизации, а также изменения структуры, штатов, если указанные мероприятия не повлекли за собой изменения целей и предмета деятельности организации;

до и после изменения территориальных границ деятельности организации;

в случае смены учредителя.

В случае изменения собственника имущества организации архивные документы организации должны включаться в разные архивные фонды.

8.2.5. В случае реорганизации организации с передачей функций вновь созданной или иной организации все архивные документы передаются организации-правопреемнику и включаются в архивный фонд последнего.

8.2.6. Архивному фонду организации присваиваются название, соответствующее наименованию организации, и номер в порядке, определенном пунктом 10.4.2 Правил.

8.2.7. Документы постоянного хранения и документы по личному составу ликвидированных организаций должны передаваться в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующие архивные учреждения.

8.3. Хронологические рамки архивного фонда

8.3.1. Хронологическими рамками архивного фонда являются:

для архивного фонда организации - официальные даты создания и ликвидации организации. При наличии нескольких актов об образовании организации принимается дата наиболее раннего из них;

для объединенного архивного фонда организации - даты создания наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней по времени деятельности организации, документы которой вошли в состав объединенного архивного фонда;

для архивной коллекции - даты самого раннего и самого позднего документа;

для фонда личного происхождения - дата рождения и смерти фондообразователя.

8.4. Организация документов в пределах архивного фонда

8.4.1. Архивные документы должны храниться в систематизированном порядке в пределах архивного фонда. Единицей систематизации документов архивного фонда в архиве организации является совокупность архивных документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу деятельности организации (далее - дело).

8.4.2. Дела должны быть систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем учет, поиск и использование архивных документов.

8.4.3. Дела архивного фонда систематизируются в соответствии со следующими признаками:

структурный (принадлежность дел к структурным подразделениям организации согласно его структуре, определенной в штатном расписании);

хронологический (по периодам или датам, к которым относятся дела);

функциональный, отраслевой, тематический, предметно-вопросный (по функциям, направлениям деятельности, темам или вопросам, которых касается содержание дел);

номинальный (по видам и значимости документов);

корреспондентский (по организациям, в результате переписки с которыми образовались дела);

географический (по административно-территориальным единицам);

авторский (по названиям организаций или фамилиям граждан, являющихся авторами документов).

8.4.4. Дела систематизируются по нескольким признакам, применение которых наиболее рационально для сохранения в фонде логических и исторических связей между документами и создание удобной для использования документов системы их организации.

8.4.5. Наиболее распространенным типом схемы систематизации в описях является хронологически-структурный, который используется для систематизации дел действующих фондообразователей, структура которых постоянно меняется; дела фонда группируются по годам, а в пределах каждого года - по структурным подразделениям, например:

2009 год

Канцелярия

Плановый отдел

Производственный отдел

Отдел труда и заработной платы

Финансово-экономический отдел

Отдел кадров

Административно-хозяйственный отдел

2010 год

Канцелярия

Планово-экономический отдел

Производственно-технический отдел

Бухгалтерия

Отдел кадров

Административно-хозяйственный отдел

8.4.6. Структурно-хронологический тип схемы применяется для систематизации дел организаций, которые имели стабильную структуру и прекратили свою деятельность. При этом дела группируются по структурным подразделениям, а в пределах этих подразделений - по годам, например:

Отдел делопроизводства

2010 год

2011 год

Отдел кадров

2010 год

2011 год

8.4.7. Функционально-хронологическая и хронологически-функциональная схемы систематизации применяются при классификации документов бесструктурных организаций.

При функционально-хронологической схеме заголовки дел размещаются по функциям и годами, например:

Руководство

2007 год

2008 год

2009 год

Учебно-воспитательная работа

2007 год

2008 год

2009 год

При хронологически-функциональной схеме заголовки дел сначала группируются по годам документов, далее - по функциям фондообразователя, например:

2010 год

Руководство

Планирование

Финансирование

Капитальное строительство

8.4.8. При небольшом объеме фонда возможно использование номинально-хронологической или хронологически-номинальной схемы.

Пример номинально-хронологической схемы:

Приказы

2010 год

2011 год

Планы

2010 год

2011 год

Пример хронологически-номинальной схемы:

2011 год

Приказы

Планы

Отчеты

8.4.9. Документы, вошедшие в объединенный архивный фонд, располагаются по значимости фондообразователей, по хронологии создания документов, по алфавиту названий и другим признакам. В пределах каждого фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, применяются принципы систематизации, выбор которых определяется характером деятельности конкретных организаций, составом и объемом документов. Для фондов однородных организаций используется общая схема систематизации.

8.4.10. Систематизация документов архивной коллекции определяется тематикой и составом документов. Коллекции архивных документов систематизируются, как правило, по хронологически-номинальному признаку или хронологически-авторскому признаку. В некоторых случаях могут применяться географический, функциональный, тематический признаки систематизации дел архивной коллекции.

8.4.11. Документы по личному составу систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись по хронологически-номинальному признаку. На личные дела уволенных работников, невостребованные трудовые книжки (при большом объеме) может составляться отдельная опись.

8.4.12. Каждый архивный фонд имеет свой номер и название, соответствующее официальному наименованию фондообразователя. Если организация-фондообразователь передает дела на постоянное хранение в Госархив ЛНР (архивное учреждение), номер фонда присваивает соответствующее архивное учреждение. Этот номер присваивается во время первого поступления документов и не меняется.

Если организация не передает документы на постоянное хранение, она самостоятельно присваивает номера фондам, хранящимся в архиве организации.

IХ. Организация хранения архивных документов

9.1. Комплекс работ по обеспечению сохранности архивных документов

9.1.1. Сохранность архивных документов в архиве организации обеспечивается комплексом мероприятий, направленных на создание и соблюдение нормативных условий, организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату, а также обеспечивающих поддержание документов в нормальном физическом состоянии.

9.1.2. Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов включает:

предоставление помещения для размещения архивных документов;

оснащение архивохранилищ специальным оборудованием для хранения архивных документов;

Х. Учет архивных документов в организации

10.1. Общие требования к учету архивных документов

10.1.1. Учет архивных документов осуществляется с целью обеспечения их сохранности и контроля за наличием и движением архивных документов.

10.1.2. Все учетные документы подлежат хранению в рабочей комнате руководителя архива (лица, ответственного за ведение архива) в шкафах (сейфах), которые опечатываются. Учетные документы архива организации, кроме описей дел, предназначаются для служебного пользования и пользователям не выдаются. Пользование описями осуществляется в помещении архива только в присутствии руководителя архива (лица, ответственного за ведение архива).

10.1.3. Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации архивные документы, включая документы по личному составу, описи дел, неописанные и непрофильные документы.

10.1.4. Учет производится путем присвоения архивным документам (единицам хранения) учетных номеров, являющихся частью их архивных шифров. Сведения о составе единиц хранения и их количестве фиксируются в учетных документах архива.

Архивный шифр (обозначение, наносимое в левом нижнем и правом верхнем углу на каждую единицу хранения в целях обеспечения учета и идентификации) состоит из номеров: архивного фонда, описи дел, единицы хранения.

10.2. Единицы учета

10.2.1. Для документов на бумажной основе учетными единицами являются архивный фонд, единица хранения (дело).

Для документов с иными видами носителей информации (аудиовизуальных и электронных) основными учетными единицами являются единица хранения и единица учета.

Научно-технические документы Архивного фонда ЛНР учитывают по фондам, группам, комплексам и единицам хранения (делам).

10.2.2. Неописанные документы (россыпь) учитывают в неописанных (условных) единицах хранения (из расчета 250 листов в одной условной единице хранения).

10.3. Система учетных документов архива

10.3.1. В архиве организации ведутся основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы. Состав и формы основных учетных документов определяются в соответствии с Правилами. Состав и формы вспомогательных учетных документов определяются архивом организации самостоятельно.

10.3.2. В состав основных (обязательных) учетных документов архива организации входят:

книга учета поступления и выбытия документов (приложение N 41);

список фондов (приложение N 42);

лист фонда (приложение N 43);

описи дел постоянного хранения;

описи дел по личному составу;

описи дел длительного (свыше 10 лет) хранения;

описи дел временного (до 10 лет включительно) хранения (приложение N 44), при поступлении дел на хранение в архив по решению руководителя организации;

реестр описей (приложение N 45);

дело фонда.

10.3.4. Для централизованного государственного учета документов Архивного фонда ЛНР в архиве организации - источнике формирования Архивного фонда ЛНР, составляется паспорт архива предприятия, учреждения, организации (приложение N 46).

Паспорт предназначен для суммарного учета документов Архивного фонда ЛНР, архивных документов длительного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, находящихся на хранении в архиве организации. В паспорте также отражаются сведения о помещениях архива и его работниках.

Организации - источники формирования Архивного фонда ЛНР составляют паспорт ежегодно по состоянию на 1 декабря отчетного года в двух экземплярах, один из которых предоставляют в Госархив ЛНР, соответствующее архивное учреждение не позднее 1 декабря.

10.4. Порядок ведения основных учетных документов

10.4.1. В книгу учета поступления и выбытия документов последовательно вносятся все первичные и повторные поступления (выбытия) документов. Каждое поступление (выбытие) в пределах отчетного года получает самостоятельный порядковый номер в валовой последовательности.

Ежегодно на 1 января подводится итог количества поступивших и выбывших за год архивных документов.

Книга учета поступления и выбытия документов является основанием для составления паспорта архива предприятия, учреждения, организации.

10.4.2. Список фондов ведется в архиве организации, хранящем архивные документы более одного фонда. Архивный фонд ЛНР записывается в список фондов только один раз, при первом поступлении в архив организации. По списку фондов в валовом порядке ему присваивается учетный номер, который сохраняется за ним во всех учетных документах.

Номера утраченных, переданных в другие архивы фондов, номера архивных фондов, вошедших в состав объединенного архивного фонда, не могут быть присвоены другим архивным фондам.

Объединенные архивные фонды и архивные коллекции учитываются на общих основаниях. Объединенному архивному фонду, образованному из архивных фондов, ранее учтенных самостоятельно, присваивается номер одного из них.

В архивах организаций - источниках комплектования Госархива ЛНР, архивных учреждений к номеру фонда через косую черту добавляется номер, присвоенный ему Госархивом ЛНР, соответствующим архивным учреждением при первом поступлении на постоянное хранение части этого фонда.

Название архивного фонда вносится в список фондов на основании исторической справки к фонду или титульного листа описи дел.

Название архивного фонда состоит из полного и (в скобках) официально принятого сокращенного наименования фондообразователя, с указанием его подчиненности, местонахождения, крайних дат его существования. Для действующей организации названием фонда является последнее официальное наименование организации на день поступления документов в архив, для ликвидированного - последнее наименование на дату ликвидации. Все предыдущие переименования отмечаются в листе фонда.

Объединенному архивному фонду присваивается обобщенное название. Конкретные наименования всех организаций, документы которых вошли в объединенный архивный фонд, а также их переименования указываются в листе фонда.

В названии архивной коллекции указывается признак (признаки) ее формирования или общее содержание коллекции.

Ежегодно на 1 января к списку фондов составляется итоговая запись о количестве архивных фондов, поступивших и выбывших в течение года, а также общем количестве архивных фондов, находящихся на хранении в архиве организации.

Список фондов переплетается в твердую обложку, листы нумеруются, составляется заверительная надпись дела.

10.4.3. Лист фонда составляется на каждый архивный фонд во время первого поступления документов. В нем фиксируются изменения в названии фонда с указанием крайних дат для каждого наименования, а также в количестве и составе документов архивного фонда по каждой описи и в целом по фонду.

Лист фонда может быть пересоставлен только в случае, если он неисправимо поврежден или перестает отражать фактическое состояние и объем архивного фонда. В случае пересоставления листа фонда ранее действовавший лист фонда помещается в дело фонда. В верхнем правом углу обоих листов фонда делаются отметки: "Лист пересоставлен" с указанием даты пересоставления, должности и подписи составителя.

Листы фондов хранятся в порядке номеров архивных фондов в папке. К каждой папке составляется заверительная надпись дела, в которой указываются начальные и конечные номера архивных фондов и общее количество архивных фондов, листы которых находятся в папке.

10.4.4. Описи дел являются первичным учетным документом для индивидуального и суммарного учета документов Архивного фонда, архивных документов длительного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Поединичный учет осуществляется путем закрепления за каждым делом (единицей хранения) самостоятельного номера, а суммарный учет - составлением итоговой записи к описи, которая является основанием для ведения других учетных документов.

В конце всех экземпляров описи дел делается итоговая запись, в которой указывается количество находящихся на хранении единиц хранения, первый и последний номера единиц хранения по описи, указываются имеющиеся пропуски номеров, литерные номера, выбывшие единицы хранения и основание выбывания.

После каждого поступления или выбытия документов составляется новая итоговая запись к описи дел, которая подписывается ее составителем с указанием должности и даты составления.

Если опись дел состоит из нескольких годовых разделов, томов, итоговая запись составляется к каждому годовому разделу, тому. Кроме того, к каждому последующему годовому разделу, тому в нарастающем порядке составляется сводная итоговая запись.

Описи дел структурных подразделений являются учетным документом до составления соответствующего годового раздела сводной описи. Описи структурных подразделений хранятся в деле фонда.

10.4.5. При наличии в архиве организации двух и более описей дел ведется реестр описей.

