Приложение

УТВЕРЖДЕНО
постановлением
администрации города Кирова
от 25.10.2019 N 2614-п
(в редакции постановления
администрации города Кирова
от 30.12.2022 N 4084-п)

Положение
об организации проектной деятельности в администрации города Кирова

1. Общие положения

1.1. Положение об организации проектной деятельности в администрации города Кирова (далее - Положение) устанавливает порядок организации проектной деятельности в администрации города Кирова, а также функциональную структуру системы управления проектной деятельностью, в соответствии с которой устанавливаются перечень органов управления проектной деятельностью и их функции.

1.2. В настоящем Положении используются следующие понятия и определения:

проект - комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленных на достижение уникальных результатов в условиях временных и ресурсных ограничений;

проектная деятельность - деятельность, связанная с инициированием, подготовкой, реализацией и завершением проектов;

паспорт проекта - документ, содержащий ключевую информацию по проекту, а именно: наименование проекта, период реализации, показатели, результаты, финансовое обеспечение, иные сведения;

план мероприятий проекта - документ, являющийся неотъемлемой частью паспорта проекта, включающий в себя результаты, контрольные точки, информацию об исполнителях, сроках достижения результатов и контрольных точек;

результат проекта - это созданные или улучшенные в ходе реализации проекта материальные или нематериальные продукты, услуги или блага, связанные с достижением показателей проекта;

показатель проекта - количественно измеримый показатель, характеризующий достижение общественно значимого результата или задачи, не являющейся общественно значимым результатом проекта;

контрольная точка - документально подтверждаемое событие, отражающее факт завершения ряда мероприятий по достижению результата проекта;

мероприятие (работа) - набор связанных действий, выполняемых для достижения результата проекта, имеющих сроки начала и окончания;

совет по проектному управлению при главе города Кирова (далее - совет) - координационный орган системы управления проектной деятельностью в муниципальном образовании "Город Киров", принимающий ключевые управленческие решения в сфере проектной деятельности, создаваемый на основании постановления главы города Кирова;

проектный офис администрации города Кирова (далее - муниципальный проектный офис) - департамент экономического развития и предпринимательства администрации города Кирова, на который возлагаются функции по организационно-методическому сопровождению проектной деятельности, общей координации реализации проектов;

реестр проектов - перечень утвержденных паспортов проектов;

исполнители проекта - отраслевые (функциональные) и территориальные органы администрации города Кирова, иные органы и организации, привлекаемые по согласованию к реализации проекта;

участники проекта - представители отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Кирова, а также привлекаемые по согласованию представители иных органов и организаций, участвующие в управлении проектом и (или) его реализации.

1.3. Положение разработано с учетом следующих стандартов и методических документов в области управления проектной деятельностью:

национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 54870-2011 "Проектный менеджмент. Требования к управлению портфелем проектов";

национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 54869-2011 "Проектный менеджмент. Требования к управлению проектом";

национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р ИСО 21500-2014 "Руководство по проектному менеджменту";

постановления Правительства Кировской области от 16.07.2018 N 349-П "Об организации проектной деятельности в органах исполнительной власти Кировской области".

1.4. Проектная деятельность осуществляется с учетом следующих принципов:

обеспечения достижения уникальных результатов в рамках реализации проектов;

обеспечения соблюдения и сокращения сроков достижения результатов проектов;

обеспечения эффективного использования трудовых, финансовых и материально-технических ресурсов, выделяемых для реализации проектов;

обеспечения прозрачности, обоснованности и своевременности принимаемых решений;

обеспечения эффективных механизмов контроля за реализацией проектов;

повышения качества планирования и реализации проектов.

1.5. Настоящее Положение распространяется на региональные проекты, реализуемые в муниципальном образовании "Город Киров", в том числе с использованием средств областного бюджета и (или) федерального бюджета, а также иных средств, привлекаемых в соответствии с законодательством Российской Федерации и законодательством Кировской области.

1.6. Проекты (их мероприятия) отражаются в составе соответствующих муниципальных программ, к сфере реализации которых они относятся.

