Приложение. Положение о порядке хранения, передачи в архивы и уничтожения документов, связанных с подготовкой и проведением выборов депутатов представительных органов муниципальных образований в Приморском крае

Приложение

УТВЕРЖДЕНО
решением Избирательной комиссии
Приморского края
от 9 декабря 2022 г. N 64/335

Положение
о порядке хранения, передачи в архивы и уничтожения документов, связанных с подготовкой и проведением выборов депутатов представительных органов муниципальных образований в Приморском крае

1. Порядок хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением выборов депутатов представительных органов муниципальных образований в Приморском крае

1.1. В избирательной комиссии, организующей подготовку и проведение выборов в органы местного самоуправления (далее - Комиссия), до истечения срока ее полномочий подлежат хранению с последующей передачей в архивные органы, учреждения соответствующих муниципальных образований следующие документы постоянного срока хранения, связанные с подготовкой и проведением выборов депутатов представительного органа муниципального образования (далее - депутатов):

первые экземпляры протоколов окружных избирательных комиссий о результатах выборов, приобщенные к ним экземпляры сводных таблиц о результатах выборов, а также поступившие в окружную избирательную комиссию в период, который начинается в день голосования и оканчивается в день составления окружной избирательной комиссии протокола о результатах выборов депутатов, жалобы (заявления) на нарушения Избирательного кодекса Приморского края, иного закона и принятые по указанным жалобам (заявлениям) решения;

список политических партий, региональных отделений и иных структурных подразделений политических партий, иных общественных объединений, имеющих право в соответствии с Федеральным законом "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации", Федеральным законом "О политических партиях" принимать участие в выборах депутатов в качестве избирательных объединений;

письменные извещения избирательных объединений о проведении мероприятий, связанных с выдвижением кандидатов;

документы, касающиеся назначения и регистрации уполномоченных представителей избирательных объединений, выдвинувших кандидатов по одномандатным (многомандатным) избирательным округам: решение съезда политической партии, конференции или общего собрания регионального отделения политической партии, общего собрания иного структурного подразделения политической партии, съезда (конференции, общего собрания) иного общественного объединения, его регионального или местного отделения либо решение уполномоченного на то органа избирательного объединения о назначении уполномоченных представителей избирательных объединений; списки уполномоченных представителей избирательных объединений с указанием сведений о них, перечисленных в части 7 статьи 37 Избирательного кодекса Приморского края; письменные заявления каждого из перечисленных в списке уполномоченных представителей избирательного объединения лиц о согласии быть уполномоченным представителем; решения избирательных объединений о делегировании полномочий по назначению и прекращению полномочий уполномоченных представителей (в случае если уполномоченные представители назначаются решением органа, уполномоченного на то решением избирательного объединения); копии решений уполномоченных органов избирательных объединений о прекращении полномочий уполномоченных представителей;

документы, касающиеся назначения и регистрации доверенных лиц избирательных объединений: представления избирательных объединений о назначении доверенных лиц; заявления граждан о согласии быть доверенными лицами; приказы (распоряжения) об освобождении от исполнения служебных обязанностей (в том числе на период отпуска) на период осуществления полномочий доверенного лица - в отношении лиц, находящихся на государственной или муниципальной службе; уведомления об отзыве доверенных лиц;

копия отчета Комиссии представительному органу муниципального образования о расходовании средств бюджета муниципального образования, выделенных на подготовку и проведение выборов депутатов;

документы, переданные Комиссии окружными избирательными комиссиями согласно пункту 1.5. настоящего Положения.

1.2. В Комиссии подлежат хранению не менее одного года со дня официального опубликования решения о назначении следующих основных выборов депутатов с последующим уничтожением по акту в порядке, установленном настоящим Положением:

решение органа политической партии, иного общественного объединения, выдвинувшего кандидата, о предложении для согласования краткого (состоящего не более чем из семи слов) наименования политической партии;

первичные финансовые документы, подтверждающие поступление и расходование средств, выделенных Комиссии на подготовку и проведение выборов депутатов;

отчеты окружных избирательных комиссий о поступлении и расходовании средств бюджета муниципального образования, выделенных на подготовку и проведение выборов депутатов, и приложенные к ним первичные финансовые документы;

