Приложение N 1. Положение об организации проектной деятельности в муниципальном образовании город Салехард

Утверждено
приложением N 1
к постановлению Администрации
города Салехарда
от 13 октября 2022 года N 2828

Положение
об организации проектной деятельности в муниципальном образовании город Салехард

I. Общие положения

1.1. Настоящее Положение об организации проектной деятельности в муниципальном образовании город Салехард (далее - Положение, город Салехард) устанавливает порядок организации проектной деятельности в городе Салехарде.

1.2. Система управления проектной деятельностью внедряется в целях:

- обеспечения достижения запланированных результатов;

- обеспечения соблюдения и сокращения сроков достижения результатов;

- обеспечения эффективного использования временных, трудовых, финансовых и материально-технических ресурсов, выделяемых для реализации проектов;

- обеспечения прозрачности, обоснованности и своевременности принимаемых решений посредством представления актуальной и достоверной информации о реализации проектов;

- обеспечения эффективных механизмов контроля за реализацией проектов;

- обеспечения возможности прогнозировать ход реализации проектов и своевременно предпринимать корректирующие меры;

- повышения эффективности межведомственного взаимодействия Администрации города Салехарда, структурных подразделений Администрации города Салехарда, участниками проекта.

1.3. Настоящее Положение применяется для управления проектами, направленными на достижение целей социально-экономического развития муниципального образования город Салехард.

II. Организационная структура системы управления проектной деятельностью в городе Салехарде

2.1. Участниками проектной деятельности являются заинтересованные стороны проекта, которые участвуют в деятельности, связанной с инициированием, планированием, реализацией (исполнением) и завершением проектов, указанных в пункте 1.3 настоящего Положения.

2.2. Организационная структура системы управления проектной деятельностью включает в себя:

2.2.1. постоянные органы управления проектной деятельностью, к которым относятся:

- комитет по управлению проектами в муниципальном образовании город Салехард (далее - Комитет);

- муниципальный проектный офис;

2.2.2. временные органы управления проектной деятельностью, формируемые в целях реализации проектов, к которым относятся:

- куратор проекта;

- руководитель проекта;

- администратор проекта;

- команда проекта;

- участники проекта.

2.3. Состав и функции органов управления проектной деятельностью определены функциональной структурой системы управления проектной деятельностью в городе Салехарде согласно приложению N 2 к настоящему постановлению.

2.4. Перечень органов управления проектной деятельностью, указанных в функциональной структуре системы управления проектной деятельности, не является исчерпывающим и включает также органы управления проектной деятельностью, указанные в иных нормативных правовых актах Российской Федерации в сфере управления проектной деятельностью.

2.5. Управление проектами, мониторинг реализации проектов и взаимодействие между участниками проекта осуществляется с использованием автоматизированной информационной системы проектной деятельности в автономном округе (далее - АИС ПД ЯНАО).

2.6. До ввода в эксплуатацию соответствующих компонентов и модулей информационных систем проектной деятельности формирование, согласование (одобрение), утверждение и представление информации и документов, разрабатываемых при осуществлении проектной деятельности, за исключением информации и документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, осуществляются в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Администрации города Салехарда (далее - Инструкция по делопроизводству) с учетом рекомендаций Проектного офиса Ямало-Ненецкого автономного округа.

III. Инициирование проектов

3.1. Предложения по проекту инициируются и разрабатываются структурными подразделениями Администрации города Салехарда, подведомственными учреждениями, заинтересованными в результатах реализации предлагаемого проекта по собственной инициативе.

3.2. При наличии поручения и (или) указания Президента Российской Федерации, поручения Председателя Правительства Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, проектного офиса Правительства Российской Федерации, Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа, Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа, Главы города Салехарда разработка и одобрение проектного предложения не требуются. По соответствующему проекту формируется паспорт проекта.

