Приложение. Инструкция по работе с документами в исполнительных органах Владимирской области

Приложение
к распоряжению
Губернатора области
от 28.12.2022 N 340-рг

Инструкция
по работе с документами в исполнительных органах Владимирской области

I. Общие положения

1.1. Инструкция по работе с документами в исполнительных органах Владимирской области (далее - Инструкция) устанавливает общие правила и единый порядок организации работы со служебными документами, функционирования служб документационного обеспечения управления, документирования управленческой деятельности в Правительстве Владимирской области и иных исполнительных органах Владимирской области (далее - исполнительных органах области).

1.2. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий. Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в исполнительных органах области, должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.

1.3. В работе с документами в исполнительных органах области используется единая система электронного документооборота, объединяющая в единую сеть автоматизированные рабочие места членов Правительства Владимирской области, служащих Администрации Губернатора Владимирской области и иных исполнительных органов области, участвующих в процессе делопроизводства, и позволяющая создать единую базу данных, которая содержит информацию:

- о правовых актах Губернатора Владимирской области, Правительства Владимирской области, иных исполнительных органов области;

- о входящих, внутренних и исходящих документах в Правительстве Владимирской области, в иных исполнительных органах области;

- о движении документов в Правительстве Владимирской области, в иных исполнительных органах области;

- о направлении документов в дело и передаче их на хранение;

- о поступивших обращениях граждан;

- о поручениях Губернатора Владимирской области;

- о сроках исполнения поручений Губернатора Владимирской области по входящим документам.

В работе с документами и обращениями граждан в исполнительных органах области используется единая система электронного документооборота (далее - ЕСЭД), предназначенная для учета, контроля, сопровождения документов и поручений, доведения электронных документов и электронных копий документов и указаний по их исполнению до исполнителей, согласования и подписания проектов документов и справочно-информационной работы.

1.4. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами, обучение служащих основам делопроизводства в исполнительных органах области осуществляется управлением документооборота Администрации Губернатора Владимирской области (далее - управление документооборота), в части работы с обращениями граждан - управлением по работе с обращениями граждан Администрации Губернатора Владимирской области (далее - управление по работе с обращениями граждан).

1.5. Ответственность за организацию документооборота и делопроизводства, соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в Правительстве Владимирской области, Администрации Губернатора Владимирской области возлагается на первого заместителя Губернатора области, руководителя Администрации Губернатора Владимирской области, в исполнительных органах области - на их руководителей.

Руководитель исполнительного органа области, структурного подразделения Администрации Губернатора Владимирской области определяет (назначает) ответственного за ведение делопроизводства приказом исполнительного органа области, структурного подразделения Администрации Губернатора Владимирской области и направляет копию приказа в управление документооборота.

Поступающие на государственную службу лица исполнительных органов области должны быть ознакомлены с Инструкцией руководителями соответствующих органов.

Требования Инструкции обязательны для государственных гражданских служащих Владимирской области и работников, замещающих должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы Владимирской области (далее - сотрудники).

1.6. Ответственные за ведение делопроизводства в исполнительных органах области, структурных подразделениях Администрации Губернатора Владимирской области в соответствии с должностными регламентами должны осуществлять следующие основные функции:

- прием и регистрация поступающих документов, а также проверка соответствия количества документов, фактически полученных и документов, зарегистрированных в ЕСЭД;

- передача документов на рассмотрение руководителю и после получения соответствующих резолюций - исполнителю;

- учет и регистрация исходящих документов, проверка правильности их оформления и передача их на отправку;

- контроль прохождения документов;

- организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов, подготовка руководству сводок об исполненных и о находящихся на исполнении документах;

- ввод в ЕСЭД информации о ходе и результатах исполнения документов;

- контроль за вводом исполнителями подразделения в ЕСЭД информации о ходе и результатах исполнения документов;

- проверка наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников;

- ежегодная проверка наличия документов, дел с пометкой "Для служебного пользования";

- контроль за своевременным направлением в дело исполненных документов;

- составление номенклатуры дел;

- формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел в процессе делопроизводства и законченных делопроизводством, подготовка и своевременное оформление описей законченных дел постоянного и временного сроков хранения, а также подготовка актов на уничтожение дел, утративших практическое значение, и передача их в управление документооборота;

- ознакомление служащих с распорядительными документами и информационными материалами в соответствии с резолюцией руководителя;

- организация использования средств факсимильной связи и копировальной техники;

- обработка информации поступившей на официальный адрес электронной почты;

- проведение инструктажа для вновь принятых сотрудников по вопросам организации работы с документами;

- подготовка заявок на получение, учет и выдачу канцелярских принадлежностей.

1.7. Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями сотрудников, работающих или знакомящихся с этой информацией.

1.8. Передача копий текстов указов и распоряжений Губернатора Владимирской области, постановлений и распоряжений Правительства Владимирской области, приказов Администрации Губернатора Владимирской области, не имеющих запись "Подлежит официальному опубликованию" и (или) "Вступает в силу со дня его официального опубликования" сотрудникам сторонних организаций осуществляется по указанию (разрешению) начальника управления документооборота.

В связи со служебной необходимостью передача документов (копий документов) структурных подразделений Администрации Губернатора Владимирской области, исполнительных органов области сотрудникам сторонних организаций допускается с разрешения руководителей этих структурных подразделений, исполнительных органов области.

Передача какой-либо служебной информации или документов (копий документов) представителям средств массовой информации осуществляется управлением массовых коммуникаций Администрации Губернатора Владимирской области (далее - управление массовых коммуникаций), а также уполномоченными на это должностными лицами, а в отдельных случаях - по разрешению (указанию, поручению) Губернатора области либо первых заместителей, заместителей Губернатора области.

1.9. На время отпуска, выезда в командировку, болезни сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства, издается приказ структурного подразделения Администрации Губернатора Владимирской области, исполнительного органа области о возложении этих обязанностей на другого специалиста.

Сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства в структурном подразделении Администрации Губернатора Владимирской области и исполнительном органе области, при увольнении или переводе на другую работу сдает по акту все имеющиеся у него дела, документы, журналы регистрации, картотеки непосредственно руководителю либо иному уполномоченному им лицу.

1.10. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку сотрудник исполнительного органа области, структурного подразделения Администрации Губернатора Владимирской области обязан передавать находящиеся у него на исполнении (на контроле) документы другому сотруднику по указанию руководителя подразделения на бумажном носителе и в ЕСЭД.

При увольнении или переходе на другую работу сотрудник должен сдать все документы руководителю или иному уполномоченному на то лицу на бумажном носителе и в ЕСЭД.

1.11. В случае утраты документа, зарегистрированного в управлении документооборота, немедленно информируется руководитель исполнительного органа области (структурного подразделения Администрации Губернатора Владимирской области) и сообщается в управление документооборота. Руководителем исполнительного органа области, структурного подразделения Администрации Губернатора Владимирской области назначается служебное расследование (с написанием объяснительной записки), о результатах которого информируется управление документооборота.

1.12. Члены Правительства Владимирской области, сотрудники исполнительных органов области несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

1.13. Работа с секретными документами осуществляется в соответствии с отдельной инструкцией и с учетом требований настоящей Инструкции.

1.14. В развитие отдельных положений настоящей Инструкции исполнительные органы области, структурные подразделения Администрации Губернатора Владимирской области, исходя из своей специфики, могут разрабатывать конкретизирующие их методические документы, не противоречащие настоящей Инструкции.

II. Правила подготовки и оформления документов

2.1. Бланки документов

2.1.1. Проекты правовых актов (указов и распоряжений Губернатора Владимирской области, постановлений и распоряжений Правительства Владимирской области, приказов Администрации Губернатора Владимирской области) печатаются на бланках.

Образцы бланков приведены в приложении N 6.

2.1.2. Для служебной документации применяются угловые бланки.

Образцы бланков приведены в приложении N 9.

2.1.3. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм).

2.1.4. Бланки с воспроизведением герба Владимирской области изготавливаются по заказам исполнительных органов области организациями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, либо изготавливаются самостоятельно в исполнительных органах области.

2.1.5. Бланки документов Правительства Владимирской области и исполнительных органов области подлежат учету и выдаются строго под подпись в специальных журналах. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера.

2.1.6. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

2.1.7. При переписке между членами Правительства Владимирской области бланки могут не использоваться.

2.1.8. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется настоящей Инструкцией.

2.1.9. Документы исполнительных органов области должны иметь комплекс обязательных реквизитов, расположенных в установленном порядке.

Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равноудалены от границ зоны расположения реквизитов) способом.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:

30 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

2.2. Подготовка и оформление проектов законодательных актов Владимирской области

2.2.1. Исполнительные органы области и структурные подразделения Администрации Губернатора Владимирской области разрабатывают проекты законов Владимирской области во исполнение актов законодательства Российской Федерации в порядке законодательной инициативы Губернатора области и Правительства области и соответствующих поручений.

2.2.2. Для внесения проекта закона Владимирской области в Законодательное Собрание Владимирской области готовится пакет документов, включающий в себя сопроводительное письмо (представление), проект закона Владимирской области, проект постановления Законодательного Собрания Владимирской области, распоряжение Губернатора области как высшего должностного лица, пояснительную записку, финансово-экономическое обоснование с указанием источников финансирования (в случае внесения законопроекта, реализация которого потребует материальных и иных затрат), перечень законов области, которые должны быть изменены или признаны утратившими силу в связи с принятием закона, а также механизм реализации закона, включая предложение о разработке дополнительных нормативных правовых актов по данному вопросу, CD-диск с записью указанных документов.

Представление и распоряжение печатаются на гербовых бланках письма "Губернатор Владимирской области" (угловой бланк) и "Распоряжение Губернатора Владимирской области" в 1-ом экземпляре (приложения N 2, N 3).

Законопроект, постановление Законодательного Собрания Владимирской области, финансово-экономическое обоснование, перечень законов готовятся в 2-х экземплярах, пояснительная записка - в 3-х экземплярах (приложения N 1, 4, 5).

2.2.3. Законопроекты, подготавливаемые для внесения в Законодательное Собрание Владимирской области, печатаются шрифтом, рекомендуемым ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденным приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 08.12.2016 N 2004-ст, размером шрифта 14, на стандартных листах бумаги формата А4 в двух экземплярах.

На первой странице законопроекта в пределах верхней и правой границ текстового поля указывается субъект права законодательной инициативы: "Вносится Губернатором Владимирской области", "Вносится Правительством Владимирской области". Пометка печатается через одинарный интервал и выравнивается по левой границе.

На расстоянии 2-х межстрочных интервалов от обозначения субъекта права законодательной инициативы у правой границы текстового поля печатается слово "Проект".

2.2.4. Законопроект имеет следующие реквизиты:

2.2.4.1. Наименование государства - РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ - печатается прописными буквами и выделяется полужирным шрифтом. Выравнивается по центру. Отделяется от слова "Проект" 3 межстрочными интервалами.

Наименование субъекта Российской Федерации - ВЛАДИМИРСКАЯ ОБЛАСТЬ - печатается на расстоянии 2 межстрочных интервалов от наименования государства прописными буквами, с выделением полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Наименование вида акта - ЗАКОН - отделяется от наименования субъекта Российской Федерации 2 межстрочными интервалами, печатается прописными буквами с выделением полужирным шрифтом и выравниванием по центру.

2.2.4.2. Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами и печатается через 1 интервал, с выделением полужирным шрифтом и выравниванием по центру. Пишется с прописной буквы и отражает содержание законопроекта и основной предмет правового регулирования, отвечает на вопрос: "О чем законопроект?" или содержит название документа (например: Устав (Основной Закон) Владимирской области). В кавычки не заключается, точка в конце заголовка не ставится. Ширина заголовка не более 12 см. Переносы по слогам в заголовке не допускаются. Нельзя заканчивать строку заголовка предлогом, союзом или наречием - их переносят на следующую строку.

В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется.

Например:

О признании утратившим силу Закона Владимирской области "О государственной семейной политике во Владимирской области"

или

О внесении изменений в отдельные законодательные акты Владимирской области в сфере государственной гражданской и муниципальной службы

Заголовок должен быть точным, четким и максимально информационно насыщенным, правильно отражать предмет правового регулирования с тем расчетом, чтобы исполнители могли по названию определить основное содержание, легко запомнить и, при необходимости, быстро отыскать закон.

2.2.4.3. Наименование органа законодательной (представительной) власти и дата принятия закона печатаются в одну строку, отделяются от названия 2 межстрочными интервалами. Наименование органа печатается с прописной буквы с выделением полужирным шрифтом и выравниванием по левой и правой границам текстового поля без абзацного отступа.

Например:

Принят Законодательным Собранием области_________________0000 года

2.2.4.3.1. Дата в законе оформляется следующим образом: месяц и год пишутся прописью без сокращений, если число состоит из одной цифры, то ноль перед ней не ставится. Например: 5 февраля 2016 года.

2.2.4.3.2. Текст отделяется от наименования органа законодательной (представительной) власти и даты принятия акта 3 межстрочными интервалами и печатается через одинарный межстрочный интервал.

В текстовой части законопроекта переносы по слогам не допускаются. Нельзя заканчивать строку предлогом, союзом или наречием - их переносят на следующую строку.

Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть.

Преамбула (введение) - самостоятельная часть законопроекта, которая определяет его цели и задачи. Преамбула предваряет текст законопроекта. Структурные единицы законопроекта не могут иметь преамбулу.

Преамбула:

а) не содержит самостоятельные нормативные предписания;

б) не делится на статьи;

в) не содержит ссылки на другие законодательные акты, подлежащие признанию утратившими силу и (или) изменению в связи с изданием данного закона;

г) не формулирует предмет регулирования законопроекта;

д) не нумеруется.

2.2.4.3.3. Основная часть текста законопроекта может иметь следующие структурные единицы (по нисходящей): раздел, глава, статья.

Вводить структурную единицу "раздел", если в законопроекте нет глав, не следует.

Возможно деление крупных систематизированных законопроектов (например, проектов кодексов) на части, разделов на подразделы, глав на параграфы.

Часть законопроекта обозначается словами, обозначение печатается прописными буквами по центру страницы, например:

ЧАСТЬ ПЕРВАЯ

Часть может иметь наименование, которое печатается прописными буквами полужирным шрифтом по центру страницы под обозначением части через один межстрочный интервал, например:

ЧАСТЬ ПЕРВАЯ
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Раздел имеет порядковый номер, обозначаемый римскими цифрами, и наименование. Обозначение и наименование раздела печатаются прописными буквами по центру страницы одно под другим, наименование раздела печатается полужирным шрифтом, например:

РАЗДЕЛ I
ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ И ФИНАНСОВЫЕ ОСНОВЫ РЕАЛИЗАЦИИ МОЛОДЕЖНОЙ ПОЛИТИКИ

Глава нумеруется арабскими цифрами, имеет наименование. Обозначение главы печатается с прописной буквы и абзацного отступа. Наименование главы печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера главы, после которого ставится точка. Например:

Глава 2. Права, обязанности и ответственность депутатов
Законодательного Собрания

Статья законопроекта является его основной структурной единицей. Статья имеет порядковый номер, обозначаемый арабскими цифрами. Обозначение статьи печатается с прописной буквы и абзацного отступа.

Статья может иметь, а может и не иметь наименования. Наименование статьи печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера статьи, после которого ставится точка, например:

Статья 3. Полномочия Законодательного Собрания области

Если статья не имеет наименования, то точка после номера статьи не ставится и обозначение статьи печатается с прописной буквы и абзацного отступа полужирным шрифтом, например:

Статья 4

Статья подразделяется на части. Части статьи обозначаются арабскими цифрами с точками.

Части подразделяются на пункты, обозначаемые арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой.

Пункты подразделяются на подпункты, обозначаемые строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.

