Вопросы отражения в бухгалтерском учете использования предприятием IP-телефонии (О.В. Васильева, "Консультант бухгалтера", N 8, август 2002 г.)

Вопросы отражения в бухгалтерском учете использования предприятием IP-телефонии

Технический прогресс в области связи и коммуникаций предоставил возможность ведения телефонных переговоров через Интернет (так называемая IP-телефония). При этом улучшается качество услуг связи и достигается экономия средств у предприятий, постоянно ведущих длительные и активные междугородние и международные телефонные переговоры. IP-телефония - относительно молодая отрасль, представляющая собой альтернативу как существующим телефонным станциям, так и рынку услуг мобильной связи.

В настоящее время телекоммуникационные компании ведут активную рекламную деятельность, предлагая предприятиям возможности IP-телефонии. Используемые при этом специальные термины и определения (в том числе в договорах, счетах, расшифровках и т.п.) достаточно непривычны для бухгалтера, поэтому вопросам отражения в учете использования предприятием IP-телефонии посвящена данная публикация.

Принцип ведения телефонных переговоров через Интернет

Ведение телефонных переговоров через Интернет требует наличия специального оборудования. Идеальный случай - если стороны, ведущие переговоры, имеют компьютеры и IP - телефоны, подключенные к одному и тому же оператору. Объединенные в своеобразную IP-сеть, абоненты ведут телефонные переговоры, не ограниченные временем и стоимостью соединения, независимо от удаленности предприятий друг от друга.

Другой вариант организации переговоров через Интернет - наличие в организации IP- телефона и компьютера с выходом в Интернет, которые позволяют без участия оператора осуществлять соединение с контрагентом.

Третий вариант организации телефонных переговоров через Интернет возможен, если вызываемый абонент имеет специальное оборудование, а предприятие, вызывающее его, пользуется стационарной или мобильной связью. Для этого работник предприятия звонит оператору, который и соединяет его с компьютером, подключенным к Интернету.

Заметим при этом, что одинаковый технический уровень партнеров, пользующихся IP-телефонией, наиболее предпочтителен: наличие у каждого специального оборудования (IP-аппарата и компьютера) позволяет минимизировать все иные текущие затраты.

Ведение переговоров через Интернет, когда только один из партнеров имеет IP-телефон, требует оплаты дополнительных услуг оператора, но даже и в этом случае стоимость междугородних и международных телефонных переговоров уменьшается в 2-3 раза.

Таким образом, первым шагом для организации телефонных переговоров через Интернет является приобретение компьютера и IP-телефона.

Приобретение оборудования для IP-телефонии

Ведение телефонных переговоров через Интернет является дополнительными возможностями имеющегося у организации компьютера с выходом в Интернет, поэтому в данной публикации не рассматривается вопрос отражения в учете приобретения компьютерной техники, подключения ее к сети Интернет и сопутствующих расходов.

Будем считать, что компьютер с выходом в Интернет у предприятия существует, и руководителем принято решение об установке и использовании IP-телефонии.

Для этого сначала требуется приобрести IP-аппарат, который должен быть принят к бухгалтерскому учету в соответствии с пунктом 4 ПБУ 6/0] в качестве основного средства. Основание для отнесения IP-телефонного аппарата к основным средствам в соответствии с пунктом 4 ПБУ 6/01 таково: аппарат приобретается не для перепродажи и будет использоваться для управленческих нужд организации длительное время (более 12 месяцев), принося экономические выгоды (доход) в виде экономии при проведении телефонных переговоров с контрагентами.

Приобретение IP-аппарата и его подключение силами сторонней организации отражается проводками:

дебет счета 08 "Вложения во внеоборотные активы", субсчет "Приобретение объектов основных средств" кредит счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" или кредит счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" - отражены расходы, связанные с приобретением IP-телефона;

дебет счета 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям", субсчет "НДС при приобретении основных средств" кредит счета 60 (76) - на основании счета-фактуры выделен НДС от стоимости IP-телефона;

дебет счета 08, субсчет "Приобретение объектов основных средств" кредит счета 60 (76) - отражены расходы, связанные с подключением IP-телефона (при условии, если подключение осуществляется силами сторонней организации и оплачивается отдельно);

дебет счета 19, субсчет "Налог на добавленную стоимость при приобретении основных средств" кредит счета 60 (76) - на основании счета-фактуры выделен НДС от стоимости услуг по подключению IP-телефона;

дебет счета 60 (76) кредит счета 51 "Расчетные счета" - погашена задолженность перед поставщиком IP-телефона или организацией, осуществлявшей его подключение.

