Приложение

Приложение

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас

Приложение
к распоряжению Правительства
Алтайского края
от 30.12.2022 N 422-р

Инструкция
по делопроизводству в Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края

I. Общие положения

1. Правовые основы и общие требования к организации работы с документами

1.1. Инструкция по делопроизводству в Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края (далее - "Инструкция") определяет порядок организации работы с документами Губернатора Алтайского края, документами Правительства Алтайского края в Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края и других органах исполнительной власти Алтайского края и подведомственных им организациях, а также устанавливает правила подготовки и оформления этих документов.

Инструкция также определяет порядок организации работы с документами Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края и устанавливает правила их подготовки и оформления.

1.2. Под термином "документ" подразумеваются правовые акты, входящая и исходящая корреспонденция и иные служебные документы на бумажном носителе и в электронной форме, созданные и оформленные в установленном порядке.

1.3. Инструкция устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению, исполнению и использованию документов Губернатора Алтайского края и документов Правительства Алтайского края, обязательные для всех лиц, замещающих государственные должности Алтайского края, должности государственной гражданской службы в органах исполнительной власти Алтайского края, а также лиц, занимающих должности, не отнесенные к должностям государственной гражданской службы в органах исполнительной власти Алтайского края (далее - "служащие органов исполнительной власти Алтайского края").

Органам местного самоуправления Алтайского края при работе с документами Губернатора Алтайского края и Правительства Алтайского края рекомендуется руководствоваться настоящей Инструкцией.

Порядок и правила работы с документами Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, установленные настоящей Инструкцией, являются обязательными для всех государственных гражданских служащих, лиц, занимающих должности, не отнесенные к должностям государственной гражданской службы, Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края (далее - "сотрудники Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края").

1.4. Работа с документами Губернатора Алтайского края осуществляется по аналогии с документами Правительства Алтайского края, если настоящей Инструкцией не установлено иное.

Порядок организации работы с документами Правительства Алтайского края определяется Регламентом Правительства Алтайского края и настоящей Инструкцией.

Требования Инструкции распространяются на работу с документами заместителей Председателя Правительства Алтайского края, не замещающих должности в других органах исполнительной власти, а также заместителя Председателя Правительства Алтайского края - руководителя Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края (далее - "заместители Председателя Правительства Алтайского края").

Работа с документами заместителей Председателя Правительства Алтайского края, замещающих должности в других органах исполнительной власти (кроме руководителя Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края), регулируется настоящей Инструкцией в части документов Правительства Алтайского края.

Порядок организации работы с документами Губернатора и Правительства Алтайского края, определенный настоящей Инструкцией, распространяется на документы органов исполнительной власти Алтайского края, подготовленные во их исполнение, в части общих положений, организации документооборота и исполнения.

1.5. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, обработку, хранение и использование с применением информационных технологий.

1.6. Требования Инструкции распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, персональные данные и другую информацию ограниченного доступа, а также с поручениями Президента Российской Федерации, обращениями и запросами граждан и организаций в части, не регламентированной специальными правовыми актами.

1.7. Требования Инструкции, касающиеся бухгалтерской, кадровой, научно-технической и другой специальной документации, регулируют лишь часть общих принципов работы с документами и подготовки их к передаче на архивное хранение.

1.8. Ведение делопроизводства в органах исполнительной власти Алтайского края осуществляется в Единой системе электронного документооборота Алтайского края (далее - ЕСЭД) в соответствии с настоящей Инструкцией, Положением о ЕСЭД и Регламентом работы в ЕСЭД.

В ЕСЭД отражается процесс прохождения (создания) документа на бумажном носителе и осуществляется создание электронных документов и обмен ими между участниками ЕСЭД.

Обмен электронными документами между участниками ЕСЭД осуществляется без дублирования по электронной почте и дублирования на бумажном носителе (за исключением случаев, установленных настоящей Инструкцией и другими правовыми актами).

Обмен электронными документами с организациями, не являющимися участниками ЕСЭД, осуществляется по системе межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО) или электронной почте.

Для подтверждения подлинности электронных документов в ЕСЭД используется усиленная квалифицированная электронная подпись.

1.9. Порядок доступа служащих органов исполнительной власти Алтайского края к документам (проектам документов), зарегистрированным в ЕСЭД, определяется Регламентом работы в ЕСЭД.

1.10. Разработку правил работы с документами Губернатора Алтайского края и Правительства Алтайского края, совершенствование делопроизводства на основе единой политики, в том числе с использованием современных информационных технологий, методическое руководство при подготовке и исполнении документов, контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляет департамент Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края по документационному обеспечению (далее - "департамент по документационному обеспечению").

Требования сотрудников департамента по документационному обеспечению по организации работы с документами Губернатора Алтайского края и Правительства Алтайского края в соответствии с настоящей Инструкцией, соблюдению установленных правил работы с документами, устранению недостатков и нарушений установленных правил обязательны для исполнения.

Образцы бланков правовых актов, писем органов исполнительной власти Алтайского края и писем структурных подразделений Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края согласовываются с департаментом по документационному обеспечению.

1.11. Ответственность за организацию работы с документами Губернатора Алтайского края и Правительства Алтайского края и состояние делопроизводства по ним, в том числе за прохождение и исполнение документов, за соблюдение установленных Инструкцией правил документирования и документооборота, а также за обеспечение сохранности служебных документов и информации, содержащейся в них, в органах исполнительной власти Алтайского края и структурных подразделениях Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края возлагается на их руководителей.

1.12. Непосредственное ведение делопроизводства в органах исполнительной власти Алтайского края и структурных подразделениях Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края осуществляется служащими, ответственными за выполнение данной функции в соответствии с их должностными регламентами.

Служащие, ответственные за делопроизводство в органах исполнительной власти Алтайского края и структурных подразделениях Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, обеспечивают контроль за соблюдением установленных настоящей Инструкцией правил при работе с документами и подготовке их проектов.

Департамент по документационному обеспечению осуществляет методическое руководство служащими, ответственными за делопроизводство, в части их работы с документами Губернатора Алтайского края и Правительства Алтайского края.

1.13. Ведение делопроизводства коллегиальных и совещательных органов, в том числе контроль за исполнением их решений и подготовку к передаче дел на архивное хранение, осуществляют секретари этих органов.

1.14. Документы, поступившие на рассмотрение Губернатору Алтайского края, в Правительство Алтайского края и Администрацию Губернатора и Правительства Алтайского края, а также документы (проекты документов) Губернатора Алтайского края, Правительства Алтайского края, Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, подготовленные служащими органов исполнительной власти Алтайского края, и принятые по ним решения до их обнародования, опубликования, размещения в сети "Интернет" в установленном законодательством Российской Федерации и Алтайского края порядке относятся к материалам, содержащим служебную информацию.

Служебная информация может использоваться исключительно в служебных целях и в соответствии с полномочиями служащих органов исполнительной власти Алтайского края.

С содержанием документов (проектов документов) могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению (подготовке).

Ознакомление с документами (проектами документов), содержащими служебную информацию, а также передача этих документов (проектов документов), их копий сторонним юридическим или физическим лицам не допускаются, кроме случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации и Алтайского края.

Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляются только специально уполномоченными сотрудниками Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края.

1.15. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни служащие органов исполнительной власти Алтайского края информируют служащего, ответственного за ведение делопроизводства, о документах, находящихся у них на исполнении в этот период.

При увольнении служащих органов исполнительной власти Алтайского края или их переводе в другое подразделение осуществляется передача документов и дел другому служащему по указанию руководителя соответствующего подразделения.

1.16. Об утрате или неисправимом повреждении документа ставится в известность руководитель органа исполнительной власти (структурного подразделения Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края), ответственного за его исполнение, и докладывается в департамент по документационному обеспечению для принятия дальнейших решений по их розыску или замещению.

1.17. Служащие органов исполнительной власти Алтайского края несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации в соответствии с законодательством Российской Федерации и Алтайского края.

II. Организация документооборота

2. Принципы организации документооборота

2.1. Прохождение документов Губернатора Алтайского края, Правительства Алтайского края, Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края с момента создания или получения до завершения их исполнения или отправки образует документооборот, который состоит из нескольких основных документопотоков:

документы, поступающие в адрес Губернатора Алтайского края и Правительства Алтайского края (входящие);

документы, образующиеся в процессе деятельности Губернатора Алтайского края и Правительства Алтайского края (исходящие, внутренние);

документы Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края и ее структурных подразделений.

2.2. По типам документов документооборот делится на следующие документопотоки:

служебные документы;

документы ограниченного доступа;

обращения граждан.

2.3. Организация документооборота осуществляется с учетом следующих принципов:

распределение документов на документопотоки;

разделение документов внутри документопотоков на группы;

централизация операций по приему, первичной обработке и отправке документов;

однократность регистрации документов;

организация предварительного рассмотрения поступающих документов с целью их дальнейшего распределения;

рассмотрение документов уполномоченными должностными лицами в случаях, не требующих рассмотрения непосредственно Губернатором Алтайского края, Председателем Правительства Алтайского края и его заместителями;

исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;

устранение необоснованных согласований проектов документов;

идентичность документов в электронной форме аналогичным документам на бумажном носителе;

отражение всех действий с документами и проектами документов в ЕСЭД;

регламентация операций по обработке, подготовке, согласованию и рассмотрению документов;

приоритет электронного документооборота при организации движения документов и их проектов.

3. Прием и первичная обработка входящих документов

3.1. Прием и первичная обработка документов, поступающих в адрес Губернатора Алтайского края, Правительства Алтайского края, Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, осуществляется департаментом по документационному обеспечению.

3.2. Прием корреспонденции, доставляемой почтовыми и курьерскими службами, нарочным, факсимильной связью, а также по электронным и информационно-телекоммуникационным каналам связи, производится в централизованном порядке канцелярией департамента по документационному обеспечению.

Прием корреспонденции, доставляемой подразделениями фельдсвязи и спецсвязи, а также документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется режимно-секретным отделом департамента по документационному обеспечению и отделом спецработы Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края.

Прием документов, поступающих по каналам специальной документальной связи, осуществляется сектором специальной документальной связи Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края.

Прием, обработка и доведение до сведения заинтересованных лиц поступающей в Администрацию Губернатора и Правительства Алтайского края в нерабочее время, в выходные и праздничные дни корреспонденции осуществляется секретариатом Губернатора Алтайского края Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края с последующей передачей поступивших документов для регистрации в департамент по документационному обеспечению.

Прием и первичная обработка документов, поступающих в адрес Губернатора Алтайского края и Правительства Алтайского края в г. Москве, осуществляется КГКУ "Постоянное представительство Алтайского края в городе Москве" с последующей передачей для регистрации в департамент по документационному обеспечению.

3.3. При приеме корреспонденции:

проверяется правильность адресования;

проверяется комплектность и целостность документов и приложений к ним;

сверяются номера, проставленные на документах, с номерами, указанными на конвертах или записанными в разносных книгах.

В случае правильности адресования, соблюдения комплектности и целостности документов, соответствия номеров документов в разносных книгах (иных документах) при необходимости ставится отметка о принятии документа с датой и подписью сотрудника, принявшего документ. Отметка о принятии документа может проставляться при помощи специального штампа.

При обнаружении повреждений, недостачи документов (листов) или приложений к ним, отсутствии подписи на документе, несоответствии номера, указанного на конверте, номеру документа об этом сообщается его отправителю. С отправителем согласуется возможность оперативного устранения ошибок.

Выявленные в ходе проверки несоответствия являются основанием для отказа в регистрации документа, формирования и направления отправителю уведомления об отказе в регистрации с указанием причины отказа.

Для документов на бумажном носителе при необходимости составляется акт в двух экземплярах. Первый экземпляр приобщается к поступившему материалу и вместе с документами возвращается отправителю, второй остается в подразделении департамента по документационному обеспечению, принявшем данный документ. Акты составляются и подписываются служащими, вскрывшими пакет, начальником отдела - канцелярии, начальником (заместителем начальника) департамента по документационному обеспечению.

В случае если документ, имеющий ошибки в оформлении, может быть рассмотрен по существу, по согласованию с отправителем он регистрируется и передается по назначению для дальнейшего прохождения и рассмотрения.

О получении подозрительных отправлений докладывается начальнику департамента по документационному обеспечению.

3.4. Документы, адресованные Губернатору Алтайского края, Правительству Алтайского края, Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края ошибочно, регистрируются, а затем пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю с сопроводительным письмом за подписью начальника (заместителя начальника) департамента по документационному обеспечению.

Документы, поступившие не по адресу, пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю без регистрации.

3.5. Конверты после вскрытия и проверки, как правило, уничтожаются. Конверты не подлежат уничтожению в случаях, если они являются единственным источником установления адреса отправителя или когда дата почтового штемпеля может подтвердить время отправления и получения документа, а также если они содержат обращения граждан или судебную документацию.

3.6. Конверты со служебной корреспонденцией, адресованные Губернатору Алтайского края с пометкой "лично", без вскрытия передаются начальнику департамента по документационному обеспечению для представления конверта Губернатору.

Конверты с пометкой "лично", адресованные заместителям Председателя Правительства, руководителям структурных подразделений Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края без вскрытия передаются в соответствующие подразделения.

3.7. При приеме документов по МЭДО производится проверка электронной подписи и подтверждение ее действительности.

В случае отказа в регистрации документа, поступившего по МЭДО, канцелярией департамента по документационному обеспечению отправителю направляется уведомление об отказе в регистрации.

3.8. Корреспонденция, адресованная структурным подразделениям Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, передается по принадлежности.

Корреспонденция, адресованная органам исполнительной власти Алтайского края, может быть принята канцелярией департамента по документационному обеспечению и передана по принадлежности без отметки о принятии документа.

3.9. Электронные сообщения, поступившие по электронной почте и не содержащие официальных служебных документов, при необходимости направляются по принадлежности органам исполнительной власти Алтайского края и структурным подразделениям Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края без регистрации.

3.10. Документы, адресованные коллегиальным органам, направляются в органы исполнительной власти Алтайского края, структурные подразделения Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, осуществляющие документационное обеспечение деятельности этих органов, без регистрации в канцелярии департамента по документационному обеспечению.

4. Регистрация входящих документов

4.1. Регистрация входящих служебных документов, адресованных Губернатору Алтайского края, Правительству Алтайского края, Губернатору Алтайского края, Председателю Правительства Алтайского края, заместителям Председателя Правительства Алтайского края, не замещающим должности в других органах исполнительной власти, заместителю Председателя Правительства Алтайского края - руководителю Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, осуществляется в канцелярии департамента по документационному обеспечению.

Регистрация обращений и запросов граждан осуществляется отделом по работе с обращениями граждан департамента по документационному обеспечению.

Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, регистрируются в режимно-секретном отделе департамента по документационному обеспечению, а также в отделе спецработы Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края и секторе по организации работы антитеррористической комиссии Алтайского края Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края.

4.2. Документы регистрируются не позднее второго рабочего дня с момента их поступления в подразделение, осуществляющее регистрацию. Срочные и оперативные документы регистрируются незамедлительно.

4.3. Документы, указанные в пункте 4.1 настоящего раздела Инструкции (в том числе уже рассмотренные соответствующими должностными лицами), поступившие в органы исполнительной власти Алтайского края и структурные подразделения Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края без регистрации, в течение рабочего дня передаются в департамент по документационному обеспечению для регистрации.

4.4. Документы на иностранных языках регистрируются и направляются по ЕСЭД в департамент Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края по внешним связям и протоколу для перевода на русский язык или составления аннотации, после чего передаются канцелярией департамента по документационному обеспечению на рассмотрение в установленном порядке.

4.5. Не подлежит регистрации следующая входящая корреспонденция:

информационные сводки, присланные для сведения;

рекламные извещения и плакаты, программы совещаний и конференций;

поздравительные письма и поздравительные плакаты;

печатные издания (книги, газеты, журналы, бюллетени);

формы статистической отчетности;

специальная документация (кадровая, бухгалтерская и т.д.);

электронные сообщения, поступившие по электронной почте и не содержащие официальных служебных документов.

4.6. Поступившие в Администрацию Губернатора и Правительства Алтайского края и зарегистрированные в ЕСЭД документы органов исполнительной власти края и ответы участников ЕСЭД на документы повторно в ЕСЭД не регистрируются, за исключением инициативных писем на Губернатора Алтайского края и заместителей Председателя Правительства Алтайского края.

Документы Губернатора Алтайского края, Правительства Алтайского края, Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, зарегистрированные в ЕСЭД, при поступлении в органы исполнительной власти края повторно не регистрируются.

4.7. Регистрация входящих документов осуществляется путем создания регистрационной карточки в ЕСЭД, которой автоматически присваивается регистрационный номер.

При регистрации на документе путем проставления специального штампа в правом нижнем углу оформляется реквизит "отметка о поступлении документа", который включает в себя наименование организации (структурного подразделения - при необходимости), входящий регистрационный номер, присвоенный ЕСЭД, и дату поступления документа (точное время поступления - при необходимости).

4.8. При регистрации служебной корреспонденции проводится проверка наличия:

повторного поступления уже зарегистрированного документа;

документов, зарегистрированных ранее по данной теме;

исходящего запроса (в случае поступления ответа).

При положительном результате в соответствующем поле регистрационной карточки документа делается отметка о номерах документов, связанных с поступившей корреспонденцией.

Документы, поступившие повторно, не регистрируются, вместо этого в регистрационной карточке документа делается отметка о повторном поступлении, а сам документ приобщается к поступившему ранее.

4.9. Регистрация в ЕСЭД производится в пределах групп документов, в зависимости от вида документа, его автора и содержания.

При регистрации в соответствии с реквизитами поступившего документа заполняются следующие поля регистрационной карточки в ЕСЭД:

"регистрационный номер и дата документа" (присваиваются автоматически);

"доступ" - отметка об ограничении доступа к документу;

"корреспонденты" - организация, из которой поступил документ;

"исходящий номер и дата" - исходящий номер и дата документа, присвоенные организацией-автором;

"подписал" - фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

"кому" - должностное лицо, на имя которого поступил документ;

"содержание" - краткое содержание документа, отвечающее на вопрос "о чем?" (в целях облегчения поиска документов данное поле заполняется без аббревиатур, сокращений и общих формулировок, с указанием индивидуальных данных содержания каждого документа - дат, географических названий, должностных лиц и др.; даты заполняются словесно-цифровым способом, например: 21 октября);

"состав" - количество листов (страниц) документа, наличие приложений (книги, журналы, брошюры, постеры) - заполняется по формуле: количество листов документа + количество листов приложения, например: 2+45, 1+2 брошюры;

"доставка" - способ доставки документа;

"рубрики" - тема документа в соответствии с соответствующим классификатором;

"связки" - ссылки на регистрационные карточки документов, уже зарегистрированных в ЕСЭД и имеющих логические связи с поступившим документом (общая тема, запрос, дополнение и т.д.);

"примечание" - заполняется в случае необходимости указания особенностей поступившего документа.

При регистрации электронных документов в регистрационной карточке делается отметка о том, что этот документ является подлинником (оригиналом).

Образец заполнения регистрационной карточки входящего документа в ЕСЭД представлен в приложении 1.

4.10. К регистрационной карточке документа, поступившего на бумажном носителе, прикрепляется электронный образ документа с приложениями (при их наличии), полученный путем сканирования.

Требования к файлам электронных образов документов определяются Регламентом работы в ЕСЭД.

Не сканируются и не прикрепляются электронные образы следующих документов:

скрепленные документы, заверенные подписью должностного лица и печатью организации, в том числе нотариально заверенные;

объемные приложения к документам (брошюры, книги, проспекты);

другие документы, сканирование которых затруднено технически или доступ к содержанию которых ограничен законодательством.

Документы с грифом ограничения доступа к документу "Для служебного пользования", а также документы, содержащие персональные данные, могут быть отсканированы при условии ограничения доступа к электронному образу и соблюдения установленных требований технологической защиты информации.

Для документов, поступивших по МЭДО, в случае необходимости проводится перевод электронных образов документов в форматы, принятые для работы в ЕСЭД.

4.11. При регистрации документа, поступившего по МЭДО, уведомление о его регистрации автоматически формируется и направляется отправителю.

5. Порядок рассмотрения документов

5.1. Департаментом по документационному обеспечению производится рассмотрение зарегистрированной входящей корреспонденции и подготовка для доклада Губернатору Алтайского края, Председателю Правительства Алтайского края, заместителям Председателя Правительства Алтайского края.

5.2. В случаях, не требующих непосредственного рассмотрения Губернатором Алтайского края, Председателем Правительства Алтайского края (или когда требуется предварительное рассмотрение для доклада документа), департаментом по документационному обеспечению документы направляются на рассмотрение заместителям Председателя Правительства Алтайского края, в структурные подразделения Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края и органы исполнительной власти Алтайского края, органы местного самоуправления Алтайского края в соответствии с утвержденным распределением обязанностей с учетом компетенции, установленной нормативными правовыми актами.

Сотрудниками, ответственными за документационное обеспечение деятельности заместителей Председателя Правительства Алтайского края, в случаях, не требующих непосредственного рассмотрения документа заместителями (или когда требуется предварительное рассмотрение для доклада заместителю), документы могут быть направлены на рассмотрение в координируемые заместителями органы исполнительной власти Алтайского края в соответствии с компетенцией и распределением обязанностей.

Основанием для принятия в ходе рассмотрения документа соответствующего решения является его содержание.

5.3. Поступившая срочная и оперативная корреспонденция, в том числе с соответствующими пометками ("Весьма срочно", "Срочно", "Вручить немедленно"), регистрируется и незамедлительно направляется по ЕСЭД канцелярией департамента по документационному обеспечению на рассмотрение в органы исполнительной власти Алтайского края, при этом в поле "примечание" регистрационной карточки документа делается запись "электронный документ (срочно)" или "электронный документ (оперативно)".

5.4. Губернатор Алтайского края, Председатель Правительства Алтайского края, заместители Председателя Правительства Алтайского края в соответствии с распределением обязанностей дают указания (поручения) об исполнении документов в форме резолюций.

Проекты резолюций Губернатора Алтайского края, Председателя Правительства Алтайского края, заместителей Председателя Правительства Алтайского края об исполнении документов оформляются департаментом по документационному обеспечению.

Органы исполнительной власти Алтайского края могут вносить предложения в проекты резолюций по документам на этапе их предварительного рассмотрения.

Порядок подготовки резолюций по исполнению документов Губернатора Алтайского края, Правительства Алтайского края, поступивших на рассмотрение в органы исполнительной власти Алтайского края, структурные подразделения Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, определяется их руководителями.

5.5. Резолюция оформляется на бланке резолюции (самим руководителем резолюция может оформляться на свободном месте рабочего поля документа).

Для электронных документов резолюция вносится непосредственно в регистрационную карточку документа в ЕСЭД.

Резолюция включает фамилию и инициалы исполнителя (исполнителей) в дательном падеже, поручение по документу, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции, при необходимости - срок исполнения документа и отметку об ответственном исполнителе (свод, созыв, отв.). Например:

Фамилия И.О.

Фамилия И.О. (свод)

Для исполнения к 01.01.2019.

Подпись

09.08.2023

При необходимости в поручении могут быть сделаны дополнительные отметки о характере поручения и роли исполнителей в его реализации (контроль, для информации и др.).

Если руководителем, вынесшим резолюцию, дата резолюции не указана, то она проставляется служащим, ответственным за документационное обеспечение деятельности руководителя.

Для изготовления бланков резолюций используется бумага формата А6 (при необходимости - А5), в бланк резолюции включаются наименование должности, инициалы и фамилия автора резолюции или наименование организации (структурного подразделения) - в этом случае инициалы и фамилия автора дополнительно указываются в самой резолюции.

5.6. Все документы, рассмотренные Губернатором Алтайского края, Председателем Правительства Алтайского края, заместителями Председателя Правительства Алтайского края, передаются в департамент по документационному обеспечению.

Документы (в том числе незарегистрированные), рассмотренные Губернатором Алтайского края, Председателем Правительства Алтайского края, заместителями Председателя Правительства Алтайского края и поступившие исполнителям минуя департамент по документационному обеспечению, в обязательном порядке передаются ими в течение рабочего дня в департамент по документационному обеспечению для учета (регистрации) и внесения резолюций в ЕСЭД.

Передача документов на бумажных носителях осуществляется через канцелярию департамента по документационному обеспечению, которой осуществляется учет движения документов.

Направление исполнителям электронных документов осуществляется посредством ЕСЭД.

Передача рассмотренных Губернатором Алтайского края, Председателем Правительства Алтайского края, заместителями Председателя Правительства Алтайского края документов напрямую исполнителям, минуя департамент по документационному обеспечению, не допускается.

5.7. Документы, рассмотренные Губернатором Алтайского края, Председателем Правительства Алтайского края, и документы, направленные на рассмотрение департаментом по документационному обеспечению, требующие исполнения, передаются в контрольно-методический отдел департамента по документационному обеспечению для внесения в регистрационную карточку документа резолюции (отметки о рассмотрении документа) и осуществления контроля за исполнением документа.

Канцелярия департамента по документационному обеспечению вносит в регистрационную карточку резолюции к документам, рассмотренным Губернатором Алтайского края, Председателем Правительства Алтайского края или руководством департамента по документационному обеспечению, направленным для информации.

Резолюции заместителей Председателя Правительства Алтайского края в регистрационную карточку документа вносят специалисты, осуществляющие документационное обеспечение их деятельности.

Внесение в ЕСЭД резолюций по обращениям граждан и документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, обеспечивается отделом по работе с обращениями граждан и режимно-секретным отделом департамента по документационному обеспечению.

Резолюции во исполнение уже данных вышестоящим руководством поручений вносятся в ЕСЭД соответствующими служащими органов исполнительной власти Алтайского края и структурных подразделений Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края как подчиненные резолюции.

5.8. При внесении резолюции (подчиненной резолюции) в регистрационной карточке документа в ЕСЭД в окне "поручения" заполняются следующие поля:

"автор резолюции" - лицо, рассмотревшее документ;

"дата резолюции" - дата рассмотрения документа;

"текст резолюции" (при наличии) - дословное содержание поручения;

"исполнители" - лица, которым адресована резолюция;

"плановая дата исполнения" (в случае если документ подлежит контролю) - дата, к которой документ должен быть исполнен на основании срока исполнения документа;

"контролер" (при необходимости) - лицо, осуществляющее контроль за исполнением документа;

"ход исполнения" (при необходимости) - особенности исполнения документа (периодичность предоставления информации, адресаты для ответов и др.);

"категория" (при необходимости) - типовые особенности поручения (вид контроля, электронное поручение и др.);

"метка контрольности" - статус контроля за исполнением документа (на контроле/снято с контроля/не контрольный).

Для документов на бумажном носителе при необходимости резолюция, заведенная в ЕСЭД, может быть дополнена отсканированным электронным образом.

Образец резолюции в регистрационной карточке документа в ЕСЭД представлен в приложении 2.

5.9. При внесении резолюции в ЕСЭД регистрационные карточки документов автоматически направляются исполнителям.

Подлинники рассмотренных документов на бумажном носителе после внесения резолюций в ЕСЭД передаются в канцелярию департамента по документационному обеспечению для направления ответственному исполнителю, соисполнителям документы направляются в электронном виде по ЕСЭД, либо направляются копии документов в случае отсутствия в регистрационной карточке электронного образа документа.

Если документ направляется в электронном виде по ЕСЭД без досылки документа на бумажном носителе, то в поле "примечание" регистрационной карточки документа или в поле "категория" ("текст резолюции") резолюции к документу делается запись "электронный документ" (ЭД), "электронное поручение" и для работы используется электронный образ документа, прикрепленный к регистрационной карточке. В случае направления документа разными способами разным исполнителям к пометке "электронный документ" добавляется индекс подразделения (лица), которым документ направляется в электронном виде.

Подлинники документов, направленных исполнителям только в электронном виде, хранятся в подразделении, направившем документ.

Документы на бумажных носителях передаются исполнителям под роспись в разносной книге.

6. Организация работы с исходящими и внутренними документами

6.1. Подготовка и согласование исходящих и внутренних документов Губернатора Алтайского края, Правительства Алтайского края осуществляются в соответствии с установленными настоящей Инструкцией правилами. Ответственность за соблюдение установленных Инструкцией и другими нормативными актами правил при подготовке документа возлагается на исполнителя.

До представления документа на подпись (утверждение) исполнитель, подготовивший проект документа, проверяет наличие необходимых согласований, правильность его оформления, адресации и полноту пакета документов: наличие листа согласования, приложений, реестра рассылки, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленного документа.

6.2. Подписанные документы Губернатора Алтайского края, Правительства Алтайского края регистрируются в ЕСЭД.

В отделе подготовки документов департамента по документационному обеспечению регистрируются:

законы Алтайского края;

указы и распоряжения Губернатора Алтайского края;

постановления и распоряжения Правительства Алтайского края;

договоры (соглашения), подписанные Губернатором Алтайского края, заместителями Председателя Правительства Алтайского края (за исключением договоров об обучении);

доверенности, планы, графики Правительства Алтайского края.

В контрольно-методическом отделе департамента по документационному обеспечению регистрируются:

личные поручения Губернатора Алтайского края;

поручения, данные на оперативных совещаниях Правительства Алтайского края;

протоколы заседаний Правительства Алтайского края;

протоколы (протоколы поручений) совещаний у Губернатора Алтайского края, рабочих совещаний Правительства Алтайского края.

В канцелярии департамента по документационному обеспечению регистрируются:

исходящие письма Губернатора Алтайского края;

исходящие письма Правительства Алтайского края;

телеграммы за подписью Губернатора Алтайского края.

В приемных заместителей Председателя Правительства Алтайского края специалистами организационно-технологического отдела департамента по документационному обеспечению регистрируются:

личные поручения заместителей Председателя Правительства Алтайского края;

протоколы совещаний, поручения, данные на совещаниях у заместителей Председателя Правительства Алтайского края;

планы и другие документы, утвержденные заместителями Председателя Правительства Алтайского края.

Исходящие письма Губернатора Алтайского края и Правительства Алтайского края по обращениям граждан регистрируются отделом по работе с обращениями граждан департамента по документационному обеспечению.

Исходящие письма и другие документы Губернатора Алтайского края и Правительства Алтайского края (за исключением правовых актов), связанные с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, регистрируются режимно-секретным отделом департамента по документационному обеспечению, отделом спецработы Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края и сектором по организации работы антитеррористической комиссии Алтайского края Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края.

Протоколы заседаний коллегиальных и совещательных органов, проводимых под председательством Губернатора Алтайского края, Председателя Правительства Алтайского края и заместителей Председателя Правительства Алтайского края, регистрируются ответственными секретарями этих органов.

Документы, подписанные Губернатором Алтайского края, Председателем Правительства Алтайского края, которые не подлежат регистрации в департаменте по документационному обеспечению, учитываются в ЕСЭД в регистрационных карточках проектов документов.

6.3. Лицо, регистрирующее документ, проверяет правильность его оформления в соответствии с установленными настоящей Инструкцией правилами, наличие подписей, приложений, указанных в тексте документа. При регистрации исходящих писем дополнительно проверяются наличие и правильность составления реестра рассылки, оформление реквизита "адресат", отметки об исполнителе документа. Для электронных документов, направляемых по МЭДО, дополнительно проверяются состав документа и тип связок, при необходимости определяется вид документа.

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю для доработки без регистрации.

6.4. Документы, оформленные в соответствии с установленными правилами, регистрируются не позднее второго рабочего дня с момента поступления на регистрацию, а срочные и оперативные - незамедлительно.

6.5. Регистрация в ЕСЭД производится в пределах групп документов, в зависимости от вида документа, его автора и содержания.

Регистрационный номер и дата документа присваиваются ЕСЭД автоматически. При регистрации документов на бумажном носителе регистрационный номер и дата из регистрационной карточки переносятся на документ зарегистрировавшим его служащим. Дата и регистрационный номер документов, подготовленных на бланках или в соответствии с типовыми формами, проставляются в установленных для этих реквизитов местах, на остальных документах данные реквизиты проставляются, как правило, при помощи специальных штампов.

При регистрации реквизит "дата документа" должен соответствовать дате подписания (утверждения) документа (для писем, правовых актов и других документов) или дате события, зафиксированного в документе (для протоколов и актов). При отсутствии возможности установления точной даты подписания документа реквизит "дата документа" определяется по факту предоставления документа на регистрацию.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами. Если число или порядковый номер месяца является однозначным числом, то перед цифрой ставится ноль, например: 09.01.2017. В случаях, предусмотренных бланками или типовыми формами документов, допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 9 января 2017 г.

Реквизит "регистрационный номер документа" является присвоенным ЕСЭД цифровым или буквенно-цифровым идентификатором документа, состоящим из порядкового номера документа в пределах календарного года, который в зависимости от вида документа дополняется цифровыми и (или) буквенными кодами, индексами подразделений в соответствии с номенклатурой дел и используемыми классификаторами.

6.6. При регистрации в соответствии с реквизитами исходящего (внутреннего) документа заполняются следующие поля регистрационной карточки в ЕСЭД:

"регистрационный номер и дата документа" (присваиваются автоматически);

"доступ" - отметка об ограничении доступа к документу;

"подписал" - фамилия, инициалы и должность лица, подписавшего документ;

"адресаты" - перечень организаций (должностных лиц), кому направляется документ;

"исполнители" - фамилия, инициалы, должность лица, подготовившего документ;

"визы" - список лиц, согласовавших проект документа;

"рубрики" - тема документа в соответствии с соответствующим классификатором;

"связки" - ссылки на регистрационные карточки документов и регистрационные карточки проектов документов, уже зарегистрированных в ЕСЭД и имеющих логические связи с подписанным документом (общая тема, ответ, дополнение, во изменение, утратил силу и т.д.);

"примечание" - заполняется в случае необходимости указания типа отправки и других особенностей документа.

Для правовых актов при регистрации дополнительно проверяется наличие связок с другими правовыми актами, в которые вносятся изменения или которые признаются утратившими силу.

Образец заполнения регистрационной карточки исходящего документа в ЕСЭД представлен в приложении 3.

6.7. Зарегистрированные документы на бумажном носителе сканируются и их электронные образы прикрепляются к регистрационной карточке, за исключением документов, не подлежащих сканированию (пункт 4.10 раздела 4 части II настоящей Инструкции).

Документы, находящиеся в пакете с регистрируемым документом (листы согласования, экспертизы, обосновывающие материалы и т.д.), сканируются и прикрепляются к регистрационной карточке документа дополнительным файлом (файлами) с ограничением доступа к ним.

Требования к файлам электронных образов документов определяются Регламентом работы в ЕСЭД.

При необходимости файлы могут быть заверены усиленной квалифицированной электронной подписью.

6.8. Регистрационная карточка направляется в орган исполнительной власти Алтайского края, подготовивший документ, по ЕСЭД зарегистрировавшим его сотрудником.

