Приложение N 1. Положение об организации проектной деятельности в администрации Раменского городского округа Московской области

Приложение N 1
к постановлению администрации
Раменского городского округа
Московской области
от 14 ноября 2022 г. N 15672

Положение
об организации проектной деятельности в администрации Раменского городского округа Московской области

I. Общие положения

1. Настоящее Положение устанавливает порядок организации проектной деятельности в администрации Раменского городского округа Московской области, отраслевых (функциональных) и/или структурных подразделений администрации Раменского городского округа Московской области, и/или муниципальных учреждениях Раменского городского округа Московской области.

2. Для целей настоящего Положения используются следующие основные понятия:

"муниципальный приоритетный проект" (далее - проект) - комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленных на достижение уникальных результатов по стратегическим направлениям социально-экономического развития Раменского городского округа Московской области в условиях временных и ресурсных ограничений;

"портфель проектов" - перечень проектов, объединенных в целях эффективного управления для достижения стратегических целей;

"проектная деятельность" - деятельность, связанная с инициированием, подготовкой, реализацией и завершением проектов;

"проектный офис Раменского городского округа Московской области" - постоянный орган управления проектной деятельностью в Раменском городском округе Московской области, образованный в целях обеспечения деятельности администрации Раменского городского округа Московской области по реализации проектов;

"куратор проекта" - должностное лицо из числа первого заместителя главы администрации Раменского городского округа Московской области, заместителей главы администрации Раменского городского округа Московской области, ответственное за обеспечение проекта ресурсами и осуществляющее административную и иную поддержку проекта в целях успешной его реализации;

"руководитель проекта" - должностное лицо из числа руководителей отраслевых (функциональных) или структурных подразделений администрации Раменского городского округа Московской области, муниципальных учреждений Раменского городского округа Московской области, ответственное за результаты реализации проекта;

"администратор проекта" - должностное лицо из числа заместителей руководителей отраслевых (функциональных) или структурных подразделений администрации Раменского городского округа Московской области, муниципальных учреждений Раменского городского округа Московской области или сотрудников отраслевых (функциональных) или структурных подразделений администрации Раменского городского округа Московской области, муниципальных учреждений Раменского городского округа Московской области, которое организует разработку документов, связанных с подготовкой и реализацией проектов и непосредственную реализацию проектов в соответствии с ними;

"участники команды проекта" - ответственные сотрудники отраслевых (функциональных) и/или структурных подразделений администрации Раменского городского округа Московской области, муниципальных учреждений Раменского городского округа Московской области, деятельность которых направлена на достижение целей, показателей, результатов и контрольных точек, выполнение задач и мероприятий проекта.

II. Организационная структура системы управления проектной деятельностью

3. Организационная структура системы управления проектной деятельностью включает в себя:

а) постоянные органы управления проектной деятельностью, к которым относятся:

Комиссия по проектному управлению при Главе Раменского городского округа Московской области (далее - Комиссия);

проектный офис Раменского городского округа Московской области (далее - проектный офис);

б) формируемые в целях реализации проектов временные органы управления проектной деятельностью, к которым относятся:

куратор проекта;

руководитель проекта;

администратор проекта;

участники команды проекта.

4. Комиссия осуществляет следующие функции:

а) утверждает портфель проектов;

б) утверждает паспорта проектов, а также принимает решения о внесении в них изменений;

в) принимает решение о начале реализации проекта, об утверждении его значимых результатов, завершении (в том числе досрочном) либо приостановлении проекта;

г) руководителей проектов;

д) рассматривает информацию о ходе реализации портфеля проектов;

е) устанавливает цели и показатели деятельности руководителей проекта, оценивает эффективность их деятельности;

ж) осуществляет иные функции, предусмотренные настоящим Положением и Положением о Комиссии.

5. Функции проектного офиса осуществляет структурное подразделение администрации Раменского городского округа Московской области, уполномоченное администрацией Раменского городского округа Московской области.

6. Проектный офис осуществляет следующие функции:

а) обеспечивает формирование и ведение портфелей проектов, а также представляет в Комиссию сводный отчет о ходе реализации портфелей проектов;

б) согласовывает предложения по проектам, паспортам, сводные планы, показатели реализации проектов, отчеты об их реализации, рассматривает вопросы соответствия представленных документов настоящему Положению;

в) осуществляет мониторинг реализации проектов, инициирует рассмотрение вопросов, требующих принятия решений органами управления проектами;

г) обеспечивает деятельность Комиссии;

д) обеспечивает методическое сопровождение проектной деятельности в администрации Раменского городского округа Московской области (далее - методические рекомендации);

е) готовит заключения о промежуточных и итоговых результатах реализации проекта;

ж) выполняет иные функции, предусмотренные настоящим Положением и иными нормативными правовыми актами Раменского городского округа Московской области, Московской области и Российской Федерации.

