Приказ Министерства энергетики РФ от 1 сентября 2022 г. N 894 "Об утверждении требований к ведению и хранению документации, необходимой для осуществления оперативно-диспетчерского управления в электроэнергетике и оперативно-технологического управления"

1. Настоящие требования устанавливают:

общие требования к ведению (составлению и подписанию, ознакомлению работников субъектов электроэнергетики и потребителей электрической энергии) и хранению, в том числе на рабочих местах диспетчерского и оперативного персонала, оперативного журнала, журнала распоряжений, документов по вопросам организации и проведения подготовки и подтверждения готовности работников субъектов электроэнергетики и потребителей электрической энергии к работе в сфере электроэнергетики, в том числе прохождения ими обязательных форм работы с персоналом и оформления их результатов, и иной технической, в том числе инструктивной и оперативной, документации, разрабатываемой, утверждаемой и (или) применяемой при организации и осуществлении оперативно-диспетчерского управления в электроэнергетике и оперативно-технологического управления (далее - документация), включая способы ведения и хранения документации;

требования к ведению и хранению документации, дифференцированные для каждого способа ведения и хранения документации и применительно к отдельным видам документации.

2. Предусмотренные настоящими требованиями положения о хранении документации распространяются на случаи хранения, в том числе архивного, подлинников и копий документации, а также на использование документации субъектами электроэнергетики и потребителями электрической энергии, в том числе ее нахождение на рабочих местах диспетчерского персонала диспетчерских центров субъектов оперативно-диспетчерского управления в электроэнергетике и оперативного персонала субъектов электроэнергетики, потребителей электрической энергии, и обеспечение наличия у субъектов электроэнергетики и потребителей электрической энергии документации, в том числе в архиве.

3. Настоящие требования распространяются на следующих субъектов электроэнергетики и потребителей электрической энергии (далее - субъекты электроэнергетики):

системного оператора и иных субъектов оперативно-диспетчерского управления в технологически изолированных территориальных электроэнергетических системах;

субъектов электроэнергетики и потребителей электрической энергии, владеющих на праве собственности или ином законном основании объектами по производству электрической энергии и (или) объектами электросетевого хозяйства, входящими в состав Единой энергетической системы России или технологически изолированных территориальных электроэнергетических систем;

потребителей электрической энергии - юридических лиц, индивидуальных предпринимателей и физических лиц, владеющих на праве собственности или ином законном основании энергопринимающими установками, функционирующими в составе Единой энергетической системы России или технологически изолированных территориальных электроэнергетических систем, за исключением потребителей электрической энергии - физических лиц, использующих электроустановки напряжением 1000 В или ниже для удовлетворения личных или бытовых нужд;

организации, осуществляющие деятельность в сфере электроэнергетики, на которые распространяется действие Правил работы с персоналом в организациях электроэнергетики Российской Федерации, утвержденных приказом Минэнерго России от 22 сентября 2020 г. N 796 ^1.

4. Ведение и хранение документации осуществляется субъектами электроэнергетики с применением одного или нескольких из следующих способов:

ведение и хранение документации на бумажных носителях;

ведение документации на бумажных носителях и хранение электронной копии такой документации с использованием программно-технических средств или программного обеспечения (далее - программно-технические средства);

создание документации в электронной форме с подписанием такой документации электронной подписью уполномоченного лица субъекта электроэнергетики в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи" ² (далее - ведение в электронном виде и Федеральный закон N 63-ФЗ соответственно) без документирования на бумажном носителе и хранение такой документации в электронном виде с использованием программно-технических средств.

Выбор способа ведения и хранения документации осуществляется субъектом электроэнергетики.

Определение способов и программно-технических средств по обеспечению информационной безопасности при ведении и хранении электронной копии документации и документации в электронном виде осуществляется субъектом электроэнергетики самостоятельно, за исключением случаев, когда требования к указанным способам и средствам в отношении определенной документации установлены законодательством Российской Федерации.

