Приложение N 1. Правила обработки персональных данных в Государственном комитете Чувашской Республики по делам гражданской обороны и чрезвычайным ситуациям

Приложение N 1
к приказу Государственного комитета
Чувашской Республики по делам
гражданской обороны
и чрезвычайным ситуациям
от 25.05.2020 N 115

Правила
обработки персональных данных в Государственном комитете Чувашской Республики по делам гражданской обороны и чрезвычайным ситуациям

I. Общие положения

1.1. Настоящие Правила разработаны в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, федеральными законами от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" (далее - Федеральный закон "О государственной гражданской службе Российской Федерации"), от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Федеральный закон "О персональных данных"), Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела", постановлениями Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 г. N 687 "Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации", от 1 ноября 2012 г. N 1119 "Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных".

1.2. Правила определяют порядок и условия обработки персональных данных в Государственном комитете Чувашской Республики по делам гражданской обороны и чрезвычайным ситуациям (далее - ГКЧС Чувашии) с использованием средств автоматизации и без использования таких средств.

1.3. Обработка персональных данных в ГКЧС Чувашии осуществляется в целях обеспечения соблюдения Конституции Российской Федерации, федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, содействия государственному гражданскому служащему Чувашской Республики в прохождении государственной гражданской службы Чувашской Республики в ГКЧС Чувашии (далее соответственно - гражданский служащий, гражданская служба), работникам ГКЧС Чувашии, замещающим должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы Чувашской Республики (далее - работники ГКЧС Чувашии), в осуществлении трудовой деятельности в ГКЧС Чувашии, в обучении, должностном росте, обеспечения личной безопасности гражданского служащего, работников и членов их семьей, учета результатов исполнения ими должностных обязанностей, а также для реализации полномочий, возложенных на ГКЧС Чувашии действующим законодательством.

II. Условия и порядок обработки персональных данных в связи с реализацией служебных и трудовых отношений

2.1. Персональные данные субъектов персональных данных обрабатываются в целях обеспечения кадровой работы, в том числе в целях содействия в прохождении гражданской службы, работникам ГКЧС Чувашии в осуществлении трудовой деятельности, содействия в выполнении осуществляемой работы, формирования кадрового резерва гражданской службы, обучения и должностного роста, учета результатов исполнения должностных обязанностей, обеспечения личной безопасности гражданских служащих, работников ГКЧС Чувашии и работников организаций, находящихся в ведении ГКЧС Чувашии, включая членов их семей, обеспечения установленных законодательством Российской Федерации условий труда, гарантий и компенсаций, сохранности принадлежащего им имущества.

2.2. Обработка персональных данных гражданских служащих, работников ГКЧС Чувашии и работников организаций, находящихся в ведении ГКЧС Чувашии, а также граждан, претендующих на замещение вакантных должностей гражданской службы в ГКЧС Чувашии, и граждан, претендующих на замещение отдельных должностей в организациях, находящихся в ведении ГКЧС Чувашии, осуществляется без согласия указанных граждан в рамках целей, определенных пунктом 2.1 настоящих Правил, в соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 6 и частью 2 статьи 11 Федерального закона "О персональных данных" и положениями Федерального закона "О государственной гражданской службе Российской Федерации", Федерального закона от 25 декабря 2008 г. N 273-ФЗ "О противодействии коррупции", Трудовым кодексом Российской Федерации.

2.3. Обработка специальных категорий персональных данных гражданских служащих, работников ГКЧС Чувашии и работников организаций, находящихся в ведении ГКЧС Чувашии, а также граждан, претендующих на замещение вакантных должностей гражданской службы в ГКЧС Чувашии, и граждан, претендующих на замещение отдельных должностей в организациях, находящихся в ведении ГКЧС Чувашии, осуществляется без согласия указанных граждан в рамках целей, определенных пунктом 2.1 настоящих Правил, в соответствии с пунктом 2.3 части 2 статьи 10 Федерального закона "О персональных данных" и положениями Трудового кодекса Российской Федерации, за исключением случаев получения персональных данных работника у третьей стороны (в соответствии с пунктом 3 статьи 86 Трудового кодекса Российской Федерации требуется письменное согласие работников организаций, находящихся в ведении ГКЧС Чувашии, и граждан, претендующих на замещение должностей работников указанных организаций).

