Приказ Министерства по делам архивов Пензенской области от 19 декабря 2022 г. N 114-од "Об утверждении административного регламента Министерства по делам архивов Пензенской области по предоставлению государственной услуги "Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных государственными, муниципальными архивами и иными органами и организациями, расположенными на территории Пензенской области (кроме тех, кому такое право представлено нормативными правовыми актами)" (с изменениями и дополнениями)

Приказ Министерства по делам архивов Пензенской области от 19 декабря 2022 г. N 114-од
"Об утверждении административного регламента Министерства по делам архивов Пензенской области по предоставлению государственной услуги "Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных государственными, муниципальными архивами и иными органами и организациями, расположенными на территории Пензенской области (кроме тех, кому такое право представлено нормативными правовыми актами)"

В соответствии с федеральными законами от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (с изменениями и дополнениями) и от 28.11.2015 N 330-ФЗ "О проставлении апостиля на российских официальных документах, подлежащих вывозу за пределы территории Российской Федерации" (с изменениями и дополнениями), постановлением Правительства Российской Федерации от 30.05.2016 N 479 "О компетентных органах, уполномоченных на проставление апостиля в Российской Федерации", постановлением Правительства Пензенской области от 29.06.2011 N 410-пП "О разработке и утверждении административных регламентов предоставления государственных услуг исполнительными органами Пензенской области" (с изменениями и дополнениями), руководствуясь постановлением Правительства Пензенской области от 29.09.2022 N 821-пП "Об утверждении Положения о Министерстве по делам архивов Пензенской области", приказываю:

1. Утвердить прилагаемый административный регламент Министерства по делам архивов Пензенской области по предоставлению государственной услуги "Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных государственными, муниципальными архивами и иными органами и организациями, расположенными на территории Пензенской области (кроме тех, кому такое право представлено нормативными правовыми актами)".

2. Признать утратившим силу приказ Департамента по делам архивов Пензенской области от 13.09.2022 N 71-од "Об утверждении административного регламента Департамента по делам архивов Пензенской области по предоставлению государственной услуги "Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных государственными, муниципальными архивами и иными органами и организациями, расположенными на территории Пензенской области (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами)".

3. Настоящий приказ разместить (опубликовать) на "Официальном интернет-портале правовой информации" (www.pravo.gov.ru) и на официальном сайте Министерства по делам архивов Пензенской области в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Министр

З.Х. Бибарсов

Утвержден
приказом
Министерства по делам архивов
Пензенской области
19 декабря 2022 N 114-од

Административный регламент
Министерства по делам архивов Пензенской области по предоставлению государственной услуги "Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных государственными, муниципальными архивами и иными органами и организациями, расположенными на территории Пензенской области (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами)"

ГАРАНТ:

См. справку об административных регламентах исполнения государственных функций и административных регламентах предоставления государственных услуг

1. Общие положения

Предмет регулирования регламента

1. Административный регламент Министерства по делам архивов Пензенской области по предоставлению государственной услуги "Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных государственными, муниципальными архивами и иными органами и организациями, расположенными на территории Пензенской области (кроме тех, кому такое право представлено нормативными правовыми актами)" (далее - Регламент) определяет порядок, сроки и последовательность действий (административных процедур) при предоставлении государственной услуги "Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных государственными, муниципальными архивами и иными органами и организациями, расположенными на территории Пензенской области (кроме тех, кому такое право представлено нормативными правовыми актами)" (далее - государственная услуга).

Министерство по делам архивов Пензенской области (далее - Министерство) проставляет апостиль на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях (далее - официальные документы), подготовленных государственными, муниципальными архивами и иными органами и организациями, расположенными на территории Пензенской области (кроме тех, кому такое право представлено нормативными правовыми актами).

Круг заявителей

2. Заявителями являются физические или юридические лица, обратившиеся в Министерство с заявлением о предоставлении государственной услуги и документом, удостоверяющим личность (документом, подтверждающим полномочия представителя юридического лица, если в качестве заявителя выступает юридическое лицо), либо их уполномоченные представители, полномочия которых должны быть подтверждены доверенностью, оформленной в соответствии с требованиями гражданского законодательства Российской Федерации (далее - заявитель).

Требования к порядку информирования о предоставлении государственной услуги

3. Информирование заявителей о предоставлении государственной услуги осуществляется в Министерстве.

4. Консультации по процедуре предоставления государственной услуги предоставляются специалистом Министерства, в чьи должностные обязанности входит предоставление государственной услуги (далее - специалист), по письменным обращениям, по телефону, по электронной почте:

а) по обращениям, поступившим в письменной форме, ответ направляется по почтовому адресу заявителя, указанному в обращении, в срок, не превышающий пяти дней с момента регистрации такого обращения;

б) по телефону специалист Министерства обязан предоставлять следующую информацию:

- о принятии решения по конкретному заявлению;

- о нормативных правовых актах, регламентирующих предоставление государственной услуги (наименование, номер, дата принятия нормативного правового акта);

- о документах, необходимых для получения государственной услуги;

- о требованиях к заверению документов, прилагаемых к заявлению.

Индивидуальное устное информирование каждого заявителя, обратившегося по телефону, осуществляется не более 10 минут.

В случае если для подготовки ответа требуется более продолжительное время, специалист Министерства, осуществляющий индивидуальное устное информирование, может предложить заявителю обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное для него время для устного информирования.

При ответе на телефонные звонки специалист, осуществляющий информирование, сняв трубку, должен назвать фамилию, имя, отчество, занимаемую должность и наименование Министерства, предложив гражданину представиться и изложить суть вопроса.

