Приложение

Приложение
к решению 83-й сессии
Симферопольского
городского совета II созыва
от 12.01.2023 N 712

Приложение 17
к решению 22-й сессии
Симферопольского
городского совета I созыва
от 25.06.2015 N 286

Положение
об архивном управлении (муниципальном архиве) Администрации города Симферополя Республики Крым

1. Общие положения

1.1. Архивное управление (муниципальный архив) Администрации города Симферополя Республики Крым (далее - Управление) осуществляет реализацию полномочий Администрации города Симферополя Республики Крым (далее - Администрация города Симферополя) в сфере архивного дела и является функциональным органом Администрации города Симферополя.

1.2. Управление возглавляет начальник, который назначается на должность и освобождается от должности главой администрации города Симферополя по представлению заместителя главы администрации города Симферополя в соответствии с распределением обязанностей.

1.3. Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами Президента Российской Федерации, постановлениями Правительства Российской Федерации, Конституцией Республики Крым, законами Республики Крым, нормативными правовыми и иными актами Республики Крым, приказами Федерального архивного агентства, Государственного комитета по делам архивов Республики Крым (далее - Госкомархив Республики Крым), Уставом муниципального образования городской округ Симферополь Республики Крым, муниципальными правовыми актами муниципального образования городской округ Симферополь Республики Крым (далее - городской округ Симферополь), а также настоящим Положением.

1.4. Управление подотчетно и подконтрольно главе администрации города Симферополя, и его деятельность координируется заместителем главы администрации города Симферополя.

1.5. Работники Управления являются муниципальными служащими. На них распространяются все права и обязанности, ограничения и социальные гарантии, предусмотренные для муниципальных служащих действующим законодательством.

1.6. Положение об Управлении утверждается Симферопольским городским советом Республики Крым.

1.7. Управление не является юридическим лицом, имеет круглую печать со своим наименованием, штампы.

1.8. Местонахождение Управления: 295000, Республика Крым, г. Симферополь, ул. Толстого, 15.

1.9. Финансирование и материально-техническое обеспечение Управления осуществляется за счет бюджета муниципального образования городской округ Симферополь Республики Крым. Дополнительными источниками финансирования могут быть целевые средства из бюджета Республики Крым (при реализации программ развития архивного дела, обеспечении отдельных государственных полномочий материальными ресурсами), иных средств, разрешенных законодательством Российской Федерации и Республики Крым.

1.10. Администрация города Симферополя обеспечивает Управление помещениями, отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранности документов, его содержание, техническое оснащение, оборудование, охрану, транспортное обслуживание и создание необходимых условий труда работников.

2. Основные задачи управления

Основными задачами Управления являются:

2.1. Обеспечение сохранности и государственный учет архивных документов постоянного хранения и по личному составу, принятых на государственное хранение:

- местных органов государственной власти, организаций и общественных организаций, функционировавших на территории городского округа Симферополь в составе СССР за 1944 - 1990 годы;

- органов местного самоуправления, организаций государственной и коммунальной формы собственности, общественных организаций, функционировавших на территории городского округа Симферополь за 1991 - 2014 годы;

- органов местного самоуправления, организаций государственной, муниципальной форм собственности, общественных организаций Списка N 1 - источников формирования Архивного фонда Республики Крым, функционирующих на территории городского округа Симферополь с 2014 года;

- документов личного происхождения, семейных архивов, документальных коллекций, поступивших на законном основании в муниципальную собственность, в том числе, из-за рубежа;

- кино-, фото-, фоно-, видео- и аудиодокументы;

- печатных, иллюстративных и других материалов, дополняющие фонды Управления;

- документов по личному составу ликвидированных организаций и физических лиц всех форм собственности, не имеющих правопреемников;

- учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых в практической работе.

2.2. Комплектование Управления документами постоянного хранения, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение в соответствии с его профилем.

2.3. Комплектование Управления документами по личному составу ликвидированных организаций всех форм собственности и физических лиц, не имеющих правопреемника, расположенных на территории городского округа Симферополь, входящих в зону комплектования Управления.

2.4. Организация информационного обеспечения органов местного самоуправления, использования архивных документов в целях социально-правовой защиты граждан, обеспечения условий для всестороннего использования архивных документов в соответствии с законодательством.

2.5. Организационно-методическое руководство деятельностью архивов организаций, других муниципальных организаций, содействие организациям других форм собственности в сохранении, комплектовании и использовании их архивов.

3. Функции Управления

В соответствии с возложенными задачами Управление осуществляет следующие функции:

3.1. Организует отбор и осуществляет прием архивных документов на государственное хранение.

3.2. Осуществляет хранение архивных документов на различных видах носителей, принятых на государственное хранение, учетных документов архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления его практической деятельности.