Если организация располагает специалистами, которые могут самостоятельно осуществить подключение приобретенного IP-телефона, и данная операция займет значительное время, то указанная операция отражается проводками:

дебет счета 08, субсчет "Приобретение объектов основных средств" кредит счета 60 или кредит счета 76 - отражены расходы, связанные с приобретением IP-телефона;

дебет счета 19, субсчет "НДС при приобретении основных средств" кредит счета 60 (76) - на основании счета-фактуры выделен НДС от стоимости IP-телефона;

дебет счета 08, субсчет "Приобретение объектов основных средств" кредит счета 10 "Материалы" или кредит счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" или кредит счета 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению" - отражены расходы, связанные с подключением IP-телефона собственными силами организации (с использованием необходимых материалов, начислением заработной платы и соответствующих отчислений с сумм вознаграждения работникам, занятым подключением и т.п.).

Примечание.

В связи с тем, что экономический эффект IP-телефонии гораздо выше, если используется не один, а несколько компьютеров и IP-телефонов, создание IP-сети в телефонизируемом офисе может представлять собой значительные капитальные вложения и потребовать времени на установку, отладку, тестирование и т.п. Кроме того, не избежать приобретения дорогостоящих дополнительных расходных материалов (крепежных деталей, разъемов, проводов, розеток), что делает проводки по учету расхода материалов, начислению заработной платы и отчислений по социальному страхованию и обеспечению в виде отдельных записей достаточно актуальными для крупных предприятий.

Ввод в эксплуатацию приобретенного и подключенного IP-телефона отражается проводками:

дебет счета 01 "Основные средства" кредит счета 08, субсчет "Приобретение объектов основных средств" - на основании акта приемки-передачи по форме ОС-1 IP-телефон введен в эксплуатацию;

дебет счета 68 "Расчеты по налогам и сборам", субсчет "Расчеты по НДС" кредит счета 19, субсчет "НДС при приобретении основных средств" - отражен налоговый вычет по ранее уплаченному НДС.

Отражение расходов по телефонным переговорам, осуществляемым через Интернет

IP-телефония используется в целях проведения переговоров с удаленными абонентами по низким расценкам и с высоким качеством связи. Поэтому расходы на телефонные переговоры через Интернет представляют собой расходы на проведение междугородних и международных переговоров, включаемые в себестоимость продукции (работ, услуг) при исчислении налога на прибыль. При этом в соответствии с подпунктом 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ переговоры обязательно должны иметь производственную направленность, то есть быть связанными с процессами производства и реализации.

Следовательно, расшифровка IP-соединений с указанием номеров вызываемых абонентов, заверенная руководителем предприятия, подтверждающим, что имевшие место телефонные переговоры связаны с процессом производства и реализации, является необходимым условием для включения стоимости междугородних и международных переговоров в себестоимость продукции (работ, услуг) как для целей бухгалтерского учета, так и для целей налогообложения. При этом наличие договорных отношений с вызываемым абонентом будет дополнительно свидетельствовать в пользу налогоплательщика, включившего стоимость телефонных переговоров в себестоимость.

А вот требование налоговых органов предоставить отчет о содержании телефонных переговоров является неправомерным, что сообщено письмом МНС России от 22 мая 2000 года под N ВГ-9-02/174.

Оплата услуг IP-телефонии аналогична оплате услуг связи, предоставляемым городскими и междугородними телефонными станциями. Она зависит от условий заключенного договора и, чаще всего, представляет собой абонентскую плату (фиксированный платеж, взимаемый в начале текущего месяца) и плату за телефонные соединения, выполненные с помощью оператора IP-телефонии (счета и расшифровка соединений формируются по окончании расчетного месяца).

В соответствии с пунктом 18 ПБУ 10/99 расходы по телефонным переговорам учитываются в том месяце, в котором они велись, независимо от факта их оплаты.