Во время разговора необходимо произносить слова четко, избегать параллельных разговоров с окружающими людьми и не прерывать разговор по причине поступления звонка на другой аппарат. В конце информирования специалист должен кратко подвести итоги и перечислить меры, которые надо принять заявителю.

Специалист Министерства, осуществляющий информирование (по телефону или лично), должен корректно и внимательно относиться к гражданам, не унижая их чести и достоинства.

Информирование граждан о процедуре предоставления государственной услуги осуществляется также путем оформления информационных стендов;

в) по обращениям, поступившим в форме электронного документа, ответ направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты заявителя, указанному в обращении, в срок, не превышающий пяти дней с момента регистрации такого обращения;

г) заявитель имеет право на получение информации в форме электронных документов посредством федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" (www.gosuslugi.ru) (далее - Единый портал) и (или) модуль Комплексной системы предоставления государственных и муниципальных услуг Пензенской области "Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Пензенской области" (https://gosuslugi.pnzreg.ru)" (далее - Региональный портал), официального сайта Министерства в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" (далее - официальный сайт Министерства).

Порядок, форма, место размещения и способы получения справочной информации

5. Основными требованиями к информированию являются достоверность и полнота предоставляемой справочной информации, четкость в изложении такой информации, наглядность, оперативность, удобство и доступность ее получения.

Порядок, форма и способы получения справочной информации соответствуют требованиям по информированию заявителей по вопросам предоставления государственной услуги, предусмотренным пунктом 4 Регламента.

Информирование осуществляется также путем оформления информационных стендов в Министерстве, где размещается соответствующая справочная информация.

Справочная информация размещается также на официальном сайте Министерства, Едином портале, Региональном портале.

К справочной информации относится следующая информация:

- место нахождения и график работы Министерства, обращение в который необходимо для получения государственной услуги;

- справочный телефон Министерства;

- адрес официального сайта Министерства в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", адрес электронной почты.

6. На Едином портале, Региональном портале и официальном сайте Министерства размещается следующая информация:

1) исчерпывающий перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги, требования к оформлению указанных документов, а также перечень документов, которые заявитель вправе представить по собственной инициативе;

2) круг заявителей;

3) срок предоставления государственной услуги;

4) результаты предоставления государственной услуги, порядок представления документа, являющегося результатом предоставления государственной услуги;

5) размер государственной пошлины, взимаемой за предоставление государственной услуги;

6) исчерпывающий перечень оснований для приостановления или отказа в предоставлении государственной услуги;

7) о праве заявителя на досудебное (внесудебное) обжалование действий (бездействия) и решений, принятых (осуществляемых) в ходе предоставления государственной услуги;

8) форма заявления, используемая при предоставлении государственной услуги.

Информация о порядке и сроках предоставления государственной услуги посредством Единого портала, Регионального портала, а также на официальном сайте Министерства предоставляется заявителю бесплатно.

Доступ к информации о сроках и порядке предоставления услуги осуществляется без выполнения заявителем каких-либо требований, в том числе без использования программного обеспечения, установка которого на технические средства заявителя требует заключения лицензионного или иного соглашения с правообладателем программного обеспечения, предусматривающего взимание платы, регистрацию или авторизацию заявителя или предоставление им персональных данных.

II. Стандарт предоставления государственной услуги

Наименование государственной услуги, краткое наименование государственной услуги

7. Наименование государственной услуги - проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных государственными, муниципальными архивами и иными органами и организациями, расположенными на территории Пензенской области (кроме тех, кому такое право представлено нормативными правовыми актами).

8. Краткое наименование государственной услуги не предусмотрено.

Наименование исполнительного органа Пензенской области, предоставляющего государственную услугу

9. Государственная услуга предоставляется Министерством по делам архивов Пензенской области.

Результат предоставления государственной услуги

10. Результатом предоставления государственной услуги является:

- проставление апостиля на официальном документе;

- отказ в проставлении апостиля на официальном документе, направление заявителю письменного уведомления об отказе с приложением представленных заявителем документов.

11. Юридическим фактом завершения предоставления государственной услуги является выдача (отправка) заявителю официального документа с проставленным апостилем либо письменный отказ в предоставлении государственной услуги.

Срок предоставления государственной услуги

12. Срок предоставления государственной услуги не может превышать пять рабочих дней со дня регистрации Министерством запроса заявителя о проставлении апостиля.

13. Срок предоставления государственной услуги может быть продлен Министерством до тридцати рабочих дней в случае отсутствия у Министерства образца подписи, оттиска печати и информации о полномочиях должностного лица, подписавшего российский официальный документ.

Правовые основания для предоставления государственной услуги

14. Перечень нормативных правовых актов, регулирующих предоставление государственной услуги (с указанием их реквизитов и источников официального опубликования), размещается на Едином портале, Региональном портале и официальном сайте Министерства.

Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги, с разделением на документы и информацию, которые заявитель должен представить самостоятельно, и документы, которые заявитель вправе представить по собственной инициативе, так как они подлежат представлению в рамках межведомственного информационного взаимодействия, способы их представления

15. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги, которые заявитель должен представить самостоятельно:

- письменное заявление о предоставлении государственной услуги (приложения N 1, 2 к Регламенту);

- оригинал официального документа, подготовленного государственными, муниципальными архивами и иными органами и организациями, расположенными на территории Пензенской области, подлежащего вывозу на территорию иностранного государства.

