Приложение. Программа профилактики рисков причинения вреда (ущерба) охраняемым законом ценностям по региональному государственному контролю (надзору) за соблюдением законодательства об архивном деле в Саратовской области на 2023 год

Приложение
к приказу управления делами
Правительства Саратовской области
от 08.12.2022 N 347

Программа
профилактики рисков причинения вреда (ущерба) охраняемым законом ценностям по региональному государственному контролю (надзору) за соблюдением законодательства об архивном деле в Саратовской области на 2023 год

I. Анализ текущего состояния осуществления вида контроля, описание текущего уровня развития профилактической деятельности контрольного (надзорного) органа, характеристика проблем, на решение которых направлена программа профилактики

Органом, уполномоченным на осуществление регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле в Саратовской области (далее - региональный государственный контроль), является управление делами Правительства Саратовской области (далее - управление делами). Правовыми основаниями разработки Программы профилактики рисков причинения вреда (ущерба) охраняемым законом ценностям по региональному государственному контролю (надзору) за соблюдением законодательства об архивном деле в Саратовской области на 2023 год (далее - программа профилактики) являются:

Федеральный закон от 31 июля 2020 года N 248-ФЗ "О государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле в Российской Федерации";

постановление Правительства Российской Федерации от 25 июня 2021 года N 990 "Об утверждении Правил разработки и утверждения контрольными (надзорными) органами программы профилактики рисков причинения вреда (ущерба) охраняемым законом ценностям".

Отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности регулируются Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Федеральный закон N 125-ФЗ).

Помимо Федерального закона N 125-ФЗ при осуществлении регионального государственного контроля должностные лица управления делами руководствуются следующими нормативными правовыми актами:

приказ Федерального архивного агентства от 2 марта 2020 года N 24 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях" (далее - Правила архивов);

приказ Федерального архивного агентства от 9 декабря 2020 года N 155 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях";

приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 марта 2015 года N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях" (далее - Правила архивов организаций);

приказ Государственной архивной службы России от 11 марта 1997 года N 11 "Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации" (далее - Регламент);

приказ Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 года N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения";

приказ Федерального архивного агентства от 1 сентября 2017 года N 143 "Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации";

приказ Федерального архивного агентства от 25 июня 2020 года N 75 "Об утверждении Порядка признания документов Архивного фонда Российской Федерации находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии";

постановление Правительства Саратовской области от 1 апреля 2021 года N 215-П "Об утверждении Положения о региональном государственном контроле (надзоре) за соблюдением законодательства об архивном деле в Саратовской области".

При утверждении программы профилактики управлением делами учитываются категории риска, к которым отнесены объекты контроля.

В рамках профилактики нарушений обязательных требований приказом управления делами Правительства Саратовской области от 9 августа 2017 года N 288 утвержден Перечень правовых актов и их отдельных частей (положений), содержащих обязательные требования, соблюдение которых оценивается при проведении мероприятий по контролю в рамках государственного контроля за соблюдением законодательства об архивном деле в Саратовской области, и Порядок его ведения. Перечень и Порядок его ведения размещены в открытом доступе на официальном сайте управления делами в информационно-коммуникационной сети "Интернет" (далее - официальный сайт управления делами). В соответствии с Порядком ведения Перечня, включенные в него правовые акты размещаются в актуальной редакции на официальном сайте управления делами, мониторинг изменений законодательства и актуализация Перечня ведутся в постоянном режиме по мере внесения изменений в нормативные правовые акты.

В целях реализации мероприятий по системному совершенствованию контрольной (надзорной) деятельности, направленных на снижение уровня ущерба охраняемых законом ценностям, и административной нагрузки на контролируемых лиц управление делами проводит публичные обсуждения правоприменительной практики. Материалы о проведении публичных обсуждений размещаются на официальном сайте управления делами. Ежегодно публикуется доклад о правоприменительной практике.

Важным элементом профилактической работы является выявление наиболее часто встречающихся нарушений обязательных требований организациями - источниками комплектования государственных архивов области и муниципальными архивами области.

