ПРИЛОЖЕНИЕ N 2. Порядок взаимодействия контрактной службы Министерства финансов Ульяновской области со структурными подразделениями Министерства финансов Ульяновской области

ПРИЛОЖЕНИЕ N 2
к приказу
Министерства финансов
Ульяновской области
от 29 декабря 2021 г. N 82-пр

Порядок
взаимодействия контрактной службы Министерства финансов Ульяновской области со структурными подразделениями Министерства финансов Ульяновской области

1. Общие положения

1.1. Настоящий порядок взаимодействия контрактной службы Министерства финансов Ульяновской области со структурными подразделениями Министерства финансов Ульяновской области (далее - Порядок) регламентирует работу контрактной службы Министерства финансов Ульяновской области (далее - контрактная служба) со структурными подразделениями Министерства финансов Ульяновской области (далее - структурные подразделения) при осуществлении отдельных процедур, связанных с размещением заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд Министерства финансов Ульяновской области (далее - Министерство) и Ульяновской области и устанавливает полномочия структурных подразделений Министерства при планировании и осуществлении закупок товаров, работ, услуг для государственных нужд Министерства и Ульяновской области.

1.2. Контрактная служба и структурные подразделения взаимодействуют на основе принципов открытости, прозрачности информации в сфере закупок, профессионализма, эффективности осуществления закупок, ответственности за результативность и результат закупки.

2. Взаимодействие контрактной службы со структурными подразделениями при планировании закупок товаров, работ, услуг

2.1. Инициаторами размещения закупок являются структурные подразделения Министерства, заявляющие о потребности в закупке соответствующих товаров, работ, услуг.

2.2. В целях формирования плана-графика на очередной финансовый год и плановый период для нужд Ульяновской области и Министерства инициаторы закупок, как по собственной инициативе, так и по предложениям структурных подразделений Министерства, в обязательном порядке подлежащих согласованию с директором департамента, курирующим данное структурное подразделение, направляют на имя руководителя контрактной службы заявку на закупку, которая должна содержать следующую информацию:

а) описание объекта закупки: функциональные, технические и качественные характеристики, эксплуатационные характеристики объекта закупки (при необходимости);

б) информацию о количестве поставляемого товара, объёме выполняемых работ, объёме оказываемых услуг;

в) информацию о планируемых сроках осуществления закупки товаров, работ, услуг;

г) сроках поставки товара, выполнения работ, оказания услуг.

Заявку на закупку с приложением указанных документов, направляют при формировании плана-графика на очередной финансовый год и плановый период - не позднее 01 октября года, предшествующего планируемому.

2.3. В целях осуществления незапланированных ранее закупок товаров, работ, услуг на очередной финансовый год для нужд Ульяновской области и Министерства инициаторы закупок руководствуются пунктом 2.2 настоящего Порядка.

При этом заявку на закупку с приложением соответствующих документов направляют в контрактную службу за 2 месяца до планируемого срока поставки товара, выполнения работы, оказания услуги.

2.4. С целью проверки заявок на закупку в части обеспечения бюджетного финансирования, сотрудники контрактной службы согласовывают указанные заявки на закупку с отделом бюджетного учёта и отчётности Министерства финансов Ульяновской области (далее - отдел бюджетного учёта и отчётности).

Направленные документы согласовываются либо при наличии замечаний возвращаются на доработку в контрактную службу.

3. Взаимодействие контрактной службы со структурными подразделениями при формировании технико-экономических заданий

3.1. Подготовленные контрактной службой проекты технико-экономических заданий (далее - ТЭЗ) подлежат согласованию с инициаторами закупок, юридическим отделом, отделом бюджетного учёта и отчётности, директором департамента, курирующим данное структурное подразделение.

Срок согласования не должен превышать 2 (двух) рабочих дней для одного визирующего, срок согласования сложных по содержанию и значительных по объёму проектов ТЭЗ - не более 3 (трёх) рабочих дней.

3.2. При согласовании проектов ТЭЗ инициаторы закупок осуществляют проверку описания объекта закупки: функциональные, технические и качественные характеристики, эксплуатационные характеристики объекта закупки (при необходимости), а так же порядок осуществления приёмки товара, выполнения работ, оказания услуг.

Предметом проверки проектов ТЭЗ отделом бюджетного учёта и отчётности также является:

соответствие положений проектов ТЭЗ требованиям бюджетного, налогового законодательства, законодательства о бухгалтерском учёте;

контроль наличия лимитов бюджетных обязательств;

реквизиты Министерства;

соответствие предмета контракта спецификации.

Юридический отдел осуществляет правовую экспертизу проектов государственных контрактов, гражданско-правовых договоров на предмет соответствия законодательству.

3.3. В случае имеющихся замечаний проекты ТЭЗ возвращаются для доработки. Замечания оформляются в письменном виде либо по согласованию с контрактной службой могут быть изложены в устной форме и устранены в рабочем порядке.

Контрактная служба в течение 1 (одного) рабочего дня обеспечивает устранение письменных либо устных замечаний и направляет проекты ТЭЗ на повторное согласование, которое осуществляется в сроки, установленные для первичного согласования.

3.4. Завизированные и согласованные в установленном порядке проекты ТЭЗ передаются на подпись Министру финансов Ульяновской области (далее - Министр) либо иному уполномоченному лицу.