Ответственный за разработку паспорта проекта (далее - разработчик) и куратор проекта назначаются согласно резолюции по исполнению документа, в которой содержится поручение и (или) указание о целесообразности реализации проекта, в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.

3.3. Разработка проекта осуществляется на основании поручения Главы города Салехарда (далее - поручение) о целесообразности реализации проекта для обеспечения достижения целей и показателей, выполнения задач, установленных в Стратегии социально-экономического развития муниципального образования город Салехард до 2030 года, и (или) достижения иных целей и показателей, выполнения иных задач в соответствии с поручениями Главы города Салехарда.

3.4. В целях инициирования проекта при необходимости инициатором проекта может быть подготовлено проектное предложение, содержащее презентационные материалы и финансово-экономические обоснование целесообразности реализации проекта. В рамках подготовки проектного предложения могут быть проведены рабочие встречи с участием представителей заинтересованных в реализации проекта исполнительных органов государственной власти автономного округа и иных организаций, а также представителей общественно-экспертного сообщества.

Подготовленное проектное предложение, согласованное с муниципальным проектным офисом, для принятия решения о целесообразности реализации проекта выносится инициатором на заседание Комитета. В случае необходимости оперативного принятия решения о целесообразности реализации инициатор направляет подготовленное проектное предложение на рассмотрение Главе города Салехарда.

3.5. Поручением или решением Комитета о целесообразности реализации проекта муниципального значения, принимаемым в том числе по итогам рассмотрения подготовленного проектного предложения, определяются:

- куратор проекта;

- должностное лицо, представитель структурного подразделения Администрации города Салехарда или подведомственного учреждения Администрации города Салехарда, ответственное за разработку паспорта проекта муниципального значения (далее - разработчик);

- срок разработки паспорта проекта;

- иные ключевые параметры, необходимые для формирования паспорта проекта.

IV. Подготовка проектов

4.1. Паспорт проекта готовится разработчиком в течение 15 рабочих дней со дня поручения Главы города Салехарда.

В случае инициации проекта, предусмотренного пунктом 3.2 настоящего Положения, формирование паспорта проекта осуществляется разработчиком в срок, установленный настоящим пунктом, или в срок, установленный соответствующим поручением о целесообразности реализации проекта.

4.2. Подготовка паспорта проекта осуществляется разработчиком по форме согласно приложению N 2 к настоящему Положению.

4.3. Подготовленный паспорт проекта согласовывается разработчиком с куратором проекта в срок, предусмотренный пунктом 4.1 настоящего Положения, и направляется разработчиком на последовательное согласование муниципальному проектному офису.

4.4. Согласование паспорта проекта осуществляются в соответствии с порядком согласования проектов правовых актов, установленным Инструкцией по делопроизводству.

4.5. Согласованный паспорт проекта выносится муниципальным проектным офисом на рассмотрение Комитета в течение 5 рабочих дней со дня его согласования.

4.6. Поступившие в Комитет материалы рассматриваются на его очередном заседании с целью принятия одного из следующих решений:

- об утверждении паспорта проекта;

- о необходимости и сроках доработки паспорта проекта;

- об отклонении паспорта проекта.

4.7. Одновременно с принятием решения об утверждении паспорта проекта Комитет:

- принимает решение о назначении куратора проекта, а также членов команды проекта: руководителя, администратора, участников проекта;

- определяет периодичность проведения мониторинга реализации проекта, учитывая сложность проекта, период его реализации, бюджет проекта, а также количество участников проектной деятельности.

4.8. Установленная периодичность проведения мониторинга реализации проекта может быть изменена Комитетом на основании результатов мониторинга реализации проекта, рассмотренных на очередном заседании Комитета, в соответствии с разделом VII настоящего Положения.

4.9. Муниципальный проектный офис в течение 3 рабочих дней со дня подписания протокола заседания Комитета с решением, предусмотренным пунктом 4.6 настоящего Положения, включает утвержденный проект в реестр проектов согласно приложению N 1 к настоящему Положению, уведомляет разработчика, куратора и руководителя проекта о принятом Комитетом решении.

