Приложение N 1. Методические рекомендации по организации электронного документооборота между налоговыми органами и налогоплательщиками при информационном обслуживании и информировании налогоплательщиков в электронной форме

1.1. Настоящие Методические рекомендации по организации электронного документооборота между налоговыми органами и налогоплательщиками при информационном обслуживании и информировании налогоплательщиков в электронной форме (далее - Методические рекомендации) разработаны в целях реализации электронного документооборота с использованием электронной подписи (далее - ЭП), соответствующей требованиям, установленным в прикладной подсистеме "Система юридически значимого электронного документооборота при представлении НБО и других документов в электронном виде" АИС "Налог-3" (далее - Система), между налоговыми органами и налогоплательщиками (представителями) при предоставлении налогоплательщикам информационных услуг в электронной форме, перечень информационных услуг, которые можно получить по запросу на предоставление информационных услуг в рамках информационного обслуживания и информирования налогоплательщиков (далее - Запрос), направленному в налоговый орган, а также порядок информирования налогоплательщиков на основании обращений, поступивших в налоговый орган в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи (далее - ТКС) или личный кабинет налогоплательщика (далее - Обращение).

1.2. В ответ на Запрос, составленный в соответствии с форматом, согласно приложению N 2 к настоящему приказу, программным обеспечением налогового органа формируются следующие электронные документы:

перечень бухгалтерской и налоговой отчетности, представленной в отчетном году (далее - перечень). Форма перечня приведена в приложении N 4 к Методическим рекомендациям, формат перечня приведен в приложении N 5 к настоящему приказу;

акт сверки принадлежности сумм денежных средств, перечисленных и (или) признаваемых в качестве единого налогового платежа, либо сумм денежных средств, перечисленных не в качестве единого налогового платежа (далее - акт сверки);

справка об исполнении налогоплательщиком (плательщиком сбора, плательщиком страховых взносов, налоговым агентом) обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пеней, штрафов, процентов (далее - справка об исполнении обязанности);

справка о принадлежности сумм денежных средств, перечисленных в качестве единого налогового платежа, в том числе в агрегированном виде;

справка о наличии по состоянию на дату формирования справки положительного, отрицательного или нулевого сальдо единого налогового счета налогоплательщика, плательщика сбора или налогового агента;

сведения о наличии (отсутствии) задолженности в размере отрицательного сальдо ЕНС.

Перечень, справка об исполнении обязанности, справка о принадлежности сумм денежных средств, перечисленных в качестве единого налогового платежа, в том числе в агрегированном виде, справка о наличии по состоянию на дату формирования справки положительного, отрицательного или нулевого сальдо единого налогового счета налогоплательщика, плательщика сбора или налогового агента и сведения о наличии (отсутствии) задолженности в размере отрицательного сальдо ЕНС формируются в целом по организации.

1.3. В процессе электронного документооборота используются следующие технологические электронные документы:

информационное сообщение о представительстве в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах;

квитанция о приеме электронного документа;

уведомление об отказе в приеме электронного документа;

подтверждение даты отправки электронного документа;

и технологические электронные сообщения:

извещение о получении электронного документа;

сообщение об ошибке.

1.4. Ответы на запросы формируются в автоматическом режиме на основании данных информационных ресурсов налоговых органов в установленных форматах.

Формы документов представляют собой файлы формата RTF, XML, PDF, XLS. При этом имена файлов формата RTF, XLS должны соответствовать имени файла формата XML.

Формат XLS может быть выбран при запросе справки о принадлежности сумм денежных средств, перечисленных в качестве единого налогового платежа, в том числе в агрегированном виде, справки о наличии по состоянию на дату формирования справки положительного, отрицательного или нулевого сальдо единого налогового счета налогоплательщика, плательщика сбора или налогового агента, акта сверки.

1.5. При превышении размера файла документа, предоставляемого в ответ на запрос налогоплательщика, 70 Мбайт, указанный документ предоставляется только в формате XML.