Примеры:

Статья 5. Права, обязанности и ответственность депутатов Законодательного Собрания области

1 (часть 1)

2 : (часть 2)

1) ; (пункт 1 части 2)

2) : (пункт 2 части 2)

а) ; (подпункт "а" пункта 2 части 2)

б)......................... . (подпункт "б" пункта 2 части 2)

или

Статья 5

1 (часть 1)

2 . : (часть 2)

1) ; (пункт 1 части 2)

2) : (пункт 2 части 2)

а) ; (подпункт "а" пункта 2 части 2)

б)......................... . (подпункт "б" пункта 2 части 2)

2.2.4.4. В исключительных случаях части, пункты и подпункты статьи могут подразделяться на абзацы (не более пяти). Ограничение количества возможных абзацев не распространяется на статьи, содержащие перечни основных понятий, используемых в законопроекте.

Нумерация статей, глав, разделов и других структурных единиц закона должна быть сквозной. Недопустима, например, отдельная нумерация статей каждой главы или отдельная нумерация глав каждого раздела.

Недопустимо изменять нумерацию частей, разделов, глав, статей закона при внесении в него изменений и признании утратившими силу структурных единиц закона.

Недопустимо изменять нумерацию частей статей, пунктов и буквенное обозначение подпунктов частей статей закона при внесении в него изменений и признании утратившими силу структурных единиц статьи закона.

Если дополнения вносятся в конец закона, то необходимо продолжать имеющуюся нумерацию частей, разделов, глав, статей (например, последней была глава 5 - дополнить главой 6; последней была статья 7 - дополнить статьей 8).

Если дополнения вносятся в конец структурной единицы статьи, то также необходимо продолжать имеющуюся нумерацию (например, в статье последней частью была часть 3 - дополнить частью 4; в части последним пунктом был пункт 3 - дополнить пунктом 4 и т.д.).

Если закон дополняется новыми структурными единицами, то новые структурные единицы необходимо обозначать дополнительно цифрами, помещаемыми над основными цифровыми или буквенными обозначениями (например, глава 5.1, статья 7.2, часть 2.1, пункт 3.3, подпункт "б.1").

Пример:

Статья 2

Внести в Закон Владимирской области от ...... N . . .-ОЗ "Об .............." (Владимирские ведомости, 2016, 23 сентября) следующие изменения: 1) дополнить статьей 4.1 следующего содержания:

"Статья 4.1 .....................

1............................

2 ...........................".

2) в статье 7:

часть 2 дополнить пунктом 2.1 следующего содержания:

"2.1) . ;";

пункт 3 части 4 дополнить подпунктом "б.2" следующего содержания:

"б.2) .................................;".

2.2.4.5. Реквизит "Подпись" отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов "Губернатор Владимирской области". Слова "Губернатор" и "Владимирской области" печатаются от левой границы текстового поля в 2 строки через одинарный межстрочный интервал. Слово "Губернатор" центрируется относительно слов "Владимирской области".

Инициалы имени, отчества и фамилия Губернатора области печатаются по правой границе текстового поля в одну строку со словами "Владимирской области".

2.2.4.6. Реквизит "Место подписания закона Губернатором области" отделяется от реквизита "Подпись" 3 межстрочными интервалами.

Дата подписания закона Губернатором области (оформляется словесно-цифровым способом).

2.2.4.7. Номер закона. Законы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. К порядковому номеру закона через дефис добавляется условное обозначение (сочетание прописных букв "ОЗ").

Пример:

Губернатор Владимирской области

И.О. Фамилия

Владимир

5 января 2016 года

N 5-ОЗ

Дата и номер закона проставляются в Законодательном Собрании Владимирской области после подписания его Губернатором области.

2.2.4.8. Оба экземпляра законопроекта визируются руководителем структурного подразделения Администрации Губернатора Владимирской области или исполнительного органа области, разработавшими законопроект.

2.2.4.8.1. Виза включает в себя наименование должности, личную подпись визирующего (с расшифровкой) и дату. Виза проставляется на оборотной стороне каждого листа текста законопроекта, включая приложения. Ответственность за составление списка лиц, визирующих и согласующих нормативные правовые акты, возлагается на руководителя структурного подразделения Администрации Губернатора Владимирской области или исполнительного органа области - разработчика проекта. Левое поле лицевой страницы и правое поле оборотной страницы с визой составляет 30 мм.

Кроме того, на одном экземпляре законопроекта на оборотной стороне последнего листа оформляется визирование и согласование проекта закона соответственно на правой и левой сторонах листа. Этот экземпляр законопроекта остается в управлении документооборота.

2.2.4.8.2. Проект закона в обязательном порядке согласовывается руководителем юридического подразделения или юристом исполнительного органа области, являющегося разработчиком данного проекта.

2.2.4.8.3. В обязательном порядке и указанной далее последовательности визирование проекта закона осуществляют:

- руководитель структурного подразделения Администрации Губернатора Владимирской области или исполнительного органа области, разработавшие проект закона;

- первые заместители Губернатора области, заместители Губернатора области, курирующие структурные подразделения Администрации Губернатора Владимирской области или исполнительные органы области, разработавшие проект закона;

- первый заместитель Губернатора области, Министр финансов Владимирской области по документам, затрагивающим финансовые интересы области;

- Министр экономического развития и промышленности Владимирской области по документам, устанавливающим новые или изменяющие ранее предусмотренные нормативными правовыми актами области обязанности для субъектов предпринимательской и инвестиционной деятельности, а также устанавливающим, изменяющим или отменяющим ранее установленную ответственность за нарушение нормативных правовых актов области, затрагивающих вопросы осуществления предпринимательской и инвестиционной деятельности, подлежащим оценке регулирующего воздействия;

- начальник государственно-правового управления Администрации Губернатора Владимирской области;

- первый заместитель Губернатора области, руководитель Администрации Губернатора Владимирской области;

- начальник управления документооборота Администрации Губернатора Владимирской области.

В необходимых случаях вышеназванные документы согласовываются с руководителями территориальных органов федеральных органов исполнительной власти или иных организаций.

Первые заместители, заместители руководителей структурных подразделений Администрации Губернатора Владимирской области, исполнительных органов области осуществляют согласование (визирование) законопроектов только в случае документально подтвержденного отсутствия руководителя (отпуск, командировка, временная нетрудоспособность).

2.2.4.9. Законопроекты могут иметь приложения, в которых помещаются различного рода перечни, таблицы, графики, тарифы, карты, образцы бланков, документов, схем и т.д.

Листы каждого приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа по центру на расстоянии 1 см от верхнего края листа.

Если к законопроекту имеется несколько приложений, то они нумеруются арабскими цифрами без указания знака "N". При ссылке на приложение в тексте законопроекта знак "N" также не указывается.

Пример:

согласно приложению 2 к Закону Владимирской области.

Если законопроект имеет одно приложение, то его номер не указывается.

Обозначение приложения располагается в правом верхнем углу страницы после текста принятого закона с указанием даты его подписания и регистрационного номера.

Примеры:

Приложение
к Закону Владимирской области
от_________________N______

или

Приложение 2
к Закону Владимирской области
от___________________N_____

Наименование приложения располагается по центру страницы.

Образец оформления законопроекта приводится в приложении N 1.

2.2.5. Требования по оформлению сопроводительного письма (представления) к законопроекту.

Представление к законопроекту печатается на угловом гербовом бланке письма "Губернатор Владимирской области" в 1 экземпляре по правилам оформления писем (п. 2.5.4). Слово "ПРЕДСТАВЛЕНИЕ" печатается прописными буквами размером шрифта N 16 и выделяется полужирным шрифтом. Выравнивается по центру. Заголовок печатается от левой границы поля размером шрифта 12, курсивом через одинарный межстрочный интервал.

Основной текст письма печатается размером шрифта N 14 с абзаца. На оборотной стороне письмо визируется руководителем структурного подразделения Администрации Губернатора Владимирской области или исполнительного органа области, вносившим законопроект.

Образец оформления представления к законопроекту приводится в приложении N 2.

2.2.6. Требования по оформлению распоряжения Губернатора области к законопроекту.

Распоряжение Губернатора области к законопроекту печатается на гербовом бланке "Распоряжение Губернатора области" как высшего должностного лица в 1 экземпляре. Распоряжение оформляется по правилам согласно пункту 2.3.

Проект распоряжения Губернатора области к законопроекту согласовывается руководителем структурного подразделения Администрации Губернатора Владимирской области или исполнительного органа области, подготовившим проект и подтверждающим соответствие текста файла документа его бумажному носителю.

В обязательном порядке и указанной далее последовательности проект распоряжения к законопроекту визируется:

- первыми заместителями, заместителями Губернатора области, курирующими вопросы, затронутые в проекте;

- Министром внутренней политики Владимирской области;

- начальником управления документооборота.

Текст распоряжения должен содержать пункты о внесении Губернатором области законопроекта в Законодательное Собрание Владимирской области и о назначении своего представителя в Законодательном Собрании Владимирской области при рассмотрении данного вопроса.

Образец оформления распоряжения Губернатора области приводится в приложении N 3.

2.2.7. Требования по оформлению постановления Законодательного Собрания Владимирской области.

Проект постановления Законодательного Собрания Владимирской области печатается на утвержденных бланках "Постановление Законодательного Собрания Владимирской области" и имеет следующие реквизиты:

а) наименование вида акта - постановление - отделяется от наименования органа представительной власти Владимирской области 2 межстрочными интервалами, печатается прописными буквами с выделением полужирным шрифтом и выравнивается по центру;

б) дата и номер постановления отделяются от наименования вида акта, как правило, 2 межстрочными интервалами, проставляются при подписании акта. Дата печатается от границы левого поля, номер от границы правого поля;

в) заголовок отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом, размер шрифта N 14, отвечает на вопрос: "О чем?".

Точка в конце заголовка не ставится. Длина строки не более 7,5 см.

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через одинарный межстрочный интервал;

г) текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается размером шрифта N 14 через 1-1,5 интервал в зависимости от объема.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.

Текст подразделяется на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть. Преамбула в проектах постановлений Законодательного Собрания завершается словами "Законодательное Собрание Владимирской области П О С Т А Н О В Л Я Е Т". Последнее слово печатается полужирным шрифтом вразрядку, прописными буквами;

д) подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов "Председатель Законодательного Собрания", инициалов и фамилии председателя Законодательного Собрания. Слова "Председатель" и "Законодательного Собрания" печатаются в две строки через одинарный межстрочный интервал. Слово "Председатель" центрируется относительно второй строки реквизита, а слова "Законодательного Собрания" печатаются от левой границы текстового поля. Инициалы и фамилия председателя Законодательного Собрания печатаются у правой границы текстового поля.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов проектов законов Владимирской области.

Проект постановления Законодательного Собрания визируется на оборотной стороне руководителем структурного подразделения Администрации Губернатора Владимирской области или исполнительного органа области, подготовившим пакет документов для внесения в Законодательное Собрание области, с указанием наименования должности, личной подписи и расшифровки подписи.

Образец оформления постановления Законодательного Собрания области приводится в приложении N 4.

2.2.8. Требования по оформлению пояснительной записки к законопроекту.

Пояснительная записка к законопроекту печатается размером шрифта N 14 на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты.

Наименование вида документа - печатается прописными буквами двумя межстрочными интервалами ниже границы верхнего поля страницы, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита одним (двумя) межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через одинарный интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка.

Например:

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
к проекту закона Владимирской области "О внесении изменений в Закон Владимирской области "О государственной поддержке инвестиционной деятельности, осуществляемой в форме капитальных вложений на территории Владимирской области"

Текст отделяется от заголовка 2 межстрочными интервалами и печатается через полтора интервала от левой границы текстового поля.

Текст пояснительной записки в обязательном порядке должен содержать краткое обоснование необходимости внесения изменений, в том числе в связи с изменением федерального законодательства, цель принятия законопроекта, конкретные изменения, предлагаемые законопроектом, и срок вступления в силу изменений. Прогноз социально-экономических и иных последствий принятия законопроекта указывается в случае, если принятие законопроекта повлечет социально-экономические и иные последствия. Также в пояснительной записке указывается информация о проведении антикоррупционной экспертизы проекта закона, о проведении оценки регулирующего воздействия, об общественном обсуждении, в том числе на заседании общественного совета при исполнительном органу области, о направлении проекта закона в прокуратуру области (в случае направления). Объем текста пояснительной записки не должен превышать двух печатных страниц, в исключительных случаях объем пояснительной записки может быть увеличен.

Пояснительная записка подписывается руководителем структурного подразделения Администрации Губернатора Владимирской области или исполнительного органа области, подготовившим законопроект.

Образец оформления пояснительной записки приводится в приложении N 5.

2.2.9. Пакет документов к законопроекту представляется в Законодательное Собрание Владимирской области не только на бумажном, но и на электронном носителе с указанием названия законопроекта и при наличии визы руководителя структурного подразделения Администрации Губернатора Владимирской области или исполнительного органа области, подготовившего законопроект.

2.2.10. Согласованный и завизированный пакет документов к законопроекту представляется разработчиком в управление документооборота для направления на подписание Губернатору области.

2.2.11. Согласованный и завизированный пакет документов к законопроекту, подлежащему рассмотрению в Правительстве Владимирской области, в бумажном и электронном виде представляется разработчиком в управление документооборота не позднее, чем за десять рабочих дней до очередного заседания Правительства Владимирской области.

Управление документооборота направляет пакет документов в протокольно-организационное управление для включения в повестку дня заседания Правительства Владимирской области.

Протокольно-организационное управление направляет пакет документов к законопроекту, подлежащему рассмотрению в Правительстве Владимирской области, членам Правительства Владимирской области по ЕСЭД (электронной почте) не позднее трех рабочих дней после утверждения Губернатором области даты проведения и повестки дня заседания Правительства Владимирской области.

В случае одобрения законопроекта Правительством Владимирской области, пакет документов направляется на подписание Губернатору Владимирской области.

В случае, если на заседании Правительства Владимирской области принято решение об отклонении законопроекта, дальнейшая работа с законопроектом прекращается, пакет документов к законопроекту направляется "в дело".

В случае, если на заседании Правительства Владимирской области принято решение о доработке законопроекта (внесении в него изменений), исполнительный орган области (структурное подразделение Администрации Губернатора Владимирской области) - разработчик законопроекта в течение пяти рабочих дней организует доработку законопроекта и повторное визирование и согласование с должностными лицами, к сфере ведения которых относятся вопросы, подлежащие доработке, а также повторную юридическую экспертизу в государственно-правовом управлении и повторно представляет пакет документов к законопроекту на рассмотрение Правительства Владимирской области либо (по решению Губернатора области) на подписание Губернатору области.

2.3. Подготовка и оформление указов, распоряжений Губернатора Владимирской области, постановлений, распоряжений Правительства Владимирской области, приказов Администрации Губернатора Владимирской области

2.3.1. Подготовка и оформление проектов правовых актов (указов, распоряжений Губернатора области, постановлений и распоряжений Правительства Владимирской области, приказов Администрации Владимирской области) проводится исполнительными органами области и структурными подразделениями Администрации Губернатора Владимирской области в соответствии с настоящей Инструкцией.

Ответственность за оформление проектов указов и распоряжений Губернатора области, постановлений и распоряжений Правительства Владимирской области, приказов Администрации Владимирской области возлагается на руководителей исполнительных органов области и структурных подразделений Администрации Губернатора Владимирской области, которые вносят эти проекты.

Разработчик готовит пояснительную записку к проектам указов Губернатора области, постановлений Правительства Владимирской области. Пояснительная записка должна быть краткой, понятной, логически выстроенной и аргументированной, содержать информацию о целях и задачах принятия нормативного правового акта (внесения изменений в нормативный правовой акт), обоснование необходимости его принятия (внесения изменений), а также разъяснять наиболее существенные положения либо вносимые изменения подготовленного нормативного правового акта. В обязательном порядке в пояснительной записке должна быть отражена информация о проведении оценки регулирующего воздействия, обязательного общественного обсуждения, обсуждения на заседаниях общественных советов проектов нормативных правовых актов области, либо об отсутствии необходимости их проведения, а также дата направления проекта в прокуратуру Владимирской области, в случаях, установленных регламентом работы Правительства Владимирской области. В пояснительных записках к постановлениям Правительства Владимирской области о внесении изменений в государственные программы Владимирской области в обязательном порядке указывать содержание предлагаемых изменений. К проектам распоряжений Губернатора области, Правительства Владимирской области пояснительная записка готовится при необходимости исходя из значимости и существа вносимых изменений.