3.3. Осуществляет государственный учет архивных документов, хранящихся в Управлении.

3.4. Принимает меры по созданию нормативных условий хранения архивных документов и обеспечению их физической сохранности.

3.5. Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам Управления, автоматизированные информационно-поисковые системы, базы данных о составе и содержании документ с целью оперативного использования содержащейся в них информации.

3.6. Обеспечивает популяризацию архивных документов в средствах массовой информации: проведение экскурсий, экспонирование на выставках, статьи в газетах, теле-, радиопередачи, открытые уроки, дни открытых дверей.

3.7. Исполняет тематические, социально-правовые запросы граждан, выдает архивные справки, копии, выписки из документов.

3.8. Разрабатывает и по согласованию с Госкомархивом Республики Крым представляет на утверждение Администрации города Симферополя Список N 1 организаций - источников комплектования Управления, ведет систематическую работу по уточнению этих списков.

3.9. Представляет в Госкомархив Республики Крым по установленным формам на бумажных и электронных носителях учетные данные, сведения о хранящихся в Управлении фондах.

3.10. Проводит в установленном порядке экспертизу ценности архивных документов, хранящихся в Управлении, по результатам которой представляет на утверждение Экспертно-проверочной комиссии Госкомархива Республики Крым акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению.

3.11. Вносит предложения о передаче архивных документов, находящихся в собственности городского округа Симферополь, в собственность Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, иных муниципальных образования в соответствии с законодательством Российской Федерации и законодательством Республики Крым.

3.12. Информирует органы местного самоуправления, иные организации городского округа Симферополь о составе и содержании архивных документов по актуальной тематике, исполняет их запросы на документную информацию.

3.13. В установленном порядке представляет архивные документы органам местного самоуправления, организациям и гражданам с целью их научного и практического использования.

3.14. Осуществляет организационно-методическое руководство работой архивов организаций - источников комплектования Управления.

3.15. Ведет в установленном порядке государственный учет документов Архивного фонда Республики Крым и по личному составу, хранящихся в организациях - источниках комплектования Управления.

3.16. Разрабатывает проекты нормативных и распорядительных правовых актов Администрации города Симферополя в сфере архивного дела.

3.17. Разрабатывает муниципальные программы в части развития архивного дела.

3.18. Осуществляет планирование работы.

3.19. Проводит обследование состояния условий хранения документов в архивах организаций - источников комплектования Управления.

3.20. Информирует Администрацию города Симферополя, Госкомархив Республики Крым о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в организациях и архивах организаций - источников комплектования Управления Списка N 1, других нарушениях законодательства в сфере архивного дела.

3.21. Проводит мероприятия по улучшению работы архивов организаций, внедрению нормативных документов по обеспечению сохранности документов.

3.22. Осуществляет мероприятия по повышению квалификации работников архивов и лиц ответственных за обеспечение сохранности документов.

3.23. Создает экспертную комиссию Управления.

3.24. Проводит экспертную оценку проектов документов (положений об архивах организаций, экспертных комиссиях, инструкций по делопроизводству, номенклатур дел организаций) организаций - источников комплектования Управления и иных организаций.

3.25. Рассматривает и представляет на утверждение экспертно-проверочной комиссии Госкомархива Республики Крым поступившие от организаций описи дел постоянного хранения и по личному составу. Рассматривает и согласовывает на экспертной комиссии управления описи дел по личному составу организаций, документы которых подлежат приему в Управление и организаций, находящихся в зоне комплектования Управления.

3.26. Изучает и обобщает практику работы архивов организаций, распространяет их положительный опыт.

3.27. Проводит совещания, семинары, консультации и инструктажи по вопросам организации и методики работы архивов организаций, а также деятельности экспертных комиссий.

3.28. Осуществляет взаимодействие с конкурсными управляющими, председателями ликвидационных комиссий ликвидирующихся организаций всех форм собственности, документы которых подлежат приёму на государственное хранение, оказывает им методическую, организационную и практическую помощь в подготовке к передаче и научно-технической обработке документов по личному составу.

3.29. Оказывает методическую помощь работникам архивов и лицам, ответственным за сохранность документов в организациях - источниках комплектования в поведении научно-технической обработки и подготовке дел к передаче на государственное хранение.

3.30. Рассматривает заявления, предложения и жалобы, проводит прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции Управления.

3.31. Выполняет муниципальные услуги в сфере архивного дела.

3.32. Обеспечивает защиту персональных данных в пределах полномочий Управления.

3.33. Внедряет в практику работы Управления нормативные и методические документы по архивному делу и делопроизводству, прогрессивные методы труда, автоматизированные технологии обработки и поиска документной информации, передовой опыт работы.