16. В случае направления документов для предоставления государственной услуги почтовой связью или курьерской службой доставки, письменное заявление, содержащий просьбу о проставлении апостиля на официальном документе, подается по форме согласно приложениям N 1, 2 к Регламенту.

17. Для предоставления государственной услуги Министерству необходим документ, подтверждающий факт уплаты заявителем государственной пошлины, взимаемой за предоставление услуги.

Информацию, подтверждающую уплату заявителем государственной пошлины, Министерство получает из Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Пензенской области на основании соответствующего запроса с использованием единой системы межведомственного электронного взаимодействия.

18. Заявитель вправе представить по собственной инициативе документ, подтверждающий уплату государственной пошлины за предоставление услуги. В этом случае запрос в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Пензенской области не направляется.

19. Необходимых и обязательных услуг для предоставления государственной услуги не имеется.

20. Запрещается требовать от заявителя:

- представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги;

- представления документов и информации, которые находятся в распоряжении Министерства, иных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации;

- документы или информацию, отсутствие и (или) недостоверность которых не указывались при первоначальном отказе в приеме документов, необходимые для предоставления государственной услуги, либо в предоставлении государственной услуги, за исключением случаев, предусмотренных пунктом 4 части 1 статьи 7 Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (с последующими изменениями).

Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги

21. Оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги, не предусмотрено.

Исчерпывающий перечень оснований для приостановления предоставления государственной услуги или отказа в предоставлении государственной услуги

22. В предоставлении государственной услуги отказывается по следующим основаниям:

- непредставления или представления в неполном объеме документов, предусмотренных пунктом 15 настоящего Регламента;

- если официальный документ не подлежит направлению или вывозу в страну, подписавшую Конвенцию;

- если официальный документ предназначен для направления:

а) в государства, с которыми Российская Федерация заключила Договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам,

б) в государства - участники СНГ, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которыми имеются двухсторонние соглашения о сотрудничестве;

- отсутствия на официальном документе хотя бы одного из реквизитов, наличие которого согласно законодательству Российской Федерации, является обязательным (номер, дата, подпись, печать (при наличии печати));

- выявления на официальном документе в ходе проверки визуального соответствия оттиска печати (при наличии печати) подчисток, приписок, неравномерности и ненасыщенности цветового тона оттиска, нечеткости изображения элементов оттиска, визуально различимых выдавливания краски за края контура рисунка оттиска, искажений деталей оттиска, "смазывания", "стирания", грамматических ошибок, опечаток.

Основания для приостановления предоставления государственной услуги отсутствуют.

Порядок, размер и основания взимания государственной пошлины или иной платы, взимаемой за предоставление государственной услуги

23. За предоставление государственной услуги взимается государственная пошлина.

Размер и порядок уплаты государственной пошлины установлены главой 25.3 Налогового кодекса Российской Федерации.

В соответствии с подпунктом 48 пункта 1 статьи 333.33 Налогового кодекса Российской Федерации за проставление апостиля уплачивается государственная пошлина в размере 2500 рублей за каждый документ.

На основании подпункта 5 пункта 1 статьи 333.18 Налогового кодекса Российской Федерации при обращении за проставлением апостиля плательщик (организация или физическое лицо), обратившиеся за проставлением апостиля, уплачивает государственную пошлину до проставления апостиля.

Согласно подпункту 10 пункта 1 статьи 333.35 Налогового кодекса Российской Федерации от уплаты государственной пошлины освобождены органы государственной власти, органы местного самоуправления.

Согласно подпункту 12 пункта 3 статьи 333.35 Налогового кодекса Российской Федерации государственная пошлина не уплачивается за проставление апостиля на истребуемых в соответствии с международными договорами Российской Федерации, а также по запросам дипломатических представительств и консульских учреждений Российской Федерации, документах о регистрации актов гражданского состояния и справках, выданных архивными органами по обращениям физических лиц, проживающих за пределами территории Российской Федерации.

Максимальный срок ожидания в очереди при личном обращении заявителя в Министерство

24. Максимальный срок ожидания в очереди при личном обращении заявителя в Министерство не должен превышать 15 минут.

Срок и порядок регистрации заявления и официальных документов, поступивших в Министерство для предоставления государственной услуги

25. Регистрация заявления и официальных документов, поступивших в Министерство от заявителя в письменной форме на личном приеме, посредством почтовой связи или курьерской службой доставки, производится в срок не более одного рабочего дня с момента поступления в Министерство.

Требования к помещениям, в которых предоставляется государственная услуга, к залу ожидания, местам для заполнения заявлений о предоставлении государственной услуги, информационным стендам с образцами их заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления государственной услуги, в том числе к обеспечению доступности для инвалидов указанных объектов в соответствии с законодательством Российской Федерации о социальной защите инвалидов

26. Помещения для предоставления государственной услуги размещаются на нижних этажах зданий, оборудованных отдельным входом, или в отдельно стоящих зданиях. Вход и выход оборудуются пандусом с расширенным проходом, позволяющим обеспечить беспрепятственный доступ инвалидов, включая инвалидов, использующих кресла-коляски.

В помещениях для предоставления государственной услуги на видном месте располагаются схемы размещения средств пожаротушения и путей эвакуации посетителей и специалистов Министерства. Вход и выход из помещения для предоставления государственной услуги оборудуются соответствующими указателями с автономными источниками бесперебойного питания.

Помещения, предназначенные для ожидания заявителей в очереди на представление или получение официальных документов, оборудуются информационными стендами, содержащими информацию, предусмотренную пунктом 5 Регламента.

