Приложение N 1. Порядок постоянного хранения и использования в своей деятельности технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 1 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учёту и (или) технической инвентаризации учётно-технической документации об объектах государственного технического учёта и технической инвентаризации (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов и тому подобного)

Приложение N 1
к приказу Министерства имущественных
отношений и архитектуры Ульяновской области
от 20.10.2022 N 248-пр

Порядок
постоянного хранения и использования в своей деятельности технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 1 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учёту и (или) технической инвентаризации учётно-технической документации об объектах государственного технического учёта и технической инвентаризации (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов и тому подобного)

1. Общие положения

Настоящий порядок разработан в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", статьёй 45 Федерального закона от 24.07.2007 N 221-ФЗ "О кадастровой деятельности", приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях", положением о Министерстве имущественных отношений и архитектуры Ульяновской области, утверждённым постановлением Правительства Ульяновской области от 27.01.2022 N 1/51-П "О Министерстве имущественных отношений и архитектуры Ульяновской Области" и устанавливает порядок постоянного хранения и использования в своей деятельности технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 1 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учёту и (или) технической инвентаризации учётно-технической документации об объектах государственного технического учёта и технической инвентаризации, расположенных на территории Ульяновской области и являющихся собственностью Ульяновской области (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов и тому подобного) (далее - учётно-техническая документация).

2. Организация постоянного хранения учётно-технической документации

2.1. Постоянное хранение учётно-технической документации осуществляется учреждением или организацией, заключившими с Министерством имущественных отношений и архитектуры Ульяновской области (далее - Минимущество) договор хранения учётно-технической документации в порядке, установленном законодательством Российской Федерации (далее - организация, заключившая договор хранения).

2.2. При хранении учётно-техническая документация располагается в порядке, обеспечивающем её постоянное хранение, а также оперативный поиск и использование.

2.3. Постоянное хранение учётно-технической документации для обеспечения надлежащей сохранности осуществляется в отдельных специально оборудованных помещениях, недоступных для посторонних лиц, в условиях, обеспечивающих предотвращение хищения, утраты или порчи учётно-технической документации, искажения, подделки или утраты содержащейся в ней информации, а также поддержание её в нормальном физическом состоянии.

2.4. Помещение для хранения учётно-технической документации (далее - хранилище) должно отвечать санитарно-гигиеническим требованиям и требованиям пожарной безопасности.

2.5. Хранилище должно быть оборудовано средствами порошкового пожаротушения.

2.6. В хранилище рекомендуется поддерживать постоянную температуру в пределах от +15 до +20 градусов по Цельсию и относительную влажность воздуха от 45 до 65 процентов. При длительном нарушении температурно-влажностного режима принимаются меры по его нормализации (интенсивное проветривание, осушение хранилища).

2.7. Температурно-влажностный режим хранения учётно-технической документации следует контролировать путём измерения параметров воздуха контрольно-измерительными приборами: термометрами, психрометрами, гигрометрами, которые нужно разместить в главном проходе на стеллаже на отдаленном расстоянии от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в специальном журнале.

2.8. Хранилище должно содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, грызунов, насекомых и накопления пыли, периодически должны проводиться влажные уборки.

2.9. Хранилище оборудуется стационарными или передвижными металлическими стеллажами. Допускается эксплуатация существующих деревянных стеллажей. В качестве вспомогательного или специального оборудования могут использоваться деревянные (металлические) шкафы, сейфы и т.п.

2.10. В целях обеспечения постоянного хранения, использования и выдачи копий учётно-технической документации организация, заключившая договор хранения, выполняет следующие функции:

обеспечивает сохранность учётно-технической документации в пределах всего срока хранения;

осуществляет учёт и использование учётно-технической документации;

осуществляет проверку наличия и состояния учётно-технической документации, размещённой на постоянное хранение.

2.11. Проверка наличия и состояния учётно-технической документации в хранилище проводится не реже одного раза в 3 года, либо после перемещения учётно-технической документации в другое помещение.

Проверка наличия и состояния учётно-технической документации в хранилище может также проводиться по решению организации, заключившей договор хранения, при наличии иных обстоятельств, требующих проверки наличия и состояния объектов хранения.

2.12. В ходе проверки наличия и состояния учётно-технической документации в хранилище:

устанавливается фактическое наличие учётно-технической документации и соответствие учётным документам;

выявляются и устраняются недостатки в учёте документов;

выявляется отсутствующая учётно-техническая документация и организуется её розыск;

выявляется и учитывается учётно-техническая документация, требующая профилактической ц/или реставрационно-профилактической обработки.

2.13. По результатам проверки, при обнаружении ошибок в учётных данных об учётно-технической документации составляется акт о технических ошибках в учётных документах. В случае обнаружения документов, не относящихся к учётно-технической документации, неучтённых, также составляется соответствующий акт. Указанные акты подписываются исполнителями и утверждаются руководителем организации, заключившей договор хранения.

2.14. Если проверкой наличия и состояния учётно-технической документации установлено её отсутствие, организуется розыск учётно-технической документации.

Розыск учётно-технической документации, не обнаруженной в ходе проверки, организуется с момента выявления отсутствия такой документации и проводится в течение одного года. На учётно-техническую документацию, не обнаруженную в ходе проверки наличия и состояния документов, составляется акт об утрате учётно-технической документации, который утверждается руководителем организации, заключившей договор хранения. К акту прилагается справка о проведении розыска, подготовленная и подписанная лицом, производившим проверку. В случае подготовки акта об утрате учётно-технической документации организацией, заключившей договор хранения, акт представляется в Минимущество для принятия решения о снятии утраченной учётно-технической документации с учёта.

2.15. Ответственность за сохранность учётно-технической документации несёт руководитель организации, заключившей договор хранения, в соответствии с установленным законодательством Российской Федерации порядком.