Приложение 1. Порядок хранения электронных документов с электронной подписью в управлении бюджетного учёта и отчётности

Приложение 1
к распоряжению Администрации г. Сургута
от 10 июня 2022 г. N 1045

Порядок
хранения электронных документов с электронной подписью в управлении бюджетного учёта и отчётности
(далее - порядок)

1. Общие положения

1.1. Настоящий порядок определяет порядок хранения электронных документов с электронной подписью (далее - ЭП) в управлении бюджетного учёта и отчётности, формируемых в программном продукте "Парус-10".

1.2. Под электронными документами, подлежащими архивированию и хранению (далее - архивные данные) в рамках данного порядка понимаются регистры бюджетного учета в виде электронных документов, отвечающие следующим требованиям:

- электронный документ не подлежит изменению и модификации;

- документ, являющийся образом электронного документа, подлежит длительному хранению в соответствии с действующим законодательством;

- электронный документ содержит реквизиты, позволяющие его идентифицировать. Обязательные реквизиты электронного документа определяются действующим законодательством.

1.3. Муниципальное казённое учреждение "Управление информационных технологий и связи города Сургута" обеспечивает целостность и доступность сервера, содержащего электронные документы, подписанные электронной подписью.

2. Порядок архивирования и хранения архивных данных.

2.1. Перечень документов, хранящихся в электронном виде с ЭП, определен пунктом 3 настоящего порядка.

2.2. Ответственный сотрудник управления в соответствии с установленной периодичностью, определенной в графике документооборота, формирует из программного продукта электронный документ в формате Excel, заверяет файлы своей электронной подписью и сохраняет файлы на сервере.

2.3. Срок хранения электронных документов устанавливается в соответствии с номенклатурой дел в зависимости от содержащейся в них информации и вне зависимости от места хранения.

2.4. Документы, созданные в электронном виде и подписанные ЭП, хранятся в соответствующем сервере, позволяющем их просматривать, распечатывать и осуществлять проверку ЭП документов на протяжении всего срока хранения этих документов.

3. Перечень документов, хранящихся в электронном виде с ЭП:

3.1. Журнал операций по безналичным денежным средствам с приложением выписок из лицевого счета получателя бюджетных средств.

3.2. Главная книга.

3.3. Журнал операций по прочим операциям (санкционирование).

3.4. Журнал регистрации обязательств (ф. 0504064).