5. В случае, если нормативными правовыми актами, утверждаемыми Минэнерго России в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 2018 г. N 937 "Об утверждении Правил технологического функционирования электроэнергетических систем и о внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации" ³, пунктами 1 и 2 ¹постановления Правительства Российской Федерации от 2 марта 2017 г. N 244 "О совершенствовании требований к обеспечению надежности и безопасности электроэнергетических систем и объектов электроэнергетики и внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации" ⁴ (далее - нормативные правовые акты Минэнерго России), предусмотрено, что документация должна быть составлена с соблюдением определенной формы, установленной такими нормативными правовыми актами, то при ведении такой документации:

на бумажных носителях субъектом электроэнергетики должно быть обеспечено составление документации в соответствии с формой, установленной нормативным правовым актом Минэнерго России;

в электронном виде субъектом электроэнергетики должна быть обеспечена возможность формирования форм документации для печати или предоставления другим лицам в соответствии с формой, установленной нормативным правовым актом Минэнерго России, при этом требования нормативных правовых актов Минэнерго России на визуальное отображение документации для персонала на экранных формах программно-аппаратных средств, используемых субъектами электроэнергетики при осуществлении деятельности в сфере электроэнергетики, не распространяются.

6. В случаях, установленных нормативными правовыми актами Минэнерго России, при ведении документации в электронном виде или на бумажном носителе субъектом электроэнергетики должно быть также обеспечено наличие документа в электронном виде в формате, который может редактироваться в прикладном программном обеспечении, используемом субъектом электроэнергетики для создания такой документации.

7. В случае, если нормативными правовыми актами Минэнерго России предусмотрено предоставление документации в установленном ими машиночитаемом формате для автоматического (автоматизированного) приема и обработки данных с использованием специализированного программного обеспечения, субъектом электроэнергетики должно быть обеспечено формирование документации в требуемом формате или возможность конвертации в требуемый формат, предусмотренный нормативными правовыми актами Минэнерго России.

8. В случае обязательного ознакомления работников субъекта электроэнергетики под подпись с документацией, ведение которой осуществляется на бумажных носителях или в электронном виде, такое ознакомление также может осуществляться в электронном виде с использованием программно-технических средств.

В указанном случае программно-технические средства, используемые для ознакомления работников с документацией, должны обеспечивать:

автоматическую фиксацию времени и даты ознакомления работника с документом (записью в журнале);

возможность идентификации лиц, ознакомившихся с документом (записью в журнале), посредством электронной подписи в соответствии с требованиями Федерального закона N 63-ФЗ.

9. При ведении и (или) хранении документации в электронном виде для идентификации лиц, осуществляющих подписание (согласование, утверждение) документа (записи), публикацию (размещение) документа, изменение электронной версии документа, ознакомление с документом (записью), должна использоваться простая или усиленная (неквалифицированная либо квалифицированная) электронная подпись в соответствии с требованиями Федерального закона N 63-ФЗ. Выбор вида электронной подписи, используемой для указанных в настоящем абзаце целей, осуществляется субъектом электроэнергетики.

Документ (запись) в электронной форме, подписанный (согласованный, утвержденный) в соответствии с настоящими требованиями простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью, запись об ознакомлении с документом или его изменении, подтвержденная простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью, признаются равнозначными документу (записи) на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.

Определение лица, подписывающего, согласовывающего, утверждающего, изменяющего документ (запись), осуществляющего ознакомление с документом (записью) (далее - лицо, подписывающее электронный документ), по его простой электронной подписи и проверка простой электронной подписи должны осуществляться на основании выполнения одного или нескольких из следующих условий:

соответствие учетных данных пользователя в системе распределения полномочий и прав доступа и (или) в автоматизированной системе, используемой субъектом электроэнергетики, данным лица, подписывающего электронный документ, определяемое в установленном субъектом электроэнергетики порядке;

соответствие учетных данных пользователя в автоматизированной системе данным лица, подписывающего электронный документ, определяемое согласно документации на такую автоматизированную систему одним из следующих способов:

по идентификатору лица, подписывающего электронный документ, - в случаях, если указанный идентификатор закреплен за ним в соответствии с правилами, установленными субъектом электроэнергетики, а при осуществлении информационного обмена документами между субъектами электроэнергетики - в соответствии с правилами, установленными по согласованию между такими субъектами электроэнергетики;

по адресу электронной почты отправителя - в случаях, если такой адрес определен как персональный адрес лица, подписывающего электронный документ.

Субъект электроэнергетики или уполномоченное им лицо, создающее ключ простой электронной подписи, и лицо, подписывающее электронный документ с использованием ключа простой электронной подписи, обязаны соблюдать его конфиденциальность.

10. В случаях, указанных в пунктах 17 и 19 настоящих требований, по решению субъекта электроэнергетики допускается использовать для идентификации лиц, осуществляющих публикацию (размещение) документа, изменение электронной версии документа, вместо электронной подписи технические средства, обеспечивающие идентификацию на основе использования биометрических персональных данных. Использование таких технических средств должно осуществляться с соблюдением требований, предусмотренных статьей 11 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных" ^5.