2.4. Обработка персональных данных гражданских служащих, работников, замещающих отдельные должности в организациях, находящихся в ведении ГКЧС Чувашии, а также граждан, претендующих на замещение вакантных должностей гражданской службы в ГКЧС Чувашии, и граждан, претендующих на замещение отдельных должностей в организациях, находящихся в ведении ГКЧС Чувашии, осуществляется при условии получения согласия указанных граждан в следующих случаях:

1) при передаче (распространении, предоставлении) персональных данных третьим лицам в случаях, не предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации о гражданской службе;

2) при трансграничной передаче персональных данных;

3) при принятии решений, порождающих юридические последствия в отношении указанных граждан или иным образом затрагивающих их права и законные интересы, на основании исключительно автоматизированной обработки их персональных данных.

2.5. В случаях, предусмотренных пунктом 2.4 настоящих Правил, согласие субъекта персональных данных оформляется в письменной форме, если иное не установлено Федеральным законом "О персональных данных".

2.6. Обработка персональных данных гражданских служащих, работников ГКЧС Чувашии и работников, замещающих отдельные должности в организациях, находящихся в ведении ГКЧС Чувашии, а также граждан, претендующих на замещение вакантных должностей гражданской службы в ГКЧС Чувашии, и граждан, претендующих на замещение отдельных должностей в организациях, находящихся в ведении ГКЧС Чувашии, осуществляется уполномоченными структурными подразделениями ГКЧС Чувашии и включает в себя следующие действия: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

2.7. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных гражданских служащих, работников ГКЧС Чувашии и работников, замещающих отдельные должности в организациях, находящихся в ведении ГКЧС Чувашии, а также граждан, претендующих на замещение вакантных должностей гражданской службы в ГКЧС Чувашии, и граждан, претендующих на замещение отдельных должностей в организациях, находящихся в ведении ГКЧС Чувашии, осуществляется путем:

1) непосредственного получения оригиналов необходимых документов (заявление, трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности, анкета, иные документы, предоставляемые в уполномоченное структурное подразделение ГКЧС Чувашии);

2) копирования оригиналов документов;

3) внесения сведений в учетные формы (на бумажных и электронных носителях);

4) формирования персональных данных;

5) внесения персональных данных в информационные системы, используемые ГКЧС Чувашии.

2.8. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных осуществляется путем получения персональных данных непосредственно от гражданских служащих, работников ГКЧС Чувашии граждан, претендующих на замещение вакантных должностей гражданской службы в ГКЧС Чувашии, работников, замещающих отдельные должности в организациях, находящихся в ведении ГКЧС Чувашии, а также граждан, претендующих на замещение отдельных должностей в организациях, находящихся в ведении ГКЧС Чувашии.

В случае возникновения необходимости получения персональных данных гражданских служащих, работников ГКЧС Чувашии и работников, замещающих отдельные должности в организациях, находящихся в ведении ГКЧС Чувашии, у третьей стороны, следует заранее известить об этом гражданских служащих, работников ГКЧС Чувашии, работников, замещающих отдельные должности в организациях, находящихся в ведении ГКЧС Чувашии, получить их письменное согласие и сообщить им о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных.

2.9. При сборе персональных данных сотрудник ГКЧС Чувашии, осуществляющий сбор (получение) персональных данных непосредственно у гражданских служащих, работников ГКЧС Чувашии и работников, замещающих отдельные должности в организациях, находящихся в ведении ГКЧС Чувашии, а также граждан, претендующих на замещение вакантных должностей гражданской службы в ГКЧС Чувашии, и граждан, претендующих на замещение отдельных должностей в организациях, находящихся в ведении ГКЧС Чувашии, обязан разъяснить указанным субъектам персональных данных юридические последствия отказа предоставить их персональные данные.