6.9. Присвоение регистрационного номера исходящей корреспонденции, отправляемой в нерабочее время, в выходные и праздничные дни, осуществляется секретариатом Губернатора Алтайского края Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края (кроме ответов на обращения граждан, документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения) с последующей передачей документа на бумажном носителе в канцелярию департамента по документационному обеспечению для регистрации в ЕСЭД.

Документы, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью, отправляемые в нерабочее время, регистрируются секретариатом Губернатора Алтайского края Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края в ЕСЭД.

6.10. Исходящие, внутренние документы (их копии), листы согласования, реестры рассылки и другие документы к ним формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

7. Отправка документов

7.1. Отправляемые документы пересылаются фельдсвязью, спецсвязью, почтой и с помощью технических и электронных средств связи (в том числе по ЕСЭД, МЭДО, электронной почте), а также передаются нарочным непосредственно адресатам.

Отправка почтой, нарочным, по электронной почте или по МЭДО документов Губернатора Алтайского края, Правительства Алтайского края, Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края осуществляется централизованно канцелярией департамента по документационному обеспечению. Отправка по МЭДО документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, и ответов на такие документы осуществляется режимно-секретным отделом департамента по документационному обеспечению.

Отправка документов фельдсвязью и спецсвязью осуществляется режимно-секретным отделом департамента по документационному обеспечению и отделом спецработы Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края в соответствии с требованиями Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации и ФГУП "Главный центр специальной связи".

Отправка документов по каналам специальной документальной связи осуществляется сектором специальной документальной связи Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края.

7.2. Отправка документов осуществляется согласно реестрам рассылки (приложение 4), которые составляются исполнителем отправляемого документа.

Реестры рассылки составляются в электронном виде (за исключением реестров рассылки к правовым актам или случаев, когда проект документа не подлежит регистрации в ЕСЭД) и прикрепляются в ЕСЭД к регистрационной карточке проекта документа, к которому они составлены.

При составлении реестра исполнителем указываются данные об исполнителе, вид и наименование документа, к которому составлен реестр, регистрационный номер проекта документа (при наличии), организации (должностные лица), которым направляется документ, количество экземпляров (для документов на бумажном носителе) и предполагаемый способ отправки.

Ответственность за соблюдение установленных законодательством сроков направления документа и указание необходимых адресатов несет исполнитель.

7.3. В реестр включаются только те организации, которым непосредственно должен быть направлен документ. При этом допустимо списочное указание получателей для участников системы ЕСЭД (например: органам исполнительной власти Алтайского края, администрациям муниципальных районов, городских и муниципальных округов Алтайского края).

В случае необходимости направления документов сторонним организациям, не являющимся участникам ЕСЭД или МЭДО, в реестре вместе с адресатами дополнительно указываются почтовый адрес, адрес электронной почты, факс получателя документа в зависимости от способа отправки документа.

В реестр к правовым актам обязательно включаются органы власти Алтайского края, деятельность которых затрагивает правовой акт, а также руководители, осуществляющие визирование его проекта. В реестр к нормативным правовым актам включается управление юстиции Алтайского края и прокуратура Алтайского края.

7.4. Способы доставки определяются исполнителем исходя из срочности документа, наличия в запросе просьбы о направлении в электронном виде или по факсу. В случае необходимости оперативной доставки документа приоритет отдается направлению документа по МЭДО, электронной почте или по каналам специальной документальной связи.

При необходимости самостоятельной отправки документа исполнителем в реестре делается соответствующая отметка ("отправляет исполнитель").

Отправка электронных документов осуществляется по ЕСЭД, МЭДО и электронной почте. В случае необходимости отправки электронного документа на бумажном носителе осуществляется его заверение в установленном порядке.

Отправка документов участникам ЕСЭД осуществляется в электронном виде по ЕСЭД кроме случаев, когда представление документа на бумажном носителе требуется в силу законодательства (наградные, финансовые документы и др.).

Отправка документов участникам МЭДО осуществляется в электронном виде по МЭДО, если в запросе не указано иное или когда представление документа на бумажном носителе требуется в силу законодательства.

Отправка документов на бумажных носителях сторонним организациям осуществляется преимущественно почтой. Письма за подписью Губернатора Алтайского края отправляются заказными письмами (за исключением приглашений). Заказными письмами с уведомлением направляется, как правило, судебная и бухгалтерская документация, а также другие документы в случаях, регламентированных специальными правовыми актами. Отправка других документов осуществляется простыми почтовыми отправлениями.

Отправка документа оперативными или дополнительными способами осуществляется только при наличии мотивированных оснований, в противном случае такая отправка осуществляется исполнителем самостоятельно.

Сотрудники департамента по документационному обеспечению вправе потребовать от исполнителя доработки или корректировки реестра в случае его несоответствия форме и правилам отправления документов, недостаточности сведений, содержащихся в реестре.

Отправка документов адресатам и способами, которые не указаны в реестре, осуществляется исполнителем.

Образец составления реестра рассылки приведен в приложении 5.

7.5. Отправителем для документов на бумажном носителе в реестре проставляются исходящий номер и дата зарегистрированного документа, а при необходимости - дата отправки.

7.6. Для отправки писем только участникам ЕСЭД или МЭДО реестр рассылки не составляется, при этом список получателей документа указывается в поле "адресат" регистрационной карточки проекта документа.

Для писем на имя Губернатора Алтайского края, Председателя Правительства Алтайского края, заместителей Председателя Правительства Алтайского края реестр рассылки не составляется.

В случае отсутствия реестра для писем сторонним организациям канцелярией департамента по документационному обеспечению осуществляется их отправка только по почте (при наличии адреса).

Отправка электронных документов по электронной почте в случае отсутствия реестра, а также адреса электронной почты в реестре осуществляется исполнителем самостоятельно.

7.7. Подготовленные к отправке служебные документы учитываются в журналах отправляемой корреспонденции.

При отправке документа почтой в канцелярии департамента по документационному обеспечению осуществляется сортировка и вложение документа в конверт с указанием адреса, взвешивание и передача на отправку в отделение почтовой связи.

Отслеживание доставки документов, направленных почтой, при необходимости осуществляется исполнителем.

7.8. Исполнитель, получающий подлинник документа для самостоятельной отправки (передачи адресату), расписывается в получении в журнале исходящей корреспонденции, в реестре рассылки или на копии указанного документа, остающейся в деле, а в регистрационной карточке документа делается отметка о его отправке исполнителем.

7.9. Документы на бумажном носителе, направляемые заместителям Председателя Правительства Алтайского края, в органы исполнительной власти Алтайского края, структурные подразделения Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, передаются под роспись в разносных книгах.

7.10. При отправке документа в электронном виде по ЕСЭД в поле "адресат" регистрационной карточки документа вносятся участники ЕСЭД, которым документ должен быть направлен, в поле "примечание" делается запись "электронный документ" и, в случае направления документа разными способами, добавляется индекс подразделения (лица), которым документ направляется в электронном виде.

В случае поступления документа по ЕСЭД адресату по ошибке или не по компетенции, он пересылается (направляется) по принадлежности с уведомлением отправителя документа.

7.11. Отправка документов по МЭДО осуществляется канцелярией департамента по документационному обеспечению с помощью ЕСЭД.

Перед отправкой документа по МЭДО производится проверка комплектности транспортного контейнера и действительности электронных подписей, входящих в его состав.

В нерабочее время, в выходные и праздничные дни отправка документов по МЭДО осуществляется секретариатом Губернатора Алтайского края Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края.

Канцелярией департамента по документационному обеспечению осуществляется проверка регистрации документов, отправленных по МЭДО. В случае отказа в регистрации об этом уведомляется исполнитель и принимаются меры по доставке документа до адресата.

7.12. Факсограммами, как правило, передаются служебные письма, приглашения и информационные сообщения, требующие оперативного доведения информации до адресата.

После отправки документа по факсу при необходимости осуществляется его досылка адресату на бумажном носителе. Отчет об отправке по факсу прикладывается к реестру рассылки.

Объем документов, направляемых по факсу, не должен превышать 10 листов.

7.13. Канцелярией департамента по документационному обеспечению в соответствии с реестрами рассылки осуществляется отправка документов Губернатора Алтайского края и Правительства Алтайского края по электронной почте. При этом отправителем создается сопроводительная часть электронного сообщения, содержащая реквизиты направляемого документа с присоединенными к ней электронными образами.

В случае наличия необходимости указания в содержательной части электронного письма дополнительной информации или прикрепления дополнительных файлов, не являющихся официальным приложением документа, документ направляется исполнителем самостоятельно.

Отправка по электронной почте документов, превышающих установленный размер (20 МБ), осуществляется исполнителями самостоятельно.

Отправка по электронной почте может осуществляться автоматизированно с помощью ЕСЭД. Отслеживание доставки документов, направленных по электронной почте, канцелярией департамента по документационному обеспечению не производится и при необходимости осуществляется исполнителем.

После отправки документа по электронной почте при необходимости осуществляется его досылка адресату на бумажном носителе.

7.14. Телефонограммы направляются исполнителями самостоятельно.

7.15. Корреспонденция личного характера, письма и телеграммы, не связанные со служебной деятельностью, к отправке канцелярией департамента по документационному обеспечению не принимаются.

7.16. Передача документов ограниченного доступа, в том числе документов, содержащих охраняемую законом тайну, и документов с грифом ограничения доступа "Для служебного пользования" с использованием средств электронной почты, телеграфной и факсимильной связи запрещается.

8. Организация работы с документами Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края. Ведение делопроизводства в структурных подразделениях Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края

8.1. Прием и первичная обработка документов, поступающих в адрес Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края и ее структурных подразделений, осуществляются департаментом по документационному обеспечению в соответствии с порядком, установленным разделом 3 части II настоящей Инструкции.

8.2. Регистрация входящих документов производится в порядке, установленном разделом 4 части II настоящей Инструкции.

Служебные документы, адресованные Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, регистрируются канцелярией департамента по документационному обеспечению.

Служебные документы, адресованные структурным подразделениям Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, регистрируются соответствующими структурными подразделениями.

Обращения граждан в адрес Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, ее структурных подразделений и должностных лиц регистрируются отделом по работе с обращениями граждан департамента по документационному обеспечению.

Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, регистрируются соответствующими уполномоченными подразделениями Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края.

8.3. Структурные подразделения Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края обеспечивают рассмотрение поступивших им документов и внесение резолюций (подчиненных резолюций) в ЕСЭД в соответствии с разделом 5 части II настоящей Инструкции.

8.4. Подготовка исходящих и внутренних документов Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края и ее структурных подразделений осуществляется в соответствии с правилами, установленными настоящей Инструкцией. Организация работы с такими документами, в том числе их регистрация, осуществляется в соответствии с разделом 6 части II настоящей Инструкции.

В отделе подготовки документов департамента по документационному обеспечению регистрируются:

приказы Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края (за исключением приказов о предоставлении отпусков, проведении служебных проверок, привлечении к дисциплинарной ответственности);

договоры, соглашения, доверенности, планы Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края.

В канцелярии департамента по документационному обеспечению регистрируются исходящие письма Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края.

Документы, подписанные руководителями структурных подразделений Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, регистрируются в соответствующих структурных подразделениях.

8.5. Отправка исходящих документов Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края и ее структурных подразделений по почте и нарочным в органы исполнительной власти Алтайского края осуществляется согласно реестрам рассылки канцелярией департамента по документационному обеспечению в соответствии с разделом 7 части II настоящей Инструкции.

Отправка документов структурных подразделений Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края по факсу, МЭДО и электронной почте осуществляется структурными подразделениями самостоятельно.

8.6. Переписка между структурными подразделениями Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, а также их переписка с органами исполнительной власти Алтайского края, органами местного самоуправления Алтайского края осуществляется по ЕСЭД в виде электронных документов без дублирования по электронной почте и документами на бумажном носителе.

Документы структурных подразделений Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, зарегистрированные в ЕСЭД и адресованные руководителю Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, повторно в ЕСЭД не регистрируются.

8.7. Структурные подразделения Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края в соответствии с правилами настоящей Инструкции обеспечивают:

регистрацию документов структурных подразделений;

ведение делопроизводства в ЕСЭД;

рассмотрение, контроль и исполнение поступающих к ним документов;

формирование, хранение и использование документов в текущем делопроизводстве в соответствии с номенклатурой дел Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края;

подготовку в соответствии с установленными правилами и передачу законченных в делопроизводстве дел на хранение в архив Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края.

Организация и ведение внутреннего делопроизводства структурных подразделений Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края осуществляется ими самостоятельно.

8.8. При организации ведения делопроизводства в структурных подразделениях Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края в целях обеспечения ведения делопроизводства в соответствии с установленными правилами руководители соответствующих структурных подразделений:

определяют ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях;

распределяют обязанности по выполнению конкретных функций и операций в процессе делопроизводства в структурном подразделении между сотрудниками;

определяют процедуры контроля и лиц, ответственных за контроль соблюдения установленных настоящей Инструкцией правил, обеспечивают персонификацию ответственности за соблюдение этих правил;

обеспечивают взаимозаменяемость сотрудников в процессе ведения делопроизводства.

Решения руководителя по организации делопроизводства в структурных подразделениях закрепляются в должностных регламентах (инструкциях) конкретных сотрудников структурного подразделения.

8.9. На сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, возлагаются следующие обязанности:

получение документов, поступающих в структурное подразделение, в том числе по ЕСЭД;

обеспечение своевременного рассмотрения документов (поручений) руководством структурного подразделения и их доведение (контроль за доведением) до исполнителей;

регистрация в ЕСЭД входящих и исходящих документов подразделения;

контроль за своевременным исполнением документов и поручений, поступивших на исполнение в структурное подразделение;

обеспечение участия руководителя структурного подразделения в ЕСЭД;

своевременный ввод в ЕСЭД информации о ходе рассмотрения и исполнении документов (или контроль за вводом этой информации другими сотрудниками подразделения);

регистрация (контроль за регистрацией) в ЕСЭД проектов документов, подготовленных сотрудниками структурного подразделения;

ознакомление сотрудников структурного подразделения с требованиями и правилами делопроизводства в Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, в том числе с настоящей Инструкцией;

контроль за соблюдением требований при подготовке и оформлении проектов документов сотрудниками структурного подразделения;

контроль за соблюдением в структурном подразделении правил, установленных настоящей Инструкцией;

контроль за прохождением документов в подразделении;

контроль за использованием бланков;

хранение печатей (штампов) структурного подразделения и правильное их использование;

организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов в подразделении;

консультирование сотрудников структурного подразделения по вопросам делопроизводства;

участие в подготовке сводной номенклатуры дел;

контроль за формированием в соответствии с номенклатурой дел и правильным оформлением дел в делопроизводстве сотрудниками структурного подразделения;

контроль за хранением и использованием дел структурного подразделения, ведущихся и оконченных;

контроль за своевременной подготовкой, оформлением и передачей на хранение в архив Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края дел сотрудниками структурного подразделения, ответственными за ведение этих дел;

обеспечение проведения экспертизы ценности в отношении документов структурного подразделения;

отбор документов и дел структурного подразделения на уничтожение;

обеспечение приема-передачи дел и документов между сотрудниками структурного подразделения при увольнении, временном отсутствии, смене должностных обязанностей;

иные обязанности, связанные с делопроизводством.

На период временного отсутствия сотрудника, ответственного за делопроизводство, его обязанности, в том числе по ведению делопроизводства в ЕСЭД, возлагаются на другого сотрудника структурного подразделения в соответствии с должностным регламентом и (или) по указанию руководителя структурного подразделения Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края.

8.10. Сотрудники структурных подразделений Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края в соответствии с их должностными обязанностями осуществляют:

соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил работы с документами;

исполнение контрольных документов (поручений), поступивших им на исполнение, и документирование этого исполнения в соответствии с установленными правилами;

подготовку и оформление проектов документов в соответствии с процедурами и правилами, установленными настоящей Инструкцией и другими правовыми актами;

участие в ЕСЭД;

формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, их оформление, хранение и использование в структурном подразделении, подготовку и передачу в архив Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края;

отбор документов и дел структурного подразделения на уничтожение совместно с сотрудником, ответственным за делопроизводство;

участие в подготовке сводной номенклатуры дел.

8.11. Методическое руководство по организации и ведению делопроизводства в структурных подразделениях Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края осуществляет департамент по документационному обеспечению.

9. Централизованное тиражирование документов

9.1. Централизованное тиражирование документов, относящихся к деятельности Губернатора Алтайского края, Правительства Алтайского края, Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, производится канцелярией департамента по документационному обеспечению.

Тиражирование документов типографским способом осуществляется управлением делами Губернатора и Правительства Алтайского края.

9.2. Копировально-множительные работы выполняются при предъявлении исполнителем бланка-заказа на их выполнение, подписанного начальником департамента по документационному обеспечению (его заместителем) или начальником канцелярии департамента по документационному обеспечению.

Тираж может быть сокращен в случае отсутствия достаточного обоснования количества экземпляров. В тиражировании документов может быть отказано в случаях несоответствия заказа требованиям Инструкции.

9.3. Документы, подлежащие копированию, должны быть раскреплены, напечатаны четко и разборчиво. Формат документов не должен превышать формата А3.

9.4. Копирование документов осуществляется в порядке их поступления. Срочное копирование производится вне очереди.

9.5. Исполненные несброшюрованные копии вместе с подлинником выдаются заказчику, который организует дальнейшую работу с документом.

9.6. Заказы на выполнение копировальных работ учитываются в специальном журнале.

9.7. Централизованное тиражирование документов, не относящихся к деятельности Губернатора Алтайского края, Правительства Алтайского края, Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, канцелярией департамента по документационному обеспечению не производится.

10. Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения

10.1. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в порядке, установленном для несекретных документов, с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе Инструкции или установленных другими правовыми актами.

10.2. Необходимость отнесения документа (проекта документа) к категории содержащего служебную информацию ограниченного распространения определяется руководителем структурного подразделения, подготовившего проект документа, или должностным лицом, подписавшим или утвердившим документ.

На документах (на их проектах) и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется гриф ограничения доступа к документу "Для служебного пользования" (ДСП) (далее - гриф "Для служебного пользования") и номер экземпляра. Указанный гриф проставляется на каждом экземпляре документа в правом верхнем углу первого листа документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первом листе сопроводительного письма к такому документу и дополняется указанием номера экземпляра документа. Ограничительная надпись грифа печатается шрифтом размера 12 и выравнивается по правому краю, номер экземпляра проставляется ниже через один междустрочный интервал. Например:

	Для служебного пользования
	Экз. N 3

К регистрационному номеру в учетных формах и на самих документах добавляется пометка "дсп".

В сопроводительных письмах отметка о наличии приложения, содержащего служебную информацию ограниченного распространения, оформляется с указанием регистрационного номера приложения, номера экземпляра, количества листов и грифа ограничения доступа. Например:

Приложение: справка о ..., рег. N 37дсп, экз. N 1, на 2 л., для служебного пользования.

10.3. Прием, учет, контроль за исполнением, хранение и отправка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края возлагаются на режимно-секретный отдел департамента по документационному обеспечению, отдел спецработы Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края.

Документы, поступившие в адрес антитеррористической комиссии Алтайского края и касающиеся ее деятельности, учитываются и хранятся в секторе по организации работы антитеррористической комиссии Алтайского края Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края.

Регистрация правовых актов с грифом "Для служебного пользования" осуществляется отделом подготовки документов департамента по документационному обеспечению.

Прием и учет документов осуществляются поэкземплярно в порядке, установленном для несекретных документов. Приложения к документам имеют самостоятельную регистрацию.

10.4. Документы с грифом "Для служебного пользования" на всех этапах их прохождения передаются только под расписку в журналах учета или в карточках учета выдачи документов в соответствии с резолюциями на документах.

Передача таких документов и информации, содержащейся в них, другим сотрудникам, не имеющим отношения к документу, или сторонним лицам запрещается.

10.5. Печатание и размножение документов с грифом "Для служебного пользования" осуществляются с использованием средств вычислительной техники, соответствующих специальным требованиям и рекомендациям по технической защите конфиденциальной информации.

На обороте последнего листа каждого экземпляра отпечатанного документа в левом нижнем углу от границы левого поля исполнитель указывает количество отпечатанных экземпляров, свою фамилию, инициалы, номер рабочего телефона и дату печатания документа (используется шрифт 12 размера). Например:

Отп. 3 экз.

Фамилия И.О.

(3852) 12-34-56

19.07.2023

Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками передаются на регистрацию сотруднику, осуществляющему их учет.

Размножение документов с грифом "Для служебного пользования" производится только с письменного разрешения руководителя, подписавшего (утвердившего) размножаемый документ. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно. Отметка исполнителя о размножении дополнительных экземпляров документа оформляется на обороте последнего листа копируемого документа с указанием количества дополнительных экземпляров, фамилии исполнителя и даты копирования.

Не допускается снятие копий с документов, на которых стоит пометка, запрещающая снятие копий.

10.6. Отправка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется через подразделения фельдъегерской или специальной связи, по МЭДО, каналам специальной документальной связи, заказными или ценными почтовыми отправлениями, а также могут быть переданы нарочно сотрудником Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края под роспись в реестре либо в журнале, специально предназначенном для этих целей.

Запрещается передавать документы, имеющие гриф "Для служебного пользования", по незащищенным каналам связи (электронная почта, телеграфная и факсимильная связь).

При необходимости направления документов, имеющих гриф "Для служебного пользования", нескольким адресатам исполнитель составляет указатель рассылки, в котором около каждого адресата проставляется номер направляемого ему экземпляра. Указатель рассылки подписывается исполнителем документа и утверждается руководителем структурного подразделения, в котором подготовлен документ.

10.7. Исполненные документы с грифом "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое подшиты такие документы, также проставляется гриф "Для служебного пользования".

10.8. Уничтожение дел, документов с грифом "Для служебного пользования", прошедших экспертизу ценности, утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах после уничтожения делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

10.9. Не реже одного раза в год комиссией, состав которой определяется руководителем соответствующего структурного подразделения Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, проводится проверка наличия документов, дел с грифом "Для служебного пользования". Результаты проверки оформляются актом.

10.10. О фактах утраты документов и дел, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации ставится в известность заместитель Председателя Правительства Алтайского края - руководитель Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, по его решению назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются руководителю, назначившему проверку.

На утраченные документы, дела и издания с грифом "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянного хранения после их утверждения заместителем Председателя Правительства Алтайского края - руководителем Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края передаются в архив для включения в дело фонда.

10.11. Снятие с документов грифа "Для служебного пользования" осуществляется должностным лицом, уполномоченным относить служебную информацию к разряду ограниченного доступа (пункт 10.2 настоящего раздела Инструкции), путем собственноручного зачеркивания на подлиннике указанной пометки с проставлением своей подписи и даты.

О снятии грифа "Для служебного пользования" на документах, делах, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.

10.12. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудники Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края и служащие органов исполнительной власти Алтайского края несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

10.13. Контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется подразделениями, осуществляющими их учет.

11. Особенности работы с электронными документами

11.1. В процессе работы в ЕСЭД создаются, обрабатываются, используются и хранятся следующие виды документов:

электронные документы, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью (в том числе исходящие, внутренние, созданные в ЕСЭД, и входящие, полученные по ЕСЭД, МЭДО);

электронные документы, созданные в ЕСЭД без предварительного документирования на бумажном носителе и без использования усиленной квалифицированной электронной подписи (внутренние документы, созданные в ЕСЭД);

электронные копии документов на бумажных носителях;

регистрационные карточки документов на бумажных носителях, созданные для организации учета и контроля.

11.2. Заместителем Председателя Правительства Алтайского края - руководителем Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края утверждается перечень документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности (приложение 6). Данный перечень составляется специалистом, ответственным за архив Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, согласовывается с центральной экспертной комиссией Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края и экспертно-проверочно-методической комиссией Министерства культуры Алтайского края.

11.3. Электронные документы должны быть оформлены в соответствии с настоящей Инструкцией и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе.

11.4. Создание, регистрация и учет электронных документов осуществляются с использованием ЕСЭД путем формирования регистрационно-учетных данных (реквизитов) об электронном документе, обеспечивающих управление таким документом, в том числе его поиск, доступ к документу, контроль, хранение, использование и другие данные.

Единицей учета электронного документа является регистрационная карточка документа, зарегистрированного в ЕСЭД. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется и учитывается как один документ.

11.5. Созданные и направленные по ЕСЭД, а также поступившие по МЭДО электронные документы принимаются как подлинники, о чем в регистрационной карточке документа при регистрации проставляется отметка "оригинал в электронном виде".

Запись "электронный документ" используется в полях "примечание", "текст резолюции", "категория резолюции" регистрационной карточки документа в ЕСЭД при направлении документа для работы в электронном виде, в том числе для направления электронных копий документов на бумажных носителях.

11.6. Обмен электронными документами, отправляемыми и поступающими по системе МЭДО, осуществляется в соответствии с нормативными правовыми актами Правительства Российской Федерации, а также методическими рекомендациями Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации и Федеральной службы охраны Российской Федерации.

Документы, поступившие и отправляемые по МЭДО, проходят проверку действительности электронной подписи и соответствия требованиям к документам, направляемым по МЭДО.

При работе в ЕСЭД с документами, поступившими и отправляемыми по МЭДО, информационное взаимодействие в процессе обмена документами в электронном виде обеспечивается путем формирования и направления участниками процесса соответствующих уведомлений.

11.7. Документы на бумажном носителе для работы в ЕСЭД включаются в ЕСЭД после сканирования и создания электронных копий документов. При необходимости подтверждение соответствия электронной копии подлиннику документа осуществляется с помощью электронной подписи сотрудника, выполняющего данную процедуру.

11.8. Для подтверждения подлинности электронных документов в ЕСЭД используется усиленная квалифицированная электронная подпись.

Электронные документы, направляемые в органы государственной власти, государственные органы, органы местного самоуправления, другие организации и предприятия, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью соответствующего должностного лица.

Допускается создание внутренних электронных документов (служебные записки, заявки, информационные сообщения и т.п.) без использования усиленной квалифицированной электронной подписи, если иное не установлено законодательством.

11.9. Усиленная квалифицированная электронная подпись используется при подписании (при необходимости при визировании) проектов электронных документов соответствующими должностными лицами непосредственно или на основании доверенности сотрудниками, ответственными за документационное обеспечение деятельности владельца электронной подписи.

Изготовление сертификатов ключей проверки электронных подписей, необходимых для обеспечения деятельности Губернатора Алтайского края, Правительства Алтайского края и Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, производится удостоверяющим центром - Управлением федерального казначейства по Алтайскому краю по запросу управления делами Губернатора и Правительства Алтайского края в соответствии с заявками структурных подразделений Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края.

Выдача квалицированных# сертификатов ключей проверки электронных подписей соответствующим должностным лицам осуществляется удостоверяющим центром.

Управление делами Губернатора и Правительства Алтайского края производит установку средств криптографической защиты информации, настройку программного обеспечения владельцам электронных подписей, выдачу электронных носителей (токенов) с сгенерированным закрытым ключом электронной подписи, а также ведет учет выданных электронных подписей.

Должностное лицо, которому была выдана электронная подпись, несет персональную ответственность за ее использование в соответствии с подписанным актом установки средства защиты информации, а при оставлении должности обязан сдать электронный носитель (токен) в управление делами Губернатора и Правительства Алтайского края.

11.10. Действия, совершенные в ЕСЭД с документами (проектами документов) Губернатора Алтайского края, Правительства Алтайского края и Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края (в том числе создание электронных документов, визирование проектов документов) и выполненные на основании идентификации пользователя ЕСЭД с помощью логина и пароля, предоставленного оператором ЕСЭД, без использования усиленной квалифицированной электронной подписи, считаются заверенными простой электронной подписью.

11.11. Отправка электронных документов участникам ЕСЭД или МЭДО осуществляется без направления (дублирования) копий электронных документов на бумажном носителе.

Отправка электронных документов организациям, не являющимся участниками ЕСЭД и МЭДО, и гражданам осуществляется по электронной почте или посредством направления адресатам копии электронного документа на бумажном носителе, заверенной в установленном порядке.

11.12. При заверении копий электронных документов на бумажном носителе должно быть обеспечено наличие реквизитов "отметка об электронной подписи", "отметка о заверении копии" и (или) печати "Для заверения копий электронных документов", а также ссылки на информационную систему, в которой хранится подлинник электронного документа.

11.13. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

11.14. Уничтожение электронных документов в ЕСЭД и их передача в систему хранения документов "Архивное дело" осуществляется в соответствии с частью VI настоящей Инструкции.

12. Изготовление, учет, использование и хранение печатей и штампов

12.1. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности Губернатора Алтайского края, Правительства Алтайского края и Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, производится управлением делами Губернатора и Правительства Алтайского края в соответствии с заявками руководителей структурных подразделений Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края. Заявки с эскизами печатей согласовываются с правовым департаментом Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края и департаментом по документационному обеспечению. Если печать используется в нескольких экземплярах, номер экземпляра печати указывается в клише печати при ее изготовлении.

Необходимость изготовления штампов с факсимильным воспроизведением подписи Губернатора Алтайского края, Председателя Правительства Алтайского края или его заместителей, руководителей структурных подразделений Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края и перечень лиц, ответственных за использование указанных штампов, определяются Губернатором Алтайского края, Председателем Правительства Алтайского края, его заместителями и руководителями структурных подразделений соответственно.

Гербовые печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются и используются в соответствии с законодательством Российской Федерации. Гербовые печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации должны соответствовать требованиям соответствующего государственного стандарта.

12.2. Гербовые печати, печати, предназначенные для заверения (удостоверения) документов Губернатора Алтайского края, Правительства Алтайского края, Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, штампы с факсимильным воспроизведением подписей, штампы учета и приема документов Губернатора Алтайского края, Правительства Алтайского края, Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края подлежат учету (далее - "печати и штампы, подлежащие учету"). Учет указанных печатей и штампов осуществляется режимно-секретным отделом департамента по документационному обеспечению. Вышеуказанные печати и штампы после изготовления управлением делами Губернатора и Правительства Алтайского края передаются в режимно-секретный отдел.

Учет осуществляется в журнале учета печатей и штампов (приложение 7), листы которого должны быть пронумерованы, прошиты, скреплены печатью и подписью сотрудника режимно-секретного отдела, ответственного за учет печатей и штампов.

В режимно-секретном отделе департамента по документационному обеспечению, отделе спецработы Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, а также в секторе специальной документальной связи Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края ведется самостоятельный учет печатей и штампов, необходимых для осуществления деятельности этих подразделений. Учет, хранение, уничтожение таких печатей и штампов осуществляется в соответствии с требованиями специальных правовых актов.

Учет печатей и штампов, необходимых для деятельности структурных подразделений Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, при необходимости осуществляется ими самостоятельно.

12.3. В структурных подразделениях Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края назначаются сотрудники, ответственные за использование и сохранность печатей и штампов, подлежащих учету.

Печати и штампы, подлежащие учету, выдаются под расписку сотрудникам Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, отвечающим за их использование и сохранность.

Сотрудник, которому были выданы печать или штамп, несет персональную ответственность за их использование, а при оставлении должности обязан сдать их в режимно-секретный отдел. Передача печатей и штампов, подлежащих учету, другим сотрудникам и третьим лицам запрещается. В случае служебной необходимости допускается использование печатей и штампов несколькими сотрудниками одного структурного подразделения с указанием этого в журнале.

12.4. Гербовые печати хранятся в режимно-секретном отделе и отделе подготовки документов департамента по документационному обеспечению.

Гербовые печати хранятся в сейфах, иные печати (штампы) могут храниться в надежно запираемых шкафах (ящиках). При хранении принимаются меры, обеспечивающие сохранение у печатей свойств и качеств, дающих возможность использования их по назначению, а также сохранность, исключающую возможность их хищения или использования посторонними лицами. Вынос печатей и штампов, подлежащих учету, за пределы Администрации Губернатора и Правительства возможен в исключительных случаях по решению заместителя Председателя Правительства Алтайского края - руководителя Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края или начальника департамента по документационному обеспечению.

12.5. Печати используются в случаях, установленных законодательством, для удостоверения подлинности подписи должностного лица, удостоверения документов, их юридической силы, для удостоверения соответствия копий документов подлиннику или подтверждения фактов и действий, в том числе в случаях, предусмотренных формами документов.

Реквизит "печать" проставляется на свободном от текста месте, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном "М.П." ("место печати"), если иное не определено другими требованиями.

12.6. Подлежащие учету и пришедшие в негодность, изношенные, неиспользуемые и устаревшие печати и штампы подлежат возврату в подразделение, осуществляющее их учет. Уничтожение таких печатей и штампов происходит по акту (приложение 8), который утверждается заместителем Председателя Правительства Алтайского края - руководителем Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края.

12.7. Об утрате печати или штампа, подлежащих учету, незамедлительно ставится в известность руководитель структурного подразделения Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края и сотрудники режимно-секретного отдела департамента по документационному обеспечению.

За нарушение правил хранения, использования, утрату печати или штампа виновное лицо несет ответственность, предусмотренную законодательством.

III. Контроль исполнения документов (поручений)

13. Порядок контроля и исполнения документов Губернатора Алтайского края и Правительства Алтайского края

13.1. Контроль за исполнением осуществляется в отношении документов Губернатора Алтайского края и Правительства Алтайского края, содержащих решения и поручения, установленные Регламентом Правительства Алтайского края, а также других документов Губернатора Алтайского края, Правительства Алтайского края, требующих исполнения и отчета о проделанной работе.

13.2. Департамент по документационному обеспечению осуществляет контроль:

в отношении документов, резолюций к документам и поручений, подписанных Губернатором Алтайского края, Председателем Правительства Алтайского края (лицом, исполняющим обязанности Председателя Правительства Алтайского края) - особый контроль;

в отношении документов, поступивших на имя Губернатора Алтайского края и в Правительство Алтайского края и направленных департаментом по документационному обеспечению заместителям Председателя Правительства Алтайского края, руководителям органов исполнительной власти Алтайского края, структурных подразделений Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, органов местного самоуправления Алтайского края на рассмотрение по компетенции, в случаях, не требующих решения непосредственно Губернатора Алтайского края, или в случаях, требующих предварительной проработки для доклада Губернатору Алтайского края.

Организация контроля за документами и поручениями заместителей Председателя Правительства Алтайского края осуществляется соответствующими специалистами организационно-технологического отдела департамента по документационному обеспечению.

Организация контроля за рассмотрением обращений и исполнением запросов граждан и поручениями по ним осуществляется отделом по работе с обращениями граждан департамента по документационному обеспечению.

Организация контроля за документами и поручениями руководителей структурных подразделений Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края осуществляется сотрудниками соответствующих структурных подразделений.

13.3. Контроль за рассмотрением адресатами исходящих писем Губернатора Алтайского края и Правительства Алтайского края осуществляется органами исполнительной власти Алтайского края и структурными подразделениями Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, подготовившими их проекты.

Исполнение планов и графиков, в том числе утвержденных правовыми актами Губернатора Алтайского края и Правительства Алтайского края, контролируется органами исполнительной власти Алтайского края и структурными подразделениями Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, подготовившими их проекты.