1.6. Право подписи документов, участвующих в электронном документообороте, имеют налогоплательщики (представители налогоплательщиков), должностные лица налогового органа и операторы электронного документооборота (далее - оператор ЭДО), чьи полномочия установлены (подтверждены) в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Документы, направляемые налоговым органом, подписываются с использованием средств электронной подписи, применяющихся для автоматического создания ЭП в Системе.

1.7. В Запросе в реквизите "Период" указывается:

любой период - при запросе перечня;

любой период, начиная с 01.01.2023 - при запросе справки о принадлежности сумм денежных средств, перечисленных в качестве единого налогового платежа, в том числе в агрегированном виде;

либо отчетный год, либо один из периодов отчетного года - при запросе акта сверки;

значение даты - при запросе сведений о наличии (отсутствии) задолженности в размере отрицательного сальдо единого налогового счета по состоянию на конкретную дату (в поле "Период" следует продублировать значение даты (не ранее 01.01.2023), по состоянию на которую запрашиваются сведения).

В одном Запросе может быть запрошен только один из документов, перечисленных в пункте 1.2 настоящих Методических рекомендаций.

1.8. При указании налогоплательщиком - физическим лицом номера записи единого федерального информационного регистра, содержащего сведения о населении Российской Федерации, полученного в соответствии с Федеральным законом от 08.06.2020 N 168-ФЗ "О едином федеральном информационном регистре, содержащем сведения о населении Российской Федерации", в поле "Номер записи в ЕРН", ИНН физического лица может не заполняться.

Информация о номере записи в ЕРН размещается:

- в личном кабинете физического лица на едином портале государственных и муниципальных услуг в соответствии с частью 5 статьи 11 Федерального закона от 08.06.2020 N 168-ФЗ в срок, установленный частью 6 статьи 14 указанного федерального закона;

- в виде отметки на 18-й или 19-й страницах паспорта гражданина Российской Федерации, удостоверяющего личность на территории Российской Федерации, в срок, установленный подпунктом "е" пункта 6 положения о паспорте гражданина Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 23.12.2023 N 2267 "Об утверждении положения о паспорте гражданина Российской Федерации, образца и описания бланка паспорта гражданина Российской Федерации";

- в личном кабинете налогоплательщика.

1.9. При запросе справки о наличии по состоянию на дату формирования справки положительного, отрицательного или нулевого сальдо единого налогового счета налогоплательщика, плательщика сбора или налогового агента доступен запрос справки в полном объеме либо отдельных приложений к справке.

Выбор одного или нескольких приложений к справке о наличии по состоянию на дату формирования справки положительного, отрицательного или нулевого сальдо единого налогового счета налогоплательщика, плательщика сбора или налогового агента осуществляется заполнением соответствующих полей.

При выборе приложений формируются заглавная страница справки о наличии по состоянию на дату формирования справки положительного, отрицательного или нулевого сальдо единого налогового счета налогоплательщика, плательщика сбора или налогового агента и соответствующие приложения.

Если при запросе справки о наличии по состоянию на дату формирования справки положительного, отрицательного или нулевого сальдо единого налогового счета налогоплательщика, плательщика сбора или налогового агента не заполнены реквизиты выбора приложений к справке, то справка формируется со всеми приложениями.

1.10. Акт сверки, Приложение 2 "Информация о суммах формирования предстоящей обязанности и суммах, зачтенных в счет исполнения предстоящей обязанности" и Приложение 4 "Детализация сумм совокупной обязанности по налогам, авансовым платежам по налогам, сборам, страховым взносам" к справке о наличии по состоянию на дату формирования справки положительного, отрицательного или нулевого сальдо единого налогового счета налогоплательщика, плательщика сбора или налогового агента формируются по всем КБК либо по перечню КБК (реквизит "Признак КБК").

При отсутствии реквизита "Признак КБК", документ формируется по всем КБК.