акты о получении Комиссией избирательных бюллетеней; акты об уничтожении лишних избирательных бюллетеней (при их выявлении); акты передачи избирательных бюллетеней нижестоящим избирательным комиссиям;

сведения о размере (в валюте Российской Федерации) и других условиях оплаты эфирного времени, печатной площади, услуг по размещению агитационных материалов, а также информация о дате и об источнике их опубликования, сведения о регистрационных номерах и датах выдачи свидетельств о регистрации средств массовой информации и уведомления о готовности предоставить эфирное время, печатную площадь для проведения предвыборной агитации, услуги по размещению агитационных материалов в сетевом издании;

сведения о размере (в валюте Российской Федерации) и других условиях оплаты работ или услуг организаций, индивидуальных предпринимателей по изготовлению печатных агитационных материалов, а также сведения, содержащие наименование, юридический адрес и идентификационный номер налогоплательщика организации (фамилию, имя, отчество индивидуального предпринимателя, наименование субъекта Российской Федерации, района, города, иного населенного пункта, где находится место его жительства);

документы, касающиеся аккредитации представителей средств массовой информации;

документы, переданные окружными избирательными комиссиями согласно пункту 1.6. настоящего Положения.

1.3. В окружной избирательной комиссии хранятся до истечения срока ее полномочий, а затем передаются по акту в Комиссию и хранятся не менее одного года со дня официального опубликования решения о назначении следующих основных выборов депутатов, после чего подвергаются экспертизе ценностей и отбору в состав архивного фонда или уничтожаются по акту в порядке, установленном настоящим Положением, следующие документы, представленные кандидатами:

копии паспортов кандидатов (отдельных страниц паспорта, определенных Центральной избирательной комиссией Российской Федерации) или документов, заменяющих паспорт гражданина, заверенные кандидатами;

копии документов, подтверждающих указанные в заявлениях кандидатов о согласии баллотироваться сведения о профессиональном образовании, основном месте работы или службы, о занимаемой должности (роде занятий), а также о том, что кандидат является депутатом, заверенные кандидатами;

копии документов, о смене фамилий или имен, или отчеств кандидатов;

сведения о размере и об источниках доходов кандидатов, а также об имуществе, принадлежащем кандидатам на праве собственности (в том числе совместной собственности), о счетах, вкладах в банках, ценных бумагах.

1.4. Подписные листы с подписями избирателей, собранными в поддержку выдвижения кандидатов, протоколы об итогах сбора подписей избирателей, собранными в поддержку выдвижения кандидатов, хранятся в окружной избирательной комиссии до истечения срока ее полномочий, а затем передаются в Комиссию и хранятся в течение одного года со дня официального опубликования результатов выборов депутатов.

По истечении срока хранения вышеуказанные документы уничтожаются по акту в порядке, установленном настоящим Положением.

1.5. В окружной избирательной комиссии хранятся до истечения срока ее полномочий, а затем передаются по акту в Комиссию следующие документы постоянного срока хранения:

протоколы заседаний окружной избирательной комиссии, решения окружной избирательной комиссии и документы к ним (в случае, если полномочия окружной избирательной комиссии не осуществляются территориальной избирательной комиссией);

список присутствовавших при установлении результатов выборов по одномандатному (многомандатному) избирательному округу;

первые экземпляры протоколов участковых избирательных комиссий об итогах голосования по одномандатному (многомандатному) избирательному округу и приобщенные к ним особые мнения членов участковых избирательных комиссий с правом решающего голоса, а также поступившие в участковую избирательную комиссию в день голосования и до окончания подсчета голосов избирателей жалобы (заявления) на нарушения Избирательного кодекса Приморского края, иного закона и принятые по указанным жалобам (заявлениям) решения;

копии уставов общественных объединений, заверенные постоянно действующими руководящими органами общественных объединений;

нотариально удостоверенные копии документов о государственной регистрации избирательных объединений, выданных федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным на осуществление функций в сфере регистрации общественных объединений, его территориальным органом, а если избирательные объединения не являются юридическими лицами, - также решения об их создании. Указанные документы могут быть заверены в порядке, установленном уставами избирательных объединений;

решения съездов политических партий (конференций или общих собраний их региональных отделений, общих собраний иных структурных подразделений политических партий, а в случаях, предусмотренных Федеральным законом "О политических партиях", - соответствующих органов политических партий, их региональных отделений или иных структурных подразделений), съездов (конференций, общих собраний) иных общественных объединений, их региональных или местных отделений о выдвижении кандидатов;