Исполнение поручений, содержащихся в протоколах заседаний коллегиальных и совещательных органов Алтайского края, в том числе проводимых под председательством Губернатора Алтайского края и заместителей Председателя Правительства Алтайского края, контролируется секретарями соответствующих органов. Решение о снятии с контроля таких поручений и направлении документа в дело принимается лицом, уполномоченным председателем коллегиального органа, если в положении о коллегиальном органе не установлено иное.

Исполнение правовых актов Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края контролируется структурными подразделениями Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, подготовившими их проекты.

13.4. Организация контроля и исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации, поручений Правительства Российской Федерации осуществляется в соответствии с требованиями правовых актов, регламентирующих их исполнение.

13.5. Контроль за исполнением документов состоит из процедур по учету контрольных документов и поручений, сопровождению и анализу хода и сроков их исполнения и включает в себя:

постановку документа на контроль в ЕСЭД;

предупредительный контроль (в случае необходимости);

рассмотрение отчетов-информаций об исполнении документа;

анализ хода и результатов исполнения документа;

перенос контрольной даты исполнения документа в ЕСЭД (при наличии оснований);

проставление в ЕСЭД отметки о рассмотрении информации об исполнении (продлении) документа;

снятие документа с контроля в ЕСЭД;

направление исполненного документа в дело;

мониторинг состояния исполнительской дисциплины по контрольным документам.

Ответственные за осуществление контроля специалисты (контролеры) обеспечивают выполнение вышеназванных процедур исходя из необходимости исполнения документа по существу и фактического исполнения документа.

13.6. Постановка документа на контроль осуществляется путем заведения в ЕСЭД контрольных резолюций на исполнителей в соответствии с пунктом 5.8 раздела 5 части II настоящей Инструкции, определения контрольной даты исполнения документа, заполнения поля "плановая дата исполнения" в ЕСЭД и проставления отметки о контроле на документах на бумажном носителе.

Постановка документа на контроль осуществляется исходя из содержания документа, поручения и резолюции к нему.

Контролю подлежат документы, в которых установлен конкретный срок исполнения, а также документы, требующие исполнения и представления отчета о проделанной работе, в том числе документы с формулировкой "рекомендовать".

13.7. Документы, требующие исполнения, могут быть направлены исполнителям на "внутренний контроль": в этом случае контрольные даты для исполнителей по документам не определяются, а ответственность за исполнение документов и направление в случае необходимости информации заявителю возлагается на исполнителей. Исполнители должны самостоятельно определять сроки и ход исполнения, порядок контроля и снятия с контроля таких документов с отражением служащими, ответственными за делопроизводство, всей необходимой информации в ЕСЭД, в том числе:

вводом подчиненных контрольных резолюций;

определением плановой даты исполнения документов в ЕСЭД;

заполнением отчетов об исполнении документов в ЕСЭД;

оформлением связок с регистрационной карточкой документа, поступившего на внутренний контроль.

Направление отчетов об исполнении данных документов в департамент по документационному обеспечению не требуется.

13.8. Контрольная дата исполнения документа - дата, к которой документ должен быть исполнен.

Контрольная дата исполнения документа определяется исходя из сроков исполнения решений или поручений, установленных Регламентом Правительства Алтайского края, сроков, установленных законодательством Российской Федерации и Алтайского края, а также содержания документа или содержания пояснительной записки к документу (для правовых актов Губернатора Алтайского края и Правительства Алтайского края) и резолюции.

В отношении документов особого контроля срок исполнения, как правило, составляет 15 календарных дней (если в тексте документа или резолюции к нему не указано иное).

В отношении других документов срок исполнения, как правило, составляет 30 календарных дней (если в тексте документа не указано иное).

В отношении документов с пометкой "весьма срочно" срок исполнения составляет 1-2 календарных дня.

В отношении документов с пометкой "срочно" срок исполнения составляет 3 календарных дня.

В отношении документов с пометкой "оперативно" срок исполнения составляет 10 календарных дней.

Контрольная дата исполнения документа фиксируется специалистом, осуществляющим контроль, в поле "плановая дата исполнения" окна "поручения" регистрационной карточки документа в ЕСЭД. На документах на бумажных носителях при помощи штампов "Контроль", "Особый контроль" проставляется отметка о контроле, которая также содержит контрольную дату исполнения документа.

13.9. Предупредительный контроль по исполнению документов подразумевает сокращение основного срока исполнения документа (либо проставление промежуточной даты исполнения документа в соответствующем поле окна "поручения" регистрационной карточки документа в ЕСЭД) и направление предварительного отчета-информации об исполнении (ходе исполнения) в адрес лица, давшего поручение.

Посредством ЕСЭД в автоматическом режиме может осуществляться напоминание исполнителям о приближении сроков исполнения документов.

13.10. Исполнители по документам определяются исходя из резолюции к документу, содержания решения или поручения, текста документа и компетенции исполнителя.

13.11. Ответственными за исполнение правовых актов Губернатора Алтайского края и Правительства Алтайского края, планов, графиков, договоров и соглашений, заключенных от имени Алтайского края и Правительства Алтайского края, являются органы исполнительной власти Алтайского края и структурные подразделения Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, подготовившие их проекты, если в тексте документа не указано иное.

Исполнение правовых актов и соглашений, в которых не указаны конкретные исполнители и не отражены решения или поручения, как правило, осуществляется без процедур по контролю.

13.12. Исполнение документа включает в себя:

исполнение поручения по существу;

продление срока исполнения поручения (при наличии оснований);

направление ответа заявителю;

оперативное доведение информации до адресата;

подготовка и направление доклада (информации) об исполнении (продлении) документа;

проставление отчета в ЕСЭД о представлении доклада (информации) со связкой регистрационной карточки доклада об исполнении с регистрационной карточкой контрольного документа.

Если исполнение документировалось с помощью документов на бумажных носителях, то документы подлежат передаче лицу, осуществляющему контроль за документом. Если исполнение документа происходило в электронном виде, лицо, осуществляющее контроль, уведомляется об исполнении путем направления ему соответствующего документа по ЕСЭД.

Ответственность за выполнение всех вышеназванных процедур возлагается на исполнителей. Подготовка проектов докладов и ответов без других процедур, указанных в настоящем пункте, не является основанием для признания документа исполненным.

13.13. Отсутствие контроля за исполнением документа, доведенного до исполнителей, в том числе отсутствие контрольной резолюции или плановой даты исполнения документа в ЕСЭД (проставление некорректной плановой даты), не является основанием для неисполнения документа.

В случае расхождения информации о контроле, содержащейся в документе и резолюции к нему, с информацией в регистрационной карточке документа в ЕСЭД исполнитель обязан уточнить у лица, осуществляющего контроль за документом, корректность внесенной в ЕСЭД информации.

13.14. Исполнители обязаны обеспечивать исполнение документов, в том числе направление ответа заявителю, в сроки, установленные законодательством.

13.15. Порядок исполнения поручений и решений, содержащихся в документах Правительства Алтайского края, а также порядок продления сроков исполнения таких документов определяются Регламентом Правительства Алтайского края с учетом требований настоящей Инструкции.

Исполнение поручений и решений, содержащихся в документах Губернатора Алтайского края, а также продление сроков исполнения таких документов осуществляются в порядке, установленном для документов Правительства Алтайского края.

13.16. В случае если исполнение документа не находится в компетенции исполнителя, документ в течение двух рабочих дней с момента поступления на исполнение пересылается им по принадлежности с мотивированным сопроводительным письмом, с письменным уведомлением об этом должностного лица, давшего поручение, и департамента по документационному обеспечению.

13.17. При передаче контрольного документа на бумажном носителе одним исполнителем другому в регистрационной карточке документа в ЕСЭД ставится отметка с указанием даты передачи и фамилии исполнителя, которому передан документ.

13.18. В случаях, когда исполнение документа поручается двум или более лицам, основным исполнителем является лицо, обозначенное пометкой "свод" ("созыв", "отв."), а при отсутствии такой пометки - лицо, указанное в поручении первым.

В целях обеспечения комплексного исполнения поручений, данных Губернатором Алтайского края, заместитель Председателя Правительства Алтайского края, являющийся основным исполнителем по документу, обеспечивает координацию деятельности по исполнению, в том числе при необходимости дает поручения органам исполнительной власти Алтайского края, не указанным в качестве исполнителей по документу, вносит мотивированные предложения о корректировке хода и сроков исполнения документа (в том числе для соисполнителей), определяет ответственных лиц, осуществляющих сбор, обработку и обобщение информации по исполнению поручения.

Соисполнители документа обеспечивают своевременную и качественную подготовку необходимой информации и направление ее основному исполнителю.

При наличии разногласий по исполнению документа, в том числе по содержанию докладов и ответов, исполнителями обеспечивается его обсуждение с заинтересованными руководителями с целью поиска взаимоприемлемого решения. В случае неурегулирования разногласий вопрос докладывается на рассмотрение Губернатору Алтайского края координирующим соответствующую сферу деятельности заместителем Председателя Правительства Алтайского края с приложением необходимых для принятия решения замечаний, заключений, отзывов и проектов документов.

13.19. Сроки представления ответа заявителю и должностные лица, подписывающие ответ, определяются исполнителем исходя из содержания документа в соответствии с законодательством.

В случае служебной необходимости, а также в случаях, установленных законодательством, исполнители обеспечивают оперативное направление ответов (в том числе за подписью Губернатора Алтайского края, заместителей Председателя Правительства Алтайского края) адресатам, в том числе путем направления информации по электронной почте, факсимильной связи и др.

В случае если письменный ответ заявителю не требуется, об этом сообщается в докладе об исполнении документа.

Ответы на контрольные документы, подготовленные в форме электронных документов, перед направлением на подпись подлежат согласованию с лицом, осуществляющим контроль за документом.

13.20. К контрольной дате исполнения документа ответственным исполнителем в адрес лица, давшего поручение, готовится доклад об исполнении поручения с приложением оригинала документа, предыдущих ответов и резолюций, ответов соисполнителей (в случае направления оригиналов данных документов в адрес ответственного исполнителя) и ответа заявителю.

Доклад должен содержать конкретные результаты исполнения поручения и предложения о дальнейшем ходе его исполнения. Если поручение дано нескольким исполнителям, то доклад (ответ автору обращения) представляется ответственным исполнителем по согласованию с соисполнителями или на основании (с учетом) представленной ими информации.

Представление докладов с предложениями о продлении сроков исполнения поручений осуществляется в соответствии с Регламентом Правительства Алтайского края.

В случае если исполнение документа происходило по схеме "запрос-ответ", доклад об исполнении может отдельно не составляться, а основанием для принятия решения по контролю за исполнением документа служит ответ.

В случае если в результате исполнения поручения Губернатора Алтайского края был издан правовой акт, то вместо доклада Губернатору Алтайского края в департамент по документационному обеспечению направляется информация об исполнении поручения с указанием наименования, даты и номера изданного акта. В случае когда издание акта не позволяет однозначно судить о выполнении поручения, в департамент по документационному обеспечению исполнителем дополнительно направляются обоснованные предложения по контролю за исполнением документа.

Соисполнители обеспечивают представление информации ответственному исполнителю за два дня до контрольной даты исполнения поручения. К контрольной дате соисполнителями готовится доклад об исполнении поручения или предоставляется отчет о направлении информации ответственному исполнителю. В случае согласования соисполнителем доклада (ответа заявителю) основного исполнителя визирование данного документа осуществляется заблаговременно - до подписания доклада основным исполнителем.

При подготовке доклада о выполнении поручения ссылка на номер этого поручения обязательна.

На каждое поручение готовится отдельный доклад. Допускается подготовка одного доклада на поручения, содержащие одинаковые вопросы, по предварительному согласованию с департаментом по документационному обеспечению. На поручения, зафиксированные в перечнях поручений или протоколах, доклады готовятся отдельно по каждому пункту.

В случае если поручение Губернатора Алтайского края было дано непосредственно руководителю органа исполнительной власти Алтайского края или структурного подразделения Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, то доклад об исполнении подлежит согласованию с координирующим данную сферу заместителем Председателя Правительства Алтайского края в соответствии с распределением обязанностей. Допускается согласование в виде записи в тексте доклада, например: "О выполнении поручения заместителю Председателя Правительства Алтайского края доложено".

13.21. При направлении доклада (информации) об исполнении поручения в регистрационной карточке документа в ЕСЭД в поле "отчет исполнителя" служащий, ответственный за делопроизводство, обязательно вводит отчет об исполнении документа, в котором указываются реквизиты доклада и предложения о ходе исполнения поручения, инициалы и фамилия руководителя, направляющего предложения, или информация об исполнении документа. Например:

"N 11-113 от 09.08.2023 И.О. Фамилия о продлении до 13.12.2023";

"N 12-657 от 07.08.2023 И.О. Фамилия о снятии с контроля, прошу снять с контроля И.О. Фамилия" (в случае согласия с докладом курируемого ведомства);

"N 15-113 от 19.08.2023 И.О. Фамилия о продлении до 13.12.2023, согласовано И.О. Фамилия" (в случае согласования доклада соисполнителем);

"Принят указ Губернатора Алтайского края от 23.03.2023 N 37";

"Проведено совещание: протокол N Прот-9 от 02.03.2023".

Доклад об исполнении поручения служащим, ответственным за делопроизводство, регистрируется в ЕСЭД, и его регистрационная карточка связывается с регистрационной карточкой контрольного документа по типам связки "на продление", "к снятию с контроля". Электронный образ доклада может прикрепляться в поле "файлы" отчета исполнителя.

Сведения об ответе заявителю (о подготовке проекта ответа заявителю) также вносятся в поле "отчет исполнителя". Например:

"Ответ заявителю N 13-55 от 02.02.2023";

"Ответ заявителю за подписью И.О. Фамилия" (в случае отсутствия полномочий по регистрации документа);

"Подготовлен проект ответа за подписью И.О. Фамилия, виза И.О. Фамилия" (в случае подготовки проекта ответа).

Регистрационная карточка ответа заявителю связывается с регистрационной карточкой контрольного документа по типу связки "в ответ на".

Если в докладе об исполнении документа говорится о подготовке проектов документов во исполнение данных поручений, то он должен содержать регистрационные данные подготовленных проектов в ЕСЭД, а служащим, ответственным за делопроизводство, делается связка регистрационных карточек проектов документов, указанных в докладе, с регистрационной карточкой контрольного документа. Регистрационные карточки документов, принятых во исполнение поручения, связываются с регистрационной карточкой контрольного документа (тип связки "во исполнение").

Заполнение отчета об исполнении документа без представления доклада об исполнении и документов к нему не является основанием для принятия решения о контроле за исполнением документа или поручения, за исключением случаев, когда исполнение документа происходило в электронном виде.

Заполнение отчета об исполнении документа осуществляется в хронологическом порядке по мере подготовки соответствующих документов от наиболее раннего события к последнему.

13.22. Принятие контрольных документов к рассмотрению и отражение в ЕСЭД решения о контроле за исполнением документа производятся только после выполнения процедур, указанных в пункте 13.12 настоящего раздела Инструкции, и представления полного пакета документов в соответствии с пунктом 13.20 настоящего раздела Инструкции.

Ответственные за осуществление контроля сотрудники перед передачей документов на рассмотрение проводят анализ хода и результатов исполнения документа и в случае выявления недостатков и нарушения установленных требований возвращают документы исполнителям для доработки с отражением необходимой информации в ЕСЭД. При этом поручение признается неисполненным и остается на контроле, обязанность по его исполнению сохраняется за исполнителем.

В случае отсутствия необходимых согласований документы (проекты документов) по решению сотрудников департамента по документационному обеспечению могут быть направлены на дополнительное согласование.

13.23. Доклады об исполнении документов подлежат рассмотрению автором поручения или уполномоченными должностными лицами.

Доклады и другие документы об исполнении поручений, представляемые Губернатору Алтайского края, Председателю Правительства Алтайского края, заместителям Председателя Правительства Алтайского края, не отвечающие установленным требованиям, возвращаются департаментом по документационному обеспечению исполнителям для доработки и повторного представления.

По итогам рассмотрения докладов Губернатором Алтайского края, Председателем Правительства Алтайского края, заместителями Председателя Правительства Алтайского края или уполномоченными должностными лицами департамента по документационному обеспечению принимаются решения о снятии документов с контроля, продлении сроков исполнения поручений, направлении докладов на согласование или дополнительное рассмотрение другим исполнителям. Губернатором Алтайского края, Председателем Правительства Алтайского края может быть принято иное решение по итогам рассмотрения доклада и дано новое поручение.

Сотрудники, контролирующие исполнение документов и поручений, на основании документов, поступивших к ним до рассмотрения и по его итогам, своевременно вносят в ЕСЭД текущую информацию о ходе исполнения контролируемых документов и поручений и принятых по ним решениях путем закрытия (продления) плановых дат исполнения документов, заполнения отчетов о рассмотрении документов, корректировки хода исполнения документов. Если по представленным материалам даны новые поручения, то дальнейший контроль осуществляется на основании этих поручений.

13.24. Документ считается исполненным и снимается с контроля после полной проработки всех вопросов, указанных в документе, фактического исполнения соответствующего поручения, документированного подтверждения его исполнения и в случае необходимости направления заявителю ответа по существу вопроса.

Если исполнение не документировалось, отметка об исполнении делается на самом документе и в контрольной карточке.

Промежуточные ответы, запросы, проекты докладов и ответов, рабочая переписка не являются основанием для признания документа исполненным.

После исполнения документы снимаются с контроля, при этом на документе (резолюции к документу) и в регистрационной карточке документа делается отметка о снятии с контроля, содержащая резолюцию "в дело" (или букву "Д"), подпись (в регистрационной карточке - инициалы и фамилию) должностного лица, принявшего решение о снятии документа с контроля, и дату принятия решения о снятии с контроля. Например:

В дело.

подпись

09.08.2023

Отметка о снятии документа с контроля может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.

13.25. Документы на бумажном носителе, находящиеся на контроле, формируются в текущем делопроизводстве в отдельные контрольные папки, которые хранятся у исполнителей или служащих, ответственных за делопроизводство.

Исполненные документы после снятия с контроля формируются в дела согласно номенклатуре дел.

Запрещается подшивать в дела неисполненные документы, находящиеся на контроле.

Оригиналы контрольных документов на бумажном носителе и документов по их исполнению, контроль над которыми осуществляется департаментом по документационному обеспечению, подлежат обязательному возврату в департамент.

13.26. Департамент по документационному обеспечению периодически формирует сводные данные о ходе исполнения контрольных документов и поручений, а также о состоянии исполнительской дисциплины в отношении поручений Губернатора Алтайского края и документов, находящихся на контроле в департаменте.

Департаментом также осуществляются консультирование по вопросам контроля и исполнения документов и выдача справочной информации по контрольным документам.

13.27. Руководители органов исполнительной власти Алтайского края и структурных подразделений Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края организуют контроль за исполнением документов и поручений, поступивших к ним, и принимают меры по обеспечению их исполнения.

IV. Подготовка и оформление документов за подписью Губернатора Алтайского края, Председателя Правительства Алтайского края, заместителей Председателя Правительства Алтайского края

14. Общие требования к подготовке документов за подписью Губернатора Алтайского края, Председателя Правительства Алтайского края, заместителей Председателя Правительства Алтайского края

14.1. Подготовка проектов документов, представляемых на подпись Губернатору Алтайского края, Председателю Правительства Алтайского края, заместителям Председателя Правительства Алтайского края, осуществляется в соответствии с установленными настоящей Инструкцией правилами, требованиями Регламента Правительства Алтайского края, Порядком организации правотворческой деятельности Губернатора Алтайского края, Правительства Алтайского края и иных органов исполнительной власти Алтайского края, требованиями других правовых актов Российской Федерации и Алтайского края.

14.2. Исполнители обеспечивают оперативную подготовку проектов документов и несут персональную ответственность за их содержание, качество подготовки, комплектность пакета документов, обеспечение согласования со всеми заинтересованными сторонами, своевременность их принятия (в том числе с учетом сроков исполнения контрольных документов и необходимости доставки документа до адресата), соблюдение сроков и требований, установленных законодательством Российской Федерации и Алтайского края и настоящей Инструкцией.

14.3. Право подписи документов устанавливается законодательством Российской Федерации и Алтайского края.

14.4. Документы готовятся на бумажном носителе или в электронной форме в зависимости от требований, установленных законодательством Российской Федерации и Алтайского края.

Исходящие письма в адрес участников ЕСЭД и МЭДО готовятся в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью, если в запросе не указано иное, а также за исключением случаев, когда представление документа на бумажном носителе требуется в силу законодательства.

Документы на бумажном носителе готовятся в одном экземпляре, за исключением случаев, установленных законодательством.

Для работы с проектами документов в ЕСЭД создаются регистрационные карточки проектов документов (далее - РКПД).

14.5. Документы, представляемые на подпись Губернатору Алтайского края, Председателю Правительства Алтайского края, должны быть согласованы руководителем органа исполнительной власти Алтайского края, структурного подразделения Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, подготовившего проект документа, и заместителем Председателя Правительства Алтайского края, координирующим соответствующую сферу в соответствии с распределением обязанностей.

Документы, представляемые на подпись заместителям Председателя Правительства Алтайского края, должны быть согласованы руководителем органа исполнительной власти Алтайского края, структурного подразделения Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, подготовившего проект документа.

Документы, которые носят межведомственный (межотраслевой) характер, должны быть согласованы с заинтересованными заместителями Председателя Правительства Алтайского края, руководителями органов исполнительной власти Алтайского края, структурных подразделений Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, иными должностными лицами в соответствии с их компетенцией и полномочиями.

Правовые акты, соглашения, договоры, доверенности иные документы правового характера подлежат обязательному согласованию с правовым департаментом Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края.

Документы за подписью Губернатора Алтайского края, Председателя Правительства Алтайского края подлежат обязательному согласованию с начальником правового департамента Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края (за исключением приглашений и поздравительных телеграмм), начальником департамента по документационному обеспечению, заместителем Председателя Правительства Алтайского края - руководителем Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края.

Документы за подписью Губернатора Алтайского края, Председателя Правительства Алтайского края, заместителей Председателя Правительства Алтайского края должны быть согласованы служащими, ответственными за делопроизводство в органах исполнительной власти Алтайского края и структурных подразделениях Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, которыми осуществляется контроль за соблюдением установленных правил работы с документами и их проектами.

В случае отсутствия необходимых согласований проект документа по решению сотрудников департамента по документационному обеспечению направляется на дополнительное согласование.

14.6. Согласование документов осуществляется путем их визирования. Реквизит "виза" свидетельствует о согласии или несогласии с содержанием проекта документа и (или) его оформлением и включает в себя подпись лица, визирующего документ, имеющиеся замечания (уточнения) к документу (при их наличии) и дату визирования с указанием в установленных случаях должности и расшифровки подписи.

Общий срок согласования документов составляет 3 рабочих дня со дня, следующего за днем его поступления на согласование, если иное не установлено законодательством Российской Федерации и Алтайского края. Для многостраничных документов (более 50 страниц) срок визирования может составлять до 7 рабочих дней.

Согласование проектов документов производится в порядке, установленном пунктом 15.6 раздела 15 части IV настоящей Инструкции.

Для обозначения отношения согласующего лица к содержанию и (или) оформлению проекта документа используются следующие основные виды виз:

"согласовано" ("согласен") - при полном согласии с содержанием и (или) оформлением документа;

"согласен (примечание)" ("согласовано, примечание") - при согласии с содержанием и (или) оформлением документа в случае необходимости указания каких-либо пояснений, уточнений или в целях обращения внимания исполнителя на содержание, оформление документа за пределами компетенции согласующего лица. При наличии данной визы в случае внесения поправок в документ в части обозначенного примечания документ на повторное согласование не направляется;

"согласен с замечаниями" ("замечания") - при наличии замечаний к отдельным частям содержания или реквизитам документа или при нарушении процедуры подготовки проекта. В этом случае содержание замечаний фиксируется в РКПД (на листе согласования при его наличии) или прикрепляется к проекту документа отдельным файлом (документом);

"не согласовано" ("не согласен") - при принципиальном несогласии с содержанием и (или) оформлением документа. В этом случае обоснование позиции фиксируется в РКПД (на листе согласования при его наличии) или прикрепляется к проекту документа отдельным файлом (документом);

"вопрос вне компетенции" - при поступлении на согласование проекта документа, не затрагивающего полномочия и обязанности согласующего лица;

"согласование отложено" - при поступлении на согласование документа с нарушением установленной последовательности. В этом случае дополнительно указывается стадия, на которой документ подлежит направлению на согласование.

В целях согласования проектов документов при визировании могут использоваться иные формулировки.

Если в процессе устранения замечаний в проект документа вносятся изменения принципиального характера, он подлежит повторному визированию заинтересованными сторонами, компетенцию которых затрагивают изменения, при этом в РКПД создается новая версия документа.

Согласование документов осуществляется в электронном виде в ЕСЭД или на листах согласования (приложения 9, 10). Процесс согласования отражается в РКПД независимо от способа согласования. Удаление из РКПД внесенных виз, в том числе в целях обеспечения устранения замечаний, запрещается.

На листах согласования осуществляется согласование следующих проектов документов:

правовые акты;

соглашения, договоры, доверенности;

документы, проекты которых не могут быть размещены в ЕСЭД в силу законодательства.

При согласовании проектов документов только на листах согласования добавление визирующих лиц в РКПД осуществляется без направления им проектов по ЕСЭД.

По решению согласовывающего лица допускается электронное согласование в ЕСЭД проектов документов, согласование которых осуществляется на листе согласования, при этом его текст должен быть размещен в РКПД.

В электронном виде осуществляется согласование следующих проектов документов:

служебные письма, телеграммы;

поручения, протоколы (перечни) поручений;

протоколы рабочих совещаний, заседаний коллегиальных органов;

рабочие планы, графики;

законы Алтайского края, направленные Губернатору Алтайского края на подписание;

другие виды документов.

Направление проекта на согласование по ЕСЭД осуществляется последовательно или нескольким лицам одновременно, в зависимости от способа согласования и последовательности согласования, установленной настоящей Инструкцией и другими правовыми актами.

Для внутренних документов на бумажном носителе за подписью заместителей Председателя Правительства Алтайского края допускается визирование на самом проекте документа.

Для писем за подписью заместителей Председателя Правительства Алтайского края допускается согласование в виде резолюции "согласовано", оформленное на бланке резолюции визирующего лица.

14.7. Проекты документов за подписью Губернатора Алтайского края, Председателя Правительства Алтайского края подлежат обязательной лингвистической экспертизе в соответствии с порядком, установленным пунктом 15.9 раздела 15 части IV настоящей Инструкции.

14.8. К проектам документов за подписью Губернатора Алтайского края, Председателя Правительства Алтайского края прилагается пояснительная записка и (или) другие документы, обосновывающие необходимость подписания проектов, лист согласования (в случае если визирование проекта осуществлялось на листе согласования), реестр рассылки документов, подготовленный и оформленный в соответствии с разделом 7 части II настоящей Инструкции.

В случае упоминания в проекте документа за подписью Губернатора Алтайского края, Председателя Правительства Алтайского края названия организации, не являющейся органом власти или органом местного самоуправления, к проекту прикладываются документы, позволяющие установить точное наименование организации и ее организационно-правовую форму (выписка из ЕГРЮЛ, копии учредительных документов организации (фрагменты из них).

К проектам ответов прилагаются запросы, на основании которых данные ответы подготовлены.

Если проект документа на бумажном носителе был согласован в электронном виде, лист согласования распечатывается из ЕСЭД и при необходимости заверяется подписью ответственного специалиста перед представлением документа на подпись.

14.9. Проекты документов вне зависимости от носителя и вида подлежат регистрации в ЕСЭД в соответствующих группах регистрационных карточек проектов документов.

Допускается не регистрировать в ЕСЭД проекты документов на бумажных носителях за подписью заместителей Председателя Правительства Алтайского края и руководителей структурных подразделений Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, не требующих межведомственного согласования, или когда текст проекта документа не может быть размещен в ЕСЭД в силу законодательства.

Исходящие письма одинакового содержания, предусмотренные для направления нескольким адресатам, подлежат согласованию в одной РКПД.

14.10. Регистрация проектов в ЕСЭД осуществляется исполнителями или служащими, ответственными за делопроизводство.

Регистрационный номер и дата РКПД присваиваются ЕСЭД автоматически.

Лицом, регистрирующим проект документа, заполняются следующие поля РКПД:

"исполнители" - фамилия, имя, отчество исполнителей, их контактные телефоны;

"доступ" - отметка об ограничении доступа к документу;

"содержание" - наименование вида документа и краткое содержание его проекта, отвечающее на вопрос "о чем?" (в целях облегчения поиска документов данное поле заполняется без аббревиатур, сокращений и общих формулировок, с указанием индивидуальных данных каждого документа - дат, географических названий, должностных лиц и др., даты заполняются словесно-цифровым способом, например: 23 августа). Содержание в РКПД должно быть идентично содержанию в соответствующей графе листа согласования, содержанию в заголовке к тексту документа и заголовке к пояснительной записке, в случае их наличия;

"связки" - ссылки на регистрационные карточки документов, уже зарегистрированных в ЕСЭД, на основании которых данный проект подготовлен, а также имеющие другие логические связи с ним ("во изменение", "в отмену", "связан с", "запрос", "в ответ на", "дополнение" и др.);

"файлы" - файлы проектов документов, предлагаемых к подписанию, в текстовом формате, а также дополнительные материалы к ним (приложения, обоснования, реестры, пояснительные записки, экспертные заключения и др.). При необходимости файлы могут быть заверены усиленной квалифицированной электронной подписью;

"состав" - количество листов (страниц) документа и приложений к нему - заполняется по формуле: количество листов документа + количество листов приложения, например: 2+45. В данном поле указывается количество листов только для основного документа и его официальных приложений, оформленных с помощью соответствующих реквизитов, без указания листов дополнительных материалов (обоснования, реестры, пояснительные записки и др.);

"адресаты" - перечень организаций (должностных лиц), которым документ должен быть направлен. Заполняется в том числе для указания адресатов, которым данный документ после подписания должен быть направлен в электронном виде по ЕСЭД, МЭДО или электронной почте. Данное поле может не заполняться при наличии реестра рассылки;

"примечание" - заполняется для указания способа визирования проекта или указания типа отправки подписанного документа и других особенностей проекта документа (в случае необходимости);

"визы и подписи" - перечень должностных лиц, которым документ направлен на визирование и подпись. Данное поле заполняется по мере подготовки и согласования документа. Сканированные образы листов согласования на бумажном носителе к РКПД не прикрепляются;

"версия" - версия проекта документа.

При регистрации проектов электронных документов в РКПД делается отметка о том, что этот документ является подлинником (оригиналом).

Другие поля РКПД заполняются в случае необходимости.

Оформление РКПД для документов, отправляемых по МЭДО, осуществляется с учетом правовых актов, устанавливающих требования к документам, подлежащим отправке по МЭДО.

Образец заполнения РКПД в ЕСЭД представлен в приложении 11.

14.11. При передаче на подпись документов на бумажном носителе, проекты которых зарегистрированы в ЕСЭД, исполнители обязаны обеспечивать идентичность содержания проектов документов на бумажном носителе и проектов документов, прикрепленных в РКПД. В случае внесения в проект документа правок, они вносятся в файл проекта, прикрепленный в РКПД. Ответственность за соответствие проекта документа на бумажном носителе проекту документа, прикрепленному в РКПД, несет исполнитель.

14.12. Проекты документов Губернатора Алтайского края, Правительства Алтайского края, подготовленные с нарушением установленных требований и не прошедшие необходимого согласования, возвращаются исполнителям сотрудниками департамента по документационному обеспечению, служащими, ответственными за делопроизводство в органах исполнительной власти Алтайского края и структурных подразделениях Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, для доработки.

15. Подготовка правовых актов Губернатора Алтайского края, правовых актов Правительства Алтайского края

15.1. Процедура подготовки проектов правовых актов

15.1.1. Процедура подготовки проектов правовых актов Губернатора Алтайского края и правовых актов Правительства Алтайского края включает в себя:

подготовку пакета документов исполнителем;

проведение внутренних правовой, антикоррупционной и лингвистической экспертиз, независимой антикоррупционной экспертизы;

регистрацию проекта документа в ЕСЭД;

проведение экспертиз, оценок, получение заключений, предусмотренных законодательством;

согласование проекта документа (визирование);

правовую и антикоррупционную экспертизы в правовом департаменте Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края;

получение заключения прокуратуры Алтайского края ив случае принятия соответствующего решения правовым департаментом Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края заключения Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Алтайскому краю (для нормативных правовых актов);

оценку департаментом по документационному обеспечению соответствия оформления проекта установленным требованиям;

лингвистическую экспертизу;

представление документов на подпись.

15.1.2. В целях своевременного принятия правовых актов подготовка их проектов осуществляется исполнителем с учетом сроков, необходимых для соблюдения процедуры подготовки проектов, в том числе для их согласования со всеми заинтересованными лицами, обсуждения на заседании общественных советов при органах исполнительной власти Алтайского края, рассмотрения на заседании Правительства Алтайского края, проведения независимой антикоррупционной экспертизы, проведения процедуры оценки регулирующего воздействия, социальной, научной, иных экспертиз и процедур.

15.2. Состав пакета документов к проекту правового акта

К проекту правового акта исполнитель приобщает следующие документы:

15.2.1. Пояснительная записка.

Текст пояснительной записки в простой и лаконичной форме раскрывает сущность и основания подготовки проекта, его важнейшие положения; цель принятия правового акта, вопросы, которые он призван решить; информацию о необходимости финансирования за счет средств краевого бюджета и (или) иных источников, возможных социально-экономических и иных последствиях принимаемых решений, положительных аспектах его реализации.

Кроме того, пояснительная записка должна содержать: результаты внутренней правовой и антикоррупционной экспертиз; обоснование необходимости и результаты (при наличии) дополнительных процедур (согласований, обсуждений, экспертиз и др.) предусмотренных законодательством Российской Федерации и Алтайского края, или информацию об отсутствии необходимости их прохождения; перечень правовых актов, требующих корректировки, отмены или принятия в связи с принятием проекта правового акта, или ссылку на отсутствие необходимости принятия дополнительных правовых актов.

Для правовых актов дополнительно в пояснительной записке указываются причины нарушения сроков подготовки правового акта, установленных планами нормотворческой деятельности, или необходимость принятия актов вне этих планов (при наступлении указанных случаев).

Пояснительная записка в обязательном порядке должна содержать ссылку на документы, во исполнение которых разработан проект правового акта (поручение Губернатора Алтайского края, федеральное или краевое законодательство, акты реагирования либо письма надзорных ведомств и т.д.).

При наличии в пояснительной записке ссылок на необходимость изменения правового акта Губернатора Алтайского края или Правительства Алтайского края в связи с внесением изменений в другие правовые акты должна кратко раскрываться суть этих изменений.