2.10. Передача (распространение, предоставление) и использование персональных данных гражданских служащих, работников ГКЧС Чувашии и работников, замещающих отдельные должности в организациях, находящихся в ведении ГКЧС Чувашии, а также граждан, претендующих на замещение вакантных должностей гражданской службы в ГКЧС Чувашии, и граждан, претендующих на замещение отдельных должностей в организациях, находящихся в ведении ГКЧС Чувашии, осуществляется лишь в случаях и порядке, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

2.11. В соответствии с частью 3 статьи 6 Федерального закона "О персональных данных" по поручению ГКЧС Чувашии обработку персональных данных гражданских служащих осуществляет Администрация Главы Чувашской Республики и казенное учреждение Чувашской Республики "Республиканский центр бухгалтерского учета".

III. Условия и порядок обработки персональных данных субъектов в связи с предоставлением государственных услуг и исполнением государственных функций

3.1. В ГКЧС Чувашии обработка персональных данных физических лиц осуществляется в целях предоставления государственных услуг и исполнения государственных функций.

3.2. Персональные данные граждан, обратившихся в ГКЧС Чувашии лично, а также направивших индивидуальные или коллективные письменные обращения или обращения в форме электронного документа, обрабатываются в целях рассмотрения указанных обращений с последующим уведомлением заявителей о результатах рассмотрения.

В соответствии с законодательством Российской Федерации в ГКЧС Чувашии подлежат рассмотрению обращения граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства.

3.3. Обработка персональных данных, необходимых в связи с предоставлением государственных услуг и исполнением государственных функций, осуществляется без согласия субъектов персональных данных в соответствии с пунктом 4 части 1 статьи 6 Федерального закона "О персональных данных", федеральными законами от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" и иными нормативными правовыми актами, определяющими предоставление государственных услуг и исполнение государственных функций в установленной сфере ведения ГКЧС Чувашии.

3.4. Обработка персональных данных, необходимых в связи с предоставлением государственных услуг и исполнением государственных функций, осуществляется структурными подразделениями ГКЧС Чувашии, предоставляющими соответствующие государственные услуги и (или) исполняющими государственные функции, и включает в себя следующие действия: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

3.5. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных субъектов, обратившихся в ГКЧС Чувашии для получения государственной услуги или в целях исполнения государственной функции, осуществляется путем:

а) получения оригиналов необходимых документов (заявление);

б) заверения копий документов;

в) внесения сведений в учетные формы (на бумажных и электронных носителях).

3.6. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных осуществляется путем получения персональных данных непосредственно от субъектов персональных данных (заявителей).

При предоставлении государственной услуги или исполнении государственной функции ГКЧС Чувашии запрещается запрашивать у субъектов персональных данных и третьих лиц, а также обрабатывать персональные данные в случаях, не предусмотренных законодательством Российской Федерации.

3.7. При сборе персональных данных уполномоченное должностное лицо структурного подразделения ГКЧС Чувашии, осуществляющее получение персональных данных непосредственно от субъектов персональных данных, обратившихся за предоставлением государственной услуги или в связи с исполнением государственной функции, обязано разъяснить указанным субъектам персональных данных юридические последствия отказа предоставить их персональные данные.

3.8. Передача (распространение, предоставление) и использование персональных данных заявителей (субъектов персональных данных) ГКЧС Чувашии осуществляется лишь в случаях и в порядке, предусмотренных федеральными законами.

IV. Порядок обработки персональных данных гражданских служащих, иных лиц, осуществляемой без использования средств автоматизации

4.1. При обработке персональных данных гражданских служащих, иных лиц без использования средств автоматизации уполномоченными должностными лицами не допускается фиксация на одном материальном носителе персональных данных, цели обработки которых заведомо несовместимы.

4.2. При разработке и использовании типовых форм документов, необходимых для реализации возложенных на ГКЧС Чувашии полномочий, характер информации в которых предполагает или допускает включение в них персональных данных (далее - типовая форма), должны соблюдаться следующие условия:

а) типовая форма или связанные с ней документы (инструкция по ее заполнению, карточки, реестры и журналы) должны содержать сведения о цели обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, имя (наименование) и адрес оператора, фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) и адрес субъекта персональных данных, источник получения персональных данных, сроки обработки персональных данных, перечень действий с персональными данными, которые будут совершаться в процессе их обработки, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных;

б) типовая форма должна предусматривать поле, в котором субъект персональных данных может поставить отметку о своем согласии на обработку персональных данных, осуществляемую без использования средств автоматизации, - при необходимости получения письменного согласия на обработку персональных данных;

в) типовая форма должна быть составлена таким образом, чтобы каждый из субъектов персональных данных, содержащихся в документе, имел возможность ознакомиться со своими персональными данными, содержащимися в документе, не нарушая прав и законных интересов иных субъектов персональных данных;

г) типовая форма должна исключать объединение полей, предназначенных для внесения персональных данных, цели обработки которых заведомо не совместимы.