В случае подготовки проекта Указа Губернатора области и постановления Правительства Владимирской области объемом более трех листов и при необходимости его согласования более чем тремя должностными лицами либо в случае установления в федеральном правовом акте срока до трех дней для принятия нормативного правового акта субъекта Российской Федерации исполнительные органы области, структурные подразделения Администрации Губернатора Владимирской области вправе направить для проведения предварительной правовой экспертизы в государственно-правовое управление Администрации Губернатора Владимирской области (далее - государственно-правовое управление) проект Указа Губернатора области и постановления Правительства Владимирской области, подписанный руководителем и юристом разработчика проекта, в электронном виде с сопроводительным письмом руководителя. Проект нормативного правового акта и приложений к нему объемом более 10 листов направляется на бумажном носителе.

При направлении на визирование проектов нормативных правовых актов о внесении изменений разработчиком предоставляются копии правовых актов, в которые вносятся изменения.

2.3.2. Проекты актов Губернатора области, Правительства Владимирской области печатаются в формате текстовых документов *.odt, *.rtf с использованием шрифтов, рекомендуемых ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденным приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 08.12.2016 N 2004-ст, размером основного текста N 14, заголовка - N 12.

Межстрочный интервал основного текста и заголовка - одинарный.

Верхнее поле документа устанавливается границами бланка. Левое поле - 30 мм, правое - 10 мм, нижнее - 20 мм. При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет 20 мм, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы, номера страниц проставляются в центре верхнего поля листа.

На оборотной стороне последней страницы основного текста документа размещаются визы руководителей и лиц, с которыми данный проект согласовывается, список рассылки данного документа, имя файла согласно шаблону: <Краткое наименование подразделения>_<Вид документа>_ <Аннотация документа>, например, "УД_Распоряжение_"О системе электронного документооборота", краткая информация об исполнителе (должность, ФИО, контактный телефон, e-mail) (приложение N 8).

На приказах исполнительных органов области после сведений об исполнителе данного документа указывается отметка о характере приказа (нормативный или ненормативный) с подписью руководителя исполнительного органа.

Левое и правое поле страниц с визами составляет 30 мм.

2.3.3. Проекты правовых актов Губернатора области, Правительства Владимирской области, приказов Администрации Губернатора Владимирской области, приказов исполнительных органов области имеют следующие реквизиты: наименование вида акта (указ Губернатора Владимирской области, распоряжение Губернатора Владимирской области, постановление Правительства Владимирской области, распоряжение Правительства Владимирской области, приказ Администрации Губернатора Владимирской области, приказ исполнительного органа области), дата, номер, заголовок, подпись.

Указы и распоряжения Губернатора области, постановления и распоряжения Правительства Владимирской области, приказы Администрации Губернатора Владимирской области, приказы исполнительных органов области должны иметь заголовок (аннотацию), в краткой форме отражающий их содержание и отвечающий на вопрос "О чем?". Не допускается в заголовках написание сокращенных слов и аббревиатур. В случае внесения изменений в указы, постановления, распоряжения и приказы в заголовке проекта указываются только вид и реквизиты изменяемого акта.

Заголовок располагается в верхнем левом углу после реквизита "Дата" перед основным текстом на расстоянии 8 - 9 см от верхнего края листа и пишется с прописной буквы курсивом. Точка в конце заголовка не ставится. Ширина заголовка не более 7,5 см.

Текст отделяется от заголовка дополнительным интервалом 24 пт.

Допускается уменьшение интервалов между реквизитами "Заголовок", "Текст", "Подпись" при необходимости размещения текста проекта указа, распоряжения Губернатора области, постановления и распоряжения Правительства Владимирской области, приказа Администрации Губернатора Владимирской области, приказа исполнительного органа области на одной странице.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. В текстовой части переносы по слогам не допускаются.

Интервал между абзацами допускается устанавливать 6 пт.

Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении, приказе - распорядительную часть).

В констатирующей части указываются фактические обстоятельства и мотивы, послужившие основанием для подготовки указа, постановления, а также содержится ссылка на законы и иные нормативные правовые акты, в соответствии с которыми они принимаются. Копии данных документов прикладываются к проекту нормативного правового акта.

Преамбула в указах Губернатора Владимирской области завершается словом "постановляю", в постановлениях Правительства Владимирской области словом "п о с т а н о в л я е т", в приказах - "приказываю", которые печатаются вразрядку.

Постановляющая часть может подразделяться на пункты, подпункты, абзацы. Пункты должны иметь единую для всего документа нумерацию арабскими цифрами с точкой. Пункты перечисления оформляются списком с интервалом 6 пт, заголовков не имеют. Номера подпунктов включают номер пункта и порядковый номер подпункта, разделенные точкой (например: 1.1., 1.2., 1.3.) или обозначаются строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.

Каждый пункт документа должен содержать законченную мысль и включать, как правило, одно предписание. Несколько связанных между собой предписаний объединяются в один пункт в тех случаях, когда они взаимно дополняют и обусловливают друг друга.

Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый указ, постановление, распоряжение, приказ должны соответствовать структуре основного нормативного акта.

Наименования упоминаемых в документе органов, организаций приводятся в полном соответствии с их официальным названием, утвержденным в уставе (положении).

Проекты правовых актов, должны содержать пункты о возложении контроля за их исполнением. Проекты нормативных правовых актов, должны содержать пункты о вступлении в силу.

В пунктах проектов указов и распоряжений Губернатора Владимирской области, постановлений и распоряжений Правительства Владимирской области, которыми возлагается контроль за исполнением соответствующих актов, указывается полное наименование должности первого заместителя, заместителя Губернатора области, в соответствии с распределением обязанностей, утвержденных Губернатором области, иного должностного лица без указания его фамилии и инициалов.

Пример:

Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на первого заместителя Губернатора области, руководителя Администрации Губернатора Владимирской области.

В случае возложения в тексте документа обязанностей на исполнительные органы области и структурные подразделения Администрации Губернатора Владимирской области указываются только наименования соответствующих структурных подразделений Администрации Губернатора Владимирской области и исполнительных органов области без указания фамилии и инициалов руководителя.

Пример:

Министерству культуры Владимирской области обеспечить организационные меры по награждению победителей фестиваля.

Пункт об отмене ранее принятых правовых актов следует начинать со слов: "Признать утратившим (утратившими) силу...".

Перечень отменяемых правовых актов приводится с указанием даты, номера и заголовка каждого правового акта в хронологической последовательности.

Перечень, содержащий более 4 отменяемых правовых актов, может быть приложением к основному правовому акту. В этом случае пункт об отмене правовых актов формулируется следующим образом: "Признать утратившими силу правовые акты (указы, постановления, распоряжения, приказы) согласно приложению".

Пункт об изменении и дополнении отдельных положений ранее принятого правового акта излагается в следующем порядке:

"Внести изменение в постановление Правительства Владимирской области от ... N ...." (заголовок)", изложив пункт 3 в следующей редакции:

"3.... (текст новой редакции пункта)".

"Внести дополнение в постановление Правительства Владимирской области от ... N ... "(заголовок)", дополнив его пунктом 4 в следующей редакции:

"4. ... (текст новой редакции пункта)".

Пункт о дополнении отдельного положения ранее принятого правового акта излагается в следующем порядке:

Внести дополнение в пункт 4 постановления Правительства Владимирской области от ... N ..." (заголовок)", дополнив его после слов "..." словами "...".

При существенных и многочисленных изменениях (дополнениях) действующий правовой акт, как правило, подлежит отмене. В таком случае издается правовой акт, в который включаются все необходимые положения из ранее принятого.

2.3.4. Реквизит "Подпись" отделяется от текста 3 межстрочными интервалами (36 пт) и состоит из слов "Губернатор области", "Первый заместитель Губернатора области, руководитель Администрации Губернатора Владимирской области", "Первый заместитель Губернатора области" "Министр", инициалов и фамилии лица, подписавшего документ. Слова "Губернатор области", "Первый заместитель Губернатора области", "Министр" печатаются от границы левого поля. Инициалы имени, отчества и фамилия печатаются у правой границы текстового поля без пробела между инициалом отчества и фамилией.

Дата и номер указа, распоряжения Губернатора области, постановления, распоряжения Правительства Владимирской области, приказа Администрации Губернатора Владимирской области проставляются после подписания документа в управлении документооборота.

Дата и номер приказа исполнительного органа области проставляются после подписания документа руководителем исполнительного органа области.

Датой документа является дата его подписания.

Нормативные правовые и распорядительные акты нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года раздельно для указов и распоряжений Губернатора области, постановлений и распоряжений Правительства Владимирской области, приказов Администрации Владимирской области по основной деятельности, по командировкам и отпускам, по кадрам.

Правовые акты министерств и инспекций нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года раздельно для приказов нормативного и ненормативного характера, за исключением приказов Министерства государственного регулирования цен и тарифов Владимирской области, которые могут нумероваться через дробь, где первая цифра указывает номер заседания коллегии министерства.

Дата и номер оформляются цифровым способом, номер состоит из знака "N" и порядкового номера документа. Дата состоит из восьми цифровых знаков.

К порядковому номеру распоряжения Губернатора области как высшего должностного лица через дефис добавляются буквы "рг", к порядковому номеру распоряжения Губернатора области по кадрам через дефис добавляются буквы "ргк", к порядковому номеру распоряжения Правительства Владимирской области через дефис добавляется буква "р", к порядковому номеру приказа исполнительного органа области, имеющего нормативный характер, через дефис добавляется буква "н", по командировкам и отпускам - буквы "ко", по кадрам - буква "к".

Совместные приказы исполнительных органов области печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм).

При оформлении совместного приказа:

наименования исполнительных органов области располагаются на одном уровне;

наименование вида документа располагается центрировано;

дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи;

регистрационный номер приказа, составленного совместно двумя и более исполнительными органами области, состоит из регистрационных номеров каждого из этих органов, проставляемых через косую черту в порядке указания разработчиков;

подписи руководителей исполнительных органов области располагаются ниже текста на одном уровне.

2.3.5. Проекты указов, распоряжений Губернатора области, постановлений и распоряжений Правительства Владимирской области по кадровым вопросам подготавливаются управлением государственной службы и кадровой политики Администрации Губернатора Владимирской области (далее - управлением государственной службы и кадровой политики) совместно с заинтересованными подразделениями Администрации Губернатора Владимирской области на основании соответствующих заявлений и служебных записок.

2.3.6. Внесение каких-либо исправлений и дополнений в подписанный документ не допускается.

2.3.7. Управление документооборота обеспечивает изготовление копий указов, распоряжений Губернатора Владимирской области, постановлений и распоряжений Правительства Владимирской области, приказов Администрации Губернатора Владимирской области и направляет их исполнителям и иным заинтересованным органам и должностным лицам согласно указателю рассылки, который составляется исполнителем на обороте последней страницы правового акта. Подлинность указанных копий удостоверяется печатью отдела по работе с областными правовыми актами управления документооборота.

Указы, распоряжения Губернатора Владимирской области, постановления, распоряжения Правительства Владимирской области и приказы исполнительных органов области, изменяющие или дополняющие ранее принятые документы, направляются организациям, которым ранее рассылались эти документы.

Рассылка указов, распоряжений Губернатора области, постановлений, распоряжений Правительства Владимирской области, приказов Администрации Губернатора Владимирской области осуществляется в электронном виде и на бумажном носителе управлением документооборота в течение суток, срочных - незамедлительно. Рассылка приказов иных исполнительных органов области осуществляется непосредственно исполнительным органом, издавшим приказ.

Копии указов Губернатора Владимирской области направляются в день их подписания в Законодательное Собрание Владимирской области, за исключением документов с грифом "Для служебного пользования".

Постановления Правительства Владимирской области направляются в Законодательное Собрание Владимирской области не позднее трех рабочих дней со дня их принятия.

Если подписанный Губернатором Владимирской области указ содержит пункт о вступлении в действие со дня официального опубликования, то, как правило, в день поступления, но не позднее чем в 3-дневный срок, копии указа в электронном виде и на бумажном носителе передаются в информационно-новостное сетевое издание "VEDOM.RU" и в 6-дневный срок размещаются на "Официальном интернет-портале правовой информации" (www.pravo.gov.ru).

Если подписанные Губернатором области распоряжения Губернатора области, постановления и распоряжения Правительства Владимирской области содержат пункт о вступлении в действие со дня официального опубликования, то для официального опубликования копии этих правовых актов в 6-дневный срок размещаются на "Официальном интернет-портале правовой информации" (www.pravo.gov.ru).

Подлинники указов и распоряжений Губернатора Владимирской области, постановлений и распоряжений Правительства Владимирской области, справки, заключения, листы движения и указатели рассылки остаются в управлении документооборота для последующей передачи в архив. Копии листов движения ежемесячно направляются в контрольное управление Администрации Губернатора Владимирской области (далее - контрольное управление) для мониторинга сроков визирования.

2.3.8. При наличии приложения к проекту правового акта в окончании соответствующего пункта делается ссылка - "согласно приложению". В верхнем правом углу первого листа приложения пишется слово "Приложение", ниже через межстрочный интервал 18 пт делается ссылка на название документа, его дату, номер. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал.

Например:

Приложение
к постановлению Правительства
Владимирской области
от              N        

Если приложений несколько, они нумеруются арабскими цифрами и знак номера ставится перед порядковыми номерами, например, "Приложение N 3".

Листы каждого приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа по центру верхнего поля.

Приложения к проектам указов и распоряжений Губернатора Владимирской области, постановлений и распоряжений Правительства Владимирской области, приказов исполнительных органов области оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов правовых актов.

Приложениями являются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения так же, как и правовые акты визируются полистно руководителем исполнительного органа области или структурного подразделения Администрации Губернатора Владимирской области, разработавшим проект.

Если в документе имеется пункт о создании комиссии, то фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке и указываются полностью имя и отчество.

Образец оформления постановления приводится в приложении N 8.

При наличии в тексте правового акта формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или Утвержден со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.

Например:

УТВЕРЖДЕНО
постановлением Правительства
Владимирской области
от               N          

Слова УТВЕРЖДЕНО и Утвержден в приложениях согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.

Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом. Первое слово заголовка приложения выделяется прописными буквами,

полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (П О Л О Ж Е Н И Е, С П И С О К и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом или курсивом.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы, пункты таблицы должны иметь заголовки, выраженные именами существительными в именительном падеже.

Если таблица печатается более чем на одной странице, ее графы нумеруются и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Все встроенные элементы оформления (таблицы, рисунки и т.п.) должны быть стандартными для данного редактора и не должны выходить за пределы полей документа.

Текст документа и приложения к нему должны помещаться в один файл. При необходимости допускается оформление приложений в формате электронной таблицы или в графическом формате jpg (для графических приложений).

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается через одинарный межстрочный интервал в конце последней страницы или после приложения в целом, под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты - так же, как и в тексте указа, постановления. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруются в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.).

2.3.9. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа основного текста проекта правового акта в верхней его части на правой и левой сторонах листа.

Руководители исполнительных органов области и структурных подразделений Администрации Губернатора Владимирской области, и должностные лица, которым поручена подготовка проектов указов и распоряжений Губернатора области, постановлений и распоряжений Правительства Владимирской области, приказов исполнительных органов области определяют из числа сотрудников ответственных исполнителей этих документов, организуют согласование, визирование и подготовку к представлению на подпись указанных проектов документов. Ответственность за составление списка лиц, визирующих и согласующих нормативные правовые акты, возлагается на руководителей данных органов (структурных подразделений Администрации Губернатора Владимирской области) - разработчиков проекта.

Осуществление контроля за полнотой и правильностью определения визирующих и согласовывающих лиц возлагается на руководителей секретариатов первых заместителей и заместителей Губернатора области.