Региональный государственный контроль, в соответствии с постановлением Правительства Саратовской области от 1 апреля 2021 года N 215-П "Об утверждении Положения о региональном государственном контроле (надзоре) за соблюдением законодательства об архивном деле в Саратовской области" осуществляется без проведения плановых контрольных мероприятий.

Из анализа предшествующих периодов состояния архивной сферы в области в муниципальных архивах выявлялись нарушения обязательных требований Федерального закона N 125-ФЗ, Правил архивов, Регламента в части несоблюдения требований к организации хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве, ведению их учета, комплектованию архива, обеспечения доступа к архивным документам.

В организациях - источниках комплектования государственных архивов выявлялись нарушения обязательных требований Федерального закона N 125-ФЗ, Правил архивов организаций, Регламента, в части нарушения требований к организации хранения архивных документов в архиве организации, обеспечению их сохранности, проведению экспертизы ценности и упорядочению архивных документов.

В перечни типовых нарушений, приведенные ниже, включены нарушения обязательных требований, выявленные при проведении проверок в предшествующий период.

Типичные нарушения законодательства об архивном деле, выявленные при проверках муниципальных архивов Саратовской области

N п/п	Типичные нарушения обязательных требований	Нормативный правовой акт и его структурные единицы, устанавливающие обязательные требования	Причины нарушений обязательных требований
1	Несоблюдение требований по оборудованию архивохранилищ	п. 4.1-4.4 Правил архивов	Недостаточность финансирования, недостаточный контроль со стороны руководства
2	Несоблюдение нормативных режимов хранения документов	п. 5.3, 5.7, 5.8, 5.9, 5.13, 5.15, 5.17, 5.18 Правил архивов	Недостаточность финансирования, недостаточный контроль со стороны руководства
3	Отсутствие первичных средств хранения	п. 6.1, 6.2, 6.4 Правил архивов	Недостаточность финансирования, недостаточный контроль со стороны руководства
4	Отсутствие топографических указателей	п. 8.4 Правил архивов	Недостаточный уровень квалификация кадров
5	Несоблюдение сроков проведения цикличных проверок наличия и состояния архивных документов	п. 10.1, 10.2 Правил архивов	Недостаточность кадрового состава, недостаточный уровень квалификации
6	Несоблюдение требований по оформлению выдачи документов	п. 14.1, 14.7-14.10 Правил архивов	Недостаточный контроль со стороны руководства
7	Несоблюдение требований по организации и ведению учета архивных документов	п. 23.2 Правил архивов	Недостаточный уровень квалификации кадров
8	Несоблюдение сроков приема дел из организаций - источников комплектования	ст. 22 Федерального закона N 125-ФЗ, п. 37.1 Правил архивов	Недостаточное взаимодействие с организациями - источниками комплектования, неисполнение организациями требований Правил архивов организаций, недостаточность площадей хранилищ
9	Отсутствие информационных мероприятий с использованием архивных документов	п. 49.1, 50.1, 50.3 Правил архивов	Недостаточность кадрового состава, недостаточный уровень квалификации

Типичные нарушения законодательства об архивном деле, выявленные при проверках организаций - источников комплектования государственных архивов Саратовской области

N п/п	Типичные нарушения обязательных требований	Нормативный правовой акт и его структурные единицы, устанавливающие обязательные требования	Причины нарушений обязательных требований
1	Несоблюдение требований по организации хранения архивных документов	п. 2.14-2.26, 2.35-2.37 Правил архивов организаций	Недостаточный контроль со стороны руководства
2	Несоблюдение сроков проведения проверки наличия и состояния архивных документов	п. 2.40-2.44 Правил архивов организаций	Недостаточный контроль со стороны руководства, отсутствие должностного лица, ответственного за организацию ведомственного хранения документов
3	Несоблюдение требований по организации и ведению учета архивных документов	п. 3 Правил архивов организаций	Недостаточный контроль со стороны руководства, отсутствие должностного лица, ответственного за организацию ведомственного хранения документов
4	Нарушение сроков проведения экспертизы ценности документов и их упорядочения	п. 4.4, 4.5, 4.6, 4.11, 4.13 Правил архивов организаций	Недостаточный контроль со стороны руководства
5	Нарушение установленных сроков ведомственного хранения документов до передачи их на постоянное хранение	ст. 22 Федерального закона N 125-ФЗ, п. 6.1 Правил архивов организаций	Недостаточный контроль со стороны руководства, несвоевременное упорядочение документов