4.3. Уточнение персональных данных при осуществлении их обработки без использования средств автоматизации производится путем обновления или изменения данных на материальном носителе, а если это не допускается техническими особенностями материального носителя, - путем фиксации на том же материальном носителе сведений о вносимых в них изменениях либо путем изготовления нового материального носителя с уточненными персональными данными.

V. Порядок обработки персональных данных субъектов персональных данных в информационных системах

5.1. Персональные данные, содержащиеся в информационных системах, используемых ГКЧС Чувашии (далее также - ИС), могут быть представлены для ознакомления:

а) сотрудникам, допущенным к обработке персональных данных с использованием средств автоматизации в части, касающейся исполнения их должностных обязанностей;

б) уполномоченным лицам в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

5.2. Безопасность персональных данных достигается путем исключения несанкционированного, в том числе случайного, доступа к персональным данным, результатом которого может стать уничтожение, изменение, блокирование, копирование, распространение персональных данных, а также иных несанкционированных действий.

5.3. Уполномоченными должностными лицами при обработке персональных данных в ИС персональных данных должна быть обеспечена их безопасность с помощью системы защиты.

Выбор средств защиты информации для системы защиты персональных данных осуществляется уполномоченными должностными лицами в соответствии с нормативными правовыми актами, принятыми Федеральной службой безопасности Российской Федерации и Федеральной службой по техническому и экспортному контролю во исполнение части 4 статьи 19 Федерального закона "О персональных данных".

5.4. Доступ пользователей (операторов информационной системы) к персональным данным в ИС должен требовать обязательного прохождения процедуры идентификации и аутентификации.

5.5. В случае выявления нарушений порядка обработки персональных данных в ИС уполномоченными должностными лицами принимаются меры по установлению причин нарушений и их устранению.

VI. Сроки обработки персональных данных и порядок уничтожения персональных данных

6.1. Обработка персональных данных прекращается в следующих случаях:

по достижении целей обработки персональных данных или при утрате необходимости в их достижении;

по истечении срока обработки персональных данных, установленного при сборе персональных данных;

по требованию субъекта персональных данных или уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных, если персональные данные являются неполными, устаревшими, недостоверными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки;

при невозможности устранения допущенных нарушений при обработке персональных данных;

при изменении, признании утратившими силу нормативных правовых актов, устанавливающих правовые основания обработки персональных данных;

при отзыве субъектом персональных данных согласия, если в соответствии с Федеральным законом "О персональных данных" обработка персональных данных допускается только с его согласия.

Обработка персональных данных прекращается в сроки, установленные законодательством Российской Федерации.

Обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом.

6.2. Персональные данные хранятся в электронном виде и на бумажных носителях. В электронном виде персональные данные хранятся в информационных системах персональных данных, а также в архивных копиях баз данных информационных систем персональных данных. В бумажном виде персональные данные хранятся в составе документов и их копий, содержащих информацию о субъектах персональных данных.

6.3. Необходимо обеспечивать раздельное хранение персональных данных на разных материальных носителях, обработка которых осуществляется в различных целях, определенных настоящими Правилами.

6.4. Персональные данные субъектов персональных данных на бумажных носителях хранятся в течение сроков их хранения, установленных законодательством Российской Федерации, законодательством Чувашской Республики, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и нормативными правовыми актами Чувашской Республики, а также Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 г. N 236 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 6 февраля 2020 г., регистрационный N 57449), с последующим формированием и передачей на постоянное хранение в архив в случаях и порядке, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Срок хранения персональных данных, обрабатываемых в информационных системах персональных данных, соответствует сроку хранения персональных данных на бумажных носителях.

6.5. Сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства в ГКЧС Чувашии, ежегодно проводит экспертизу ценности документов, в результате которой выделяет документы, содержащие персональные данные с истекшими сроками хранения, подлежащие уничтожению.