11. Независимо от выбранного способа ведения и хранения документации субъектом электроэнергетики должно быть обеспечено хранение:

подписанных документов и записей журналов, указанных в пунктах 12, 13, 24, 25, 27-31 настоящих требований, - в течение не менее трех лет с даты подписания документа или регистрации (внесения, подписания) записи журнала (для журналов, ведение которых осуществляется на бумажных носителях, - в течение не менее трех лет с даты регистрации (внесения, подписания) последней записи в такой журнал);

документации, не указанной в абзаце втором настоящего пункта, - в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами Российской Федерации в сфере электроэнергетики и законодательством об архивном деле в Российской Федерации.

Субъект электроэнергетики должен определить сроки хранения им документации, в отношении которой такие сроки законодательством об архивном деле в Российской Федерации и (или) законодательством Российской Федерации в сфере электроэнергетики не определены.

Обеспечение хранения архивных документов должно осуществляться субъектом электроэнергетики в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации.

12. При ведении или ведении и хранении на бумажных носителях оперативного журнала, журнала дефектов и неполадок с оборудованием, журнала релейной защиты и автоматики, журнала телемеханики и связи, технологических защит и автоматики, технических средств автоматизированной системы управления, журнала регистрации (учета) инструктажей, журнала учета проверки знаний персонала субъекта электроэнергетики и (или) журнала регистрации обходов и осмотров рабочих мест страницы таких журналов должны быть прошиты и пронумерованы.

13. При ведении или ведении и хранении на бумажных носителях журнала распоряжений для оперативного или диспетчерского персонала должна быть обеспечена сквозная нумерация распоряжений в журнале. Допускается ведение субъектом электроэнергетики как одного журнала распоряжений, так и нескольких журналов распоряжений по отдельным функциональным направлениям деятельности структурных подразделений субъекта электроэнергетики.

14. При ведении или ведении и хранении на бумажных носителях диспетчерских или оперативных заявок должна быть обеспечена сквозная нумерация таких заявок в рамках диспетчерского центра, центра управления сетями, центра управления ветровыми (солнечными) электростанциями, структурного подразделения потребителя электрической энергии, осуществляющего функции оперативно-технологического управления, или объекта электроэнергетики.

15. При внесении исправлений в документ, составленный на бумажном носителе, внесенные исправления должны быть отмечены надписью "Исправлено" на полях напротив соответствующей строки документа и заверены подписью уполномоченного лица с указанием должности, фамилии, инициалов (отчество - при наличии) и даты исправления сведений. Внесение исправлений в виде подчисток (замазывания, стирания), а также путем замены страниц документа не допускается.

16. Субъектом электроэнергетики должен быть обеспечен учет всех изменений и дополнений, вносимых в документ в течение срока его действия после подписания документа, и доступность информации об актуальной редакции документа (внесенных в документ изменениях и дополнениях) для работников субъекта электроэнергетики, использующих документ в своей деятельности. Порядок учета изменений и дополнений, вносимых в документ, определяется субъектом электроэнергетики.

17. При хранении в электронном виде документации, ведение (документирование) которой осуществляется на бумажном носителе, должны быть соблюдены следующие требования:

наличие у субъекта электроэнергетики подписанных оригиналов документов на бумажном носителе (место хранения подписанных оригиналов документов определяется субъектом электроэнергетики);

обеспечение защиты от несанкционированного доступа к тексту (содержанию) документов и их несанкционированного изменения;

автоматическая фиксация даты и времени публикации (размещения) документа в электронном виде с использованием программно-технических средств;

обеспечение возможности идентификации лица, осуществившего публикацию (размещение) документа и (или) изменение электронной версии документа, посредством использования электронной подписи;

обеспечение резервного копирования электронных документов с периодичностью, установленной главой IV настоящих требований или в соответствии с пунктом 23 настоящих требований (далее - требуемая периодичность).

18. При хранении в электронном виде документации, полученной субъектом электроэнергетики в электронном виде от других лиц, осуществляющих ведение такой документации, должны быть соблюдены требования, предусмотренные абзацами третьим - шестым пункта 17 настоящих требований.

19. Хранение документации, ведение которой осуществляется субъектом электроэнергетики в электронном виде, может осуществляться посредством программно-технических средств, в том числе программно-технических средств, с использованием которых ведется такая документация.

Внутренними документами субъекта электроэнергетики должно быть определено программное обеспечение, используемое при ведении и (или) хранении документации в электронном виде, а при необходимости также виды применяемых для этого программно-технических средств.