4.10. В случае принятия решения о необходимости доработки паспорта проекта разработчик в течение установленного Комитетом срока дорабатывает паспорт проекта и направляет его в муниципальный проектный офис.

4.11. Рассмотрение доработанного паспорта проекта осуществляется в порядке, предусмотренном пунктами 4.3-4.5 настоящего Положения.

4.12. Муниципальный проектный офис обеспечивает ведение реестра проектов по форме согласно приложению N 1 к настоящему Положению.

V. Реализация проекта и управление изменениями проекта

5.1. Реализация проекта осуществляется командой проекта в соответствии с паспортом проекта.

5.2. В ходе реализации проекта в соответствии с планом мероприятий проекта, а также по решению Комитета при существенных изменениях обстоятельств, влияющих на реализацию проекта, руководителем проекта проводится оценка актуальности его целей, задач и способов реализации с учетом имеющихся рисков, и возможностей по повышению выгод от реализации проекта.

5.3. Запрос на изменение паспорта проекта подготавливается руководителем проекта, членом команды проекта в инициативном порядке, по форме согласно приложению N 3 к настоящему Положению.

5.4. Запрос на изменение паспорта объекта направляется руководителем проекта, членом команды проекта на согласование в муниципальный проектный офис.

5.5. Муниципальный проектный офис согласовывает изменение паспорта проекта в течение 5 рабочих дней.

5.6. Согласованный муниципальным проектным офисом запрос на изменение паспорта проекта выносится муниципальным проектным офисом на рассмотрение Комитета для принятия одного из решений, предусмотренных в пункте 4.6 настоящего Положения.

5.7. По итогам утверждения запроса на изменение паспорта проекта администратором проекта вносятся соответствующие изменения в паспорт проекта.

5.8. Разработка и согласование проектов правовых актов, подготавливаемых в рамках реализации проектов, осуществляются членами команды проекта в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.

VI. Завершение проекта

6.1. Плановое завершение проекта:

6.1.1. По итогам достижения целей и показателей проекта, указанных в паспорте проекта, осуществляется завершение проекта, которое состоит из приемки результата проекта и принятия решения о завершении проекта.

6.1.2. В целях приемки результата проекта и завершения проекта руководитель проекта:

6.1.2.1. осуществляет сбор и анализ документов, подтверждающих завершение проекта и получение результата проекта (например, акт о приемке выполненных работ, акт приема-передачи оказанных услуг, статистические данные);

6.1.2.2. не позднее 10 рабочих дней со дня окончания последнего этапа (подэтапа) проекта готовит проект решения о завершении проекта, проводит оценку соответствия полученного результата проекта требованиям, содержащимся в паспорте проекта, и формирует итоговый отчет о реализации проекта по форме согласно приложению N 4 к настоящему Положению;

6.1.2.3. обеспечивает согласование документов, указанных в подпунктах 6.1.2.1, 6.1.2.2 с куратором проекта.

6.1.3. Согласованный проект решения о завершении проекта, итоговый отчет о реализации проекта, копии документов, подтверждающих завершение проекта, руководитель проекта в течение 2 рабочих дней со дня согласования направляет в муниципальный проектный офис.

6.1.4. Муниципальный проектный офис в течение 5 рабочих дней со дня получения материалов, указанных в подпункте 6.1.3 пункта 6.1 к настоящему Положению, готовит заключение о соответствии /несоответствии полученного результата проекта требованиям, содержащимся в паспорте проекта, и целесообразности завершения проекта (далее - заключение о завершении проекта) и направляет заключение о завершении проекта с материалами на рассмотрение Комитета.

6.1.5. Комитет рассматривает заключение о завершении проекта и материалы на очередном заседании и принимает одно из следующих решений:

- о приемке результата проекта и завершении проекта;

- о необходимости и сроках устранения несоответствия результата проекта требованиям, содержащимся в паспорте проекта;

- иное решение.