27. На территории, прилегающей к зданию, где расположен Министерство, оборудуются места парковки транспортных средств. Количество парковочных мест определяется исходя из интенсивности и количества заявителей, обратившихся в Министерство за определенный период, с выделением не менее 10 процентов мест (но не менее одного места) для бесплатной парковки транспортных средств, управляемых инвалидами I, II групп, и транспортных средств, перевозящих таких инвалидов и (или) детей-инвалидов. На граждан из числа инвалидов III группы распространяются нормы настоящего пункта в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации.

28. Предоставление государственной услуги осуществляется в отдельных специально оборудованных помещениях, обеспечивающих беспрепятственный доступ инвалидов (включая инвалидов, использующих кресла-коляски и собак-проводников). Специалисты Министерства, предоставляющие услуги, должны оказывать помощь инвалидам в преодолении барьеров, мешающих получению ими услуг наравне с другими лицами.

Прием получателей государственной услуги осуществляется в специально выделенных для этих целей помещениях и залах обслуживания (информационных залах) - местах предоставления государственной услуги.

Обеспечивается дублирование необходимой для инвалидов звуковой и зрительной информации, а также надписей и знаков и иной текстовой и графической информации, знаками, выполненными рельефно-точечным шрифтом Брайля, допуск сурдопереводчика и тифлосурдопереводчика.

В случае невозможности полностью приспособить объект с учетом потребности инвалида, ему обеспечивается доступ к месту предоставления государственной услуги либо, когда это возможно, ее предоставление по месту жительства инвалида или в дистанционном режиме.

29. Помещения для ожидания оборудуются стульями (кресельными секциями), столами (стойками) и реквизитами для оплаты государственной пошлины и канцелярскими принадлежностями. Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в здании.

30. Помещения для приема заявителей должны соответствовать комфортным условиям для заявителей и оптимальным условиям работы специалистов с заявителями, в том числе обеспечивать возможность реализации прав инвалидов на предоставление по их заявлению государственной услуги.

31. Рабочие места специалистов, осуществляющих прием заявителей, должны быть оборудованы персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим, копирующим устройствами, а также информационной табличкой с указанием фамилии, имени, отчества и должности специалиста, осуществляющего прием заявителей.

Показатели доступности и качества предоставления государственной услуги

32. Показателями доступности предоставления государственной услуги являются:

- наличие исчерпывающих сведений о месте, порядке и сроках предоставления государственной услуги на информационных стендах, на Едином портале, Региональном портале, официальном сайте Министерства.

- наличие необходимого и достаточного количества специалистов, а также помещений, в которых осуществляется предоставление государственной услуги, в целях соблюдения установленных регламентом сроков предоставления государственной услуги;

- возможность направления документов для предоставления государственной услуги почтовой связью и курьерской службой доставки;

- возможность получения результата предоставления государственной услуги почтовой связью;

- возможность получения заявителем информации о ходе предоставления государственной услуги с использованием средств телефонной связи.

33. Качество предоставления государственной услуги характеризуется:

- наличием специалистов и уполномоченных должностных лиц с уровнем квалификации, необходимым для надлежащего исполнения административных процедур, предусмотренных регламентом;

- отсутствием очередей при приеме и выдаче документов заявителям;

- отсутствием нарушений сроков предоставления государственной услуги;

- отсутствием жалоб на действия (бездействие) специалистов и уполномоченных должностных лиц;

- отсутствием жалоб на некорректное, невнимательное отношение специалистов и уполномоченных должностных лиц к заявителям.

Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления государственной услуги в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг и особенности предоставления государственной услуги в электронной форме

34. При предоставлении государственной услуги в электронной форме посредством Единого портала, Регионального портала, официального сайта Министерства заявителю обеспечивается:

а) получение информации о порядке и сроках предоставления государственной услуги;

б) досудебное (внесудебное) обжалование решений и действий (бездействия) Министерства, его должностных лиц.

Предоставление государственной услуги в многофункциональных центрах предоставления государственных и муниципальных услуг (далее - МФЦ), а также в электронной форме, не осуществляется.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения

Перечень и последовательность административных процедур

35. Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- прием и регистрация официальных документов, поступивших в Министерство для предоставления государственной услуги;

- формирование и направление межведомственного запроса об оплате государственной пошлины за предоставление государственной услуги;

- рассмотрение официальных документов в целях установления наличия или отсутствия оснований в предоставлении государственной услуги;

- продление срока предоставления государственной услуги до тридцати рабочих дней в случае отсутствия у Министерства образца подписи, оттиска печати и информации о полномочиях должностного лица, подписавшего официальный документ;

- проставление апостиля;

- выдача (отправка) официальных документов заявителю;

- отказ в предоставлении государственной услуги.

Прием и регистрация официальных документов, поступивших в Министерство для предоставления государственной услуги

36. Основанием для начала данной административной процедуры является поступление в Министерство официальных документов для предоставления государственной услуги.

37. Официальные документы представляются в Министерство заявителем лично либо направляются почтовой связью или курьерской службой доставки.

38. Датой поступления официальных документов является дата их регистрации в Министерстве.

39. Прием, регистрацию и проверку официальных документов осуществляет специалист Министерства, уполномоченный на проставление апостиля.

Специалист, уполномоченный на проставление апостиля при поступлении официальных документов с письменным заявлением заявителя о предоставлении государственной услуги (приложения N 1, 2 к Регламенту) устанавливает наличие или отсутствие оснований для предоставления государственной услуги.

В случае установления наличия оснований для предоставления государственной услуги, специалист Министерства, уполномоченный на проставление апостиля, вносит в Журнал входящих документов для проставления апостиля (приложение N 4 к Регламенту) сведения в соответствии с письменным заявлением заявителя.