При хранении в электронном виде документации, ведение которой осуществляется с использованием программно-технических средств, отличных от программно-технических средств, используемых при ведении документации в электронном виде, должны быть соблюдены следующие требования:

обеспечение защиты от несанкционированного доступа к тексту (содержанию) документов и их несанкционированного изменения;

возможность идентификации лица, осуществившего публикацию (размещение) документа и (или) изменение электронной версии документа, посредством использования электронной подписи;

автоматическая фиксация даты и времени публикации (размещения) документа;

обеспечение резервного копирования электронных документов с требуемой периодичностью.

20. При ведении и хранении в электронном виде документации, подлежащей подписанию уполномоченным лицом субъекта электроэнергетики как единого документа, должны быть соблюдены следующие требования:

21. При ведении и хранении в электронном виде журналов или документации, которая не подлежит подписанию как единый документ, но в которой по отдельности подписываются документы (записи), ее формирующие, должны быть соблюдены следующие требования:

22. При ведении и хранении в электронном виде документации, которая подлежит подписанию как единый документ и в которой также подписываются по отдельности записи, должны быть соблюдены следующие требования:

23. Субъект электроэнергетики обязан определить периодичность резервного копирования электронных документов для каждого вида документации, ведение и (или) хранение которой осуществляется им в электронном виде. Для документов, указанных в пункте 21 настоящих требований, субъект электроэнергетики обязан также определить периодичность резервного копирования формирующих их записей.

Для документации, указанной в пунктах 24 - 33 настоящих требований, периодичность резервного копирования документов (записей) должна определяться в соответствии с указанными пунктами настоящих требований.

24. При ведении и хранении в электронном виде оперативного журнала должны быть соблюдены требования, предусмотренные пунктом 21 настоящих требований, а также следующие требования:

25. При ведении и хранении в электронном виде журнала распоряжений должны быть соблюдены требования, предусмотренные пунктами 8 и 21 настоящих требований, а также следующие требования:

26. При ведении и хранении в электронном виде диспетчерских или оперативных заявок (далее - заявка, заявки) должны быть соблюдены следующие требования:

27. При ведении и хранении в электронном виде журнала релейной защиты и автоматики, журнала телемеханики и связи, технологических защит и автоматики, технических средств автоматизированной системы управления должны быть соблюдены требования, предусмотренные пунктом 21 настоящих требований, а также следующие требования:

28. При ведении и хранении в электронном виде журнала регистрации обходов и осмотров рабочих мест, журнала (картотеки) дефектов и неполадок с оборудованием должны быть соблюдены требования, предусмотренные пунктом 21 настоящих требований, а также следующие требования:

29. При ведении и хранении в электронном виде журнала регистрации (учета) инструктажей должны быть соблюдены требования, предусмотренные пунктом 21 настоящих требований, а также следующие требования:

30. При ведении и хранении в электронном виде журнала учета тренировок должны быть соблюдены требования, предусмотренные пунктом 21 настоящих требований, а также следующие требования:

31. При ведении и хранении в электронном виде журнала учета проверки знаний, журнала учета работы релейной защиты и автоматики должны быть соблюдены требования, предусмотренные абзацами третьим - шестым пункта 17 настоящих требований, а также следующие требования:

32. При ведении и хранении в электронном виде протоколов заседания комиссии по проверке знаний работников организаций электроэнергетики, протоколов заседания аттестационных комиссий организаций электроэнергетики, оформляемых по результатам аттестации работников по вопросам безопасности в сфере электроэнергетики, промышленной безопасности или безопасности гидротехнических сооружений, протоколов проверки знаний по вопросам охраны труда, протоколов контрольных противоаварийных (противопожарных) тренировок (далее - протоколы) должны быть соблюдены требования, предусмотренные пунктами 8 и 20 настоящих требований, а также следующие требования:

33. При ведении и хранении в электронном виде программ специальной подготовки, подготовки по новой должности, стажировки (ознакомления с объектами электроэнергетики), дублирования (далее - программа) должны быть соблюдены требования, предусмотренные пунктами 8 и 22 настоящих требований, а также следующие требования:

программно-технические средства, используемые для ведения программ в электронном виде, должны обеспечивать возможность формирования отчета по результатам выполнения программы, форма и содержание которого определяются субъектом электроэнергетики;

должно быть обеспечено периодическое (не реже одного раза в сутки) резервное копирование программ с учетом требуемой глубины хранения.