II. Цели и задачи реализации программы профилактики

Целями проведения профилактической работы являются: предотвращение рисков причинения вреда охраняемым законом ценностям;

предупреждение нарушений обязательных требований, снижение числа нарушений обязательных требований в подконтрольной сфере общественных отношений;

повышение прозрачности деятельности управления делами по региональному государственному контролю; мотивация к добросовестному поведению контролируемых лиц и, как следствие, снижение уровня ущерба охраняемым законом ценностям;

разъяснение контролируемым лицам обязательных требований.

Для достижения основных целей профилактической работы необходимо решение следующих задач: выявление причин, факторов и условий, способствующих причинению вреда охраняемым законом ценностям и нарушению обязательных требований, определение способов устранения или снижения рисков их возникновения;

установление зависимости видов, форм и интенсивности профилактических мероприятий от особенностей конкретных контролируемых лиц;

определение перечня видов и сбор статистических данных, необходимых для организации профилактической работы; создание системы консультирования контролируемых лиц, в том числе с использованием современных информационно-телекоммуникационных технологий;

формирование единого понимания обязательных требований у всех участников контрольной (надзорной) деятельности; снижение издержек контрольной (надзорной) деятельности и административной нагрузки на контролируемые лица, в том числе за счет снижения проведения выездных проверок.

III. Перечень профилактических мероприятий, сроки (периодичность) их проведения

Для решения задач и достижения целей программы профилактики предусмотрены следующие виды профилактических мероприятий:

1) информирование;

2) обобщение правоприменительной практики;

3) объявление предостережения;

4) консультирование;

5) профилактический визит.

Сроки и периодичность проведения профилактических мероприятий определены в Приложении к настоящей программе профилактики.

IV. Показатели результативности и эффективности программы профилактики

В целях оценки результативности проводимых профилактических мероприятий используются следующие показатели:

количество проведенных профилактических мероприятий;

доля лиц, в отношении которых проведены профилактические мероприятия (показатель устанавливается в процентах от общего количества контролируемых лиц).

Непосредственные результаты:

информирование контролируемых лиц путем размещения и поддержания в актуальном состоянии в открытом доступе на официальном сайте управления делами следующих документов:

1) тексты нормативных правовых актов, регулирующих осуществление регионального государственного контроля;

2) сведения об изменениях, внесенных в нормативные правовые акты, регулирующие осуществление регионального государственного контроля, о сроках и порядке их вступления в силу;

3) перечень нормативных правовых актов с указанием структурных единиц этих актов, содержащих обязательные требования, оценка соблюдения которых является предметом контроля, а также информацию о мерах ответственности, применяемых при нарушении обязательных требований, с текстами в действующей редакции;

4) руководство по соблюдению обязательных требований, разработанные и утвержденные в соответствии с Федеральным законом от 31 июля 2020 года N 247-ФЗ "Об обязательных требованиях в Российской Федерации";

5) перечень индикаторов риска нарушения обязательных требований;

6) перечень объектов контроля, учитываемых в рамках формирования ежегодного плана контрольных (надзорных) мероприятий, с указанием категории риска;

7) программа профилактики рисков причинения вреда (ущерба) охраняемым законом ценностям;

8) исчерпывающий перечень сведений, которые могут запрашиваться управлением делами у контролируемого лица;

9) сведения о способах получения консультаций по вопросам соблюдения обязательных требований;

10) сведения о порядке досудебного обжалования решений управления делами, действий (бездействия) его должностных лиц;

11) доклады, содержащие результаты обобщения правоприменительной практики управления делами;

12) доклады о региональном государственном контроле;

13) иные сведения, предусмотренные нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Саратовской области и (или) программой профилактики;

вовлечение в регулярное взаимодействие, конструктивное сотрудничество с управлением делами максимальное количество контролируемых лиц;

обеспечение единообразных подходов к применению обязательных требований.

Показателем эффективности программы профилактики является снижение доли документов архивного фонда Саратовской области и других архивных документов, находящихся в условиях, не соответствующих нормативным требованиям, приводящих к утрате, на 1%.