В пояснительной записке к проекту нормативного правового акта указываются даты размещения проекта на официальном сайте Правительства Алтайского края в целях проведения независимой антикоррупционной экспертизы и результаты ее проведения.

Пояснительная записка оформляется на бланке письма органа исполнительной власти Алтайского края, структурного подразделения Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края за подписью руководителя (без указания адресата). Образец оформления пояснительной записки к правовому акту представлен в приложении 12.

В случае если пояснительная записка подготовлена иными заинтересованными органами или организациями, она подписывается заместителем Председателя Правительства Алтайского края, координирующим соответствующую сферу деятельности.

Пояснительная записка регистрируется в ЕСЭД.

К проектам правовых актов Губернатора Алтайского края, Правительства Алтайского края по кадровым вопросам, по вопросам награждения пояснительные записки могут не составляться.

15.2.2. Поручения Губернатора Алтайского края, правовые акты (копии) или фрагменты из них, служебные письма, акты реагирования либо письма надзорных ведомств, иные документы, во исполнение которых подготовлен проект.

15.2.3. Финансово-экономические расчеты и обоснования, если принятие правового акта повлечет за собой расходы краевого или местного бюджетов.

15.2.4. Тексты правовых актов, в которые вносятся изменения или которые признаются утратившими силу. При внесении изменений подготавливается документ в текстовом формате, в котором графически отображаются вносимые изменения ("ключ").

15.2.5. Экспертные заключения, материалы состоявшегося обсуждения проекта правового акта (при их наличии на данной стадии).

15.2.6. Реестр рассылки (раздел 7 части II настоящей Инструкции, приложения 4, 5).

15.2.7. Лист согласования (приложение 9).

15.2.8. К проекту правового акта могут прилагаться иные сведения и материалы, раскрывающие его содержание и (или) особенности.

15.3. Внутренние правовая, антикоррупционная, лингвистическая и независимая антикоррупционная экспертизы

15.3.1. Проекты правовых актов Губернатора Алтайского края, Правительства Алтайского края подлежат обязательному рассмотрению юридической службой (юристом) органа исполнительной власти Алтайского края, подготовившего данный проект. В структурных подразделениях Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края при отсутствии лиц, в должностные обязанности которых входит проведение правовой экспертизы проектов правовых актов, их внутреннюю правовую экспертизу осуществляет исполнитель.

15.3.2. Целью проведения внутренней правовой экспертизы проекта правового акта является установление его соответствия нормам законодательства, отсутствия внутренних противоречий и правовых пробелов, соблюдения правил юридической техники, а также наличия у Губернатора Алтайского края и Правительства Алтайского края полномочий для издания правового акта.

15.3.3. В ходе проведения внутренней правовой экспертизы:

определяется характер проекта правового акта (нормативный / ненормативный);

для нормативных правовых актов определяется пункт плана нормотворческой работы, в соответствии с которым подготовлен проект, либо устанавливается, что проект нормативного правового акта разработан вне утвержденного плана;

определяется перечень правовых актов, отмена, изменение, признание утратившими силу которых потребуется в случае принятия предлагаемого правового акта, и сроки проведения этой работы (в случае необходимости корректировки или признания утратившим силу правового акта одного вида с проектом данные нормы включаются в текст самого проекта);

определяется перечень правовых актов, подготовка и принятие которых будут необходимы для реализации подготовленного правового акта, и сроки их принятия;

определяется необходимость предварительного обсуждения проекта правового акта на заседании общественных советов при органах исполнительной власти Алтайского края;

определяется необходимость направления проекта правового акта в Министерство экономического развития Алтайского края для принятия решения о проведении оценки его регулирующего воздействия;

определяется необходимость проведения социальной, педагогической, научной, экологической и иных экспертиз и процедур, установленных нормативными правовыми актами Российской Федерации и Алтайского края (в том числе необходимость размещения проекта правового акта на официальных сайтах органов исполнительной власти Алтайского края для их общественного обсуждения и в иных целях).

Результаты проведения внутренней правовой экспертизы, в том числе необходимость (отсутствие необходимости) проведения тех или иных экспертиз и процедур (или, в случае наличия, их результаты) со ссылкой на соответствующие правовые акты, необходимость (отсутствие необходимости) принятия, отмены, корректировки правовых актов, указываются в пояснительной записке (приложение 12).

Перечни правовых актов, требующих корректировки, отмены или принятия, с указанием сроков этой работы могут оформляться на отдельном листе формата А4.

Если корректировка и отмена правовых актов предусмотрена самим проектом правового акта, сведения об этом в пояснительной записке не указываются.

15.3.4. С целью недопущения появления в правовых актах положений, содержащих коррупциогенные факторы, проводится внутренняя антикоррупционная экспертиза.

15.3.5. Сведения о проведении внутренних правовой и антикоррупционной экспертиз отражаются в пояснительной записке.

15.3.6. В целях проведения независимой антикоррупционной экспертизы проекты нормативных правовых актов размещаются исполнителем на официальном сайте Правительства Алтайского края с указанием даты начала и даты окончания приема заключений по результатам проведения независимой антикоррупционной экспертизы в сроки, установленные законодательством Российской Федерации и Алтайского края.

В случае выявления в проекте при проведении независимой антикоррупционной экспертизы положений, способствующих созданию условий для проявления коррупции, они устраняются исполнителем до внесения проекта на согласование.

Даты размещения проекта на официальном сайте Правительства Алтайского края в целях проведения независимой антикоррупционной экспертизы и результаты ее проведения отражаются в пояснительной записке к проекту.

15.3.7. При наличии в органе исполнительной власти Алтайского края лица, в должностные обязанности которого входит проведение лингвистической экспертизы документов и их визирование в качестве лингвиста, исполнитель направляет проект правового акта на внутреннюю лингвистическую экспертизу.

15.3.8. После прохождения внутренней правовой и антикоррупционной, независимой антикоррупционной и внутренней лингвистической экспертиз текст проекта правового акта, оформленный на бумажном носителе на установленном бланке, полистно визируется его непосредственным исполнителем, специалистом юридической службы, специалистом-лингвистом (при его наличии) органа исполнительной власти Алтайского края. Виза оформляется в виде подписи в нижней части оборотной стороны каждого листа проекта правового акта с расшифровкой фамилии, имени, отчества на первом листе.

Имеющиеся на данной стадии заключения, материалы состоявшихся обсуждений проекта правового акта, иные результаты прилагаются к проекту.

15.3.9. Подготовленный и завизированный проект правового акта со всеми необходимыми документами передается руководителю органа исполнительной власти Алтайского края, структурного подразделения Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края для визирования на листе согласования и подписания пояснительной записки.

После подписания руководителем пояснительной записки и проставления визы на лицевой стороне листа согласования проект правового акта регистрируется в ЕСЭД (проект документа может быть зарегистрирован в ЕСЭД для проведения внутренних экспертиз и внутреннего согласования).

15.4. Регистрация проектов правовых актов в ЕСЭД

15.4.1. Регистрация проектов правовых актов осуществляется в соответствии с разделом 14 части IV настоящей Инструкции.

В РКПД правового акта должна полностью отражаться информация о пакете документов, исполнителе, составе визирующих лиц и ходе визирования.

15.4.2. При регистрации в ЕСЭД проекту автоматически присваиваются регистрационный номер и дата, которые должны быть указаны на листе согласования.

15.4.3. Заполнение РКПД правовых актов осуществляется с учетом следующих правил:

в поле "содержание" вид проекта правового акта и его наименование должны быть идентичны листу согласования и документу в бумажном виде;

в поле "связки" фиксируются пояснительные записки, документы, в которые проектом вносятся изменения, документы, которые признаются утратившими силу, во исполнение которых подготовлен проект, или другие материалы, поясняющие необходимость принятия правового акта;

в поле "файлы" РКПД крепятся электронные образы документов в установленной последовательности:

1) проект документа (в текстовом формате);

2) пояснительная записка (в формате pdf) (приложение 12);

3) финансово-экономические расчеты и обоснования (при необходимости);

4) иные материалы, в том числе экспертные заключения (при наличии);

5) "ключ" (при необходимости);

6) реестр рассылки с указанием номера и даты проекта документа (в текстовом формате) (приложение 4).

Все прикрепленные файлы должны соответствовать бумажным носителям, а наименования файлов - отражать наименования документов;

в поле "примечание" уточняется способ визирования.

15.4.4. Сканированные образы листов согласования к РКПД не крепятся.

15.4.5. Заполнение полей РКПД правового акта в ЕСЭД осуществляется в соответствии с пунктом 14.10 раздела 14 части IV настоящей Инструкции (приложение 11).

15.4.6. Проекты, зарегистрированные в ЕСЭД, направляются для проведения экспертиз и дальнейшего согласования.

15.5. Проведение экспертиз, оценок, получение заключений, предусмотренных законодательством

15.5.1. Если по результатам проведения внутренней правовой экспертизы была выявлена установленная законодательством необходимость получения заключений, проведения экспертиз (экологической, научной, социальной, педагогической и других), оценок и иных процедур, предшествующих принятию правого акта, проект правового акта направляется на указанные процедуры (до его направления на экспертизу в правовой департамент Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края).

15.5.2. Проекты нормативных правовых актов для принятия решения о необходимости оценки их регулирующего воздействия подлежат направлению в Министерство экономического развития Алтайского края посредством ЕСЭД с установлением срока рассмотрения 3 рабочих дня.

В течение этого срока служащим Министерства экономического развития Алтайского края в РКПД делается отметка о необходимости проведения оценки регулирующего воздействия или о том, что проект не подлежит данной процедуре.

15.5.3. Проекты государственных программ Алтайского края направляются в Счетную палату Алтайского края ив случаях, установленных нормативными правовыми актами Алтайского края, в Алтайское краевое Законодательное Собрание для получения заключений.

15.5.4. Получение заключений, проведение экспертиз и иных процедур происходит в порядке, определенном правовыми актами, устанавливающими данные процедуры.

15.5.5. Полученные в результате проведения экспертиз и иных процедур документы (заключения) по мере поступления приобщаются к пакету документов. Сканированные образы полученных документов прикрепляются в поле "файлы" РКПД.

15.5.6. При внесении в проект документа изменений по результатам полученных экспертиз они вносятся исполнителем в файл проекта документа, прикрепленный в РКПД. Проект документа на бумажном носителе подлежит перевизированию в соответствии с пунктом 15.3.8 настоящего раздела Инструкции.

При внесении в проект правового акта изменений принципиального характера в РКПД создается новая версия документа.

15.6. Согласование проекта правового акта

15.6.1. Проекты правовых актов подлежат обязательному согласованию с заинтересованными заместителями Председателя Правительства Алтайского края, органами исполнительной власти Алтайского края, структурными подразделениями Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, другими заинтересованными органами и организациями, должностными лицами в соответствии с их полномочиями, компетенцией и распределением обязанностей.

15.6.2. Согласование осуществляется путем визирования на листе согласования (приложения 9, 10) или в электронном виде посредством ЕСЭД в РКПД.

Все согласующие должностные лица независимо от запланированного способа визирования включаются исполнителем в лист согласования и добавляются в поле РКПД "визы и подписи".

15.6.3. В случае согласования проекта в электронном виде лицам, осуществляющим согласование, проект направляется посредством ЕСЭД с установлением срока визирования 3 рабочих дня начиная со дня, следующего за днем направления. В поле "примечание" РКПД делается отметка "электронное визирование" с добавлением индекса подразделения (лица), которым проект направляется на согласование в электронном виде.

Направление проекта на согласование по ЕСЭД осуществляется последовательно или нескольким лицам в зависимости от последовательности согласования (пункт 15.6.6 настоящего раздела Инструкции).

Результат согласования и его дата вносятся непосредственно в РКПД согласующим лицом или уполномоченным им сотрудником, в случае необходимости результат может быть заверен усиленной квалифицированной электронной подписью, при этом на листе согласования напротив Ф.И.О. согласующего в графе "подпись" исполнителем проставляется отметка "эл. виза", "электронная виза" и т.п.

Результат согласования, зафиксированный в РКПД, является равнозначным визе на листе согласования.

15.6.4. В случае согласования проекта на листе согласования лица, осуществляющие визирование на листе согласования, добавляются в РКПД без направления проекта посредством ЕСЭД. Указанным лицам проект представляется исполнителем на бумажном носителе.

Перемещение проекта между должностными лицами, визирующими на листе согласования, обеспечивает исполнитель.

Копирование листов согласования для одновременного визирования одного проекта документа у участников ЕСЭД не допускается.

При визировании на листе согласования виза включает в себя наименование должности лица, визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи, дату поступления и дату согласования. Если лицом, визирующим документ, соответствующие даты не указаны, они проставляются служащим, ответственным за документационное обеспечение деятельности руководителя.

Результат и дата согласования, проставленные на листе согласования, в обязательном порядке отражаются служащим, ответственным за документационное обеспечение деятельности руководителя, в РКПД. Данные листа согласования и РКПД должны совпадать.

В случае если проект был согласован в электронном виде, на листе согласования напротив Ф.И.О. согласующего в графе "подпись" проставляется отметка "эл. виза", "электронная виза" и т.п.

15.6.5. При необходимости согласования проекта правового акта с государственными органами и организациями, не подключенными к ЕСЭД, согласование проекта, как правило, оформляется отдельным письмом на бланке согласующего органа за подписью его руководителя (лица, его заменяющего).

15.6.6. Установлена следующая последовательность согласования проектов правовых актов:

руководитель органа исполнительной власти Алтайского края, структурного подразделения Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, ответственного за подготовку проекта правового акта;

заместитель Председателя Правительства Алтайского края, координирующий деятельность структурного подразделения Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, органа исполнительной власти Алтайского края, ответственного за подготовку проекта документа;

руководители структурных подразделений Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, органов исполнительной власти Алтайского края, иных органов и организаций, вопросы ведения которых затрагиваются;

заинтересованные заместители Председателя Правительства Алтайского края;

заместитель Председателя Правительства Алтайского края, министр финансов Алтайского края (в случае если проект затрагивает вопросы финансирования за счет средств бюджетной системы);

начальник правового департамента Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края (на этапе правовой и антикоррупционной экспертиз - пункт 15.7.5 настоящего раздела Инструкции);

начальник департамента по документационному обеспечению (на этапе прохождения проекта в департаменте по документационному обеспечению - пункт 15.9.5 настоящего раздела Инструкции);

заместитель Председателя Правительства Алтайского края - руководитель Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края (на этапе прохождения проекта в департаменте по документационному обеспечению - пункт 15.9.6 настоящего раздела Инструкции).

15.6.7. Отказ от приема проектов правовых актов на согласование не допускается. Если проект поступил в согласующий орган, но вопросов ведения этого органа не затрагивает, результат согласования отражается проставлением записи "вопрос вне компетенции", остальные реквизиты визы (даты поступления и согласования, должность визирующего, личная подпись и ее расшифровка) сохраняются.

15.6.8. Время визирования соответствующим лицом проекта документа не должно превышать трех рабочих дней (для многостраничных документов (более 50 страниц) срок визирования может составлять до 7 рабочих дней), если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации и Алтайского края. Отсчет срока согласования проекта начинается со дня, следующего за днем его поступления на согласование.

Ответственность за соблюдение сроков согласования проектов несут должностные лица, согласующие проекты.

15.6.9. Срок действия визы составляет 3 месяца с даты визирования. По истечении этого срока проект документа подлежит перевизированию.

15.6.10. При наличии возражений, замечаний, особых мнений, дополнений согласующего в РКПД (на листе согласования) делается отметка о наличии замечаний, которые могут быть кратко описаны там же либо оформлены в виде заключения к проекту правового акта на бланке письма согласующего органа за подписью его руководителя. Соответствующий файл прикрепляется исполнителем к РКПД в поле "файлы".

В случае оформления заключения отдельным документом на листе согласования делается отметка "замечания прилагаются".

При наличии замечаний проект возвращается исполнителю на доработку, замечания докладываются руководителю (за исключением уточнений, не имеющих принципиального характера). При устранении замечаний проект визируется с пометкой "замечания сняты" и проставлением даты.

Ответственность за соответствие изменений, внесенных в проекты правовых актов, замечаниям заинтересованных сторон несет исполнитель.

15.6.11. При наличии разногласий по проекту документа исполнитель обеспечивает его обсуждение с руководителями согласующих органов и организаций с целью поиска взаимоприемлемого решения. В случае неурегулирования разногласий исполнитель приобщает к проекту мотивированный отзыв на замечания с прикреплением соответствующего файла к РКПД. Проект представляется на рассмотрение Губернатору Алтайского края координирующим соответствующую сферу деятельности заместителем Председателя Правительства Алтайского края.

Наличие неурегулированных разногласий не является основанием для исключения из процедуры подготовки правового акта других стадий перед представлением документа на подпись, организация прохождения которых возлагается на соответствующего заместителя Председателя Правительства Алтайского края.

15.6.12. При внесении изменений в проект в процессе устранения замечаний они вносятся в файл проекта документа, прикрепленный в РКПД. Проект документа на бумажном носителе подлежит перевизированию в соответствии с пунктом 15.3.8 настоящего раздела Инструкции.

Если в процессе устранения замечаний в проект правового акта вносятся изменения принципиального характера, он подлежит повторному визированию заинтересованными сторонами, компетенцию которых затрагивают изменения, при этом в РКПД создается новая версия документа.

15.7. Правовая и антикоррупционная экспертизы

15.7.1. После согласования со всеми заинтересованными сторонами, вопросы ведения которых затрагиваются, и прохождения при необходимости экспертиз, оценок и других процедур проекты правовых актов с приложением установленных пунктом 15.2 настоящего раздела Инструкции документов представляются на бумажных носителях в правовой департамент Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края для проведения правовой, антикоррупционной экспертиз и согласования.

15.7.2. Правовая и антикоррупционная экспертизы проводятся правовым департаментом Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края в течение 7 рабочих дней с даты поступления проекта, если иное не предусмотрено правовыми актами Алтайского края. В ходе проведения правовой экспертизы проектов правовых актов в том числе оцениваются полнота и качество проведения внутренней правовой экспертизы.

Наличие и снятие замечаний, вынесенных в процессе экспертиз в правовом департаменте Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, отражаются на листе согласования (в РКПД).

В случае несогласия исполнителя с вынесенными замечаниями правовой департамент Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края составляет мотивированное заключение на проект правового акта, о чем делается отметка на листе согласования и проставляется отметка в РКПД (не согласен).

Файл мотивированного заключения прикрепляется к РКПД исполнителем.

После устранения замечаний повторные экспертизы проводятся в течение 7 рабочих дней с даты поступления проекта.

Согласованный проект правового акта на бумажном носителе визируется специалистом правового департамента Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, проводившим правовую и антикоррупционную экспертизы, полистно. Виза оформляется в виде подписи в нижней части оборотной стороны каждого листа подлинника проекта правового акта с расшифровкой фамилии, имени, отчества на первом листе. На листе согласования проставляется отметка о проведении антикоррупционной экспертизы.

15.7.3. После прохождения антикоррупционной экспертизы проекты нормативных правовых актов при необходимости направляются правовым департаментом Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края в прокуратуру Алтайского края ив Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Алтайскому краю для получения заключений. В случае отсутствия необходимости направления проекта акта в указанные органы на листе согласования делаются соответствующие отметки.

После поступления заключения Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Алтайскому краю и (или) прокуратуры Алтайского края приобщаются к проекту правового акта. Исполнитель обеспечивает прикрепление соответствующих сканированных файлов к РКПД в формате pdf. Правовым департаментом на листе согласования проставляются отметки о поступивших заключениях.

Поступившие в заключениях замечания должны быть учтены исполнителем. В случае если замечания учтены не полностью, и при этом проект предлагается к подписанию, правовым департаментом Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края на листе согласования делается соответствующая отметка.

15.7.4. При внесении изменений в проект в процессе устранения замечаний они вносятся в файл проекта документа, прикрепленный в РКПД. Проект документа на бумажном носителе подлежит перевизированию в соответствии с пунктом 15.3.8 настоящего раздела Инструкции.

В случае внесения в проект правового акта изменений принципиального характера в РКПД создается новая версия документа, при этом осуществляется его перевизирование заинтересованными лицами, компетенцию которых затрагивают изменения.

15.7.5. После проведения правовой и антикоррупционной экспертиз проект согласовывается начальником правового департамента Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края с проставлением на листе согласования отметок о необходимости (отсутствии необходимости) официального опубликования правового акта и об источниках этого опубликования, об обязательных адресатах для направления правового акта и о необходимости рассмотрения документа на заседании Правительства Алтайского края.

15.8. Представление проекта документа в департамент по документационному обеспечению

15.8.1. Проект правового акта, согласованный и полистно завизированный в порядке, установленном настоящим разделом, представляется исполнителем в отдел подготовки документов департамента по документационному обеспечению.

15.8.2. К проекту правового акта должен быть приложен пакет документов на бумажном носителе, сформированный в соответствии с пунктом 15.2 настоящего раздела Инструкции на стадии регистрации проекта правового акта в ЕСЭД и дополненный документами, которые были приобщены к проекту в процессе согласования, а именно:

экспертные заключения прокуратуры Алтайского края и Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Алтайскому краю (в случае направления в указанные органы);

заключения по результатам проведения экспертиз, оценок и иных процедур: заключение Министерства экономического развития Алтайского края об оценке регулирующего воздействия, заключения Счетной палаты Алтайского края на проекты государственных программ Алтайского края, заключения государственной экологической экспертизы, независимой научной, экологической, социальной, педагогической и иных видов экспертиз (в случае их проведения);

замечания, дополнения, отзывы к проекту правового акта, поступившие от визирующих в ходе согласования (в случае их оформления отдельными документами);

дополнительная пояснительная записка (составляется при необходимости разъяснения особенностей прохождения и согласования проекта правового акта), в которой отражается оценка поступивших в ходе согласования замечаний, их устранение, необходимость повторного согласования с указанием круга повторно согласующих лиц, причины длительности согласования проекта и другие сведения, раскрывающие особенности согласования проекта правового акта;

другие документы, появившиеся в процессе согласования, прохождения экспертиз, получения заключений.

Листы согласования проектов документов в электронном виде дополнительно к листу согласования на бумажном носителе исполнителем не распечатываются.

15.8.3. Перечисленные материалы представляются в отдел подготовки документов департамента по документационному обеспечению на бумажном носителе. Электронные образы всех документов должны быть прикреплены к РКПД в поле "файлы".

15.8.4. Перед направлением пакета документов в отдел подготовки документов проекты должны быть согласованы в РКПД служащими, ответственными за делопроизводство в органах исполнительной власти Алтайского края и структурных подразделениях Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, которыми осуществляется контроль за соблюдением установленных правил работы с документами и их проектами.

15.8.5. Ответственность за соответствие электронной версии проекта документа бумажному носителю несет исполнитель, подготовивший проект. Об этом на листе согласования делается соответствующая отметка с проставлением подписи и даты.

15.9. Рассмотрение и прохождение проекта документа в департаменте по документационному обеспечению

15.9.1. Департаментом по документационному обеспечению производится оценка соответствия оформления проекта установленным требованиям, его лингвистическая экспертиза и представление документа на подпись.

15.9.2. Специалисты отдела подготовки документов департамента по документационному обеспечению устанавливают соответствие поступивших проектов требованиям в части наличия всех необходимых согласований и виз, в том числе полистных, полноты оформления листа согласования, комплектности пакета документов, соблюдения требований к РКПД.

Оценка соответствия проекта документа установленным требованиям производится не позднее следующего рабочего дня с даты его поступления в департамент.

По результатам проведения оценки:

при соответствии проекта правового акта предъявляемым требованиям проект допускается к лингвистической экспертизе;

при наличии замечаний, которые не могут повлиять на ход проведения лингвистической экспертизы, проект допускается к лингвистической экспертизе с замечаниями, которые устраняются исполнителем в период ее проведения;

при несоответствии проекта правового акта предъявляемым требованиям и несоблюдении установленных процедур проект направляется исполнителю на доработку без проведения лингвистической экспертизы.

Все действия с проектом документа на данной стадии отражаются в РКПД.

15.9.3. При передаче проекта правового акта для проведения лингвистической экспертизы в РКПД отражается дата направления на экспертизу и срок ее проведения.

Лингвистическая экспертиза проекта правового акта - проверка проекта на соответствие нормам современного русского языка с учетом функциональных особенностей юридического стиля, редактирование текста с целью устранения семантических и стилистических неточностей, внесение орфографических и пунктуационных правок.

Срок проведения лингвистической экспертизы проектов правовых актов не должен превышать трех рабочих дней, сложных по содержанию и значительных по объему проектов правовых актов - не более семи рабочих дней.

В случае необходимости срок проведения лингвистической экспертизы может быть продлен или сокращен по решению начальника департамента по документационному обеспечению или начальника отдела подготовки документов департамента по документационному обеспечению.

При наличии замечаний лингвиста проект правового акта возвращается исполнителю на доработку. Замечания отражаются непосредственно в тексте проекта правового акта. В РКПД проставляется отметка о наличии замечаний к предложенному тексту и дата.

Исполнитель в течение трех рабочих дней (в отношении сложных по содержанию и значительных по объему проектов правовых актов - не более семи рабочих дней) обеспечивает устранение замечаний лингвиста.

После устранения замечаний повторная лингвистическая экспертиза проводится в сроки, установленные для лингвистической экспертизы.

Проект правового акта, прошедший лингвистическую экспертизу, полистно визируется лингвистом.

По согласованию с департаментом по документационному обеспечению лингвистическая экспертиза может проводиться органами исполнительной власти Алтайского края самостоятельно.

15.9.4. Проект правового акта, претерпевший лингвистические правки, после визирования лингвистом подлежит повторному полистному визированию в правовом департаменте Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края у специалиста, проводившего правовую экспертизу проекта.

При внесении изменений в проект в процессе устранения замечаний они вносятся в файл проекта документа, прикрепленный в РКПД. Проект документа на бумажном носителе подлежит перевизированию в соответствии с пунктом 15.3.8 настоящего раздела Инструкции.

Исполнителем обеспечивается соответствие проекта документа на бумажном носителе проекту документа, прикрепленному в РКПД.

15.9.5. Подготовленный в установленном порядке проект правового акта после прохождения лингвистической экспертизы, снятия всех замечаний, проставления всех необходимых виз и согласований представляется на согласование начальнику департамента по документационному обеспечению.

15.9.6. После согласования с начальником департамента по документационному обеспечению проект представляется на согласование заместителю Председателя Правительства Алтайского края - руководителю Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края.

15.9.7. После завершения всех согласований и процедур, предусмотренных Инструкцией, проект правового акта представляется для подписания Губернатору Алтайского края.

15.9.8. После подписания документы регистрируются в порядке, предусмотренном разделом 6 части II настоящей Инструкции. Департаментом по документационному обеспечению осуществляется их дальнейшее направление согласно реестру рассылки и отметкам на листе согласования, в том числе для официального опубликования в установленном порядке.

15.9.9. Планирование и мониторинг принятия правовых актов, издание которых потребуется после принятия правового акта, осуществляется в соответствии с Порядком организации правотворческой деятельности Губернатора Алтайского края, Правительства Алтайского края и иных органов исполнительной власти Алтайского края.

16. Бланки документов Губернатора Алтайского края и Правительства Алтайского края. Общие требования к оформлению документов

16.1. Бланки документов

16.1.1. Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением правил подготовки и оформления документов. Документы создаются на бланках и (или) в соответствии с шаблонами, образцами, формами, установленными настоящей Инструкцией или другими правовыми актами.

16.1.2. При подготовке документов за подписью Губернатора Алтайского края, Председателя Правительства Алтайского края, заместителей Председателя Правительства Алтайского края используются следующие виды бланков с воспроизведением герба Алтайского края:

бланк указа Губернатора Алтайского края с цветным изображением герба (приложение 13);

бланк распоряжения Губернатора Алтайского края с цветным изображением герба (приложение 14);

бланк письма Губернатора Алтайского края с цветным изображением герба (приложение 15);

бланк постановления Правительства Алтайского края (приложение 16);

бланк распоряжения Правительства Алтайского края (приложение 17);

бланки письма Правительства Алтайского края с цветным и черно-белым изображением герба (приложения 18, 19).

Образцы расположения реквизитов в бланках документов представлены в приложениях 20-25.

Нормативными правовыми актами могут устанавливаться другие виды бланков, которые используются при осуществлении Губернатором Алтайского края и Правительством Алтайского края своих полномочий.

16.1.3. Бланки с черно-белым воспроизведением герба используются в виде электронных шаблонов. При использовании электронных шаблонов бланки должны иметь установленный состав реквизитов, порядок их расположения и гарнитуру шрифта. Электронные шаблоны бланков должны быть защищены от несанкционированных изменений. Электронные шаблоны бланков размещаются в ЕСЭД в соответствующих группах проектов документов.

Бланки с цветным изображением герба изготавливаются на бумажном носителе. Изготовление бланков с цветным изображением герба обеспечивается управлением делами Губернатора и Правительства Алтайского края по заявке департамента по документационному обеспечению.

Бланки документов с цветным изображением герба централизованно выдаются по мере необходимости органам исполнительной власти Алтайского края и структурным подразделениям Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края канцелярией департамента по документационному обеспечению.

16.1.4. Письма Правительства Алтайского края на бланках с цветным изображением герба подписывает Председатель Правительства Алтайского края.

Письма Правительства Алтайского края на бланках с черно-белым изображением герба подписывают заместители Председателя Правительства Алтайского края.

16.2. Формат бумаги

16.2.1. Документы Губернатора Алтайского края и Правительства Алтайского края оформляются на листах формата А4 (210 х 297 мм), в отдельных случаях, предусмотренных формой документа, - на листах формата А3 (297 x 420 мм) и А5 (148 х 210 мм) или в виде электронных документов, содержащих электронные образы такого же формата.

16.2.2. Документы на бумажных носителях оформляются на лицевой стороне листа без оборота, за исключением случаев, установленных типовыми формами и образцами документов.

Для документов за подписью заместителей Председателя Правительства Алтайского края допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

16.3. Поля и абзацный отступ

16.3.1. Каждый лист документа должен иметь поля следующих размеров:

левое - 30 мм;

правое - 15 мм;

верхнее - 20 мм;

нижнее - 20 мм.

16.3.2. Абзацный отступ должен составлять 12,5 мм.

16.4. Нумерация страниц

16.4.1. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания шрифтом PT Astra Serif 12 размера.

16.4.2. Приложения к письму имеют самостоятельную нумерацию страниц.

16.4.3. При оформлении приложений к правовым актам нумерация страниц продолжается.

16.5. Наименование вида документа

Реквизит "наименование вида документа" включается в бланк документа.

В документах, подготовленных не на бланке (акт, протокол, соглашение, договор, телеграмма и т.д.), данный реквизит печатается по центру строки на расстоянии 20 мм от предыдущего реквизита либо, при отсутствии реквизитов выше, - по границе верхнего поля листа. Первое слово - прописными буквами, остальные - обычным шрифтом. Точка в конце реквизита не ставится. Например:

Поручения, данные на оперативном совещании 15.09.2023

16.6. Текст документа и шрифт

16.6.1. Реквизит "текст документа" составляется на русском языке - государственном языке Российской Федерации.

Содержание служебного документа должно быть кратким, ясным, аргументированным, соответствовать правилам русского языка, обеспечивать точное и однозначное восприятие имеющейся в нем информации.

В тексте документа не допускается использование аббревиатур и графических сокращений без их разъяснения, за исключением официальных или общепринятых.

16.6.2. Текст печатается на расстоянии 20 мм от реквизита, который располагается перед ним.

При подготовке текста документов используется шрифт PT Astra Serif размером 14 (для создания основного текста документа (правовые акты, письма и т.д.) и 12-10 (для таблиц, рисунков и т.п.). При необходимости текст может быть напечатан шрифтом размера 13,5 и 13.

Текст печатается через 1 междустрочный интервал (при необходимости интервал может быт увеличен до 1,05), выравнивается по ширине листа, интервал между буквами в словах обычный, интервал между словами - один пробел.

16.6.3. Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами или буквами. Значительные по объему документы могут делиться на главы (части), которые нумеруются римскими цифрами.

Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

Заголовки глав (частей), разделов и подразделов выравниваются по центру с учетом абзацного отступа или печатаются с абзацным отступом и выравниваются по ширине. Точка в конце заголовков не ставится. Заголовки могут быть выделены полужирным шрифтом. Например:

Глава I. Общие положения

Раздел 1. Основные условия оплаты труда работников учреждений

16.6.4. В тексте документа, подготовленного на основании документов других органов или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату, регистрационный номер, заголовок документа.

16.6.5. В тексте не допускается разрыв (перенос) даты, оформленной цифровым способом, и отрыв чисел от слов при словесно-цифровом способе оформления даты. Даты по всему тексту должны быть оформлены единообразно.

При указании в тексте фамилии лица инициалы ставятся после фамилии.

16.6.6. Текст документов, подготовленных на бланках должностных лиц, излагается от первого лица единственного числа (прошу, постановляю и т.д.).

Текст документов, подготовленных на бланке организации, излагается от первого лица множественного числа (просим, полагаем целесообразным и т.д.) или от лица организации (Правительство Алтайского края постановляет, Правительство Алтайского края согласовывает и т.д.).

16.6.7. При оформлении других реквизитов документов также, как правило, используется шрифт PT Astra Serif, если настоящей Инструкцией и другими правовыми актами и нормативно-методическими документами не установлено иное.

16.7. Оформление таблиц

16.7.1. Текст может быть оформлен в виде таблицы. Форма таблицы применяется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков.

Табличные тексты применяются в отчетно-статистических, бухгалтерских, организационно-распорядительных документах (структура и штатная численность, штатное расписание, план работы, перечень и т.п.).

16.7.2. Заголовок таблицы пишется над таблицей посередине листа. В конце заголовка точка не ставится. Например:

Объем
финансовых ресурсов, необходимых для реализации программы

16.7.3. Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный - графы и горизонтальный - позиции. Заголовок и подзаголовки граф, заголовок позиций таблицы образуют головку таблицы.

Графы таблицы должны быть пронумерованы, если она печатается более чем на одной странице. Позиция с обозначением номеров граф располагается под головкой таблицы. На последующих страницах печатаются только номера этих граф.

Позиции таблицы могут быть пронумерованы. В таком случае первой графой таблицы служит графа "N п/п".

Если в документе приводится несколько таблиц, над каждой таблицей справа указывается слово "Таблица" с порядковым номером (без знака "N"). Если в документе приведена одна таблица, то ее не нумеруют и слово "Таблица" не пишут. В пределах одного документа должна быть сквозная нумерация таблиц. Например:

Таблица 1

N п/п	Заголовок позиций	Заголовок граф
		подзаголовок графы	подзаголовок графы
1	2	3	4
1
2
3

16.7.4. Заголовки граф и позиций должны быть выражены именем существительным в именительном падеже единственного числа. Точки в них не проставляются.