Внесенная абонентская плата и суммы предварительной оплаты в течение отчетного месяца числятся в составе авансов и отражаются проводкой:

дебет счета 60 или дебет счета 76 кредит счета 51 - внесена абонентская плата или предварительная оплата (аванс) в счет предстоящих телефонных переговоров.

Если абонентская плата или предварительная оплата в счет предстоящих телефонных переговоров вносится непосредственно в кассу организации, оказывающей услуги IP-телефонии, то она отражается проводками:

дебет счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредит счета 50 "Касса" - отражена выдача денежных средств под отчет;

дебет счета 76 кредит счета 71 - на основании авансового отчета отражено внесение денежных средств в виде абонентской платы (аванса, предоплаты) организации, оказывающей услуги IP-телефонии.

Примечание.

Необходимо обратить внимание на то, что проводка вида: дебет счета 60 кредит счета 71 не предусмотрена действующим Планом счетов, так как в общем случае расчеты с поставщиком не классифицируются как административно-хозяйственные или операционные расходы, и не ведутся через подотчетных лиц. Возможность расчетов с организацией, предоставляющей IP-услуги, наличными средствами через подотчетных лиц, следует предусмотреть в приказе об учетной политике (например, в исключительных случаях, чтобы избежать, например, отключения).

При этом следует помнить об установленном с 21 ноября 2001 года Указанием Центробанка РФ N 1050-У от 14 ноября 2001 года предельном размере расчетов наличными средствами между юридическими лицами - 60 000 рублей по одной сделке (согласно статье 154 НК РФ сделка - это один заключенный договор).

Оплата услуг IP-телефонии путем приобретения телефонных карт

Спецификой IP-телефонии является возможность проведения предоплаты путем приобретения распространяемых через отделения связи телефонных карт. Купив телефонную карту определенного номинала, дающую право ведения IP-переговоров, покупатель сообщает IP-оператору пароль, указанный на ней (например, номер, серию или специальный зашифрованный код). После проверки оператором для абонента открывается своеобразная "кредитная линия", и он может вести телефонные переговоры до тех пор, пока не исчерпает кредит, равный стоимости карты.

Приобретение телефонной карты осуществляется через подотчетных лиц и отражается проводкой:

дебет счета 71 кредит счета 50 - отражена выдача денежных средств под отчет для приобретения телефонной карты.

Если приобретена так называемая пополняемая телефонная карта (на открываемый с ее помощью лицевой счет предприятие сможет впоследствии перечислять авансы, то есть осуществлять ее пополнение), или телефонная карта большого номинала, или телефонные карты для нескольких сотрудников организации, то по авансовому отчету подотчетного лица они могут быть оприходованы в кассу как денежные документы проводкой:

дебет счета 50, субсчет "Денежные документы" кредит счета 71 - оприходованы телефонные карты.

Дальнейшая их выдача под отчет и использование для проведения телефонных разговоров с отнесением их стоимости в состав общехозяйственных расходов отражается проводками:

дебет счета 71 кредит счета 50, субсчет "Денежные документы" - отражена выдачи телефонной карты подотчетному лицу;

дебет счета 26 "Общехозяйственные расходы" кредит счета 71 - отражено использование телефонной карты на проведение телефонных переговоров производственного характера в составе общехозяйственных расходов.

В случае если карта приобретена в сети розничной торговли и счет-фактура отсутствует, выделить НДС и возместить его из бюджета невозможно.

Если карта приобретена непосредственно в офисе компании, оказывающий услуги IP-телефонии, и продавец выписал счет-фактуру, то выделить НДС и предъявить его в качестве налогового вычета предприятие будет иметь право.

Проводки при этом могут быть следующими:

дебет счета 71 кредит счета 50 - отражена выдача денежных средств под отчет для приобретения телефонной карты непосредственно у организации, оказывающей услуги IP-телефонии;

дебет счета 50, субсчет "Денежные документы" кредит счета 71 - подотчетным лицом приобретена телефонная карта у организации, оказывающей услуги IP-телефонии;

дебет счета 60 кредит счета 50, субсчет "Денежные документы" - на основании пароля начато использование телефонной карты (открыт кредит).