В случае если документы, подтверждающие уплату государственной пошлины, не представлены заявителем по собственной инициативе, специалист Министерства, уполномоченный на проставление апостиля, проверяет наличие информации об уплате государственной пошлины, содержащейся в Государственной информационной системе о государственных муниципальных платежах (далее - ГИС ГМП).

Журнал документов для проставления апостиля ведется в бумажном или электронном виде.

Максимальный срок выполнения административного действия составляет 4 минуты на каждый из представленных официальных документов.

40. Специалист, уполномоченный на проставление апостиля, оформляет расписку о приеме официальных документов (приложение N 3 к Регламенту).

Расписка о приеме официальных документов может быть заполнена в электронном виде (в том числе с использованием автоматизированных информационных систем), с одновременной распечаткой расписки для передачи ее заявителю.

Максимальный срок выполнения действия составляет 4 минуты.

41. Специалист, уполномоченный на проставление апостиля, передает заявителю расписку.

Формирование и направление межведомственного запроса об оплате государственной пошлины за предоставление государственной услуги

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

44. Основанием для начала данной административной процедуры является получение официальных документов специалистом, уполномоченным на проставление апостиля.

45. Документ, подтверждающий факт оплаты заявителем государственной пошлины, находится в распоряжении Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Пензенской области.

46. Специалист, уполномоченный на проставление апостиля, после получения официальных документов формирует с использованием программно-технических средств запрос в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Пензенской области о предоставлении информации об оплате заявителем государственной пошлины за предоставление государственной услуги и направляет запрос адресату по каналам системы межведомственного электронного взаимодействия.

Максимальный срок выполнения административного действия составляет 15 минут.

47. Результатом выполнения административной процедуры является получение из Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Пензенской области запрашиваемой информации.

Рассмотрение официальных документов в целях установления наличия или отсутствия оснований в предоставлении государственной услуги

48. Основанием для начала данной административной процедуры является поступление официальных документов к специалисту, уполномоченному на проставление апостиля.

49. Специалист, уполномоченный на проставление апостиля, после поступления к нему официальных документов устанавливает наличие или отсутствие оснований для отказа в предоставлении государственной услуги, предусмотренных пунктом 22 Регламента.

Максимальный срок выполнения административного действия 20 минут на каждый документ.

Продление срока предоставления государственной услуги до тридцати рабочих дней в случае отсутствия у Министерства образца подписи, оттиска печати и информации о полномочиях должностного лица, подписавшего официальный документ

50. При отсутствии в Министерстве образцов подписи, оттиска печати и информации о полномочиях должностного лица, подписавшего российский официальный документ, срок предоставления государственной услуги может быть продлен Министерством до тридцати рабочих дней.

Специалист, уполномоченный на проставление апостиля, оформляет запрос на получение образца подписи и подтверждения полномочий на право подписи лица, подписавшего представленный официальный документ, и (или) образца оттиска печати организации, от которой исходит официальный документ.

В запросе также указывается, что в случае невозможности предоставления образца подписи лица, подписавшего официальный документ, и подтверждения полномочий на право подписи лица, подписавшего представленный официальный документ, и (или) оттиска печати организации, от которой исходит официальный документ, в ответе на запрос должна содержаться информация о подтверждении или не подтверждении факта выдачи официального документа. При этом в запросе указываются наименование официальных документов, представленных заявителем, их реквизиты, фамилия и инициалы лица, в отношении которого оформлены документы.

Максимальный срок выполнения административного действия 30 минут.

51. Специалист, уполномоченный на проставление апостиля, передает оформленный запрос на подпись Министру.

Максимальный срок выполнения административного действия не должен превышать одного рабочего дня.

52. Министр подписывает запрос на получение образца подписи и подтверждение полномочий на право подписи лица, подписавшего представленный официальный документ, и (или) образца оттиска печати организации, от которой исходит официальный документ, и передает специалисту, уполномоченному на проставление апостиля.

53. Специалист, уполномоченный на проставление апостиля, передает запрос специалисту, осуществляющему регистрацию исходящей корреспонденции, для отправки по назначению.

Максимальный срок выполнения административного действия - в течение рабочего дня.

54. Специалист, уполномоченный на проставление апостиля, информирует заявителя о продления срока проставления апостиля в течение одного рабочего дня со дня принятия решения о продлении срока проставления апостиля.

55. При получении образцов подписи лица, подписавшего официальный документ, и (или) оттиска печати организации, от которой исходит официальный документ, подтверждения полномочий лица на право подписи официального документа специалист, уполномоченный на проставление апостиля, осуществляет действия, предусмотренные пунктом 56 Регламента, в день получения ответа организации, которой был отправлен запрос.

Максимальный срок выполнения административного действия составляет 20 минут.

56. Полученные образцы подписи лица, подписавшего официальный документ, и (или) оттиска печати организации, от которой исходит официальный документ, а также подтверждение полномочий лица на право подписи официального документа, помещаются специалистом, уполномоченным на проставление апостиля, в дело с имеющимися образцами подписей и оттисков печатей.

57. После выполнения административных действий, предусмотренных пунктом 56 Регламента, специалист, уполномоченный на проставление апостиля, принимает решение о начале административной процедуры по проставлению апостиля, либо об отказе в предоставлении государственной услуги.

58. Решение о начале административной процедуры по проставлению апостиля, либо об отказе в предоставлении государственной услуги принимается в течение 10 минут.

Проставление апостиля

59. Основанием для начала данной административной процедуры является установление специалистом, уполномоченным на проставление апостиля, отсутствия оснований для отказа в предоставлении государственной услуги.