Подзаголовки граф и позиций грамматически должны быть согласованы с заголовками. Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных. Например:

Объем строительно-монтажных работ, выполненных
подрядным способом	хозяйственным способом

Наименования заголовков позиций (вне зависимости от наличия графы "N п/п") должны начинаться с прописной буквы, за исключением случаев смыслового подчинения текста нижестоящей позиции вышестоящей. Например:

Источники и направления расходов	Сумма расходов по годам (тыс. рублей)
Источники и направления расходов	2016 год	2017 год	2018 год	2019 год
Всего финансовых затрат, в том числе	2623061,2	2857372,9	2871546,1	3201602,0
из краевого бюджета	4985536,3	3671613,5	3382950,3	5020766,1
из федерального бюджета	2306404,4	257211,5	257502,2	308794,7
из внебюджетных источников	1893867,5	2233000,0	2275748,8	2390730,6
Капитальные вложения	1293785,0	692661,0	334058,0	1754757,0

Иногда заголовки позиций могут быть расположены по горизонтали по всей ширине таблицы. Например:

Цель	Проблема	Мероприятие	Целевые индикаторы	Срок реализации	Ответственный исполнитель	Ожидаемые результаты
1	2	3	4	5	6	7
I. Мероприятия по развитию конкуренции на приоритетных рынках
...	...	...	...	...	...	...
II. Мероприятия по развитию конкуренции на социально значимых рынках
...	...	...	...	...	...	...

Такие заголовки обозначают раздел таблицы.

В остальных графах текст пишется со строчной буквы, за исключением случаев, когда указывается наименование организации, которое пишется с прописной буквы. Например:

Ответственный исполнитель программы

Министерство природных ресурсов и экологии Алтайского края

Соисполнители

отсутствуют

Участники программы

Министерство строительства и жилищно-коммунального хозяйства Алтайского края;

государственные учреждения;

органы местного самоуправления (по согласованию)

16.7.5. Единицы измерения в таблицах пишутся в родительном падеже множественного числа (в скобках). Например:

Таблица 1

Наименование оборудования	Количество поставленной техники (единиц)
Наименование оборудования	в 2015 г.	в 2016 г.	в 2017 г.	в 2018 г.

Если в графах таблицы используются различные единицы измерения, то их следует писать после заголовка каждой графы в скобках. Например:

Таблица 2

Наименование объектов строительства	Металл (тонн)	Лес (куб. м)
		круглый	пиленый

Если каждая позиция в первой графе таблицы имеет свои единицы измерения, то единицы измерения следует вынести в отдельную графу. Например:

Таблица 3

Наименование индикатора (показателя)	Единица измерения	Значение по годам
Наименование индикатора (показателя)	Единица измерения	2016 г.	2017 г.	2018 г.	2019 г.
Доля библиотек в общем количестве объектов культуры	%	56	60	65	80
Количество посещений библиотек (на 1 жителя в год)	посещений	3,0	3,2	3,5	3,7

16.7.6. Текст в ячейках таблицы выравнивается по ее верхней границе по центру либо по ширине, точка в конце текста не ставится.

16.7.7. Цифры в графах таблиц должны проставляться так, чтобы классы чисел во всей графе были расположены один под другим.

В одной графе должно быть соблюдено одинаковое количество десятичных знаков для всех значений величин.

16.7.8. При отсутствии данных в графах таблиц следует ставить тире.

16.8. Отметка об исполнителе

Реквизит "отметка об исполнителе" печатается на всех документах, за исключением правовых актов и внутренних документов, которые имеют листы согласования. Данный реквизит включает в себя фамилию, имя, отчество исполнителя и номер его телефона, печатается шрифтом 10 размера на лицевой стороне последнего листа документа в нижнем колонтитуле от границы левого поля или, при отсутствии места, - на оборотной стороне внизу слева.

Данные об исполнителе документа с указанием должности, фамилии, имени, отчества и номера его телефона указываются на листах визирования.

16.9. Гриф утверждения

16.9.1. Реквизит "гриф утверждения" проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, правовым актом (постановлением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа. Данный реквизит печатается в правом верхнем углу первого листа документа.

16.9.2. При утверждении проекта документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова Утверждаю, наименования должности лица, утверждающего документ (печатается ниже через интервал "после 2 пт" (0,07 см) с прописной буквы в несколько строк через интервал "точно 12 пт" (0,42 см), его подписи, инициалов, фамилии (печатаются ниже через 1 пропущенный междустрочный интервал) и даты утверждения (печатается шаблон для проставления даты ниже через 1 пропущенный междустрочный интервал). При необходимости интервалы между частями реквизита могут быть увеличены. Реквизит располагается на расстоянии 70 мм от границы правого поля и выравнивается по левому краю.

Пример оформления реквизита на проекте документа:

УТВЕРЖДАЮ

Губернатор Алтайского края,

Председатель Правительства

Алтайского края

И.О. Фамилия

___ августа 2023 г.

При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагают на одном уровне в левом верхнем и правом верхнем углах первого листа документа.

16.9.3. При утверждении документа правовым актом или протоколом коллегиального органа гриф утверждения состоит из слова Утвержден (Утверждена, Утверждены или Утверждено), наименования утверждающего документа в творительном падеже (печатается ниже через интервал "после 2 пт" (0,07 см) со строчной буквы в несколько строк), его даты (оформляется цифровым способом) и номера. Реквизит располагается на расстоянии 70 мм от границы правого поля, все его строки печатаются через интервал "точно 12 пт" (0,42 см) и выравниваются по левому краю. В этом случае реквизиту предшествует отметка о наличии приложения. Например:

Приложение

УТВЕРЖДЕНО
постановлением Правительства
Алтайского края
от 05.04.2017 N 214

Пример оформления реквизита "Гриф утверждения" на проекте документа:

Приложение 1

УТВЕРЖДЕН
протоколом заседания краевой
инвестиционной комиссии
от ___________ 2023 N _____

16.9.4. Следующий реквизит печатается на 20 мм ниже грифа утверждения.

16.10. Отметка о наличии приложения

16.10.1. В письмах реквизит "отметка о наличии приложения" оформляется в соответствии с требованиями, изложенными в пункте 17.13.7 раздела 17 части IV настоящей Инструкции.

16.10.2. В правовых актах (постановлениях, приказах, распоряжениях), а также договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах на наличие приложений указывается только в тексте.

Способы оформления ссылки на приложение в тексте документа:

а) "утвердить порядок предоставления мер социальной поддержки (приложение)";

б) "распределить субсидии согласно приложению 1";

в) "приложение 1 к указанному постановлению изложить в редакции согласно приложению 2 к настоящему постановлению" и т.д.

16.10.3. Приложение к правовым актам не подписывается.

Приложения к письмам при необходимости могут быть подписаны в соответствии с настоящей Инструкцией (пункт 16.12 настоящего раздела Инструкции).

16.10.4. Документ-приложение содержит в правом верхнем углу первого листа отметку "Приложение", ниже через интервал "после 2 пт" (0,07 см) печатается наименование акта (документа), к которому прилагается данный документ (в несколько строк через интервал "точно 12 пт" (0,42 см), затем через интервал "точно 12 пт" (0,42 см) - его дата и номер. Реквизит печатается на расстоянии 70 мм от границы правого поля и выравнивается по левому краю. Если приложений несколько, то между собой они нумеруются без значка "N".

Пример оформления реквизита на проекте документа:

Приложение 1
к распоряжению Правительства
Алтайского края
от ___________ 2023 N ____

16.10.5. Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, то на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и ниже через 1 пропущенную строку - гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение. Например:

Приложение 1

УТВЕРЖДЕНО
указом Губернатора
Алтайского края
от __________ 2023 N ____

16.10.6. Документ-приложение также может иметь при себе приложение. На первом листе такого документа в верхнем правом углу печатается слово "Приложение", ниже через интервал "после 2 пт" (0,07 см) - наименование акта, к которому прилагается данный документ. Реквизит располагается на расстоянии 70 мм от границы правого поля, все его строки печатаются через интервал "точно 12 пт" (0,42 см) и выравниваются по левому краю или по ширине (за исключением слова "Приложение"). Например:

Приложение
к Порядку предоставления
организациям средств из краевого
бюджета на государственную поддержку
развития мелиорации земель
сельскохозяйственного назначения

16.10.7. Для приложений к документам, подписываемых электронной подписью, отметка "Приложение" указывается без указания регистрационных реквизитов документа, к которому оно прилагается.

16.11. Гриф согласования

16.11.1. Реквизит "гриф согласования" свидетельствует о согласии с принятием документа.

Документ может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

16.11.2. Гриф согласования документа состоит из слова "Согласовано", наименования должности лица, с которым согласован документ (печатается ниже через интервал "после 2 пт" (0,07 см) с прописной буквы в именительном падеже в несколько строк через интервал "точно 12 пт" (0,42 см), его подписи, инициалов, фамилии (печатаются ниже через 1 пропущенный интервал) и даты согласования (печатается шаблон для проставления даты). Строки реквизита выравниваются по левому краю. Пример оформления грифа согласования на проекте документа:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель Председателя

Правительства Алтайского края

И.О. Фамилия

апреля 2023 г.

16.11.3. Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ (с прописной буквы, в творительном падеже), дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указывают вид документа (со строчной буквы, в творительном падеже), организацию - автора документа, дату и номер письма. В данном случае строки реквизита также печатаются через интервал "точно 12 пт" (0,42 см), слово "Согласовано" отделяется от последующих строк интервалом "после 2 пт" (0,07 см). Например:

СОГЛАСОВАНО

Инвестиционной комиссией

Алтайского края

(протокол от_ N __)

или:

СОГЛАСОВАНО

письмом Минфина России

от 29.11.2012 N 29433-ВК/19

16.11.4. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться на первом листе документа в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или на последнем листе документа под реквизитом "подпись".

Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне; при большем количестве они размещаются, как правило, двумя вертикальными рядами или могут располагаться на отдельном листе согласования. На документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".

16.12. Подпись

16.12.1. Реквизит "подпись" оформляется в соответствии с компетенцией (полномочиями) подписывающего лица, установленной законодательством Российской Федерации и правовыми актами Алтайского края.

16.12.2. В состав реквизита "подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке организации, или сокращенное - на документе, оформленном на бланке), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Если документ оформляется на бланке должностного лица, то наименование должности в подписи не указывается.

Реквизит располагается под текстом документа или отметкой о наличии приложений (для писем).

Данный реквизит не может быть без текста на отдельном листе.

Подпись отделяется от предыдущего реквизита тремя междустрочными интервалами (на расстоянии 20 мм), печатается от левой границы текстового поля, ее расшифровка должна заканчиваться у границы правого поля. Если наименование должности лица, подписывающего документ, занимает несколько строк, то оно печатается через междустрочный интервал "точно 12 пт" (0,42 см) и выравнивается по левому краю, расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Переносы слов не допускаются. Например:

Заместитель Председателя Правительства Алтайского края - руководитель Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края

И.О. Фамилия

16.12.3. Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, наименование должности которого указано в реквизите "подпись документа", отсутствует, документ подписывает его заместитель, имеющий на это право в период отсутствия должностного лица, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с распределением обязанностей. При этом указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия.

16.12.4. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, а также лицами, не равными по должности, но являющимися сторонами договора (соглашения), их подписи располагают на одном уровне. Например:

Заместитель Председателя Правительства Алтайского края		Заместитель Председателя Правительства Ростовской области
	И.О. Фамилия		И.О. Фамилия
или:
Заместитель Председателя Правительства Алтайского края		Глава администрации Локтевского района Алтайского края
	И.О. Фамилия		И.О. Фамилия

16.12.5. В документах, составленных коллегиальным органом (комиссией, советом, рабочей группой), в реквизите "подпись" указывается статус лица в составе комиссии. Например:

Председатель комиссии	подпись	И.О. Фамилия
Секретарь	подпись	И.О. Фамилия

16.13. Отметка об электронной подписи

Отметка об электронной подписи используется для визуализации электронной подписи на документе. Формирование отметки происходит автоматически и должно отвечать следующим требованиям:

а) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии);

д) отметка об электронной подписи должна включать в себя изображение герба Алтайского края, фразу "документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи.

16.14. Дата документа

Реквизит "дата документа" обязателен для всех видов документов. Проставляется в установленном месте бланка или формы документа в процессе его утверждения или регистрации. В случаях когда дата документа известна (протокол, акт), она включается в проект документа.

Дата документа оформляется в соответствии с пунктом 6.5 раздела 6 части II настоящей Инструкции. В документах, подписанных электронной подписью, формирование данного реквизита происходит автоматически.

16.15. Регистрационный номер документа

Реквизит "регистрационный номер документа" оформляется в местах, установленных бланками или типовыми формами документов, в соответствии с пунктом 6.5 раздела 6 части II настоящей Инструкции. В документах, подписанных электронной подписью, формирование данного реквизита происходит автоматически.

16.16. Место составления документа

Реквизит "место составления документа" указывается во всех документах, кроме служебных писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов. Проставляется в местах, установленных бланками или типовыми формами документов.

17. Оформление отдельных видов документов

17.1. Законы Алтайского края

17.1.1. Законы Алтайского края оформляются в соответствии с требованиями и в порядке, установленными Алтайским краевым Законодательным Собранием и Порядком организации правотворческой деятельности Губернатора Алтайского края, Правительства Алтайского края и иных органов исполнительной власти Алтайского края.

17.1.2. Пояснительная записка к закону оформляется на бланке письма Губернатора Алтайского края (приложение 15) без указания реквизита "адресат", в случае внесения законопроекта Правительством Алтайского края - на бланке письма Правительства Алтайского края с цветным изображением герба (приложение 18). Слова "Пояснительная записка" печатаются прописными буквами и выравниваются по центру. На следующей строке указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка, точка в конце заголовка не ставится.

Размер отступа от верхнего края листа до заголовка должен составлять 85 мм.

Текст отделяется от заголовка двумя междустрочными интервалами. Пояснительная записка должна содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее его развернутую характеристику, формулировку целей, основных положений, место в системе действующего законодательства, а также прогноз последствий его принятия.

Отметка об исполнителе не проставляется.

Образец оформления пояснительной записки к закону Алтайского края приведен в приложении 26.

17.1.3. Законы, принятые Алтайским краевым Законодательным Собранием и поступившие на подпись Губернатору Алтайского края, до их подписания направляются по ЕСЭД на согласование с заместителями Председателя Правительства Алтайского края в соответствии с распределением обязанностей, Представителем Губернатора и Правительства Алтайского края в Алтайском краевом Законодательном Собрании и в правовой департамент Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края. Согласование оформляется в электронном виде в ЕСЭД. Закон должен быть представлен Губернатору Алтайского края на подпись не позднее 8 календарных дней со дня его поступления.

17.1.4. После подписания закона отделом подготовки документов департамента по документационному обеспечению проставляются реквизиты "место составления (издания) документа", "дата документа" (оформляется словесно-цифровым способом) и "регистрационный номер" (дополняется индексом "-ЗС"), которые печатаются под реквизитом "подпись" от границы левого поля и выравниваются по левому краю. Например:

г. Барнаул

1 ноября 2017 года

N 82-ЗС

17.2. Указы Губернатора Алтайского края

17.2.1. Указы Губернатора Алтайского края оформляются на бланке установленной формы (приложение 13), который имеет следующие реквизиты:

герб Алтайского края: располагается по центру на 10 мм ниже верхнего края листа;

наименование вида документа: печатается на 5 мм ниже герба (интервал "перед 12 пт" (0,42 см) прописными буквами, выравнивается по центру, состоит из слова "Указ", напечатанного шрифтом Liberation Sans 18 полужирным разреженным на 5 пт (0,17 см), и слов "Губернатора Алтайского края", напечатанных шрифтом Astra Serif 16 разреженным на 1 пт (0,03 см) с двойным междустрочным интервалом от предыдущей части реквизита.

17.2.2. При подготовке проекта указа исполнителем оформляются следующие реквизиты:

заголовок к тексту: формулируется с предлогом "О" ("Об") и отвечает на вопрос "о чем?", печатается на расстоянии 15 мм ниже реквизита "Наименование вида документа" шрифтом PT Astra Serif 14 полужирным с прописной буквы через одинарный междустрочный интервал или интервал "точно 12 пт" (0,42 см), если состоит более чем из трех строк, выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится;

текст указа: печатается на расстоянии 20 мм ниже заголовка, состоит из преамбулы и постановляющей части:

преамбула: самостоятельная часть указа, которая определяет его цели и задачи, завершается словом "постановляю:" (печатается обычным шрифтом с межбуквенным интервалом "разреженный на 2 пт" (0,07 см). В тексте указа преамбула может отсутствовать. В этом случае текст начинается со слова "Постановляю:", после которого излагается распорядительная часть. В указах Губернатора Алтайского края о награждении слово "постановляю" отсутствует;

постановляющая часть: содержит нормативные положения и, при необходимости, поручения, печатается с прописной буквы с красной строки, может подразделяться на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой;

приложения к указу Губернатора Алтайского края: оформляются согласно пункту 16.10.2 раздела 16 части IV настоящей Инструкции;

подпись: печатается на расстоянии 20 мм после текста и оформляется следующим образом:

Губернатор Алтайского края

И.О. Фамилия

17.2.3. Место издания правового акта, дата (оформляется словесно-цифровым способом) и регистрационный номер - проставляются после его подписания под реквизитом "подпись", печатаются от границы левого поля и выравниваются по левому краю. Например:

г. Барнаул

25 апреля 2014 года

N 48

17.2.4. Образец расположения реквизитов на бланке указа Губернатора Алтайского края приведен в приложении 20.

17.3. Распоряжения Губернатора Алтайского края

17.3.1. Распоряжения Губернатора Алтайского края оформляются на бланке установленной формы (приложение 14), который имеет следующие реквизиты:

герб Алтайского края: располагается по центру на 10 мм ниже верхнего края листа;

наименование вида правового акта: печатается на 5 мм ниже герба (интервал "перед 12 пт" (0,42 см) прописными буквами, состоит из слова "Распоряжение", напечатанного шрифтом Liberation Sans 18 полужирным разреженным на 5 пт (0,17 см), и слов "Губернатора Алтайского края", напечатанных шрифтом PT Astra Serif 16 разреженным на 1 пт (0,03 см) с двойным междустрочным интервалом от предыдущей части реквизита.

17.3.2. При подготовке проекта распоряжения Губернатора Алтайского края исполнителем оформляются следующие реквизиты:

заголовок: формулируется с предлогом "О" ("Об") и отвечает на вопрос "о чем?", печатается на расстоянии 15 мм ниже реквизита "Наименование вида документа" шрифтом PT Astra Serif 14 полужирным через одинарный междустрочный интервал или интервал "точно 12 пт" (0,42 см), если состоит более чем из трех строк, с прописной буквы, выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится;

текст распоряжения: печатается на расстоянии 20 мм ниже заголовка, может состоять как из двух частей (констатирующей и распорядительной), так и из одной - распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания распоряжения.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием при необходимости исполнителя каждого действия. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой. В качестве исполнителей указываются органы исполнительной власти Алтайского края, структурные подразделения Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края и другие организации с обозначением фамилии и инициалов их руководителей в именительном падеже в скобках;

приложения к распоряжению Губернатора Алтайского края оформляются согласно пункту 16.10.2 раздела 16 части IV настоящей Инструкции;

подпись: печатается на расстоянии 20 мм после текста и оформляется следующим образом:

Губернатор Алтайского края

И.О. Фамилия

17.3.3. Место издания правового акта, дата (оформляется словесно-цифровым способом) и регистрационный номер (дополняется индексом "-рг" ("-ргк" и др.) - проставляются после его подписания под реквизитом "подпись", печатаются от границы левого поля и выравниваются по левому краю. Например:

г. Барнаул

25 апреля 2021 года

N 48-рг

17.3.4. Образец расположения реквизитов на бланке распоряжения Губернатора Алтайского края приведен в приложении 21.

17.4. Постановления Правительства Алтайского края

17.4.1. Постановления Правительства Алтайского края оформляются на бланке установленной формы (приложение 16), который имеет следующие реквизиты:

герб Алтайского края: располагается по центру на 10 мм ниже верхнего края листа;

наименование организации - автора документа ("Правительство Алтайского края"): печатается по центру на 5 мм ниже герба прописными буквами шрифтом PT Astra Serif 13 полужирным разреженным на 1 пт (0,03 см);

наименование вида правового акта ("Постановление"): печатается по центру на 8 мм ниже предыдущего реквизита прописными буквами шрифтом Liberation Sans 18 полужирным разреженным на 4,2 пт (0,15 см).

17.4.2. При подготовке постановления Правительства Алтайского края исполнителем оформляются следующие реквизиты:

заголовок: формулируется с предлогом "О" ("Об") и отвечает на вопрос "о чем?", печатается от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением первой) на расстоянии 30 мм от предыдущего реквизита через одинарный междустрочный интервал или интервал "точно 12 пт" (0,42 см), если состоит более чем из трех строк, выравнивается по ширине. Предельно допустимая длина строки в данном случае составляет 80 мм. В конце заголовка точка не ставится;

текст постановления составляется следующим образом:

констатирующая часть (преамбула) завершается словами "Правительство Алтайского края постановляет:" (последнее слово печатается с межбуквенным интервалом "разреженный на 2 пт" (0,07 см);

в исключительных случаях преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. В этом случае текст начинается со слов "Правительство Алтайского края постановляет", после которых ставится двоеточие, и далее с красной строки и прописной буквы излагается постановляющая часть;

постановляющая часть проектов постановлений Правительства Алтайского края, как правило, подразделяется на пункты, в каждом из которых содержатся нормативные положения, а также при необходимости отдельные поручения. Поручения включают содержание самого поручения и наименование органа исполнительной власти Алтайского края, структурного подразделения Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края или другой организации с обозначением фамилии и инициалов их руководителей в именительном падеже в скобках;

приложения к постановлениям оформляются согласно пункту 16.10.2 раздела 16 части IV настоящей Инструкции;

подпись: печатается на расстоянии 20 мм после текста и оформляется следующим образом:

Губернатор Алтайского края, Председатель Правительства Алтайского края

И.О. Фамилия

17.4.3. Место издания правового акта, дата (оформляется цифровым способом) и регистрационный номер проставляются после его подписания, печатаются на расстоянии 15 мм ниже реквизита "вид правового акта". Дата и номер документа печатаются соответственно по левому и правому краям листа шрифтом PT Astra Serif 14. Место составления (г. Барнаул) печатается по центру строки шрифтом Liberation Sans 10. Например:

10.12.2017	N 407
г. Барнаул

17.4.4. Образец расположения реквизитов на бланке постановления Правительства Алтайского края представлен в приложении 23.

17.5. Распоряжения Правительства Алтайского края

17.5.1. Распоряжения Правительства Алтайского края создаются на бланке установленной формы (приложение 17), который имеет следующие реквизиты:

герб Алтайского края: располагается по центру на 10 мм ниже верхнего края листа;

наименование вида правового акта ("Распоряжение"): печатается по центру на 8 мм ниже предыдущего реквизита прописными буквами, шрифтом Liberation Sans 18 полужирным разреженным на 4,2 пт (0,15 см).

17.5.2. При подготовке проекта распоряжения Правительства Алтайского края исполнителем оформляются следующие реквизиты:

текст: печатается на 20 мм ниже заголовка. Текст распоряжения может иметь преамбулу, однако в ней отсутствуют слова "Правительство Алтайского края постановляет". Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием при необходимости исполнителя каждого действия. Распорядительная часть, как правило, делится на пункты (подпункты), которые нумеруются арабскими цифрами с точкой. В качестве исполнителей указываются органы исполнительной власти Алтайского края, структурные подразделения Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края и другие организации с обозначением фамилии и инициалов их руководителей в именительном падеже в скобках;

приложения к распоряжениям Правительства Алтайского края оформляются согласно пункту 16.10.2 раздела 16 части IV настоящей Инструкции;

подпись: печатается на расстоянии 20 мм после текста и оформляется следующим образом:

Губернатор Алтайского края, Председатель Правительства Алтайского края

И.О. Фамилия

17.5.3. Место издания правового акта, дата (оформляется цифровым способом) и регистрационный номер проставляются после его подписания, печатаются на расстоянии 15 мм ниже реквизита "вид правового акта". Дата и номер документа печатаются соответственно по левому и правому краям листа шрифтом PT Astra Serif 14, регистрационный номер дополняется индексом "-р" ("-к" и др.). Место составления (г. Барнаул) печатается по центру строки шрифтом Liberation Sans 10. Например:

10.02.2017	N 47-р
г. Барнаул

17.5.4. Образец расположения реквизитов на бланке распоряжения Правительства Алтайского края представлен в приложении 24.

17.6. Оформление проекта правового акта о внесении изменений в правовые акты Губернатора и Правительства Алтайского края

17.6.1. При внесении изменений в правовой акт в тексте документа о внесении изменений обязательно указывается вид акта, дата его подписания, его регистрационный номер и наименование ("Внести изменения в постановление Правительства Алтайского края от 17.08.2017 N 304 "Об организации правотворческой деятельности Губернатора Алтайского края, Правительства Алтайского края и иных органов исполнительной власти Алтайского края"). Если в правовой акт ранее уже вносились изменения, все прежние редакции указываются в скобках после наименования документа ("в редакции от ... N ..., от ... N ...").

В заголовке документа о внесении изменений указываются только вид документа, в который вносятся изменения, наименование организации - автора документа, его дата и номер (без заголовка документа, в который вносятся изменения).

Если изменения вносятся в несколько документов одного вида (например, только в постановления), заголовок формулируется следующим образом: "О внесении изменений в некоторые постановления Правительства Алтайского края".

Если изменения вносятся в несколько документов разного вида (например, в постановления и распоряжения), заголовок формулируется следующим образом: "О внесении изменений в некоторые акты Правительства Алтайского края".

Если актом о внесении изменений признаются утратившими силу акты (части актов), заголовок формулируется следующим образом: "О некоторых актах Правительства Алтайского края".

17.6.2. Вносимые в правовой акт изменения должны излагаться последовательно с указанием конкретной структурной единицы, в которую вносятся изменения.

Внесение изменений в правовой акт следует оформлять начиная с наименьшей структурной единицы ("абзац первый пункта 3 дополнить словами ...").

В тексте правового акта абзац признается утратившим силу. В случае, когда соответствующий абзац еще не вступил в силу, а необходимость в нем отпала, применяется термин "исключить".

В тексте правового акта исключаются отдельные слова, словосочетания, цифры, предложения.

При внесении изменений и признании утратившими силу структурных единиц их нумерация не изменяется.

При признании абзаца утратившим силу пересчет последующих абзацев производится с учетом утраченной единицы.

При дополнении структурной единицы абзацами в начало или середину нумерация осуществляется с учетом дополненного абзаца.

Если при внесении изменений в правовой акт меняется наименование утвержденного им положения (порядка, перечня и т.д.), то изменение данного наименования в обозначении приложений к указанному положению осуществляется автоматически.

Если необходимо признать утратившей силу структурную часть правового акта, утвержденную одним из его пунктов, то утратившим силу признается данный пункт, а указанная структурная часть признается утратившей силу автоматически.

17.6.3. Примеры оформления изменений, вносимых в постановления и распоряжения Правительства Алтайского края:

а) в постановлениях Правительства Алтайского края о внесении изменений заголовок, преамбула и текст оформляются следующим образом:

"О внесении изменений в постановление Правительства Алтайского края от 05.09.2017 N 436

В соответствии (в связи) с... Правительство Алтайского края постановляет:

Внести в постановление Правительства Алтайского края от 05.09.2017 N 436 "Название" (в редакции от ... N ..., от ... N ...) следующие изменения:";

б) распоряжения Правительства Алтайского края о внесении изменений, как правило, не имеют преамбулы, их текст начинается со слов:

"Внести в распоряжение Правительства Алтайского края от 15.08.2017 N 280-р "Название" (при наличии) (в редакции от ... N ..., от ... N ...) следующие изменения:";

в) далее в указанных документах с абзаца, через точку с запятой следует перечисление изменений (изменения не нумеруются), например:

"в пункте 2 слова "какие именно" заменить словами "какими именно" (если эти слова встречаются в пункте не один раз в разных формах, то добавляются слова "в соответствующем падеже");

абзац третий пункта 4 изложить в следующей редакции:

"текст, знак, который будет стоять в конце абзаца в основном документе";

пункт 5 изложить в следующей редакции:

"5. текст (с прописной или строчной буквы - в зависимости от знака, который стоит в конце предыдущего пункта), знак, который будет стоять в конце пункта";

в Положении о..., утвержденном указанным постановлением (распоряжением):

подпункт 2.1 изложить в следующей редакции:

"2.1. текст (с прописной или строчной буквы - в зависимости от знака, который будет стоять в конце предыдущего подпункта), знак, который будет стоять в конце подпункта";

в подпункте 3.3 слова (число, цифру, предложение) "какие именно" исключить.

17.6.4. При внесении изменений в несколько правовых актов нумерация в тексте осуществляется по количеству актов, в которые вносятся изменения.

В случае внесения изменения в приложение путем изложения его в новой редакции текст новой редакции приложения является приложением к тексту изменяющего правового акта.

При одновременном внесении в правовой акт изменений и признании утратившими силу структурных единиц данного правового акта положения о внесении изменений и об утрате силы должны быть изложены последовательно.

17.6.5. В случае если в правовой акт вносится большое количество изменений (оформление которых занимает более трех страниц), такие изменения оформляются приложением. При этом прежние редакции указываются в тексте правового акта, а в приложении ссылка на них не делается. Например:

Внести в постановление Правительства Алтайского края от ... N ... "Название" (в редакции от ... N ...) изменения согласно приложению.

Приложение оформляется следующим образом:

Приложение
к постановлению Правительства
Алтайского края
от 2023 N___

Изменения,
которые вносятся в постановление Правительства Алтайского края от ... N ...

Формулировка заголовка приложения зависит от заголовка постановления.

17.6.6. Внесение изменений в таблицу осуществляется следующим образом:

а) если изменения вносятся в название таблицы: "в названии таблицы слова "какие именно" заменить словами "какими именно";

б) если изменения вносятся в текст таблицы: "в графе (порядковый номер) позиции (указывается либо порядковый номер позиции, либо при его отсутствии цитируется полностью название позиции) слова "какие именно" (или число, если меняется сумма) заменить словами "какими именно" (или числом);

в) если меняется содержание отдельных позиций в таблице, представленной в книжном формате:

позицию 5 таблицы 1 изложить в следующей редакции:

Дорожный фонд субъектов

400,9

450,6";

либо, если в новой редакции излагается несколько позиций:

отдельные позиции таблицы 1 изложить в следующей редакции:

Объемы
финансирования дорожно-строительных работ

N п/п	Источники финансирования	Сумма (тыс. руб.)
		в 2017 г.	в 2018 г.
<...>
5	Дорожный фонд субъектов	400,9	450,6
<...>
15	Внебюджетные источники	300,0	380,0
<...>
23	Итого	2900,0	3390,0

Знаком "<...>" в таблице обозначаются позиции, остающиеся без изменения;

г) если меняется содержание отдельных позиций в таблице, представленной в альбомном формате:

"отдельные позиции таблицы (номер или наименование) изложить в редакции согласно приложению (номер, если приложений несколько) к настоящему постановлению". Далее к документу о внесении изменений составляется приложение в виде озаглавленной таблицы, содержащей позиции в новой редакции и остающиеся без изменения позиции в виде пустых строк со значком "<...>".

Если все изменения, вносимые в документ, оформлены в виде приложения и среди них есть пункт об изложении отдельных позиций какой-либо таблицы, представленной в альбомном формате (либо об изложении приложения к документу, в который вносятся изменения), в новой редакции, то это формулируется следующим образом:

"отдельные позиции таблицы (номер или наименование) (либо: отдельные позиции приложения к указанному постановлению) изложить в редакции согласно приложению (номер) к настоящим изменениям";

д) при необходимости удалить позицию таблицы используется формулировка "позицию (номер или наименование) исключить".

17.7. Протоколы заседаний Правительства Алтайского края

Протокол заседания Правительства Алтайского края оформляется на листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты:

17.7.1. Гриф утверждения документа (см. пункт 16.9.2 раздела 16 части IV).

17.7.2. Наименование вида документа: слово "Протокол" печатается на 20 мм ниже предыдущего реквизита прописными буквами и выравнивается по центру. Ниже строчными буквами печатается вид заседания в родительном падеже и дата, когда оно состоялось (в цифровом формате) - "заседания Правительства Алтайского края, состоявшегося 07.03.2017". Слова выравниваются по центру, междустрочный интервал "точно 12 пт" (0,42 см).

17.7.3. Номер протокола: обозначается арабскими цифрами и дополняется индексом "Прот-ЗП-", например "Рег. N Прот-ЗП-4", печатается на следующей строке.

17.7.4. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

17.7.4.1. Во вводной части протокола оформляются следующие реквизиты:

а) участвующие:

слова "Председательствующий", "Присутствовали" печатаются от левой границы текстового поля с прописной буквы.

После слова "Председательствующий" ставится тире и указывается должность председательствующего, его фамилия и инициалы.

После слова "Присутствовали" ставится двоеточие и указываются фамилии и инициалы присутствующих.

Реквизит "Присутствовали" состоит из списка членов Правительства Алтайского края, участвовавших в заседании, и списка приглашенных (печатается через два междустрочных интервала).

Если количество приглашенных превышает 15 человек, делается ссылка на список. Например:

Присутствовали:

члены Правительства Алтайского края:

Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О., ...

приглашенные: 16 человек (список прилагается).

б) повестка дня:

слова "Повестка дня" отделяются от предыдущего реквизита одной пропущенной строкой, печатаются прописными буквами и выравниваются по центру. После них ставится двоеточие. Вопросы в повестке дня оформляются с абзацным отступом, выравниваются по ширине страницы, нумеруются арабскими цифрами с точкой и формулируются в предложном падеже с предлогами "о" или "об". Не рекомендуется вопрос или группу вопросов обозначать словом "Разное".

17.7.4.2. Основная часть протокола печатается через один междустрочный интервал.

Основная часть протокола заседания Правительства Алтайского края состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме слушали - выступили - решили.

Слова "Слушали", "Выступили", "Решили" пишутся прописными буквами с абзацным отступом от левой границы текстового поля, после них ставится двоеточие. Перед словом "Слушали" проставляется номер вопроса повестки дня, может указываться наименование обсуждаемого вопроса.

В разделе "Слушали" приводятся фамилии, инициалы и должности докладчиков, если наименование должности не указано в повестке дня (в родительном падеже). Затем излагается содержание доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада прилагается к протоколу, то в тексте протокола делается ссылка на него.

В разделе "Выступили" приводятся фамилии и инициалы выступающих (в именительном падеже).

Вопросы к докладчику, выступающим и ответы протоколируются по мере поступления с указанием фамилий и инициалов выступающих.

В разделе "Решили" излагаются принятые решения по данному вопросу повестки дня, которые при необходимости могут оформляться в виде поручений с перечислением ответственных лиц и указанием сроков исполнения (в цифровом формате).