1.11. Приложение 2 "Информация о суммах формирования предстоящей обязанности и суммах, зачтенных в счет исполнения предстоящей обязанности" и Приложение 4 "Детализация сумм совокупной обязанности по налогам, авансовым платежам по налогам, сборам, страховым взносам" к справке о наличии по состоянию на дату формирования справки положительного, отрицательного или нулевого сальдо единого налогового счета налогоплательщика, плательщика сбора или налогового агента формируются по всем КПП/ОКТМО либо по перечню КПП/ОКТМО (реквизиты "Признак КПП" и "Признак ОКТМО"). При отсутствии признака КПП/ОКТМО, документ формируется по всем КПП/ОКТМО.

1.12. Приложение 4 "Детализация сумм совокупной обязанности по налогам, авансовым платежам по налогам, сборам, страховым взносам" к справке о наличии по состоянию на дату формирования справки положительного, отрицательного или нулевого сальдо единого налогового счета налогоплательщика, плательщика сбора или налогового агента формируется по срокам уплаты налогов, авансовых платежей по налогам, сборов, страховых взносов, которые приходятся на выбранный заявителем квартал, либо по дате учета налоговым органом совокупной обязанности по налогам, авансовым платежам по налогам, сборам, страховым взносам в выбранном квартале.

Выбранный квартал не должен относиться к периодам до 01.01.2023.

Если соответствующий реквизит не выбран, то Приложение 4 "Детализация сумм совокупной обязанности по налогам, авансовым платежам по налогам, сборам, страховым взносам" будет сформировано по срокам уплаты налогов, авансовых платежей по налогам, сборов, страховых взносов.

Если не заполнены реквизиты для выбора квартала и /или года, Приложение 4 "Детализация сумм совокупной обязанности по налогам, авансовым платежам по налогам, сборам, страховым взносам" представляется за текущий квартал текущего года, исходя из даты направления запроса на предоставление справки.

2.1. Предоставление налоговыми органами информационных услуг в электронной форме по ТКС осуществляется, если налогоплательщик (представитель) взаимодействует с налоговыми органами по ТКС и зарегистрирован в качестве участника электронного документооборота в соответствии с требованиями Системы.

В процессе электронного документооборота при представлении в налоговый орган запроса в электронной форме используются следующие технологические электронные документы: подтверждение даты отправки, информационное сообщение о представительстве в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, квитанция о приеме, уведомление об отказе в приеме, извещение о получении электронного документа.

2.2. В отношении Запроса в электронной форме выполняются действия в соответствии с пунктами 100 - 104 Административного регламента, утвержденного приказом ФНС России от 08.07.2019 N ММВ-7-19/343@.

3.1. Индивидуальное информирование налогоплательщиков о действующих налогах и сборах, законодательстве о налогах и сборах и принятых в соответствии с ним нормативных правовых актах, порядке исчисления и уплаты налогов и сборов, правах и обязанностях налогоплательщиков, полномочиях налоговых органов и их должностных лиц осуществляется на основании письменных Обращений, составленных в соответствии с форматом, согласно приложению N 3 к настоящему приказу, и переданных в электронной форме по ТКС или личный кабинет налогоплательщика.

3.2. В отношении Обращения в электронной форме по ТКС выполняются действия в соответствии с пунктами 65 - 74 Административного регламента, утвержденного приказом ФНС России от 08.07.2019 N ММВ-7-19/343@.

3.3. Результатом предоставления услуги по информированию налогоплательщика (представителя) на основании Обращения является письмо налогового органа, формат которого приведен в приложении N 4 к настоящему приказу, и содержащее ответ на соответствующее Обращение налогоплательщика (представителя) или информацию для налогоплательщика (представителя).

3.4. Направляемое через личный кабинет налогоплательщика Обращение в форме электронного документа подписывается следующими видами электронной подписи: квалифицированной или неквалифицированной - для физических лиц, квалифицированной - для организаций и индивидуальных предпринимателей.

