Приложение N 1. Порядок составления номенклатуры дел и типовой номенклатуры дел органов государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа, иных государственных органов Ямало-Ненецкого автономного округа и подведомственных им государственных организаций Ямало-Ненецкого автономного округа, использующих региональную систему электронного документооборота Ямало-Ненецкого автономного округа

Приложение N 1
Утвержден
приказом службы по делам архивов
Ямало-Ненецкого автономного округа
от 1 ноября 2022 г. N 75-О

Порядок
составления номенклатуры дел и типовой номенклатуры дел органов государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа, иных государственных органов Ямало-Ненецкого автономного округа и подведомственных им государственных организаций Ямало-Ненецкого автономного округа, использующих региональную систему электронного документооборота Ямало-Ненецкого автономного округа

I. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок определяет единые принципы составления номенклатуры дел и типовой номенклатуры дел органов государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа (далее - автономный округ), иных государственных органов автономного округа и подведомственных им государственных организаций автономного округа, использующих региональную систему электронного документооборота в целях:

- создания единого и однородного документационного пространства органов государственной власти автономного округа, иных государственных органов автономного округа и подведомственных им государственных организаций автономного округа, использующих региональную систему электронного документооборота (далее - организации, участники);

- унификации принципов формирования номенклатуры дел участников;

- снижения организационно-материальных затрат на реализацию функций делопроизводства и эксплуатацию системы электронного документооборота и делопроизводства автономного округа;

- обеспечения совместимости и совместного ведения делопроизводства различными участниками.

1.2. Положения настоящего Порядка являются обязательными при разработке и ведении номенклатур дел участников.

II. Порядок составления и ведения номенклатуры дел участников

2.1. Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

2.2. Номенклатура дел составляется на основе изучения правовых актов, регламентирующих деятельность участников и порядок ее документирования, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в процессе деятельности участников.

В номенклатуру дел включаются заголовки всех дел, образующихся в делопроизводстве, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела и документы с грифом ограниченного доступа к документу и т.д.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

Названиями разделов номенклатуры дел участников являются наименования структурных подразделений участников с выделением в раздел "Руководство" документов, направленных в адрес участников, на имя руководителя, а также созданных или отправленных от его имени. Также выделяются в разделы при достаточном (свыше 5) количестве образуемых видов документов коллегиальных органов, обеспечение деятельности которых возложено на участников.

2.3. Номенклатура дел участников составляется по форме номенклатуры дел органов государственной власти автономного округа, иных государственных органов автономного округа и подведомственных им государственных организаций автономного округа, использующих региональную систему электронного документооборота автономного округа согласно приложению N 1 к настоящему Порядку.

2.4. Сводная номенклатура дел разрабатывается подразделением делопроизводства на основе (своде) индивидуальных номенклатур дел должностных лиц и структурных подразделений участников.

Раздел "Руководство" формируется на основе Типовой номенклатуры дел участников (далее - Типовая номенклатура дел), согласно приложению N 2 к настоящему Порядку.

Сводная номенклатура дел подписывается руководителем подразделения делопроизводства, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией службы по делам архивов автономного округа (далее - ЭПК) и утверждается правовым актом участников.

2.5. Согласование номенклатуры дел с ЭПК проводится не реже 1 раза в 5 лет, если не было значительных структурных и функциональных изменений.

В случае изменения структуры и функций участников в сводную номенклатуру дел в недельный срок вносятся уточнения и дополнения. В случае реструктуризации участников, изменения функций, полномочий и других изменений, повлекших за собой значительные перемены в перечне и потоках движения документов, новая сводная номенклатура формируется в месячный срок.

2.6. Сводная номенклатура дел участников в конце каждого года уточняется на основании номенклатур дел должностных лиц и структурных подразделений, подписывается руководителем подразделения делопроизводства, согласуется экспертной комиссией (далее - ЭК) участников не позднее 31 декабря текущего года, утверждается правовым актом участников и вводится в действие с 01 января следующего календарного года.

2.7. По окончании календарного года в конце номенклатуры дел (рабочего экземпляра) делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов). Экземпляр номенклатуры дел с заполненной итоговой записью хранится в деле фонда.

2.8. В номенклатуре дел под указанием наименования участников на следующей строке в скобках должен быть указан код участников по перечню исполнительных органов автономного округа и иных государственных органов автономного округа с указанием кодов, утвержденных постановлением Правительства автономного округа от 12 декабря 2016 года N 1150-П (далее - перечень органов).

Составной код организации формируется на основе использования кода органа-учредителя по правилам формирования номеров индексов дел разделов его номенклатуры. Нумерация организаций ведется отдельно по каждому учредителю с начальным номером заведомо больше возможного количества основных структурных подразделений. Предпочтительной точкой отсчета является число 50.

Например, для организаций, учредителем которых является орган с кодом "66", составные коды могут быть определены из последовательности 6651, 6652 и т.д.

2.9. Первый раздел ("Руководство") номенклатуры дел участников формируется на основе Типовой номенклатуры дел.

Иные индексы дел первого раздела располагаются после перечня индексов, определённых Типовой номенклатурой дел, с группировкой по видам документов. Индексы дел иных разделов также группируются по видам документов с предшествованием видов документов, являющихся общими (едиными) для всех основных структурных подразделений участников.

2.10. В обязательном порядке в первом разделе номенклатуры дел учитываются документы:

- поступившие на имя руководителя или в адрес участников;

- отправляемые от имени участников, руководителей участников или лиц, исполняющих их обязанности;

- правовые акты и другие документы участников, подписанные руководителем участников или лицом, исполняющим его обязанности.