Пункт решения имеет двойную нумерацию: первая цифра соответствует номеру вопроса, вторая - порядку следования решения. Например:

1.5. Проводить мониторинг заработной платы сельскохозяйственных товаропроизводителей Алтайского края в 2023 году.

Ответственный - Фамилия И.О.

Срок исполнения - 27.04.2023

Проекты поручений не должны содержать формулировок, допускающих неоднозначность толкования излагаемых в них заданий.

2.8. Рекомендовать органам местного самоуправления Алтайского края создать на официальных сайтах раздел "Исполнение поручений и указаний Президента Российской Федерации ..."

В случае если поручение дано всем руководителям органов исполнительной власти, органов местного самоуправления, ответственные лица называются обобщенно, а отметкой "(свод)" определяется ответственный исполнитель по данному поручению. Например:

Ответственные - руководители администраций муниципальных районов, городских и муниципальных округов Алтайского края, Фамилия И.О. (свод)

После даты в строке "Срок исполнения" знак препинания не ставится.

Сроки исполнения должны быть установлены с учетом реальной возможности реализации поручений в указанные сроки в полном объеме.

17.7.4.3. При необходимости приводятся итоги голосования:

за - ___, против - ___, воздержались - ___.

17.7.4.4. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения, либо делается ссылка о наличии приложения, содержащего особое мнение.

17.7.5. Реквизит "подпись" отделяется от текста тремя междустрочными интервалами.

Протокол заседания подписывается руководителем секретариата Губернатора Алтайского края Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края. Подпись состоит из наименования должности, личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Образец оформления проекта протокола заседания Правительства Алтайского края приведен в приложении 27 к настоящей Инструкции.

17.8. Протоколы заседаний (совещаний) коллегиальных органов

Данный протокол оформляется на листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты:

17.8.1. Наименование вида документа: слово "Протокол" печатается прописными буквами вдоль границы верхнего поля и выравнивается по центру. Ниже строчными буквами по центру печатается вид заседания и наименование коллегиального органа в родительном падеже. В случае проведения заседания в заочной форме данный реквизит дополняется словами "в заочной форме". Реквизит выравнивается по центру, междустрочный интервал "точно 12 пт" (0,42 см).

17.8.2. Место проведения совещания: печатается шрифтом PT Astra Serif 14 через два междустрочных интервала после реквизита "Вид заседания" и выравнивается по центру (г. Барнаул, г. Белокуриха и др.).

17.8.3. Дата протокола: оформляется цифровым способом и печатается от границы левого поля на одном уровне с реквизитом "Место проведения совещания". Датой протокола является дата проведения протоколируемого события. Если оно продолжается несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания совещания. Для заседаний в заочной форме указываются даты начала и окончания голосования членов коллегиального органа.

17.8.4. Номер протокола: присваивается документу секретарем коллегиального органа в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов. Номер протокола обозначается арабскими цифрами, может дополняться буквенными индексами. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании. Номер протокола располагается на одном уровне с реквизитом "Дата протокола" и выравнивается по границе правого поля документа.

17.8.5. Вводная часть протокола оформляется через два междустрочных интервала от предыдущего реквизита и включает в себя следующие реквизиты:

а) участвующие:

слова "Председатель", "Председательствующий" (если обязанности председателя выполняет иное лицо), "Секретарь", "Присутствовали" печатаются от левой границы текстового поля с прописной буквы.

После слов "Председатель", "Председательствующий", "Секретарь" ставится тире, после слова "Присутствовали" - двоеточие.

Реквизит "Присутствовали" состоит из списка членов коллегиального органа, участвовавших в заседании, и списка приглашенных.

Если общее количество присутствующих превышает 15 человек, делается ссылка на список. Например:

Присутствовали: 16 человек (список прилагается).

Фамилии и инициалы присутствующих перечисляются в алфавитном порядке через запятую. В списке приглашенных фамилии перечисляются в алфавитном порядке с указанием должностей. Наименования должностей можно указывать обобщенно (члены комиссии, руководители органов исполнительной власти);

б) повестка дня:

слова "Повестка дня" пишутся прописными буквами и выравниваются по центру. После них ставится двоеточие. Вопросы в повестке дня оформляются с абзацным отступом от границы левого поля, нумеруются арабскими цифрами с точкой и формулируются в предложном падеже с предлогами "о" или "об". Не рекомендуется вопрос или группу вопросов обозначать словом "разное".

17.8.6. Основная часть протокола печатается через один междустрочный интервал.

Основная часть протокола заседания (совещания) коллегиального органа состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме слушали - выступили - решили.

В разделе "Слушали" приводятся фамилии, инициалы и должности докладчиков, если наименование должности не указано в повестке дня (в родительном падеже). Затем излагается содержание доклада. Если текст доклада прилагается к протоколу, то делается ссылка на него.

В разделе "Выступили" приводятся фамилии и инициалы выступающих (в именительном падеже).

В разделе "Решили" излагаются принятые решения по данному вопросу повестки дня, которые при необходимости могут дополняться поручениями с перечислением ответственных лиц и указанием сроков исполнения (в цифровом формате).

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения либо оформляется в качестве приложения к протоколу.

При необходимости в протоколе отражаются итоги голосования.

Протоколы заседаний, проведенных в заочной форме, как правило, состоят из вводной части и раздела "Решили".

17.8.7. Подпись отделяется от текста тремя междустрочными интервалами. Протокол заседания подписывается председателем (председательствующим) и секретарем. В подписи указывается статус лица в составе комиссии (см. пункт 16.12.5 раздела 16 части IV).

В случае если председателем органа является Губернатор Алтайского края, в подписи его статус дополняется наименованием должности через запятую. Например:

Председатель совета, Губернатор Алтайского края

И.О. Фамилия

или:

Председатель комиссии, Губернатор Алтайского края, Председатель Правительства Алтайского края

И.О. Фамилия

Образец оформления проекта данного вида протокола приведен в приложении 28 к настоящей Инструкции.

17.9. Оформление решений рабочих совещаний Правительства Алтайского края

17.9.1. Протоколы рабочих совещаний Правительства Алтайского края

Протоколы рабочих совещаний Правительства Алтайского края оформляются на листах бумаги формата А4 и имеют следующие реквизиты:

17.9.1.1. Гриф утверждения (см. пункт 16.9.2 раздела 16 части IV).

17.9.1.2. Наименование вида документа: слово Протокол печатается на 20 мм ниже грифа утверждения прописными буквами и выравнивается по центру. Ниже печатается должность, фамилия и инициалы лица, у которого проводилось совещание, наименование совещания (в родительном падеже) с указанием вопроса совещания при необходимости, место и дата его проведения (оформляется цифровым способом). Данный реквизит выравнивается по центру, междустрочный интервал "точно 12 пт" (0,42 см).

17.9.1.3. Номер протокола: обозначается арабскими цифрами и дополняется индексом "Прот-", например: "Рег. N Прот-8".

17.9.1.4. В вводной части указываются лица, участвующие в совещании (в именительном падеже, по должности и в алфавитном порядке). Например:

Присутствовали:

Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О., ...

17.9.1.5. В основной части протокола указывается номер вопроса (согласно очередности его рассмотрения), наименование вопроса (о чем?) печатается по центру и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного междустрочного интервала.

Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса, первая - фамилия докладчика (докладчиков), затем - выступивших. Фамилии печатаются через один междустрочный интервал, выравниваются по центру.

Затем по пунктам указывается принятое по вопросу решение. Пункт решения имеет двойную нумерацию: первая цифра соответствует номеру вопроса, вторая - порядку следования решения. При необходимости могут указываться лица, ответственные за исполнение решения, и сроки исполнения.

Если поручение дается лицу, не находящемуся в подчинении Правительства Алтайского края, используется формулировка, начинающаяся со слов "Рекомендовать" или "Предложить", а при указании ответственного лица, как правило, добавляется уточнение "(по согласованию)".

17.9.1.6. Документ подписывается лицом, ответственным за ведение протокола. Реквизит "подпись" состоит из наименования должности, личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Образец оформления проекта протокола рабочего совещания Правительства Алтайского края приведен в приложении 29 к настоящей Инструкции.

17.9.2. Протокол (перечень) поручений, данных на рабочем совещании Правительства Алтайского края

Протокол рабочего совещания Правительства Алтайского края может быть оформлен в виде протокола (перечня) поручений. Данный документ печатается на листах формата А4 и имеет следующие реквизиты:

17.9.2.1. Гриф утверждения (см. пункт 16.9.2 раздела 16 части IV).

17.9.2.2. Наименование вида документа, включающее в себя наименование совещания, место и дату его проведения. Слова выравниваются по центру, междустрочный интервал "точно 12 пт" (0,42 см). Например:

Протокол
поручений, данных по итогам совещания по вопросу начала отопительного сезона, состоявшегося в г. Бийске 30.08.2023

17.9.2.3. Номер протокола: обозначается арабскими цифрами и дополняется индексом "Прот-", например: "Рег. N Прот-9".

17.9.2.4. Ниже через одну пропущенную строку оформляются поручения в виде пунктов, пронумерованных арабскими цифрами, с перечислением ответственных лиц и указанием сроков исполнения (в цифровом формате). В каждом пункте отдельными строками указываются ответственный исполнитель либо группа исполнителей и конкретная дата исполнения, после даты в строке "Срок исполнения" знак препинания не ставится. Например:

7. Организовать подготовку и проведение совещания по итогам работы дорожной отрасли края в 2023 году.

Ответственные - Фамилия И.О., Фамилия И.О.

Срок исполнения - 23.12.2023

Ответственные - руководители органов исполнительной власти Алтайского края, Фамилия И.О. (свод)

17.9.2.5. Реквизит "подпись": состоит из наименования должности, личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) лица, ведущего протокол.

Образец оформления проекта протокола (перечня) поручений, данных на рабочем совещании Правительства Алтайского края, приведен в приложении 30 к настоящей Инструкции.

17.9.3. Протоколы совещаний, которые проводят заместители Председателя Правительства Алтайского края, оформляются в соответствии с вышеуказанными положениями Инструкции.

17.10. Поручения, данные на оперативных совещаниях Правительства Алтайского края

Поручения, данные на оперативных совещаниях Правительства Алтайского края, оформляются по аналогии с протоколами поручений, данными на рабочих совещаниях Правительства Алтайского края, в соответствии с приложением 31 к настоящей Инструкции.

17.11. Личные поручения Губернатора Алтайского края

Личные поручения Губернатора Алтайского края, а также заместителей Председателя Правительства Алтайского края оформляются на бланке личного поручения, изготовленном на листе бумаги формата А5, в соответствии с образцом, приведенным в приложении 32 к настоящей Инструкции.

При необходимости личное поручение может содержать заголовок (печатается полужирным шрифтом) и состоять из нескольких пунктов, в этом случае ответственные исполнители и сроки исполнения обозначаются отдельно по каждому пункту.

Для многостраничных поручений на последнем листе указываются инициалы и фамилия подписывающего лица.

17.12. Оформление выписки из протокола

При оформлении выписки из протокола используются следующие реквизиты (переносятся из протокола):

заголовок: содержит указание на то, что данный документ является выпиской;

дата протокола;

регистрационный номер документа.

Из текста протокола воспроизводится вводная часть, далее указывается пункт, из которого делается выписка. Нумерация пунктов не меняется (если пункт был вторым, то он останется вторым и в выписке).

Из основной части полностью переносится текст необходимого пункта.

Реквизит "подпись" оформляется без указания собственноручных подписей.

Для придания выписке юридической силы оформляется реквизит "отметка о заверении копии".

17.13. Служебное письмо

17.13.1. Письма Губернатора Алтайского края, Председателя Правительства Алтайского края, заместителей Председателя Правительства Алтайского края оформляются на соответствующих бланках (приложения 15, 18, 19).

Бланк письма Губернатора Алтайского края включает в себя следующие реквизиты:

цветное изображение герба Алтайского края, расположенное на расстоянии 10 мм от верхнего края листа;

наименование должности лица, издавшего документ, - "Губернатор Алтайского края": печатается шрифтом PT Astra Serif 22;

справочные данные об организации: почтовый адрес, телефон, факс и адрес электронной почты органа - автора документа - печатается шрифтом PT Astra Serif 12 в две строки через интервал "точно 12 пт" (0,42 см). Данный реквизит отделяется от предыдущего сплошной жирной чертой.

Продольный бланк письма Правительства Алтайского края состоит из следующих реквизитов:

герб Алтайского края (в цветном или черно-белом варианте): печатается по центру листа (с учетом левого и правого полей) на расстоянии 10 мм от верхнего края листа;

наименование органа, издавшего документ, - Правительство Алтайского края: печатается под гербом Алтайского края шрифтом PT Astra Serif 14 прописными буквами полужирный с межбуквенным интервалом "разреженный на 1 пт" (0,03 см);

справочные данные об организации: почтовый адрес, телефон, факс и адрес электронной почты органа - автора документа: печатается шрифтом PT Astra Serif 9 в одну строку, отделяется от предыдущего реквизита сплошной жирной чертой.

При необходимости бланк может содержать место для проставления даты и номера документа в виде ограничительных линий и значка "N": печатается от границы левого поля на расстоянии 10 мм от предыдущего реквизита, длина строки должна составлять 75 мм.

17.13.2. Реквизит "адресат" оформляется в верхнем правом углу документа на расстоянии 10 мм ниже реквизита "справочные данные об организации" и 75 мм от границы правого поля, печатается через интервал "точно 12 пт" (0,42 см) без переносов и выравнивается по левому краю.

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

При адресовании письма органу власти указывается его полное или сокращенное наименование в именительном падеже. Если приводится полное наименование федерального министерства, то оно дополняется словами "Российской Федерации", если сокращенное - "России".

Например:

Министерство здравоохранения

Российской Федерации

или:

Минздрав России

При направлении документа конкретному лицу в организации наименование организации и структурного подразделения (при необходимости) входит в состав наименования должности адресата, должность и фамилия печатаются через один пропущенный междустрочный интервал и приводятся в дательном падеже, при этом инициалы ставятся перед фамилией и отделяются от нее пробелом. При адресовании документа должностному лицу почтовый адрес не указывается.

Например:

Министру здравоохранения

Российской Федерации

И.О. Фамилия

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите "адресат" указываются в именительном падеже наименование организации, ниже через один пропущенный междустрочный интервал наименование структурного подразделения.

Например:

Министерство здравоохранения

Российской Федерации

Департамент учетной политики и контроля

Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений этой организации, то их следует указывать обобщенно.

Например:

Администрации муниципальных районов, городских и муниципальных округов

Алтайского края

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом "адресат" в скобках указывается: "(по списку)".

Например:

Руководителям структурных подразделений Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края

(по списку)

В письмах, направляемых в органы власти и местного самоуправления, постоянным корреспондентам, а также в письмах, направление которых будет осуществляется только по электронным каналам связи, почтовый адрес не указывается.

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем через одну пропущенную строку - адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

Например:

Фамилия И.О.

Льва Толстого ул., д. 67, кв.5,

г. Барнаул, Алтайский край,

656049

При отправке письма по электронной почте (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается.

При необходимости в реквизите может быть указан адрес электронной почты.

К документу, содержащему более четырех адресатов, составляется список рассылки. На каждом документе указывается только один адресат или адресат оформляется обобщенно. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.

17.13.3. В письмах Губернатора Алтайского края дата документа и регистрационный номер документа проставляются после подписания письма в верхнем левом углу документа от границы левого поля на уровне реквизита "адресат".

В письмах Правительства Алтайского края данные реквизиты проставляются в ограничительных отметках, предусмотренных бланком документа.

17.13.4. В письмах Губернатора Алтайского ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта (в случае если документ является ответом) печатается от границы левого поля на расстоянии одного пропущенного интервала ниже реквизита "адресат".

При подготовке писем-ответов Правительства Алтайского края используется специальный вариант бланка письма, содержащий ограничительную отметку для проставления данного реквизита.

17.13.5. Заголовок к тексту (при необходимости) печатается под реквизитом "ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта", формулируется с предлогом "О" ("Об") и отвечает на вопрос "о чем?", длина строки реквизита не должна превышать 75 мм, многострочные заголовки печатаются через интервал "точно 12 пт" (0,42 см), выравниваются по ширине.

17.13.6. Текст документа, как правило, состоит из двух частей. В первой части (констатирующей) указывают причины, основания, цели составления письма, во второй - решения, просьбы, поручения, рекомендации. В тексте письма констатирующая часть может отсутствовать.

Деловое (служебное) письмо должно быть посвящено одному вопросу. Если необходимо обратиться одновременно по нескольким вопросам, рекомендуется составить отдельное письмо по каждому из них. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны.

Текст печатается с отступом 20 мм от реквизита, за которым он следует.

Если письмо адресовано конкретному человеку, оно должно начинаться с обращения, основной текст отделяется от обращения одной пропущенной строкой.

Например:

Уважаемый Имя Отчество!

Текст письма на бланке Губернатора Алтайского края (должностного лица) излагается от первого лица единственного числа (... прошу рассмотреть ...).

Текст письма на бланке организации излагается от первого лица множественного числа (... просим рассмотреть ...) или излагается от третьего лица единственного числа (... Правительство Алтайского края просит рассмотреть ...).

17.13.7. Отметка о наличии приложений (при необходимости) печатается от края левого поля без абзацного отступа, отделяется от текста одним междустрочным интервалом.

При наличии одного приложения слово "Приложение" пишется в единственном числе, а при наличии нескольких - во множественном числе ("Приложения").

Приложения для писем имеют самостоятельную нумерацию страниц.

Если в тексте письма есть ссылка на одно приложение и указано его наименование, то в отметке о наличии приложения указывается только количество листов и количество экземпляров прилагаемых документов.

Например:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо направляется только в электронном виде, то вместо количества экземпляров указывается вид направления.

Например:

Приложение: на 5 л. в электронном виде.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, количество листов и экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют арабскими цифрами с точкой.

Например:

Приложения: 1. Заключение к проекту закона Алтайского края ... на 3 л. в 2 экз.

2. Справка о доработке ... на 2 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается, реквизит оформляется следующим образом:

Приложение: сборник законодательных актов Алтайского края в 3 экз.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз., только в первый адрес.

Если приложение к документу на бумажном носителе представлено в электронном виде и содержится на цифровом носителе, в таком случае в отметке о наличии приложения указывается наименование носителя информации и количество экземпляров. Например:

Приложение: диск CD-R в 1 экз.

При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а отметка о наличии приложений оформляется следующим образом:

Приложения: согласно описи на 5 л.

Если приложение также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом:

Приложение: письмо Минтруда России от 05.06.2010 N 112-6/72 и приложение к нему, всего на 3 л.

17.13.8. Подпись должностного лица оформляется в соответствии с пунктом 16.12 раздела 16 части IV настоящей Инструкции.

При необходимости подписи может предшествовать (расстояние - один междустрочный интервал) заключительная этикетная фраза "С уважением," - печатается без абзацного отступа от края левого поля:

С уважением,

Заместитель Председателя Правительства Алтайского края

И.О. Фамилия

При необходимости также могут быть подписаны приложения к письму.

17.13.9. Отметка об исполнителе на письмах печатается шрифтом 10 размера на лицевой стороне последнего листа документа в нижнем колонтитуле от границы левого поля. В отметке указываются фамилия, имя, отчество и рабочий телефон исполнителя (исполнителей). Например:

Фамилия Имя Отчество

(3852) 12 34 56

17.13.10. Образцы расположения реквизитов на бланках писем представлены в приложениях 22, 25 к настоящей Инструкции.

17.13.11. Подписанные письма подлежат регистрации и отправке в соответствии с разделами 6 и 7 части II настоящей Инструкции.

Не допускается отправлять адресатам письма, не имеющие даты и регистрационного номера, за исключением предварительного направления информации на запросы вышестоящих и контролирующих органов.

17.14. Договоры (соглашения)

Договоры (соглашения) оформляются на стандартных листах бумаги формата А4.

Договор (соглашение) содержит следующие реквизиты:

наименование вида документа: Договор (Соглашение) - печатается от границы верхнего поля прописными буквами, выравнивается по центру;

заголовок к тексту: печатается ниже, выравнивается по центру, формулируется с предлогом "О" ("Об") и отвечает на вопрос "о чем?". Например:

Соглашение
о сотрудничестве между Правительством Алтайского края и Общероссийской общественной организацией "Деловая Россия"

текст документа: располагается на 30 мм ниже реквизита "заголовок к тексту". Текст договора (соглашения) состоит из преамбулы и статей (разделов). В преамбуле даются ссылки на документы, наделяющие должностное лицо полномочиями заключать договор (соглашение). Преамбула заканчивается словами "заключили настоящий договор (либо настоящее соглашение) о нижеследующем". После преамбулы ставится двоеточие. Статьи (разделы) нумеруются арабскими цифрами, могут иметь самостоятельные заголовки. Текст заканчивается почтовыми реквизитами (паспортными данными) субъектов, заключающих договор;

юридические адреса сторон (и банковские реквизиты при необходимости), между которыми заключаются соглашения. Например:

Правительство Алтайского края	Общероссийская общественная организация "Деловая Россия"
Ленина просп., д. 59, г. Барнаул, Алтайский край, 656049	Делегатская ул., д. 7, стр. 1, г. Москва, 127473

подписи должностных лиц каждой из сторон: оформляются в соответствии пунктом 16.12 раздела 16 части IV настоящей Инструкции и заверяются печатями организаций;

дата и регистрационный (учетный) номер: проставляются после подписания документа, как правило, между реквизитами "заголовок" и "текст документа". Формой соглашения могут быть предусмотрены ограничительные пометки для данных реквизитов или иное их расположение, а также дополнительное наличие реквизита "место составления".

После подписания сторонами документ подлежит передаче в отдел подготовки документов департамента по документационному обеспечению для регистрации (учета).

17.15. Доверенности

Доверенность оформляется в двух или более экземплярах в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации на бланке письма (без указания адресата) и содержит следующие реквизиты:

заголовок "Доверенность": печатается на расстоянии одного междустрочного интервала от предыдущего реквизита посредине строки прописными буквами, 14 шрифтом, полужирным, разреженным на 1 пт (0,03 см);

текст доверенности: должен содержать фамилию, имя, отчество (полностью), должность лица, действующего от имени Правительства Алтайского края, и правовой акт, на основании которого оно действует, перечисление предоставляемых полномочий (печатается на расстоянии 30 мм ниже заголовка);

срок действия доверенности: печатается отдельным абзацем через два междустрочных интервала от текста доверенности, число и месяц даты оформляются прописью, год - цифрами;

указание на возможность передоверия (в случае необходимости). Срок действия доверенности в таком случае не может превышать срока действия доверенности, на основании которой она выдана;

подпись оформляется в соответствии с пунктом 16.12 раздела 16 части IV настоящей Инструкции;

дата выдачи доверенности и регистрационный номер проставляются после подписания доверенности, печатаются на расстоянии 15 мм ниже реквизита "заголовок". Дата и номер документа печатаются соответственно по левому и правому краям листа, шрифтом PT Astra Serif 14. Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер имеет индекс "-д";

гербовая печать.

Отметка об исполнителе не проставляется.

Образец оформления проекта доверенности представлен в приложении 33 к настоящей Инструкции.

17.16. Телеграммы

17.16.1. Телеграмма оформляется на бумаге формата А4 в одном экземпляре и имеет следующие реквизиты:

отметка о категории телеграммы: для Губернатора и Правительства Алтайского края - "Правительственная телеграмма";

адресат: оформляется в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению данного реквизита для служебных писем (см. пункт 17.13.2 настоящего раздела Инструкции). Адрес, по которому должна быть доставлена телеграмма, оформляется в соответствии с правилами оказания услуг телеграфной связи. Телеграмма может быть адресована в несколько адресов (многоадресная телеграмма). Допускается прием телеграммы с одним и тем же текстом по списку адресов, который должен быть представлен вместе с телеграммой;

текст телеграммы: излагается кратко, прописными буквами, без переносов, не должен превышать одной машинописной страницы, от адресата отделяется тремя междустрочными интервалами; текст ответной телеграммы следует начинать с указания номера и даты документа, на который дается ответ, например: Т/264 от 25.03.2010;

наименование должности и расшифровка подписи лица, подписавшего телеграмму: Губернатор Алтайского края фамилия.

17.16.2. Дополнительные реквизиты телеграммы отделяются от основных сплошной горизонтальной чертой и печатаются строчными буквами.

Дополнительными реквизитами считаются:

дата подписания телеграммы;

наименование организации - Правительство Алтайского края;

справочные данные об органе, издавшем документ (почтовый адрес);

наименование должности, личная подпись, расшифровка подписи лица, подписавшего телеграмму:

Губернатор Алтайского края, Председатель Правительства Алтайского края

И.О. Фамилия

регистрационный номер телеграммы ставится после текста при регистрации (в формате НР ___).

17.16.3. Образец оформления проекта телеграммы представлен приложении 34 к настоящей Инструкции.

V. Подготовка и оформление документов Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края

18. Общие правила подготовки документов Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края

18.1. В процессе деятельности Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края сотрудниками Администрации создаются документы в соответствии с полномочиями Администрации.

Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил подготовки и оформления документов.

18.2. Подготовка проектов документов Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края осуществляется в соответствии с установленными настоящей Инструкцией правилами и требованиями других правовых актов Российской Федерации и Алтайского края.

18.3. Исполнители, осуществляющие подготовку документов, несут персональную ответственность за содержание документа, своевременность его принятия (издания), качество подготовки проекта, комплектность пакета документов, обеспечение согласования со всеми заинтересованными сторонами, соблюдение сроков и требований, установленных настоящей Инструкцией и законодательством Российской Федерации и Алтайского края.

18.4. Документы создаются на бланках и (или) в соответствии с шаблонами, образцами, формами, установленными настоящей Инструкцией или другими правовыми актами.

При подготовке документов Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края используются следующие виды бланков с воспроизведением герба Алтайского края:

бланк приказа Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края (приложение 35);

бланк письма Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края (приложение 36);

бланк письма структурного подразделения Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края (приложение 37).

Правовыми актами могут устанавливаться другие виды бланков, которые используются в деятельности Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, ее структурных подразделений и должностных лиц.

Бланки с воспроизведением герба Алтайского края используются в виде электронных шаблонов. При использовании электронных шаблонов бланки должны иметь установленный состав реквизитов, порядок их расположения и гарнитуры шрифта. Электронные шаблоны бланков должны быть защищены от несанкционированных изменений.

18.5. Оформление реквизитов документов осуществляется в соответствии с частью IV настоящей Инструкции.

Образцы расположения реквизитов документов на бланках Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края представлены в приложениях 38-40.

18.6. Право подписи тех или иных документов должностными лицами Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края устанавливается законодательством Российской Федерации и Алтайского края.

18.7. Документы, представляемые на подпись заместителю Председателя Правительства Алтайского края - руководителю Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, должны быть согласованы с руководителем структурного подразделения Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, подготовившего проект документа.

Документы, которые носят межведомственный (межотраслевой характер), должны быть согласованы с заинтересованными руководителями структурных подразделений Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, органов исполнительной власти Алтайского края.

18.8. Согласование документов (в том числе писем Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края) осуществляется в электронном виде в ЕСЭД.

В случае, когда текст проекта документа не может быть размещен в ЕСЭД в силу законодательства, или по решению департамента по документационному обеспечению согласование осуществляется на листах согласования Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края (приложение 41).

Для внутренних документов на бумажном носителе допускается визирование на самом проекте документа.

Для писем допускается согласование в виде резолюции "согласовано", оформленное на бланке резолюции визирующего лица.

18.9. Документы готовятся в одном экземпляре, за исключением случаев, установленных законодательством.

18.10. Необходимость регистрации в ЕСЭД проектов документов Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края определяется настоящей Инструкцией, другими правовыми актами и служебной необходимостью.

Проекты регистрируются в ЕСЭД в соответствии с разделом 14 части IV настоящей Инструкции.

18.11. Проекты документов, подготовленные с нарушением установленных требований и не прошедшие необходимого согласования, возвращаются для доработки департаментом по документационному обеспечению сотрудникам, подготовившим их.

18.12. Регистрация документов осуществляется структурными подразделениями Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края в соответствии с номенклатурой дел Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края.

19. Подготовка приказов Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края

19.1. Приказы Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края оформляются на бланке установленной формы (приложение 35) с соблюдением установленных настоящей Инструкцией правил подготовки и оформления документов. Образец расположения реквизитов документа на бланке представлен в приложении 38.

19.2. Подготовка приказов осуществляется в соответствии с Порядком организации правотворческой деятельности Губернатора Алтайского края, Правительства Алтайского края и иных органов исполнительной власти Алтайского края и требованиями других правовых актов Российской Федерации и Алтайского края.

19.3. Приказы подписываются заместителем Председателя Правительства Алтайского края - руководителем Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края.

19.4. К проектам приказов прилагаются:

реестр рассылки (приложение 4);

тексты правовых актов в действующих редакциях, в которые вносятся изменения или которые признаются утратившими силу (при внесении изменений подготавливается документ в текстовом формате, в котором графически отображены вносимые изменения ("ключ");

пояснительная записка.

К проектам приказов прилагаются документы, обосновывающие необходимость издания приказа, финансово-экономические расчеты и обоснования, экспертные заключения и иные документы.

К проектам приказов по кадровым вопросам, как правило, прилагается только реестр рассылки.

19.5. Разработанные сотрудниками структурных подразделений Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края проекты приказов полистно визируются их непосредственными исполнителями. Виза оформляется в виде подписи в нижней части оборотной стороны каждого листа проекта приказа с расшифровкой фамилии, имени и отчества на первом листе.

Руководителем структурного подразделения, подготовившего проект приказа, подписывается пояснительная записка к документу и в электронном виде в ЕСЭД согласовывается проект документа.

Пояснительная записка оформляется на бланке письма структурного подразделения и регистрируется в ЕСЭД.

Текст пояснительной записки в простой и лаконичной форме раскрывает цель и основания принятия правового акта, сущность проекта, его важнейшие положения и последствия принятия. В пояснительной записке также отражается необходимость принятия, отмены, изменения других правовых актов, необходимость проведения дополнительных экспертиз и процедур и их результаты.

19.6. Проекты приказов регистрируются в ЕСЭД в порядке, установленном разделом 14 части IV настоящей Инструкции.

19.7. Проекты приказов подлежат обязательному согласованию в электронном виде в ЕСЭД с заинтересованными руководителями структурных подразделений Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, органов исполнительной власти Алтайского края и других организаций, после чего проекты документов на бумажном носителе передаются в правовой департамент Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края для проведения экспертиз и согласования с начальником департамента.

По решению департамента по документационному обеспечению согласование проектов приказов может оформляться на листах согласования Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края (приложение 41).

19.8. Правовым департаментом Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края проводятся правовая и антикоррупционная экспертизы проектов приказов, после которых текст проекта полистно визируется сотрудником, проводившим данные экспертизы. Виза оформляется в виде подписи в нижней части оборотной стороны каждого листа проекта приказа с расшифровкой фамилии, имени и отчества на первом листе.

19.9. При согласовании проекта начальником правового департамента Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края дополнительно определяются необходимость и источник официального опубликования правового акта, обязательные адресаты для направления правового акта после принятия, с указанием этих сведений в РКПД в ЕСЭД (на листе согласования).

19.10. Проекты приказов нормативного характера направляются исполнителем в управление юстиции Алтайского края для правовой экспертизы.

19.11. После согласования в правовом департаменте Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края и проведения правовой экспертизы в управлении юстиции Алтайского края, при ее необходимости, проект приказа проходит лингвистическую экспертизу в департаменте по документационному обеспечению и согласовывается с начальником департамента по документационному обеспечению, после чего представляется на подпись заместителю Председателя Правительства Алтайского края - руководителю Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края.

19.12. После подписания приказы регистрируются в ЕСЭД в порядке, предусмотренном разделом 6 части II настоящей Инструкции. Департаментом по документационному обеспечению осуществляется их дальнейшее направление согласно реестру рассылки и отметкам в ЕСЭД (на листе согласования) в том числе для государственной регистрации и официального опубликования в установленном порядке.

19.13. Правовым департаментом Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края осуществляется направление приказов и сведений об источниках их официального опубликования в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Алтайскому краю.

19.14. Требования настоящего раздела Инструкции не распространяются на приказы об отпусках и на приказы о направлении в служебные командировки сотрудников Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края.

VI. Формирование, оперативное хранение и использование документов в структурных подразделениях Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края. Организация работы с архивными документами

20. Составление номенклатуры дел

20.1. Для обеспечения порядка формирования и учета документов, образующихся в процессе деятельности Губернатора Алтайского края, Правительства Алтайского края, Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, составляется номенклатура дел Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края (далее - "номенклатура дел") (приложение 42).

Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела (электронные дела), систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения и является основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края.

Номенклатура дел включается в ЕСЭД в качестве справочника, определяющего порядок систематизации электронных документов (электронных копий документов), включаемых в ЕСЭД.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

20.2. Номенклатура дел составляется специалистом, ответственным за архив Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края (далее - "специалист, ответственный за архив"), при методической помощи краевого государственного казенного учреждения "Государственный архив Алтайского края" (далее - КГКУ ГААК).

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положением об Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, положениями о структурных подразделениях Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, кодификатором структурных подразделений Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края и органов исполнительной власти Алтайского края (далее - "кодификатор"), штатным расписанием, планами и отчетами о работе, номенклатурами дел за прошедшие годы, нормативными актами, содержащими сведения об образующихся в деятельности Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края документах, типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения, а также предложениями к номенклатуре дел структурных подразделений Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края.

Ежегодно департамент по документационному обеспечению рассылает в структурные подразделения Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края запрос о предоставлении предложений к номенклатуре дел. В предложениях к номенклатуре дел в соответствии со структурой подразделений должны отражаться все документируемые участки деятельности с учетом их выбытия и появления новых по сравнению с номенклатурой дел за прошедший год. Данные предложения составляются в виде электронного документа сотрудником структурного подразделения Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, ответственным за делопроизводство, на бланке письма структурного подразделения, подписываются руководителем структурного подразделения электронной подписью и направляются в департамент по документационному обеспечению по ЕСЭД.

Если изменений в номенклатуре дел структурного подразделения Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края не произошло, достаточно направить в департамент по документационному обеспечению письмо в электронном виде с информацией об отсутствии предложений в номенклатуру дел и просьбой руководствоваться номенклатурой дел за прошедший год.

Образец письма с предложениями к номенклатуре дел представлен в приложении 43.

20.3. Номенклатура дел подписывается начальником департамента по документационному обеспечению, специалистом, ответственным за архив, предварительно согласовывается с центральной экспертной комиссией (далее - ЦЭК) Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, экспертно-проверочно-методической комиссией (далее - ЭПМК) Министерства культуры Алтайского края и утверждается заместителем Председателя Правительства Алтайского края - руководителем Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края.

