Приложение N 1. Инструкция об охранном режиме архивного сектора администрации Никольского района Пензенской области

Приложение N 1
Утверждено
Постановлением
администрации Никольского района
Пензенской области
от 19.10.2022 N 589

Инструкция об охранном режиме архивного сектора администрации Никольского района Пензенской области

I. Общие положения

1.1. Инструкция разработана в целях упорядочения организации работы по охране документов, хранящихся в помещении архивохранилища архивного сектора администрации Никольского района Пензенской области (далее - архив).

1.2. Инструкция разработана в соответствии с пунктом 5 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденных приказом Росархива от 02 марта 2020 года N 24.

1.3. Непосредственную ответственность за надлежащее обеспечение охранного режима несет заведующий архивным сектором администрации Никольского района Пензенской области (далее - зав. архивным сектором).

II. Техническая укрепленность помещения архива и технические средства охраны

2.1. Помещения архива находится на первом этаже здания администрации Никольского района Пензенской области. Конструктивные элементы здания администрации Никольского района обладают достаточной степенью защиты от возможного несанкционированного проникновения.

2.2. Двери имеют достаточную степень защиты от возможного несанкционированного проникновения, исправны, хорошо подогнаны под дверную коробку. Входные двери помещений архивохранилищ металлические и оборудованы замками, гарантирующими их надежное закрытие.

2.3. Окна помещения деревянные, имеют надежные запоры. Стекла целы и надежно закреплены в пазах, имеются решетки на окнах с внутренней стороны.

2.4. Замки дверей помещений имеют рабочие и запасные экземпляры ключей. Запасные экземпляры ключей хранятся у зав. архивным сектором и на посту охраны администрации Никольского района Пензенской области.

2.5. Обязательному опечатыванию подлежат двери архивохранилища N 1, N 2, N 3, N 4, N 5. Опечатывание осуществляют работники архива.

2.6. Охранно-пожарная сигнализация архивохранилищ - 023 "Свирель" установлена 15.03.2000 г., охрана в фойе здания.

III. Организация охраны администрации

3.1. В здании администрации Никольского района Пензенской области, в котором располагается архив, осуществляется круглосуточное дежурство.

3.2. Должностные лица, несущие дежурство, знают распорядок работы архива, требования настоящей инструкции и обеспечивают их соблюдение.

3.3. Дежурный располагает списком лиц, имеющих право доступа в архив (архивохранилища), номерами телефонов аварийных служб Никольского района Пензенской области.

IV. Учет и хранение ключей

4.1. В архиве, наряду с рабочим комплектом ключей, имеется еще один комплект ключей от всех хранилищ, сейфа, рабочих комнат. Запасной комплект ключей с соответствующими указателями хранится у зав. архивным сектором. Наличие неучтенных ключей недопустимо.

4.2. Ключи выдаются работникам архива под роспись в Журнале учета ключей к замкам помещений архива (архивохранилищ). В указанном журнале отмечается, у кого из работников архива имеются ключи и от каких из помещений, с подписью работника в получении экземпляра ключа.

4.3. В случае потери рабочих или запасных экземпляров ключей об этом немедленно ставится в известность Руководитель аппарата администрации Никольского района Пензенской области.

4.4. При увольнении работника архива, ранее выданные ему под роспись ключи подлежат обязательному возврату с отметкой в Журнале учета ключей к замкам помещений архива (архивохранилищ).

4.5. Один раз в год проводится проверка фактического наличия ключей от всех помещений.

V. Порядок сдачи помещений архива под охрану, их опечатывания и снятия с охраны

5.1. Все работники архива, работающие с документами, в конце рабочего дня обязаны убрать со столов архивные дела, учетный и научно-справочный аппарат к архивным фондам и поместить их в специально отведенные шкафы (картотеки), находящиеся в помещении архива или в архивохранилище.

5.2. Должностные лица, осуществляющие сдачу объекта под охрану и их опечатывание в конце рабочего дня, проверяют, чтобы в хранилищах были выключены источники света, а затем закрывают и опечатывают двери в архивохранилищах.

VI. Пропускной режим

6.1. Пропускной режим архива устанавливается в соответствии с требованиями настоящей инструкции.

6.2. Недопущение проникновения в помещение архива посторонних лиц, контроль за выносом архивных документов и материальных ценностей обеспечивает зав. архивным сектором.

6.3. В случае аварии, представители специализированных технических служб могут проходить в помещение архива только в сопровождении работников архива.

6.4. Вынос из архива документов архивного фонда Российской Федерации, документов государственной собственности Пензенской области и научно-справочного аппарата и допуск к ним осуществляется только по письменному разрешению зав. архивным сектором с составлением соответствующего акта.

VII. Порядок доступа в хранилище архива

7.1. Доступ в архивохранилища является ограниченным. Право доступа в архивохранилища имеют руководители администрации Никольского района Пензенской области, а также сотрудники архива (список лиц, имеющих право доступа в архив (архивохранилищ).

7.2. Уборка, работы по техническому обслуживанию помещений архива (электротехнические, санитарно-технические и т.д.) проводятся только в присутствии работников архива.

7.3. Посетители архива могут допускаться в хранилища только с разрешения зав. архивным сектором и в сопровождении работников архива.

7.4. Двери архивохранилища в течение рабочего дня, если в нем не производятся работы, должны быть закрыты.

7.5. Осуществлять вскрытие дверей архивохранилища могут исключительно должностные лица архива.