Описи дел вносятся в реестр описей в хронологической последовательности поступления под соответствующими порядковыми номерами.

В реестре описей фиксируются основные данные по составу каждой поступившей в архив организации описи дел: номер фонда, номер описи, количество единиц хранения в описи, количество листов в описи и ее экземпляров.

Ежегодно на 1 января в реестре описей составляется итоговая запись о количестве описей дел, поступивших и выбывших в течение года в/из архив(а) организации, и их общем количестве.

Перед заполнением реестр описей переплетается в твердую обложку, листы нумеруются, составляется заверительная надпись дела.

10.4.6. Делу фонда присваивается номер архивного фонда, на который оно заведено. В дело фонда включаются: историческая справка, дополнения к исторической справке, акты переработки описей, акты проверок наличия и состояния архивных документов, о неисправимых повреждениях архивных документов, приема-передачи архивных документов на хранение, акты о выделении к уничтожению документов, не внесенных в Архивный фонд ЛНР и другие.

Документы в деле фонда размещаются в хронологической последовательности. Все листы документов, помещенные в дело фонда, нумеруются. Составляется внутренняя опись и заверительная надпись дела. По мере пополнения дела новыми документами, вносятся изменения во внутреннюю опись и заверительную надпись. Дела фондов хранятся в архиве организации в порядке возрастания номеров фондов.

10.5. Учет поступления и выбытия документов в архиве организации

10.5.1. Основанием для внесения изменений в учетные документы архива являются акты, составленные по результатам работы с архивными документами, в которых фиксируются изменения в объеме, составе, состоянии архивных фондов и отдельных архивных документов:

акт о технических ошибках в учетных документах;

акт об обнаружении документов, не относящихся к данному фонду, неучтенных;

акт о не обнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны;

акт приема-передачи архивных документов на хранение (приложение N 47);

акт о выделении к уничтожению документов, не внесенных в Архивный фонд ЛНР;

акт о неисправимых повреждениях архивных документов.

10.5.2. Необходимые изменения вносятся в основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы архива.

10.5.3. После внесения изменений в учетные документы акты помещаются в дело фонда. В деле фонда акты нумеруются по видам актов в валовом порядке.

10.5.4. Записи об определенных изменениях в фондах должны быть идентичными во всех учетных документах.

XI. Справочный аппарат к документам архива

11.1. Обязательными типами архивных справочников являются описи дел постоянного, длительного (свыше 10 лет) хранения, дел по личному составу, номенклатуры дел, по которым осуществляется поиск дел временного хранения, историческая справка к архивным фондам организации.

В архивах с большим количеством дел, которыми интенсивно пользуются, целесообразно создавать справочные архивные картотеки и каталоги.

11.2. Описи дел являются базовыми справочниками для создания других видов справочного аппарата архива.

Опись дел состоит из:

описательных статей (включают порядковый номер дела, делопроизводственный индекс, заголовок дела, крайние даты документов, количество листов в деле);

итоговой записи (учётный элемент, в котором указывается количество находящихся на хранении дел);

заверительной надписи (учётный элемент для учета количества листов в описи);

справочного аппарата к описи (включает титульный лист, содержание (оглавление), предисловие, список сокращённых слов, указатели).

11.3. Историческая справка к архивному фонду (коллекции) выполняет функцию справочника, в котором в кратком виде подается информация по истории фондообразователя и архивного фонда, краткая характеристика состава и содержания документов архивного фонда и научно-справочного аппарата к нему.

Историческая справка состоит из трех частей: истории фондообразователя, истории фонда, характеристики документов фонда.

В первой части в хронологической последовательности отражаются следующие сведения:

дата создания организации (со ссылкой на соответствующий нормативный правовой акт);

подчиненность, задачи, функции, направления деятельности организации в соответствии с ее учредительными документами, их изменения;

структура организации и сеть подведомственных организаций (при наличии);

система или сфера, в которую входит организация на момент составления справки;

изменения в структуре организации (создание, реорганизация, переименование, ликвидация структурных подразделений с указанием дат и со ссылкой на нормативные правовые акты; реорганизация организации, изменения в подведомственной сети с указанием дат и со ссылкой на нормативные правовые акты);

причина, основание и даты ликвидации организации со ссылкой на соответствующий нормативный правовой акт.

Во второй части исторической справки подается такая информация:

дата первоначального поступления документов фонда в архив организации, их количество и крайние даты;

изменения в составе и объеме фонда и их причины (проведение экспертизы ценности, утрата документов);

особенности формирования, описания и систематизации документов в фонде;

сведения о документах по личному составу, других категориях документов, о месте их хранения;

степень сохранности документов фонда;

сведения об использовании документов фонда (публикации, в которых использована документная информация или опубликованы сами документы);

условия доступа к документам фонда и использования содержащейся в них информации;

даты передачи дел на постоянное хранение в архивные учреждения.

В третьей части исторической справки отражается:

состав и содержание дел, вошедших в описи;

XII. Пользование документами архива организации

12.1. Доступ к документам

12.1.1. Архив организации обязан предоставлять документы и справочный аппарат к ним для использования документной информации пользователями в экономических, научных, культурных, политических целях, для обеспечения законных прав и интересов граждан с учетом ограничений, установленных законодательством, а также условий, определенных фондообразователем во время передачи документов в архив.

12.1.2. Порядок доступа к документам, хранящимся в архиве организации, а также порядок пользования этими документами определяет руководитель организации в соответствии с требованиями законодательства.

12.1.3. Архив организации не вправе ограничивать или определять условия использования полученной пользователем информации, за исключением случаев, предусмотренных законодательством.

Доступ пользователей к документам, на которые распространяется действие законодательства об авторском праве и смежных правах Луганской Народной Республики, осуществляется в соответствии с требованиями данного законодательства.

12.2. Формы использования сведений, содержащихся в архивных документах

Основными формами использования сведений, содержащихся в архивных документах, являются:

информирование пользователей (руководства и структурных подразделений организации, государственных органов, других заинтересованных организаций, граждан) о наличии в архиве документов и их содержании;

выполнение запросов юридических, физических лиц, адвокатов в связи с выполнением ими профессиональных обязанностей;

предоставление документов пользователям для работы в читальном зале организации;

выдачи документов во временное пользование вне архива;

использование документов архива при подготовке информационных мероприятий, в средствах массовой информации и публикациях;

экспонирование документов (или их копий) на выставках.

12.3. Информационное обеспечение пользователей

12.3.1. Информационное обеспечение пользователей предполагает выявление архивом запрашиваемых сведений, подготовку и предоставление соответствующих документов.

12.3.2. Архив информирует руководителя организации, начальников структурных подразделений, руководителей других организаций о наличии необходимых документов на основании запросов или в инициативном порядке - в форме информационных писем или справок. Информацию предоставляют в форме перечня заголовков дел (документов) или видов документов с указанием их дат и поисковых данных. При необходимости работники архива составляют и предоставляют аннотации.

12.3.3. Заголовки дел (документов) размещают в перечне независимо от их фондовой принадлежности: по хронологии событий, по вопросам, по видам документов, по значимости документов.

12.3.4. Информирование руководителей организации может осуществляться также в форме тематической подборки копий документов. Копии размещают в логической последовательности. К подборке копий добавляют титульный лист, а также при необходимости историческую справку, перечень документов.

12.3.5. Перечень, историческую справку, тематическую подборку копий, используемых в организации, подписывает руководитель архива (лицо, ответственное за архив). В случае исполнения запроса другой организации эти документы, подписанные руководителем архива (лицом, ответственным за архив), направляются адресату с сопроводительным письмом за подписью руководителя организации.

12.4. Исполнение запросов граждан и организаций

12.4.1. Запросы, поступающие в архив, разделяют на тематические, имущественные и запросы социально-правового характера.

12.4.2. Информацию социально-правового характера по запросам граждан и организаций предоставляют в форме архивной справки, архивной копии или архивной выписки, оформленных и заверенных в установленном порядке.

12.4.3. Исполнение запросов социально-правового характера осуществляется с даты регистрации обращения.

Запросы исполняются архивом организации в срок не более одного месяца со дня их поступления, а те, которые не нуждаются в дополнительном изучении, - безотлагательно, но не позднее десяти дней со дня их получения. Если в месячный срок решить поставленные в запросе вопросы невозможно, руководитель организации устанавливает необходимый срок для его рассмотрения, о чем сообщается лицу, подавшему запрос. При этом общий срок решения вопросов, поставленных в запросе, не может превышать сорока пяти дней.

Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве архивных документов, в течение 5 дней с момента его регистрации, направляется в другой архив или организацию, где могут храниться необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя, или ему дается соответствующая рекомендация.

12.4.4. Архивные справки составляют по установленной форме, приведенной в приложениях N 48, N 49 к Правилам, на специальных бланках или общих бланках организации.

Основанием для составления архивных справок являются оригиналы и заверенные копии документов, хранящихся в архиве.

Если выполнение обращения требовало использования незаверенных копий документов, в тексте справки делают отметку: "незаверенная копия".

В справке приводят названия, даты и номера использованных документов и предоставляют имеющиеся в этих документах сведения по вопросу обращения. Информацию излагают в хронологической последовательности событий. При необходимости разрешается приводить выдержки из документов (в кавычках). Наименования организаций в тексте архивных справок при первом упоминании пишут полностью, отмечая в скобках официальные сокращения, при последующих - употребляют только сокращения.

В случае разночтения имени, фамилии и отчества приводят в скобках написание, употребляемое в документе, с пометкой "(так в документе)".

В справку включают только те сведения, которые содержатся в документах.

После текста архивной справки помещаются поисковые данные документов, явившихся основанием для ее составления (номера фонда, описи, дела, а также номера листов в деле).

Если текст архивной справки не помещается на лицевой стороне бланка, он переносится на обратную сторону.

Архивную справку подписывают руководитель организации и руководитель архива (лицо, ответственное за архив).

Заверяют архивную справку гербовой печатью организации. Второй экземпляр архивной справки приобщают к делам архива организации согласно номенклатуре дел.

12.4.5. Архивные копии и выписки выдают в соответствии с запросами. Идентичность копий и выписок оригиналам заверяется подписью руководителя и печатью организации.

Выписка должна воспроизводить полный текст части документа, относящейся к запросу.

Если отдельные части оригинала документа (слова, высказывания, исправления) трудно разобрать или же они вызывают сомнение в подлинности, в соответствующих местах выписки делают пометки в скобках: "(так в документе)", "(в тексте неразборчиво)".

Архивные копии и выписки, изготавливаемые средствами компьютерной техники, оформляют на общих бланках организации, отмечая соответствующее название документа - "Архивная копия" (приложение N 50), "Архивная выписка" (приложение N 51).

Название, дату и номер оригинала документа воспроизводят полностью. После текста архивной копии (выписки) подают архивный шифр (поисковые данные) документа, ставится подпись руководителя и гербовая печать.

При изготовлении ксеро- и фотокопий бланк организации не используют. Архивный шифр (поисковые данные) документа указывают на обороте каждого листа копии. Заверительные надписи и оттиск печати проставляют на обороте последнего листа копии.

Если объем архивной копии (выписки) превышает один лист, архивный шифр (поисковые данные) указывают на обороте каждого листа.

Архивная справка, архивная выписка и архивная копия документа, объем которых составляет два и более листа, прошиваются, скрепляются подписью руководителя архива и удостоверяются гербовой печатью.

12.4.6. Архивные справки, архивные копии и архивные выписки выдаются на руки заявителям при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность. Представителям заявителя указанные документы предоставляются в случае предъявления документа, удостоверяющего личность, и доверенности, оформленной в установленном порядке.

Получатель архивной справки, копии или выписки расписывается на втором экземпляре получаемого документа, а также указывает там данные паспорта (другого документа, удостоверяющего личность). Этот экземпляр остается в делах архива.

Архивные справки, архивные копии и архивные выписки из архивных документов отсылают заявителям почтой с сопроводительными письмами, подписанными руководителем.

12.4.7. Допускается изъятие из архивных дел и выдача владельцам или их уполномоченным лицам оригиналов личных документов (трудовых книжек, свидетельств, дипломов, аттестатов и т.п.), которые владелец не получил своевременно. Оригиналы личных документов возвращают на основании письменных заявлений владельцев, с разрешения руководителя организации. Изъятый документ заменяют копией. В учетные документы вносят необходимые отметки. Оригиналы личных документов отсылают заявителю ценным письмом или выдают на руки - под расписку на копиях документов, при условии предъявления документа, удостоверяющего личность. Уполномоченные лица дополнительно предъявляют нотариально заверенную доверенность.

12.4.8. В случае отсутствия в архиве запрашиваемых сведений составляют отрицательный ответ, который оформляют на бланке организации. В таком ответе указывают на факт отсутствия в документах архива сведений, интересующих заявителя, и дают рекомендации, куда следует обратиться за необходимой информацией.

Если отсутствие документов в архиве организации обусловлено их потерей или уничтожением, текст письма заверяют печатью организации-фондообразователя или правопреемника.

12.4.9. Распорядители выдают в соответствии с архивными требованиями архивные справки, архивные выписки, архивные копии, на основании упорядоченных первичных документов вышеуказанных юридических лиц, а также выдают справки и другие документы в случае неполного упорядочения этих документов.

12.5. Предоставление архивных документов для работы в читальном зале и во временное пользование вне архива

12.5.1. Дела выдаются из архива организации во временное пользование структурным подразделениям организации и другим организациям.