Включение проекта (мероприятий проекта) в муниципальные программы осуществляется в соответствии с Порядком разработки, реализации и оценки эффективности реализации муниципальных программ муниципального образования "Город Киров", утверждаемым администрацией города Кирова.

1.7. Организационная структура системы управления проектной деятельностью в администрации города Кирова включает в себя:

1.7.1. Постоянный орган управления проектной деятельностью, к которому относится муниципальный проектный офис.

Муниципальный проектный офис:

обеспечивает методическое сопровождение проектной деятельности в администрации города Кирова, разрабатывает методические рекомендации в целях организации проектной деятельности, а также координирует их применение;

координирует участников проектной деятельности в программном комплексе "Свод-СМАРТ";

осуществляет контроль достоверности и обоснованности сведений, содержащихся в документах, разрабатываемых в рамках реализации проектов;

обеспечивает общую координацию реализации проектов;

осуществляет мониторинг и контроль хода реализации проектов, в том числе:

расходования исполнителями проектов средств на реализацию проектов,

своевременного исполнения поручений, решений совета по вопросам, относящимся к компетенции проектного офиса, исполнителями проектов,

фактического выполнения исполнителями проектов параметров проектов,

соблюдения сроков выполнения запланированных мероприятий по проектам;

осуществляет контроль за соблюдением требований настоящего Положения, положений методических документов муниципального проектного офиса и иных нормативных правовых актов в сфере проектной деятельности;

ведет реестр проектов;

обеспечивает проведение контрольных мероприятий в отношении проектов и итогов реализации проектов, а также разрабатывает соответствующие рекомендации и предложения;

обеспечивает деятельность совета;

инициирует рассмотрение вопросов, требующих решения совета;

имеет право запрашивать в установленном порядке у всех участников проектной деятельности материалы и информацию по вопросам реализации проектов;

направляет рекомендации участникам проектной деятельности в рамках управления проектной деятельностью;

взаимодействует с региональным проектным офисом;

выполняет иные функции, предусмотренные настоящим Положением.

1.7.2. Временные органы, формируемые в целях управления проектной деятельностью:

1.7.2.1. Куратор - заместитель главы администрации города Кирова, отвечающий за решение относящихся к его полномочиям вопросов, выходящих за пределы полномочий руководителя проекта.

Куратор:

оказывает всестороннее содействие успешной реализации проекта;

рассматривает информацию о ходе реализации проекта и координирует деятельность участников проекта;

согласовывает документы, подготовленные в целях обеспечения приемки результата проекта и завершения проекта;

несет персональную ответственность за эффективную реализацию проекта в рамках установленных функций;

выполняет иные функции, предусмотренные настоящим Положением и иными правовыми актами администрации города Кирова.

Куратор проекта указывается в паспорте проекта.

1.7.2.2. Функциональный заказчик проекта - отраслевой (функциональный) или территориальный орган администрации города Кирова, в наибольшей степени заинтересованный в результатах проекта, реализация которого относится к сфере его деятельности.

Функциональный заказчик:

определяет основные требования к результатам и показателям проекта;

обеспечивает приемку результатов проекта;

согласовывает документы, подготовленные в целях обеспечения приемки результата проекта и завершения проекта;

проводит оценку актуальности способов реализации проекта;

участвует в мониторинге реализации проекта, а также в проведении оценок и контрольных мероприятий по проекту;

утверждает состав рабочей группы проекта;

несет ответственность за приведение объема финансового обеспечения, предусмотренного паспортом проекта, в соответствие с данными сводной бюджетной росписи в течение текущего финансового года;

выполняет иные функции, предусмотренные настоящим Положением и иными нормативными правовыми актами администрации города Кирова.

Функциональный заказчик проекта указывается в паспорте проекта.

1.7.2.3. Руководитель проекта - руководитель функционального заказчика проекта в лице руководителя отраслевого (функционального), территориального органа администрации города Кирова или его заместителя, выполняющий функции по управлению проектом, несущий персональную ответственность за достижение показателей и результатов проекта.