3.5. Датой направления налогоплательщиком Обращения в электронной форме через личный кабинет налогоплательщика считается дата, зафиксированная в подтверждении даты отправки электронного документа.

3.6. Датой получения налоговым органом Обращения через личный кабинет налогоплательщика считается дата, указанная в квитанции о приеме электронного документа.

3.7. Налоговый орган, получив Обращение через личный кабинет налогоплательщика, направляет налогоплательщику подтверждение даты отправки электронного документа, извещение о получении электронного документа и квитанцию о приеме электронного документа.

3.8. Налоговый орган формирует в установленный срок ответ на Обращение и направляет его налогоплательщику в электронной форме через личный кабинет налогоплательщика по формату, утвержденному ФНС России.

3.9. В случае, если Обращение в электронной форме по ТКС или личный кабинет налогоплательщика направлено не в соответствии с требованиями подпункта 1 пункта 1 статьи 21 Налогового кодекса Российской Федерации, налогоплательщику формируется уведомление об отказе в рассмотрении указанного обращения.

4.1. Отправленные и принятые электронные документы с ЭП подлежат хранению в хранилищах электронных документов совместно с соответствующими открытыми сертификатами ключей проверки ЭП.

4.2. Для видов электронных документов, перечисленных в Методических рекомендациях, ежегодно в рамках сводной номенклатуры дел формируется одно или несколько дел в электронном виде, срок хранения которых должен соответствовать Перечню документов, образующихся в процессе деятельности Федеральной налоговой службы, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденному приказом ФНС России от 02.11.2021 N ЕД-7-10/952@. Срок хранения документов должен соответствовать сроку хранения соответствующего дела в сводной номенклатуре.

Уничтожение видов документов, перечисленных в Методических рекомендациях, должно осуществляться в следующем порядке:

ежегодно на дела с истекшими сроками хранения составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за тот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании экспертной комиссии. Согласованные экспертной комиссией акты утверждаются руководителем налогового органа только после утверждения уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела описей дел постоянного хранения. После этого дела, включенные в данные акты, уничтожаются в соответствии с установленным порядком.

4.3. Извещения о получении и сообщения об ошибке хранятся в хранилище электронных документов не менее шести месяцев по завершении процедуры документооборота.

4.4. Программные средства обеспечивают поиск, визуализацию, сохранение в файл и печать электронных документов из хранилища электронных документов.

4.5. Программные средства обеспечивают выгрузку на внешние носители электронных документов из хранилища в соответствии с заданными параметрами выборки электронных документов.

5.1. К нештатным относят следующие ситуации:

несогласие с решением о результате процедур электронного документооборота;

невозможность в установленные сроки выявить и устранить причины нарушения сроков исполнения электронного документооборота;

нарушение работоспособности средств криптографической защиты информации.

5.2. Если налоговый орган не может отправить установленные электронные документы в течение сроков, определенных настоящим документом, то он совместно со оператором ЭДО в течение суток (без учета выходных и праздничных дней) выявляет причины и принимает меры к разрешению данной ситуации.

5.3. В случае, когда нештатную ситуацию не удается разрешить в нормативные сроки представления электронных документов, налоговый орган создает комиссию, в состав которой включает представителей налогоплательщика, оператора ЭДО и налогового органа, а также, при необходимости, представителей разработчиков используемого программного обеспечения.

5.4. Результатом деятельности комиссии по рассмотрению последствий нештатной ситуации является акт. В акт включают следующие разделы:

время и место проведения проверки;

сведения о составе комиссии;

разногласия, представленные на рассмотрение;

объекты проверки и материалы по заявлению, представленные для проведения проверки;

содержание и результаты проверки с указанием примененных методов;

оценка результатов проверки, выводы по представленным разногласиям, их обоснование и принятые решения;

иные сведения при необходимости.

Акт составляется в простой письменной форме, заверяется собственноручными подписями участников рассмотрения и утверждается руководителем налогового органа.