12.5.2. Для работы с документами пользователей непосредственно в архиве организации создают читальный зал.

Распорядок работы читального зала архива утверждается приказом руководителя организации.

Посещения читального зала архива учитываются в журнале регистрации посещений пользователями читального зала по форме, приведенной в приложении N 52 к Правилам.

12.5.3. Если в архиве нет специального помещения для обустройства читального зала, работа пользователей с документами осуществляется непосредственно в рабочих комнатах архива, для чего оборудуются рабочие места.

12.5.4. Пользователи допускаются в читальный зал архива на основании документов, указанных в пунктах 9.13.4 и 9.13.5 Правил.

12.5.5. Разрешение на работу в читальном зале архива пользователям других организаций и гражданам, в течение необходимого срока, дает руководитель организации. Как правило, этот срок составляет не более одного года. При необходимости продлить срок работы в читальном зале архива пользователь оформляет новое письмо или заявление.

12.5.6. Архив организации предоставляет для использования в читальном зале (в том числе для изготовления копий, выписок) открытые документы, которые взяты на учет, прошли научно-техническую обработку, имеют справочники и другие поисковые данные.

12.5.7. Отказ или отсрочка в выдаче документов пользователям допускается в случаях, указанных в пункте 9.13.13 Правил.

12.5.8. Отказ оформляют в письменной форме с указанием его причины, срока действия ограничения, оснований ограничения, а также порядка обжалования отказа.

12.5.9. На каждого пользователя в читальном зале архива, кроме работников организации, заводят дело, в которое помещают заявление, письмо направившей организации, заказ на выдачу дел и их копирование.

12.5.10. Выдачу дел во временное пользование другой организации оформляют в порядке, указанном в пунктах 9.13.6 и 9.13.8 Правил.

12.6. Использование документов архива при подготовке информационных мероприятий, в средствах массовой информации и публикационной деятельности

12.6.1. Архив организует использование документов в средствах массовой информации, при подготовке информационных мероприятий (выставок, экскурсий, встреч с общественностью, презентаций, лекций, докладов), а также публикацию документов. Соответствующее решение принимает руководитель организации. Указанную работу архив выполняет самостоятельно или совместно с заинтересованными организациями, в том числе с Госархивом ЛНР, архивными учреждениями.

12.6.2. Для оформления выставочных стендов архив организации на основании архивных документов создает альбомы, плакаты, диаграммы и т.п. Документы на выставках экспонируются в виде копий.

12.6.3. Для пропаганды документов архива в средствах массовой информации готовят документальные публикации, создают радио- и телепередачи. Архив совместно со средствами массовой информации определяет тематику и объем материалов, а также сроки их подготовки. Тексты подготовленных архивом статей, подборок документов, передач утверждает руководитель организации.

В экземплярах статей и других материалов, созданных для средств массовой информации, и которые остаются в архиве организации, отмечают поисковые данные обнародованных документов (названия использованных документов, дату, место публикации).

12.6.4. Экскурсии, лекции, доклады о содержании документов архива проводят в соответствии с планом его работы. При подготовке мероприятия определяют: тематику, состав слушателей, время и место проведения, длительность.

XIII. Организация работы архива

13.1. Планирование работы архива организации

Информация об изменениях:

Пункт 13.1.1 изменен с 14 декабря 2021 г. - Постановление Правительства Луганской Народной Республики от 14 декабря 2021 г. N 1050/21

См. предыдущую редакцию

13.1.1. Годовое планирование проводится на основании определения главных задач работы архива организации на год с учетом бюджета рабочего времени. Годовой план работы архива составляется по форме, приведенной в приложении N 53 к Правилам.

Нормы времени (выработки) на основные виды работ в архивах государственных органов, органов местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций Луганской Народной Республики утверждаются постановлением Правительства Луганской Народной Республики.

План работы архива организации подписывает заведующий архивом (лицо, ответственное за архив) и утверждает руководитель организации.

13.1.2. Архив составляет график приема дел от структурных подразделений, который подписывает заведующий архивом (лицо, ответственное за архив). График согласовывается с руководителями структурных подразделений и утверждается руководителем организации.

График включает наименование структурных подразделений, в деятельности которых создаются архивные документы, срок приема документов, названия должностей и инициалы, фамилии лиц, ответственных за передачу документов в архив организации. График приема дел имеет поквартальную или помесячную разбивку.

В организациях, не имеющих структурного деления, график приема дел в архив организации не составляется.

13.2. Отчетность и учет работы архива

13.2.1. По итогам работы архив организации составляет отчет о выполнении годового плана. Отчет составляется по форме, аналогичной плану, а также с добавлением видов работ, выполненных вне плана, и сведений о выполнении графика приема дел. Последние включаются в конце отчета отдельными разделами.

Один экземпляр отчета направляется в соответствующее архивное учреждение.

Отчеты подписываются руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив) и утверждаются руководителем организации.

13.2.2. Учет труда в архиве организации ведется в табеле учета рабочего времени по форме, установленной для организации в целом. В архивах, где работают несколько сотрудников, дополнительно ведутся индивидуальные дневники учета труда, в которых указываются объемы работ, выполненных каждый рабочий день.

13.3. Осуществление контроля за состоянием архивного дела

13.3.1. Архив организации совместно со службой делопроизводства осуществляют контроль:

за состоянием архивов и организацией документов в делопроизводстве в подведомственных организациях;

за состоянием формирования, оформления дел в структурных подразделениях организации, подготовкой документов и дел к передаче на архивное хранение.

13.3.2. Работу архива с подведомственными организациями фиксируют в соответствующих карточках по форме, приведенной в приложении N 54 к Правилам.

13.3.3. Проверки в подведомственных организациях проводятся не реже одного раза в пять лет, а в структурных подразделениях самой организации - не реже одного раза в год. Допускается проведение внеплановых и контрольных проверок.

13.3.4. По итогам проверки подведомственных организаций составляется справка или докладная записка на имя руководителя организации, в которой анализируется состояние работы архивов и делопроизводства в подведомственных организациях, предлагаются меры по устранению выявленных недостатков и дальнейшему улучшению работы. По итогам проверки может издаваться приказ.

С итогами проверки знакомят руководителей подведомственных организаций и непосредственных исполнителей, руководителей соответствующих структурных подразделений.

13.3.5. По итогам проверки структурных подразделений составляется справка или докладная записка на имя руководителя организации, в которой анализируются состояние сохранности документов в структурных подразделениях, соответствие формирования дел сводной номенклатуре дел, качество формирования дел, состояние подготовки дел на архивное хранение, указываются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

С итогами проверки знакомят непосредственных исполнителей и руководителей соответствующих структурных подразделений. В случае выявления существенных недостатков инициируется перед руководством организации издание приказа о принятии мер по их устранению.

13.4. Предоставление платных услуг

13.4.1. Архивы организации могут оказывать платные услуги в соответствии с законодательством Луганской Народной Республики.

13.4.2. Предоставление архивных справок, архивных копий, архивных выписок на запросы физических и юридических лиц, необходимых для социальной защиты граждан, осуществляются архивом бесплатно в соответствии с законодательством Луганской Народной Республики.

XIV. Передача документов Архивного фонда на постоянное хранение

14.1. Порядок передачи документов Архивного фонда ЛНР на постоянное хранение

14.1.1. Государственные и муниципальные организации, которые формируют документы Архивного фонда ЛНР и являются источниками комплектования Госархива ЛНР, архивного учреждения, обязаны передавать эти документы на постоянное хранение в Госархив ЛНР, соответствующее архивное учреждение после истечения временных сроков хранения документов в архиве организации.

14.1.2. Передача документов Архивного фонда ЛНР на постоянное хранение осуществляется ежегодно в соответствии с графиком, согласованным с руководителем организации, передающей документы на хранение, и утвержденным руководителем Госархива ЛНР, архивного учреждения.

В организациях с небольшим объемом документов Архивного фонда ЛНР, а также в общественных организациях, осуществляющих свою деятельность в пределах сроков полномочий, допускается передача документов на постоянное хранение один раз в 3-5 лет или после окончания созыва.

Продление сроков хранения архивных документов в архиве организации допускается по письменному разрешению Госархива ЛНР, архивного учреждения в случае необходимости практического использования архивных документов организацией.

14.1.3. Документы передаются в Госархив ЛНР, архивное учреждение по описям дел постоянного хранения, одобренным ЭПК, вместе с предисловиями к описям и историческими справками.

Перед передачей документов на постоянное хранение совместно с представителем Госархива ЛНР, архивного учреждения проводится проверка правильности описания и оформления дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов. При обнаружении дефектов составляется акт, устранение обнаруженных дефектов проводится силами организации.

Передача дел проводится в Госархиве ЛНР, архивном учреждении поединично. На всех четырех экземплярах описей дел проставляются отметки о приеме дел.

При первой передаче документов в Госархив ЛНР, архивное учреждение передается историческая справка к фонду. При последующих передачах документов передается дополнение к исторической справке.

14.1.4. В организациях - источниках комплектования Госархива ЛНР, архивного учреждения все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств организации, передающей документы.

14.2. Оформление приема-передачи дел на постоянное хранение

14.2.1. Передача документов оформляется актом приема-передачи архивных документов на хранение, который составляется в двух экземплярах. Один экземпляр остается в Госархиве ЛНР, архивном учреждении, другой - в организации, передающей документы. Вместе с документами передаются по три экземпляра описей дел, предисловия к описям, исторической справки на бумажном носителе и один экземпляр в электронном виде.

14.2.2. Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью описи дел и фактическим наличием передаваемых дел, оформляется новая итоговая запись в данной описи. В новой итоговой записи указываются фактическое наличие дел и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел фиксируются в акте приема-передачи дел на постоянное хранение, причины отсутствия дел - в прилагаемой к акту приема-передачи справке, подготовленной организацией.

Архив организации принимает меры по розыску документов Архивного фонда ЛНР. На отсутствующие дела, меры по розыску которых не дали результатов, составляется акт о не обнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны. Утраченные и документов Архивного фонда ЛНР могут быть заменены их заверенными копиями.

XV. Передача документов при смене руководителя организации, руководителя архива, реорганизации или ликвидации организации

15.1. При смене руководителя организации наличие и состояние документов, которые находятся в структурных подразделениях и в архиве, а также учетного и научно-справочного аппарата к ним, отражаются отдельным разделом в акте приема-передачи организации.

В акте отдельно отражается количество документов, находящихся в делопроизводстве, количество дел, хранящихся в архиве, в том числе количество дел, внесенных в Архивный фонд ЛНР.

15.2. При смене руководителя архива организации (лица, ответственного за ведение архива) прием-передача документов архива, учетного и научно-справочного аппарата к ним осуществляется по акту установленной формы (приложение N 55).

Для приема-передачи архива приказом руководителя организации назначается комиссия в составе не менее трех человек, в том числе представителя службы делопроизводства.

Во время приема-передачи архива проверяется наличие и состояние:

документов Архивного фонда ЛНР, документов длительного (свыше 10 лет) хранения, документов временного (до 10 лет включительно) хранения (при наличии), документов по личному составу;

учетных документов и научно-справочного аппарата к делам (паспорта архива, описей и номенклатур дел, книг учета поступления и выбытия дел, картотек, каталогов и др.);

печатей и штампов архива (при наличии);

условий хранения документов.

Акт приема-передачи дел при смене руководителя архива (лица, ответственного за ведение архива) подписывается лицами, осуществившими прием и передачу дел, членами комиссии и утверждается руководителем организации.

В случае отсутствия дел, оборудования, инвентаря в помещении архива комиссия информирует руководителя организации для принятия мер по розыску документов и имущества архива.

15.3. Порядок передачи и дальнейшего использования документов организации при реорганизации или ликвидации осуществляется в соответствии с законодательством Луганской Народной Республики и предусматривается в распорядительном документе о ее прекращении.

Передача документов ликвидируемой организации входит в обязанность комиссии, образованной для передачи дел и имущества.

15.4. В случае прекращения организации средства на упорядочение документов предусматриваются в смете комиссии, созданной для ее ликвидации (реорганизации).

Информация об изменениях:

Пункт 15.5 изменен с 14 декабря 2021 г. - Постановление Правительства Луганской Народной Республики от 14 декабря 2021 г. N 1050/21

См. предыдущую редакцию

15.5. Если деятельность организации прекращается путем ликвидации, ее документы, отнесенные к Архивному фонду ЛНР, передаются в упорядоченном состоянии в Госархив ЛНР, соответствующее архивное учреждение, а документы длительного хранения, в том числе по личному составу, а также документы, сроки временного хранения которых еще не истекли, и документы, не завершенные делопроизводством, передаются в орган высшего уровня, если он создан на территории Луганской Народной Республики.

Если орган высшего уровня не создан, архивные дела и документы организации - фондообразователя передаются архивному учреждению.

15.6. В случае прекращения организации путем разделения, выделения, слияния, присоединения (далее - реорганизация) с передачей ее функций другой организации последняя принимает по акту документы, не завершенные делопроизводством реорганизуемой организации, и ее архив.