Руководитель проекта:

осуществляет оперативное управление реализацией проекта, обеспечивая достижение показателей, результатов в рамках запланированных средств, в соответствии со сроками осуществления проекта и с заданными требованиями к результатам проекта;

формирует рабочую группу проекта, определяет администратора проекта;

обеспечивает своевременную актуализацию паспорта проекта;

руководит рабочей группой проекта, в том числе проводит совещания рабочей группы, осуществляет организацию и контроль выполнения членами рабочей группы проекта мероприятий проекта и достижения ими контрольных точек, дает членам рабочей группы проекта обязательные для исполнения поручения;

представляет в муниципальный проектный офис и куратору проекта информацию и документы по проекту в сроки, указанные в соответствующем запросе;

запрашивает у всех участников проектной деятельности в установленном порядке информацию и документы, необходимые для управления проектом;

обеспечивает проведение мониторинга реализации проекта;

готовит проект решения о завершении проекта, в том числе досрочном, проводит оценку соответствия полученного результата проекта требованиям, содержащимся в паспорте проекта, и формирует итоговый отчет о реализации проекта;

принимает участие в заседании совета;

выполняет иные функции, предусмотренные настоящим Положением, иными нормативными правовыми актами администрации города Кирова, а также принимаемыми решениями совета.

Руководитель проекта указывается в паспорте проекта.

1.7.2.4. Администратор проекта - сотрудник отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Кирова, являющегося функциональным заказчиком, осуществляющий организационное и документационное обеспечение деятельности руководителя проекта.

Администратор проекта входит в состав рабочей группы проекта.

Администратор проекта:

осуществляет сопровождение, согласование и ведение документов по проекту;

обеспечивает подготовку отчетности по проекту;

осуществляет функции секретаря рабочей группы проекта;

организует совещания по проекту, ведет протокол и оказывает иную административную поддержку руководителю проекта;

соблюдает требования методических документов по организации проектной деятельности;

взаимодействует с муниципальным проектным офисом.

Администратор указывается в паспорте проекта.

1.8.2.5. Рабочая группа проекта - сотрудники администрации города Кирова, объединенные во временную организационную структуру для выполнения мероприятий (работ) проекта.

В состав рабочей группы проекта входят руководитель проекта, администратор проекта и члены рабочей группы.

Руководитель проекта определяет требования к составу рабочей группы проекта в целях качественного и своевременного выполнения работ проекта.

Руководитель проекта ставит задачи по выполнению мероприятий проекта членами рабочей группы, координирует их действия, определяет порядок взаимодействия членов рабочей группы проекта.

В целях организации выполнения работ проекта проводятся совещания рабочей группы проекта для принятия решений, обсуждения возникших в ходе реализации проекта проблем, информирования членов рабочей группы о текущем состоянии проекта.

Администратор проекта осуществляет подготовку и организацию совещаний, оформление поручений руководителя проекта, информирование членов рабочей группы по всем необходимым вопросам.

Член рабочей группы посещает совещания рабочей группы, участвует в обсуждении вопросов, включенных в повестку совещания, дает предложения и выполняет поручения руководителя проекта в рамках своей компетенции.

2. Инициирование проекта

2.1. Основанием для инициирования проекта, входящего в состав регионального проекта, является его вклад в достижение результатов и показателей регионального проекта.

2.2. Инициирование проекта осуществляется функциональным заказчиком проекта.

2.3. При наличии подписанного соглашения о реализации проекта между руководителем регионального проекта и администрацией города Кирова, функциональным заказчиком проекта осуществляется формирование паспорта проекта с учетом требований, указанных в подразделе 3.1 раздела 3 настоящего Положения.

3. Подготовка проекта

3.1. Паспорт проекта разрабатывается в следующем порядке.

3.1.1. Подготовка паспорта проекта осуществляется с учетом методических документов, подготовленных муниципальным проектным офисом.