7. Куратор проекта осуществляет следующие функции:

1) контролирует достижение целей, целевых показателей и результатов проекта, своевременность выполнения мероприятий и достижения контрольных точек;

2) согласовывает паспорта проектов и внесение изменений в них;

3) утверждает состав участников команд проектов и администраторов проектов.

8. Руководитель проекта осуществляет следующие функции:

1) осуществляет управление реализацией проекта, обеспечивая достижение его целей, показателей и выполнение результатов, контрольных точек и мероприятий в соответствии с утвержденным паспортом проекта;

2) координирует работу по разработке и своевременной актуализации паспорта проекта;

3) утверждает отчеты о реализации проекта и несет ответственность за достоверность, актуальность и полноту информации, содержащейся в отчетах;

4) координирует мониторинг выполнения мероприятий, контрольных точек, показателей, результатов проекта;

5) формирует состав участников команды проекта и определяет администратора проекта;

6) формирует систему коммуникаций при реализации проекта;

7) проводит совещания по разработке и реализации проекта;

8) выполняет иные функции, предусмотренные настоящим Положением, иными нормативными правовыми актами Раменского городского округа Московской области, Московской области и Российской Федерации, а также принимаемыми в соответствии с ними решениями Комиссии.

9. Администратор проекта осуществляет следующие функции:

1) обеспечивает подготовку паспорта проекта и его своевременную актуализацию;

2) обеспечивает подготовку сводного плана и плана-графика реализации проекта;

3) осуществляет ведение мониторинга реализации проекта и формирование отчетов о реализации проекта;

4) осуществляет контроль за выполнением в срок сводного плана и плана-графика реализации проекта;

5) в случае временного отсутствия руководителя проекта утверждает отчеты о реализации проектов.

6) выполняет иные функции, предусмотренные настоящим Положением, иными нормативными правовыми актами Раменского городского округа Московской области, Московской области и Российской Федерации, а также принимаемыми в соответствии с ними решениями Комиссии.

10. Участники команды проекта осуществляет следующие функции:

1) обеспечивают выполнение мероприятий проекта в соответствии с паспортом соответствующего проекта и иными документами, формируемыми в рамках проектной деятельности, указаниями и поручениями руководителя проекта.

Если участник команды проекта, действуя в рамках своих полномочий в соответствии с должностным регламентом, не имеет полномочий для согласования принимаемых руководителем проекта решений, то участник команды проекта в течение 2 рабочих дней обеспечивает согласование решения со своим руководителем отраслевого (функционального) или структурного подразделения администрации Раменского городского округа Московской области, муниципального учреждения Раменского городского округа Московской области, а руководитель отраслевого или структурного подразделения администрации Раменского городского округа Московской области, муниципального учреждения Раменского городского округа Московской области, при необходимости, с заместителем главы администрации Раменского городского округа Московской области, курирующего данное направление;

2) представляют руководителю и администратору проекта информацию о реализации проекта;

3) несут ответственность за достоверность, актуальность и полноту информации о реализации проекта;

4) направляют руководителю проекта предложения по обеспечению своевременного достижения целей, показателей проекта, результатов и контрольных точек, выполнения задач и мероприятий проекта;

5) выполняет иные функции, предусмотренные настоящим Положением, иными нормативными правовыми актами Раменского городского округа Московской области, Московской области и Российской Федерации, а также принимаемыми в соответствии с ними решениями Комиссии.

11. Решение о привлечении сотрудников отраслевых (функциональных) и/или структурных подразделений администрации Раменского городского округа Московской области, муниципальных учреждений Раменского городского округа Московской области для участия в проекте принимается руководителем проекта.

12. Руководитель отраслевых (функциональных) или структурных подразделений администрации Раменского городского округа Московской области, муниципальных учреждений Раменского городского округа Московской области несет дисциплинарную ответственность за создание благоприятных условий для осуществления эффективной проектной деятельности сотрудников отраслевых (функциональных) и/или структурных подразделений администрации Раменского городского округа Московской области, муниципальных учреждений Раменского городского округа Московской области и, в случае необходимости, принимает решение о перераспределении должностной и проектной нагрузки с целью обеспечения реализации проектов.

В случае конфликта между должностной и проектной нагрузкой сотрудников приоритет имеют проектные задачи.

13. По решению руководителя проекта в проект могут привлекаться представители общественных и деловых объединений, иных организаций и граждан, непосредственно заинтересованных в результатах соответствующего проекта.