Информация об изменениях:

Пункт 15.7 изменен с 14 декабря 2021 г. - Постановление Правительства Луганской Народной Республики от 14 декабря 2021 г. N 1050/21

См. предыдущую редакцию

15.7. Если функции реорганизуемой организации передаются нескольким другим организациям, ее архивные дела, отнесенные к Архивному фонду ЛНР, передаются в упорядоченном состоянии в Госархив ЛНР, соответствующее архивное учреждение, а документы длительного хранения, в том числе по личному составу, а также документы, сроки временного хранения которых еще не истекли, и документы, не завершенные делопроизводством, передаются в орган высшего уровня, если он создан на территории Луганской Народной Республики.

Если орган высшего уровня не создан, все дела и документы организации-фондообразователя передаются архивному учреждению.

Документы, не законченные делопроизводством, а также документы по личному составу работников, которые перешли на работу в организации-правопреемники, передаются этим организациям по принадлежности.

15.8. В случае реорганизации организации, когда из ее состава выделяется структурное подразделение, которое наделяется правами организации, последнему передаются документы, не завершенные в делопроизводстве, которые относятся к профилю деятельности вновь созданной организации, а также документы по личному составу работников, перешедших на работу во вновь созданную организацию.

15.9. В случае банкротства организации передача ее документов на дальнейшее хранение осуществляется в соответствии с законодательством Луганской Народной Республики.

Исполняющий обязанности Министра Совета Министров Луганской Народной Республики

Н.И. Хоршева

Приложение N 1
к п. 2.2.6 Правил организации
делопроизводства, комплектования,
хранения, учета и использования
документов в государственных органах,
органах местного самоуправления, на
предприятиях, в учреждениях,
организациях

ЖУРНАЛ
учета и выдачи бланков документов

Поступление						Выдача
Наименование вида бланка	дата поступления	дата, регистрационный индекс сопроводительного письма	Наименование организации-поставщика	Количество экземпляров	серия и номера бланков	дата выдачи	Наименование подразделения	Фамилия и инициалы работника, получившего бланк	количество экземпляров	Роспись о получении	Примечание (отметка о возвращении, уничтожении)
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

Формат А4 (210х297)

Приложение N 2
к п. 2.3.9 Правил организации
делопроизводства, комплектования,
хранения, учета и использования
документов в государственных органах,
органах местного самоуправления, на
предприятиях, в учреждениях,
организациях

ЖУРНАЛ
учета печатей и штампов, применяемых в организации

N п/п	Оттиск печатей и штампов	Кому выдано			Дата возвращения и подпись о приеме	Примечание (отметка об уничтожении)
		наименование подразделения, в котором хранятся печати и штампы	фамилия и инициалы ответственного лица	дата и подпись о получении
1	2	3	4	5	6	7

Формат А4 (210х297)

Приложение N 3
к п. 3.1.10 Правил организации
делопроизводства, комплектования,
хранения, учета и использования
документов в государственных органах,
органах местного самоуправления, на
предприятиях, в учреждениях,
организациях

ОТЧЕТ
об объеме документооборота
в ___________________________________________________
(наименование организации)
за ___ _______________ 20__ год

Документы	Количество документов
	оригиналы	копии	всего
Входящие
Исходящие
Внутренние
Всего

Должность руководителя службы  ___________    ___________________________

делопроизводства                (подпись)         (инициалы, фамилия)

Дата

Формат А4 (210х297)

Приложение N 4
к п. 3.3.3 Правил организации
делопроизводства, комплектования,
хранения, учета и использования
документов в государственных органах,
органах местного самоуправления, на
предприятиях, в учреждениях,
организациях

Примерный перечень
документов, которые не подлежат регистрации службой делопроизводства*

1. Графики, наряды, заявки, разнарядки.

2. Информация, присланная для сведения.

3. Учебные планы, программы (копии).

4. Рекламные сообщения, плакаты, программы совещаний, конференций и т.п.

5. Прейскуранты (копии).

6. Нормы расхода материалов.

7. Поздравительные письма и приглашения.

8. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени).

9. Научные отчеты на темы.

10. Месячные, квартальные, полугодовые отчеты.

11. Формы статистической отчетности.

12. Договоры.

Формат А4 (210х297)

______________________________

* Документы, указанные в пунктах 1, 3, 8-12, подлежат специальному учету в соответствующих структурных подразделениях организации (бухгалтерии, отделе кадров, библиотеке, отделе научно-технической информации).

Приложение N 5
к п. 3.3.7 Правил организации
делопроизводства, комплектования,
хранения, учета и использования
документов в государственных органах,
органах местного самоуправления, на
предприятиях, в учреждениях,
организациях

ЖУРНАЛ
регистрации входящей корреспонденции

Дата поступления и индекс документа	Корреспондент, дата и индекс полученного документа	Краткое содержание	Резолюция или ответственный исполнитель	Подпись лица, который получил документ	Отметка об исполнении документа
1	2	3	4	5	6

Формат А4 (210х297)

Приложение N 6
к п. 3.3.7 Правил организации
делопроизводства, комплектования,
хранения, учета и использования
документов в государственных органах,
органах местного самоуправления, на
предприятиях, в учреждениях,
организациях

ЖУРНАЛ
регистрации исходящей корреспонденции

Дата создания документа	Исходящий индекс документа	Краткое содержание документа	Адресат	Примечание
1	2	3	4	5

Формат А4 (210х297)

Приложение N 7
к п. 3.3.7 Правил организации
делопроизводства, комплектования,
хранения, учета и использования
документов в государственных органах,
органах местного самоуправления, на
предприятиях, в учреждениях,
организациях

ЖУРНАЛ
регистрации внутренней корреспонденции

Дата поступления и входящий индекс документа	Корреспондент, дата и индекс полученного документа	Краткое содержание документа	Резолюция или ответственный исполнитель	Подпись лица, который получил документ, дата получения	Отметка об исполнении документа
1	2	3	4	5	6

Формат А4 (210х297)

Приложение N 8
к п. 3.3.10 Правил организации
делопроизводства, комплектования,
хранения, учета и использования
документов в государственных
органах, органах местного
самоуправления, на предприятиях, в
учреждениях, организациях

РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА

(лицевая сторона)

(обратная сторона)

Формат А5 (210х148) или А6 (105х148)

Приложение N 9
к п. 3.3.10 Правил организации
делопроизводства, комплектования,
хранения, учета и использования
документов в государственных
органах, органах местного
самоуправления, на предприятиях, в
учреждениях, организациях

Порядок
заполнения реквизитов регистрационно-контрольной карточки

Реквизиты	Пояснения к заполнению
Название вида документа	Заполняется в соответствии с названием документа, который регистрируется. Во время регистрации писем графа не заполняется
Автор (корреспондент)	Во время регистрации поступившего документа, указывается наименование организации (лица) - автора документа. Во время регистрации отправляемого документа, указывается наименование организации (лица) - корреспондента. Допускается применение сокращенного наименования организации
Дата документа	Дата проставляется на документе организацией-автором, переносится на регистрационно-контрольную карточку (далее - карточка) с использованием цифр в такой последовательности: число, месяц, год (число и месяц указываются двумя парами арабских цифр, год - четырьмя арабскими цифрами)
Индекс документа	Индекс, присвоенный документу организацией-автором, переносится на карточку с документа, который поступил или отправляется
Дата поступления	Дата поступления документа в организацию переносится на карточку с регистрационного штампа
Индекс	Индекс, присвоенный входящему документу организацией-получателем, переносится во время регистрации поступления на карточку с регистрационного штампа. После выполнения документа индекс дополняется номером дела по номенклатуре дел или другими индексами
Заголовок документа или краткое содержание	Заголовок, сформулированный на документе, переносится. В случае отсутствия на документе заголовка он формулируется в соответствии с правилами
Резолюция	Переносится на карточку с документа основное содержание поручения, фамилия автора и дата резолюции
Ответственный исполнитель	Фамилия, инициалы ответственного исполнителя переносятся из резолюции, в случае необходимости указывается номер телефона
Сроки исполнения	Проставляются число, месяц, год (число и месяц указываются двумя парами арабских цифр, год - четырьмя арабскими цифрами). Во время регистрации инициативного документа, который направляется, проставляется ожидаемая дата поступления ответа
Отметка об исполнении	Краткое описание того, как решен вопрос по существу, или дата и номер документа-ответа

Приложение N 10
к п. 3.4.9 Правил организации
делопроизводства, комплектования,
хранения, учета и использования
документов в государственных
органах, органах местного
самоуправления, на предприятиях, в
учреждениях, организациях

ОБРАЗЕЦ

БЛАНК ОРГАНИЗАЦИИ

__________________ N __________

на N ______ от _____ 20___ года

                                                Маликов Владимир Иванович

                                                ул. Ленина, дом 9, кв. 39

                                                г. Луганск

СПРАВКА

Маликов Владимир Иванович работал в Луганском открытом акционерном обществе "Спецавтобаза" с 02 февраля 1989 года (приказ N 23-к от 02 февраля 1989 года) по 15 сентября 1991 года (приказ N 125-к от 15 сентября 1991 года):

с 02 февраля 1989 года в должности инженера (приказ N 23-к от 02 февраля 1989 года);

с 01 марта 1990 года в должности главного инженера (приказ N 47-к от 01 марта 1990 года).

Генеральный директор ОАО "Спецавтобаза"	В.И. Петров
Руководитель архива (лицо, ответственное за ведение архива)	О.А. Сизова
МП

Формат А4 (210х297)

Приложение N 11
к п. 4.1.12 Правил организации
делопроизводства, комплектования,
хранения, учета и использования
документов в государственных
органах, органах местного
самоуправления, на предприятиях, в
учреждениях, организациях

___________________________          УТВЕРЖДАЮ

(наименование организации)

                                     ____________________________________

                                     (наименование должности руководителя

                                                организации)

                                     _________  _________________________

                                     (подпись)     (инициалы, фамилия)

                                     Дата

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ                     МП

_______________ N ________

__________________________

    (место составления)

на _____ год

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Руководитель службы делопроизводства _________  _________________________

                                     (подпись)     (инициалы, фамилия)

Дата

Виза руководителя архива

(лица, ответственного за ведения архива)

ОДОБРЕНО                                       СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК) организации                  Протокол ЭПК Госархива ЛНР

от _______________ N ________                  _______________ N ________

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ____ году в организации

По срокам хранения	Всего	В том числе:
		переходящих	с отметкой "ЭПК Госархива ЛНР"
1	2	3	4
Постоянного
Длительного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО:

Руководитель службы делопроизводства _________  _________________________

                                     (подпись)     (инициалы, фамилия)

Дата

Итоговые сведения переданы в архив

_____________________________        _________  _________________________

(наименование должности лица,        (подпись)     (инициалы, фамилия)

передавшего сведения)

Дата

Формат А4 (210х297)

Приложение N 12
к п. 4.1.12 Правил организации
делопроизводства, комплектования,
хранения, учета и использования
документов в государственных
органах, органах местного
самоуправления, на предприятиях, в
учреждениях, организациях

__________________________

(наименование организации)

_________________________________________

(наименование структурного подразделения)

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

___________ N _____________

___________________________

    (место составления)

на _______ год

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

___________________________          _________  _________________________

(наименование должности              (подпись)     (инициалы, фамилия)

руководителя структурного

подразделения)

Дата

СОГЛАСОВАНО

Руководитель службы

делопроизводства                     _________  _________________________

                                     (подпись)     (инициалы, фамилия)

Дата

Заведующий архивом

(лицо, ответственное за архив)       _________  _________________________

                                     (подпись)     (инициалы, фамилия)

Дата

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _______ году в структурном подразделении

По срокам хранения	Всего	В том числе:
		переходящих	с отметкой "ЭПК Госархива ЛНР"
1	2	3	4
Постоянного
Длительного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО:

__________________________________      _________ _______________________

(наименование должности лица,           (подпись)   (инициалы, фамилия)

ответственного за делопроизводство

в структурном подразделении)

Дата

Итоговые сведения переданы в службу делопроизводства

__________________________________      _________ _______________________

(наименование должности лица,           (подпись)   (инициалы, фамилия)

передавшего сведения)

Дата

Формат А4 (210х297)

Приложение N 13
к пункту 4.3.5 Правил организации
делопроизводства, комплектования,
хранения, учета и использования
документов в государственных
органах, органах местного
самоуправления, на предприятиях, в
учреждениях, организациях

                   ________________________________

                      (наименование организации)

            _____________________________________________

             (наименование структурного подразделения)

КАРТОЧКА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА

Дело ____________________________________________________________________

           (индекс по номенклатуре или номер по описи и заголовок)

Опись ___________________________________________________________________

                              (номер и название)

Фонд ____________________________________________________________________

                              (номер и название)

Выдано _________________

         (дата выдачи)

_________________________________________________________________________

  (лицо, которому выдано, и наименование ее структурного подразделения)

до ____________________

    (дата возвращения)

__________________________________      _________ _______________________

(наименование должности лица,           (подпись)   (инициалы, фамилия)

ответственного за делопроизводство

в структурном подразделении)

Дата

Формат А4 (210х297)

Приложение N 14
к пункту 5.2.9 Правил организации
делопроизводства, комплектования,
хранения, учета и использования
документов в государственных
органах, органах местного
самоуправления, на предприятиях, в
учреждениях, организациях

                                     Наименование организации

                                     УТВЕРЖДАЮ

                                     ____________________________________

                                     (наименование должности руководителя

                                     организации)

                                     ____________   _____________________

                                       (подпись)     (инициалы, фамилия)

                                     Дата

                                     МП

АКТ

____________ N _______

______________________

 (место составления)

о недостаче дел (документов)

в структурных подразделениях

В результате _______________________________ установлено отсутствие дел (документов), которые внесены в номенклатуру. Мероприятия по их розыску положительных результатов не дали, в связи с чем считаем целесообразным снять с учета дела (документы), указанные ниже:

N п/п	N дела по номенклатуре (или номера листов документа)		Заголовок дела (документа)	Дата дела (документа)	Количество листов в деле (документе)	Возможные причины отсутствия дела (документа)
1	2	3	4	5	6	7

Вместе _____________________ дел ___, _______________________ документов.