Согласование и визирование проекта документа оформляется визой, которая включает должность, личную подпись визирующего (с расшифровкой) и дату.

Проекты указов, распоряжений Губернатора области, постановлений, распоряжений Правительства Владимирской области согласовываются:

- руководителем юридического подразделения или юристом исполнительного органа области, являющегося разработчиком данного проекта;

- руководителем исполнительного органа области или структурного подразделения Администрации Губернатора Владимирской области, подготовившим проект и подтверждающим соответствие текста файла документа его бумажному носителю;

- руководителями исполнительных органов области и структурных подразделений Администрации Губернатора Владимирской области в случаях, если в проекте затрагиваются вопросы их деятельности, им предусмотрены задания или поручения, их представители включаются в составы рабочих групп, советов, комиссий и т.д.

- руководителями территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, органов государственной власти области, Законодательного Собрания Владимирской области, органов местного самоуправления, организаций в случаях, если в проекте затрагиваются вопросы их деятельности, им предусмотрены задания или поручения, их представители включаются в составы рабочих групп, советов, комиссий и т.д.

В обязательном порядке и указанной далее последовательности проекты указов, распоряжений Губернатора области, постановлений, распоряжений Правительства Владимирской области визируются:

- первым заместителем Губернатора области, заместителем Губернатора области, курирующим деятельность исполнительного органа области, структурного подразделения Администрации Губернатора Владимирской области - разработчика проекта;

- председателем контрольного комитета администрации области;

Примечание:

не требуется визирование председателем контрольного комитета администрации области указов об установлении и отмене на территории области ограничительных мероприятий (карантина) по заразным и иным заболеваниям животных;

- Министром внутренней политики Владимирской области по проектам правовых актов, предусматривающих взаимодействие Правительства Владимирской области, исполнительных органов области с федеральными органами государственной власти или их территориальными органами, органами местного самоуправления;

- начальником протокольно-организационного управления Администрации Губернатора Владимирской области (далее - протокольно-организационное управление) при подготовке проектов постановлений и распоряжений Правительства Владимирской области для рассмотрения на заседании Правительства Владимирской области;

- первым заместителем Губернатора области, Министром финансов Владимирской области по проектам правовых актов, затрагивающих финансовые интересы области;

- Министром экономического развития и промышленности Владимирской области по проектам правовых актов, устанавливающих новые или изменяющие ранее предусмотренные правовыми актами области обязанности для субъектов предпринимательской и инвестиционной деятельности, а также устанавливающим, изменяющим или отменяющим ранее установленную ответственность за нарушение нормативных правовых актов области, затрагивающих вопросы осуществления предпринимательской и инвестиционной деятельности, подлежащим оценке регулирующего воздействия, а также по документам, подготавливаемым в целях реализации федеральных, региональных и ведомственных проектов (программ), а также по проектам правовых актов, предусматривающих утверждение комплексных планов, планов мероприятий, "дорожных карт", отвечающих условиям проекта (программы), содержащимся в пункте 3.12. Положения об организации проектной деятельности во Владимирской области, утвержденного постановлением администрации Владимирской области от 27.07.2021 N 451 "Об организации проектной деятельности во Владимирской области".

- Министром экономического развития и промышленности Владимирской области, начальником управления по защите государственной тайны и информации Администрации Губернатора Владимирской области (далее - управление по защите государственной тайны), начальником управления специальных программ Администрации Губернатора Владимирской области (далее - управление специальных программ) по проектам правовых актов, изменяющих структуру и штатное расписание Правительства Владимирской области и исполнительных органов области; по реорганизации и ликвидации органов исполнительной власти области;

- начальником управления государственной службы и кадровой политики по проектам правовых актов, изменяющих или определяющим функции и полномочия органов исполнительной власти области и структурных подразделений Администрации Губернатора Владимирской области;

- начальником государственно-правового управления Администрации Губернатора Владимирской области (далее - государственно-правовое управление).

Примечание:

не требуется визирование начальником государственно-правового управления приказов Администрации Губернатора Владимирской области о приобретении цветов и ценных подарков (кроме денежных средств, выделяемых из резервного фонда Правительства Владимирской области), об оказании материальной помощи, о награждении, о выдаче со склада имущества и инвентаря, о списании малоценного имущества, о перераспределении площадей в административных зданиях; о предоставлении отпусков, о направлении на учебу, о командировании в пределах Российской Федерации, о приеме делегаций; о выделении средств на представительские расходы Губернатора Владимирской области.

- первым заместителем Губернатора области, руководителем Администрации Губернатора Владимирской области.

Первые заместители, заместители руководителей исполнительных органов области, структурных подразделений Администрации Губернатора Владимирской области осуществляют согласование и визирование проектов указов, постановлений, распоряжений и приказов только в случае документально подтвержденного отсутствия руководителя (отпуск, командировка, временная нетрудоспособность).

2.3.10. Сбор виз на проектах указов Губернатора области и постановлений Правительства Владимирской области происходит с одновременным заполнением листа движения документа (приложение N 7). Лист движения документа оформляется ответственным исполнителем на отдельном листе, который прикладывается к документу и сдается вместе с проектом нормативного правового акта на подпись Губернатору области.

Образец оформления виз на проектах указов и постановлений приводится в приложении N 8.

Визирование и согласование проектов законов, указов, распоряжений Губернатора области, постановлений и распоряжений Правительства Владимирской области производится первыми заместителями, заместителями Губернатора области, руководителями исполнительных органов области, структурных подразделений Администрации Губернатора Владимирской области - не позднее 1 рабочего дня; первым заместителем Губернатора области, Министром финансов Владимирской области; первым заместителем Губернатора области, руководителем Администрации Владимирской области; Министром имущественных и земельных отношений Владимирской области - не позднее 2 рабочих дней; начальником государственно-правового управления - не позднее 5 рабочих дней.

Срок рассмотрения проектов нормативных правовых актов первыми заместителями, заместителями Губернатора области, руководителями структурных подразделений Администрации Губернатора Владимирской области или исполнительных органов области может быть увеличен до 2 рабочих дней, первым заместителем Губернатора области, Министром финансов Владимирской области; первым заместителем Губернатора области, руководителем Администрации Владимирской области; Министром имущественных и земельных отношений Владимирской области - до 4 рабочих дней, начальником финансового управления Администрации Губернатора Владимирской области (далее - финансовое управление) государственных контрактов на закупки товаров, работ, услуг - до 3 рабочих дней по согласованию между стороной, вносящей и визирующей данный проект.

При явной сложности представленных проектов срок правовой экспертизы в государственно-правовом управлении может быть увеличен до 7 рабочих дней.

Срок между датой окончания предыдущего визирования (согласования) заместителем Губернатора области, руководителем исполнительного органа области или структурного подразделения Администрации Губернатора Владимирской области и датой начала следующего визирования (согласования) не должен превышать 2 рабочих дней.

Срок визирования и согласования проектов правовых актов не должен превышать 3 месяцев со дня первой визы. В случае превышения указанного срока документ перед передачей на подпись подлежит повторному согласованию и визированию.

Контрольное управление ежемесячно проводит мониторинг соблюдения разработчиками указанных сроков, результаты которого по каждому разработчику направляются Губернатору области в виде аналитической записки до 10 числа следующего месяца и докладываются на очередном оперативном совещании при Губернаторе области.

Государственно-правовое управление может возвратить проект разработчикам для оперативного устранения замечаний. На доработку документов по внесенным при визировании и согласовании замечаниям разработчику предоставляется 5 рабочих дней, при повторных и последующих замечаниях - не более 2 рабочих дней.

2.3.11. Имеющиеся у должностного лица замечания по проекту документа излагаются в отдельном документе, который прилагается к проекту правового акта, о чем при визировании ставится отметка: "Заключение прилагается".

Лица, ответственные за подготовку проекта, обязаны рассмотреть все поступившие заключения и с их учетом доработать текст проекта, сняв замечания. Если при этом не выработан согласованный текст проекта правового акта, то заместитель Губернатора области, курирующий соответствующее направление деятельности, вправе лично внести проект на рассмотрение Губернатору области.

Если в процессе согласования и визирования или в ходе доработки проекта вносятся существенные изменения в первоначальную редакцию проекта, он подлежит повторному согласованию и визированию в соответствующих органах. Повторное согласование и визирование не требуется, если при доработке в проект документа внесены редакционные правки, не изменившие его содержание.

Оформленные на бланке установленной формы проекты правовых актов Губернатора области, Правительства Владимирской области, Администрации Губернатора Владимирской области, исполнительных органов визируются полистно, включая приложения, на оборотной стороне листа руководителем исполнительного органа области или структурного подразделения Администрации Губернатора Владимирской области, подготовившими проект. Левое и правое поле страниц с визой составляет 30 мм.

Сбор согласований и виз осуществляется лицом, ответственным за подготовку проекта документа.

Проекты постановлений Правительства Владимирской области о предоставлении участков недр местного значения, разрабатываемые Министерством природопользования и экологии Владимирской области, передаются в управление документооборота с заверенной копией комплекта документов для получения права пользования участком недр местного значения. В случае предоставления права пользования участком недр местного значения на аукционе управлению документооборота передаются: заверенные копии документов, представленных участниками для участия в аукционе, протоколы проведения аукциона, заседания аукционной комиссии, приказ Министерства природопользования и экологии Владимирской области об утверждении итогов аукциона. Министерство природопользования и экологии Владимирской области в таких случаях обеспечивает ответственное хранение оригинала комплекта указанных документов.

2.3.12. После проведенного согласования и визирования проекта указа, распоряжения Губернатора Владимирской области, постановления, распоряжения Правительства Владимирской области, приказа Администрации Губернатора Владимирской области на бумажном носителе направляется актуальная электронная версия документа на адрес электронной почты npa@avo.ru.

Тема письма формируется согласно шаблону: <Краткое наименование подразделения>_<Вид документа>_<Аннотация документа>. Например: УД_Распоряжение_О системе документооборота.

Если необходимо переслать несколько файлов, они упаковываются в ZIP-архив.

Имя вложения (файла или архива) формируется согласно шаблону: <Краткое наименование подразделения>_<Вид документа>_<Аннотация документа>. Например: УД_Распоряжение_О системе документооборота.

После отправки проекта документа на указанный выше адрес электронной почты исполнитель предоставляет проект документа на бумажном носителе в кабинет N 504 управления документооборота для отметки на листе согласования/визирования факта получения проекта документа в электронном виде ответственным сотрудником управления документооборота.

2.3.13. Согласованные и завизированные проекты правовых актов вместе с пояснительными материалами (если они имеются), указателем рассылки на оборотной стороне последнего листа передаются в управление документооборота для направления на подписание Губернатору области.

2.3.14. Согласованные и завизированные проекты постановлений и распоряжений Правительства Владимирской области, подлежащие рассмотрению в Правительстве Владимирской области, в бумажном и электронном виде с пояснительными материалами (если они имеются) представляются разработчиком в управление документооборота не позднее, чем за десять рабочих дней до очередного заседания Правительства Владимирской области.

Управление документооборота направляет проекты постановлений и распоряжений Правительства Владимирской области в протокольно-организационное управление для включения в повестку дня заседания Правительства Владимирской области.

Протокольно-организационное управление направляет проекты постановлений и распоряжений Правительства Владимирской области, подлежащие рассмотрению в Правительстве Владимирской области, членам Правительства Владимирской области по ЕСЭД (электронной почте) не позднее трех рабочих дней после утверждения Губернатором области даты проведения и повестки дня заседания Правительства Владимирской области.

В случае одобрения проектов постановлений и распоряжений Правительства Владимирской области Правительством Владимирской области, документы направляются на подписание Губернатору области.

В случае, если на заседании Правительства Владимирской области принято решение об отклонении проектов постановлений и распоряжений Правительства Владимирской области, дальнейшая работа с ними прекращается.

В случае, если на заседании Правительства Владимирской области принято решение о доработке проектов постановлений и распоряжений Правительства Владимирской области (внесении в них изменений), исполнительный орган области (структурное подразделение Администрации Губернатора Владимирской области) - разработчик проекта постановления (распоряжения) Правительства Владимирской области в течение 5 рабочих дней организует доработку, повторное визирование и согласование с должностными лицами, к сфере ведения которых относятся вопросы, подлежащие доработке, а также повторную юридическую экспертизу в государственно-правовом управлении и повторно представляет проект правового акта на рассмотрение Правительства Владимирской области либо (по решению Губернатора области) на подписание Губернатору области .

Подписанные Губернатором области указы, распоряжения Губернатора Владимирской области, постановления и распоряжения Правительства Владимирской области, подписанные руководителями исполнительных органов области приказы исполнительных органов области регистрируются в ЕСЭД.

2.4. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов

При подготовке служебных документов сотрудники исполнительных органов области оформляют реквизиты документов с учетом ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденного приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 08.12.2016 N 2004-ст. Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.

2.4.1. Герб Владимирской области помещают на бланках документов в соответствии с Законом Владимирской области от 05.02.1999 N 8-ОЗ "О гербе Владимирской области".

2.4.2. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

2.4.3. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

2.4.4. Наименование исполнительного органа области должно соответствовать его наименованию, указанному в положении об этом органе.

При наличии сокращенного наименования исполнительного органа области его помещают в скобках ниже полного.

2.4.5. Справочные данные об исполнительном органе области включают почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению исполнительного органа области (номера факсов, телексов, адрес электронной почты и т.д.).

2.4.6. Наименование вида документа, создаваемого исполнительным органом области, должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

2.4.7. Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт). Для утверждаемого документа (регламент, план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Документы, изданные совместно двумя или более исполнительными органами области, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой, например: 05.06.2023;

словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2023 г.

2.4.8. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, дополненного индексом дела по номенклатуре дел и буквенным обозначением подразделения (приложение N 10).

Порядок расположения символов номера для входящих документов следующий:

номер по порядку - буквенное обозначение структурного подразделения Администрации Губернатора Владимирской области или исполнительного органа области - индекс дела по номенклатуре. Например, 101-УД-01-01.

Для исходящих документов:

буквенное обозначение структурного подразделения Администрации Губернатора Владимирской области или исполнительного органа области - номер по порядку - индекс дела по номенклатуре. Например, УД-101-01-01.

Регистрационный номер документа, составленного несколькими исполнительными органами области, состоит из присвоенных ими регистрационных номеров документа, перечисленных в порядке перечисления авторов документа через косую черту.

2.4.9. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

2.4.10. Место издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам общего бланка или бланка конкретного вида документа. Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения.

2.4.11. Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

Все строки реквизита "Адресат" центрируются по отношению к самой длинной строке.

Например:

Министерство культуры
Российской Федерации
Административно-правовой департамент

При направлении документа должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.

Например:

Министерство образования и науки
Российской Федерации
Департамент управления делами
Ведущему специалисту
И.О. Фамилия

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

Например:

Генеральному директору
объединения "Ростекстиль"

В.Д. Иванову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.

Например:

Руководителям
исполнительно-распорядительных
органов местного самоуправления

В состав реквизита "Адресат" должен входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

Например:

Директору департамента туризма
и региональной политики
Министерства культуры
Российской Федерации

И.О. Фамилия

Малый Гнездниковский пер., д.7/6, стр.1,

ГСП-3, г. Москва, 125993

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем - почтовый адрес.

Например:

Иванову М.В.

Новоясеневский просп., д. 12, кв. 32

Москва, 117574

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее.

2.4.12. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа.

Гриф утверждения оформляется следующим образом:

УТВЕРЖДАЮ

Заместитель Губернатора области

_________________ (И.О. Фамилия)

(личная подпись)          00.00.0000

При утверждении документа указом, постановлением, распоряжением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или Утвержден), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово "УТВЕРЖДЕНО" согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа.

УТВЕРЖДЕНО

Приказом Росархива

от 16.03.2016 N 1505

2.4.13. В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

Если в проекте резолюции, содержащей поручение, предусматривается несколько исполнителей, то определяется ответственный исполнитель поручения, который указывается первым или помечается словом "отв.".

