Раздел III. Функции отдела

Раздел III
Функции отдела

7. Функциями отдела, связанными с организацией деятельности приемных губернатора и заместителя губернатора - руководителя Аппарата и планированием их деятельности в части составления и исполнения распорядка рабочего дня губернатора и заместителя губернатора - руководителя Аппарата, являются:

1) организация исполнения ежедневного, еженедельного и ежемесячного рабочих графиков губернатора, заместителя губернатора - руководителя Аппарата;

2) обеспечение оперативной связи губернатора, заместителя губернатора - руководителя Аппарата с членами Администрации и иными должностными лицами;

3) обеспечение оперативного взаимодействия губернатора, заместителя губернатора - руководителя Аппарата с руководителями исполнительных органов, государственными органами Ненецкого автономного округа, государственными учреждениями и предприятиями Ненецкого автономного округа, органами местного самоуправления;

4) рассмотрение и подготовка для доклада губернатору, заместителю губернатора - руководителю Аппарата корреспонденции, направленной персонально в их адреса (личные пакеты и т.п.);

5) обеспечение оперативного исполнения личных поручений губернатора, заместителя губернатора - руководителя Аппарата;

6) организация персональных встреч губернатора, заместителя губернатора - руководителя Аппарата с должностными лицами различных уровней власти, представителями организаций, гражданами;

7) осуществление приема, учета, обработки документов, адресованных губернатору, заместителю губернатора - руководителю Аппарата;

8) организация подготовки проектов поручений, писем, ведение служебной переписки по личным поручениям губернатора, заместителя губернатора - руководителя Аппарата;

9) организация подготовки проектов правовых актов и иных документов по поручению губернатора, заместителя губернатора - руководителя Аппарата;

10) участие в организации официальных визитов, рабочих поездок и личных встреч губернатора, заместителя губернатора - руководителя Аппарата;

11) формирование, оформление, ведение учета дел согласно номенклатуре дел отдела в процессе делопроизводства, подготовка и своевременная передача их на архивное хранение или уничтожение документов в установленном порядке;

12) обеспечение ведения делопроизводства, соблюдение режима конфиденциальности;

13) организация проведения телефонных переговоров губернатора, заместителя губернатора - руководителя Аппарата, фиксирование в их отсутствие полученной информации и своевременное доведение информации до их сведения;

14) формирование заявки на укомплектование рабочего места губернатора, заместителя губернатора - руководителя Аппарата необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями.

8. Функциями отдела, связанными с обеспечением деятельности коллегиальных органов при Администрации, целью создания которых является решение вопросов, не отнесенных к компетенции иных исполнительных органов и иных структурных подразделений Аппарата, являются:

1) подготовка правовых актов о создании коллегиальных органов при Администрации;

2) координация взаимодействия участников коллегиальных органов при Администрации;

3) инициирование подготовки вопросов членами коллегиальных органов при Администрации для проведения заседаний;

4) формирование повесток заседаний коллегиальных органов при Администрации на основании представленных предложений;

5) формирование списков участников заседаний коллегиальных органов при Администрации;

6) получение и обобщение информации о фактическом участии приглашенных лиц в заседаниях коллегиальных органов при Администрации;

7) информирование участников о дате, времени и месте проведения заседаний коллегиальных органов при Администрации;

8) подготовка схем рассадки участников коллегиальных органов при Администрации (при необходимости);

9) обеспечение цифрового стенографирования (при необходимости);

10) оформление решений, принятых по результатам проведения заседаний коллегиальных органов при Администрации (при необходимости).

9. Функциями отдела, связанными с организационным обеспечением совещаний и иных мероприятий, проводимых заместителем губернатора - руководителем Аппарата, по вопросам, не отнесенным к компетенции иных исполнительных органов и иных структурных подразделений Аппарата, оформлением принятых решений, являются:

1) координация взаимодействия исполнительных органов;

2) обеспечение подготовки вопросов для включения в повестку дня совещания;

3) обеспечение подготовки вопросов для проведения иных мероприятий;

4) разработка повесток совещаний, подготовка регламентов проведения иных мероприятий на основании представленных предложений;

5) формирование списков участников совещаний, иных мероприятий, осуществление корректировки списков с учетом предложений заместителя губернатора - руководителя Аппарата;

6) получение и обобщение информации о фактическом участии приглашенных лиц в совещаниях, иных мероприятиях;

7) информирование участников о дате, времени и месте проведения совещаний, иных мероприятий;

8) подготовка схем рассадки участников совещаний, иных мероприятий (при необходимости);

9) обеспечение цифрового стенографирования (при необходимости);

10) оформление решений, принятых по результатам проведения совещаний, иных мероприятий (при необходимости);

11) осуществление протокольного обеспечения персональных встреч заместителя губернатора - руководителя Аппарата с должностными лицами различных уровней власти, органов местного самоуправления, с представителями организаций.