        (цифрами и словами)             (цифрами и словами)

Содержание выявленных дел (документов) может быть частично воспроизведено

такими делами (документами): ____________________________________________

                                  (номера дел, листов, их заголовки)

Руководитель архива

(лицо, ответственное за ведения архива)    _________ ____________________

                                           (подпись) (инициалы, фамилия)

Дата

Руководитель службы делопроизводства       _________ ____________________

                                           (подпись) (инициалы, фамилия)

Дата

Формат А4 (210х297)

Приложение N 15
к п. 5.2.15 Правил организации
делопроизводства, комплектования,
хранения, учета и использования
документов в государственных
органах, органах местного
самоуправления, на предприятиях, в
учреждениях, организациях

                     ____________________________

                      (наименование организации)

                                     УТВЕРЖДАЮ

                                     (наименование должности руководителя

                                     организации)

                                     _________   ________________________

                                     (подпись)     (инициалы, фамилия)

                                     Дата

                                     МП

АКТ

____________ N _______

______________________

 (место составления)

об изъятии документов

из Архивного фонда

Для изъятия отобраны документы фонда N __________________________________

                                               (название фонда)

На основании ____________________________________________________________

                   (ссылка на нормативно-методические документы для

_________________________________________________________________________

                    проведения экспертизы и виды работ)

N п/п	Заголовки дел (документов) и их крайние даты	Номера описей	Номера дел по описям	Количество дел (документов)	Основание для изъятия документов (дублетные, документы временного хранения, непоправимо поврежденные)
1	2	3	4	5	6

Всего _________________________________________________________ дел ____.

                        (цифрами и словами)

      Количество   дел,   их  крайние  даты  и   краткая   характеристика

документов, оставленных на хранении: ____________________________________

______________________________      _________     _______________________

(наименование должности лица,       (подпись)       (инициалы, фамилия)

проводившего экспертизу

ценности документов)

Дата

ОДОБРЕНО                               ОДОБРЕНО

Протокол ЦЭК (ЭК)                      Протокол ЭПК

организации                            Госархива ЛНР

от ______ N _____                      от ______ N _____

Документы в количестве _____________________________________________ дел,

(цифрами и прописью)

весом _______________________________________________ кг сданы в ________

                    (цифрами и прописью)

_________________________________________________________________________

на переработку по приемо-сдаточной накладной от _______________ N _______

(или уничтожены путем сожжения).

__________________________________          _________ ___________________

(наименование должности работника,          (подпись) (инициалы, фамилия)

сдавшего (уничтожившего)

документы)

Дата

Изменения в учетные документы внесены

__________________________________          _________ ___________________

(наименование должности работника,          (подпись) (инициалы, фамилия)

внесшего изменения в учетные документы)

Дата

Формат А4 (210x297)

Приложение N 16
к п. 5.3.1 Правил организации
делопроизводства, комплектования,
хранения, учета и использования
документов в государственных
органах, органах местного
самоуправления, на предприятиях, в
учреждениях, организациях

____________________________

 (наименование организации)

                                     УТВЕРЖДАЮ

                                     ____________________________________

                                     (наименование должности руководителя

                                     организации

                                     _________   ________________________

                                     (подпись)     (инициалы, фамилия)

                                     Дата

                                     МП

          АКТ

_____________ N ______

______________________

 (место составления)

о выделении к уничтожению

документов, не внесенных

в Архивный фонд

Приложение N 17
к п. 6.2.6 Правил организации
делопроизводства, комплектования,
хранения, учета и использования
документов в государственных
органах, органах местного
самоуправления, на предприятиях, в
учреждениях, организациях

              _________________________________________

                      (наименование организации)

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела N ________

N п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого _______________________________________________________ документов.

                        (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ______________________________________

                                            (цифрами и прописью)

______________________________            _________ _____________________

(наименование должности лица,             (подпись)  (инициалы, фамилия)

составившего внутреннюю опись

документов дела)

Дата

Формат А4 (210х297)

Приложение N 18
к п. 6.2.7 Правил организации
делопроизводства, комплектования,
хранения, учета и использования
документов в государственных
органах, органах местного
самоуправления, на предприятиях, в
учреждениях, организациях

Заверительная надпись дела N _______

В деле подшито и пронумеровано _________________________________ лист(ов)

                                     (цифрами и прописью)

В том числе литерные номера листов ______________________________________

пропущенные номера листов _______________________________________________

+ листов внутренней описи _______________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

_________________________________        ___________  ___________________

(наименование должности работника)        (подпись)   (инициалы, фамилия)

Дата

Формат А4 (210х297)

Приложение N 19
к п. 6.2.9 Правил организации
делопроизводства, комплектования,
хранения, учета и использования
документов в государственных
органах, органах местного
самоуправления, на предприятиях, в
учреждениях, организациях

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

                       (наименование организации)

                    _____________________________________________________

                    _____________________________________________________

                    _____________________________________________________

                    (наименование структурного подразделения организации)

ДЕЛО N ________ ТОМ N ________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

                             (заголовок дела)

                                                        Начато:

                                                        Окончено:

                                                        на _______ листах

                                                        Хранить _________

Формат А4 (210x297)

Приложение N 20
к п. 6.3.3 Правил организации
делопроизводства, комплектования,
хранения, учета и использования
документов в государственных
органах, органах местного
самоуправления, на предприятиях, в
учреждениях, организациях

_______________________________
(наименование организации)

____________________________________________
(наименование структурного подразделения)

                                     УТВЕРЖДАЮ

                                     ____________________________________

                                     (наименование должности руководителя

                                     структурного подразделения)

                                     _________   ________________________

                                     (подпись)     (инициалы, фамилия)

                                     Дата

ОПИСЬ N
дел постоянного хранения (по личному составу, длительного (свыше 10 лет) хранения)
за _________ год (ы)

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Срок хранения дела (тома, части)*	Количество листов в деле (томе, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6	7
Название раздела

______________________________

* Графа 5 пропускается в описи дел постоянного хранения

В данную опись внесено ________________________ дел с N _____ по N _____,

                         (цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера: __________________________________________

пропущенные номера: _______________________________________

_______________________            _____________   ______________________

(наименование должности              (подпись)       (инициалы, фамилия)

составителя описи)

Дата

СОГЛАСОВАНО

Руководитель службы делопроизводства   _________  _______________________

                                       (подпись)    (инициалы, фамилия)

Дата

Передал ___________________________________________________________ дел и

                          (цифрами и прописью)

________________________ регистрационно-контрольных картотек к документам

  (цифрами и прописью)

__________________________________     _________  _______________________

(наименование должности сотрудника     (подпись)    (инициалы, фамилия)

структурного подразделения)

Дата

Принял ____________________________________________________________ дел и

                         (цифрами и прописью)

________________________ регистрационно-контрольных картотек к документам

  (цифрами и прописью)

__________________________________     _________  _______________________

(наименование должности работника      (подпись)    (инициалы, фамилия)

архива организации)

Дата

Формат А4 (210х297)

Приложение N 21
к п. 7.2.1 Правил организации
делопроизводства, комплектования,
хранения, учета и использования
документов в государственных
органах, органах местного
самоуправления, на предприятиях, в
учреждениях, организациях

                 ______________________________________

                       (наименование организации)

                                     УТВЕРЖДАЮ

                                     ____________________________________

                                     (наименование должности руководителя

                                     организации)

                                     _________   ________________________

                                     (подпись)     (инициалы, фамилия)

                                     Дата

                                     МП

ОПИСЬ N _________
дел постоянного хранения
за ______ год (ы)

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Количество листов в деле (томе, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6
Наименование структурного подразделения (для юридических лиц, не имеющих структурных подразделений, - направление деятельности)

В данный раздел описи внесено ________________________ дел с N __________

                                (цифрами и прописью)

по N ______________, в том числе:

литерные номера __________________

пропущенные номера _______________

_____________________________________     _________   ___________________

(наименование должности составителя       (подпись)   (инициалы, фамилия)

              описи)

Дата

Руководитель архива

(лицо, ответственное за ведение архива)  _________   ____________________

                                         (подпись)   (инициалы, фамилия)

Дата

ОДОБРЕНО                                ОДОБРЕНО

Протокол ЭПК Госархива ЛНР              Протокол ЦЭК (ЭК) организации

от __________ N _____                   от __________ N _____

Формат А4 (210x297)

Приложение N 22
к п. 7.3.1 Правил организации
делопроизводства, комплектования,
хранения, учета и использования
документов в государственных
органах, органах местного
самоуправления, на предприятиях, в
учреждениях, организациях

             _________________________________________

                      (наименование организации)

                                     УТВЕРЖДАЮ

                                     ____________________________________

                                     (наименование должности руководителя

                                     организации)

                                     _________   ________________________

                                     (подпись)     (инициалы, фамилия)

                                     Дата

                                     МП

ОПИСЬ N ___________
дел длительного (свыше 10 лет) хранения
за ______ год (ы)

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Срок хранения дела (тома, части)	Количество листов в деле (томе, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6	7
Наименование структурного подразделения (для юридических лиц, не имеющих структурных подразделений, - направление деятельности)

В данную опись внесено _______________ дел с N ___ по N ___, в том числе:

                         (цифрами и

                          прописью)

литерные номера: ___________________________________________

пропущенные номера: ________________________________________

_____________________________________     _________   ___________________

(наименование должности составителя       (подпись)   (инициалы, фамилия)

              описи)

Дата

Руководитель архива (лицо,

ответственное за ведение архива)          _________   ___________________

                                          (подпись)   (инициалы, фамилия)

Дата

ОДОБРЕНО

Протокол ЦЭК (ЭК) организации

от __________ N ________

Формат А4 (210х297)

Приложение N 23
к п. 7.4.1 Правил организации
делопроизводства, комплектования,
хранения, учета и использования
документов в государственных
органах, органах местного
самоуправления, на предприятиях, в
учреждениях, организациях

                   _________________________________

                      (наименование организации)

                                     УТВЕРЖДАЮ

                                     ____________________________________

                                     (наименование должности руководителя

                                     организации)

                                     _________   ________________________

                                     (подпись)     (инициалы, фамилия)

                                     Дата

                                     МП

ОПИСЬ N ________
дел по личному составу
за _________ год (ы)

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Срок хранения дела (тома, части)	Количество листов в деле (томе, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6	7
Наименование структурного подразделения (для юридических лиц, не имеющих структурных подразделений, - направление деятельности)

В данный раздел описи внесено _____________________ дел с N ___ по N ___,

                               (цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера ____________________

пропущенные номера _________________

_________________________                _________   ____________________

(наименование должности                  (подпись)   (инициалы, фамилия)

составителя описи)

Дата

Руководитель архива (лицо,

ответственное за ведение архива)         _________   ____________________

                                         (подпись)   (инициалы, фамилия)

Дата

Приложение N 24
к п. 7.8.5 Правил организации
делопроизводства, комплектования,
хранения, учета и использования
документов в государственных
органах, органах местного
самоуправления, на предприятиях, в
учреждениях, организациях

            ____________________________________________

                (наименование архивного учреждения)*

                ____________________________________

                          (название фонда)

Фонд N _________
Опись N _________

_________________________________________________________________________

                           (название описи)

_________________________________________________________________________

                                                 ________________________

                                                   (крайние даты дел)

Формат А4 (210х297)

______________________________

* Заполняется в архивном учреждении

Приложение N 25
к п. 9.7.2 Правил организации
делопроизводства, комплектования,
хранения, учета и использования
документов в государственных
органах, органах местного
самоуправления, на предприятиях, в
учреждениях, организациях

             ________________________________________

                     (наименование организации)

ЖУРНАЛ
регистрации наблюдений за состоянием температурно-влажностного режима хранения архивных документов

Дата записи	Климатические параметры воздуха				Подпись руководителя архива (лица, ответственного за ведение архива)	Примечание
	наружный воздух		воздух в архивохранилище
	температура (°С)	относительная влажность (%)	температура (°С)	относительная влажность (%)
1	2	3	4	5	6	7

Формат А4 (210х297)

Приложение N 26
к п. 9.9.2 Правил организации
делопроизводства, комплектования,
хранения, учета и использования
документов в государственных
органах, органах местного
самоуправления, на предприятиях, в
учреждениях, организациях

                 ______________________________________

                      (наименование организации)

КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ЕДИНИЦЫ ХРАНЕНИЯ

Фонд ____________________________________________________________________

                             (номер и название)

Опись ___________________________________________________________________

                             (номер и название)

Единица хранения ________________________________________________________

                                  (номер и название)

Выдано из архивохранилища во временное пользование (читальный зал):

N п/п	Дата выдачи	Кому выдано	Подпись лица, получившего дело	Дата возврата	Подпись работника, получившего дело
1	2	3	4	5	6

Формат А4 (210x297)