3.1.2. Проект паспорта проекта направляется функциональным заказчиком проекта для рассмотрения:

потенциальным исполнителям проекта;

департаменту финансов администрации города Кирова (далее - департамент финансов);

муниципальному проектному офису.

3.1.3. Потенциальные исполнители проекта, департамент финансов, муниципальный проектный офис в течение 5 рабочих дней со дня получения паспорта проекта рассматривают паспорт проекта и результаты его рассмотрения направляют функциональному заказчику проекта с указанием обоснованных замечаний и (или) предложений (при наличии).

3.1.4. Департамент финансов рассматривает паспорт проекта на предмет:

обоснованности планируемого объема расходов за счет средств местного бюджета на реализацию проекта, а также сроков реализации;

соответствия объемов бюджетных ассигнований на финансовое обеспечение реализации проекта объемам бюджетных ассигнований, установленным решением Кировской городской Думы о бюджете муниципального образования "Город Киров" (далее - решение о бюджете муниципального образования "Город Киров"), и (или) сводной бюджетной росписи бюджета муниципального образования "Город Киров".

3.1.5. Муниципальный проектный офис рассматривает паспорт проекта на предмет соответствия проекта принципам проектной деятельности и требованиям настоящего Положения.

3.1.6. В случае поступления замечаний и (или) предложений от потенциальных исполнителей проекта, муниципального проектного офиса, департамента финансов функциональный заказчик проекта в течение 5 рабочих дней осуществляет доработку паспорта проекта и направляет его на повторное рассмотрение.

3.1.7. Повторное рассмотрение паспорта проекта осуществляется в порядке, предусмотренном пунктами 3.1.1 - 3.1.3 подраздела 3.1 раздела 3 настоящего Положения.

3.1.8. Паспорт проекта с результатами его рассмотрения направляется функциональным заказчиком проекта в муниципальный проектный офис.

При наличии неурегулированных разногласий с потенциальными исполнителями проекта функциональный заказчик проекта вносит их в таблицу разногласий, которую прилагает к паспорту проекта.

3.1.9. Муниципальный проектный офис направляет в совет паспорт проекта, согласованный со всеми заинтересованными сторонами, указанными в пункте 3.1.2 подраздела 3.1 раздела 3 настоящего Положения.

3.1.10. Поступивший в совет паспорт проекта рассматривается на заседании совета с целью принятия одного из следующих решений:

об утверждении паспорта проекта;

о предварительном одобрении паспорта проекта в случае необходимости его доработки, в том числе рассмотрения вопроса финансового обеспечения проекта;

иного решения в рамках компетенции совета.

3.1.11. В случае принятия советом решения о предварительном одобрении паспорта проекта потенциальный функциональный заказчик проекта в течение установленного советом срока дорабатывает паспорт проекта.

Рассмотрение доработанного паспорта проекта осуществляется в порядке, предусмотренном пунктами 3.1.6 и 3.1.7 подраздела 3.1 раздела 3 настоящего Положения.

3.1.12. Утвержденный советом паспорт проекта является основанием для включения его в реестр проектов.

3.2. Для реализации проекта формируется рабочая группа проекта (при необходимости).

3.2.1. Основанием для формирования рабочей группы проекта является утвержденный советом паспорт проекта.

3.2.2. Руководитель проекта в течение 3 рабочих дней со дня утверждения паспорта проекта направляет исполнителям проекта запрос об определении сотрудника для участия в деятельности рабочей группы проекта.

Исполнители проекта в течение 3 рабочих дней со дня получения запроса направляют руководителю проекта информацию о сотрудниках, рекомендуемых для включения в состав рабочей группы проекта, с учетом их должностных обязанностей (выполняемых функций).

Решение о направлении сотрудника для участия в деятельности рабочей группы принимается руководителем исполнителя проекта в соответствии с функциональными задачами, стоящими перед сотрудником в рамках проекта, с учетом текущей и будущей занятости сотрудника, а также на основании должностного регламента сотрудника или трудового договора.