10. Функциями отдела, связанными с организационным обеспечением заседаний Администрации и оформлением принятых решений, являются:

1) подготовка проектов нормативных правовых актов о составе Администрации;

2) формирование ежеквартальных планов заседаний Администрации;

3) направление утвержденных планов заседаний Администрации в Собрание депутатов, в Счетную палату Ненецкого автономного округа, в прокуратуру Ненецкого автономного округа, а также размещение их на официальном сайте Администрации в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" (далее - сеть Интернет);

4) подготовка проектов повесток очередных (внеочередных) заседаний Администрации;

5) электронная рассылка согласованных проектов повесток очередных (внеочередных) заседаний Администрации и соответствующих материалов к ним членам Администрации и приглашенным лицам;

6) размещение согласованных проектов повесток на официальном сайте Администрации в сети Интернет;

7) извещение членов Администрации и приглашенных лиц о дате, времени и месте проведения заседания;

8) обеспечение подготовки зала заседаний Администрации для проведения заседаний Администрации в соответствии с требованиями делового этикета;

9) ведение аудиозаписей заседаний Администрации;

10) в целях проведения внеочередных заседаний Администрации опросным путем в форме заочного голосования создание в системе электронного документооборота "ДЕЛО" регистрационных карточек проектов документов (далее - РКПД) с прикреплением соответствующих материалов в электронном образе и отправка РКПД на голосование (визирование) одновременно всем членам Администрации;

11) направление материалов по вопросам, рассматриваемым на внеочередных заседаниях Администрации опросным путем в форме заочного голосования, прокурору Ненецкого автономного округа, председателю Собрания депутатов и председателю Счетной палаты Ненецкого автономного округа;

12) ведение и оформление протоколов заседаний Администрации;

13) подготовка выписок из протоколов заседаний Администрации и незамедлительное их направление (выдача под подпись) заинтересованным должностным лицам;

14) размещение на официальном сайте Администрации в сети Интернет сведений о решениях по вопросам, рассмотренным на заседаниях Администрации;

15) хранение документов к заседаниям Администрации, а также аудиозаписей заседаний Администрации;

16) ведение в электронном виде реестра вопросов, рассмотренных на заседаниях Администрации;

17) осуществление контроля за соответствием содержания правовых актов Администрации решениям, принятым на заседаниях Администрации;

18) приведение правовых актов Администрации в соответствие с требованиями, установленными Инструкцией по делопроизводству в Администрации Ненецкого автономного округа и иных исполнительных органах Ненецкого автономного округа, утвержденной постановлением Администрации Ненецкого автономного округа от 15.05.2018 N 110-п;

19) выведение правовых актов Администрации на печать.

11. Функциями отдела, связанными с обеспечением деятельности по участию компаний-недропользователей в социально-экономическом развитии Ненецкого автономного округа на основании поручений губернатора, заместителя губернатора - руководителя Аппарата, являются:

1) взаимодействие с исполнительными органами на предмет заключения и исполнения соглашений (дополнительных соглашений, договоров, протоколов, меморандумов и пр.) об участии компаний-недропользователей в социально-экономическом развитии Ненецкого автономного округа (далее - соглашения);

2) разработка проектов соглашений в соответствии с принятыми губернатором, заместителем губернатора - руководителем Аппарата решениями;

3) согласование проектов соглашений с компаниями-недропользователями;

4) согласование проектов соглашений с исполнительными органами, структурными подразделениями Аппарата, в том числе подготовка документов для рассмотрения вопросов на заседаниях Администрации;

5) ведение учета движения денежных средств (иного имущества), осуществляемого в рамках исполнения соглашений;

6) ведение учета мероприятий, реализующихся в рамках исполнения соглашений (далее - мероприятия);

7) подготовка и формирование отчетов, сводной и справочной информации по учету движения денежных средств (иного имущества);

8) формирование сводных отчетов об использовании денежных средств и проведении мероприятий;

9) планирование и анализ поступлений в окружной бюджет в рамках соглашений на текущий и плановые периоды;

10) осуществление иной работы в соответствии с Порядком организации исполнения соглашений об участии недропользователей в социально-экономическом развитии Ненецкого автономного округа в системе исполнительных органов государственной власти Ненецкого автономного округа, утвержденным распоряжением губернатора от 27.05.2015 N 154-рг.

12. Функциями отдела, связанными с подготовкой сводного плана работы исполнительных органов и осуществлением контроля за его исполнением, являются:

1) анализ поступившей информации и подготовка сводных планов работы исполнительных органов;

2) рассылка согласованных сводных планов работы исполнительных органов;

3) подготовка на основании представленных справок обобщенной информации об исполнении сводных планов работы исполнительных органов;

4) рассылка обобщенной информации об исполнении сводных планов работы исполнительных органов.

13. Функциями отдела, связанными с организационно-техническим обеспечением деятельности Общественного совета, являются:

1) формирование состава Общественного совета;

2) представление по запросам Общественного совета необходимых для исполнения его полномочий сведений, за исключением сведений, составляющих государственную и иную охраняемую законом тайну;

3) размещение на официальном сайте Аппарата в сети Интернет информации о создании Общественного совета, его состава, планов работы и принятых на заседаниях решений.

14. Функциями отдела, связанными с взаимодействием с КУ НАО "СМТО" по вопросам организации материально-технического обеспечения деятельности губернатора, заместителя губернатора - руководителя Аппарата, Администрации и отдела, являются:

1) подготовка в соответствии с постановлением Администрации от 18.02.2015 N 27-п "О представительских расходах в исполнительных органах государственной власти Ненецкого автономного округа" распоряжений о представительских расходах на приобретение продуктов и питьевой воды для приемной губернатора и на приобретение питьевой воды для участников заседаний Администрации;

2) подготовка в соответствии с постановлением Администрации от 15.01.2015 N 2-п "Об утверждении Положения о материально-техническом обеспечении исполнительных органов государственной власти Ненецкого автономного округа, государственных органов Ненецкого автономного округа, мировых судей Ненецкого автономного округа, осуществляемом казенным учреждением Ненецкого автономного округа "Служба материально-технического обеспечения органов государственной власти Ненецкого автономного округа" заявок на выделение канцелярских принадлежностей и иных предметов, приобретенных КУ НАО "СМТО", в целях укомплектования рабочих мест губернатора, заместителя губернатора - руководителя Аппарата, а также сотрудников отдела;

3) направление в КУ НАО "СМТО" заявок на автотранспорт для проведения официальных мероприятий, организуемых отделом.