Приложение N 27
к п. 9.10.2 Правил организации
делопроизводства, комплектования,
хранения, учета и использования
документов в государственных
органах, органах местного
самоуправления, на предприятиях, в
учреждениях, организациях

             ___________________________________________

                       (наименование организации)

КАРТОЧКА
постеллажного топографического указателя

(лицевая сторона)

	Архивохранилище ___________ Комната _________________

Стеллаж (шкаф) N ______________

N полки	N фонда	N описи	Дела (ед. хр.) с N ______ по N ______	Примечание
1	2	3	4	5

(обратная сторона)

1	2	3	4	5

Формат А6 (148x105)

Приложение N 28
к п. 9.10.2 Правил организации
делопроизводства, комплектования,
хранения, учета и использования
документов в государственных
органах, органах местного
самоуправления, на предприятиях, в
учреждениях, организациях

             __________________________________________

                     (наименование организации)

КАРТОЧКА
пофондового топографического указателя

(лицевая сторона)

	Архивохранилище __________ Комната _________________

Фонд N ________ название ________________________________________________

N описи	Дела (ед. хр.) с N ____ по N ____	N стеллажа (шкафа)	N полки	Примечания
1	2	3	4	5

(обратная сторона)

1	2	3	4	5

Формат А5 (148x210)

Приложение N 29
к п. 9.11.7 Правил организации
делопроизводства, комплектования,
хранения, учета и использования
документов в государственных органах,
органах местного самоуправления, на
предприятиях, в учреждениях,
организациях

_____________________________________________
(наименование организации)

ЛИСТ ПРОВЕРКИ N _____________
наличия и состояния архивных документов

Фонд N _______, название фонда __________________________________________________________________________

Проверку проводили ____________  __________________  ___________  _______________________________________

                      (дата)         (должность)      (подпись)     (инициалы (инициал, имени), фамилия)

                  ____________  __________________  ___________  _______________________________________

                      (дата)         (должность)      (подпись)     (инициалы (инициал, имени), фамилия)

                  ____________  __________________  ___________  _______________________________________

                      (дата)         (должность)      (подпись)     (инициалы (инициал, имени), фамилия)

Номера описей	Количество дел (ед. хр.) описи по учетным документам	Номера невыявленных дел	Литерные номера		Пропущенные номера		Шифры дел, неправильно прилагаемых к данному фонду	Номера дел, выданных во временное пользование	Количество дел (описанных), которые есть в наличии	Временные шифры неописанных дел	Номера дел (ед. хр.), нуждающиеся в					Номера дел, документы которых имеют неисправимые повреждения	Примечание
			Внесенные в опись, но не учтенные в итого вой записи	Не внесенные в опись, но учтенные в итоговой записи	Учтенные в итоговой записи	Не учтенные в итоговой записи					Дезинфекции	Дезинсекции	Реставрации	Оправки или подшивки	Восстановлении угасающих или слабо контрастных текстов
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16	17	18

Вместе _____________________________________________________________________________________________ дел.

                                            (цифрами и словами)

Лист составили

Должность __________________________________       _____________             ____________________________

                                                     (подпись)                   (инициалы, фамилия)

Должность __________________________________       _____________             ____________________________

                                                     (подпись)                   (инициалы, фамилия)

Должность __________________________________       _____________             ____________________________

                                                     (подпись)                   (инициалы, фамилия)

____ ______________ 20___ года

Формат А3 (297х420)

Приложение N 30
к п. 9.11.7 Правил организации
делопроизводства, комплектования,
хранения, учета и использования
документов в государственных
органах, органах местного
самоуправления, на предприятиях, в
учреждениях, организациях

               _______________________________________

                     (наименование организации)

                                     УТВЕРЖДАЮ

                                     ____________________________________

                                     (наименование должности руководителя

                                     организации)

                                     _________  _________________________

                                     (подпись)     (инициалы, фамилия)

                                     Дата

                                     МП

АКТ

_______________ N ______

________________________

(место составления акта)

проверки наличия и состояния

архивных документов

Фонд N __________, название фонда _______________________________________

Проверка проводилась с _____________________ по _________________________

                             (дата)                       (дата)

Проверкой установлено:

1. Внесено в описи ____________________________________ дел (документов).

                          (цифрами и словами)

2. Не выявлено в наличии ______________________________ дел (документов).

                               (цифрами и словами)

3. Имеют литерные номера ______________________________ дел (документов),

                               (цифрами и словами)

из них:

      а) внесено в опись, но не учтено в

итоговой записи                               _________ дел (документов);

                                              (цифрами)

      б) не внесено в опись, но учтено в

итоговой записи                               _________ дел (документов).

                                              (цифрами)

4. Пропущено номеров:

      а) учтенных в итоговой записи           _________ дел (документов);

                                              (цифрами)

      б) не учтенных в итоговой записи        _________ дел (документов).

                                              (цифрами)

5. Неправильно подложенных дел, которые

принадлежат к другим фондам                   _________ дел (документов).

                                              (цифрами)

6. Вместе с числа внесенных в описи в наличии _________ дел (документов),

есть                                          (цифрами)

из них:                                       _________ дел (документов);

      а) требуют дезинфекции и дезинсекции    (цифрами)

      б) неисправимо поврежденные             _________ дел (документов);

                                              (цифрами)

      в) требуют ремонта                      _________ дел (документов);

                                              (цифрами)

      г) требуют оправки или подшивки         _________ дел (документов);

                                              (цифрами)

      д) требуют восстановления угасающих и

слабо контрастных текстов                     _________ дел (документов);

                                              (цифрами)

      е) имеют во внешнем оформлении          _________ дел (документов).

драгоценности                                 (цифрами)

7. Не внесены в описи

_______________________________________________________ дел (документов).

                  (цифрами и словами)

8. Вместе в фонде (из числа внесенных и не внесенных в описи)  в  наличии

есть __________________________________________________ дел (документов).

                  (цифрами и словами)

9. Характеристика условий хранения документов

_________________________________________________________________________

Проверку проводили

______________________________  ___________  ____________________________

          (должность)            (подпись)       (инициалы, фамилия)

______________________________  ___________  ____________________________

          (должность)            (подпись)       (инициалы, фамилия)

______________________________  ___________  ____________________________

          (должность)            (подпись)       (инициалы, фамилия)

Дата

Формат А4 (210х297)

Приложение N 31
к п. 9.11.11 Правил организации
делопроизводства, комплектования,
хранения, учета и использования
документов в государственных
органах, органах местного
самоуправления, на предприятиях, в
учреждениях, организациях

__________________________________
(наименование организации)

                                     УТВЕРЖДАЮ

                                     ____________________________________

                                     (наименование должности руководителя

                                     организации)

                                     _________  _________________________

                                     (подпись)     (инициалы, фамилия)

                                     Дата

                                     МП

АКТ

____________ N ____________

___________________________

(место составления акта)

о неисправимых повреждениях

архивных документов

      В фонде N _________________________________________________________

                                 (название и номер фонда)

обнаружены документы, признанные неисправимо поврежденными:

N п/п	Опись N	N дела (документа)	Заголовок поврежденного дела (документа)	Крайние даты дела (документа)	Количество листов дела (документа)	Характер и причины повреждения дела (документа)
1	2	3	4	5	6	7

Итого обнаружено неисправимо поврежденных __________________________ дел,

                                            (цифрами и прописью)

__________________________ документов.

   (цифрами и прописью)

Перечисленные дела подлежат снятию с учета ввиду: _______________________

_________________________________________________________________________

Руководитель архива (лицо,

ответственное за ведение архива)        __________  _____________________

                                         (подпись)   (инициалы, фамилия)

Дата

СОГЛАСОВАНО                              ОДОБРЕНО

Протокол ЭПК Госархива ЛНР               Протокол ЦЭК (ЭК) организации

от __________ N ______                   от __________ N ______

Формат А4 (210х297)

Приложение N 32
к п. 9.11.12 Правил организации
делопроизводства, комплектования,
хранения, учета и использования
документов в государственных
органах, органах местного
самоуправления, на предприятиях, в
учреждениях, организациях

_________________________________________
(наименование организации)

                                     УТВЕРЖДАЮ

                                     ____________________________________

                                     (наименование должности руководителя

                                     организации)

                                     _________  _________________________

                                     (подпись)     (инициалы, фамилия)

                                     Дата

                                     МП

АКТ

____________ N _________

________________________

Приложение N 33
к п. 9.11.12 Правил организации
делопроизводства, комплектования,
хранения, учета и использования
документов в государственных
органах, органах местного
самоуправления, на предприятиях, в
учреждениях, организациях

______________________________
(наименование организации)

                                     УТВЕРЖДАЮ

                                     ____________________________________

                                     (наименование должности руководителя

                                     организации)

                                     _________  _________________________

                                     (подпись)     (инициалы, фамилия)

                                     Дата

                                     МП

АКТ

____________ N _________

________________________

(место составления акта)

об обнаружении документов, не относящихся

к данному фонду, неучтенных

      В ходе выполнения _________________________________________________

                                         (вид работ)

обнаружено ______________________________________________________________

                      (в фонде, хранилище, рабочем помещении)

_________________________________________________________________________

N п/п	Заголовок ед. хр.	Шифр (при наличии)	Крайние даты	Количество листов	N фонда, в который передаются ед. хр.	Примечания
1	2	3	4	5	6	7

Итого обнаружено _____________________________________________ документов

                              (цифрами и прописью)

_____________________           ___________     _________________________

(наименование                    (подпись)         (инициалы, фамилия)

должности работника)

Изменения в учетные документы внесены

_____________________           ___________     _________________________

(наименование                    (подпись)         (инициалы, фамилия)

должности работника)

Дата

Формат А4 (210х297)

Приложение N 34
к п. 9.12.1 Правил организации
делопроизводства, комплектования,
хранения, учета и использования
документов в государственных
органах, органах местного
самоуправления, на предприятиях, в
учреждениях, организациях

_____________________________________
(наименование организации)

                                       Фонд _____________________________

                                                 (название фонда)

                                       Опись ____________________________

                                               (номер и название описи)

КАРТОЧКА УЧЕТА НЕВЫЯВЛЕННОГО ДЕЛА

N дела	Заголовок дела	Крайние даты документов дела	Количество листов в деле	Отметки о ходе розыска	Результаты розыска
1	2	3	4	5	6

Формат А5 (148х210)

Приложение N 35
к п. 9.12.3 Правил организации
делопроизводства, комплектования,
хранения, учета и использования
документов в государственных
органах, органах местного
самоуправления, на предприятиях, в
учреждениях, организациях

                      __________________________

                      (наименование организации)

                                     УТВЕРЖДАЮ

                                     ____________________________________

                                     (наименование должности руководителя

                                     организации)

                                     _________  _________________________

                                     (подпись)     (инициалы, фамилия)

                                     Дата

                                     МП

АКТ

____________ N _________

________________________

(место составления акта)

о не обнаружении архивных документов,

пути розыска которых исчерпаны

Фонд N ________________

Название фонда ___________________________________________

В результате установлено ___________________________________ отсутствие в фонде указанных ниже архивных документов. Мероприятия по их розыску положительных результатов не дали, в связи с чем считаем целесообразным снять с учета:

N п/п	Опись N	Дело N (или номера листов документа)	Заголовок дела (документа)	Крайние даты	Количество листов	Возможные причины отсутствия
1	2	3	4	5	6	7

Вместе __________________________ дел, ______________________ документов.

          (цифрами и прописью)          (цифрами и прописью)

Содержание невыявленных документов  может  быть  частично  воспроизведено

такими документами ______________________________________________________

Руководитель архива (лицо,

ответственное за ведение архива)   ___________   ________________________

                                    (подпись)      (инициалы, фамилия)

Дата

Изменения в учетные документы внесены.

Руководитель архива (лицо,

ответственное за ведение архива)   ___________   ________________________

                                    (подпись)      (инициалы, фамилия)

Дата

СОГЛАСОВАНО*                                ОДОБРЕНО

Протокол ЭПК Госархива ЛНР                  Протокол ЦЭК (ЭК) организации

от ____________ N ______                    от ____________ N ______

Формат А4 (210х297)

______________________________

* В случае невыявления документов Архивного фонда

Приложение N 36
к п. 9.13.4 Правил организации
делопроизводства, комплектования,
хранения, учета и использования
документов в государственных
органах, органах местного
самоуправления, на предприятиях, в
учреждениях, организациях

___________________________________

(наименование архивного учреждения)

ЗАКАЗ                                   РАЗРЕШАЮ

на выдачу архивных документов,          Руководитель организации

копий фонда пользования                 _________  ______________________

в читальный зал                         (подпись)    (инициалы, фамилия)

_______________ N __________

                                        Дата

_________________________________________________________________________

          (фамилия, инициалы, номер личного дела пользователя)

_________________________________________________________________________

                   (тема исследования, цель выдачи)

Фонд N	Опись N	Дело N	Количество листов	Подпись пользователя в получении дела	Подпись работника читального зала о возвращении документов пользователем, дата
1	2	3	4	5	6

(лицевая сторона)

1	2	3	4	5	6

Пользователь                     ____________    ________________________

                                   (подпись)        (инициалы, фамилия)

(оборотная сторона)

Формат А5 (148х210)

Приложение N 37
к п. 9.13.4 Правил организации
делопроизводства, комплектования,
хранения, учета и использования
документов в государственных
органах, органах местного
самоуправления, на предприятиях, в
учреждениях, организациях

                                     ____________________________________

                                     (наименование должности руководителя

                                     организации

                                     _________   ________________________

                                     (подпись)      (инициалы, фамилия)

                                     Дата

гражданина _____________________________________________________________,

              (страна)                          (Ф.И.О.)