документы, подтверждающие согласование с соответствующими органами политических партий, иных общественных объединений кандидатур, выдвигаемых в качестве кандидатов, если такое согласование предусмотрено уставами политических партий, иных общественных объединений;

заявления кандидатов о согласии баллотироваться по соответствующему избирательному округу с указанием сведений о себе;

документы, подтверждающие принадлежность кандидатов к политической партии либо не более чем к одному иному общественному объединению, и статус кандидатов в этой политической партии, этом общественном объединении, подписанные уполномоченными лицами политических партий, иных общественных объединений либо уполномоченными лицами соответствующих структурных подразделений политических партий, иных общественных объединений;

документы об изменениях в сведениях о кандидатах, представленных ранее;

справки о приеме документов окружной избирательной комиссией;

заявления о регистрации кандидатов на основании документов, представленных при выдвижении кандидатов (в случае, если в соответствии частью 3 статьи 49 Избирательного кодекса Приморского края сбор подписей не производился);

документы, касающиеся назначения и регистрации уполномоченных представителей кандидатов по финансовым вопросам: заявления о регистрации уполномоченных представителей по финансовым вопросам с указанием сведений о назначаемых лицах; письменные заявления назначаемых лиц о согласии быть уполномоченным представителем по финансовым вопросам; заявления кандидатов о прекращении полномочий уполномоченных представителей по финансовым вопросам; копии нотариально удостоверенных доверенностей на уполномоченных представителей кандидатов по финансовым вопросам; копии паспортов или документов, заменяющих паспорт гражданина Российской Федерации, уполномоченных представителей кандидатов по финансовым вопросам;

документы, касающиеся назначения и регистрации доверенных лиц кандидатов: заявления кандидатов о назначении доверенных лиц, заявления граждан о согласии быть доверенными лицами, приказы (распоряжения) об освобождении от исполнения служебных обязанностей (в том числе на период отпуска) на период осуществления полномочий доверенного лица - в отношении лиц, находящихся на государственной или муниципальной службе; уведомления об отзыве доверенных лиц;

заявления кандидатов о снятии своих кандидатур;

решения избирательных объединений, выдвинувших кандидатов по одномандатным (многомандатным) избирательным округам, об отзыве кандидатов;

заверенные копии приказов (распоряжений) об освобождении от выполнения должностных или служебных обязанностей зарегистрированных кандидатов, выдвинутых по одномандатному (многомандатному) избирательному округу, находящихся на государственной или муниципальной службе либо работающих в организациях, осуществляющих выпуск средств массовой информации;

экземпляры печатных агитационных материалов или их копии, экземпляры или копии аудиовизуальных агитационных материалов, фотографии, экземпляры или копии иных агитационных материалов, представленные кандидатами в окружную избирательную комиссию до начала их распространения;

копии агитационных материалов, предназначенных для размещения на каналах организаций, осуществляющих телерадиовещание, в периодических печатных изданиях, представленные зарегистрированными кандидатами в окружную избирательную комиссию до начала распространения и после направления (передачи) агитационного материала в указанную организацию, редакцию периодического печатного издания;

копия приказа (иного документа) об освобождении избранного депутата представительного органа муниципального образования от обязанностей, не совместимых со статусом депутата представительного органа муниципального образования, либо копия документа, удостоверяющая подачу в установленный срок заявления об освобождении от указанных обязанностей;

документы участковых избирательных комиссий, переданные согласно пункту 1.8. настоящего Положения.

1.6. В окружной избирательной комиссии хранятся до истечения срока ее полномочий, а затем передаются по акту в Комиссию следующие документы временного срока хранения:

вторые экземпляры протоколов окружных избирательных комиссий и приобщенные к ним экземпляры сводных таблиц о результатах выборов, а также заверенные копии поступивших в период, который начинается в день голосования и оканчивается в день составления окружной избирательной комиссии протокола о результатах выборов депутатов, жалоб (заявлений) на нарушения Избирательного кодекса Приморского края, иного закона и заверенные копии принятых по указанным жалобам (заявлениям) решений;