Если проект резолюции предусматривает несколько поручений, то резолюция разбивается на пункты в соответствии с количеством поручений. При этом каждый пункт должен начинаться с указания исполнителей и определения исполнителя, ответственного за выполнение данного пункта поручения.

Соисполнители представляют ответственному исполнителю подготовленную и подписанную ими информацию об исполнении документа в течение первой половины срока, установленного для исполнения документа, если должностным лицом, наложившим резолюцию, не определен иной срок исполнения.

Если срок исполнения документа составляет менее 15 дней, то подготовленные проекты документов сдаются ответственному исполнителю не позднее чем за 5 дней до истечения срока.

Ответственный исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Резолюция оформляется на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится (приложение N 11).

2.4.14. Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа.

Заголовок должен отвечать на вопросы:

"о чем?" ("о ком?"), например:

П Р И К А З
ИСПОЛНИТЕЛЬНОГО ОРГАНА ОБЛАСТИ Об изменении штатного расписания

"чего?" ("кого?"), например:

Должностная инструкция главного бухгалтера

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок может не составляться.

2.4.15. Отметку о контроле за исполнением документа обозначают словами или штампом "Контроль".

2.4.16. Текст документа оформляют в виде связного текста, таблицы, графического материала или в виде соединения этих структур. Объем текста делового письма, как правило, не должен превышать 2-х печатных страниц, справки или служебной записки - 4-х страниц.

Графы, пункты и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации-автора, дату, регистрационный номер, кроме этого, может указываться и заголовок к тексту документа.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах исполнительных органов области, действующих на принципах единоначалия, а также во внутренних документах, адресованных руководству, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили").

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа ("просим предоставить...", "направляем в Ваш адрес");

от первого лица единственного числа ("прошу выслать", "считаю необходимым");

от третьего лица единственного числа ("управление не возражает").

2.4.17. Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 8 л. в 3 экз.

Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например:

Приложение: 1. Справка о ... на 3 л. в 2 экз.

2. Проект ... на 8 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2022 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (распоряжения, приказы, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение N" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение N 2

к Приказу Росархива

от 16.03.2022 N 11

Слова "Приложение N" центрируются относительно самой длинной строки, например:

Приложение N 2

к Приказу Министерства культуры

от 18.03.2022 N 234

При отправке документа только в электронном виде при отсутствии возможности указания количества листов (таблицы, большой формат и т.д.) допускается следующее оформление:

Приложение: в электронном виде 3 файла.

2.4.18. Право подписи документа, направляемого из Правительства Владимирской области, Администрации Губернатора Владимирской области в адрес Президента Российской Федерации, аппарата Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации и его заместителей, аппарата Правительства Российской Федерации, Председателя Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Председателя Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и сенаторов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации (в ответ на запросы), полномочного представителя Президента Российской Федерации в Центральном федеральном округе, Главного федерального инспектора по Владимирской области аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Центральном федеральном округе, председателя областного суда, председателя Арбитражного суда области, председателя Первого арбитражного апелляционного суда, прокурора области, руководителей правоохранительных органов области имеет только Губернатор области или лицо, исполняющее его обязанности (за исключением случаев прямого поручения Губернатора области либо прямого обращения вышеназванных должностных лиц в структурные подразделения Администрации Губернатора Владимирской области и исполнительные органы области). Данные документы визируются первыми заместителями, заместителями Губернатора области по курируемым вопросам. В случае подготовки проекта письма структурными подразделениями Администрации Губернатора Владимирской области или исполнительными органами области, работу которых координирует и контролирует Губернатор области, документ визируется только руководителем структурного подразделения Администрации Губернатора Владимирской области или исполнительного органа области. Документы, направляемые указанным адресатам по системе межведомственного электронного документооборота (МЭДО), готовятся ответственным исполнителем, согласовываются должностными лицами и подписываются Губернатором области только в электронном виде посредством ЕСЭД. Список абонентов МЭДО и правила подготовки проектов электронных документов направляются управлением документооборота по мере обновления либо по запросу. В листе согласования проекта электронного документа в обязательном порядке указывается начальник управления документооборота (последним согласующим).

Проекты документов, подготовленные во исполнение резолюций Губернатора области или по его поручению руководителя секретариата Губернатора области (за исключением документов с пометками "Оперативно", "Срочно", "Весьма срочно"), направляются Губернатору области исполнителями для подписания не менее чем за 5 рабочих дней до истечения срока исполнения. При этом проекты таких документов представляются первым заместителям и заместителям Губернатора области на визирование не позднее, чем за 8 рабочих дней до истечения срока исполнения документов.

Право подписи документа, направляемого председателю Законодательного Собрания Владимирской области, имеют только Губернатор области или лицо, исполняющее его обязанности и первый заместитель Губернатора области, руководитель Администрации Губернатора Владимирской области. Письма, направляемые за подписью Губернатора области или лица, исполняющего обязанности Губернатора области, председателю Законодательного Собрания Владимирской области дополнительно визируются Министром внутренней политики Владимирской области, первым заместителем Губернатора области, руководителем Администрации Губернатора Владимирской области. Исполнительные органы области направляют проекты писем в Министерство внутренней политики Владимирской области за 8 рабочих дней до истечения срока исполнения, первому заместителю Губернатора области, руководителю Администрации Губернатора Владимирской области - за 6 рабочих дней до истечения срока исполнения, Губернатору области - за 5 рабочих дней до истечения срока исполнения. Письма в Законодательное Собрание Владимирской области на предложения Законодательного Собрания Владимирской области о внесении изменений в законы Владимирской области передаются на подписание Губернатору области не позднее, чем за 8 рабочих дней до истечения срока исполнения документов.

Письма, направляемые за подписью Губернатора области или лица, исполняющего обязанности Губернатора области, председателю Владимирского областного суда, председателю Арбитражного суда Владимирской области, председателю Первого арбитражного апелляционного суда, прокурору Владимирской области, начальнику Управления Федеральной службы безопасности России по Владимирской области, руководителю Следственного управления Следственного комитета Российской Федерации по Владимирской области, визируются начальником государственно-правового управления. Исполнительные органы области направляют проекты писем в государственно-правовое управление за 8 рабочих дней до истечения срока исполнения; Губернатору области - за 5 рабочих дней до истечения срока исполнения.

2.4.19. Первые заместители Губернатора области, заместители Губернатора области имеют право подписи документов, подготовленных в адрес федеральных министров и их заместителей, структурных подразделений Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, а также сенаторов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации (за исключением отзывов на проекты федеральных законов), аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Центральном федеральном округе, федерального инспектора по Владимирской области аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Центральном федеральном округе, Законодательного Собрания области, глав городских округов, глав администраций муниципальных районов, глав муниципальных районов Владимирской области, за исключением писем, направляемых главам городских округов, главам администраций муниципальных районов, главам муниципальных районов Владимирской области, в рамках контроля исполнения соглашений о предоставлении субсидий из областного бюджета бюджетам муниципальных образований, а также для получения информации по запросам федеральных органов исполнительной власти. Указанные письма подписываются руководителями исполнительных органов области. Документы, направляемые абонентам МЭДО, могут быть согласованы и подписаны в электронном виде.

2.4.20. Документы внутренней переписки, подготовленные структурными подразделениями Администрации Губернатора Владимирской области и исполнительными органами области и направляемые Губернатору области, должны подписываться первыми заместителями, заместителями Губернатора области по курируемым вопросам (при наличии) и визироваться руководителями структурных подразделений Администрации Губернатора Владимирской области и исполнительных органов области, подготовивших данные документы. Указанные документы могут быть подготовлены и подписаны в электронном виде. Документам присваиваются внутренние номера в секретариатах первых заместителей Губернатора области, заместителей Губернатора области, после чего они направляются Губернатору области в электронном виде посредством ЕСЭД.

2.4.21. Руководители структурных подразделений Администрации Губернатора Владимирской области, руководители исполнительных органов области имеют право подписи документов по соответствующей сфере деятельности, направляемых в структурные подразделения федеральных органов исполнительной власти, руководителям государственных органов Владимирской области, руководителям территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, заместителям местных администраций, руководителям управлений и отделов местных администраций, главам муниципальных образований и главам администраций городских и сельских поселений. Указанные документы, направляемые абонентам МЭДО, могут быть согласованы и подписаны в электронном виде.

Ответы на письма, поступившие из Законодательного Собрания Владимирской области в исполнительные органы области, подписываются руководителем исполнительного органа области по согласованию с курирующим первым заместителем Губернатора области, заместителем Губернатора области (при наличии).

2.4.22. Исковые заявления, административные исковые заявления, отзывы на исковые заявления, возражения на административные исковые заявления; заявления об обеспечении иска, о применении мер предварительной защиты по административному иску; о полном либо частичном отказе от исковых требований, от административного иска; о признании иска, административного иска; об изменении предмета или основания иска, административного иска; мировые соглашения, соглашения о примирении сторон или соглашения сторон по фактическим обстоятельствам административного дела; апелляционные, кассационные, частные и надзорные жалобы на судебные акты арбитражных судов и судов общей юрисдикции, а также отзывы на них; заявления о пересмотре судебных актов по новым или вновь открывшимся обстоятельствам; а также все документы, связанные с ведением дел об административных правонарушениях в соответствии с Кодексом об административных правонарушениях Российской Федерации, в том числе жалобы на постановление по делу об административном правонарушении, на решение по жалобе на постановление по делу об административном правонарушении, отказов от них, направляемые за подписью Губернатора области или лица, исполняющего обязанности Губернатора области, или иных должностных лиц при письменном уполномочивании их на такие действия Губернатором области в суды общей юрисдикции и арбитражные суды всех уровней, визируются начальником государственно-правового управления либо лицом, его замещающим. Структурные подразделения Администрации Губернатора Владимирской области и исполнительные органы области направляют проекты указанных документов в государственно-правовое управление за 5 рабочих дней до истечения срока исполнения.

2.4.23. Ответы на обращения граждан подписывают Губернатор области, первые заместители Губернатора области, заместители Губернатора области, руководители структурных подразделений Администрации Губернатора Владимирской области, исполнительных органов области либо уполномоченные на то должностные лица Администрации Губернатора Владимирской области в соответствии с должностными обязанностями.

Ответы на обращения граждан, в которых обжалуются действия государственных служащих исполнительных органов области, подписывают вышестоящие в порядке подчиненности руководители, должностные лица.

2.4.24. Информацию об исполнении поручений по рассмотрению обращений граждан, направляемую в адрес Президента Российской Федерации, аппарата Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации и его заместителей, аппарата Правительства Российской Федерации, Председателя Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, федеральных министров, полномочного представителя Президента Российской Федерации в Центральном федеральном округе, председателя областного суда, председателя арбитражного суда области, председателя Первого Арбитражного апелляционного суда, прокурора области, руководителей правоохранительных органов области, подписывают Губернатор области или первый заместитель Губернатора области, исполняющий его обязанности. Информацию об исполнении поручений по рассмотрению обращений граждан, направляемую в иные федеральные органы государственной власти, подписывают Губернатор области, первые заместители Губернатора области, заместители Губернатора области, руководители структурных подразделений Администрации Губернатора Владимирской области и исполнительных органов области.

2.4.25. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись или отметка об электронной подписи и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа на бумажном носителе, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "и.о.", "заместитель"). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии.

2.4.26. Исходящие письма на бумажном носителе отправляются с оригиналом подписи. Второй экземпляр исходящего документа (с указателями рассылки), завизированный исполнителем, подписанный руководителем, помещается в дело в соответствии с номенклатурой. При отправке электронного документа, подписанного электронной подписью, в дело помещается распечатанная форма отображения электронного документа, содержащая отметки об электронной подписи и регистрационных данных.

В подписанных документах не допускаются подчистки, исправления, добавления.

Использование факсимильного воспроизведения (факсимиле) подписи с помощью аналогов собственноручной подписи допускается при подготовке Почетных грамот, поздравительных адресов, открыток, поздравительных, приветственных и благодарственных писем, приглашений, извещений, а также на копиях подписанных ранее документов, подлежащих направлению "В дело".

Факсимиле подписи ставится только по личному указанию руководителя, которому оно принадлежит.

Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

Образец:

(Наименование должности)	Эмблема	ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ	Н.Н. Николаев
	Сертификат: 1а111ааа000000000011
	Владелец: Николаев Николай Николаевич
	Действителен с 01.12.2019 по 01.12.2020

При использовании электронной подписи на бланке должностного лица наименование его должности не указывается.

2.4.27. Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Представляемые на подпись документы визируются руководителем структурного подразделения Администрации Губернатора Владимирской области или исполнительного органа области, где готовился проект документа.

Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование).

Виза включает в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

Если документ готовится ответственным исполнителем, то он обязательно должен быть завизирован всеми соисполнителями, указанными в резолюции.

Визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа второго экземпляра документа.

При подготовке аналитической информации, справки по результатам проверки деятельности допускается согласование с руководителем проверяемой структуры в нижней части оборотной стороны последнего листа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник юридического отдела

Личная подпись Дата

А.С. Иванов

Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.

Согласование проекта документа с организациями, интересы которых в нем затрагиваются, - внешнее согласование.

Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, который включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования.

Например:

СОГЛАСОВАНО Генеральный директор ЗАО "Термопласт" ________________ ___________________ (личная подпись)   (инициалы, фамилия) 00.00.0000

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО Письмо заместителя Руководителя федерального агентства от 00.00.0000 N 000

Гриф согласования располагается на обороте последнего листа 2-го экземпляра документа.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

При согласовании документа в электронном виде посредством ЕСЭД в проект электронного документа визы не вносятся, в карточке документа создаются листы согласования.

2.4.28. Правительство Владимирской области, Администрация Губернатора Владимирской области имеет печать с изображением герба Владимирской области и иные печати без изображения государственной символики. Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Простые круглые печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном "МП" ("Место печати").

2.4.29. Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения.

Например:

Верно Инспектор службы кадров Личная подпись А.П. Петрова Дата

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия ("Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N... за ...год").

Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати управления документооборота (исполнительного органа области без изображения государственной символики).

2.4.30. Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Например:

Забелин Иван Андреевич,

контрольное управление,

ведущий специалист,

+7(4922) 24-45-67, Zabelin@xxx.ru

Отметка об исполнителе печатается шрифтом меньшего размера и может оформляться как нижний колонтитул.

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия, имя и отчество ответственного исполнителя.

2.4.31. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении, слова "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ.

Исполненные документы на бумажном носителе направляются в дело руководителями, наложившими резолюции, руководителем секретариата Губернатора области, руководителями секретариатов первых заместителей, заместителей Губернатора области.

Отметка "В дело", дата, подпись (с расшифровкой) лица, списавшего документ, проставляется на лицевой стороне первого листа исполненного документа.

Если документ на бумажном носителе для исполнения не передавался в секретариат первого заместителя, заместителя Губернатора области, исполнительный орган области или структурное подразделение Администрации Губернатора Владимирской области, курируемые Губернатором области, отметка "В дело", дата, подпись (с расшифровкой) лица, списавшего документ, проставляется в управлении документооборота.

Контрольные документы (со штампами "Контроль") направляются в дело только с обязательной отметкой над регистрационным штампом документа о снятии их с учета в контрольном управлении.

Материалы к документам с визами "Для использования в работе", "Для руководства" (книги, брошюры, долгосрочные программы и т.п.) хранятся в делах исполнительных органов области, структурных подразделениях Администрации Губернатора Владимирской области. Сопроводительные документы или ксерокопии первых страниц материалов с регистрационными номерами управления документооборота, содержащие полную информацию о том, где находятся основные материалы, сдаются в управление документооборота и в установленном порядке направляются в дело.

Для направления в дело документа с резолюциями Губернатора области, руководителя секретариата Губернатора области в ЕСЭД формируется отчет об исполнении поручения с кратким описанием исполнения поручения и вложением копий документов (информаций и т.д.) об исполнении поручения. Отчет об исполнении может направить первый заместитель, заместитель Губернатора области или служащий соответствующего секретариата, ответственный за работу с документами в ЕСЭД, руководитель (или ответственный за работу с документами) структурного подразделения Администрации Губернатора Владимирской области или исполнительного органа области, работу которых координирует и контролирует Губернатор области.