документ, который удостоверяет личность или подтверждает полномочия, ____

_________________________________________________________________________

      (серия, номер, каким органом и когда выдан/официальное письмо

                            (доверенность)

постоянно проживающий по адресу _________________________________________

_________________________________________________________________________

Год рождения ____________________________________________________________

Место работы, должность _________________________________________________

Образование, научная степень, ученое звание _____________________________

_________________________________________________________________________

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу оформить  меня  как  пользователя  архивными  документами,  которые

находятся на хранении в _________________________________________________

                                   (наименование организации)

Цель работы _____________________________________________________________

                 (подготовка статей, монографий, диссертаций, другие

                                  исследования)

Тема(ы) работы, хронологические рамки ___________________________________

_________________________________________________________________________

Контактная информация:

N телефона ______________________________________________________________

Факс ____________________________________________________________________

E-mail __________________________________________________________________

      С порядком пользования архивными документами в  архиве  организации

ознакомился(лась) и обязуюсь его выполнять.

Я даю согласие ____________________________________________ на хранение и

                       (наименование организации)

обработку  своих  персональных  данных  в  соответствии   с   действующим

законодательством.

Дата                                                          ___________

                                                               (подпись)

Формат А4 (210х297)

Приложение N 38
к п. 9.13.6 Правил организации
делопроизводства, комплектования,
хранения, учета и использования
документов в государственных
органах, органах местного
самоуправления, на предприятиях, в
учреждениях, организациях

__________________________

(наименование организации)

АКТ

выдачи архивных документов

во временное пользование

_____________ N __________

__________________________

    (место составления)

_________________________________________________________________________

        (наименование организации-пользователя, местонахождение,

_________________________________________________________________________

       фамилия, имя, отчество представителя организации, документ,

                      удостоверяющий его полномочия)

Основание _______________________________________________________________

С какой целью выдаются дела _____________________________________________

Выдаются такие дела из фонда ____________________________________________

                                           (название фонда)

N п/п	Опись N	Дело N	Заголовок дела	Дать выдачи и возврата документов дела	Количество листов дела	Примечания
1	2	3	4	5	6	7

Вместе выдается __________________________ дел (общего количества листов,

                   (цифрами и прописью)

времени звучания, метражом) ___________ на срок до ______________________

                                                    (с указанием точных

                                                    дат выдачи-возврата)

Дело выдано в упорядоченном состоянии, оправлено в обложку, с пронумерованными листами и заверительными надписями.

Пользователь обязуется не передавать дела, которые получил во временное пользование, посторонним лицам, не выдавать на их основе копий, выписок и справок, не публиковать документы без разрешения организации.

Пользователь обязуется вернуть дела в срок, указанный в акте.

Пользователь предупрежден об ответственности за нарушение действующего законодательства Луганской Народной Республики.

Выдал дела                              Получил дела

___________________________             ___________________________

 (наименование должности)                (наименование должности)

_________ ___________________           _________ ___________________

(подпись) (инициалы, фамилия)           (подпись) (инициалы, фамилия)

Дата                                    Дата

Руководитель организации, который       Руководитель организации, который

выдал дела                              получил дела

_________ ___________________           _________ ___________________

(подпись) (инициалы, фамилия)           (подпись) (инициалы, фамилия)

Дата                                    Дата

МП                                      МП

Дела возвращены в полном объеме и сохранности.

Принял дела                             Сдал дела

___________________________             ___________________________

 (наименование должности)                (наименование должности)

_________ ___________________           _________ ___________________

(подпись) (инициалы, фамилия)           (подпись) (инициалы, фамилия)

Дата                                    Дата

Формат А4 (210х297)

Приложение N 39
к п. 9.13.10 Правил организации
делопроизводства, комплектования,
хранения, учета и использования
документов в государственных
органах, органах местного
самоуправления, на предприятиях, в
учреждениях, организациях

_______________________________________
(наименование организации)

ЛИСТ ПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

Фонд N _________________ Опись N ________________ Дело N ________________

Заголовок дела __________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Дата пользования	Фамилия, инициалы пользователя	Характер пользования (копирование, просмотр, выписки и т.д.)	Номера листов, с которых сделаны копии, выписки и т.д.	Подпись пользователя
1	2	3	4	5

Формат А4 (210х297)

Приложение N 40
к п. 9.13.11 Правил организации
делопроизводства, комплектования,
хранения, учета и использования
документов в государственных
органах, органах местного
самоуправления, на предприятиях, в
учреждениях, организациях

___________________________________
(наименование организации)

КНИГА ВЫДАЧИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ ИЗ АРХИВОХРАНИЛИЩА

Начато ____________

Окончено __________

N п/п	Дата выдачи	Фонд N	Опись N	Дело N	Крайние даты документов дела	Кому выдано	Подпись о получении	Отметка о возврате дела	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Вместе в ________ году выдано из архивохранилища ___________________ дел.

                                                (цифрами и прописью)

Руководитель архива (лицо,

ответственное за ведение архива)     _________   ________________________

                                     (подпись)     (инициалы, фамилия)

Дата

Формат А4 (210х297)

Приложение N 41
к п. 10.3.2 Правил организации
делопроизводства, комплектования,
хранения, учета и использования
документов в государственных
органах, органах местного
самоуправления, на предприятиях, в
учреждениях, организациях

_________________________________________
(наименование организации)

КНИГА
учета поступления и выбытия документов

Том N _____________

Начат _____________

Окончен ___________

Про# N п/п	Дата поступления и выбытия документов	Наименование организации (структурного подразделения, лица, архивного учреждения), откуда поступили (или выбыли) документы	Наименование номер и дата документа, по которому поступили или выбыли документы	Годы поступивших или выбывших документов по описи	Поступление описанных документов			Выбытие описанных документов			Неописанных дел, документов, листов		Примечание
					Количество ед. хр.			Количество ед. хр.			поступило	выбыло
					постоянного хранения	длительного (свыше 10 лет)	по личному составу	постоянного хранения	Длительного (свыше 10 лет)	по личному составу
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14

Итого в _______ году поступило _______________ ед. хр., в том числе: на бумажном носителе ______________,

                                 (цифрами и                                                 (цифрами и

                                  прописью)                                                  прописью)

электронных __________________, аудиодокументов ___________________, видеодокументов ___________________.

           (цифрами и прописью)                 (цифрами и прописью)                 (цифрами и прописью)

Итоговые данные по графам 6, 7, 8, 12 показываются раздельно

выбыло ________________________ ед. хр., в том числе: на бумажном носителе _____________________________,

         (цифрами и прописью)                                                   (цифрами и прописью)

электронных __________________, аудиодокументов __________________, видеодокументов ____________________.

           (цифрами и прописью)                (цифрами и прописью)                  (цифрами и прописью)

Итоговые данные по графам 9, 10, 11, 13 показываются раздельно.

______________________________            _________________                 _____________________________

(наименование должности лица,                 (подпись)                          (инициалы, фамилия)

составившего итоговую запись)

Руководитель архива

(лицо, ответственное за ведение архива)   _________________                 _____________________________

                                              (подпись)                          (инициалы, фамилия)

Дата

Формат А3 (297х420)

Приложение N 42
к п. 10.3.2 Правил организации
делопроизводства, комплектования,
хранения, учета и использования
документов в государственных
органах, органах местного
самоуправления, на предприятиях, в
учреждениях, организациях

                   ______________________________________

                         (наименование организации)

СПИСОК ФОНДОВ

Том _______________

Начат _____________

Окончен ___________

N фонда	Дата первого поступления документов фонда	Название фонда	Отметка о выбытии фонда		Примечание
			Куда выбыл	Дата и N документа, на основании которого выбыл
1	2	3	4	5	6

На 01.01._____ года в список включены фонды с N _____ по N _____, из списка исключены фонды с N _____ по N _____.

      Всего хранится в архиве ___________________________ фондов.

                                 (цифрами и прописью)

Номера свободные: ___________________.

Номера выбывшие (переданные): ___________________.

_____________________________         ___________  ______________________

(наименование должности лица,          (подпись)     (инициалы, фамилия)

составившего годовую

итоговую запись)

Руководитель архива (лицо,

ответственное за ведение архива)      ___________  ______________________

                                       (подпись)     (инициалы, фамилия)

Формат А4 (210х297)

Приложение N 43
к п. 10.3.2 Правил организации
делопроизводства, комплектования,
хранения, учета и использования
документов в государственных
органах, органах местного
самоуправления, на предприятиях, в
учреждениях, организациях

ЛИСТ ФОНДА N __________

Крайние даты каждого названия фонда	НАЗВАНИЕ ФОНДА
1	2
Дата первого поступления фонда	МЕСТОНАХОЖДЕНИЕ ФОНДА (наименование организации, где хранится фонд)
1	2

1. Учет неописанных документов

Дата записи	ПОСТУПЛЕНИЕ			ВЫБЫТИЕ			Наличие (остаток) ед. хр. (документов, листов)
	Наименование, N, дата документа	Количество дел	Крайние даты	Наименование, N, дата документа	Количество дел	Крайние даты
1	2	3	4	5	6	7	8

2. Учет описанных документов

Дата записи

ПОСТУПЛЕНИЕ

ВЫБЫТИЕ

Наличие (остаток) ед. хр., в том числе:

N описи

крайние даты

название описи или аннотация документов

Кол-во ед. хр.

N описи

Наименование, номер и дата документа

Кол-во ед. хр.

из них по описям, одобренным (согласованным) ЭПК

Кол-во ед. хр.

постоянного хранения

по личному составу

кол-во ед. хр.

крайние даты

из них по описям, одобренным согласованным ЭПК

кол-во ед. хр.

крайние даты

кол-во ед. хр.

крайние даты

кол-во ед. хр.

крайние даты

Формат А4 (210х297)

Приложение N 44
к п. 10.3.2 Правил организации
делопроизводства, комплектования,
хранения, учета и использования
документов в государственных
органах, органах местного
самоуправления, на предприятиях, в
учреждениях, организациях

_____________________________________
(наименование организации)

                                     УТВЕРЖДАЮ

                                     ____________________________________

                                     (наименование должности руководителя

                                     организации)

                                     _________  _________________________

                                     (подпись)     (инициалы, фамилия)

                                     Дата

                                     МП

ОПИСЬ N
дел временного (до 10 лет включительно) хранения
за ________ год (ы)

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Крайние даты (тома, части)	Срок хранения дела (тома, части), номер статьи по перечню	Количество листов в деле (томе, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6	7
Название раздела

В данный раздел описи внесено _______________________________ дел с N ___

                                    (цифрами и прописью)

по N ________________, в том числе:

литерные номера ___________________

пропущенные номера ________________

________________________                ___________  ____________________

(наименование должности                  (подпись)   (инициалы, фамилия)

составителя описи)

Дата

Руководитель архива (лицо,

ответственное за ведение архива)        ___________  ____________________

                                         (подпись)   (инициалы, фамилия)

Дата

ОДОБРЕНО

Протокол ЦЭК (ЭК) организации

от ____________ N ____

Формат А4 (210х297)

Приложение N 45
к п. 10.3.2 Правил организации
делопроизводства, комплектования,
хранения, учета и использования
документов в государственных
органах, органах местного
самоуправления, на предприятиях, в
учреждениях, организациях

                 ____________________________________

                      (наименование организации)

РЕЕСТР ОПИСЕЙ

Начат ___________

Окончен _________

N п/п	N фонда	N описи	Наименование описи	Количество единиц хранения в описи			Крайние даты	Количество листов в описи	Количество экземпляров описи	Примечание
				постоянного хранения	длительного (свыше 10 лет) хранения	по личному составу
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11

Формат А4 (210х297)

Приложение N 46
к п. 10.3.4 Правил организации делопроизводства,
комплектования, хранения, учета и использования
документов в государственных органах, органах
местного самоуправления, на предприятиях, в
учреждениях, организациях

Кому предоставляется ____________________________________________________

                               (наименование и адрес получателя)

Кем предоставляется _____________________________________________________

                      (наименование и адрес отчитывающейся организации)

Паспорт архива предприятия, учреждения,

организации на 01.12.20___

1. Общие сведения

Количество фондов	Площадь архивохранилища	Загруженность архивохранилища (%)	Количество штатных работников
1	2	3	4

2. Сведения о документах постоянного хранения и по личному составу на традиционных носителях

Показатели	Количество единиц хранения							Примечание
	всего	крайние даты		из них внесено в описи, одобренные (согласованные) ЭПК Госархива ЛНР	крайние даты		хранится сверх установленного срока
		начальная	конечная		начальная	конечная
1	2	3	4	5	6	7	8	9
Управленческая документация
Научно-техническая документация*
Кинодокументы
Фотодокументы
Фонодокументы
Видеодокументы
ИТОГО:
Документы по личному составу							х

______________________________

* Объем листов чертежей, не помещенных в папки, дается в условных папках из расчета: 50 листов формата А4 в одной папке

3. Сведения о документах постоянного хранения и по личному составу на электронных носителях

Показатели	Всего единиц хранения	Крайние даты		Всего единиц учета	Из них внесено в описи, одобренные (согласованные) ЭПК Госархива ЛНР	Крайние даты		Хранится сверх установленного срока	Примечание
		начальная	конечная			начальная	конечная
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
Управленческая документация
Научно-техническая документация
Кинодокументы
Фотодокументы
Фонодокументы
Видеодокументы
ИТОГО:
Документы по личному составу								х

4. Условия хранения документов (нужное подчеркнуть):

Хранилище: есть: сухое, сырое; светлое, темное; нет		Читальный зал: есть, нет
Стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные; нет		Температурно-влажностный режим: соблюдается, не соблюдается
Шкафы: деревянные, металлические; отсутствуют		Санитарно-гигиенический режим: соблюдается, не соблюдается
Сигнализация: пожарная: есть, нет; охранная: есть, нет		Световой режим: соблюдается, не соблюдается

______________________________________        ___________________        ________________________________

 (наименование должности руководителя)            (подпись)                     (инициалы, фамилия)

"____" ___________ 20___ г.

