Приложение 9. Положение об отделе делопроизводства и контроля правового департамента Администрации города Симферополя Республики Крым

Приложение 9
к постановлению
Администрации города
Симферополя Республики Крым
от 24.11.2022 N 417-р

Положение об отделе делопроизводства и контроля правового департамента Администрации города Симферополя Республики Крым

1. Общие положения

1.1. Отдел делопроизводства и контроля правового департамента Администрации города Симферополя Республики Крым (далее - Отдел) является структурным подразделением правового департамента Администрации города Симферополя Республики Крым.

1.2. Отдел возглавляет начальник, который назначается на должность распоряжением администрации города Симферополя по представлению начальника Департамента.

1.3. В своей деятельности (наименование структурного подразделения) руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Конституцией Республики Крым, законами и иными нормативными правовыми актами Республики Крым, нормативными правовыми актами муниципального образования городской округ Симферополь Республики Крым, а также настоящим Положением.

1.4. Положение пересматривается при изменении структурного подразделения, внедрении новых форм и методов организации труда, новой технологии обработки и подготовки документов, изменении действующего законодательства, в иных случаях, требующих пересмотра Положения.

2. Основные задачи

Основными задачами Отдела являются:

2.1. Осуществление мониторинга, анализа и иных контрольных мероприятий по вопросам организации делопроизводства, контроля, работы с обращениями граждан и организаций, фактического выполнения контрольных документов, регистрации и учета поручений главы администрации города Симферополя в Департаменте.

2.2. Обеспечение единого порядка ведения делопроизводства, своевременное доведение контрольных документов до исполнителей, совершенствование форм и методов работы с документами в Департаменте.

2.3. Обеспечение учёта, организации и осуществления контроля за рассмотрением обращений граждан, предприятий, учреждений и организаций, поступающих в адрес Департамента с применением автоматизированных систем.

3. Функции

В соответствии с возложенными задачами Отдела осуществляет следующие функции:

3.1. Организует единую систему делопроизводства в Департаменте.

3.2. Осуществляет обработку, прием, регистрацию, учет, хранение, доставку и рассылку корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по электронным каналам связи и посредством системы электронного делопроизводства "Диалог", ведет справочную работу по ней в Департаменте.

3.3. Принимает меры по упорядочению состава документов, оптимизации документопотоков и документооборота в целом в Департаменте.

3.4. Осуществляет методическое руководство и контроль за организацией документационного обеспечения в Департаменте.

3.5. Осуществляет в соответствии с законодательством Российской Федерации работу по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в ходе деятельности в Департаменте.

3.6. Составляет сводную номенклатуру дел в Департаменте.

3.7. Осуществляет подготовку информационно-аналитических, справочных и других материалов по вопросам исполнения документов и состоянии исполнительской дисциплины в Департаменте.

3.8. Организует своевременное и эффективное рассмотрение устных и письменных обращений граждан, поступающих в Департамент, в том числе, поступивших на "горячие линии" и электронные приемные руководителей органов государственной власти и органов местного самоуправления.

3.9. Принимает, регистрирует, ведет учет и передачу поступивших обращений граждан в Департаменте.

3.10. Осуществляет оперативный контроль за исполнением обращений граждан по контрольным срокам на основе электронной программы учета и поиска документов в Департаменте.

3.11. Осуществляет оформление исполненных обращений граждан в дела временного хранения в Департаменте.

3.12. Обобщает сведения о ходе и результатах исполнения документов, систематически информирует начальника Департамента о состоянии исполнительской дисциплины в Департаменте.

4. Права и ответственность

Отдел имеет право:

4.1. Запрашивать и получать в установленном порядке необходимую информацию от отраслевых (функциональных) органов администрации города Симферополя, исполнительных органов, государственных органов, органов местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций независимо от форм собственности.

4.2. Привлекать в установленном порядке специалистов отраслевых (функциональных) органов администрации города Симферополя, муниципальных учреждений (предприятия) к подготовке документов по выполнению поручений главы администрации города Симферополя.

4.3. Формировать в случае служебной необходимости комиссии, рабочие группы с привлечением в них специалистов других отраслевых (функциональных) органов администрации города Симферополя и организаций для решения вопросов, находящихся в компетенции Отдела.

4.4. Представлять интересы администрации в организациях в пределах компетенции и полномочий Отдела.

4.5. Давать разъяснения, рекомендации и указания по вопросам, входящим в компетенцию Отдела.

4.6. Пользоваться в установленном порядке информационными ресурсами администрации города Симферополя для выполнения возложенных задач и функций.

4.7. Вносить предложения о совершенствовании деятельности Отдела.

4.8. Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим Положением на Отдел задач и функций несет начальник Отдела.

4.9. Ответственность работников Отдела устанавливается действующим законодательством и должностными инструкциями.

5. Руководство

5.1. Отдел возглавляет начальник Отдела, который является муниципальным служащим.

5.2. Квалификационные требования к начальнику Отдела:

5.2.1. Должен иметь: указываются следующие необходимые для замещения данной должности квалификационные требования, знания и навыки.

- уровень профессионального образования: высшее профессиональное образование;

- стаж: требования к стажу муниципальной службы, стажу работы по специальности, направлению подготовки не предъявляются.

5.2.2. Должен обладать знаниями в области законодательства Российской Федерации, Республики Крым, необходимыми для исполнения должностных обязанностей в соответствующей области деятельности и по виду деятельности, правовыми знаниями основ: Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных законов, федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, Конституции Республики Крым, законов и иных нормативных правовых актов Республики Крым, нормативных правовых актов муниципального образования городской округ Симферополь Республики Крым, настоящего Положения, иных нормативных правовых актов, основ организации прохождения муниципальной службы, служебных документов, регулирующих соответствующую сферу деятельности применительно к исполнению конкретных должностных обязанностей; основ управления и организации труда; норм делового общения; порядка работы со служебной информацией; правил и норм охраны труда и противопожарной безопасности.

5.2.3. Должен обладать следующими умениями и навыками, которые необходимы для исполнения должностных обязанностей в соответствующей области деятельности: руководство структурным подразделением; оперативное принятие и реализация управленческих решений; осуществление экспертизы проектов нормативных правовых актов; планирование работы, осуществление