2.4.32. Отметка о поступлении документа в Правительство Владимирской области, Администрацию Губернатора Владимирской области содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - время поступления). Отметка о поступлении документа проставляется в виде штампа (в том числе и электронного в ЕСЭД) (приложение N 12).

2.5. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

2.5.1. Приказ.

2.5.1.1. Приказами оформляются в том числе решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы исполнительного органа области. Приказы могут иметь нормативный характер. Проекты приказов готовят и вносят на основании поручений руководителя структурного подразделения Администрации Губернатора Владимирской области или исполнительного органа области, его заместителя либо в инициативном порядке.

Проекты приказов по кадровым вопросам готовит управление государственной службы и кадровой политики на основании соответствующих представлений.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений Администрации Губернатора Владимирской области и исполнительных органов области, которые готовят и вносят проекты.

Контроль за правильностью оформления, полнотой согласования проектов приказов осуществляет руководитель исполнительного органа области и ответственный за делопроизводство.

2.5.1.2. Проекты приказов и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения, внесшим проект, руководителями структурных подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителем юридической службы. Замечания по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются в отдельном документе, который прилагается к проекту приказа.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения существенного характера, то он подлежит повторному согласованию.

Проекты приказов, представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя исполнительного органа (руководителями структурных подразделений Администрации Губернатора Владимирской области) в соответствии с распределением обязанностей.

2.5.1.3. Проекты приказов печатаются на стандартных бланках установленной формы или стандартных листах бумаги формата А4. Датой приказа является дата его подписания.

2.5.1.4. Копии приказов или их размноженные экземпляры заверяют печатью и направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем на обороте последней страницы приказа. Копия также обязательно направляется исполнителю.

2.5.1.5. Приказ исполнительного органа области имеет следующие реквизиты:

Наименование исполнительного органа области;

наименование вида документа - приказ;

дата и номер приказа.

Приказ структурного подразделения Администрации Губернатора Владимирской области имеет следующие реквизиты:

Наименование исполнительного органа области;

наименование структурного подразделения;

наименование вида документа - приказ;

дата и номер приказа.

Дата состоит из восьми цифровых знаков, например: 13.03.2022 N 101.

Номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа, например: N 100. К порядковому номеру приказа к порядковому номеру приказа исполнительного органа области, имеющего нормативный характер, через дефис добавляется буква "н", по командировкам и отпускам - буквы "ко", по кадрам - буква "к", например: N 101-н, N 102-ко, N 101-к.

Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. Приказы по основной деятельности, по командировкам и отпускам, по кадрам, нормативные нумеруются отдельно.

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа и отвечать на вопрос "О чем?" Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается курсивом, размером шрифта N 12, через один межстрочный интервал.

Например:

О создании службы документационного обеспечения управления

Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается размером шрифта N 14 через одинарный интервал от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом приказываю, которое печатается вразрядку.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются подразделения или должностные лица. Последний пункт распорядительной части содержит сведения о возложении контроля за исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Место расположения виз аналогично их расположению на указах Губернатора области, постановлениях, распоряжениях Правительства Владимирской области.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.

Приказы подписывает руководитель исполнительного органа области или структурного подразделения Администрации Губернатора Владимирской области, а в его отсутствие - лицо, его замещающее.

Приложения к приказу визируются руководителем исполнительного органа области или структурного подразделения Администрации Губернатора Владимирской области, подготовившим проект. При наличии нескольких приложений они нумеруются. Внесение изменений в подписанный приказ, а также в согласованный проект документа не допускается.

2.5.1.6. Совместные приказы исполнительных органов области печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм).

При оформлении совместного приказа:

наименования исполнительных органов области располагаются на одном уровне;

наименование вида документа - приказ - располагается центрировано;

дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи;

регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более исполнительными органами, состоит из регистрационных номеров документа каждого из этих органов, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

подписи руководителей исполнительных органов области располагаются ниже текста на одном уровне.

Образцы оформления приказов приведены в приложении N 14.

2.5.2. Договор (соглашение, государственный контракт).

2.5.2.1. Проекты договоров (соглашений, государственных контрактов), заключаемых Правительством Владимирской области, исполнительными органами области, подготавливаемые структурными подразделениями Администрации Губернатора Владимирской области и исполнительными органами области, печатаются в количестве, соответствующем количеству сторон, участников договора (соглашения), государственного контракта на стандартных листах бумаги формата А4.

2.5.2.2. На первой странице документа в тексте центрового поля выделяется слово "ДОГОВОР" ("СОГЛАШЕНИЕ", "ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОНТРАКТ").

2.5.2.3. Через 2 межстрочных интервала после слова "Договор" ("Соглашение", "государственный контракт") печатается заголовок документа.

2.5.2.4. Через 3 межстрочных интервала после заголовка документа в левом углу листа ставится наименование места его подписания, а в правом - регистрационный номер указанного документа и дата в соответствии с очередной записью в Реестре договоров (соглашений), государственных контрактов, заключаемых Правительством Владимирской области (Администрацией Губернатора Владимирской области, исполнительным органом области).

2.5.2.5. Договор (соглашение, государственный контракт) может содержать разделы (статьи, главы, подразделы, пункты, подпункты), которые должны быть пронумерованы.

2.5.2.6. Основной текст договора (соглашения, государственного контракта) печатается, как правило, шрифтом N 14. Наименования разделов могут быть выделены иным шрифтом.

2.5.2.7. Все страницы договора (соглашения, государственного контракта) нумеруются арабскими цифрами, которые проставляются посередине верхнего поля листа.

2.5.2.8. Визирование договоров (соглашений, государственных контрактов) осуществляется в порядке, установленным Губернатором области.

2.5.2.9. Подпись на договоре (соглашении, государственном контракте) Губернатора области или уполномоченного им лица, руководителя исполнительного органа заверяется гербовой печатью.

2.5.2.10. Количество подлинников договора (соглашения, государственного контракта) должно быть не менее числа подписывающих его сторон.

2.5.2.11. Подписанный представителями сторон договор (соглашение, государственный контракт) направляется ответственным исполнителем сначала в управление документооборота, где подпись Губернатора области или уполномоченного лица скрепляется гербовой печатью, затем в государственно-правовое управление для включения в Реестр договоров (соглашений, государственных контрактов), заключаемых Правительством Владимирской области.

Договоры (соглашения, государственные контракты), заключаемые исполнительными органами области заверяются гербовыми печатями исполнительного органа и включаются в Реестр договоров (соглашений, государственных контрактов), заключаемых исполнительным органом области.

2.5.3. Протокол.

2.5.3.1. Протокол составляется на основании записей, произведённых во время со вещания (заседания, рабочей встречи), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

2.5.3.2. Протокол должен быть подготовлен не позднее 3-х дней со дня заседания, а протокол совещания Губернатора области с главами исполнительных органов местного самоуправления - не позднее 5-ти дней.

2.5.3.3. На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".

2.5.3.4. В Правительстве Владимирской области, исполнительных органах области протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

2.5.3.5. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются:

Председатель или Председательствующий;

Секретарь.

Присутствовали - список присутствовавших в алфавитном порядке или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек, например:

Присутствовали 25 человек (список прилагается).

Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, которая печатается от границы левого поля, и его наименование начинается с предлога "О" ("Об").

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) - в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования:

"За - ...,Против - ...,Воздержалось - ...).

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

2.5.3.6. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилия председательствующего (председателя) на совещании, заседании, а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Слово "ПРИСУТСТВОВАЛИ" печатается прописными буквами от границы левого поля документа, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей присутствующих, справа от должности инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

Первые заместители Губернатора области и заместители Губернатора области, члены Правительства Владимирской области, руководители исполнительных органов и структурных подразделений Администрации Губернатора Владимирской области.

Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через одинарный межстрочный интервал.

Допускается оформлять список присутствовавших отдельным приложением с указанием должностей, инициалов и фамилий.

Основная часть протокола печатается через одинарный межстрочный интервал и включает вопросы, рассматриваемые на совещании, заседании, и принятые по ним решения. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается центрировано, размером шрифта N 14 и выделяется полужирным шрифтом и подчеркивается чертой после последней строки. Точка в конце наименования не ставится. Под чертой в скобках указываются фамилии лиц, выступивших по данному вопросу.

Фамилии печатаются также через одинарный межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

2.5.3.7. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания (совещания).

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы технических, научных и экспертных советов, совещаний и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании (совещании).

2.5.3.8. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель структурного подразделения Администрации Губернатора Владимирской области или исполнительного органа области, готовивший рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью.

2.5.3.9. Протоколы комиссий, советов, совещаний, проводимых Губернатором области, после подписания Губернатором области передаются для регистрации и хранения подлинника документа в управление документооборота.

При регистрации в управлении документооборота к уже имеющемуся номеру протокола добавляется через дробь порядковый номер с буквенным обозначением "пр", после чего копии этих протоколов передаются в контрольное управление для регистрации и организации контроля за их исполнением. Затем зарегистрированная копия протокола контрольным управлением направляется ответственному исполнителю для рассылки.

2.5.3.10. Протоколы оперативных совещаний, рабочих поездок Губернатора области в муниципальные образования области оформляются контрольным управлением. Протоколы совещаний с главами органов местного самоуправления оформляются Министерством внутренней политики Владимирской области. Протоколы заседаний комиссий, советов, рабочих групп оформляются структурными подразделениями Администрации Губернатора Владимирской области и исполнительными органами области, осуществляющими документационное обеспечение их деятельности.

2.5.3.11. Рассылку копий протоколов по итогам заседаний комиссий, советов, рабочих групп, совещаний исполнителям осуществляет структурное подразделение Администрации Губернатора Владимирской области либо исполнительный орган области, ответственные за проведение совещания, после регистрации протоколов в управлении документооборота и контрольном управлении.

Рассылку копий протоколов по итогам совещаний с органами местного самоуправления муниципальных образований области осуществляет Министерство внутренней политики Владимирской области после регистрации протоколов в управлении документооборота и контрольном управлении.

2.5.3.12. Принятые решения могут доводиться до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые имеют следующие реквизиты:

- Наименование вида документа - выписка из протокола.

- Вид совещания, заседания.

- Дата и номер.

Эти реквизиты печатаются так же, как в протоколе.

- Формулировка вопроса повестки дня.

Указывается вопрос (или вопросы) повестки дня, по которому делается выписка из протокола.

- Решение.

Перечисляются пункты решений, относящихся к вопросу повестки дня.

Каждый пункт печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля и может быть пронумерован арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой.

- Подпись.

Состоит из наименования должности лица, председательствовавшего на совещании, заседании, инициалов и фамилии.

- Печать.

Рассылаемые экземпляры выписок из протокола заверяются печатью. Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности председательствовавшего на совещании, заседании.

- Приложение.

Отметка об ограничении доступа к выписке из протокола (при необходимости).

2.5.3.13. Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола установленной формы или на стандартных листах бумаги формата А4 размером шрифта N 14 и имеют следующие реквизиты:

Наименование вида документа - П Р О Т О К О Л печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру;

Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через одинарный межстрочный интервал и выравнивается по центру;

Место проведения заседания, совещания - указывается (при необходимости) через 2 межстрочных интервала, печатается название города или организации, где проводилось совещание, заседание, выравнивается по центру и отделяется от реквизитов "дата" и "номер" протокола линейкой;

Дата и номер протокола - дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера протокола, может включать буквенные индексы.

Основная часть протокола печатается через одинарный межстрочный интервал;

Подпись - отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через одинарный межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

2.5.3.14. Приложения.

Оформляются на отдельном листе бумаги.

На первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "Приложение", ниже через 1,5 интервала дается ссылка на протокол совещания, заседания, его дату и номер.

Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки. Длина строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правым полем документа.

Например:

Приложение
к протоколу совещания
Губернатора области
от 20 июня 2022 г. N 4

При наличии нескольких приложений они нумеруются.

2.5.3.15. Пометка ограничения доступа к протоколу.

Гриф или пометка ограничения доступа к протоколу печатается на первом листе документа в правом верхнем углу.

Протоколы совместных заседаний, совещаний нескольких коллегиальных органов оформляются с соблюдением реквизитов протокола. В реквизите "Подпись" наименования должностей располагаются на одном уровне.

Образцы оформления протоколов приведены в приложении N 15.

2.5.4. Служебные письма.

2.5.4.1. Служебные письма в Правительстве Владимирской области и в исполнительных органах области готовятся:

как исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции исполнительных органов области;

как ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

как ответы на запросы федеральных министерств, федеральных агентств и федеральных служб;

как сопроводительные письма в различные организации;

как ответы на запросы различных организаций и граждан;

как инициативные письма;

или иные.

Правила оформления служебных писем:

Текст документа оформляют в виде связного текста, таблицы, графического материала или в виде соединения этих структур. Объем текста делового письма, как правило, не должен превышать 2-х печатных страниц, справки или служебной записки - 4-х страниц. При подготовке используется шрифт, рекомендуемый ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденным приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 08.12.2016 N 2004-ст, размер шрифта 14.

Графы, пункты и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

- наименование документа, наименование организации - автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту;

- наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дату утверждения документа.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

В заголовке и тексте документа не рекомендуется отрывать и переносить на другую строку или страницу:

инициалы имени и отчества от фамилии;

дату от наименования месяца;

цифры, обозначающие количество, от слов "процент", "метр", "километр", "тонна" и т.д.;

код города и цифры телефонного номера.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 - 5 строк. Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 8 л. в 3 экз.

Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например:

Приложение: 1. Справка о ... на 3 л. в 2 экз.

2. Проект ... на 8 л. в 3 экз.

Если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):

Приложение: CD в 1 экз.

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Реквизит "Адресат" проставляется в верхней правой части документа. Все строки реквизита "Адресат" центрируются по отношению к самой длинной строке. В состав реквизита "Адресат" входит почтовый адрес.

Служебные письма должны содержать отметку об исполнителе, которая включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона.

Служебные письма могут адресоваться как адресатам внутри страны, так и зарубежным корреспондентам.

2.5.4.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции. Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя.

Ответные и инициативные письма могут быть согласованы, подписаны и направлены в электронном виде с использованием ЕСЭД.

Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений Администрации Губернатора Владимирской области и исполнительных органов области.

К проектам писем на бумажном носителе, предоставляемым для подписания Губернатором области, первым заместителем, заместителем Губернатора области, прикладываются их копии, завизированные первым заместителем, заместителем Губернатора области, руководителем структурного подразделения Администрации Губернатора Владимирской области или исполнительного органа области, а также документы, на основании которых они подготовлены. К проектам писем, направляемым для подписания в электронном виде, в ЕСЭД создаются электронные листы согласования и связи с карточками входящих документов. В случае подготовки проекта письма структурными подразделениями Администрации Губернатора Владимирской области или исполнительными органами области, работу которых координирует и контролирует Губернатор области, документ визируется только руководителем структурного подразделения Администрации Губернатора Владимирской области или исполнительного органа области.

В случае подписания письма первым заместителем либо заместителем Губернатора области документ визируется руководителем структурного подразделения Администрации Губернатора Владимирской области или исполнительного органа области.

Письмо на бумажном носителе визируется на оборотной стороне последнего листа проекта, в нижней его части. Виза включает в себя наименование должности, личную подпись визирующего с расшифровкой подписи и дату. Для визирования в электронном виде создаются листы согласования в карточке исходящего документа.

При направлении письма более чем в 4 адреса или в организации, не входящие в официальные указатели рассылки, исполнителем составляется указатель рассылки, с указанием официальных наименований организаций и их почтовых адресов. Список рассылки визируется руководителем разработавшего проект письма структурного подразделения Администрации Губернатора Владимирской области или исполнительного органа области.

2.5.4.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5 (приложение N 9). Изготовление бланков писем с изображением герба Владимирской области средствами электронно-вычислительной техники запрещается.