документы о результатах проверок соответствующими органами, учреждениями и организациями сведений, представленных кандидатами, в том числе сведений о размере и об источниках доходов, а также об имуществе, принадлежащем каждому из кандидатов, выдвинутых по одномандатным (многомандатным) избирательным округам;

документы о результатах проверок кредитными организациями, держателями реестра и депозитариями сведений о счетах, вкладах кандидатов, о ценных бумагах, принадлежащих каждому из кандидатов, выдвинутых по одномандатным (многомандатным) избирательным округам;

документы, прилагаемые к экземплярам печатных агитационных материалов или их копиям, экземплярам или копиям аудиовизуальных агитационных материалов, фотографиям, экземплярам или копиям иных агитационных материалов, представленных кандидатами до начала их распространения: сведения об адресе юридического лица, индивидуального предпринимателя (адресе места жительства физического лица), изготовивших и заказавших эти материалы, и копия документа об оплате изготовления данного предвыборного агитационного материала из соответствующего избирательного фонда; письменные согласия физических лиц на использование их высказываний в агитационных материалах;

информация о том, изображение какого кандидата (каких кандидатов) использовано в агитационном материале, предназначенном для размещения на каналах организаций, осуществляющих телерадиовещание, в периодических печатных изданиях;

результаты проверки регистрирующими органами сведений, указанных гражданами и юридическими лицами при осуществлении добровольных пожертвований в избирательные фонды кандидатов;

ходатайства кандидатов о продлении сроков проведения финансовых операций по соответствующим специальным избирательным счетам;

сведения о поступлении и расходовании средств избирательных фондов кандидатов;

документ, подтверждающий открытие специального избирательного счета избирательного фонда кандидата (уведомление о не создании избирательного фонда по форме, установленной избирательной комиссией, организующей выборы; уведомление о создании избирательного фонда без открытия специального избирательного счета в случае, если расходы кандидата не превышают пятнадцати тысяч рублей - на выборах органов местного самоуправления сельских поселений);

итоговые финансовые отчеты кандидатов;

первичные финансовые документы, подтверждающие поступление средств в избирательные фонды кандидатов и расходование этих средств, приложенные к итоговым финансовым отчетам кандидатов;

документы, переданные участковыми избирательными комиссиями согласно пункту 1.9. настоящего Положения.

1.7. В Комиссии хранятся не менее одного года со дня официального опубликования результатов выборов, а затем уничтожаются в порядке, установленном настоящим Положением, следующие документы:

опечатанные избирательные бюллетени, хранившиеся в Комиссии, окружных избирательных комиссиях;

акты о передаче списков избирателей, хранившиеся в окружных избирательных комиссиях;

акты о передаче списков досрочно проголосовавших избирателей, хранившиеся в окружных избирательных комиссиях;

сведения о числе избирателей, проголосовавших досрочно в помещениях избирательных комиссий;

акты передачи избирательных бюллетеней, акты уничтожения выбракованных избирательных бюллетеней, акты погашения неиспользованных избирательных бюллетеней, хранившиеся в окружных избирательных комиссиях;

списки наблюдателей, назначенных избирательными объединениями, зарегистрированными кандидатами, субъектами общественного контроля, указанными в пунктах 1 и 2 части 1 статьи 9 Федерального закона от 21 июля 2014 года N 212-ФЗ "Об основах общественного контроля в Российской Федерации";

документы, переданные участковыми избирательными комиссиями согласно пункту 1.10. настоящего Положения.

1.8. В участковой избирательной комиссии хранятся не более десяти дней со дня голосования на выборах депутатов, а затем передаются в окружную избирательную комиссию следующие документы постоянного срока хранения:

список присутствовавших при установлении итогов голосования и составлении протокола.

1.9. В участковой избирательной комиссии хранятся не более десяти дней со дня голосования на выборах депутатов, а затем передаются в окружную избирательную комиссию следующие документы временного срока хранения:

вторые экземпляры протокола участковой избирательной комиссии об итогах голосования по одномандатному (многомандатному) избирательному округу и приобщенные к ним заверенные копии особых мнений членов участковой избирательной комиссии с правом решающего голоса, заверенные копии поступивших в участковую избирательную комиссию в день голосования и до окончания подсчета голосов избирателей жалоб (заявлений) на нарушения Избирательного кодекса Приморского края, иного закона, заверенные копии принятых по указанным жалобам (заявлениям) решений;

отчеты участковых избирательных комиссий о поступлении и расходовании средств бюджета муниципального образования, выделенных на подготовку и проведение выборов депутатов, и приложенные к ним первичные финансовые документы.