Результаты отбора документов к уничтожению оформляются актами о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

6.6. Вопрос об уничтожении выделенных документов, содержащих персональные данные, рассматривается на заседании постоянно действующей экспертной комиссии ГКЧС Чувашии, состав которой утверждается приказом ГКЧС Чувашии (далее - экспертная комиссия).

Экспертная комиссия принимает решение о согласовании акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, содержащих персональные данные, который подписывается председателем экспертной комиссии и утверждается председателем ГКЧС Чувашии.

6.7. Под уничтожением персональных данных понимаются действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных.

6.8. Сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства в ГКЧС Чувашии, осуществляет контроль за процедурой уничтожения документов, содержащих персональные данные, а также уничтожение данных на электронных носителях.

6.9. Уничтожение документов, содержащих персональные данные, производится термическим или механическим (шредирование) способом.

Уничтожение персональных данных на электронных носителях производится путем механического нарушения целостности носителя, не позволяющего произвести считывание или восстановление персональных данных, или удаления с электронных носителей методами и средствами гарантированного удаления остаточной информации.

Сведения об уничтожении вносятся в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

VII. Категории субъектов персональных данных

7.1. В ГКЧС Чувашии осуществляется обработка персональных данных следующих категорий субъектов персональных данных:

- гражданские служащие;

- работники ГКЧС Чувашии;

- работники, замещающие отдельные должности в организациях, находящихся в ведении ГКЧС Чувашии;

- близкие родственники гражданских служащих, персональные данные которых необходимы в целях выполнения требований законодательства о государственной гражданской службе Российской Федерации;

- близкие родственники работников, замещающих отдельные должности в организациях, находящихся в ведении ГКЧС Чувашии;

- близкие родственники работников ГКЧС Чувашии, персональные данные которых необходимы в целях выполнения требований трудового законодательства Российской Федерации;

- граждане, включенные в кадровый резерв; граждане, претендующие на включение в кадровый резерв; граждане, не допущенные к участию в конкурсах; граждане, участвующие в конкурсах, но не прошедшие конкурсный отбор;

- граждане, претендующие на замещение вакантной должности гражданской службы; граждане, претендующие на замещение вакантной должности руководителя организации, находящейся в ведении ГКЧС Чувашии;

- граждане, персональные данные которых необходимы для осуществления возложенных законодательством Российской Федерации и законодательством Чувашской Республики на ГКЧС Чувашии функций и для предоставления государственных услуг;

- граждане, персональные данные которых необходимы для рассмотрения обращений граждан.

VIII. Процедуры, направленные на выявление и предотвращение нарушений законодательства Российской Федерации в сфере персональных данных

8.1. ГКЧС Чувашии устанавливает следующие процедуры, направленные на выявление и предотвращение нарушений законодательства Российской Федерации в сфере персональных данных:

- издание локальных актов по вопросам обработки и защиты персональных данных;

- назначение ответственного за организацию обработки персональных данных;

- определение лиц, уполномоченных на обработку персональных данных в ГКЧС Чувашии и несущих ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за нарушение режима обработки персональных данных;

- ознакомление сотрудников, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, с положениями законодательства Российской Федерации о персональных данных, в том числе требованиями к защите персональных данных, документами, определяющими политику ГКЧС Чувашии в отношении обработки персональных данных, локальными актами по вопросам обработки персональных данных, и (или) обучение указанных сотрудников;

- получение согласия на обработку персональных данных у субъектов персональных данных (их законных представителей), за исключением случаев, предусмотренных Федеральным законом "О персональных данных";

- осуществление внутреннего контроля и (или) аудита соответствия обработки персональных данных Федеральному закону "О персональных данных" и принятым в соответствии с ним нормативным правовым актам, требованиям к защите персональных данных, политике ГКЧС Чувашии в отношении обработки персональных данных, локальным актам ГКЧС Чувашии;

- опубликование на официальном сайте ГКЧС Чувашии документов, определяющих политику ГКЧС Чувашии в отношении обработки персональных данных, реализуемые требования к защите персональных данных;

- применение правовых, организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных в соответствии с требованиями Федерального закона "О персональных данных".