3.2.3. Руководитель проекта в течение 2 рабочих дней со дня получения информации о сотрудниках формирует на ее основании состав рабочей группы проекта.

3.2.4. Состав рабочей группы проекта утверждается правовым актом функционального заказчика проекта.

3.2.5. Руководитель проекта в течение 1 рабочего дня со дня утверждения состава рабочей группы проекта направляет копию правового акта об утверждении состава рабочей группы исполнителям проекта и в муниципальный проектный офис.

4. Реализация проекта и внесение изменений в проект

4.1. Реализация проекта осуществляется в соответствии с паспортом проекта.

4.2. Основаниями для внесения изменений в паспорт проекта являются:

поручения Губернатора Кировской области, Правительства Кировской области, главы города Кирова, главы администрации города Кирова, решения совета;

результаты мониторинга реализации проекта;

паспорта региональных проектов в части изменений их параметров;

изменение объемов средств из внебюджетных источников;

решение о бюджете муниципального образования "Город Киров" (изменения в него), сводная бюджетная роспись, предусматривающие объемы ассигнований на финансовое обеспечение реализации проектов.

4.3. Внесение изменений в паспорт проекта осуществляется путем подготовки функциональным заказчиком запроса на изменение паспорта проекта.

4.4. Формирование запроса на изменение паспорта проекта в целях приведения параметров паспорта проекта (включая объемы финансового обеспечения, значения показателей и результатов проекта) в соответствие с изменениями, внесенными в решение о бюджете муниципального образования "Город Киров", осуществляется в течение 3 недель после вступления его в силу.

Согласование запроса, указанного в абзаце первом подраздела 4.4 раздела 4 настоящего Положения, осуществляется:

соисполнителями проекта - в течение 2 рабочих дней со дня поступления такого запроса;

департаментом финансов, муниципальным проектным офисом в соответствии с пунктами 3.1.4, 3.1.5 подраздела 3.1 раздела 3 настоящего Положения - в течение 3 рабочих дней со дня поступления такого запроса.

4.5. Муниципальный проектный офис анализирует информацию, содержащуюся в запросе на изменение паспорта проекта, при необходимости осуществляет подготовку заключения и направляет его на рассмотрение совета.

4.6. Источниками финансового обеспечения проекта являются средства местного бюджета, привлеченные средства областного бюджета, федерального бюджета, иных внебюджетных источников.

4.7. Проекты подлежат ежегодной актуализации и планированию на очередной финансовый год в порядке, установленном подразделами 4.3 и 4.4 раздела 4 настоящего Положения.

5. Завершение проекта

5.1. Плановое завершение проекта.

5.1.1. По итогам достижения показателей и результатов проекта, указанных в паспорте проекта, осуществляется завершение проекта, которое состоит из приемки результатов проекта и принятия решения о завершении проекта.

5.1.2. В целях приемки результата проекта и планового завершения проекта руководитель проекта:

осуществляет сбор и анализ материалов и документов, подтверждающих завершение проекта и получение результатов (например, акт о приемке выполненных работ, акт приема-передачи оказанных услуг, статистические данные);

проводит анализ соответствия полученных результатов проекта ожидаемым результатам, содержащимся в паспорте проекта, и формирует итоговый отчет о реализации проекта;

обеспечивает согласование итогового отчета о реализации проекта и иных документов, подготовленных в целях обеспечения приемки результата проекта и официального завершения проекта, с функциональным заказчиком и куратором проекта.

5.1.3. Согласованный итоговый отчет о реализации проекта руководитель проекта в течение 2 рабочих дней со дня согласования направляет в муниципальный проектный офис.

Руководитель проекта несет персональную ответственность за достоверность представляемой информации о завершении проекта.

5.1.4. Заключение о завершении проекта и представленные документы могут быть направлены муниципальным проектным офисом на рассмотрение совета с целью приемки результатов проекта и завершения проекта.

5.2. Досрочное завершение проекта.