3.34. Осуществляет мероприятия по предупреждению чрезвычайных ситуаций, выполнению мероприятий по соблюдению правил техники безопасности, производственной санитарии, пожарной безопасности, а также антитеррористической защищенности.

4. Права Управления

Управление имеет право:

4.1. Запрашивать и получать в установленном порядке необходимую информацию от отраслевых (функциональных) органов администрации города Симферополя, исполнительных органов, органов местного самоуправления городского округа Симферополь, предприятий, учреждений и организаций независимо от форм собственности.

4.2. Привлекать в установленном порядке специалистов отраслевых (функциональных) органов администрации города Симферополя, муниципальных учреждений городского округа Симферополь к подготовке документов по выполнению поручений главы администрации города Симферополя, заместителей главы администрации города Симферополя.

4.3. Формировать в случае служебной необходимости рабочие группы с привлечением в них специалистов отраслевых (функциональных) органов администрации города Симферополя и организаций городского округа Симферополь, для решения вопросов, находящихся в компетенции Управления.

4.4. Представлять интересы администрации города Симферополя в учреждениях, предприятиях, организациях в пределах компетенции и полномочий Управления, в том числе, в судебных органах.

4.5. Давать разъяснения, рекомендации и указания по вопросам, входящим в компетенцию Управления.

4.6. Пользоваться в установленном порядке информационными ресурсами администрации города Симферополя для выполнения возложенных задач и функций.

4.7. Вносить предложения о совершенствовании деятельности Управления, администрации города Симферополя.

4.8. Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим Положением на Управление задач и функций несет начальник Управления.

4.9. Ответственность работников Управления устанавливается действующим законодательством и должностными инструкциями.

5. Взаимодействие с Симферопольским городским советом Республики Крым

5.1. Управление и его руководитель взаимодействуют с Симферопольским городским советом и его постоянными комитетами на основе принципов:

5.1.1. разграничения функций и полномочий;

5.1.2. сотрудничества;

5.1.3. взаимодействия Управления и Симферопольского городского совета в соответствии с нормами Устава муниципального образования городской округ Симферополь Республики Крым.

5.2. Взаимодействие Управления и его руководителя с Симферопольским городским советом осуществляется в следующих формах:

5.2.1. внесение предложений о разработке проектов решений сессий в порядке, установленном Регламентом Симферопольского городского совета;

5.2.2. участие руководителя Управления либо лица, его замещающего, в заседаниях Симферопольского городского совета, его постоянных комитетов;

5.2.3. подготовка Управлением необходимой информации для заслушивания на заседаниях сессий Симферопольского городского совета, постоянных комитетов по вопросам, входящим в компетенцию Управления;

5.2.4. предоставление надлежащих и достоверных материалов и документов, необходимых Симферопольскому городскому совету, его постоянным комитетам для осуществления своей деятельности в установленном законом порядке;

5.2.5. осуществление иных действий, необходимых для выполнения своих полномочий, в рамках действующего законодательства.

6. Структура Управления

6.1. В Управлении могут создаваться отделы и секторы.

6.2. Штатное расписание Управления утверждает глава администрации города Симферополя по представлению начальника Управления и согласованию курирующего заместителя главы администрации.

6.3. Деятельность структурных подразделений Управления осуществляется в соответствии с положениями о них, утверждаемыми главой администрации города Симферополя.

7. Начальник Управления

7.1. Управление возглавляет начальник Управления, который является муниципальным служащим.

7.2. Квалификационные требования к начальнику Управления:

7.2.1. по уровню образования:

- высшее профессиональное образование, соответствующее направлению деятельности, позволяющее исполнять должностные обязанности по конкретной должности;

7.2.2. стаж муниципальной службы:

- стаж муниципальной службы на ведущих или старших должностях муниципальной службы не менее одного года или стаж работы по специальности, направлению подготовки не менее двух лет.

7.2.3. профессиональные знания и навыки:

- знания: Конституции Российской Федерации, законодательства Российской Федерации и Республики Крым, иных нормативных правовых актов в рамках компетенции администрации города, основ организации прохождения муниципальной службы, служебных документов, регулирующих соответствующую сферу деятельности применительно к исполнению конкретных должностных обязанностей; основ управления и организации труда; порядка работы со служебной информацией; возможности использования современных информационных технологий в работе Управления; норм делового общения, правил и норм охраны труда и противопожарной безопасности;

- навыки: обеспечения выполнения задач, планирования работы, контроля, анализа и прогнозирования последствий принимаемых решений; оперативного принятия и реализации управленческих решений; осуществление экспертизы проектов нормативных правовых актов; организации работы по взаимодействию с муниципальными учреждениями и предприятиями города; стимулирования достижения результатов; подбора и расстановки кадров; ведения деловых переговоров, публичного выступления; пользования оргтехникой и программными продуктами.