В последний день месяца, на основании счета оператора, оказывавшего услуги IP-телефонии, и расшифровки телефонных переговоров, следует выполнить проводки:

дебет счета 26 кредит счета 60 - отражена стоимость услуг оператора IP- телефонии по телефонным переговорам;

дебет счета 19 кредит счета 60 - на основании счета - фактуры отражен НДС;

дебет счета 68 кредит счета 19 - предъявлен НДС в качестве налогового вычета по телефонным переговорам производственного характера.

Списание услуг IP-телефонии, учтенных на счете 26, осуществляется в соответствии с методом, заложенным в учетную политику организации.

При этом возможно выполнение следующих проводок:

дебет счета 90 "Продажи", субсчет "Себестоимость продаж" кредит счета 26 - списаны услуги IP-телефонии в составе качестве условно-постоянных расходов или:

дебет счета 20 "Основное производство" кредит счета 26 - стоимость услуг IP-телефонии отнесена в состав затрат основного производства с последующим списанием со счета 20 в дебет счетов 43 "Готовая продукция", 40 "Выпуск продукции (работ, услуг), 90.

Для списания услуг IP-телефонии на себестоимость организации необходимо иметь договор с организацией, оказывающей соответствующие услуги, акт приемки - передачи услуг, выписку (расшифровку) оператора о соединениях, акт руководителя или его визу на выписке (расшифровке), подтверждающую, что телефонные переговоры носили производственный характер.

Отнесение стоимости телефонных карт, приобретенных в сети розничной торговли, на себестоимость для целей налогообложения, при отсутствии договора и акта приемки-передачи услуг в письменной форме зачастую вызывает вопросы со стороны контролирующих органов. Нужно сказать, что в сети розничной торговли продаются обычно карты малого номинала, и приобретая их, подотчетное лицо в момент покупки участвует в публичном договоре (статья 426 ГК РФ).

Предложение оператора IP-телефонии оказать соответствующие услуги связи в отношении каждого, кто к ней обратится, находится на веб-сайтах в Интернете, в рекламных каталогах, прайс-листах, в рекламных письмах, иногда - на обороте телефонных карт. Такое предложение услуг связи, обращенное к неопределенному кругу лиц, признается публичной офертой (пункт 1 статьи 494 ГК РФ).

Публичный договор о предоставлении услуг связи считается заключенным в момент совершения покупки, так как совершение лицом, получившим оферту (предложение) действий по выполнению условий договора, в частности, по уплате соответствующей суммы за телефонную карту, считается акцептом (полным и безоговорочным принятием лицом условий договора). Это следует из смысла статьей 437 и 438 ГК РФ, следовательно, приобретение телефонной карты в сети розничной торговли без договора и акта приемки-передачи не может впоследствии влиять на порядок отнесения расходов по телефонным переговорам при условии наличия доказательств их производственной направленности.

В случае, если телефонные переговоры носили не производственный характер (например, работник по разрешению руководителя пользовался услугами IP-телефонии в личных целях), то возмещение понесенных предприятием расходов по телефонным переговорам следует отразить проводками:

дебет счета 26 кредит счета 60 - отражена стоимость услуг оператора IP-телефонии по телефонным переговорам производственного характера;

дебет счета 19 кредит счета 60 - на основании счета - фактуры отражен НДС по телефонным переговорам производственного характера;

дебет счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" кредит счета 60 - отражена стоимость услуг оператора IP- телефонии по телефонным переговорам не производственного характера;

дебет счета 73 кредит счета 19 - отражен НДС по телефонным переговорам непроизводственного характера, подлежащий возмещению работником.

Задолженность работника, сформированная на счете 73 и представляющая собой стоимость личных телефонных переговоров, осуществленных при помощи IP-телефонии, и соответствующей доли НДС, может быть погашена удержанием из заработной платы или внесена в кассу.

При этом следует выполнить следующие проводки:

дебет счета 70 кредит счета 73 - отражено удержание из заработной платы работника стоимости телефонных переговоров личного характера;

дебет счета 50 кредит счета 73 - отражено внесение в кассу долга работника за проведенные им телефонные переговоры личного характера.

В заключение отметим, что, несмотря на качественное изменение характера услуг связи, предоставляемого IP-телефонией, возникающие расходы отражаются в учете в соответствии с правилами, традиционно применяемыми для отражения услуг связи.

О.В. Васильева

"Консультант бухгалтера", N 8, август 2002 г.