_____________________________________

   (фамилия и телефон исполнителя)

Формат А4 (210х297)

Приложение N 47
к п. 10.5.1 Правил организации
делопроизводства, комплектования,
хранения, учета и использования
документов в государственных
органах, органах местного
самоуправления, на предприятиях, в
учреждениях, организациях

УТВЕРЖДАЮ                              УТВЕРЖДАЮ

_________________________              __________________________________

(наименование должности                (наименование должности

руководителя организации)              руководителя архивного учреждения)

_________ ___________________          ___________ ______________________

(подпись) (инициалы, фамилия)           (подпись)    (инициалы, фамилия)

Дата                                   Дата

МП                                     МП

             АКТ

_________________ N _________

_____________________________

     (место составления)

приема-передачи архивных документов

на хранение

      На основании ______________________________________________________

_______________________________________________________________ передает,

                   (наименование организации)

а _____________________________________________________________ принимает

               (наименование архивного учреждения)

на государственное хранение документы фонда N __________, _______________

                                                         (название фонда)

за _________ годы, а также научно-справочный аппарат к ним:

N п/п	Номер и название описи	Количество экземпляров описи	Количество ед. хр.	Примечания
1	2	3	4	5

Номера отсутствующих ед. хр. ____________________________________________

Всего принято ___________________________________________________ ед. хр.

                            (цифрами и прописью)

Передачу произвели:                         Прием произвели:

_____________________________               _____________________________

(наименование должности лица,               (наименование должности лица,

который передал документы)                   который принял документы)

__________ __________________               __________ __________________

Приложение N 48
к п. 12.4.4 Правил организации
делопроизводства, комплектования,
хранения, учета и использования
документов в государственных
органах, органах местного
самоуправления, на предприятиях, в
учреждениях, организациях

ОБРАЗЕЦ

БЛАНК ОРГАНИЗАЦИИ

_____________ N ___________ на N ______ от ____ 20___ года
	Маликов Владимир Иванович ул. Ленина, дом 9, кв. 39 г. Луганск

АРХИВНАЯ СПРАВКА

Приказом от 02 февраля 1997 года N 23 по Луганскому открытому акционерному обществу "Спецавтобаза" Маликов Владимир Иванович принят на должность инженера производственного отдела с 03 февраля 1997 года. Основание: Р-17, оп. 1, д. 9, л. 23.

Приказом по Луганскому открытому акционерному обществу "Спецавтобаза" от 15 сентября 2005 года N 125 Маликов Владимир Иванович уволен с должности инженера производственного отдела 15 сентября 2005 года. Основание: Р-17, оп. 1-Л, д. 327, л. 143.

Генеральный директор ОАО "Спецавтобаза"	В.И. Петров
Руководитель архива (лицо, ответственное за ведение архива)	О.А. Сизова
МП

Формат А4 (210х297)

Приложение N 49
к п. 12.4.4 Правил организации
делопроизводства, комплектования,
хранения, учета и использования
документов в государственных
органах, органах местного
самоуправления, на предприятиях, в
учреждениях, организациях

ОБРАЗЕЦ

БЛАНК ОРГАНИЗАЦИИ

_____________ N ___________ на N ______ от ____ 20___ года
	Маликов Владимир Иванович ул. Ленина, дом 9, кв. 39 г. Луганск

АРХИВНАЯ СПРАВКА

В ведомостях по начислению заработной платы работникам Луганского открытого акционерного общества "Спецавтобаза" есть такие сведения о заработной плате в рублях "Маликов В.И., инженер" (так в документах):

	1989 г.	1990 г.	1991 г.
январь	-	125-20	130-45
февраль	-	155-00	-
март	-	155-00	-
апрель	-	155-00	-
май	155-00	155-00	-
июнь	206-66	155-00	-
июль	155-00	364-35	-
август	155-00	-	-
сентябрь	155-00	155-00	-
октябрь	464-00	155-00	-
ноябрь	131-39	155-00	-
декабрь	255-00	155-00	-

Основание: Р-6352, оп. 1-Л, д. 24; д. 25, д. 26.

Одновременно сообщаем, что в ведомостях по начислению заработной платы работникам Луганского открытого акционерного общества "Спецавтобаза" за август 1990 года сумма заработной платы Маликова Владимира Ивановича не указана.

Генеральный директор ОАО "Спецавтобаза"	В.И. Петров
Руководитель архива (лицо, ответственное за ведение архива)	О.А. Сизова
МП

Формат А4 (210х297)

Приложение N 50
к п. 12.4.5 Правил организации
делопроизводства, комплектования,
хранения, учета и использования
документов в государственных
органах, органах местного
самоуправления, на предприятиях, в
учреждениях, организациях

ОБРАЗЕЦ

БЛАНК ОРГАНИЗАЦИИ

08.08.2016 N 75

АРХИВНАЯ КОПИЯ

"Открытое акционерное общество "Лугмаш"

ПРИКАЗ

15.01.2012

г. Луганск

N 9-лс

По личному составу

НАЗНАЧИТЬ:

ПЕТРОВУ Валентину Александровну на должность начальника организационного отдела с 16 января 2012 года с должностным окладом согласно штатному расписанию.

Основание: заявление Петровой В.А. от 14 января 2012 года, резолюция Генерального директора Суслова О.Н.

Генеральный директор

О.Н. Суслов"

Основание: ф. 1, оп. 2-Л, дело 53, л. 5.

Копия верна

Директор

(подпись)

В.И. Петров

Руководитель архива (лицо, ответственное за ведение архива)	(подпись)	А.Р. Юрченко
МП

Формат А4 (210х297)

Приложение N 51
к п. 12.4.5 Правил организации
делопроизводства, комплектования,
хранения, учета и использования
документов в государственных
органах, органах местного
самоуправления, на предприятиях, в
учреждениях, организациях

ОБРАЗЕЦ

БЛАНК ПРЕДПРИЯТИЯ

17.04.2016 N 64

АРХИВНАЯ ВЫПИСКА

"Частное акционерное общество "Трансмаш"

ПРИКАЗ

24 апреля 2004 года

г. Ровеньки

N 74-лс

По личному составу

2. Принять на работу бухгалтером Щеткину В.Ю. (так в документе) с 25 апреля 2004 года с должностным окладом согласно штатному расписанию.

Основание: заявление Щеткиной В.Ю. от 20 апреля 2004 года, резолюция директора Жукова В.П.

Директор

В.П. Жуков"

Основание: ф. 1, оп. 1-Л, дело 21, л. 45

Копия верна

Директор

(подпись)

В.И. Петров

Руководитель архива (лицо, ответственное за ведение архива)	(подпись)	Ж.В. Рулькина
МП

Формат А4 (210х297)

Приложение N 52
к п. 12.5.2 Правил организации
делопроизводства, комплектования,
хранения, учета и использования
документов в государственных
органах, органах местного
самоуправления, на предприятиях, в
учреждениях, организациях

                 ___________________________________

                      (наименование организации)

ЖУРНАЛ
регистрации посещений пользователями читального зала

Начато _____________

Окончено ___________

N п/п	Дата посещения	Фамилия, имя, отчество	Время прихода	Подпись пользователя	Время ухода	Подпись сотрудника архива
1	2	3	4	5	6	7

Формат А4 (210х297)

Приложение N 53
к п. 13.1.1 Правил организации
делопроизводства, комплектования,
хранения, учета и использования
документов в государственных
органах, органах местного
самоуправления, на предприятиях, в
учреждениях, организациях

                __________________________________

                  (наименование организации)

                                 УТВЕРЖДАЮ

                                 ________________________________________

                                 (Наименование должности руководителя

                                 организации (структурного подразделения)

                                 _________  _____________________________

                                 (подпись)       (инициалы, фамилия)

                                 Дата

ПЛАН

работы архива на ____________ год

N п/п	Виды работ	Норма выработки (времени)	Объем работы	Бюджет времени	Срок выполнения	Исполнитель	Примечания
1	2	3	4	5	6	7	8

Руководитель архива (лицо,

ответственное за ведение архива)   ___________  _________________________

                                    (подпись)      (инициалы, фамилия)

Дата

Формат А4 (210х297)

Приложение N 54
к п. 13.3.2 Правил организации
делопроизводства, комплектования,
хранения, учета и использования
документов в государственных
органах, органах местного
самоуправления, на предприятиях, в
учреждениях, организациях

_________________________________________________________________________

Карточка учета работы архива с подведомственными организациями

_________________________________________________________________________

Наименование организации ________________________________________________

_________________________________________________________________________

Является ли организация источником формирования Архивного фонда _________

Адрес организации _______________________________________________________

Название, дата и индекс документа о создании организации ________________

_________________________________________________________________________

реорганизации ___________________________________________________________

о ликвидации ____________________________________________________________

Должность, фамилия, имя, отчество, номер телефона

руководителя организации ________________________________________________

руководителя службы делопроизводства ____________________________________

_________________________________________________________________________

председателя ЦЭК (ЭК) ___________________________________________________

руководителя архива (лица, ответственного за ведение архива) ____________

_________________________________________________________________________

1. СВЕДЕНИЯ ОБ УТВЕРЖДЕНИИ, СОГЛАСОВАНИИ, ОДОБРЕНИИ НОРМАТИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИИ

Положение об архиве _____________________________________________________

Инструкция по делопроизводству __________________________________________

Номенклатура дел организации ____________________________________________

Положение о ЦЭК (ЭК) организации ________________________________________

(лицевая сторона)

2. СВЕДЕНИЯ О НАЛИЧИИ И УПОРЯДОЧЕНИИ ДЕЛ В АРХИВЕ ОРГАНИЗАЦИИ

Количество описанных дел			Крайние даты описанных дел			Количество неописанных дел	Крайние даты неописанных дел
постоянного хранения	по личному составу	длительного (свыше 10 лет) хранения	постоянного хранения	по личному составу	длительного (свыше 10 лет) хранения
1	2	3	4	5	6	7	8

3. СВЕДЕНИЯ О ПРОВЕРКАХ

Дата проверки	Основные предложения (замечания) по результатам проверки	Результаты реализации предложений	Примечания
1	2	3	4

(обратная сторона)

Формат А4 (210х297)

Приложение N 55
к п. 15.2 Правил организации
делопроизводства, комплектования,
хранения, учета и использования
документов в государственных
органах, органах местного
самоуправления, на предприятиях, в
учреждениях, организациях

_____________________________________________
(наименование организации)

                                            УТВЕРЖДАЮ

                                            _________________________

                                            (наименование должности

                                            руководителя организации)

                                            _________ ___________________

                                            (подпись) (инициалы, фамилия)

                                            Дата

                                            МП

            АКТ

_____________ N __________

__________________________

 (место составления акта)

приема-передачи дел

при смене руководителя архива

(лица, ответственного за ведение архива)

      Согласно приказу от ___________ N ______ __________________________

                                                  (инициалы, фамилия)

передал, а _______________________________ принял в присутствии комиссии,

                (инициалы, фамилия)

созданной на основании указанного приказа, в составе председателя _______

_________________________________

     (инициалы, фамилия)

и членов комиссии _______________________________________________________

                                     (инициалы, фамилия)

_________________________________________________________________________

документы архива и справочный аппарат к ним:

N п/п	N и название описи	Количество экземпляров описи	Количество дел	Примечание
1	2	3	4	5

Всего принято ___________________________________________________________

                         дел         (цифрами и прописью)

__________________________ описей в _________________________ экземплярах

    (цифрами и прописью)               (цифрами и прописью)

Состояние документов и описей ___________________________________________

                                    (общая характеристика состояния)

Одновременно передаются ________________________________________________,

                       (виды справочного аппарата, его объем и состояние)

а также _________________________________________________________________

                (название печатей и штампов архива, их количество)

Состояние помещения архива ______________________________________________

_________________________________________________________________________

Наличие и состояние оборудования и инвентаря архива _____________________

_________________________________________________________________________

Передал                     _________                 ___________________

                            (подпись)                 (инициалы, фамилия)

Принял                      _________                 ___________________

                            (подпись)                 (инициалы, фамилия)

Председатель комиссии       _________                 ___________________

                            (подпись)                 (инициалы, фамилия)

Члены комиссии              _________                 ___________________

                            (подпись)                 (инициалы, фамилия)

                            _________                 ___________________

                            (подпись)                 (инициалы, фамилия)

                            _________                 ___________________

                            (подпись)                 (инициалы, фамилия)

                            _________                 ___________________

                            (подпись)                 (инициалы, фамилия)

Дата

Формат А4 (210х297)