14. По итогам ежеквартальной оценки хода реализации проектов, ежегодной комплексной оценки проектов (оценки итогов реализации проектов) формируются заключения об оценке промежуточных и итоговых результатов проектов.

На основании заключений об оценке реализации проекта Комиссия готовит предложения Главе Раменского городского округа Московской области о награждении участников проекта.

III. Инициирование проекта

15. Предложения по проектам инициируются первым заместителем главы администрации Раменского городского округа Московской области, заместителями главы администрации Раменского городского округа Московской области, в рамках полномочий которых находится реализация проекта (далее - инициатор проекта).

Предложение по проекту оформляется в форме паспорта проекта.

IV. Подготовка паспорта проекта

16. Подготовка паспорта проекта осуществляется администратором проекта.

17. Паспорт проекта составляется по форме, утвержденной распоряжением администрации Раменского городского округа Московской области, и включает:

- наименование проекта;

- цели проекта;

- срок реализации проекта;

- обоснование целесообразности реализации проекта;

- краткое описание проекта;

- информацию о кураторе, руководителе, администраторе проекта;

- этапы и контрольные точки реализации проекта;

- бюджет проекта;

- показатели реализации проекта;

- методику расчета показателей проекта;

- результаты с указанием значений результатов по годам реализации.

18. Руководитель проекта обеспечивает согласование соответствующего паспорта проекта с куратором проекта, проектным офисом.

19. Проектный офис в течение 10 рабочих дней рассматривает паспорт проекта на предмет:

соответствия планируемых результатов проекта приоритетным целям социально-экономического развития Раменского городского округа Московской области, приоритетным направлениям социально-экономического развития Московской области;

подтверждения ограниченности временных, материальных и других ресурсов, обеспечивающих реализацию проекта;

соответствия содержания и перечня этапов, контрольных точек заявленным целям и показателям проекта;

соответствие форме, утвержденной распоряжением администрации Раменского городского округа Московской области.

20. По результатам рассмотрения паспорта проекта проектный офис готовит заключение и информирует руководителя проекта:

о целесообразности реализации проекта;

о целесообразности реализации проекта с учетом доработки паспорта проекта;

о нецелесообразности реализации проекта.

21. В случае подготовки заключения о целесообразности реализации проекта инициатор проекта выносит предложение о реализации проекта на одобрение Комиссии.

22. В случае подготовки заключения о целесообразности реализации проекта с учетом его доработки руководитель проекта совместно с администратором проекта дорабатывают предложение по проекту и повторно направляют в проектный офис на согласование.

23. Комиссия принимает решение:

об одобрении проекта, начале его реализации, о назначении руководителя проекта;

о нецелесообразности реализации проекта.

24. Проектный офис в течение 5 рабочих дней после подписания протокола заседания Комиссии:

направляет его инициатору проекта, руководителю проекта;

включает проект в портфель проектов.

V. Планирование проекта

25. После утверждения паспорта проекта разрабатывается сводный план проекта по форме, утвержденной распоряжением администрации Раменского городского округа Московской области, который состоит из следующих разделов:

а) состав участников команд проекта;

б) перечень этапов реализации проекта с указанием основных мероприятий и контрольных сроков;

в) план финансового обеспечения проекта;

г) план управления рисками проекта.

26. Администратор проекта обеспечивает разработку сводного плана проекта, его согласование с участниками команды проекта, проектным офисом в течение 14 календарных дней со дня утверждения паспорта проекта, если иной срок не предусмотрен при утверждении паспорта проекта.

27. Финансовое обеспечение проекта может осуществляться частично или полностью за счет средств бюджета Раменского городского округа Московской области, а также с привлечением средств федерального бюджета, бюджета Московской области, внебюджетных источников.

В случае если Сводным планом реализации проекта предусмотрено дополнительное финансирование мероприятий проекта, не включенное в бюджет Раменского городского округа Московской области, финансирование таких мероприятий осуществляется после внесения соответствующих изменений в бюджет Раменского городского округа Московской области на соответствующий финансовый год и плановый период.

VI. Реализация проекта и управление изменениями проекта

28. Реализация проекта осуществляется в соответствии со сводным планом проекта и планом-графиком проекта.

План-график разрабатывается администратором проекта на основе сводного плана проекта по форме, утвержденной распоряжением администрации Раменского городского округа Московской области.

29. Руководитель проводит заседания участников проектной команды не реже одного раза в месяц с оформлением протокола по итогам заседания.

30. В ходе реализации проекта с учетом оценки актуальности его целей, задач и способов реализации, а также имеющихся рисков в сводный план проекта и в план-график проекта могут вноситься изменения.

31. Предложения по внесению изменений в проект инициируется куратором, руководителем, администратором, участниками команды проекта.

