Приложение

Приложение
к постановлению Правительства
Новосибирской области
от 18 октября 2022 г. N 484-п

"Приложение N 1
к Положению о региональном
государственном контроле (надзоре)
за соблюдением законодательства
об архивном деле

Перечень
объектов контроля, которые используются контролируемыми лицами при хранении, комплектовании, учете и использовании документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов и к которым предъявляются обязательные требования

1. Для архивов, музеев, библиотек, научных организаций, осуществляющих деятельность на территории Новосибирской области по хранению, комплектованию, учету и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов (далее - архив):

1) архивохранилище(а);

2) оснащение архивохранилищ специальным оборудованием для хранения документов;

3) оборудование средствами охранной сигнализации;

4) оборудование средствами антитеррористической защищенности;

5) приказы архива; решения, постановления (распоряжения) органов местного самоуправления Новосибирской области, осуществляющих деятельность на территории Новосибирской области, относящиеся к основной деятельности архива (копии);

6) инструкция о пропускном и внутриобъектовом режимах архива;

7) инструкция о мерах пожарной безопасности в архиве;

8) схема эвакуации людей и документов;

9) журнал регистрации ключей от помещений архива;

10) регистрационные журналы температурно-влажностного режима;

11) пропуска в читальный зал архива;

12) схема учета архивных документов;

13) паспорт архива;

14) паспорт архивохранилища;

15) книга учета поступления документов;

16) список фондов;

17) листы фондов;

18) листы учета аудиовизуальных документов;

19) дела фондов;

20) реестр описей дел, документов;

21) описи и справочный аппарат к ним:

а) единиц хранения научно-технической документации;

б) кинодокументов;

в) фотодокументов;

г) фотоальбомов;

д) фонодокументов;

е) видеодокументов;

ж) электронных дел, документов;

з) особо ценных дел, документов;

и) страхового фонда на микрофишах;

к) страхового фонда на рулонной пленке;

22) внутренняя опись документов:

а) единицы хранения научно-технической документации;

б) дела, в состав которого входят уникальные документы;

23) инвентарная книга учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни;

24) листы учета и описания уникальных документов;

25) список фондов, содержащих особо ценные документы;

26) реестр описей особо ценных дел, документов;

27) книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования:

а) на микрофишах;

б) на рулонной пленке;

28) книга учета носителей электронного фонда пользования;

29) страховые копии особо ценных архивных документов, в том числе уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, и копии фонда пользования;

30) описи дел, документов постоянного хранения и по личному составу, имеющие штамп экспертно-проверочной комиссии управления ГАС НСО;

31) путеводитель или краткий справочник по фондам (для государственного архива), краткий справочник по фондам (для муниципального архива, музея, библиотеки, научной организации);

32) единицы хранения архивных документов (с листами-заверителями);

33) договоры дарения, договоры купли-продажи, решения суда о передаче документов в архив;

34) план (схема) размещения архивных фондов;

35) постеллажные и пофондовые топографические указатели;

36) карты-заместители;

37) книги учета выдачи документов из архивохранилища или информационная система архива;

38) листы проверки наличия и состояния архивных документов;

39) акты:

а) приема-передачи архивных документов на хранение;

б) приема на хранение документов личного происхождения;

в) проверки наличия и состояния архивных документов;

г) о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению;

д) о неисправимых повреждениях архивных документов;

е) о необнаружении архивных документов, возможности розыска которых исчерпаны;

ж) об утрате документов;

з) возврата архивных документов собственнику;

и) о выдаче архивных документов, дел во временное пользование;

к) об изъятии подлинных единиц хранения, архивных документов;

л) о технических ошибках в учетных документах;

м) об обнаружении архивных документов, не относящихся к данному архиву, фонду, неучтенных;

н) о разделении, объединении дел (единиц хранения (единиц учета), включении в дело новых архивных документов;

о) описания архивных документов, переработки описей;

п) возврата архивных документов собственникам;

р) страховой оценки архивных документов;

40) карточки учета архивных документов:

а) с повреждениями носителя;

б) с повреждениями текста;

41) картотека (книга) учета физического (технического) состояния архивных документов;

42) карточки учета технического состояния:

а) кинодокументов, фотодокументов, фонодокументов, видеодокументов;

б) носителя электронных документов;