7.3. Начальник Управления в своей деятельности непосредственно подчиняется главе администрации города Симферополя, курирующему заместителю главы администрации города.

7.4. В период временного отсутствия начальника Управления его обязанности возлагаются на заместителя начальника Управления в установленном порядке.

7.5. На начальника Управления возлагаются следующие обязанности:

7.5.1. планирование, организация и руководство деятельностью Управления;

7.5.2. обеспечение выполнения возложенных на Управления задач и функций;

7.5.3. распределение обязанностей между сотрудниками Управления;

7.5.4. представление в установленном порядке на утверждение Положения об Управления, штатного расписания Управления, изменений в структуру Управления, должностных инструкций работников Управления;

7.5.5. представление Управления в отношениях с отраслевыми (функциональными) органами администрации города Симферополя, на совещаниях, проводимых главой администрации города Симферополя, первым заместителем главы администрации города Симферополя, сессиях Симферопольского городского совета и заседаниях постоянных комитетов Симферопольского городского совета в случае необходимости, в органах государственной власти субъектов Российской Федерации, органах местного самоуправления;

7.5.6. осуществление контроля за исполнением работниками Управления их должностных обязанностей, правил внутреннего трудового распорядка администрации города Симферополя, ограничений и запретов, установленных действующим законодательством;

7.5.7. организация выполнения заданий и поручений главы администрации города Симферополя в пределах компетенции Управления;

7.5.8. ведение личного приема граждан, обеспечение рассмотрения их обращений;

7.5.9. проведение совещания с работниками Управления;

7.5.10. подготовка отчетов о работе Управления, справок, информации по вопросам деятельности Управления;

7.5.11. согласование проектов постановлений и распоряжений администрации города Симферополя, проектов решений Симферопольского городского совета, вносимых главой администрации города Симферополя или поступивших главе администрации города Симферополя для подписания в соответствии с Регламентом Симферопольского городского совета Республики Крым по вопросам, отнесенным к компетенции Управления;

7.5.12. подписание от имени Управления служебной документации;

7.5.13. исполнение иных обязанностей в соответствии с поручениями главы администрации города Симферополя, первого заместителя главы администрации города Симферополя в пределах компетенции Управления.

7.6. Начальник Управления имеет право:

7.6.1. вносить предложения главе администрации города Симферополя о приеме (согласовании) на должности работников Управления;

7.6.2. вносить предложения о поощрении, применении дисциплинарных взысканий к работникам Управления в установленном порядке;

7.6.3. подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

7.7. Начальник Управления несет ответственность за:

- ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей;

- осуществление Управлением функций, с учетом предоставленных ему прав;

- соблюдение правил внутреннего трудового распорядка;

- организацию работы, соблюдение работниками Управления правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, техники безопасности, правил противопожарной безопасности и охраны труда;

- составление документации в Управлении, ее соответствие нормативным требованиям;

- разглашение сведений, составляющих государственную и иную охраняемую федеральными законами тайну, а также сведений, ставших ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей;

- соблюдение ограничений и запретов, выполнение обязанностей, установленных действующим законодательством о муниципальной службе;

- соблюдение Кодекса этики и служебного поведения муниципальных служащих администрации города Симферополя.

8. Ответственность

8.1. Начальник Управления несет персональную ответственность в соответствии с действующим законодательством за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на Управление задач и функций, действия или бездействие, ведущие к нарушению прав и законных интересов граждан, разглашение конфиденциальных сведений, ставших ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей, нарушение запретов и несоблюдение ограничений, связанных с прохождением муниципальной службы.

8.2. Работники Управления несут ответственность в соответствии с действующим законодательством о труде и муниципальной службе в пределах установленных должностных обязанностей, в том числе за нарушение запретов, несоблюдение ограничений, связанных с прохождением муниципальной службы.

8.3. Специалисты Управления в соответствии с распределением обязанностей несут ответственность за сохранность документов (управленческих, финансово-хозяйственных и др.).

9. Прекращение деятельности Управления

9.1. Прекращение деятельности Управления, его реорганизация осуществляются на основании решения сессии Симферопольского городского совета по представлению главы администрации города Симферополя.

9.2. Прекращение деятельности Управления производится с соблюдением процедур, предусмотренных действующим законодательством.

9.3. При реорганизации Управления все документы (управленческие, финансово-хозяйственные и др.) передаются в соответствии с установленными правилами его правопреемнику.

9.4. При ликвидации Управления документы постоянного хранения передаются на хранение в архивные учреждения. Передача и упорядочение документов осуществляется в соответствии с требованиями архивных органов.

Заместитель председателя Симферопольского городского совета

Н.В. Аксёнова

Начальник Архивного управления (муниципальный архив) Администрации города Симферополя Республики Крым

Л.Ю. Беркова