4. Взаимодействие контрактной службы со структурными подразделениями при исполнении, изменении, расторжении контракта

4.1. В случае, если иное не предусмотрено условиями контракта, приёмка товаров, работ, услуг проводится инициатором. На документе, подтверждающем приёмку товара, работ, услуг (акт, товарная накладная), необходимо отразить факт соответствия принимаемого товара, работ, услуг условиям контракта.

4.2. В случае необходимости, в целях обеспечения приёмки поставленного товара, выполненных работ, оказанных услуг, а также отдельного этапа исполнения контракта (далее - приёмка) контрактная служба в срок не позднее чем за 10 (десять) дней до даты приёмки подготавливает проект распоряжения Министерства о создании приёмочной комиссии (далее - проект распоряжения), обеспечивает его согласование и утверждение Министром или иным уполномоченным лицом. Председателем приёмочной комиссии назначается заместитель Министра или иное уполномоченное лицо. В состав приёмочной комиссии включаются работники контрактной службы, отдела бюджетного учёта и отчётности, инициаторы закупок и иные работники Министерства. Состав приёмочной комиссии должен состоять не менее чем из 5(пяти) человек.

4.3. Организация работы приёмочной комиссии возлагается на контрактную службу.

4.4. Приёмка осуществляется в порядке и сроки, установленные контрактами. Члены приёмочной комиссии уведомляются контрактной службой о месте, дате и времени проведения заседания комиссии не менее чем за 2 (два) рабочих дня до заседания комиссии.

4.5. В ходе приёмки проводится экспертиза предоставленных поставщиком (подрядчиком, исполнителем) результатов, предусмотренных контрактом, в части их соответствия условиям контракта, в том числе на основе анализа отчётных документов и материалов, проверяется выполнение обязательств по контракту в установленные им сроки. Экспертиза может проводится членами комиссии своими силами или к её проведению могут привлекаться эксперты, экспертные организации на основании контрактов (договоров), заключённых в соответствии с Федеральным законом от 05.04.2013 N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд". При этом, при необходимости от поставщика (подрядчика, исполнителя) могут запрашиваться необходимые для приёмки документы и материалы, а также разъяснения по представленным документам и материалам.

4.6. По итогам приёмки контрактная служба осуществляет подготовку заключения приёмочной комиссии по форме согласно Приложению к настоящему Порядку. Заключение приёмочной комиссии должно содержать сведения о результатах проведенной экспертизы.

Заключение приёмочной комиссии подписывается всеми членами приёмочной комиссии.

4.7. При выявлении несоответствия или недостатка товара, работ, услуг, препятствующего их приёмке, составляется отрицательное заключение приёмочной комиссии, содержащее перечень нарушений условий контракта и критерии их существенности для Министерства. Отрицательное заключение приёмочной комиссии подписывается всеми членами приёмочной комиссии.

На основании отрицательного заключения приёмочной комиссии контрактной службой осуществляется подготовка мотивированного отказа от подписания акта приёмки товара, работ, услуг и направляют его поставщику (подрядчику, исполнителю).

Приёмочная комиссия вправе не отказывать в приёмке товара, работ, услуг, если выявленное несоответствие не препятствует данной приёмке, и установить поставщику (подрядчику, исполнителю) срок для устранения несоответствий.

После устранения выявленных несоответствий товар, работы, услуги принимается по правилам, установленным настоящим Порядком.

4.8. После подписания Министром или иным уполномоченным лицом документа, подтверждающего приёмку товара, работ, услуг (акт, товарная накладная), контрактная служба направляет данный документ в бухгалтерию областного государственного казённого учреждения "Областное казначейство" для дальнейшего осуществления оплаты в сроки, установленные контрактом.

4.9. Возврат поставщику (подрядчику, исполнителю) обеспечения исполнения контракта, предоставленного путём внесения денежных средств на счёт Министерства, не должен превышать тридцать дней с даты исполнения поставщиком (подрядчиком, исполнителем) обязательств, предусмотренных контрактом, а в случае установления Минфином ограничения, предусмотренного частью 3 статьи 30 Федерального закона, такой срок не должен превышать пятнадцать дней с даты исполнения поставщиком (подрядчиком, исполнителем) обязательств, предусмотренных контрактом.

Возврат денежных средств осуществляется ОГКУ "Областное казначейство" на основании служебной записки от контрактной службы.

5. Взаимодействие контрактной службы со структурными подразделениями при осуществления закупок у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя)

5.1. В случае осуществления закупки товаров, работ, услуг в соответствии с пунктом 4 части 1 статьи 93 Федерального закона от 05.04.2013 N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд" необходимо руководствоваться пунктом 2.2 настоящего Порядка.

При этом заявка на закупку с приложением соответствующих документов направляется в контрактную службу за 1 месяц до планируемого срока поставки товара, выполнения работы, оказания услуги.

5.2. Приёмка и экспертиза товаров, работ, услуг при осуществлении закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя) может проводится без создания приёмочной комиссии. Результат приёмки товаров, работ, услуг, закупка которых осуществляется на основании акта и товарной накладной, согласовывается с инициатором закупок, ответственным за приёмку товара, работ, услуг. На документе, подтверждающем приёмку товара, работ, услуг (акт, товарная накладная), необходимо отразить факт проведения экспертизы на соответствие принимаемого товара, работ, услуг условиям контракта.