2.11. Наименованиями других разделов номенклатуры дел участников являются наименования его структурных подразделений или коллегиальных органов, обеспечение деятельности которых возложено на них.

Для структурных подразделений, входящих в состав структурных подразделений участников, возможно формирование отдельных разделов номенклатуры дел в случае осуществления ими специального, кадрового или бухгалтерского делопроизводства, или территориального местонахождения, отличного от местонахождения участников.

2.12. При организации централизованного делопроизводства запрещается дублировать индексы дел первого раздела в других разделах номенклатуры дел под другими индексами, в т.ч. и с указанием слова "копии" или аналогичных ему.

Исключением являются номенклатуры дел структурных подразделений участников, имеющих фактический адрес, отличный от фактического адреса участников. В этом случае в наименовании соответствующего раздела номенклатуры дел (наименования структурного подразделения) указывается его фактический адрес.

2.13. При организации децентрализованного делопроизводства в первом разделе указываются журнальные формы соответствующих индексов с организацией формирования дел на местах с сохранением исходного индекса.

2.14. Допускается учитывать указанные в пункте 2.10 настоящего Порядка документы специального, кадрового или бухгалтерского делопроизводства в иных разделах номенклатуры дел (соответствующих структурных подразделениях) участников под другими индексами по установленным правилам специального, кадрового или бухгалтерского делопроизводства, если требуемые индексы отсутствуют в Типовой номенклатуре дел.

2.15. При размещении подлинников указанных в пункте 2.10 настоящего Порядка документов и, следовательно, формировании соответствующих дел в других структурных подразделениях их фактическое местонахождение указывается в графе "Примечание" номенклатуры дел.

2.16. Дела постоянно действующих коллегиальных органов группируются и включаются в номенклатуру дел участников, на которых возложены обязанности по обеспечению их деятельности, в виде отдельного раздела. При наличии нескольких коллегиальных органов, дела каждого из них группируются в отдельные разделы с указанием наименований.

При незначительном количестве заводимых дел (менее пяти) коллегиального органа эти дела могут быть включены в раздел номенклатуры дел структурного подразделения участников, непосредственно осуществляющего обеспечение деятельности данного коллегиального органа.

Документы коллегиальных органов, действующих на временной основе и/или не имеющих утверждённого состава, а также организованных для реализации разовых задач, регистрируются и относятся к индексам номенклатуры дел автора документов вне зависимости от места их подготовки.

2.17. Документы, являющиеся приложениями к правовым актам участников, включаются в номенклатуры дел только в составе дел с правовыми актами, отдельно как заголовки дел в номенклатуры не включаются.

2.18. Документы временного срока хранения (от 1 года до 10 лет), в случае отсутствия правовых норм, закрепляющих ведение их на бумажном носителе, ведутся только в электронном виде без распечатки на бумажном носителе, в графе "Примечание" номенклатуры дел делается соответствующая отметка "ведётся в электронном виде".

2.19. При формировании дел с формулировкой "Документ (и документы к ним)", группируемых в одно дело, в дела с постоянным сроком хранения не должны включаться документы временного срока хранения, документы сторонних организаций, копии документов. Сопутствующие документы рекомендуется включать в отдельное дело.

2.20. Номенклатура дел является основой формирования документального фонда участников. Документальный фонд составляют документы, созданные в ней и полученные в результате документационного взаимодействия. В состав номенклатуры дел не включаются документы иных организаций, созданные в результате передачи обеспечивающих функций на основании соглашений (договоров).

2.21. Последовательность и наименование, с учётом наименования участников, опорных индексов Типовой номенклатуры дел является обязательной.

2.22. Перечни документов, неучтённых в Типовой номенклатуре дел, добавляются в первый раздел с присвоением индексов, номерами больше учтённых опорных.

2.23. При необходимости учёта специфики деятельности участников в пределах опорных индексов создаются подчинённые (трёхсоставные) индексы путём добавления к номеру опорного индекса через дефис номера подчинённого индекса.

Например, в опорном индексе 01-01 "Правовые и организационно-распорядительные документы Российской Федерации, органов власти Российской Федерации и иных субъектов власти Российской Федерации" может быть создан подчинённый индекс 01-01-06 "Приказы Министерства здравоохранения Российской Федерации".

В случае необходимости дополнительной детализации соответствующего подчинённого индекса номера нижеследующих индексов образуются добавлением соответствующего номера через разделительную точку.

Например, для подчинённого индекса 01-01-06 "Приказы Министерства здравоохранения Российской Федерации" может быть создан индекс 01-01-06.2 "Приказы Министерства здравоохранения Российской Федерации по вопросам организации летнего отдыха детей".

2.24. В случае ведения контроля исполнения документов и формирования контрольных дел по соответствующему индексу дел индекс контрольного дела образуется на основе (использования) индекса дел контролируемых документов с добавлением справа литеры "к".

Например, при формировании контрольных дел по документам индекса 01-02-01 "Постановления Губернатора автономного округа по основной деятельности" они формируются в дело с индексом 01-02-01к "Контрольные дела о выполнении постановлений Губернатора автономного округа по основной деятельности".

2.25. При разделении мест регистрации и формирования документов в дела (журнальная форма регистрации) индекс регистрации образуется на основе использования индекса дел регистрируемых документов с добавлением литеры "ж".

Например, при ведении журнала регистрации по документам индекса 01-02-01 "Постановления Губернатора автономного округа по основной деятельности" он учитывается под индексом 01-02-01ж "Журнал регистрации постановлений Губернат