Согласованная с ЭПМК Министерства культуры Алтайского края номенклатура в конце каждого года уточняется и утверждается заместителем Председателя Правительства Алтайского края - руководителем Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, после чего ежегодно вводится в действие. В структурные подразделения по ЕСЭД рассылаются выписки из соответствующих разделов номенклатуры дел для учета и использования в работе.

20.4. Номенклатура дел согласовывается с ЭПМК Министерства культуры Алтайского края не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений в Правительстве Алтайского края и Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края. В случае изменений функций и структуры Правительства Алтайского края и Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края номенклатура дел подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению.

20.5. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие всю документируемую деятельность Губернатора Алтайского края, Правительства Алтайского края, Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, постоянно и временно действующих совещательных и коллегиальных органов (комиссий, советов, рабочих групп), в том числе документы, содержащие сведения ограниченного доступа, регистрационные и учетные журналы, реестры регистрационных карточек, базы данных, в необходимых случаях - копии документов.

Заголовки электронных дел включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и заголовки дел на бумажном носителе, но в графе "Примечание" номенклатуры дел проставляется отметка "ЭД в ЕСЭД".

Периодические издания, книги, брошюры в номенклатуру дел не включаются.

Названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений. Разделы располагаются в соответствии с кодификатором.

Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного кодификатором цифрового обозначения структурного подразделения Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, цифрового обозначения отдела структурного подразделения, который указывается через дробь, и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах отдела структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например, 11/2-05, где 11 - обозначение структурного подразделения, 2 - обозначение отдела структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, их взаимосвязью.

Сначала располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, протоколы совещательных и коллегиальных органов. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные, информационно-аналитические документы, затем - переписку, в конце раздела - базы данных, реестры регистрационных карточек, регистрационные и учетные журналы и т.д.

Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Не допускается употребление в заголовке неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

В заголовках дел, содержащих документы разного вида, но имеющие логические связи между собой, употребляется термин "документы", после чего в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле. Например, "Документы (информации, справки, обзоры) по исполнению указов Губернатора Алтайского края", "Протоколы заседаний, повестки краевого организационного комитета "Победа" при Губернаторе Алтайского края, документы (информации, справки, обзоры) к ним".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется, например: "Переписка с управлением Алтайского края по развитию туризма и курортной деятельности, представительством Министерства иностранных дел Российской Федерации в г. Барнауле об экономическом, научно-техническом и культурном сотрудничестве". В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не называются, а указывается их видовое название: "Переписка с федеральными органами государственной власти, краевыми ведомствами, структурными подразделениями Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, органами местного самоуправления по основным вопросам деятельности".

В графе 3 указывается количество фактически сформированных дел (томов, частей). Графа заполняется по окончании календарного года.

Электронные дела на тома не разделяются. Все электронные документы, независимо от их объема, включаются в одно электронное дело.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по типовым перечням документов с указанием сроков хранения.

В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2015 года), об уничтожении документов с указанием даты и номера акта, о лицах, ответственных за формирование дел и др. Для электронных дел в данной графе проставляется отметка "ЭД в ЕСЭД", а в случае если документы дела представлены на бумажном носителе и в форме электронных документов ("гибридное дело") - отметка "ЭД в ЕСЭД и на бумажном носителе".

20.6. Если в течение года возникают новые документируемые участки деятельности, формируются непредусмотренные дела, в том числе связанные с появлением новых полномочий, создаются новые структурные подразделения, то об этом структурное подразделение, которое отвечает за ведение вновь созданной документации, в месячный срок сообщает специалисту, ответственному за архив, для внесения дополнительных сведений в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры предусмотрены резервные номера.

20.7. По окончании календарного года сотрудники структурных подразделений Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, ответственные за формирование дел, не позднее 1 февраля направляют специалисту, ответственному за архив, сведения о количестве заведенных в соответствии с выпиской из номенклатуры дел. При подсчете дел необходимо учитывать количество томов, отдельно указывать количество дел постоянного и временных сроков хранения, временных сроков хранения с отметкой "ЭПК" и переходящих дел. Эта информация дополняется данными о количестве электронных дел соответствующих сроков хранения.

На основании этих сведений составляется итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края (приложение 44).

21. Формирование и оформление дел в делопроизводстве структурных подразделений

Формирование и оформление дел производится сотрудниками, ответственными за ведение документов в структурных подразделениях Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, при методической помощи специалиста, ответственного за архив.

21.1. Формирование дел

21.1.1. Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

21.1.2. При формировании дел соблюдаются следующие общие правила:

раздельно группируются в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

в дело помещаются только исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел;

в дело помещаются документы, правильно и полностью оформленные (документы должны иметь дату, подпись и другие необходимые реквизиты);

в дело группируются документы одного календарного года. Исключение составляют переходящие дела (например, "Документы (информации, справки, обзоры и др.) по исполнению поручений из протоколов заседаний Правительства Алтайского края"), личные дела, которые формируются в течение всего периода работы лица в Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края;

на общих основаниях помещаются в дела ксерокопии факсограмм и телефонограммы;

в дело включается по одному экземпляру каждого документа, не должны помещаться документы, подлежащие возврату, черновые и дублетные экземпляры документов;

дело, предназначенное для архивного хранения, должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см. При наличии в деле нескольких томов, индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначения номера тома и, при необходимости, заголовка тома.

21.1.3. Документы внутри дела располагаются в хронологической (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления), вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам, внутри группы (или вида) в хронологическом порядке с относящимися к ним приложениями.

Правовые акты по основной деятельности группируются отдельно от правовых актов по личному составу.

Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относились. Если количество листов в деле с основным документом и приложениями к нему превышает 250 листов, тогда приложения формируются в отдельный том (тома).

Протоколы в деле располагаются в хронологической последовательности по номерам.

Указанные в протоколе приложения (например, список присутствующих, тексты докладов), а также утвержденные коллегиальным органом документы (инструкции, регламенты, положения и др. как суть принятых решений) являются неотъемлемой частью протокола и располагаются в деле непосредственно за протоколом. В том случае, если текстовый доклад сопровождается презентацией, она также является частью приложения и в распечатанном на бумажном носителе виде располагается за докладом.

Документы к протоколу (информации по исполнению поручений, справки, обзоры и др.), не являющиеся приложениями к нему, формируются в дело вместе с протоколом в том случае, если количество листов в деле с протоколом, приложениями к нему и данными документами не превышает 250 листов. Если объем такого дела выше, тогда документы к протоколам группируются в отдельное дело (дела).

Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по хронологии и порядку номеров протоколов. Последовательность расположения документов к каждому протоколу диктуется последовательностью рассмотрения вопросов на заседании, ходом обсуждения - порядком упоминания документов в тексте протокола.

Документы в личных делах располагаются по разделам или в хронологическом порядке.

Планы и отчеты группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления. Планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в дела по начальному году их действия; отчеты о выполнении таких планов формируются в дела по последнему году действия плана.

Указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, поручения Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации и документы по их исполнению (информации, справки, обзоры и др.) составляют единый комплекс документов и формируются в дела в хронологическом порядке и вопросно-логической последовательности.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по отдельному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

21.2. Оформление дел

21.2.1. В конце делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела подлежат оформлению в соответствии с установленными правилами оформления дел и подготовки дел к передаче в архив. В зависимости от сроков хранения проводится частичное или полное оформление дел.

21.2.2. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. Документы в дела формируются согласно номенклатуре. На обложке (корешке) дела обязательно указывается индекс дела по номенклатуре, наименование дела, год заведения дела, срок хранения документов.

Допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, листы-заверители не составлять, хранить дела в скоросшивателях, папках и коробах.

21.2.3. Дела постоянного хранения подлежат полному оформлению дел в структурных подразделениях, которое предусматривает:

нумерацию листов;

составление листа-заверителя (приложение 45);

составление в необходимых случаях внутренней описи документов (приложение 46);

оформление обложки дела, составляемой в структурном подразделении (приложение 47);

подготовка дел к переплету.

21.3. Нумерация листов дела

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело на бумажном носителе, все его листы, в том числе резолюции на отдельных бланках, нумеруются в валовом порядке арабскими цифрами, которые проставляются в правом верхнем углу листа документа простым графитным карандашом или нумератором. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается.

Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Лист-заверитель дела не нумеруется.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы, другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вырезки, вставки текста, резолюции и т.д.), то каждый документ нумеруется отдельно.

Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются в следующем порядке: вначале нумеруется конверт, затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов могут сохранять эту нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле. В случае несовпадения нумерации документы нумеруются в общем порядке, а существующие номера листов зачеркиваются простым карандашом.

В случае обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель дела, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.

При наличии небольшого числа ошибок в нумерации листов дела допускается употребление литерных либо пропущенных номеров листов.

21.4. Лист-заверитель дела

Лист-заверитель дела составляется по установленной форме (приложение 45) на отдельном листе, в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи (при ее наличии), оговариваются особенности нумерации документов дела:

литерные и пропущенные номера листов;

номера листов с наклеенными фотографиями;

номера крупноформатных листов;

номера листов - конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.

Лист-заверитель дела подписывается его составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов и т.д.) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

21.5. Внутренняя опись дела

Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызван спецификой документации, включенной в дело, составляется внутренняя опись документов дела, помещаемая в его начало.

Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение 46), в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Подписывается внутренняя опись ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена документов копиями) отражаются в графе "Примечание" со ссылкой на соответствующий акт.

21.6. Обложка дела, составляемая в структурном подразделении

На обложке дела, оформляемой в структурном подразделении (приложение 47), указываются:

наименование организации - Администрация Губернатора и Правительства Алтайского края;

наименование структурного подразделения Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края;

наименование отдела структурного подразделения Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края;

индекс дела по номенклатуре;

номер тома (части) в случае наличия нескольких томов;

заголовок дела (тома, части) в соответствии с номенклатурой;

год формирования дела;

количество листов в деле (томе, части);

срок хранения дела;

год передачи дела в архив Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края.

При оформлении обложки дел наименование структурного подразделения указывается полностью в именительном падеже.

Заголовок дела на обложку дела переносится из номенклатуры дел. В необходимых случаях в заголовок вносятся дополнительные сведения и уточнения (проставляются номера приказов, протоколов и др.).

В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

Обязательными реквизитами обложки дела являются указание количества листов в деле, которое проставляется на основании листа-заверителя, и срока хранения дела (на делах постоянного хранения пишется "Хранить постоянно", на делах по личному составу - "Хранить 50 лет" и т.п.), которые переносятся из номенклатуры дел.

Образец оформления обложки дела в структурном подразделении приведен в приложении 48 к настоящей Инструкции.

21.7. Подготовка дел к переплету

Подготовка к переплету включает в себя удаление из документов металлических скреплений, равномерное подклеивание резолюций и нестандартных документов к левому полю предыдущего или следующего документа.

22. Хранение и использование документов и дел в делопроизводстве структурных подразделений Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края

22.1. Хранение документов

22.1.1. С момента заведения и до передачи дел в архив Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края или их уничтожения документы на бумажных носителях и дела хранятся в структурных подразделениях Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края по месту их формирования в соответствии с номенклатурой дел. Руководители структурных подразделений, сотрудники, ответственные за ведение и формирование документов, а также сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства в структурном подразделении, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

При необходимости на документах на бумажном носителе после завершения работы с ним оформляется отметка о направлении документа в дело с указанием индекса дела по номенклатуре дел, в которое документ помещается на хранение, и отражением этой информации в регистрационной карточке документа в ЕСЭД.

Дела, находящиеся в структурных подразделениях Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, должны располагаться в шкафах вертикально, корешками наружу. Для обеспечения визуального контроля их наличия и быстрого поиска на корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре дел.

22.1.2. Завершенные дела постоянного хранения и по личному составу хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края. Во время хранения в структурных подразделениях Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края дела сторонним организациям не выдаются.

22.1.3. Дела временного срока хранения передаче в архив Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

22.2. Использование документов

22.2.1. В течение срока хранения документов и дел в структурном подразделении их использование осуществляется в соответствии с действующим законодательством, в том числе для оформления справок, копий и выписок.

Структурными подразделениями выдаются справки, копии и выписки по документам, образующимся в деятельности структурного подразделения, и на основании документов, хранящихся в структурном подразделении на текущий момент.

22.2.2. Для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа на копиях (выписках) проставляется реквизит "отметка о заверении копии". Отметка о заверении копии проставляется на свободном от текста месте под реквизитом "подпись" или, при отсутствии свободного места на лицевой стороне документа, на обороте документа и включает: слово "Верно" ("Копия верна", "Выписка верна"), наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения копии (выписки из документа). Например:

Верно

Начальник канцелярии департамента по документационному обеспечению

Подпись

И.О. Фамилия

Дата

Если копия (выписка) выдается для представления в другой государственный орган, орган местного самоуправления или организацию, при необходимости отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия (выписка): "Подлинник документа находится в (наименование структурного подразделения) в деле N ... за ... год", и заверяется печатью. Указанный номер дела соответствует индексу дела по номенклатуре. Например:

Подлинник документа находится в канцелярии департамента Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края по документационному обеспечению в деле N 11/1-02 за 2022 год.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

Заверение правовых актов и протоколов может производиться без оформления отметки о заверении копии при помощи предназначенной для этой цели печати - "Для документов", которая проставляется на месте подписи должностного лица, подписавшего (утвердившего) документ, при этом наличие копии собственноручной подписи не является обязательным.

Листы многостраничных копий (выписок из документа) сшиваются, нумеруются, место скрепления заверяется печатью, на последнем листе прошитого документа проставляется отметка о заверении копии, при необходимости запись о месте хранения документа. Эти сведения дополняются указанием количества листов копии (выписки из документа). Например:

Пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью 3 (три) листа.

Допускается заверять отметкой о заверении копии каждый лист несшитой многостраничной копии документа.

22.2.3. Выписка из документа может оформляться на бланке письма и бланке документа с обозначением названия вида документа "Выписка".

В выписке название документа, его регистрационный номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечением из текста документа должны быть исчерпаны все поставленные в запросе вопросы. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски отдельных слов в тексте документа обозначаются многоточием.

Выписка подписывается уполномоченным должностным лицом и при необходимости заверяется печатью.

22.2.4. Справка составляется на бланке письма структурного подразделения Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края с обозначением названия вида документа "Справка". В справку включаются только сведения, упоминаемые в документах структурного подразделения. Справка подписывается уполномоченным должностным лицом и при необходимости заверяется печатью.

22.2.5. Копии электронных документов, направляемых по информационно-телекоммуникационной сети, заверяются электронной подписью руководителя структурного подразделения или иного уполномоченного им лица и высылаются получателю с сопроводительным письмом в форме электронного документа.

Копии электронных документов на физически обособленных носителях высылаются получателю с сопроводительным письмом на бумажном носителе.

В сопроводительном письме к копиям электронных документов указывается:

наименование информационной системы, в которой хранятся документы;

наименования документов, копии которых направляются получателю;

названия файлов документов с указанием форматов файлов и объема каждого файла в байтах;

дата изготовления и заверения копии.

При этом на физически обособленном носителе несмываемым маркером указывается: "Приложение к письму от (дата) N ...".

Копия электронного документа, представленная в виде документа на бумажном носителе, заверяется в порядке, установленном для заверения копий документов на бумажном носителе, с указанием, в какой информационной системе хранится подлинник электронного документа. Например:

Подлинник документа находится в Единой системе электронного документооборота Алтайского края.

Заверение копий электронных документов на бумажном носителе может производиться при помощи предназначенной для этой цели печати "Для заверения копий электронных документов" без оформления отметки о заверении копии, но с указанием информационной системы, в которой хранится подлинник электронного документа.

23. Экспертиза ценности документов

23.1. Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора на постоянное хранение.

23.2. Для координации экспертизы ценности документов в Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края приказом Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края создается постоянно действующая ЦЭК Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края.

Функции и права ЦЭК Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается приказом Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края после согласования с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) КГКУ ГААК.

23.3. Организация и проведение экспертизы ценности осуществляются структурными подразделениями Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края ежегодно с привлечением специалиста, ответственного за архив, под методическим руководством ЦЭК Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края.

23.4. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:

отбор документов постоянного хранения и по личному составу для передачи в архив;

отбор документов с временными сроками хранения и с отметкой "ДМН" ("До минования надобности"), подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края;

выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли;

отбор документов на постоянное хранение из числа дел с отметкой "ЭПК" в номенклатуре дел (отметка "ЭПК" означает, что часть документов дела может быть отнесена к сроку хранения "постоянно");

проверка качества и полноты номенклатуры дел структурного подразделения, правильность определения сроков хранения дел.

23.5. Отбор документов в дела постоянного хранения и по личному составу проводится на основании соответствующих типовых перечней документов с указанием сроков хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дубликаты документов, черновики, конверты, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

23.6. Дела с отметкой "ЭПК" подлежат полистному просмотру в целях выявления документов, подлежащих постоянному хранению. Выявленные в таких делах документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела в соответствии с правилами формирования и оформления дел, подлежащих передаче в архив.

Одновременно в ЕСЭД в регистрационных карточках документов временных сроков хранения, отобранных на постоянное хранение в результате проведенной экспертизы ценности, может проставляться отметка "ЭПК".

Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по типовым перечням документов с указанием сроков хранения и (или) по номенклатуре дел.

23.7. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края.

23.8. Отбор электронных документов на хранение или уничтожение осуществляется согласно Регламенту по передаче электронных документов Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края из ЕСЭД в систему хранения документов "Архивное дело" и уничтожению документов в ЕСЭД, утвержденному приказом Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края (далее - "Регламент по передаче и уничтожению электронных документов").

24. Передача дел в архив Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края

24.1. В архив Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края передаются дела с исполненными документами постоянного хранения и документами по личному составу после истечения трехлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края.

24.2. В период подготовки к передаче структурным подразделением дел в архив Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края специалистом, ответственным за архив, предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества передаваемых дел количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел.

24.3. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел сотрудники структурного подразделения Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края обязаны устранить.

24.4. Дела передаются в архив сотрудниками структурных подразделений Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края по акту приема-передачи документов на хранение в архив (приложение 49). Прием дел производится специалистом, ответственным за архив, в присутствии сотрудника структурного подразделения.

В акте приема-передачи документов на хранение в архив проставляются отметка о наличии дела, указывается цифрами и прописью количество принятых в архив дел, дата приема-передачи дел, а также подписи специалиста, ответственного за архив, и сотрудника структурного подразделения, передавшего документы. Акт утверждается руководителем структурного подразделения Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, передающего документы. Акты приема-передачи включаются в дело фонда и подлежат постоянному хранению.

24.5. В случае упразднения структурного подразделения Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства соответствующего структурного подразделения, в период проведения реорганизационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их правопреемнику с привлечением специалиста, ответственного за архив. Если новое структурное подразделение не создается, то документы передаются в архив Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по номенклатуре дел.

25. Оформление дел в архиве Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, составление описей дел

25.1. Работа с делами, поступившими в архив

После передачи структурными подразделениями дел в архив Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края специалист, ответственный за архив:

организует подшивку или переплет дел;

оформляет обложку дел постоянного хранения (приложение 50) и по личному составу (приложение 51);

составляет опись дел.

25.2. Обложка дела

25.2.1. На обложке дел постоянного хранения дополнительно указывается наименование государственного архива, в который дела Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края будут приняты на постоянное хранение.

25.2.2. На обложке дела обязательно указываются крайние даты дела (дата заведения и дата окончания дела).

Если в дело включены документы (например, приложения), даты которых выходят за крайние даты дела (не совпадают с датами дела), то под датами дела с новой строки делается об этом запись:

"В деле имеются документы за ... год (ы)".

Даты (годы документов) дела могут не указываться только на обложке дел, содержащих годовые планы, отчеты и другие документы, даты которых отражаются в заголовках дел.

Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Если делом является журнал регистрации приказов, то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.

Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.

При обозначении даты дела сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом без сокращения.

Если дата документа или отдельные ее элементы определяются приблизительно, на основании анализа содержания документа, то дата или отдельные ее элементы, не абсолютно достоверные, заключаются в квадратные скобки.

25.3. Опись дел

25.3.1. Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.

25.3.2. Описи дел составляются по установленной форме и состоят из описательных статей единиц хранения, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи.

25.3.3. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения (приложение 52) и дела по личному составу (приложение 53), электронные дела, документы постоянного хранения (приложение 54), электронные дела, документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу (приложение 55) и электронные фотодокументы (приложение 56). На дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения описи не составляются.

25.3.4. Опись дел Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края постоянного хранения подписывается составителем, согласовывается с ЦЭК Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, утверждается протоколом ЭПМК Министерства культуры Алтайского края и утверждается заместителем Председателя Правительства Алтайского края - руководителем Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края.

Опись дел Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края по личному составу подписывается составителем, согласовывается с ЦЭК Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, ЭПК КГКУ ГААК и утверждается заместителем Председателя Правительства Алтайского края - руководителем Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края.

Правила составления, согласования и утверждения описей на электронные дела, документы постоянного хранения, электронные дела, документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, аналогичны правилам, соблюдаемым при составлении, согласовании и утверждении описей дел на бумажном носителе. В опись электронных дел, документов включается приложение - реестр документов (контейнеров электронных документов) электронного дела, в котором указываются сведения об электронных документах, включенных в каждое электронное дело. Реестр составляется по установленной форме (приложение 57) и подписывается составителем реестра с указанием должности, инициалов, фамилии.

25.3.5. При составлении описей дел соблюдаются следующие требования:

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером, в том числе тома;

порядок нумерации дел в описи - валовый;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел (томов) с одинаковыми заголовками заголовки всех дел (томов) пишутся полностью, при внесении в опись последнего заголовка добавляется слово "Последний";

графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дела другим структурным подразделениям Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

25.3.6. В конце описи дел заполняется итоговая запись, в которой указываются количество дел (цифрами и прописью), числящихся по описи, первый и последний номера единиц хранения по описи, а также имеющиеся пропуски номеров, литерные номера.

25.3.7. Описи дел составляются в четырех экземплярах на бумажном носителе и в электронном виде (в качестве рабочего экземпляра) не позднее чем через три года после завершения дел делопроизводством.

На отсутствующие документы постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется справка с пояснением причины утраты или отсутствия документов (приложение 58).

26. Отбор документов к уничтожению

26.1. Отбор документов к уничтожению за соответствующий период и составление акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение 59), производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения и по личному составу за этот же период. Исключение составляют документы временного срока хранения, в сроке хранения которых отсутствует пометка "ЭПК".

26.2. Отбор документов и экспертиза ценности документов осуществляются структурными подразделениями Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края самостоятельно под методическим руководством специалиста, ответственного за архив.

26.3. Отбор документов к уничтожению проводится на основании соответствующих типовых перечней документов с указанием сроков хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра.

26.4. На дела с истекшими сроками хранения структурные подразделения Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края составляют предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

В предложениях указываются наименование, принявший орган и реквизиты правовых актов, устанавливающих сроки хранения для документов, на основании которых произведен отбор к уничтожению. Дела (документы), отобранные к уничтожению, перечисляются с указанием заголовков дел и индексов по номенклатуре дел, годов заведения и завершения дел в делопроизводстве, количества дел, сроков их хранения в соответствии с правовыми актами. В итоговой записи указывается общее количество отобранных к уничтожению дел.

Предложения составляются в виде электронных документов сотрудниками структурного подразделения Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, ответственными за формирование дел, согласовываются с сотрудником, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении, оформляются на бланке письма структурного подразделения, подписываются руководителем структурного подразделения электронной подписью и направляются в департамент по документационному обеспечению по ЕСЭД.

Если предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, отсутствуют, достаточно в электронном виде направить в департамент по документационному обеспечению письмо с информацией об отсутствии предложений.

Образец письма с предложениями к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, представлен в приложении 60.

26.5. На основании предложений структурных подразделений специалист, ответственный за архив, составляет сводный акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение 59).

Дела с отметкой "ЭПК", прошедшие экспертизу ценности, включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, при этом отметка "ЭПК" в акте не указывается.

Сводный акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, подписывается начальником департамента по документационному обеспечению, руководителями соответствующих структурных подразделений, специалистом, ответственным за архив, согласовывается с ЦЭК Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края и утверждается заместителем Председателя Правительства Алтайского края - руководителем Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края.

26.6. После утверждения сводного акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, документы уничтожаются структурными подразделениями или централизованно.

26.7. После уничтожения документов специалистом, ответственным за архив, делается запись об этом в акте о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и проставляются отметки в номенклатуре дел за соответствующий год.

26.8. После истечения сроков, установленных для хранения документов в электронном виде, но не ранее чем через 10 лет их использования в ЕСЭД, они подлежат уничтожению на основании акта о выделении к уничтожению электронных документов, не подлежащих хранению, утвержденного заместителем Председателя Правительства Алтайского края - руководителем Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края. Форма акта и процедура уничтожения электронных документов определяются Регламентом по передаче и уничтожению электронных документов.

Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, включаются в дело фонда и подлежат постоянному хранению.

27. Оперативное использование архивных документов

27.1. Сотрудники Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края в целях исполнения своих должностных обязанностей допускаются к работе с архивными делами и документами, находящимися в архиве Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края.

Архивные дела предоставляются для использования в работе сотрудникам только того структурного подразделения, из которого документы ранее были переданы на архивное хранение. Сотрудникам других структурных подразделений Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края архивные дела предоставляются только с разрешения начальника департамента по документационному обеспечению на основании обоснованных запросов.

27.2. Архивные дела и документы предоставляются сотрудникам подразделений для работы в рабочем кабинете специалиста, ответственного за архив. В исключительных случаях архивные дела и документы выдаются во временное (не более одного месяца) пользование вне этого помещения по решению начальника департамента по документационному обеспечению.

Выдача дел из архива Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края фиксируется в книге выдачи дел.

27.3. Сотрудники Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края в соответствии с действующим законодательством несут ответственность за сохранность полученных архивных дел и документов и использование информации, содержащейся в них.

Изъятие документов из дел, передача архивных документов или их копий сотрудникам других организаций запрещается.

При работе с архивными документами не разрешается вносить в них поправки, делать пометки, работать с ними вне служебных помещений.

27.4. Подлинники правовых актов, протоколов заседаний координационных и совещательных органов, соглашений от имени Алтайского края, Правительства Алтайского края, Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края и документы к ним из архива не выдаются.

27.5. Ознакомление сотрудников подразделений с архивными документами и делами, имеющими гриф "Для служебного пользования", осуществляется в соответствии с требованиями раздела 10 части II настоящей Инструкции.

27.6. В случае служебной необходимости архивные дела выдаются во временное пользование органам государственной власти и государственным органам на основании их обоснованных письменных запросов с разрешения начальника департамента по документационному обеспечению и по согласованию с заместителем Председателя Правительства Алтайского края - руководителем Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края на срок не более шести месяцев. Выдача дел из архива Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края фиксируется в книге выдачи дел и оформляется актом о выдаче дел во временное пользование. В исключительных случаях срок может быть продлен.

27.7. Специалистом, ответственным за архив, в соответствии с действующим законодательством на основании документов, хранящихся в архиве, оформляются архивные справки, архивные выписки и архивные копии.

Архивные справки, архивные выписки и архивные копии предоставляются структурным подразделениям Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края и органам власти по служебным запросам.

Копии архивных документов, выписки из них, а также архивные справки, необходимые для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов граждан и организаций, предоставляются гражданам и организациям по их письменным запросам.

27.8. Организация доступа к электронным документам, содержащимся в системе хранения документов "Архивное дело", осуществляется согласно порядку, установленному в настоящем разделе Инструкции для документов на бумажном носителе.

Приложение 1

Образец
заполнения регистрационной карточки входящего документа в ЕСЭД (Дело-WEB)

Приложение 2

Образец
резолюции в регистрационной карточке документа в ЕСЭД (Дело-WEB)

Приложение 3

Образец
заполнения регистрационной карточки исходящего документа в ЕСЭД (Дело-WEB)

Приложение 4

Форма
реестра рассылки

Реестр

  рассылки к ____________________________________________________

             (наименование вида документа, заголовок, содержание)

                        от __________ N _____

                    (проект от _________ N _____)

Организация (или Ф.И.О. и должность), в случае направления сторонним организациям - адрес, e-mail, факс, телефон получателя документа	Количество экземпляров на бумажном носителе	Способ отправки документа	Роспись в получении документа на бумажном носителе/дата отправки (заполняется при необходимости)
1	2	3	4

                          Дата передачи на отправку ________________

Фамилия, имя, отчество и номер телефона исполнителя документа

____________________________________________________________________

Примечания:

1. В первую графу включаются только непосредственные адресаты, которым направляется документ.

2. При осуществлении отправки по ЕСЭД допустимо указание адресатов в первой графе списком (органы исполнительной власти Алтайского края; администрации городских округов и муниципальных районов Алтайского края и др.).

3. В реестр к правовым актам обязательно включаются органы власти Алтайского края, деятельность которых затрагивает правовой акт, а также руководители, осуществляющие визирование его проекта.

4. В реестр к нормативным правовым актам включается управление юстиции Алтайского края и прокуратура Алтайского края.

5. Вторая графа заполняется в случае направления документа на бумажном носителе, в этой графе также дополнительно указывается необходимость заверения копии документа.

6. Письма за подписью Губернатора Алтайского края отправляются заказными письмами (за исключением приглашений). Отправка других писем осуществляется простыми почтовыми отправлениями.

7. Отправка документов участникам ЕСЭД осуществляется по ЕСЭД.

8. Отправка документов участникам МЭДО осуществляется по МЭДО.

9. При необходимости самостоятельной отправки документа в третьей графе делается отметка - "отправляет исполнитель".

10. Поле "дата передачи на отправку" исполнителем не заполняется.

11. Печать реестра осуществляется с оборотом.

12. Для заполнения третьей графы используются следующие сокращения:

П - простое почтовое отправление, передача через ячейку канцелярии;

З - заказное письмо;

ЗУ - заказное письмо с уведомлением;

ФС - отправление фельдсвязью;

ЭП - электронная почта;

ЕСЭД - Единая система электронного документооборота;

МЭДО - межведомственная система электронного документооборота;

Ф - факс;

Н - доставка нарочным.

Приложение 5

Образец
составления реестра рассылки

Реестр

рассылки к	распоряжению Правительства Алтайского края "О внесении изменений в распоряжение Администрации края от 01.01.2010 N 123"
	(наименование вида документа, заголовок, содержание)
от __________ N _____
(проект от 13.07.2017 N П-1297)

Организация (или Ф.И.О. и должность), в случае направления сторонним организациям - адрес, e-mail, факс, телефон получателя документа	Количество экземпляров на бумажном носителе	Способ отправки документа	Роспись в получении документа на бумажном носителе/дата отправки (заполняется при необходимости)
1	2	3	4
Снесарь В.В. - заместитель Председателя Правительства Алтайского края - руководитель Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края		ЕСЭД
Департамент Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края по вопросам внутренней политики		ЕСЭД
Департамент Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края по документационному обеспечению		ЕСЭД
Правовой департамент Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края		ЕСЭД
Органы исполнительной власти Алтайского края		ЕСЭД
Управление Федеральной налоговой службы по Алтайскому краю	1 заверенная копия	Н
Государственная Дума Федерального Собрания Российской Федерации		МЭДО
Федеральное агентство по делам национальностей 121069, г. Москва, Трубниковский переулок, д. 19	1	П
Министерство культуры Российской Федерации mail@mkrf.ru		ЭП, отправляет исполнитель

                         Дата передачи на отправку _________________

Приложение 6

Форма
перечня документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности

УТВЕРЖДАЮ

И.О. Фамилия

_____________ 20___ г.

Перечень
документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности

N п/п	Заголовок дела	Срок хранения дела	Примечание
1	2	3	4
Название раздела по ТП *

* Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения

Приложение 7

Форма
журнала по учету печатей и штампов

N п/п	Дата регистрации печати (штампа)	Оттиск печати (штампа)	Должность, Ф.И.О. и подпись лица, получившего печать (штамп), дата	Основание получения печати (штампа)	Должность, Ф.И.О. лица, сдавшего печать (штамп), дата	Оттиск сдаваемой печати (штампа)	Должность, Ф.И.О. и подпись лица, принявшего печать (штамп), дата	Основание и цель сдачи печати (штампа)	Номер и дата утверждения акта об уничтожении печати (штампа)
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Приложение 8

Форма
акта об уничтожении печатей и штампов

УТВЕРЖДАЮ

И.О. Фамилия

_____________ 20___ г.

Акт N ____
на уничтожение печатей и штампов

Комиссия в составе _________________________________________________

                                  (Ф.И.О., должность)

на основании _______________________________________________________

                   (наименование документа, его номер и дата)

подготовила к уничтожению следующие печати и штампы:

N п/п	Наименование печати (штампа)	Оттиск печати (штампа)
1	2	3

Всего подлежит уничтожению ____________________ печатей и штампов.

                                (прописью)

Подписи:

Печати и штампы перед уничтожением сверили с записями   в   акте   и

полностью уничтожили путем ____________ ____________ 20___ г.

Подписи:

Отметки в журналах учета об уничтожении печатей и штампов   произвел

____________________ ____________ 20___ г.

(подпись, должность)

Приложение 9

Форма
листа согласования к документам Губернатора Алтайского края и Правительства Алтайского края

Лист
согласования к проекту от _______________ N ______

____________________________________________________________________

                    (наименование вида документа)

по вопросу: ________________________________________________________

                          (заголовок, содержание документа)

проект зарегистрирован: N ___________________ от ___________________

                              (заполняется при регистрации)

Должность завизировавшего проект	Дата поступления на визирование	Инициалы, фамилия	Подпись	Дата визирования
Заместитель Председателя Правительства Алтайского края		Д.С. Губин
Заместитель Председателя Правительства Алтайского края		И.В. Кибардин
Заместитель Председателя Правительства Алтайского края		А.А. Климин
Заместитель Председателя Правительства Алтайского края		А.Н. Лукьянов
Заместитель Председателя Правительства Алтайского края, министр экономического развития Алтайского края		А.А. Нагорнов
Заместитель Председателя Правительства Алтайского края, министр финансов Алтайского края		Д.Г. Ситников
Заместитель Председателя Правительства Алтайского края - руководитель Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края		В.В. Снесарь
Заместитель Председателя Правительства Алтайского края		И.Б. Степаненко
Начальник правового департамента Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края		О.А. Бубнов
Заместитель руководителя Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, начальник департамента Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края по документационному обеспечению		В.Н. Поморцев

Примечание (заполняется только для правовых актов):

официальное опубликование (обнародование)
обязательные адресаты для направления правового акта
заключение прокуратуры Алтайского края
экспертное заключение Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Алтайскому краю
антикоррупционная экспертиза

Должность, место работы, фамилия, имя, отчество и   номер   телефона

исполнителя документа (рабочий, мобильный)

Электронная версия проекта и   приложений   к   нему   соответствует

бумажному носителю _____________________

                     (подпись и дата)

1. При необходимости согласования проекта с иными лицами они указываются на обороте листа согласования, за исключением руководителя органа власти (структурного подразделения Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края), подготовившего проект документа.