Письма на бланках "Губернатор Владимирской области" подписывает только Губернатор области, письма на бланках "Правительство Владимирской области" подписывают первые заместители, заместители Губернатора области. Руководители структурных подразделений Администрации Губернатора Владимирской области и исполнительных органов области подписывают письма на бланках соответствующего структурного подразделения Администрации Губернатора Владимирской области и исполнительного органа области.

Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более исполнительных органов области (структурных подразделений Администрации Губернатора Владимирской области), оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. При этом данные о наименовании исполнительных органов области и структурных подразделений Администрации Губернатора Владимирской области, подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите "подпись".

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Служебное письмо, направляемое внутри страны, составляется на русском языке. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

Если документ направляется лицу, совмещающему несколько должностей или выполняющему одновременно служебные и общественные функции, то документ адресуется по той должности, к которой относится его содержание. Указывать в реквизите "адресат" все занимаемые должности корреспондента не допускается.

2.5.4.4. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.

Например: "Правительство Владимирской области считает...", "Министерство рассмотрело...".

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д. В конце текста допускается печатать заключительную этикетную фразу "С уважением, ...".

2.5.4.5. Датой письма является дата его подписания.

Право подписи служебных писем устанавливается в положениях об исполнительных органах области и структурных подразделениях Администрации Губернатора Владимирской области и в должностных регламентах. В названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководителей.

Отправка писем способом фельдъегерской связи осуществляется по указанию Губернатора области, первых заместителей, заместителей Губернатора области, руководителя секретариата Губернатора области, начальника управления по защите государственной тайны и информации (далее - управление по защите государственной тайны и информации) и начальника управления документооборота.

Неправильно оформленные письма и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям.

2.6. Оформление телеграмм

2.6.1. Отправка телеграмм из Правительства Владимирской области, Администрации Губернатора Владимирской области осуществляется управлением документооборота, а в отдельных случаях управлением по защите государственной тайны и информации средствами специальной документальной связи. Осуществляется отправка двух видов телеграмм: "Простая" и "Правительственная".

Телеграммы категории "Простая" могут быть отправлены за подписью первых заместителей Губернатора области, заместителей Губернатора области.

Телеграммы категории "Правительственная" отправляются за подписью Губернатора области, первого заместителя Губернатора области, исполняющего обязанности Губернатора области, либо по их поручению.

2.6.2. Правила оформления телеграмм:

- текст телеграммы должен быть напечатан на белой бумаге прописными буквами через 1 межстрочный интервал (см. образец);

- в тексте телеграммы буква Ё заменяется буквой Е;

- телеграммы имеют следующие реквизиты: адрес (куда и кому); в обязательном порядке в телеграмме указывается полный адрес получателя телеграфного сообщения и отметка о категории телеграммы (ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ);

- телеграмма должна содержать не более 300 слов. Телеграмма, содержащая более 300 слов, разбивается на 2 и более телеграммы, при этом каждая последующая часть начинается со слова "ПРОДОЛЖЕНИЕ" и далее по тексту;

- телеграмма должна быть завизирована руководителем исполнительного органа области или структурного подразделения Администрации Губернатора Владимирской области, готовящего проект телеграммы, с указанием должности и фамилии;

- текст телеграммы в электронном виде должен быть предоставлен на диске V:\Управление документооборота\Телеграммы;

- подписанные телеграммы на отправку принимаются до 16:00, принятые позже отправляются на следующий день.

Образец правительственной телеграммы:

ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ

МОСКВА ИЛЬИНКА 9

ЗАМЕСТИТЕЛЮ МИНИСТРА ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

И И ПЕТРОВУ=

УВАЖАЕМЫЙ ИВАН ИВАНОВИЧ!

ОТ ВСЕЙ ДУШИ ПОЗДРАВЛЯЮ ВАС С ДНЕМ РОЖДЕНИЯ!

В ЭТОТ ЗНАМЕНАТЕЛЬНЫЙ ДЕНЬ ЖЕЛАЮ ВАМ ВСЕГО САМОГО ДОБРОГО - КРЕПКОГО ЗДОРОВЬЯ, БОДРОСТИ ДУХА, БОЛЬШИХ УСПЕХОВ В ВАШЕЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ НА ОТВЕТСТВЕННОМ ГОСУДАРСТВЕННОМ ПОСТУ, РАДОСТИ, ОГРОМНОГО ЛИЧНОГО СЧАСТЬЯ=

ГУБЕРНАТОР ВЛАДИМИРСКОЙ ОБЛАСТИ А А АВДЕЕВ-

III. Организация документооборота и исполнения документов

3.1. Организация документооборота

3.1.1. Движение документов в Правительстве Владимирской области, Администрации Губернатора Владимирской области, исполнительных органах области с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

3.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними, в Правительстве Владимирской области, Администрации Губернатора Владимирской области, исполнительных органах области, регламентируются настоящей Инструкцией и правовыми актами Губернатора области, Правительства Владимирской области и Администрации Губернатора Владимирской области.

3.2. Организация доставки документов

3.2.1. Доставка документов в Правительство Владимирской области, Администрацию Губернатора Владимирской области, в исполнительные органы области осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской связи, по электронной почте и каналам МЭДО.

С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

3.2.2. Посредством электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, электронные документы, электронные образы документов, обращения граждан.

3.3. Прием и обработка документов

3.3.1. Документы, поступающие в Правительство Владимирской области, Администрацию Губернатора Владимирской области, в исполнительные органы области проходят первичную обработку, регистрацию, рассмотрение руководством и направляются исполнителям.

Прием, первичная обработка и регистрация документов, направленных на имя Губернатора области, первых заместителей, заместителей Губернатора области, в Правительство Владимирской области, Администрацию Губернатора Владимирской области осуществляются сотрудниками управления документооборота.

Прием, первичная обработка и регистрация документов, направленных на имя руководителя либо в структурное подразделение Администрации Губернатора Владимирской области или исполнительного органа области осуществляются сотрудниками, ответственными за работу с документами в структурном подразделении Администрации Губернатора Владимирской области или исполнительном органе области.

Конверты с документами вскрываются, проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя либо при несоответствии дат, указанных в тексте документа, и дат доставки, конверт прилагается к документу.

При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования документов, комплектность и целостность документов и приложений к ним, сверяются номера, проставленные на документах, с номерами, указанными на конвертах.

При обнаружении повреждений, недостачи документов (листов) или приложений к ним составляется акт в 3 экземплярах, один экземпляр акта остается в управлении документооборота, другой приобщается к поступившему материалу, а третий направляется отправителю.

Конверты, в которых поступили документы, подлежат уничтожению по истечении недельного срока.

Письменные обращения граждан, поступившие на имя Губернатора области, заместителей Губернатора области, в Правительство Владимирской области, Администрацию Губернатора Владимирской области на бумажных носителях, направляются в управление по работе с обращениями граждан Администрации Губернатора Владимирской области (далее - управление по работе с обращениями граждан).

Обращения граждан, поступившие на имя руководителя структурного подразделения Администрации Губернатора Владимирской области или исполнительного органа области, обрабатываются в соответствии с данной Инструкцией и Федеральным законом 59-ФЗ.

Зарегистрированные документы, а также документы, не подлежащие регистрации, передаются по принадлежности в течение рабочего времени в день их поступления, а при поступлении документов в нерабочее время - в первый рабочий день, следующий за днем их поступления. Документы передаются посредством ЕСЭД, при невозможности передачи по ЕСЭД - на бумажных носителях под подпись в карточке документа.

Документы с пометкой о срочности доставки "Вручить немедленно" и "Срочно", а также содержащие срочные и оперативные поручения, обрабатываются и вручаются незамедлительно.

Документы с пометками "Для служебного пользования" передаются исполнителям под подпись с указанием даты в специальном журнале.

Поступившая корреспонденция распределяется на регистрируемую и нерегистрируемую.

Перечень нерегистрируемых документов и корреспонденции, поступающих в Правительство Владимирской области, Администрацию Губернатора Владимирской области, приведен в приложении N 16.

Поступающая корреспонденция на иностранных языках или на языках народов, проживающих на территории Российской Федерации, по поручению руководителя секретариата Губернатора области направляется для аннотирования или перевода в Министерство экономического развития и промышленности Владимирской области.

Поступившие телеграммы принимаются копировально-множительным сектором управления документооборота по телетайпу либо референтом Губернатора области телефонограммой или по факсу от работника ПАО "Ростелеком" под подпись с указанием даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.

Документы, поступившие по электронной почте, передаются на регистрацию в ЕСЭД.

Документы, поступившие по каналам межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО), а также по каналам специальной документальной связи передаются на регистрацию в ЕСЭД.

Обращения граждан, поступившие по каналам МЭДО, принимаются и обрабатываются сотрудниками управления по работе с обращениями граждан в соответствии с положениями Инструкции и Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

Поступившие факсограммы регистрируются в день их приема, срочные - немедленно.

3.4. Регистрация и направление на исполнение документов, поступающих на имя Губернатора области, заместителей Губернатора области

3.4.1. Регистрация документов, поступивших на имя Губернатора области, первых заместителей, заместителей Губернатора области, в Правительство Владимирской области, Администрацию Губернатора Владимирской области производится в управлении документооборота. На регистрируемых документах преимущественно в нижней правой части лицевой стороны основного документа проставляется регистрационный штамп установленной формы (приложение N 12). Штамп может быть проставлен в ЕСЭД при регистрации документа. На документах, которые не подлежат сканированию штамп проставляется служащим управления документооборота.

В день поступления бумажный или электронный документ регистрируется в системе электронного документооборота (в электронную карточку вносятся реквизиты документа, прикладывается электронный документ или электронный образ документа). Не подлежат сканированию документы, содержащие персональные данные, содержащие коммерческую тайну, с пометкой "Для служебного пользования", с грифом "Секретно", не поддающиеся сканированию. Данные о зарегистрированных документах хранятся в ЕСЭД не менее срока, определенного номенклатурой дел.

3.4.2. Зарегистрированный документ, поступивший на имя Губернатора области, направляется на рассмотрение Губернатору области или в его отсутствие лицу, исполняющему его обязанности, через руководителя секретариата Губернатора области.

После наложения резолюции Губернатором области, в его отсутствие лицом, исполняющим его обязанности, или по поручению Губернатора области руководителем секретариата Губернатора области в карточку документа вносится резолюция руководителя.

Документы, не подлежащие сканированию в соответствии с пунктом 3.4.1 настоящей Инструкции, передаются на исполнение в секретариат первого заместителя, заместителя Губернатора области, структурное подразделение Администрации Губернатора Владимирской области или исполнительный орган области - ответственному исполнителю под подпись в регистрационной карточке (приложение N 13), хранящейся в управлении документооборота. Ответственный исполнитель подготавливает копии документов, содержащих персональные данные, и направляет их на бумажном носителе соисполнителям в течение одного дня со дня их получения.

Ошибочно поступивший в секретариат первого заместителя, заместителя Губернатора области, структурное подразделение Администрации Губернатора Владимирской области или исполнительный орган области документ незамедлительно с соответствующей отметкой возвращается в управление документооборота.

3.4.3. Зарегистрированный документ, поступивший в Правительство Владимирской области, в зависимости от содержания передается на рассмотрение Губернатору Владимирской области (руководителю секретариата Губернатора Владимирской области) либо первому заместителю, заместителю Губернатора Владимирской области.

3.4.4. Зарегистрированный документ, поступивший в Администрацию Губернатора Владимирской области передается на рассмотрение первому заместителю Губернатора области, руководителю Администрации Губернатора Владимирской области посредством ЕСЭД. После рассмотрения документа первым заместителем Губернатора области, руководителем Администрации Губернатора области в электронную карточку вносятся резолюции (автором резолюции или по его поручению - сотрудником секретариата, ответственным за работу с документами). Документ посредством ЕСЭД передается в структурное подразделение Администрации Губернатора Владимирской области, являющимся ответственным за исполнение документа. Соисполнителям по документу также направляется электронная карточка документа.

3.4.5. Зарегистрированный документ, поступивший на имя первого заместителя, заместителя Губернатора области, посредством ЕСЭД направляется на рассмотрение адресату. После рассмотрения документа заместителем Губернатора области в электронную карточку вносятся резолюции (первым заместителем, заместителем Губернатора области или по его поручению - сотрудником секретариата, ответственным за работу с документами). Документ посредством ЕСЭД передается в структурное подразделение Администрации Губернатора Владимирской области или исполнительный орган области, являющийся ответственным за исполнение документа. Соисполнителям по документу направляется электронная карточка документа.

Ошибочно поступивший в структурное подразделение Администрации Губернатора Владимирской области или исполнительный орган области документ незамедлительно с соответствующей пометкой возвращается в секретариат заместителя Губернатора области, направивший документ.

3.5. Регистрация и направление на исполнение документов, поступающих на имя руководителя структурного подразделения Администрации Губернатора Владимирской области или исполнительного органа области

3.5.1. Регистрация документов, поступивших на имя руководителя структурного подразделения Администрации Губернатора Владимирской области или исполнительного органа области производится в соответствующем структурном подразделении Администрации Губернатора Владимирской области или исполнительном органе области. На регистрируемых документах преимущественно в нижней правой части лицевой стороны основного документа (либо на свободной части документа) проставляется регистрационный штамп установленной формы (приложение N 12), изготовленный для конкретного структурного подразделения Администрации Губернатора Владимирской области или исполнительного органа области.

В день поступления бумажный или электронный документ регистрируется в ЕСЭД (в электронную карточку вносятся реквизиты документа, прикладывается электронный документ или электронный образ документа). Данные о зарегистрированных документах хранятся в ЕСЭД не менее 5 лет.

3.5.2. Зарегистрированный документ направляется на рассмотрение руководителю структурного подразделения Администрации Губернатора Владимирской области или исполнительного органа области посредством ЕСЭД и/или на бумажном носителе.

3.5.3. Руководитель структурного подразделения Администрации Губернатора Владимирской области или исполнительного органа области получает документ, рассматривает его и создает резолюцию (поручение на исполнение): указывает текст резолюции, срок исполнения и исполнителя резолюции в ЕСЭД или сообщает данную информацию ответственному за работу с документами для создания поручения.

3.5.4. Ответственный за работу с документами по поручению руководителя структурного подразделения Администрации Губернатора Владимирской области или исполнительного органа области создает резолюцию (поручение на исполнение): вносит текст резолюции, срок исполнения и исполнителей поручения и направляет документ исполнителям посредством ЕСЭД. Документ на бумажном носителе с регистрационным штампом хранится у ответственного за работу с документами до направления документа в дело.

3.6. Организация обработки и передачи отправляемых документов

3.6.1. Документы, отправляемые Правительством Владимирской области, Администрацией Губернатора Владимирской области, исполнительным органом области передаются почтовой, фельдъегерской, а также посредством системы МЭДО и ЕСЭД.

3.6.2. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется управлением документооборота (в части документов Губернатора области, Правительства Владимирской области, Администрации Губернатора Владимирской области), а также исполнительными органами области в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи.

Документы для отправки передаются полностью оформленными, подписанными, зарегистрированными, скомплектованными со всеми приложениями, с указанием почтового адреса или рассылки.

Неправильно оформленные письма и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям.

3.6.3. Служебная корреспонденция, отправляемая через управление документооборота, передается на отправку до 14 часов.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания, в случае поступления корреспонденции после 14 часов - не позднее следующего рабочего дня.

В случае, если зарегистрированный документ сдается на отправку позднее 14 часов следующего рабочего дня относительно даты регистрации, на 2 экземпляре документа ставится отметка: "Документ сдан в управление документооборота для отправки адресату в _________ (время) ________ (дата)", которая заверяется подписью исполнителя (с расшифровкой) или лица, ответственного за делопроизводство.

Дополнительная рассылка документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или начальника управления документооборота.

3.6.4. Отправка документов с использованием факсимильной связи и электронной почты осуществляется структурными подразделениями Администрации Губернатора Владимирской области и исполнительными органами области самостоятельно с учетом следующих требований:

- факсограммы и электронные письма на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим документ;

- запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";

- подлежащий передаче документ регистрируется. Оригиналы документов после передачи возвращаются исполнителем ответственному за делопроизводство с отметкой о времени отправки.