1.10. В участковой избирательной комиссии хранятся не более десяти дней со дня голосования на выборах депутатов, а затем передаются в окружную избирательную комиссию следующие документы временного срока хранения:

выписка из списка наблюдателей, назначенных зарегистрированными кандидатами, избирательными объединениями, выдвинувшими зарегистрированных кандидатов, субъектами общественного контроля в участковую избирательную комиссию;

заявления избирателей о предоставлении возможности проголосовать вне помещения для голосования;

заверенные выписки из реестра заявлений (устных обращений) избирателей о предоставлении возможности проголосовать вне помещения для голосования;

опечатанные избирательные бюллетени;

вскрытые конверты для избирательных бюллетеней, используемых при досрочном голосовании;

список избирателей вместе с документами, прилагаемыми к нему (в том числе - официальными документами уполномоченных органов, личными письменными заявлениями граждан, поступившими в участковую избирательную комиссию в период уточнения списка избирателей, реестром заявлений (устных обращений) о голосовании вне помещения, списком досрочно проголосовавших избирателей с приобщенными к нему заявлениями избирателей о досрочном голосовании);

акт о передаче списка избирателей;

акт о передаче списка досрочно проголосовавших избирателей;

акты передачи избирательных бюллетеней, конвертов для досрочного голосования;

составленные участковой избирательной комиссией ведомости, акты и реестры.

1.11. Решение об определении места хранения документов избирательных комиссий принимается Комиссией по согласованию с главой местной администрации муниципального образования.

1.12. Ответственность за сохранность избирательной документации возлагается на председателя (заместителя председателя) и секретаря избирательной комиссии до передачи документов в вышестоящую избирательную комиссию либо в архив или ее уничтожения по истечении сроков хранения.

1.13. Органы местного самоуправления, их должностные лица обязаны оказывать избирательным комиссиям содействие в реализации их полномочий, в частности, предоставлять помещения для хранения избирательной документации до передачи ее в вышестоящую избирательную комиссию либо в архив или ее уничтожения по истечении сроков хранения, установленных законодательством, и обеспечивать охрану этих помещений и указанной документации.

2. Порядок уничтожения по истечении сроков хранения документов, связанных с подготовкой и проведением выборов депутатов представительных органов муниципальных образований в Приморском крае

Настоящий Порядок уничтожения по истечении сроков хранения документов, связанных с подготовкой и проведением выборов депутатов представительных органов муниципальных образований в Приморском крае (далее - Порядок), устанавливает требования к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли, не имеющих научно-исторической ценности, утративших свое практическое значение и не подлежащих архивному хранению, созданных на бумажном носителе.

Сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с Порядком хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением выборов депутатов представительных органов муниципальных образований в Приморском крае, утвержденным Избирательной комиссией Приморского края.

Уничтожение документов производится по истечении сроков их хранения только после проведения экспертизы их ценности и утверждения описей дел постоянного хранения экспертно-проверочной методической комиссией министерства культуры и архивного дела Приморского края ¹.

Экспертная комиссия, образованная в соответствующей Комиссии для проведения экспертизы ценности документов, осуществляет отбор на уничтожение документов, сроки хранения которых истекли.

Для подтверждения факта уничтожения на отобранные к уничтожению документы составляется Акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (далее - Акт) (форма акта прилагается).

Акт подписывается лицом, ответственными за хранение, и утверждается председателем соответствующей Комиссии.

При уничтожении документов должна быть исключена возможность ознакомления посторонних лиц с уничтожаемыми документами, неполного уничтожения документов, восстановления текста документа.

Уничтожение производится специализированной организацией в присутствии представителя (представителей) соответствующей Комиссии.

Для документов, созданных на бумажном носителе, в том числе содержащих конфиденциальную информацию, подлежащих уничтожению по истечении сроков хранения, основными методами уничтожения являются: сжигание; измельчение на фрагменты (шредирование), исключающее прочтение текста; химическая обработка.

______________________________

¹ За исключением документов, указанных в пункте 1.4 Порядка хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением выборов депутатов представительных органов муниципальных образований в Приморском крае