Приложение 10

Образец
заполнения листа согласования

Лист
согласования к проекту от 22.01.2021 N П-5209

постановления Правительства Алтайского края ________________________

                    (наименование вида документа)

по вопросу: ____ об утверждении государственной программы Алтайского

            края "Развитие транспортной системы Алтайского края" на

            2021-2023 годы _________________________________________

                          (заголовок, содержание документа)

проект зарегистрирован: N ___________________ от ___________________

                              (заполняется при регистрации)

Должность завизировавшего проект	Дата поступления на визирование	Инициалы, фамилия	Подпись	Дата визирования
Заместитель Председателя Правительства Алтайского края		Д.С. Губин
Заместитель Председателя Правительства Алтайского края		И.В. Кибардин
Заместитель Председателя Правительства Алтайского края	дата	А.А. Климин	подпись	дата
Заместитель Председателя Правительства Алтайского края		А.Н. Лукьянов
Заместитель Председателя Правительства Алтайского края, министр экономического развития Алтайского края	дата	А.А. Нагорнов	подпись	дата
Заместитель Председателя Правительства Алтайского края, министр финансов Алтайского края	дата	Д.Г. Ситников	подпись	дата
Заместитель Председателя Правительства Алтайского края - руководитель Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края	дата	В.В. Снесарь	подпись	дата
Заместитель Председателя Правительства Алтайского края		И.Б. Степаненко
Начальник правового департамента Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края	дата	О.А. Бубнов	подпись	дата
Заместитель руководителя Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, начальник департамента Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края по документационному обеспечению	дата	В.Н. Поморцев	подпись	дата
Министр транспорта Алтайского края	дата	А.В. Воронов	подпись	дата

Примечание (заполняется только для правовых актов):

официальное опубликование (обнародование)	портал, г, к+
обязательные адресаты для направления правового акта	прокуратура АК управление юстиции АК
заключение прокуратуры Алтайского края	положительное
экспертное заключение Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Алтайскому краю	положительное
антикоррупционная экспертиза	коррупциогенных факторов не выявлено

Главный специалист  отдела   дорожного   хозяйства   управления   по

транспорту и дорожному хозяйству Минтранса Алтайского края   Фамилия

Имя Отчество (3852) 12 34 56, 81234567890

Электронная версия проекта  и   приложений   к  нему   соответствует

бумажному носителю __ подпись дата ___

                    (подпись и дата)

Приложение 11

Образец
заполнения регистрационной карточки проекта документа (РКПД) в ЕСЭД (Дело-WEB)

Приложение 12

Образец
оформления пояснительной записки к правовому акту

Министерство транспорта Алтайского края
(Минтранс Алтайского края)
ул. Папанинцев, д. 105, г. Барнаул, 656049
телефон: (3852) 35-32-03, e-mail: transport@alregn.ru
22.01.2021 N 30/ПА/1234

Пояснительная записка
к проекту постановления Правительства Алтайского края "Об утверждении государственной программы Алтайского края "Развитие транспортной системы Алтайского края" на 2021-2023 годы

Постановлением Правительства Российской Федерации от ____ N ___ "Об утверждении государственной программы Российской Федерации "Развитие транспортной системы на 2021-2023 годы" субъектам Российской Федерации рекомендовано разработать региональные программы развития транспортной системы. Приказом Минтранса России от ___ N ___ утверждены Методические рекомендации по разработке указанных региональных программ. В соответствии с данными документами Министерством транспорта Алтайского края подготовлен проект государственной программы Алтайского края "Развитие транспортной системы Алтайского края" на 2021-2023 годы (далее - "программа").

Для реализации мероприятий программы потребуется выделение 69872372,4 тыс. рублей из краевого бюджета.

Утвержденную программу необходимо представить в Минтранс России до 20.03.2021.

Внутренняя правовая и антикоррупционная экспертизы проекта проведены: несоответствия законодательству Российской Федерации и Алтайского края, а также коррупциогенные факторы не выявлены.

В соответствии с постановлением Правительства Алтайского края от 29.05.2017 N 187 "О составе нормативных правовых актов и иных документов, разрабатываемых органами исполнительной власти Алтайского края, которые не могут быть приняты без предварительного обсуждения на заседаниях общественных советов при этих органах исполнительной власти" проект программы обсужден на общественном совете при Министерстве транспорта Алтайского края 23.12.2020, заключение прилагается.

В соответствии с постановлением Администрации Алтайского края от 20.01.2009 N 14 "Об утверждении Положения о порядке проведения социальной экспертизы разрабатываемых государственных программ Алтайского края, ведомственных целевых программ, инвестиционных проектов и соглашений о социально-экономическом партнерстве между Правительством Алтайского края и хозяйствующими субъектами в части их влияния на создание, сохранение рабочих мест и занятость населения Алтайского края" на этапе согласования необходимо проведение социальной экспертизы программы и получение соответствующего заключения управления Алтайского края по труду и занятости населения.

В соответствии с постановлением Администрации Алтайского края от 23.09.2013 N 502 "Об утверждении порядка разработки, реализации и оценки эффективности государственных программ Алтайского края" согласованный в установленном порядке проект программы направляется в Алтайское краевое Законодательное Собрание для подготовки заключения, а также в Счетную палату Алтайского края для проведения экспертизы.

В соответствии с пунктом 14 Регламента Правительства Алтайского края, утвержденного постановлением Правительства Алтайского края от 30.01.2017 N 16, проект программы предлагается рассмотреть на заседании Правительства Алтайского края.

Принятие проекта постановления не влечет за собой необходимости разработки, изменения, отмены других правовых актов Алтайского края.

Проект разработан вне плана нормотворческой деятельности в связи с динамикой федерального законодательства.

Проект размещен на официальном сайте Правительства Алтайского края для проведения независимой антикоррупционной экспертизы с09.01.2021 по 19.09.2021, замечаний и предложений по результатам проведения не поступало.

Приложение: на __ л. в 1 экз.

Министр

И.О. Фамилия

Приложение 13

Бланк
указа Губернатора Алтайского края

                                Указ

                    Губернатора Алтайского края

Приложение 14

Бланк
распоряжения Губернатора Алтайского края

                            Распоряжение

                     Губернатора Алтайского края

Приложение 15

Бланк
письма Губернатора Алтайского края

                     Губернатор Алтайского края

____________________________________________________________________

              просп. Ленина, д. 59, г. Барнаул, 656049

          телефон: (3852) 36-31-15, факс: (3852) 36-38-63,

                    e-mail: gubernator@alregn.ru

Приложение 16

Бланк
постановления Правительства Алтайского края

                   Правительство Алтайского края

                           Постановление

Приложение 17

Бланк
распоряжения Правительства Алтайского края

                   Правительство Алтайского края

                           Распоряжение

Приложение 18

Бланк
письма Правительства Алтайского края с цветным изображением герба

                   Правительство Алтайского края

____________________________________________________________________

              просп. Ленина, д. 59, г. Барнаул, 656049

          телефон: (3852) 36-31-15, факс: (3852) 36-38-63,

                    e-mail: gubernator@alregn.ru

Приложение 19

Бланк
письма Правительства Алтайского края с черно-белым изображением герба

                   Правительство Алтайского края

____________________________________________________________________

              просп. Ленина, д. 59, г. Барнаул, 656049

          телефон: (3852) 36-31-15, факс: (3852) 36-38-63,

                    e-mail: gubernator@alregn.ru

____________ N __________

Приложение 20

Образец
расположения реквизитов на бланке указа Губернатора Алтайского края

Приложение 21

Образец
расположения реквизитов на бланке распоряжения Губернатора Алтайского края

Приложение 22

Образец
расположения реквизитов на бланке письма Губернатора Алтайского края

Приложение 23

Образец
расположения реквизитов на бланке постановления Правительства Алтайского края

Приложение 24

Образец
расположения реквизитов на бланке распоряжения Правительства Алтайского края

Приложение 25

Образец
расположения реквизитов на бланке письма Правительства Алтайского края

Приложение 26

Образец
оформления пояснительной записки к проекту закона Алтайского края

                     Губернатор Алтайского края

____________________________________________________________________

              просп. Ленина, д. 59, г. Барнаул, 656049

          телефон: (3852) 36-31-15, факс: (3852) 36-38-63,

                    e-mail: gubernator@alregn.ru

Пояснительная записка
к проекту закона Алтайского края "Название закона"

Проект закона Алтайского края "Название закона" подготовлен с  целью

... (текст).

                                                        И.О. Фамилия

Приложение 27

Образец
оформления проекта протокола заседания Правительства Алтайского края

	УТВЕРЖДАЮ
	Губернатор Алтайского края, Председатель Правительства Алтайского края
		И.О. Фамилия
	___ февраля 2023 г.

Протокол
заседания Правительства Алтайского края, состоявшегося 01.02.2023

                         Рег. N Прот-ЗП-2

Председательствующий - Губернатор  Алтайского   края,   Председатель

Правительства Алтайского края Фамилия И.О.

Присутствовали:

члены Правительства Алтайского края:	Фамилия И.О., Фамилия И.О. и т.д. (по должности и по алфавиту)
приглашенные:	16 человек (список прилагается).

Повестка дня:

1. О рассмотрении ...

2. О подготовке ....

3. Об утверждении ...

1. Слушали: Фамилия И.О. (в родительном   падеже)   (текст   доклада

прилагается).

Выступили: Фамилия И.О., Фамилия И.О. (в именительном падеже)

Решили:

1.1. Принять ....

1.2. Представить ...

Ответственные  -  руководители     органов   исполнительной   власти

Алтайского края, Фамилия И.О. (свод)

Срок исполнения - 08.03.2023

2. Слушали: Фамилия И.О.

Предложил ...

Выступили: Фамилия И.О., Фамилия И.О.

Решили:

2.1. Поддержать предложение ...

2.2. Организовать работу ...

Ответственные - руководители     органов    исполнительной    власти

Алтайского края, Фамилия И.О., Фамилия И.О. (свод)

Срок исполнения - 20.03.2023

3. Слушали: Фамилия И.О. (текст доклада прилагается)

Решили:

3.1. Представить на утверждение ...

Ответственный - Фамилия И.О.

Срок исполнения - 10.03.2023

Заместитель руководителя

Администрации Губернатора и

Правительства Алтайского края,

руководитель секретариата

Губернатора Алтайского края                             И.О. Фамилия

Приложение 28

Образец
оформления проекта протокола заседания коллегиального органа

Протокол
заседания (наименование коллегиального органа)

12.05.2023

г. Барнаул

N 12

Председатель -	Губернатор Алтайского края, Председатель Правительства Алтайского края Фамилия И.О.
Секретарь -	наименование должности секретаря коллегиального органа Фамилия И.О.

Присутствовали:
члены комиссии:	10 человек (список прилагается);
приглашенные:	72 человека - в режиме селекторного совещания (список прилагается).

Повестка дня:

1. Об аварийных отключениях ....

2. Об организации мероприятий по обеспечению безопасности ...

3. О принятии профилактических мер ...

1. Слушали: Фамилия И.О. (в родительном падеже)

Сообщил, что ...

Выступили: Фамилия И.О., Фамилия И.О. (в именительном падеже)

Решили:

1.1. Предложить   главам    администраций   муниципальных   районов,

муниципальных и городских округов ...

Ответственные - главы    администраций    муниципальных     районов,

муниципальных и городских округов, Фамилия И.О. (контроль)

Срок исполнения - постоянно, в оперативном режиме

1.2. Предложить ...

Ответственный - Фамилия И.О.

Срок исполнения - 29.09.2023

2. Слушали: Фамилия И.О.

Сообщил, что ...

Выступили: Фамилия И.О., Фамилия И.О.

Решили:

2.1. Доклад Фамилия И.О. принять к сведению.

2.2. Организовать проведение мероприятий ....

Ответственные - Фамилия И.О.,  главы   администраций   муниципальных

районов, муниципальных и городских округов

Срок исполнения - 15.09.2023

3. Слушали: Фамилия И.О. (доклад прилагается).

Решили:

3.1. Доклад Фамилия И.О. принять к сведению.

3.2. Обеспечить проведение профилактических мероприятий ...

Ответственные   -     Фамилия И.О.,    Фамилия И.О.,   Фамилия И.О.,

Фамилия И.О. (свод)

Срок исполнения - 15.10.2023

Председатель комиссии, Губернатор Алтайского края       И.О. Фамилия

Секретарь                                               И.О. Фамилия

Приложение 29

Образец
оформления проекта протокола рабочего совещания Правительства Алтайского края

	УТВЕРЖДАЮ
	Губернатор Алтайского края, Председатель Правительства Алтайского края
		И.О. Фамилия
	___ февраля 2023 г.

Протокол
рабочего совещания у Губернатора Алтайского края Фамилия И.О. по вопросу ..., состоявшегося 13.09.2023

                           Рег. N Прот-19

Присутствовали:

Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О. (по должности и в алфавитном порядке)

1. О подготовке к осенне-зимнему периоду 2023-2024 годов

(Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О.)

1.1. Отметить ....

1.2. Принять к сведению ...

2. О строительстве и финансировании объектов электроснабжения туристско-рекреационного кластера "Белокуриха-2"

(Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О.)

2.1. Отметить ...

2.2. Подвести итоги ...

Ответственные - Фамилия И.О., Фамилия И.О.   (свод),   Фамилия И.О.,

Фамилия И.О.

Срок исполнения - 15.12.2023

Наименование должности ведущего протокол

И.О. Фамилия

Приложение 30

Образец
оформления проекта протокола (перечня) поручений, данных на рабочем совещании Правительства Алтайского края

	УТВЕРЖДАЮ
	Губернатор Алтайского края, Председатель Правительства Алтайского края
		И.О. Фамилия
	___ февраля 2023 г.

Протокол
поручений, данных в ходе посещения Крутихинского, Каменского районов 23.08.2023

                           Рег. N Прот-17

1. Проанализировать ...

Ответственные - руководители     органов    исполнительной    власти

Алтайского края, Фамилия И.О. (свод)

Срок исполнения - 08.09.2023

2. Держать на контроле ...

Ответственный - Фамилия И.О.

Срок исполнения - 26.12.2023

3. Проработать вопрос ...

Ответственные  -  Фамилия И.О.,      Фамилия И.О.,     Фамилия И.О.,

Фамилия И.О. (свод)

Срок исполнения - 05.10.2023

Наименование должности ведущего протокол

И.О. Фамилия

Приложение 31

Образец
оформления проекта перечня поручений, данных на оперативном совещании Правительства Алтайского края

	УТВЕРЖДАЮ
	Губернатор Алтайского края, Председатель Правительства Алтайского края
		И.О. Фамилия
	27.11.2023

Поручения,
данные на оперативном совещании 27.11.2023

                            Рег. N Пор-37

1. Проанализировать ...

Ответственные - руководители     органов     исполнительной   власти

Алтайского края, Фамилия И.О. (свод)

Срок исполнения - 11.12.2023

2. Держать под контролем ...

Ответственный - Фамилия И.О.

Срок исполнения - 04.12.2023

3. Проработать вопрос ...

Ответственные  -   Фамилия И.О.,     Фамилия И.О.,     Фамилия И.О.,

Фамилия И.О. (свод)

Срок исполнения - 25.12.2023

Заместитель руководителя Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, начальник департамента Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края по документационному обеспечению

И.О. Фамилия

Приложение 32

Образец
оформления проекта личного поручения Губернатора Алтайского края

Губернатор Алтайского края

И.О. Фамилия
Поручение

	И.О. Фамилия
	И.О. Фамилия (свод)

Провести работу по ...
Срок исполнения - 23.03.2017

Приложение 33

Образец
оформления проекта доверенности

                   Правительство Алтайского края

____________________________________________________________________

 просп. Ленина, д. 59, г. Барнаул, 656049, телефон: (3852) 36-31-15,

       факс: (3852) 36-38-63, e-mail: gubernator@alregn.ru

Доверенность

Настоящей доверенностью Правительство   Алтайского   края   в   лице

Губернатора Алтайского края, Председателя Правительства   Алтайского

края Фамилия Имя  Отчество,   действующего   на   основании   Устава

(Основного Закона) Алтайского края,   уполномочивает ... (должность,

фамилия, имя, отчество в родительном  падеже)   (паспорт:  серия ...

N ..., кем и когда выдан) от имени  и  в   интересах   Правительства

Алтайского     края,     в    порядке,   установленном   действующим

законодательством, совершать следующие действия:

подписывать соглашения и иные документы ...;

...;

...

Подпись Фамилия И.О. _________________________ удостоверяю.

Доверенность выдана без права   передоверия   и   действительна   по

тридцатое августа 2017 года.

Губернатор Алтайского края, Председатель Правительства Алтайского края

И.О. Фамилия

Приложение 34

Образец
оформления проекта правительственной телеграммы

Правительственная телеграмма

                                       Фамилия И.О.

                                       Село Табуны Табунского района

                                       Алтайского края,

                                       Октябрьская ул., д. 22

                       Уважаемый имя отчество!

Текст телеграммы ...

Губернатор Алтайского края фамилия

____________________________________________________________________

__ ноября 2017 г. просп. Ленина, д. 59,   г. Барнаул   Правительство

Алтайского края

Губернатор Алтайского края, Председатель Правительства Алтайского края

И.О. Фамилия

Приложение 35

Бланк
приказа Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края

      Администрация Губернатора и Правительства Алтайского края

                               Приказ

Приложение 36

Бланк
письма Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края

      Администрация Губернатора и Правительства Алтайского края

____________________________________________________________________

 просп. Ленина, д. 59, г. Барнаул, 656049, телефон: (3852) 36-31-15,

       факс: (3852) 36-38-63, e-mail: gubernator@alregn.ru

_______________ N ____________

Приложение 37

Бланк
письма структурного подразделения Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края

      Администрация Губернатора и Правительства Алтайского края

             Департамент по документационному обеспечению

____________________________________________________________________

 просп. Ленина, д. 59, г. Барнаул, 656049, телефон: (3852) 36-33-53,

            факс: (3852) 36-65-60, e-mail: doc@alregn.ru

_______________ N ____________

Приложение 38

Образец
расположения реквизитов на бланке приказа Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края

Приложение 39

Образец
расположения реквизитов на бланке письма Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края

Приложение 40

Образец
расположения реквизитов на бланке письма структурного подразделения Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края

Приложение 41

Форма
листа согласования Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края

Лист
согласования Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края к проекту от _________ N ______

____________________________________________________________________

                    (наименование вида документа)

по вопросу: ________________________________________________________

                          (заголовок, содержание документа)

проект зарегистрирован: N ___________________ от ___________________

                              (заполняется при регистрации)

Должность завизировавшего проект	Дата поступления на визирование	Инициалы, фамилия	Подпись	Дата визирования
Начальник правового департамента Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края		О.А. Бубнов
Заместитель руководителя Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, начальник департамента Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края по документационному обеспечению		В.Н. Поморцев

Примечание (заполняется для правовых актов):

официальное опубликование (обнародование)
обязательные адресаты для направления правового акта
антикоррупционная экспертиза

Должность, место работы, фамилия, имя,  отчество,   номер   телефона

исполнителя документа

При подготовке документов Администрации Губернатора и  Правительства

Алтайского края в  лист   дополнительно   включаются   руководители,

осуществляющие визирование проекта.

Приложение 42

Форма
номенклатуры дел Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края

Администрация Губернатора и Правительства Алтайского края		УТВЕРЖДАЮ
		Заместитель Председателя Правительства Алтайского края - руководитель Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края
Номенклатура дел	М.П.		И.О. Фамилия
		_____________ 20___ г.

На ___________ год

Индекс дела	Заголовок дела	Количество дел	Срок хранения и N статьи по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Начальник департамента Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края по документационному обеспечению

Подпись

И.О. Фамилия

Дата

Наименование должности специалиста, ответственного за архив

Подпись

И.О. Фамилия

Дата

СОГЛАСОВАНО		СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края		Протокол ЭПМК Министерства культуры Алтайского края
от _______________ N _____		от _______________ N _____

Приложение 43

Образец
письма с предложениями к номенклатуре дел Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края

Администрация Губернатора и Правительства Алтайского края

Департамент по вопросам государственной службы и кадров

просп. Ленина, д. 59, г. Барнаул, 656049, телефон/факс: (3852) 35-88-07, e-mail: altkadri@alregn.ru

_____________ N ______		Департамент Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края по документационному обеспечению

О направлении предложений к номенклатуре дел на 2023 год

Направляем предложения департамента Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края по вопросам государственной службы и кадров к номенклатуре дел Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края на 2023 год:

Индекс дела по номенклатуре за предыдущий год	Заголовок дела (наименование документов)	Срок хранения и N статьи по перечню типовых архивных документов	Примечание
1	2	3	4
13/1. Приемная
13/1-01	Годовой отчет о работе департамента по вопросам государственной службы и кадров	Постоянно ст. 215

13/1-02	Переписка департамента по вопросам государственной службы и кадров с краевыми ведомствами, структурными подразделениями Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, органами местного самоуправления, организациями, гражданами по основным вопросам деятельности	5 лет ЭПК ст. 70, 154
...
13/4 Отдел правового и методического обеспечения государственной службы
13/4-03	Протоколы заседаний комиссии по рассмотрению вопросов дополнительного пенсионного обеспечения	Постоянно ст. 18г
...

Начальник департамента

Отметка об электронной подписи

И.О. Фамилия

Фамилия Имя Отчество

(3852) 12 34 56

Приложение 44

Форма
итоговой записи номенклатуры дел Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ____ году

в Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края

По срокам хранения	Всего	В том числе:
По срокам хранения	Всего	переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого:

Начальник департамента Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края по документационному обеспечению	Подпись	И.О. Фамилия
Дата

Итоговые сведения переданы в архив.

Наименование должности специалиста, ответственного за архив	Подпись	И.О. Фамилия
Дата

Приложение 45

Форма
листа-заверителя дела

Лист-заверитель дела N ________

В деле подшито и пронумеровано ______________________________ листов

                                    (цифрами и прописью)

с N _______________________ по N _____________________, в том числе:

литерные номера листов ____________________________________________;

пропущенные номера листов __________________________________________

+ листов внутренней описи __________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

Наименование должности сотрудника структурного подразделения Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, заполнившего лист-заверитель

Подпись

И.О. Фамилия

Дата

Приложение 46

Форма
внутренней описи документов дела

Внутренняя опись
документов дела N ________

N п/п	Регистрационный индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого __________________________________________________ документов.

                       (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ________________________________.

                                         (цифрами и прописью)

Наименование должности сотрудника структурного подразделения Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, составившего внутреннюю опись документов дела

Подпись

И.О. Фамилия

Дата

Приложение 47

Форма
обложки дела, составляемой в структурном подразделении Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края

Администрация Губернатора и Правительства Алтайского края

(наименование структурного подразделения)

(наименование отдела структурного подразделения)

	Дело N		Том N
		(индекс по номенклатуре)

(заголовок дела)

(год формирования дела)

                                        На _________ листах

                                        Хранить _____________

                                        Подлежит передаче в архив

                                        Администрации в 20____ году

Приложение 48

Образец
оформления обложки дела, составляемой в структурном подразделении Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края

     Администрация Губернатора и Правительства Алтайского края

          12. Секретариат Губернатора Алтайского края

                   12/1. Организационный отдел

                      Дело N 12/1-08 Том N 1

       Протоколы заседаний, повестки геральдической комиссии

 Алтайского края, документы (планы, информации, справки и др.) к ним

                               2022 год

                                           На 158 листах

                                           Хранить постоянно

                                           Подлежит передаче в архив

                                           Администрации в 2026 году

Приложение 49

Форма
акта приема-передачи документов на хранение в архив Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края

		УТВЕРЖДАЮ
		Наименование должности руководителя структурного подразделения Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края
			И.О. Фамилия
		_____________ 20____ г.

Акт
приема-передачи документов на хранение в архив

Настоящий акт составлен в том, что _________________________________

                                     (наименование структурного

____________________________________________________________________

                 подразделения, передающего документы)

переданы  в  архив   Администрации   Губернатора   и   Правительства

Алтайского края следующие документы:

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Дата дела	Количество томов (частей)	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

Итого принято ______________________________________________ ед. хр.

                             (цифрами и прописью)

Передачу произвел (и):

Наименование должности сотрудника структурного подразделения Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, передавшего документы

Подпись

И.О. Фамилия

Дата

Прием произвел:

Наименование должности специалиста, ответственного за архив

Подпись

И.О. Фамилия

Приложение 50

Форма
обложки дел постоянного хранения

            Краевое государственное казенное учреждение

              "Государственный архив Алтайского края"

                   Губернатор Алтайского края.

                 Правительство Алтайского края.

     Администрация Губернатора и Правительства Алтайского края

(наименование структурного подразделения)

(наименование отдела структурного подразделения)

	Дело N		Том N
		(индекс по номенклатуре)

(заголовок дела)

(крайние даты дела)

                                             На ____________________

                                             Хранить __ постоянно __

Ф. N
Оп. N
Д. N

Приложение 51

Форма
обложки дел по личному составу

                   Губернатор Алтайского края.

                 Правительство Алтайского края.

     Администрация Губернатора и Правительства Алтайского края

(наименование структурного подразделения)

(наименование отдела структурного подразделения)

	Дело N		Том N
		(индекс по номенклатуре)

(заголовок дела)

(крайние даты дела)

                                             На ____________________

                                             Хранить __ 50 лет _____

Ф. N
Оп. N
Д. N

Приложение 52

Форма
описи дел постоянного хранения

Губернатор Алтайского края. Правительство Алтайского края. Администрация Губернатора и Правительства Алтайского края г. Барнаул		УТВЕРЖДАЮ
		Заместитель Председателя Правительства Алтайского края - руководитель Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края
	М.П.		И.О. Фамилия
		_____________ 20___ г.

Фонд N _______

Опись N _________

дел постоянного хранения

за __________ год

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6
Название раздела

В данный раздел описи внесено _________________________________ дел,

                                     (цифрами и прописью)

с N _________________________ по N ___________________, в том числе:

литерные номера: ___________________________________________________

пропущенные номера: ________________________________________________

Наименование должности специалиста, ответственного за архив

Подпись

И.О. Фамилия

Дата

СОГЛАСОВАНО		УТВЕРЖДЕНО
Протокол ЦЭК Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края		Протокол ЭПМК Министерства культуры Алтайского края
от _______________ N _____		от _______________ N _____

Приложение 53

Форма
описи дел по личному составу

Губернатор Алтайского края. Правительство Алтайского края. Администрация Губернатора и Правительства Алтайского края г. Барнаул		УТВЕРЖДАЮ
		Заместитель Председателя Правительства Алтайского края - руководитель Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края
	М.П.		И.О. Фамилия
		_____________ 20___ г.

Фонд N _______

Опись N _________

дел по личному составу

за __________ год

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Срок хранения	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

В данный раздел описи внесено _________________________________ дел,

                                      (цифрами и прописью)

с N _________________________ по N ___________________, в том числе:

литерные номера: ___________________________________________________

пропущенные номера: ________________________________________________

Наименование должности специалиста, ответственного за архив

Подпись

И.О. Фамилия

Дата

СОГЛАСОВАНО		СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края		Протокол ЭПК КГКУ "Государственный архив Алтайского края"
от _______________ N _____		от _______________ N _____

Приложение 54

Форма
описи электронных дел, документов постоянного хранения

Губернатор Алтайского края. Правительство Алтайского края. Администрация Губернатора и Правительства Алтайского края г. Барнаул		УТВЕРЖДАЮ
		Заместитель Председателя Правительства Алтайского края - руководитель Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края
	М.П.		И.О. Фамилия
		_____________ 20___ г.

Фонд N _______

Опись N _________

электронных дел, документов

постоянного хранения

за __________ год

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Объем, Мб	Примечание
1	2	3	4	5	6
Название раздела

В данный раздел описи внесено _________________________________ дел,

                                     (цифрами и прописью)

с N _____________________________ по N ____________________________,

        (цифрами и прописью)                (цифрами и прописью)

объемом ____________________ Мб.

Наименование должности специалиста, ответственного за архив

Подпись

И.О. Фамилия

Дата

СОГЛАСОВАНО		УТВЕРЖДЕНО
Протокол ЦЭК Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края		Протокол ЭПМК Министерства культуры Алтайского края
от _______________ N _____		от _______________ N _____

Приложение 55

Форма
описи электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения

Губернатор Алтайского края. Правительство Алтайского края. Администрация Губернатора и Правительства Алтайского края г. Барнаул		УТВЕРЖДАЮ
		Заместитель Председателя Правительства Алтайского края - руководитель Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края
	М.П.		И.О. Фамилия
		_____________ 20___ г.

Фонд N _______

Опись N _________

электронных дел, документов

временных (свыше 10 лет)

сроков хранения

за __________ год

В данный раздел описи внесено _________________________________ дел,

                                     (цифрами и прописью)

с N _____________________________ по N ____________________________,

         (цифрами и прописью)              (цифрами и прописью)

объемом ____________________ Мб.

Наименование должности специалиста, ответственного за архив

Подпись

И.О. Фамилия

Дата

СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края
от _______________ N _____

Приложение 56

Форма
описи электронных фотодокументов

Губернатор Алтайского края. Правительство Алтайского края. Администрация Губернатора и Правительства Алтайского края г. Барнаул		УТВЕРЖДАЮ
		Заместитель Председателя Правительства Алтайского края - руководитель Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края
	М.П.		И.О. Фамилия
		_____________ 20___ г.

Фонд N _____

Опись N _____

электронных фотодокументов за ______ год

N ед. уч./ед. хр.

Производственный номер

Заголовок (аннотация) документа (название диафильма)

Автор съемки

Дата съемки

Место съемки

Количество единиц хранения/кадров панорамной съемки

Состав текстовой сопроводительной документации

Примечания

негатив

дубль-негатив

позитив

фотоотпечаток

слайд (диапозитив)

диафильм

Название мероприятия

В данный раздел описи внесено ___________________ ед. уч., с N _____

                              (цифрами и прописью)

по N ______.

Наименование должности специалиста, ответственного за архив

Подпись

И.О. Фамилия

Дата

СОГЛАСОВАНО		УТВЕРЖДЕНО
Протокол ЦЭК Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края		Протокол ЭПМК Министерства культуры Алтайского края
от _______________ N _____		от _______________ N _____

Приложение 57

Форма
реестра документов (контейнеров электронных документов) электронного дела

Приложение к описи N_____

электронных дел, документов

постоянного хранения

(или электронных дел, документов

временных (свыше 10 лет) сроков

хранения)

за ______год

Реестр
документов (контейнеров электронных документов) электронного дела:

N ед. хр. по описи ___________________ Индекс дела _________________

Заголовок дела _____________________________________________________

Дата документа	Рег. N документа	Наименование документа	Объем, Мб.	Примечания
1	2	3	4	5

Наименование должности сотрудника структурного подразделения Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, составившего реестр документов дела

Подпись

И.О. Фамилия

Приложение 58

Форма
справки о причинах отсутствия документов постоянного хранения

Администрация Губернатора и Правительства Алтайского края

просп. Ленина, д. 59, г. Барнаул, 656049, телефон: (3852) 36-31-15, факс: (3852) 36-38-63, e-mail: gubernator@alregn.ru

______________ N __________

Справка
о причинах отсутствия документов

Дана краевому государственному казенному учреждению "Государственный

архив Алтайского края" в том, что  в   процессе   научно-технической

обработки не обнаружены следующие документы ________________________

                                                (срок хранения)

Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края за 20_____

год:

N п/п	Индекс дела	Название структурных подразделений и заголовки дел	Даты дел	Причина утраты или отсутствия документов	Подписи ответственных лиц
1	2	3	4	5	6

Итого _____________________ ед. хр.

      (цифрами и прописью)

Подпись

И.О. Фамилия

Приложение 59

Форма
акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Администрация Губернатора и Правительства Алтайского края		УТВЕРЖДАЮ
		Заместитель Председателя Правительства Алтайского края - руководитель Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края
	М.П.		И.О. Фамилия
		_____________ 20___ г.
Акт
_____________ N _____
г. Барнаул
о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

На основании _______________________________________________________

                (название и выходные данные перечня документов с

____________________________________________________________________

                    указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и

утратившие практическое значение документы фонда N _________________

                                                    (название фонда)

N п/п	Заголовок дела (групповой заголовок документов)	Годы	Номер описи	Номер ед. хр. по описи	Количество ед. хр.	Сроки хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого ________________________ ед. хр. за ______________ годы.

        (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за годы утверждены ЭПК (ЭПМК)

____________________________________________________________________

            (наименование учреждения, утвердившего описи)

(протокол от ____________ N _____)

Подпись

И.О. Фамилия

Наименование должности руководителя структурного подразделения Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, документы которого уничтожаются

Подпись

И.О. Фамилия

Наименование должности специалиста, ответственного за архив

Подпись

И.О. Фамилия

СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края

от _________________ N ______

Документы в количестве ____________________________________ ед. хр.:

на бумажном носителе весом _____________ кг сданы на уничтожение;

на электронном носителе сданы на уничтожение

____________________________________________________________________

                         (способ уничтожения)

Наименование должности специалиста, ответственного за архив

Подпись

И.О. Фамилия

Дата

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности специалиста, ответственного за архив

Подпись

И.О. Фамилия

Дата

Приложение 60

Образец
письма с предложениями к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Администрация Губернатора и Правительства Алтайского края

Правовой департамент

просп. Ленина, д. 59, г. Барнаул, 656049, телефон: (3852) 36-35-53, факс: (3852) 36-31-37, e-mail: gpk@alregn.ru

_____________ N _____		Департамент Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края по документационному обеспечению
О направлении предложений к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

На основании _______________________________________________________

              (указывается наименование, принявший орган и реквизиты

____________________________________________________________________

    перечней типовых архивных документов (других правовых актов),

____________________________________________________________________

            устанавливающих сроки хранения для документов)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и

утратившие практическое значение документы  правового   департамента

Администрации Губернатора и   Правительства  Алтайского   края,   не

подлежащие включению в опись дел постоянного хранения и по   личному

составу:

N п/п	Заголовок дела (наименование документов)	Годы заведения и завершения дел	Индекс дела по номенклатуре дел	Количество дел	Сроки хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7
16/1. Приемная
1	Переписка с краевыми ведомствами, структурными подразделениями Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, органами местного самоуправления, организациями, гражданами по основным вопросам деятельности	2018	16/1-03	2	5 лет ЭПК ст. 70, 154
16/3. Отдел судебной работы
2	Документы (исковые заявления, решения судов, определения, возражения), предоставляемые в судебные органы. Копии	2018	16/3-01	76	5 лет ст. 143

Итого	78 (семьдесят восемь)	ед. хр. за	2018	год.
	(цифрами и прописью)

Начальник департамента

Отметка об электронной подписи

И.О. Фамилия

<< Назад
	Содержание Распоряжение Правительства Алтайского края от 30 декабря 2022 г. N 422-р "О внесении изменений в распоряжение Правительства...

Индекс дела

Заголовок дела

Крайние даты

Срок хранения

Примечание

Название раздела