60. Специалист, уполномоченный на проставление апостиля, приступает к проставлению штампа "Апостиль".

61. Форма апостиля должна соответствовать образцу, содержащемуся в приложении к Конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов (Заключена в г. Гааге 05.10.1961) (вступила в силу для России 31.05.1992).

62. Апостиль удостоверяет подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее официальный документ, и в надлежащем случае - подлинность печати или штампа, которыми скреплен этот документ.

63. Апостиль проставляется на самом официальном документе или на отдельном листе, скрепляемом с официальным документом.

64. Апостиль составляется на русском языке. Заголовок апостиля должен быть дан на французском языке: "Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)".

65. Проставление апостиля на самом официальном документе осуществляется путем проставления специального оттиска штампа "Апостиль" с его последующим заполнением.

Оттиск штампа "Апостиль" проставляется в конце текста официального документа на свободном от него месте, либо на оборотной стороне официального документа, либо на отдельном листе, скрепляемом с официальным документом.

В случае проставления апостиля на отдельном листе листы официального документа и лист с апостилем прошиваются нитью любого цвета либо тонким шнуром (лентой).

Последний лист официального документа в месте, где он прошит, заклеивается плотной бумажной "звездочкой", на которой проставляется оттиск печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее - гербовая печать). Сведения о количестве прошитых, пронумерованных и скрепленных гербовой печатью листов заверяются подписью лица, уполномоченного на подписание апостиля, с указанием его фамилии, инициалов и должности.

66. Апостиль может быть подготовлен методом компьютерного набора. Для подготовки апостиля также допускается использование информационных автоматизированных систем.

67. Текст в апостиле должен быть напечатан или четко написан от руки, подчистки не допускаются, приписки, зачеркнутые слова и иные исправления оговариваются лицом, его подписавшим, и подтверждаются его подписью и оттиском гербовой печати.

68. Проставление апостиля методом ксерокопирования или иным, отличным от предусмотренного Регламентом, способом не допускается.

69. Штамп "Апостиль" заполняется специалистом, уполномоченным на проставление апостиля, в следующем порядке:

- в пункте 1 апостиля - Российская Федерация;

- в пункте 2 апостиля - фамилия в творительном падеже и инициалы лица, подписавшего официальный документ, представленный для проставления апостиля;

- в пункте 3 апостиля - должность лица, подписавшего официальный документ;

- в пункте 4 апостиля - официальное наименование органа, удостоверившего документ оттиском печати;

- в пункте 5 апостиля в предложном падеже указывается город, в котором проставляется апостиль;

- в пункте 6 апостиля - дата его проставления;

- в пункте 7 апостиля - наименование удостоверяющего органа, ФИО и должность лица, удостоверившего документ;

- в пункте 8 апостиля указывается его номер, соответствующий порядковому номеру записи в журнале регистрации апостиля;

- в пункте 9 апостиля проставляется гербовая печать;

- в пункте 10 апостиля ставится подпись должностного лица, удостоверившего документ.

Максимальный срок выполнения административного действия составляет 20 минут на каждый документ.

70. Оттиск гербовой печати, проставляемой на месте бумажной "звездочки", должен располагаться равномерно на "звездочке" и на листе.

При проставлении в пункте 9 апостиля оттиска гербовой печати допускается выступ оттиска за рамки апостиля.

Выдача (отправка) официальных документов заявителю

73. Специалист, уполномоченный на проставление апостиля, знакомит заявителя с перечнем выдаваемых официальных документов. Заявитель расписывается в получении документов в соответствующей графе журнала регистрации апостиля (приложение N 5 к Регламенту).

При ведении в электронном виде журнала регистрации апостиля специалист, уполномоченный на проставление апостиля, распечатывает строку журнала, соответствующую записи о приеме документов заявителя, для проставления заявителем даты и подписи.

Максимальный срок выполнения административного действия - 5 минут.

74. В случае поступления официальных документов и заявления о предоставлении государственной услуги почтовой связью или курьерской службой доставки специалист, уполномоченный на проставление апостиля, готовит проект письма об отправке официальных документов и передает проект письма с приложением официальных документов на подпись Министру.

75. Министр подписывает письмо и передает специалисту, уполномоченный на проставление апостиля, для отправки заявителю.

76. Специалист, уполномоченный на проставление апостиля, регистрирует в журнале исходящей корреспонденции письмо и готовит его к отправке с приложением официальных документов.

Максимальный срок выполнения административного действия - в течение рабочего дня.

Отказ в предоставлении государственной услуги

77. Основанием для начала данной административной процедуры является установление специалистом, уполномоченным на проставление апостиля, наличия оснований для отказа в предоставлении государственной услуги, предусмотренных пунктом 22 Регламента.

78. Специалист, уполномоченный на проставление апостиля, сообщает Министру об установленных основаниях для отказа в предоставлении государственной услуги.

79. Министр рассматривает основания для отказа в предоставлении государственной услуги, установленные специалистом, уполномоченным на проставление апостиля.

Максимальный срок выполнения административной процедуры - в течение рабочего дня.

80. В случае принятия Министром решения об отказе в предоставлении государственной услуги специалист, уполномоченный на проставление апостиля, сообщает заявителю об установленных основаниях для отказа в предоставлении государственной услуги на личном приеме или при обращении заявителя по телефону за информацией о ходе предоставления государственной услуги.

81. В зависимости от требования заявителя, отказ в предоставлении государственной услуги осуществляется в устной либо в письменной форме.