6.1.6. В случае принятия Комитетом решения об устранении несоответствия результата проекта требованиям, содержащимся в паспорте проекта, руководитель проекта обеспечивает устранение указанного несоответствия в течение установленного Комитетом срока.

Приемка результата проекта и принятие решения о завершении проекта после устранения несоответствия осуществляются в порядке, предусмотренном подпунктами 6.1.2-6.1.5 пункта 6.1 настоящего Положения.

В случае принятия Комитетом иного решения руководитель проекта обеспечивает исполнение указанного решения.

6.1.7. Комитет устанавливает периодичность проведения мониторинга реализации проекта, осуществляет мониторинг реализации проекта и утверждает отчеты о реализации проектов.

6.2. Досрочное завершение проекта:

6.2.1. Комитетом может быть принято решение о досрочном завершении проекта.

В этом случае руководитель проекта подготавливает итоговый отчет о реализации проекта, обеспечивает его согласование с куратором проекта и направляет в муниципальный проектный офис не позднее 10 рабочих дней со дня принятия такого решения.

6.2.2. Муниципальный проектный офис в течение 5 рабочих дней со дня получения итогового отчета о реализации проекта готовит заключение о соответствии полученного результата проекта требованиям, содержащимся в паспорте проекта, и направляет его с итоговым отчетом о реализации проекта на рассмотрение Комитета.

6.2.3. Поступившие материалы рассматриваются на очередном заседании Комитета с целью принятия одного из следующих решений:

- о приемке результата проекта и завершении проекта;

- об отказе в досрочной приемке результата проекта.

6.2.4. Принятие решения о завершении проекта означает освобождение куратора и членов команды проекта от выполнения проектных ролей.

VII. Мониторинг реализации проекта

7.1. Мониторинг реализации проекта проводится со дня принятия решения об утверждении паспорта проекта до дня принятия решения о завершении проекта.

Мониторинг реализации проекта, не являющегося региональным проектом, проводится в сроки, определенные Комитетом.

7.2. Мониторинг реализации проекта представляет собой систему мероприятий по измерению фактических (прогнозных) параметров проекта, расчету отклонения фактических (прогнозных) параметров проекта от плановых, анализу их причин, прогнозированию хода реализации проекта, принятию управленческих решений по определению, согласованию и реализации возможных корректирующих воздействий.

7.3. Мониторинг реализации проекта осуществляют:

- куратор проекта;

- руководитель проекта;

- муниципальный проектный офис;

- комитет.

7.4. Руководитель проекта не позднее 5 числа месяца, следующего за отчетным кварталом, представляет в муниципальный проектный офис отчет о ходе реализации проекта, части реализации паспорта проекта и плана мероприятий проекта, по форме согласно приложению N 5 к настоящему Положению.

7.5. В случае выявления рисков реализации проектов, требующих внесения изменений в паспорт и (или) план мероприятий проекта, наряду с отчетом о ходе реализации проекта, руководитель проекта представляет информацию о принятых мерах и (или) предложениях о мероприятиях по корректирующим воздействиям.

7.6. Организация работы по подготовке отчета осуществляется администратором проекта.

7.7. Данные мониторинга проекта ежемесячно, не позднее последнего рабочего дня отчетного месяца (в иной срок, установленный руководителем проекта), представляются членами команды проекта в адрес администратора проекта.

7.8. Ежеквартальные и ежегодные отчеты о ходе реализации проекта по итогам их анализа выносятся муниципальным проектным офисом на рассмотрение и утверждение Комитетом или согласование Главой города Салехарда.

7.9. Установленная периодичность проведения мониторинга реализации проекта может быть изменена Комитетом на основании результатов мониторинга реализации проекта, рассмотренных на очередном заседании Комитета или поручения Главы города Салехарда.