43) справки о проведении розыска;

44) приказы о снятии с учета неисправимо поврежденных документов;

45) разрешение управления ГАС НСО, органа местного самоуправления на перемещение архивных документов между территориально удаленными зданиями архива;

46) разрешение руководителя архива или уполномоченного им должностного лица на перемещение архивных документов между зданиями, находящимися на одной охраняемой территории, или внутри здания архива;

47) архивные справочники на бумажном носителе и (или) в электронном виде;

48) договоры об отношениях и сотрудничестве с организациями негосударственной собственности, физическими лицами - источниками комплектования архива;

49) список организаций - источников комплектования архива;

50) паспорта архивов организаций, являющихся источниками комплектования архива;

51) наблюдательные дела организаций - источников комплектования архива;

52) планы-графики приема документов на постоянное хранение в архив;

53) договоры:

а) об оказании архивом услуг пользователю архивными документами (далее - пользователь);

б) со сторонними организациями о проведении работ в отношении архивных документов;

в) о проведении выставок;

54) локальный акт архива, регламентирующий работу пользователей с архивными делами, документами, справочно-поисковыми средствами к ним, печатными изданиями;

55) личные дела пользователей;

56) журнал учета посещений читального зала пользователями;

57) заказы на копирование архивных документов;

58) книга (журнал) учета заказов на копирование архивных документов;

59) заключения о возможности либо невозможности выдачи по заказам пользователей подлинников архивных документов;

60) книга учета заключений о возможности либо невозможности выдачи по заказу пользователя подлинника архивного документа;

61) заявления граждан и организаций о получении архивной справки, архивной выписки, архивной копии, информационного письма, а также систематизированного краткого или аннотированного перечня заголовков архивных документов или единиц хранения (единиц учета) по определенной теме с указанием их дат и архивных шифров; тематического обзора архивных документов; родословного древа, генеалогической росписи или таблицы;

62) журналы (базы данных) регистрации запросов, поступающих в архив.

2. Для юридических лиц, органов государственной власти Новосибирской области и иных государственных органов Новосибирской области, органов местного самоуправления Новосибирской области, осуществляющих деятельность на территории Новосибирской области по хранению, комплектованию, учету и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов (далее - организация):

1) архивохранилище;

2) оснащение архивохранилищ специальным оборудованием для хранения документов;

3) оборудование помещения архива средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией;

4) создание нормативных температурно-влажностного, светового режимов, проведение санитарно-гигиенических мероприятий;

5) регистрационные журналы температурно-влажностного режима;

6) документы, регламентирующие порядок работы в чрезвычайных ситуациях, при возникновении которых невозможно обеспечить сохранность архивных документов;

7) локальный акт о создании архива организации;

8) положение об архиве организации;

9) приказы (распоряжения) о создании экспертной комиссии организации;

10) положение об экспертной (центральной экспертной) комиссии организации;

11) паспорт архива организации;

12) номенклатура дел;

13) список фондов;

14) лист фонда;

15) дело фонда;

16) историческая справка к фонду;

17) реестр описей;

18) описи и справочный аппарат к ним:

а) дел постоянного хранения;

б) дел по личному составу;

в) дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения;

г) электронных дел, документов постоянного хранения;

д) электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения и справочный аппарат к ним;

19) книга учета поступления и выбытия дел, документов;

20) единицы хранения архивных документов (дела с листами-заверителями);

21) карта-заместитель дела;

22) листы использования архивных документов;

23) карточки постеллажного и пофондового топографических указателей;

24) книги выдачи дел;

25) акты:

а) приема-передачи архивных документов на хранение;

б) о выдаче дел во временное пользование;

в) об утрате документов;

г) о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению;

д) о неисправимых повреждениях архивных документов;

е) об обнаружении документов (не относящихся к данному фонду, неучтенных);

ж) об изъятии из дел (возвращении) подлинных архивных документов;

з) о технических ошибках в учетных документах;

и) проверки наличия и состояния архивных документов;

26) приемо-сдаточные накладные о сдаче дел;

27) заказы (служебные записки) на выдачу дел;

28) запросы пользователей о предоставлении информации, вторые экземпляры архивных справок, архивных выписок, архивных копий, ответов;

29) книги (базы данных) регистрации поступающих запросов.".