32. Предложения по внесению изменений в проект после подписания куратором проекта направляются для подготовки заключения в проектный офис.

33. По результатам согласования проектным офисом могут быть приняты следующие решения:

согласование предложений по внесению изменений в проект;

отклонение предложений по внесению изменений в проект.

34. В случае наличия положительного заключения проектного офиса предложения по внесению изменений в проект направляются инициатором проекта на утверждение в Комиссию.

VII. Мониторинг реализации проектов

35. Мониторинг реализации проекта представляет собой систему мероприятий по измерению его фактических параметров, расчету отклонения фактических параметров от плановых параметров, утвержденных в паспорте проекта, анализу причин отклонения, прогнозированию хода реализации проектов, принятию управленческих решений по определению, согласованию и реализации возможных корректирующих воздействий.

36. Мониторинг реализации проекта осуществляется с момента принятия решения об утверждении паспорта проекта и завершается в момент принятия решения о его завершении.

37. В ходе мониторинга реализации проекта формируются ежемесячные или ежеквартальные отчеты.

В ежемесячные и ежеквартальные отчеты включается информация о реализации проектов, содержащая, в том числе, фактические и прогнозные сведения о достижении показателей, результатов, контрольных точек и исполнении бюджетов проектов, информация о рисках реализации проекта, а также иные сведения. Ежеквартальные отчеты формируются нарастающим итогом.

Сведения, содержащиеся в ежеквартальных отчетах по проекту, используются при оценке эффективности деятельности участников команд проектов.

38. Администратор проекта ежемесячно осуществляет свод и проверку информации о реализации проекта, необходимой для формирования отчетов по проекту, представленной участниками команды соответствующего проекта, обеспечивает согласование указанной информации участниками команды проекта, ответственными за выполнение мероприятий, достижение целей и показателей проекта, и направляет сформированный отчет о реализации проекта на утверждение руководителю проекта.

39. Руководитель проекта ежемесячно не позднее 5 числа месяца следующего за отчетным направляет отчет о реализации проекта в проектный офис.

40. Проектный офис анализирует представленную информацию о ходе реализации проектов и при необходимости инициирует рассмотрение вопросов, касающихся их реализации, на заседаниях участников команды проекта или заседаниях Комиссии.

41. Данные мониторинга реализации проектов рассматриваются на заседаниях участников команды проекта. Информацию о ходе реализации проекта докладывает администратор. В случае выявления рисков реализации проектов, требующих внесения изменений в паспорт и (или) сводный план проекта, дополнительно к информации о ходе реализации проекта докладывается информация о принятых мерах и (или) представляются соответствующие предложения о мероприятиях по корректирующим воздействиям.

42. Данные мониторинга реализации проектов представляются к заседаниям Комиссии проектным офисом.

43. Руководителем проекта подготавливается ежегодный отчет о ходе реализации проекта в сроки, определенные сводным планом проекта.

44. Ежегодный сводный отчет о ходе реализации портфеля проектов, подготавливается проектным офисом в срок до 1 февраля года, следующего за отчетным.

45. Отчеты составляются по формам, утвержденным распоряжением администрации Раменского городского округа Московской области.

VIII. Завершение проекта

46. Завершение проекта осуществляется:

1) планово - после достижения целей, задач и выполнения показателей проекта;

2) досрочно - при принятии соответствующего решения Комиссией.

47. Решение о досрочном завершении проекта может быть принято Комиссией в случае:

1) внесения изменений в федеральное законодательство или законодательство Московской области, препятствующих реализации на территории Раменского городского округа Московской области проекта;

2) принятия решения и о нецелесообразности дальнейшей реализации проекта в связи с потерей актуальности проекта.

48. В случае завершения проекта формируется итоговый отчет о реализации проекта.

49. Внесение предложения о завершении проекта на рассмотрение Комиссии осуществляется куратором проекта по согласованию с проектным офисом.

50. Комиссия рассматривает предложение о завершении проекта и принимает одно из следующих решений:

1) принятие итогового отчета и завершение проекта;

2) возвращение предложения о завершении проекта на доработку;

3) завершение проекта нецелесообразно.

IХ. Оценка реализации проектов

51. Оценка реализации проектов осуществляется в соответствии с методикой в отношении реализации проектов проектным офисом.

52. Проводятся следующие виды оценок реализации проекта:

оперативная оценка хода реализации проекта при прохождении этапов и контрольных точек, в том числе в отношении достижения ожидаемых результатов проектов;

ежеквартальная оценка хода реализации проекта;

ежегодная комплексная оценка проекта;

оценка итогов реализации проекта.

53. По итогам оценки формируются заключения об оценке промежуточных или итоговых результатов проектов.