5.2.1. В случае возникновения обстоятельств, по причине которых проект не может быть реализован, руководитель проекта направляет в муниципальный проектный офис согласованное с функциональным заказчиком проекта (в лице его руководителя) и куратором проекта мотивированное предложение о досрочном завершении проекта с приложением итогового отчета о реализации проекта.

5.2.2. Досрочное завершение проекта означает его прекращение без возможности возобновления.

6. Мониторинг реализации проектов

6.1. Мониторинг реализации каждого проекта проводится, начиная с принятия решения об утверждении паспорта проекта, и завершается принятием решения о завершении проекта, в том числе досрочном.

6.2. Мониторинг реализации проектов представляет собой систему мероприятий по измерению фактических параметров проектов, расчету отклонений фактических параметров проектов от плановых, анализу их причин, прогнозированию хода реализации проектов, принятию управленческих решений по определению, согласованию и реализации возможных корректирующих воздействий.

6.3. Мониторинг реализации проектов проводится в отношении:

6.3.1. Расходования исполнителями проектов средств на реализацию проектов.

6.3.2. Фактического выполнения исполнителями проектов параметров проектов.

6.3.3. Соблюдения сроков выполнения исполнителями проектов запланированных результатов по проектам.

6.3.4. Своевременного заключения исполнителями проектов муниципальных контрактов.

6.4. В ходе мониторинга реализации проектов формируются ежеквартальные и годовые отчеты.

В ежеквартальные и годовые отчеты включается информация о реализации проектов, содержащая фактические и плановые сведения о достижении показателей, результатов, контрольных точек и исполнении финансового обеспечения соответствующих проектов, информация о рисках реализации проектов, а также иные сведения.

6.5. Подготовка отчетности о ходе реализации проекта осуществляется в соответствии с методическими рекомендациями муниципального проектного офиса.

Руководитель проекта ежеквартально не позднее 10 числа месяца, следующего за отчетным кварталом, представляет в муниципальный проектный офис отчет о ходе реализации проекта.

Руководитель проекта несет ответственность за достоверность, актуальность и полноту информации, содержащейся в отчете о ходе реализации проекта.

6.6. В случае выявления рисков реализации проекта, требующих внесения изменений в паспорт проекта, руководитель проекта представляет вместе с данными мониторинга реализации проекта информацию о принятых мерах и (или) предложения о мероприятиях по корректирующим воздействиям.

6.7. Департамент финансов ежеквартально не позднее 10 числа месяца, следующего за отчетным кварталом, направляет в муниципальный проектный офис оперативную информацию об исполнении бюджета муниципального образования "Город Киров" в части бюджетных ассигнований, предусмотренных на реализацию проектов.

6.8. Результаты реализации проектов за отчетный год могут рассматриваться на заседаниях совета в соответствии с Положением о совете.

6.9. Муниципальный проектный офис формирует сводную информацию о ходе реализации проектов.

6.10. Сводная информация о ходе реализации проектов публикуется на официальном сайте администрации города Кирова.

7. Контрольные мероприятия реализации проектов

7.1. Контрольные мероприятия в отношении реализуемых проектов (далее - контрольные мероприятия) могут проводиться в целях профилактики и выявления рисков при реализации проектов, анализа выполнения запланированных параметров проектов, оценки уровня их фактического достижения.

7.2. Контрольные мероприятия проводятся в формах:

проверки документации по реализации проектов;

выездного контрольного мероприятия;

совещания (заседания) с исполнителями проектов;

контроля исполнения поручений, формируемых в ходе реализации проектов;

иных формах.

7.3. Решение о проведении контрольных мероприятий принимает глава города Кирова, глава администрации города Кирова, руководители отраслевых (функциональных) органов администрации города Кирова, реализующих проекты.

7.4. Контроль исполнения поручений предусматривает анализ соблюдения сроков исполнения поручений, формируемых в рамках реализации проектов, в том числе своевременного исполнения поручений Губернатора Кировской области, Председателя Правительства Кировской области, решений совета, главы администрации города Кирова.

7.5. По итогам проведения контрольных мероприятий может быть принято решение о внесении изменений в паспорт проекта.