82. При возврате официальных документов заявителю на личном приеме специалист, уполномоченный на проставление апостиля, в устной форме разъясняет заявителю установленные основания для отказа в предоставлении государственной услуги и порядок обжалования принятого решения об отказе, возвращает заявителю представленные документы.

83. По письменному требованию заявителя, получающего официальные документы на личном приеме, специалист, уполномоченный на проставление апостиля, готовит проект письма заявителю об отказе в предоставлении государственной услуги.

В проекте письма специалист, уполномоченный на проставление апостиля, излагает установленные основания для отказа в предоставлении государственной услуги, а также информирует заявителя о порядке обжалования принятого решения об отказе в предоставлении государственной услуги.

84. Специалист, уполномоченный на проставление апостиля, передает проект письма с приложением официальных документов на подпись Министру.

85. Министр подписывает письмо об отказе в предоставлении государственной услуги и передает специалисту, уполномоченному на проставление апостиля.

Максимальный срок выполнения административного действия - в течение рабочего дня.

86. По требованию заявителя специалист, уполномоченный на проставление апостиля, выдает письмо об отказе в предоставлении государственной услуги с приложением представленных официальных документов заявителю на руки или передает специалисту, осуществляющему регистрацию исходящей корреспонденции, для отправки заявителю.

87. В случае поступления официальных документов для предоставления государственной услуги почтовой связью или курьерской службой доставки и принятия решения об отказе в предоставлении государственной услуги специалист, уполномоченный на проставление апостиля, передает подписанное Министром письмо об отказе в предоставлении государственной услуги и официальные документы специалисту, уполномоченный на проставление апостиля, для отправки заявителю.

Максимальный срок выполнения административного действия - в течение рабочего дня.

Порядок исправления допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах

88. В случае, если в штампе "апостиль" либо в письме об отказе в предоставлении государственной услуги допущены опечатки и (или) ошибки, то заявитель вправе представить в Министерство непосредственно, направить почтовым отправлением подписанное заявителем письмо о необходимости исправления допущенных опечаток и (или) ошибок с изложением сути допущенных опечаток и (или) ошибок и приложением документа, содержащего опечатки и (или) ошибки.

89. Рассмотрение письма исполнителем, исправление допущенных опечаток и (или) ошибок в штампе "апостиль" либо в письме об отказе в предоставлении государственной услуги осуществляется в течение 5 (пяти) рабочих дней со дня поступления в Министерство письма о необходимости исправления допущенных опечаток и (или) ошибок в документах, выданных в результате предоставления государственной услуги.

IV. Порядок и формы контроля за предоставлением государственной услуги

Порядок осуществления текущего контроля соблюдения и исполнения ответственными должностными лицами положений Регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги, а также принятия ими решений

90. Текущий контроль соблюдения и исполнения специалистами Министерства, предоставляющего государственную услугу, положений Регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги, а также принятием решений специалистами при предоставлении государственной услуги, осуществляет Министр, предоставляющего государственную услугу.

91. Для текущего контроля используется устная и письменная информация специалистов, осуществляющих предоставление государственной услуги.

92. О случаях и причинах нарушения сроков, последовательности и содержания административных процедур (действий) специалист, уполномоченный на проставление апостиля, немедленно информируют Министра, а также предпринимают срочные меры по устранению нарушений.

93. Контроль полноты и качества предоставления государственной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) специалистов Министерства.

94. За нарушение положений Регламента и иных нормативных правовых актов при предоставлении государственной услуги государственные гражданские служащие и специалисты Министерства несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

Требования к порядку и формам контроля предоставления государственной услуги, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций

95. Порядок и формы контроля за предоставлением государственной услуги должны отвечать требованиям непрерывности и действенности (эффективности).

96. Контроль может также осуществляться путем направления замечаний и предложений по улучшению качества предоставления государственной услуги, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего государственную услугу, а также должностных лиц, государственных служащих

97. Заинтересованные лица вправе подать жалобу на решение и (или) действие (бездействие), принятые и осуществляемые в ходе предоставления государственной услуги.

98. Жалоба на решения и действия (бездействие) Министерства, его должностных лиц, государственных гражданских служащих, специалистов подается в Министерство.

Жалоба на решения и действия (бездействие) Министерства подается в Правительство Пензенской области и рассматривается Вице-губернатором Пензенской области, Председателем Правительства Пензенской области, первым заместителем Председателя Правительства Пензенской области, заместителями Председателя Правительства Пензенской области в соответствии с распределением обязанностей.

99. Информирование заявителей о порядке подачи и рассмотрения жалобы обеспечивается посредством размещения информации на официальном сайте Министерства, на Едином портале и Региональном портале.

Указанная информация также может быть сообщена заявителю в устной и (или) в письменной форме, в том числе посредством электронной почты.

100. Порядок досудебного (внесудебного) обжалования решений и действий (бездействия) исполнительных органов Пензенской области (органов местного самоуправления), многофункциональных центров, а также их должностных лиц, государственных (муниципальных) служащих, работников регулируется следующими нормативными правовыми актами:

- Федеральный закон от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (с последующими изменениями);

- постановление Правительства Российской Федерации от 20.11.2012 N 1198 "О федеральной государственной информационной системе, обеспечивающей процесс досудебного (внесудебного) обжалования решений и действий (бездействия), совершенных при предоставлении государственных и муниципальных услуг" (с последующими изменениями);

- постановление Правительства Пензенской области от 09.04.2018 N 212-пП "Об утверждении Порядка подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) исполнительных органов (органов местного самоуправления муниципальных образований) Пензенской области и их должностных лиц, государственных гражданских (муниципальных) служащих и порядка подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) многофункциональных центров Пензенской области и их работников при предоставлении государственных услуг" (с последующими изменениями).