3.6.5. Отправка документов абонентам ЕСЭД осуществляется структурными подразделениями Администрации Губернатора Владимирской области и исполнительными органами области самостоятельно с учетом следующих требований:

- отправка документа только участникам обмена документами в ЕСЭД (первые заместители, заместители Губернатора области, структурные подразделения Администрации Губернатора Владимирской области, исполнительные органы области, подведомственные учреждения исполнительных органов области, местные администрации);

- не подлежат отправке документы, содержащие персональные данные, содержащие коммерческую тайну, с отметкой "Для служебного пользования", с грифом "Секретно", не поддающиеся сканированию, требующие обязательного наличия оригинала подписи. Остальные документы требуется направлять только посредством ЕСЭД;

- документы, отправляемые в ЕСЭД, не дублируются иными способами доставки;

- документы, отправляемые по ЕСЭД, могут быть согласованы в электронном виде и подписаны электронной подписью.

3.6.6. Отправка документов абонентам системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО) осуществляется структурными подразделениями Администрации Губернатора Владимирской области и исполнительными органами области самостоятельно с учетом следующих требований:

- не подлежат отправке документы, содержащие персональные данные, содержащие коммерческую тайну, с отметкой "Для служебного пользования", с грифом "Секретно", не поддающиеся сканированию, требующие обязательного наличия оригинала подписи;

- документы, отправляемые по МЭДО, не дублируются иными способами доставки;

- документы, отправляемые по МЭДО, должны быть согласованы в электронном виде и подписаны электронной подписью.

3.6.7. Оформление корреспонденции для отправки фельдъегерской связью производится согласно требованиям, предъявляемым к корреспонденции, направляемой через фельдъегерскую связь. Упаковка корреспонденции должна исключать возможность доступа к вложению без нарушения целостности оболочки. Документы для отправки фельдъегерской связью передаются в управление документооборота до 15 часов. К документам должна быть приложена резолюция Губернатора области или начальника управления защиты государственной тайны и информации об осуществлении отправки фельдъегерской связью. Отправка производится ежедневно до 16.00, кроме выходных и нерабочих, праздничных дней.

Отправка корреспонденции фельдъегерской связью исполнительными органами власти осуществляется самостоятельно на договорной основе с отделом государственной фельдъегерской службы Российской Федерации в г. Владимире

3.7. Порядок прохождения внутренних документов

3.7.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

3.7.2. Размноженные экземпляры подписанных руководителями и зарегистрированных распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения Администрации Губернатора Владимирской области, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

3.7.3. Передача документов между структурными подразделениями Администрации Губернатора Владимирской области, исполнительными органами области осуществляется посредством ЕСЭД, при невозможности передачи документов через ЕСЭД, документы передаются через лиц, ответственных за ведение делопроизводства в конкретном структурном подразделении Администрации Губернатора Владимирской области, исполнительном органе области, либо через управление документооборота.

3.8. Учет количества документов

3.8.1. Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится по месту регистрации документов.

3.8.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ.

Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно на основе принятой в Администрации Губернатора Владимирской области системы учета документов.

Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.

3.9. Работа исполнителей с документами

3.9.1. Исполнитель получает задачу на исполнение по документу в ЕСЭД, знакомится с документом и резолюцией, выданной руководителем, исполняет ее согласно установленным срокам.

Исполнение документа может предусматривать сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством, подготовку к пересылке адресату. Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа (при необходимости), передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель рассылки.

После исполнения задачи сотрудник в ЕСЭД направляет отчет лицу, создавшему задачу или лицу, назначенному контролером данной резолюции. Пользователь ЕСЭД, получивший отчет по резолюции принимает решение о принятии или отклонении отчета.

В случае принятия отчета задача считается исполненной, при отклонении отчета исполнитель обязан доработать документ и повторно представить отчет на утверждение.

IV. Поисковая система по документам

4.1. Регистрация документов

4.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

4.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

4.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа, зарегистрированного в управлении документооборота, из одного структурного подразделения (исполнительного органа области) в другое новый регистрационный номер на документе не проставляется.

4.1.4. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются федеральные правовые акты, правовые акты Владимирской области, служебная переписка, обращения граждан.

4.1.5. Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов производится в местах исполнения и создания документов. Документы, поступающие на рассмотрение Губернатора области, его первых заместителей и заместителей, в Правительство Владимирской области, Администрацию Губернатора Владимирской области, переписка за подписью руководства области, протоколы регистрируются в управлении документооборота.

Документы, создаваемые по направлениям деятельности Администрации Губернатора Владимирской области, могут регистрироваться в структурных подразделениях Администрации Губернатора Владимирской области.

Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются управлением документооборота или в структурных подразделениях Администрации Губернатора Владимирской области или в исполнительных органах области, осуществляющих их прием и передачу.

Исходящие документы, адресованные в вышестоящие и сторонние организации, исполненные на бланках Губернатора области, Правительства Владимирской области, Администрации Губернатора Владимирской области регистрируются только в управлении документооборота.

4.1.6. Документы регистрируются в ЕСЭД.

4.1.7. Документу-ответу присваивается регистрационный номер соответствующего входящего документа.

4.2. Организация поисковой системы по документам

4.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в Правительстве Владимирской области, Администрации Губернатора Владимирской области на базе ЕСЭД имеется поисковая система по документам.

4.2.2. Поиск документа или подборки материалов осуществляется по реквизитам (заголовок, вид документа, дата регистрации, номер документа и т.п.) или по контексту (по слову или фразе, содержащимся в аннотации документа).

Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и элементов текста.

4.2.3. Поисковая система обеспечивает поиск информации о любом документе, зарегистрированном в ЕСЭД.

V. Контроль за исполнением документов и поручений

5.1. Контроль за исполнением документов и поручений Губернатора области осуществляют руководители секретариатов первых заместителей, заместителей Губернатора области, структурные подразделения Администрации Губернатора Владимирской области, и исполнительные органы области в соответствии с их функциями.

В секретариатах первых заместителей и заместителей Губернатора области, структурных подразделениях Администрации Губернатора Владимирской области и исполнительных органах области порядок работы с документами и поручениями, поставленными на контроль, определяется первым заместителем, заместителем Губернатора области, руководителями структурных подразделений Администрации Губернатора Владимирской области и исполнительных органов области.

Государственно-правовое управление осуществляет контроль за организацией исполнения федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, поручений и указаний Президента Российской Федерации, поручений Правительства Российской Федерации, организующих исполнение поручений и указаний Президента Российской Федерации, своевременным поступлением от секретариатов предложений и замечаний по проектам областных законов, принятых Законодательным Собранием Владимирской области в первом чтении, проектов областных законов, поступивших из Законодательного Собрания Владимирской области для заключения, предварительного согласования, а также для подписания Губернатором области.

Структурные подразделения Администрации Губернатора Владимирской области и исполнительные органы области по итогам выполнения поручений Президента Российской Федерации за 9 рабочих дней до истечения срока направления доклада представляют завизированный курирующим первым заместителем, заместителем Губернатора области проект доклада в государственно-правовое управление. Государственно-правовое управление в течение 4 рабочих дней рассматривает проект доклада в части соответствия теме поручения Президента Российской Федерации. В случае необходимости проект доклада возвращается на доработку, с указанием времени и даты возврата. При устранении замечаний или при их отсутствии проект доклада визируется начальником государственно-правового управления. Структурные подразделения Администрации Губернатора Владимирской области и исполнительные органы области обеспечивают достоверность и полноту информации в тексте доклада в соответствующей сфере деятельности.

Контроль за своевременным и качественным исполнением законов области, указов и распоряжений Губернатора области, постановлений и распоряжений Правительства Владимирской области, поручений Губернатора области, поставленных на контроль, осуществляет контрольное управление.

Контроль за сроками исполнения документов ведется:

- в управлении документооборота - заведующим отделом документационного обеспечения - еженедельно;

- в секретариатах Губернатора области и его заместителей - руководителем секретариата Губернатора области, руководителями секретариатов и помощниками заместителей Губернатора области - еженедельно;

- в исполнительных органах области и структурных подразделениях Администрации Губернатора Владимирской области - руководителями исполнительных органов области и структурных подразделений Администрации Губернатора Владимирской области и ответственными за ведение делопроизводства, контроль исполнения документов - постоянно.

5.2. Контроль за исполнением документов и поручений включает в себя:

- постановку на контроль;

- определение ответственных лиц за исполнение документов;

- проверку хода исполнения;

- организацию упреждающего контроля;

- анализ качества и своевременности исполнения;

- информирование руководителя о результатах исполнения;

- снятие с контроля;

- направление документа в дело.

5.3. Поставленными на контроль документами могут являться:

- поручения Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

- нормативные правовые акты федеральных органов государственной власти, выписки из протоколов заседаний Совета Государственной Думы, выписки из протоколов заседаний Правительства Российской Федерации;

- законы Владимирской области, указы, распоряжения Губернатора области, постановления, распоряжения Правительства Владимирской области, на которые контрольным управлением в установленном порядке оформлены "листы контроля";

- поручения Губернатора области (устные и письменные) в адрес первых заместителей, заместителей Губернатора области, руководителей структурных подразделений Администрации Губернатора Владимирской области и исполнительных органов области, организаций по итогам оперативных совещаний, поездок в городские округа и муниципальные районы, городские и сельские поселения, оформленные контрольным управлением и утвержденные Губернатором области;

- входящие из сторонних организаций документы с проставленным на первом листе штампом "Контроль";

- поручения Губернатора области по письмам, справкам, информациям структурных подразделений Администрации Губернатора Владимирской области и исполнительных органов области (внутренние документы) при наличии штампа "Контроль";

- материалы проверок, проведенных контролирующими и надзорными органами (Главным контрольным управлением Президента Российской Федерации, Счетной палатой области, прокуратурой области), направленные на имя Губернатора области и его заместителей.

- протоколы рабочих встреч, совещаний Губернатора области.

5.4. Протокол рабочей встречи, совещания оформляется структурным подразделением Администрации Губернатора Владимирской области, исполнительным органом области, отвечающими за подготовку и проведение мероприятия, совместно с контрольным управлением.

Протокол визируется первыми заместителями, заместителями Губернатора области в течение 2-х рабочих дней, после чего направляется в контрольное управление для дальнейшего оформления и подписания его у Губернатора области.

Протоколы оперативных совещаний в обязательном порядке визируются первым заместителем Губернатора области, руководителем Администрации Губернатора Владимирской области.

В случае корректировки протокола Губернатором области контрольное управление оперативно вносит изменения.

Контрольное управление в день получения протокола из управления документооборота направляет его в электронном виде с сопроводительным письмом, и формирует контрольные карточки и отправляет исполнителям с помощью ЕСЭД.

Исполнители контрольных карточек в установленные сроки направляют отчёт, содержащий полную и достоверную информацию, в контрольное управление в электронном виде с помощью ЕСЭД. Контрольное управление анализирует представленный отчёт на предмет полноты выполнения поручений.

Контрольное управление докладывает Губернатору области о выполнении поручений на еженедельных оперативных совещаниях

5.5. Сроки исполнения документов и поручений исчисляются в календарных днях с даты их подписания (утверждения) или с даты наложения резолюции (для поручений Губернатора области) или с даты регистрации в управлении документооборота (для входящей корреспонденции).

Документы и поручения подлежат исполнению в следующие сроки:

- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

- если конкретная дата в тексте или резолюции не определена - в срок не более 30 дней;

- со штампами "Оперативно" - в 10-дневный срок, "Срочно" - в 3-дневный срок, "Весьма срочно" - в 2-дневный срок.

В случае наложения руководителем, давшим поручение, повторной резолюции срок исполнения документа составляет не более 15 дней или указывается в резолюции.

Если срок исполнения документа или поручения приходится на пятницу или нерабочий (праздничный) день, то документ или поручение подлежат исполнению до 12 часов пятницы или последнего рабочего дня перед нерабочим (праздничным) днём.

При необходимости изменения срока выполнения документа (поручения) должностное лицо, являющееся исполнителем, не позднее, чем за 3 дня до истечения срока, представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированное ходатайство о продлении срока исполнения с обязательным приложением самого документа или его копии и указанием планируемого срока исполнения. Запрос об изменении срока выполнения документа также может быть отправлен посредством ЕСЭД. После изменения срока исполнения документа, поступившего из организации, заявителю направляется уведомление о продлении срока рассмотрения данного обращения. Изменение срока исполнения документа вносится в регистрационную карточку в ЕСЭД на основании положительного решения на мотивированное ходатайство о продлении срока исполнения.

По поручениям Губернатора области право продления срока исполнения документов предоставляется начальнику контрольного управления.

5.6. По входящим из сторонних организаций документам, имеющим контрольные штампы, материалам проверок, проведенных контролирующими и надзорными органами, управление документооборота направляет эти документы в контрольное управление. Контрольное управление осуществляет контроль за исполнением резолюций Губернатора области по данным документам. Справки, информации исполнителей, проекты ответов подлежат визированию в контрольном управлении в течение одного дня. При необходимости сотрудники контрольного управления готовят дополнительную информацию с анализом выполнения поручения и предложениями, которая представляется Губернатору области вместе со справкой ответственного исполнителя.

5.7. При получении внутренних документов с контрольными штампами управление документооборота направляет их в контрольное управление по ЕСЭД для организации контроля. К установленному в поручении сроку исполнитель готовит служебную записку на имя Губернатора области о проделанной работе, которая направляется в контрольное управление для анализа и последующего доклада Губернатору области.

5.8. В случае, если после представления информации по любым видам контрольных документов дается новое поручение Губернатора области, дальнейший контроль осуществляется на основании этого поручения.

5.9. Контроль за исполнением поручений первых заместителей, заместителей Губернатора области, данных ими по поступившей в их адрес входящей корреспонденции, осуществляют соответствующие секретариаты. Подписанное первым заместителем, заместителем Губернатора области поручение (с документом, по которому оно дано) регистрируется в секретариате заместителя Губернатора области, давшего поручение. Текст поручения и документ направляются по ЕСЭД должностному лицу, которому дано поручение.

5.10. Документы считаются исполненными, если о выполнении предусмотренных в них заданий доложено должностному лицу, давшему поручение, и работа признана им выполненной. При этом к документам прикладываются рабочие материалы, информации, содержащие необходимые сведения, копии ответов заинтересованным лицам и организациям.

Исполненные документы направляются в дело в установленном порядке.

5.11. В структурных подразделениях Администрации Губернатора Владимирской области и исполнительных органах области обеспечивается ведение реестров находящихся на исполнении законов области, указов, распоряжений Губернатора области, постановлений, распоряжений Правительства Владимирской области, приказов исполнительных органов области. Реестры указанных документов ведутся служащими, являющимися, как правило, ответственными за обеспечение контроля исполнения в исполнительных органах области и структурных подразделениях Администрации Губернатора Владимирской области, по форме согласно приложению N 17.

Исполнители документов обязаны своевременно информировать руководителя структурного подразделения Администрации Губернатора Владимирской области или исполнительного органа области об изменениях в правовых актах или обстоятельствах, связанных с реализацией документов, вносить предложения о необходимости их корректировки или признании утратившими силу.

По истечении календарного года проводится ревизия поступивших в структурное подразделение Администрации Губернатора Владимирской области или исполнительный орган области правовых актов на предмет дополнительного выявления необходимости внесения в них изменений или признания утратившими силу.

VI. Организация работы с документами ограниченного распространения

6.1. К служебным документам ограниченного распространения относятся поступающие Губернатору области, первым заместителям и заместителям Губернатора области, в Правительство Владимирской области, Администрацию Губернатора Владимирской области, исполнительные органы области, а также подготовленные в них несекретные документы и издания, в том числе на машинных носителях: съемных накопителях информации, устройствах с энергонезависимой памятью и т.п., ограничения на распространение которых и особые требования к обращению с которыми обусловлены служебной необходимостью.

Защита информации при использовании съемных накопителей информации должна соответствовать требованиям раз