Приложение N 1
к Административному регламенту
Министерства по делам архивов Пензенской области
по предоставлению государственной услуги
"Проставление апостиля на архивных справках,
архивных выписках и архивных копиях, подготовленных
государственными, муниципальными архивами
и иными органами и организациями, расположенными
на территории Пензенской области (кроме тех,
кому такое право представлено нормативными
правовыми актами)"

Форма заявления физического лица

                                            Министерство по делам архивов

                                                 Пензенской области

                             Заявление

Я, ______________________________________________________________________,

                       (Ф.И.О. заявителя полностью)

проживающий(ая) по адресу: ______________________________________________

_________________________________________________________________________

     (адрес постоянного или преимущественного проживания полностью)

_________________________, контактный телефон __________________________,

прошу   проставить   апостиль  на  официальных   документах,   подлежащих

предъявлению ____________________________________________________________

                          (страна предъявления апостиля)

К настоящему заявлению прилагаются:

N п/п	Реквизиты документа	Количество экземпляров

"___" ______________ _____ г.

_____________________________      ______________________________________

    (подпись заявителя)                (Ф.И.О. заявителя полностью)

Приложение N 2
к Административному регламенту
Министерства по делам архивов Пензенской области
по предоставлению государственной услуги
"Проставление апостиля на архивных справках,
архивных выписках и архивных копиях, подготовленных
государственными, муниципальными архивами
и иными органами и организациями, расположенными
на территории Пензенской области (кроме тех,
кому такое право представлено нормативными
правовыми актами)"

Форма заявления юридического лица, индивидуального предпринимателя

                                            Министерство по делам архивов

                                                 Пензенской области

                             Заявление

________________________________________________________________________,

(Полное и, если имеется, сокращенное наименование, в том числе фирменное

наименование и организационно-правовая форма юридического лица, фамилия,

имя и отчество (в случае, если имеется) индивидуального предпринимателя)

контактный телефон ______________________________________________, просит

проставить апостиль на официальных документах, подлежащих предъявлению

________________________________________________________________________.

                   (страна предъявления апостиля)

К настоящему заявлению прилагаются:

N п/п	Реквизиты документа	Количество экземпляров

Настоящее  заявление  и  прилагаемые  к   нему   документы   уполномочен

представить:

___________________________________

 (Ф.И.О. представителя полностью)

"____" _____________ _____ г.

________________________________________________

(подпись, Ф.И.О. руководителя юридического лица,

   индивидуального предпринимателя полностью)

Приложение N 3
к Административному регламенту
Министерства по делам архивов Пензенской области
по предоставлению государственной услуги
"Проставление апостиля на архивных справках,
архивных выписках и архивных копиях, подготовленных
государственными, муниципальными архивами
и иными органами и организациями, расположенными
на территории Пензенской области (кроме тех,
кому такое право представлено нормативными
правовыми актами)"

Расписка в получении документов

                                              "____" ____________ 20__ г.

Заявитель: ______________________________________________________________

               (Ф.И.О. заявителя - физического лица (представителя);

                        наименование юридического лица)

представлено на  проставление  апостиля  следующее количество официальных

документов, подлежащих вывозу за границу:

Количество принятых официальных документов: _____________________________

Государство предъявления официальных документов: ________________________

о чем в журнале  учета  входящих  документов  для  проставления  апостиля

внесена запись: N _______________

     Дата выдачи документов: "___" ___________ 20__ г.

Документы принял(а):

_________________________________________________________________________

     (должность специалиста, уполномоченного принимать документы)

                          (подпись) (Ф.И.О.)

График приема и выдачи документов:

__________________________________

__________________________________

__________________________________

Телефон для справок: _____________

Приложение N 4
к Административному регламенту
Министерства по делам архивов Пензенской области
по предоставлению государственной услуги
"Проставление апостиля на архивных справках,
архивных выписках и архивных копиях, подготовленных
государственными, муниципальными архивами
и иными органами и организациями, расположенными
на территории Пензенской области (кроме тех,
кому такое право представлено нормативными
правовыми актами)"

Журнал входящих документов для проставления апостиля

N п/п	Дата приема документов	Данные о заявителе (фамилия и инициалы физического лица, индивидуального предпринимателя, наименование юридического лица)	Количество документов, представленных для проставления апостиля	Фамилия и инициалы специалиста, принявшего документы
1	2	3	4	5

Приложение N 5
к Административному регламенту
Министерства по делам архивов Пензенской области
по предоставлению государственной услуги
"Проставление апостиля на архивных справках,
архивных выписках и архивных копиях, подготовленных
государственными, муниципальными архивами
и иными органами и организациями, расположенными
на территории Пензенской области (кроме тех,
кому такое право представлено нормативными
правовыми актами)"

Журнал регистрации апостиля

N п/п	Дата проставления апостиля	Наименование официального документа, на котором проставляется апостиль, его реквизиты (номер, серия, место и дата выдачи)	Фамилия, инициалы и должность лица, подписавшего или удостоверившего официальный документ	Фамилия, инициалы и должность лица, подписавшего апостиль	Фамилия, имя, отчество Заявителя и данные документа, удостоверяющего личность	Страна предъявления официального документа с апостилем	Дата и сумма платежа государственной пошлины за проставление апостиля	Подпись лица в получении документа с апостилем, дата получения
1	2	3	4	5	6	7	8	9